Unterweisungskonzept

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1 L a n d k r e i s T e l t o w - F l ä m i n g Unterweisungskonzept Durchführung einer analytischen Stellenbemessung am Beispiel der Führerscheinstelle Kreisverwaltung TF in Luckenwalde Foto: Marco Haseloff M a r c o H a s e l o f f L a n d k r e i s T e l t o w - F l ä m i n g L u c k e n w a l d e

2 Unterweisungskonzept zur Ausbildereignungsprüfung 2017 Thema der Unterweisung: Berechnung eines Stellenbedarfes mittels einer analytischen Stellenbemessung. Ausbildungsberuf: Verwaltungsfachangestellte/-r in der Fachrichtung Kommunalverwaltung Prüfungsteilnehmer: Marco Haseloff Dienstanschrift Landkreis Teltow-Fläming Am Nuthefließ Luckenwalde Funktionsbereich: Amt für zentrale Steuerung, Organisation und Personal/ Team zentrale Steuerung und Organisation Funktion SB Organisation Erstellt von: Marco Haseloff Erklärung des Prüfungsteilnehmers: Ich versichere hiermit, dass ich die vorliegende Unterweisungskonzeption selbständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Hilfsmittel benutzt habe. Sämtliche Stellen der Arbeit, die benutzten Werken im Wortlaut oder die dem Sinne nach entnommen sind, wurden von mir durch Quellenangaben kenntlich gemacht. Dies gilt auch für Skizzen, bildliche Darstellungen und dergleichen sowie für Quellen aus dem Internet. Luckenwalde, Ort/ Datum Unterschrift (Herr Haseloff) S e i t e 2

3 Inhaltsverzeichnis I. Ausgangssituation Ausbildungsrahmenplan Lernzielordnung... 4 a) Richtlernziel... 4 b) Groblernziel... 4 c) Feinlernziel Lernzielbereiche... 4 a) kognitiver Lernzielbereich... 5 b) affektiver Lernzielbereich... 5 c) psychomotorischer Lernzielbereich Ort und Atmosphäre der Unterweisung Zeit und Dauer der Unterweisung Der Auszubildende und sein Vorwissen... 6 a) Zur Person des Auszubildenden... 6 b) Vorwissen des Auszubildenden... 6 II. Methodenauswahl und Begründung... 7 III. Arbeitsmaterialen... 7 IV. Ablauf der Unterweisung Vorbereiten und Einführen Lehrgespräch mit Kurzvortag Fallbearbeitung und Selbstkontrolle durch den Auszubildenden Abschluss der Lehrunterweisung... 9 V. Tabellarische Übersicht derunterweisung... 9 Anlage 1 - Auszug Ausbildungsrahmenplan Anlage 2 - Merkblatt Analtische Stellenbemessung Anlage 3 - Übungsfall fürdie Fallbearbeitung Anlage 4 - Arbeitsblatt: Übungsfall für die Fallbearbeitung Anlage 5 - Lösungsskizze: Übungsfall für die Fallbearbeitung S e i t e 3

4 I. Ausgangssituation 1. Ausbildungsrahmenplan Maßgeblicher Ausbildungsrahmenplan für die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten ist der Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten (Anlage 1 und 2 zur Verordnung über die Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, VwFAngAusbV 1999). 2. Lernzielordnung a) Richtlernziel Das Richtlernziel ist in Anlage 1 (zu 4) Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten/zur Verwaltungsfachangestellten - Sachliche Gliederung- in der Spalte Teil des Ausbildungsberufsbildes genannt (siehe Anlage 1). Lfd. Nr. 2 Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe ( 3 Abs. 1 Nr. 2 VwFAngAusbV 1999) Lfd. Nr. 5.1 Betriebliche Organisation ( 3 Abs. 1 Nr. 5.1 VwFAngAusbV 1999) b) Groblernziel Das Groblernziel ist ebenfalls in Anlage 1 (zu 4) Ausbildungsrahmenplan für die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten/zur Verwaltungsfachangestellten - Sachliche Gliederung- zu finden, allerdings in der Spalte Zu vermittelnde Fertigkeiten und Kenntnisse (siehe Anlage 1). Lfd. Nr. 2 g) Lfd. Nr. 5.1 b) Daten beschaffen, aufbereiten und auswerten betriebliche Organisationsvorgaben in Arbeitsabläufen umsetzen c) Feinlernziel Feinlernziel der Unterweisung ist es, dass der/ die Auszubildende am Beispiel der Führerscheinstelle den Stellenbedarf mittels analytischer Stellenbemessung, auf Basis vorgegebener Erhebungsdaten, berechnen kann. Der/die Auszubildende soll am Ende der Unterweisung die Arbeitsschritte einer analytischen Stellenbemessung kennen und in der Lage sein, aufgrund vorgegebener Erhebungsdaten, den Stellenbedarf selbständig zu berechnen. 3. Lernzielbereiche Während der Unterweisung zum Thema analytische Stellenbemessung werden der kognitive, affektive und psychomotorische Lernzielbereich angesprochen. Demnach entspricht die Unterweisung dem ganzheitlichen Lernen. S e i t e 4

5 a) kognitiver Lernzielbereich Der/die Auszubildende soll nach der Unterweisungseinheit über die Kenntnisse zu den einzelnen Arbeitsschritten und Berechnungsmethoden der analytischen Stellenbemessung verfügen und anwenden können. Daneben soll der/ die Auszubildende den Ablauf der analytischen Stellenbemessung verstehen, um anschließend eine analytische Stellenbedarfsberechnung selbständig durchführen und kontrollieren zu können. b) affektiver Lernzielbereich Neben dem kognitiven Lernzielbereich wird auch der affektive Lernzielbereich durch die Unterweisung angesprochen. Dem/der Auszubildenden wird vor Augen geführt wird, wie wichtig es ist, eine solche Datenerfassung und die daraus folgende Berechnung sorgfältig und gewissenhaft durchzuführen. Dem/ der Auszubildenden ist stets bewusst zu sein, dass eine solche Berechnung Auswirkungen auf die materiellen Belange des Dienstherrn hat. Das Ergebnis der Stellenbemessung kann sich u. a. so auswirken, dass zusätzlich Personal eingestellt wird und in der weiteren Folge auch haushaltsrechtlich abzubilden ist. Da dem/der Auszubildenden die analytische Stellenbemessung anhand einer Fallbearbeitung mit anschließender Selbstkontrolle vermittelt wird, wird auch die Selbständigkeit gefördert. c) psychomotorischer Lernzielbereich Durch die Unterweisung wird ebenfalls der psychomotorische Lernzielbereich angesprochen, da der/ die Auszubildende die für die Berechnung notwendigen Daten auf den Auswertungsbogen ordnungsgemäß erfassen muss. Nach dem die Daten von dem/ der Auszubildenden erfasst wurden, ist anhand der im Lehrgespräch erarbeiteten Formel die Stellenbedarfsberechnung durchzuführen und zum Ergebnis zu führen. Dabei ist von dem/der Auszubildenden die Berechnung ordnungsgemäß zu dokumentieren. Der für die Berechnung erforderliche Taschenrechner tastet ebenfalls den psychomotorischen Lernzielbereich an. 4. Ort und Atmosphäre der Unterweisung Die Unterweisung findet am Besprechungstisch im Büro des Ausbilders statt. Der Besprechungstisch bietet genügend Platz und schafft für das Lehrgespräch eine angenehme Gesprächsatmosphäre, da sich Ausbilder und Auszubildender direkt gegenüber sitzen. Für die Zeit der Unterweisung wird das Telefon auf einen Kollegen umgeleitet und an der Bürotür ist das Schild Bitte nicht stören angebracht, sodass es zu keinen störenden Unterbrechungen kommen kann. Die für die Unterweisung benötigten Arbeitsmittel (Taschenrechner, Schreibmaterial, Flip- Chart) stehen im Büro bzw. am Besprechungstisch bereit. S e i t e 5

6 5. Zeit und Dauer der Unterweisung Die Unterweisung findet an einem Mittwoch um 10:00 Uhr statt, da nach der Biorhythmus- Kurve die Leistungsfähigkeit um 10:00 Uhr am stärksten ist. Zudem steht im Anschluss an die Unterweisung somit noch ausreichend Zeit für Übungsaufgaben zur Verfügung, so dass am selben Tag das Gelernte noch gefestigt werden kann. Die Unterweisung ist für 15 Minuten angesetzt. 6. Der Auszubildende und sein Vorwissen a) Zur Person des Auszubildenden Der Auszubildende Herr T. ist 19 Jahre alt und hat die allgemeine Hochschulreife. Er erlernt den Beruf des Verwaltungsfachangestellten und befindet sich momentan im ersten Halbjahr des dritten Ausbildungsjahres. Herr T. ist derzeit für drei Monate im Amt für zentrale Steuerung, Organisation und Personal eingesetzt, wovon er bereits zwei Monate im Sachgebiet -Personal- und zwei Wochen im Team zentrale Steuerung und Organisation absolviert hat. Nach eigener Aussage bereitet Herrn T. die Arbeit im Organisationsbereich Freude. Seine Motivation ist dementsprechend hoch. Von den Kollegen wird Herr T. für seine rasche Auffassungsgabe, die zügige und zuverlässige Abarbeitung der übertragenden Aufgaben geschätzt. Darüber hinaus werden seine Freundlichkeit und die Integration in das Team gelobt. Nach erfolgreichem Abschluss der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten in der Fachrichtung Kommunalverwaltung ist beabsichtigt, Herrn T. unbefristet zu übernehmen und im Team zentrale Steuerung und Organisation einzusetzen. b) Vorwissen des Auszubildenden Dem Auszubildenden sind im ersten und zweiten Jahr der Ausbildung bereits Kenntnisse zu Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe bzw. der betrieblichen Organisation vermittelt worden, die im dritten Ausbildungsjahr vertieft werden sollen. Herr T. ist seit zwei Wochen im Team zentrale Steuerung und Organisation eingesetzt. Die im Team zentrale Steuerung und Organisation anfallenden Aufgaben sind Herrn T. bekannt. Darüber hinaus wurden in vorausgegangenen Unterweisungen die Ziele der Stellenbemessung sowie die verschiedenen Stellenbemessungsverfahren (Analytisch, Schätzung, Politisch und Benchmarking) und Erhebungstechniken (wie z. B. Selbstaufschreibung, Laufzettelverfahren, Schätzung, Zeitaufnahme) ausführlich behandelt und werden von Herrn T. sicher beherrscht. S e i t e 6

7 II. Methodenauswahl und Begründung Die Unterweisung wird in Form eines Lehrgesprächs mit einem Kurzvortrag und einer anschließenden Fallbearbeitung durchgeführt, wobei die einzelnen Schritte durch weitere Unterweisungstechniken ergänzt werden. Die Einleitung des Lehrgesprächs unter Einbeziehung des Auszubildenden durch offene Fragen soll aktivierend und kommunikationsfördernd wirken. Im zweiten Schritt sollen mittels des Kurzvortrages die notwendigen Kenntnisse zur Vorgehensweise bei der analytischen Stellenbemessung vermittelt werden. Aufgrund des notwendigen theoretischen Wissens eignet sich hier der Kurzvortag am besten. Für seinen Unterweisungsordner erhält Herr T. ein Merkblatt mit den notwendigen Kenntnissen zur Vorgehensweise bei der analytischen Stellenbemessung (siehe Anlage 2). Zur Aktivierung und der Förderung von Transferleistungen wird nach dem Kurzvortag des Ausbilders die allgemeingültige Formel der analytischen Stellenbemessung zusammen mit Herrn T. am Flip-Chart erarbeitet. Vom Auszubildenden ist die gemeinsam erarbeitete Formel auf dem Merkblatt zu ergänzen. Herr T. befindet sich bereits im dritten Ausbildungsjahr und aus diesem Grund können bzgl. der Selbständigkeit höhere Anforderungen gestellt werden. Daher wird auf ein Vormachen durch den Ausbilder verzichtet und direkt nach dem Kurzvortrag des Ausbilders in die Fallbearbeitung eingestiegen. Das Ergebnis ist im Anschluss durch den Auszubildenden selbständig anhand der Lösungsskizze auszuwerten. Durch diesen Methodenmix soll die Aufmerksamkeit und die Motivation des Auszubildenden erhöht werden. Insgesamt wird durch die Unterweisung der Anforderung an die Berufsausbildung Rechnung getragen, den Auszubildenden zur vollständigen Handlung (planen durchführen kontrollieren) anzuhalten und somit die beruflich Handlungsfähigkeit zu vermitteln. III. Arbeitsmaterialen Für die Durchführung der Lehrunterweisung werden folgende Arbeitsmaterialien benötigt: Kugelschreiber Taschenrechner Flip-Chart Stifte (für Flip-Chart) S e i t e 7

8 IV. Ablauf der Unterweisung 1. Vorbereiten und Einführen Zur Vorbereitung der Unterweisung wird das Büro des Ausbilders wie oben dargestellt im Konzept vorbereitet und die notwendigen Arbeitsmaterialien bereit gelegt. Zu Beginn der Lehrunterweisung wird der Herr T. freundlich begrüßt, nach seinem Befinden und wie er sich im Team aufgenommen fühlt, gefragt. Das kurze Gespräch soll zur Auflockerung der Atmosphäre dienen. Dabei wird dem Auszubildenden einen kurzes Feedback zu seinen bisherigen Leistungen im Team gegeben. Im Anschluss wird das Feinlernziel genannt und die Unterweisungsform erläutert, damit der Auszubildende erkennt wie die Lehrunterweisung ablaufen soll. Gleichzeitig wird ein Ausblick gegeben, dass er beim nächsten Stellenbemessungsverfahren im Bereich Unterhaltsvorschuss hinzugezogen wird, um ihn so zu motivieren und den starken Praxisbezug zu verdeutlichen. Nach der Einführung wird Herrn T. das vorbereitete Merkblatt zur Stellenbemessung ausgehändigt und mit dem Kurzvortrag begonnen. Der/ die Auszubildende wird ermuntert, bei Fragen oder Unklarheiten nachzufragen. 2. Lehrgespräch mit Kurzvortag Mittels eines Kurzvortrages werden dem/der Auszubildenden zum einem das Ziel der analytischen Stellenbemessung als auch die einzelnen Arbeitsschritte bei der Durchführung der analytischen Stellenbemessung schrittweise erläutert. Durch das zuvor ausgehändigte Merkblatt zur analytischen Stellenbemessung erhält der/die Auszubildende die Möglichkeit, während des Kurzvortrages seine Notizen anzubringen, umso ein vertiefendes Verständnis zur Thematik zu erreichen. Der Kurzvortrag wird durch offene Fragen an den Auszubildenden angereichert, um so die Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten und die Motivation zu fördern. Gleichzeitig sollen die offenen Fragen Denkprozesse bei dem/ der Auszubildenden anstoßen und dienen für den Ausbilder als Lernerfolgskontrolle. Im Anschluss an die Vorstellung der einzelnen Arbeitsschritte soll vom Auszubildenden selbständig die allgemeingültige Formel hergeleitet werden, die zum Berechnen des Stellenbedarfes bei der analytischen Stellenbedarfsberechnung angewandt wird. Durch den Ausbilder wird die Formel am Flip-Chart festgehalten und der Auszubildende gebeten, die Formel auf dem ausgehändigten Merkblatt zu ergänzen. Im Anschluss erhält der Auszubildende erneut die Möglichkeit Nachfragen zu stellen. S e i t e 8

9 3. Fallbearbeitung und Selbstkontrolle durch den Auszubildenden Der Auszubildende erhält ein Fallbeispiel (siehe Anlage 3) zur analytischen Stellenbemessung und wird gebeten, das Fallbeispiel eigenständig zu bearbeiten und sein Vorgehen zu erläutern. Der Ausbilder beobachtet die Vorgehensweise, steht für Fragen zur Verfügung und korrigiert im Bedarfsfall. Nach der eigenständigen Bearbeitung wird das Ergebnis durch den Auszubildenden selbständig kontrolliert. Dem Auszubildenden wird für die Selbstkontrolle eine Lösungsskizze (siehe Anlage 5) übergeben. Dies ist gleichzeitig die Lernzielkontrolle. Durch Lob und Zuspruch an dieser Stelle fühlt sich der Auszubildende in seinem Handeln bestätigt. 4. Abschluss der Lehrunterweisung Zum Abschluss der Lehrunterweisung vergewissert sich der Ausbilder, dass bei Herrn T. keine offenen Fragen geblieben sind. Vom Ausbilder werden zwei weitere Fallbeispiele zur analytischen Stellenbemessung zur eigenständigen Bearbeitung in der eingerichteten Lerninsel übergeben. Die Fallbeispiele weisen dabei einen unterschiedlichen Schwierigkeitsgrad auf. Der/ die Auszubildende erhält den Hinweis auf den Berichtshefteintrag. Nach der Verabschiedung durch den Ausbilder ist die Lehrunterweisung abgeschlossen. V. Tabellarische Übersicht der Unterweisung Das Lehrgespräch mit einem Kurzvortrag seitens des Ausbilders und integrierter Fallbearbeitung durch den Auszubildenden stellt sich wie folgt dar: S e i t e 9

10 Phasen des Lehrgesprächs 1. Phase: Einleitung: Begrüßung des Auszubildenden durch den Ausbilder und Schaffung einer entspannten Lern-/ Gesprächsatmosphäre indem er zur Einleitung offene Fragen stellt. Erläuterung des Themas und Nennung des Ziels (Feinlernziel) 2. Phase: Die Gesprächsführung 3. Phase: Zusammenfassung und Abschluss Inhalt des Lehrgesprächs Vor der Einleitung in das Thema und der Nennung des Zieles dieser Unterweisungseinheit, erfolgt die Begrüßung durch den Ausbilder. Im Rahmen der Begrüßung erfolgt ein Feedback über bisherige Leistungen und die offenen Fragen wie der Auszubildende seine Integration im Team sieht und mit den bisher gestellten Aufgaben zurechtgekommen ist. Um einen möglichst zielgerichteten Ablauf zu gewährleisten, wird der Auszubildende mit Hilfe von offenen Fragen (W-Fragen) nach Vorkenntnissen aus vorangegangenen Unterweisungen (Ziele der Stellenbemessung/ Erhebungstechniken) gefragt. An die Begrüßung/Einleitung schließt sich ein Kurzvortrag des Ausbilders zu den Zielen und Arbeitsschritten der analytischen Stellenbemessung an. Um den Auszubildenden von Beginn an zu aktivieren und zu motivieren, wird die allgemeingültige Formel der analytischen Stellenbemessung im Anschluss an den Kurzvortrag gemeinsam mit dem Auszubildenden am Flip-Chart erarbeitet. Die Beiträge des Auszubildenden werden dabei immer wieder konstruktiv gewertet und richtige Ergebnisse lobend erwähnt. Zur Stärkung der Selbständigkeit, Aktivierung des Auszubildenden und Förderung von Transferleistungen erhält der Auszubildende ein Fallbeispiel zur eigenständigen Bearbeitung auf dem Arbeitsblatt. Für die Aufrechterhaltung der Kommunikation und sozialen Interaktion ist vom Auszubildenden seine Vorgehensweise dabei zu erläutern. So kann der Ausbilder mittels einer fragend-entwickelten Vorgehensweise auch korrigierend eingreifen, um das Lernziel (Feinlernziel) zu erreichen. Zur Kontrolle ob das Lernziel erreicht ist, erhält der Auszubildende für den selbständigen Soll-Ist-Vergleich eine Musterlösung zur Verfügung gestellt. Kurz vor Abschluss des Gesprächs fasst der Ausbilder das Ergebnis zusammen. Bei der Verabschiedung durch den Ausbilder wird der Auszubildende für seine Mitarbeit gelobt und erhält zur Festigung und Übung des Gelernten Übungsfälle zur eigenständigen Bearbeitung. S e i t e 10

11 Anlage 1 - Auszug Ausbildungsrahmenplan S e i t e 11

12 Anlage 2 - Merkblatt Analtische Stellenbemessung Merkblatt: Die analytische Stellenbemessung Bei der analytischen Stellenbemessung handelt es sich um ein systematisches Verfahren, in dem eine detaillierte Betrachtung der Faktoren stattfindet, die sich auf die Stellenausstattung auswirken. Arbeitsschritte für eine analytische Stellenbemessung: 1. Arbeitsvorgänge ermitteln (Welche Tätigkeit fallen an?) 2. Arbeitsmenge feststellen (Wie oft fällt der Arbeitsvorgang in einem bestimmten Zeitraum an - Fallzahl?) 3. Mittlere Bearbeitungszeit (mbz) ermitteln (Wie lange benötigen ein Mitarbeiter im Durchschnitt zur Bearbeitung?) 4. Gesamt-/Jahresarbeitsminuten berechnen (JAM) (Welche Gesamtzeit ergibt sich aus Arbeit, Arbeitsmenge und mittlerer Bearbeitungszeit insgesamt.) 5. Normalarbeitszeit (NAK) einer Arbeitskraft feststellen (Wie lange steht ein Mitarbeiter als Arbeitskraft in einem Jahr zeitlich zur Verfügung? Persönliche Verteilzeiten sind zu beachten!) 6. Stellenbedarf berechnen (Welcher Bedarf an Stellen ergibt sich für die Gesamttätigkeit?) Berechnungsformel: Stellenbedarf Jahresarbeits min uten( JAM ) Normalarbeitszeit( NAK) Vom Auszubildenden herzuleiten und zu ergänzen! S e i t e 12

13 Anlage 3 - Übungsfall für die Fallbearbeitung Übungsfall zur analytischen Stellenbemessung Sachverhalt: Im Rahmen einer Organisationsuntersuchung in der Führerscheinstelle wurden folgende Daten ermittelt: In einem Monat werden durchschnittlich 536 Fahrerlaubnisse erteilt. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit liegt bei 17 Minuten. Zusätzlich werden im gleichen Zeitraum 84 sog. Internationale Führerscheine sowie 100 bußgeldpflichtige Verwarnungen ausgestellt, wobei pro Arbeitsvorgang jeweils 15 Minuten anzusetzen sind. Neben den fallbezogenen Tätigkeiten werden 150 telefonische Auskünfte erteilt, die in einen Monat durchschnittlich mit jeweils 3 Minuten anfallen. Durch die Organisationsuntersuchung wurde festgestellt, dass für sonstige Arbeiten (Besucherberatung, Eingänge und Umläufe durchschauen usw.) insgesamt weitere Minuten benötigt werden. Für persönliche Verrichtungen (Toilettengang; Kaffeepause, Gespräche mit Kollegen, Personalgespräche usw.) fallen aufgrund betrieblicher Erfahrung 10 % einer Normalarbeitskraft an. Normalarbeitszeit eines Beamten bzw. Angestellten bei: 40 Std. / Woche 38,5 Std. / Woche NAK-Richtzahl der KGSt: Aufgabe: Wie hoch ist der benötigte Stellenbedarf in der Führerscheinstelle unter Berücksichtigung der erhobenen Daten? S e i t e 13

14 Anlage 4 - Arbeitsblatt: Übungsfall für die Fallbearbeitung Arbeitsblatt: analytische Stellenbemessung Tätigkeitskatalog Nr. Arbeitsvorgang Fallzahl mbz JAM Gesamtarbeitszeit: Berechnung Stellenbedarf Gesamtarbeitszeitminuten: Normalarbeitskraft laut KGSt-Richtzahl: 10 % persönlicher Arbeitsausfall bereinigte Normalarbeitszeit Stellenbed arf : S e i t e 14

15 Anlage 5 - Lösungsskizze: Übungsfall für die Fallbearbeitung Lösungsskizze: analytische Stellenbemessung Tätigkeitskatalog Nr. Arbeitsvorgang Fallzahl mbz JAM 1 Fahrerlaubniserteilung internationale Führerscheine bußgeldpflichtige Verwarnungen telefonische Auskünfte sonstige Arbeiten Gesamtarbeitszeit: Berechnung Stellenbedarf Gesamtarbeitszeitminuten: Normalarbeitskraft laut KGSt-Richtzahl: % persönlicher Arbeitsausfall bereinigte Normalarbeitszeit Stellenbed arf JAM : NAK 1,77 S e i t e 15