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Nelly Abel
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1 Stand: Institutionelle Evaluation des Zentrums für Informations- und Mediendienste (ZIM) Dipl.-Math. Uwe Blotevogel Universität Münster, 3. November

2 Evaluation des ZIM I Verfahren II Interne Evaluation III Ergebnis der Befragungen IV Externe Evaluation V Umsetzung der Evaluationsergebnisse VI Fazit Agenda 2

3 Qualitätsentwicklung an der UDE Ziel: Aktivitäten zur Förderung der Lehr-, Lern, Forschungs- und Dienstleistungsqualität intensivieren und in ein institutionalisiertes Konzept der Qualitätsentwicklung einbinden mit den beiden Entwicklungskreisläufen Evaluation und ZLV Informationssysteme: Lehrevaluation, Absolventenbefragungen, Controllingdaten, t Rankings Inst. Evaluation Evaluation Entwicklungspläne Institut. Evaluation QE mit dem ZfH strategiefähige Organisationseinheit Universitäre Einheiten ZIM it Strategische ZLV ZLV mit dem Planung mit dem Mit Rektorat dem Rektorat Rektorat Metaevaluation Strategische Umsetzung Ziele Personal-/Organisationsentwicklung t i => Evaluationsmaßnahmen bilden einen unmittelbaren Beitrag zur Hochschulsteuerung h Verfahren 3

4 Institutionelle Evaluation Alle organisationalen Einheiten der UDE durchlaufen in einem regelmäßigem Turnus eigenverantwortlich ein mehrstufiges auf 12 Monate angelegtes Evaluationsverfahren 2. Interne Evaluation: Selbstbericht der evaluierenden Einheit 3. Externe Evaluation: Peer Review 1. Vorbe- reitung 4. Ergebnisreflexion 5. Follow up Phasen der institutionellen Evaluation Verfahren 4

5 Umsetzung des Verfahrens Zu evaluierende Einheit: Durchführungsverantwortung Entscheidung über Gestaltung des Verfahrens, Interpretation von Daten, Ableitung von Maßnahmen, Erstellen eines Berichts ZfH: Unterstützung des Verfahrens Rahmenorganisation, Datenerhebung und -aufbereitung, Vorschlagen von Vorgehensweisen Verfahren 5

6 Vorbereitung des Verfahrens 1. Vorbereitung ZfH informiert und berät über das Verfahren Einsetzen einer AG (13 MA aus dem ZIM) AG entscheidet über besondere Schwerpunkte des Verfahrens und legt Zeitplan fest Verfahren 6

7 Zeitplan (IST) Vorbereitung Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 AG gebildet, Schwerpunkte Information und Zeitplan beschlossen (Start 09/08) Selbstevaluation Interne Evaluation Selbstbericht liegt vor (07/09) Externe Evaluation Peer-Besuch (08/09) Peer-Bericht liegt vor (10/09) Reflexion Erstellung Maßnahmenkatalog Abschlußbericht liegt vor (03/10) Follow Up IT Strategie ReOrga ZIM ZLV ZLV abgeschlossen Status Quo 11/ Verfahren 7

Verfahrensschwerpunkte Vorschläge der AG Betrachtung der internen Organisation: Struktur des ZIM Strategieentwicklung/ -umsetzung Verankerung des ZIM in der

8 Verfahrensschwerpunkte Vorschläge der AG Betrachtung der internen Organisation: Struktur des ZIM Strategieentwicklung/ -umsetzung Verankerung des ZIM in der UDE Kundensicht/ -erwartungen Reflexion der Fusion Benchmarking Arbeitsverdichtung Mitarbeiterentwicklung, Leitbildanalyse Verfahren 8

9 Evaluation des ZIM I Verfahren II Interne Evaluation III Ergebnis der Befragungen IV Externe Evaluation V Umsetzung der Evaluationsergebnisse VI Fazit Agenda 9

10 Einbindung der MitarbeiterInnen während des gesamten Prozesses durch Mitarbeit in der AG durch Aufforderung und bei eigenem Interesse Teilnahme an Befragungen Teilnahme an vertiefenden Gruppengesprächen Teilnahme an Info- bzw. Diskussionsversammlungen (Vollversammlung ZIM) Teilnahme an den Gesprächen mit den Peers Rundmails mit Zwischenergebnissen Alle Protokolle und Infos zum Stand des Verfahrens auf dem BSCW-ServerServer Direkter Kontakt zu AG-Mitgliedern Interne Evaluation 10

11 Selbstevaluation Schwerpunkte Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbefragung des ZIM (Zustimmung PR erforderlich) Kundinnen- und Kundenbefragung des ZIM Diskussion der Ergebnisse in der AG Stärken-Schwächen-Analyse Zusammenstellen der Fragen an die Peers Erstellung des Selbstberichtes Interne Evaluation 11

12 Evaluation des ZIM I Verfahren II Interne Evaluation III Ergebnis der Befragungen IV Externe Evaluation V Umsetzung der Evaluationsergebnisse VI Fazit Agenda 12

13 MitarbeiterInnen Befragung 13

14 MitarbeiterInnen Fragenkatalog zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz Arbeitsbelastung zum Arbeitsplatz zu Schnittstellen innerhalb des ZIM zur Außendarstellung zur Organisation des ZIM zum Leitbild des ZIM zur internen Kommunikation zur Führungsqualität zur Serviceorientierung zur Identifikation mit dem ZIM zur allgemeinen Zufriedenheit Befragung 14

15 KundInnen Befragung 15

16 KundInnen Befragung 16

17 KundInnen Befragung 17

18 KundInnen Befragung 18

19 KundInnen Befragung 19

20 KundInnen Befragung 20

21 KundInnen Befragung 21

22 KundInnen Befragung 22

23 KundInnen Befragung 23

24 KundInnen Befragung 24

25 Evaluation des ZIM I Verfahren II Interne Evaluation III Ergebnis der Befragungen IV Externe Evaluation V Umsetzung der Evaluationsergebnisse VI Fazit Agenda 25

26 Externe Evaluation Besuch der Gutachter und Bericht Auf Vorschlag des ZIM wurden 5 Gutachter vom Rektorat eingeladen 2 Tage Visitation (1 Tag Essen, 1 Tag Duisburg) Gespräche mit Mitarbeitern und Kunden des ZIM Gespräch mit der Hochschulleitung Einschätzungen und Empfehlungen des Gutachtens Zur Rolle von IKM und IT innerhalb der UDE Die Stellung des ZIM in der Universität Zur inhaltlichen Ausrichtung und Struktur des ZIM Zur ZIM-Leitung Zur Personal- und Stellensituation des ZIM Grundlage für interne Anpassungsprozesse und Positionierung nach außen Externe Evaluation 26

Integration zentraler und dezentraler Aufgaben 3. Priorisierung der Aufgaben des ZIM 4.

27 Ergebnisse Kommunikation innerhalb der UDE Information und Diskussion mit dem Rektorat Kernpunkte 1. Organisation der IT-Strategieentwicklung der UDE -> Überdenken der IT-Strategie UDE 2. Integration zentraler und dezentraler Aufgaben 3. Priorisierung der Aufgaben des ZIM 4. Reorganisation der Binnenstruktur des ZIM (neu) Bericht im Hochschulrat Diskussion mit dem IKM-Vorstand Verschiebung der ZLV-Gespräche des ZIM Beginn eines Abstimmungsprozesses zur Überarbeitung der IT-Strategie der UDE Umsetzung 27

28 Evaluation des ZIM I Verfahren II Interne Evaluation III Ergebnis der Befragungen IV Externe Evaluation V Umsetzung der Evaluationsergebnisse VI Fazit Agenda 28

Campusmanagement IT-Strategie/eStrategy der UDE wird aktualisiert Mitarbeiter warten ungeduldig auf die anstehenden

29 Evaluation des ZIM Fazit. Zeitlimit 12 Monate überschritten (Beginn 09/2008) etliche Verbesserungen bereits umgesetzt: WLAN, Mail, Web, Campusmanagement IT-Strategie/eStrategy der UDE wird aktualisiert Mitarbeiter warten ungeduldig auf die anstehenden Reorganisationsmaßnahmen Reorganisation des zentralen IT-Dienstleisters der UDE Ausrichtung auf Betrieb und Service 24x7 Serviceprozesse an ITIL ausgerichtet Schwerpunkt Unterstützung Lerntechnologien ZLV steht an Fazit 29

Verfahrensschwerpunkte Vorschläge der AG aus 09/2008 Betrachtung der internen Organisation: Struktur des ZIM <= in 2011 geplant Strategieentwicklung/ -umsetzung Verankerung des ZIM in der UDE <=

30 Verfahrensschwerpunkte Vorschläge der AG aus 09/2008 Betrachtung der internen Organisation: Struktur des ZIM <= in 2011 geplant Strategieentwicklung/ -umsetzung Verankerung des ZIM in der UDE <= Entwicklung angestoßen bis 01/11 <= offen, Prozeß Kundensicht/ -erwartungen <= Papier wird in 10/10 erstellt Reflexion der Fusion <= Zur Kenntnis genommen Benchmarking <= offen Arbeitsverdichtung <= wird weiter zunehmen Mitarbeiterentwicklung, Leitbildanalyse <= für neue Aufgaben erforderlich Fazit 30

31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dr. Anette Köster Karl-Heinz Stammen Simone Gruber Petra Pistor 31

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