Protokoll-Aufgabenverwaltung. Featurelist

Transkript

1 Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Stand April 2013

2 Inhalt 1 Kurzbeschreibung 2 2 Grundsätzliche Funktionen 3 3 Featurelist 4 4 Detailbeschreibung Arbeiten mit Aufgaben Aufgabenmanagement direkt in der Word Oberfläche Ein- und Ausblenden der Anwendung Erstellen von Aktivitäten Bearbeiten von Aufgaben Löschen von Aufgaben Verschieben von Aufgaben Erstellen Aufgabenblock Automatisches Erstellen eines Aufgabenblocks Einfügeauswahl Sortierung Freie Positionierung im Protokoll Nachträgliche Modifikationsmöglichkeit Protokollzuordnung Vergabe einer Protokollbezeichnung Vergaben eines Protokolldatums Vergabe eines Projekts/Themas auf Protokollebene Auswahl eines Speicherorts Technische Kopplung der Aufgaben zum Protokoll Synchronisation mit SharePoint Synchronisation mit mehreren SharePoint Aktivitätenlisten Konfigurierbare Ziellisten/Speicherorte Automatische und manuelle Synchronisation Nachziehen der Aktivitätenstatus Fixe Kopplung der Aktivitäten zum Protokoll Übergabe der Protokollbezeichnung Übergabe des Projekts/Themas Übergabe des Protokolldatums Sonstiges Webfähige Anwendung Parametrisierbare Anwendung Zielliste am SharePoint Aufruf über die Ribbon Bar Aktivitätenfenster ausblendbar Automatisches Update Technische Voraussetzungen 10 Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

3 1 Kurzbeschreibung Was bietet die Lösung? Die Anwendung unterstützt das Erstellen und Verwalten von Aktivitäten auf der Basis von Word. Bei der Erstellung von Protokollen werden laufend Aktivitäten generiert, welche zum einen im Protokoll strukturiert dargestellt werden sollen, zum anderen sollen diese Aktivitäten auf der Basis von einzelnen Einträgen in SharePoint oder Outlook einzeln zugestellt und bearbeitet werden. Das Modul Protokoll-Aufgabenverwaltung von KCS.net schafft diese Möglichkeit. Es werden im Word während des Schreibens des Protokolls Aktivitäten erstellt, welche automatisch in einen Aktivitätenblock umgewandelt und in eine SharePoint Aktivitätenliste übertragen werden. Dort können diese einzeln bearbeitet oder auch ins Outlook synchronisiert werden. Das Protokoll hält die Verbindung zu den Aktivitäten. Es können daher jederzeit das Protokoll wieder geöffnet und die Aufgaben aktualisiert werden. Sie können dabei sogar unterscheiden, ob Sie alle Aktivitäten wie ursprünglich erfasst sehen wollen, oder ob er nur mehr die offenen übertragen soll. Auf dieser Basis lassen sich Besprechungen und laufende Protokolle optimal organisieren und mit lebenden Aktivitäten kombinieren! Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

4 2 Grundsätzliche Funktionen Die Anwendung Protokoll Aktivitäten, von KCS.net deckt wesentliche Funktionalitäten rund um den Einsatz von Protokollaktivitäten ab. Die Lösung verfügt über eine integrierte Aktivitätenverwaltung pro Protokoll. Diese ermöglicht das professionelle Erstellen von Aktivitäten während der Protokollerstellung im Word. Es werden die wesentlichsten Parameter von Aktivitäten erfasst und zugeteilt. Direkt in Word verfügen Sie über die Ansicht der offenen und der gesamten Aktivitäten. Sie sehen auch auf einen Blick die Ihnen zugeordneten Aufgaben nach Status. Im Hintergrund erfolgt eine Übertragung der Aktivitäten auf eine von Ihnen gewählte Aktivitätenliste im SharePoint. Dort werden die Aktivitäten verwaltet. Die Protokollzugehörigkeit wird jeder Aufgabe mitgegeben und die Verbindung zum Protokoll behalten. Zudem ist es möglich, einzelne Aktivitäten eines Protokolls in unterschiedlichen Aktivitätenlisten zu speichern. Die verschiedenen Aktivitätenlisten können komfortabel im Modul hinzugefügt, verwaltet und beschlagwortet werden. Eine Aktualisierungsfunktion ermöglicht Ihnen jederzeit das Protokoll im Word zu öffnen und den Status der Aktivitäten zu aktualisieren. Bei dieser Funktion haben Sie die Wahl ob Sie alle Aktivitäten anzeigen wollen, oder ob Sie nur die offenen Aktivitäten zeigen wollen, was bei einem Dauerprotokoll eine optimale Variante darstellt. Auf diese Weise lässt sich das Protokollwesen in Kombination mit Aktivitäten effizienter gestalten. Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

5 3 Featurelist Übersicht über die Funktionen der Anwendung: Arbeiten mit Aufgaben Aufgabenmanagement direkt in der Word Oberfläche Ein- und Ausblenden der Anwendung Erstellen von Aktivitäten Aufgabentitel Aufgabenbeschreibung Zuständige Person / Verantwortlicher Projekt/Thema Speicherort Startdatum Enddatum Aufgabenstatus Aufgaben ID Speicherort Bearbeiten von Aufgaben Löschen von Aufgaben Verschieben von Aufgaben Erstellen Aufgabenblock Automatisches Erstellen eines Aufgabenblocks Einfügeauswahl Freie Positionierung im Protokoll Nachträgliche Modifikationsmöglichkeit Protokollzuordnung Vergabe einer Protokollbezeichnung Vergabe eines Projekts/Themas auf Protokollebene Vergabe eines Protokolldatums Auswahl eines Speicherortes Technische Kopplung der Aufgaben zum Protokoll Synchronisation mit SharePoint Synchronisation mit mehreren SharePoint Aktivitätenlisten Konfigurierbare Ziellisten/Speicherorte Automatische und manuelle Synchronisation Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

6 Nachziehen der Aktivitätenstatus Fixe Kopplung der Aktivitäten zum Protokoll Übergabe der Protokollbezeichnung Übergabe des Projekts/Themas Übergabe des Protokolldatums Sonstiges Webfähige Anwendung Parametrisierbare Anwendung Ziellisten am SharePoint Berechtigungen auf einzelne Speicherorte Aufruf über Ribbon Bar Aktivitätenfenster ausblendbar Automatisches Update Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

7 4 Detailbeschreibung 4.1 Arbeiten mit Aufgaben Aufgabenmanagement direkt in der Word Oberfläche Das Management der Aufgaben ist direkt in die Arbeitsoberfläche von Word eingebettet und wird über die Ribbon Bar aktiviert Ein- und Ausblenden der Anwendung Der zusätzliche Aktivitäten Bereich kann jederzeit ein- und ausgeblendet werden. Im eingeblendeten Bereich findet die Bearbeitung der Aufgaben statt und es stehen Ihnen alle relevanten Informationen zur Verfügung. Die Aufgaben werden übersichtlich für alle Verantwortlichen aber auch für Ihre eigenen dargestellt. Ein Ampelsystem erleichtert die Übersicht Erstellen von Aktivitäten Während der Bearbeitung des Word Dokuments können jederzeit Aufgaben erstellt und zugeordnet werden. Es werden die relevanten Felder zum Definieren von Aufgaben zur Verfügung gestellt. Folgende Felder werden zur Verfügung gestellt: Aufgabenbeschreibung (Titel) Projekt/Thema Zuständige Person / Verantwortlicher Aufgabenstatus Priorität Startdatum Enddatum Beschreibung Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

8 Aufgaben ID (Automatisch) Speicherort Beim Projekt/Thema bzw. der Speicherort wird automatisch das am Protokoll vorbesetzte bei einer neuen Aufgabe vorgeschlagen. Dies kann auf der Aufgabe geändert werden, d.h. dass Aufgaben unterschiedlichen Projekten zugeordnet werden können bzw. die Aufgaben an unterschiedlichen Speicherorten abgelegt werden können. Wenn hier bei einer Aufgabe eine Änderung durchgeführt wird, wird nicht mehr automatisch vorgeschlagen. Die Anzahl der Speicherorte wird im unteren Bereich der Protokollaufgabenleiste angezeigt (Verbindungsstatus) Bearbeiten von Aufgaben Erstellte Aufgaben können von der Word Oberfläche aus jederzeit bearbeitet und modifiziert werden. Die getätigten Änderungen werden unmittelbar in die Aktivitätenliste übertragen. Neben den Aufgaben befindet sich ein Button, von welchem auch die Aufgabe im SharePoint direkt aufgerufen werden kann. Sie öffnet das SharePoint Element direkt im Bearbeitungsmodus Löschen von Aufgaben Erstellte Aufgaben können von der Word Oberfläche aus gelöscht werden. Sie verschwinden damit auch am SharePoint Verschieben von Aufgaben Erstellte Aufgaben können beliebig zwischen verschiedenen Speicherorten verschoben werden. Dies erlaubt Ihnen eine laufende Optimierung Ihrer Ablageorganisation. 4.2 Erstellen Aufgabenblock Automatisches Erstellen eines Aufgabenblocks Auf Basis der angelegten / erfassten Aktivitäten kann auf Knopfdruck ein Aufgabenblock im Protokoll / Dokument erstellt werden. Es werden dabei alle vorhandenen Informationen eingefügt. Der Aufgabenblock kann pro Dokument auch mehrmals eingefügt werden. Diese Option ermöglicht z.b. den Ablauf des Abarbeitens zu dokumentieren, da der nächste Aktivitätenblock nach einiger Zeit mit aktuellen Aktivitätenstatus eingefügt werden kann. Damit ist eine pragmatische Historisierung möglich Einfügeauswahl Beim Erstellen des Aktivitätenblocks im Dokument haben Sie die Wahlmöglichkeit ob Sie alle Aktivitäten einfügen möchten oder nur alle offenen Aktivitäten. Zusätzlich kann eingestellt werden, welche Felder ausgegeben werden. Die von Ihnen gewählte Einstellung behält sich das System bis zur nächsten Änderung der Einstellungen Sortierung Die Aufgaben können nach verschiedenen Kriterien (Enddatum, Priorität, Verantwortlicher, etc.) sortiert ausgegeben werden Freie Positionierung im Protokoll Der Aufgabenblock wird auf der Position erstellt, an welcher der Cursor zu diesem Zeitpunkt positioniert wurde. Damit kann der Block an jeder beliebigen Stelle im Dokument eingefügt werden. Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

9 4.2.5 Nachträgliche Modifikationsmöglichkeit Der Aufgabenblock steht wie bei Selbsterfassung als Tabelle zur Verfügung und kann frei modifiziert (formatiert) werden. 4.3 Protokollzuordnung Vergabe einer Protokollbezeichnung Im Aufgabenbereich kann die Protokollbezeichnung hinterlegt werden. Diese wird in weiterer Folge mit an den SharePoint übergeben und fasst Ihnen alle dort alle Aufgaben aus diesem Protokoll zusammen Vergaben eines Protokolldatums Im Aufgabenbereich kann ein Protokolldatum angegeben werden. Dieses wird in weiterer Folge mit an den SharePoint übergeben und gibt dort weitere Sortiermöglichkeiten Vergabe eines Projekts/Themas auf Protokollebene Im Aufgabenbereich kann ein Projekt auf Protokollebene angegeben werden. Dieses wird auch an den SharePoint übergeben und gibt dort weitere Sortier- und Filtermöglichkeiten Auswahl eines Speicherorts Für jedes Protokoll kann ein Speicherort definiert werden, der für jede Aufgabe als Standard vorausgewählt wird Technische Kopplung der Aufgaben zum Protokoll Das System erstellt eine eindeutige Verbindung zwischen dem Protokoll und allen darin erstellten Aufgaben. Auf Basis dieser Zuordnung können jederzeit die Aktualisierungen vom SharePoint abgeholt werden. Diese Verbindung wird vom System vergeben und ist daher nicht manuell bearbeitbar. 4.4 Synchronisation mit SharePoint Synchronisation mit mehreren SharePoint Aktivitätenlisten Die erstellten Aktivitäten werden im Hintergrund in die gewählte SharePoint Aktivitätenliste übermittelt. Es werden alle relevanten Daten übergeben, welche es zum Verwalten und Bearbeiten der Aktivitäten braucht. In einem Protokoll können auch Aufgaben aus verschiedenen SharePoint Aktivitätenlisten verwaltet werden Konfigurierbare Ziellisten/Speicherorte Die Listen, in welche die Aktivitäten eingespielt werden sollen, können frei konfiguriert und angepasst werden. Für alle Benutzer steht eine gemeinsame Liste zur Verwaltung der Speicherorte zur Verfügung Automatische und manuelle Synchronisation Sie können zu jedem späteren Zeitpunkt den aktuellen Status der am SharePoint bearbeiteten Aktivitäten mit Word abgleichen. Damit können Sie den Status der Aktivitäten nach z.b. 1 Monat neu in Ihr Dokument übernehmen (und es eventuell als neue Version speichern). Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

10 4.4.4 Nachziehen der Aktivitätenstatus Bei der Synchronisation werden die Status der Aktivitäten am SharePoint mit Word synchronisiert. Sie schaffen damit jederzeit ein aktualisiertes, ausdruckbares Protokoll mit aktuellen Aktivitätenstatus. Mit diesen kann wiederum ein neuer Aktivitätenblock erstellt werden Fixe Kopplung der Aktivitäten zum Protokoll Das System erstellt eine fixe Verbindung zwischen den erstellten Aufgaben und dem Protokoll. Diese wird für die Synchronisation verwendet Übergabe der Protokollbezeichnung Die Protokollbezeichnung wird beim Synchronisationsvorgang mit an den SharePoint übergeben und steht dort für Sortierung und Strukturierung zur Verfügung Übergabe des Projekts/Themas Das Projekt wird beim Synchronisationsvorgang mit an den SharePoint übergeben und steht dort für Sortierung und Strukturierung zur Verfügung Übergabe des Protokolldatums Das Protokolldatum wird beim Synchronisationsvorgang mit an den SharePoint übergeben und steht dort für Sortierung und Strukturierung zur Verfügung. 4.5 Sonstiges Webfähige Anwendung Die Anwendung ist bei stehender Internetverbindung jederzeit in der Lage die Daten über diese zu übermitteln bzw. zu synchronisieren Parametrisierbare Anwendung Die Anwendung verfügt über eine eigene Parametrisierung. In dieser kann z.b. das Zielsystem (Speicherorte) vom User eingestellt werden Zielliste am SharePoint Es können unterschiedliche Ziellisten am SharePoint angesteuert werden Aufruf über die Ribbon Bar Die Anwendung als auch die Parametrisierung werden über die Ribbon Bar aufgerufen Aktivitätenfenster ausblendbar Das Aktivitätenfenster ist jederzeit aus- und einblendbar Automatisches Update Mit dem Start von Word können automatisch Aktualisierungen der Anwendungen nachgezogen. Diese Option kann von der IT des Unternehmens konfiguriert werden. Protokoll-Aufgabenverwaltung Featurelist Datum: /9

11 5 Technische Voraussetzungen Das Produkt basiert OBA Technologie und Microsoft SharePoint Server 2007 oder 2010 bzw. SharePoint Foundation. Ein Word AddOn wird am Client installiert. Voraussetzungen Microsoft SharePoint Server 2007 oder 2010 Auch auf SharePoint Foundation einsetzbar Clientbetriebssysteme: Windows XP, Vista und Windows 7 (32 oder 64 bit) Office / Word ab Version 2007 (32 bit).net Framework 3.5 WEB Verbindung zur Aktivierung Das Freischalten der Anwendung erfolgt über eine Lizenzierung auf Clientbasis. Bei der Aktivierung der SW muss eine WEB Verbindung bestehen.