1. Prozessmanagement-Tag Sachsen 2015

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1 1. Prozessmanagement-Tag Sachsen 2015 Aufbau eines prozessorientierten Wissensmanagement-Portals in der JVA Torgau Unsere Eigenbetriebe Tischlerei, Schneiderei und Schlosserei sind nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert

2 Justizvollzugsanstalt Torgau zuständig für den Vollzug von Freiheitsstrafen an männlichen Strafgefangenen im Erwachsenenalter Vollzug von zeitigen sowie lebenslänglichen Freiheitsstrafen Ziel den Gefangenen zu befähigen, künftig ein Leben in sozialer Verantwortung ohne Straftaten zu führen Aufgabe Schutz der Allgemeinheit vor weiteren Straftaten durch eine zielgerichtete und wirkungsorientierte Vollzugsgestaltung sowie sichere Unterbringung und Beaufsichtigung der Gefangenen 2 21.Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau

3 Pilotbereich Ref. 1.3 Arbeitsverwaltung 1 Verwaltungsbereich Buchhaltung Lohnbuchhaltung der Gefangenen 7 Eigenbetriebe nach DIN EN ISO 9001 zertifiziertes QM- System in Tischlerei, Schneiderei, Schlosserei 3 21.Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau

4 Ausgangslage Risikomanagement angespannte Personalsituation ungeplante Vertretungen, auch referatsübergreifend Themenbereiche Teil der zentralen Qualitätsanforderungen des QM-Systems Wissensmanagement oft Verlust des Wissens ausgeschiedener Kollegen Prozesswissen oft nur abteilungsweise verfügbar QM-Dokumentation Effizienz der Dokumentenlenkung noch zu unhandlich, da komplett in Textform Einführung eines Warenwirtschaftssystems in den Eigenbetrieben Prozessveränderungen Schulungsaufwand 4 21.Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau

5 Projektziele Überführung der vorhandenen QM-Dokumentation in die Prozessplattform Sachsen Einbindung der Prozessplattform Sachsen in das Intranet der JVA Torgau Begleitung der Einführung des Warenwirtschaftssystem in der Arbeitsverwaltung der JVA Torgau Prozesserhebung im Verwaltungsbereich der AV Prozessmodelle anderen Justizvollzugsanstalten zur Verfügung stellen 5 21.Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau

6 Erfolgsfaktoren wie in fast allen Projekten sind wichtige Erfolgsfaktoren positive Teamkultur Einbeziehung der Mitarbeiter Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation wahrnehmbare Unterstützung durch die Leitung 6 21.Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau

7 Ablauf Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 1: Projektinitialisierung und Vorbereitung der Erhebung Phase 2: Qualitätssicherung und Überführung der vorhandenen QM-Dokumentationen in das Intranet als interaktive PICTURE-Prozesse Phase 3: Erstellung der Prozess-Modelle für Nexus-Einführung Phase 4: Prozessidentifizierung und -erhebung in der Arbeitsverwaltung in Einzelinterviews, erstellte Modelle werden mit den Beteiligten abgestimmt Phase 5: Zusammenfassung der Ergebnisse und Projektabschluss 7 21.Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau

8 Ergebnisse Live-Portalintegration der Prozessplattform Sachsen ist implementiert Prozesswissen des Pilotbereiches für alle Mitarbeiter verfügbar Prozesse des QM-Systems stehen visualisiert zur Verfügung visueller Vergleich Ist-Soll-Prozesse unterstützt die Einführung des Warenwirtschaftssystems 8 21.Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau

9 Vorteile der Portal-Integration in das Intranet Transparenz minimierter Administrationsaufwand durch Synergieeffekte optimierte Dokumentenlenkung zentraler, bereits bekannter und bereichsunabhängiger Anlaufpunkt zur Informationsgewinnung geringer bis gar kein Schulungsaufwand 9 21.Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau

10 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Olaf Stolze Qualitätsmanagementbeauftragter JUSTIZVOLLZUGSANSTALT TORGAU Ref. 1.3 Arbeitsverwaltung Am Fort Zinna Torgau Tel.: +49 (0) Fax:+49 (0) olaf.stolze@jvato.justiz.sachsen.de Januar 2015 Olaf Stolze JVA Torgau