Newsletter WARP - Weiterentwicklung aller Ressourcenprozesse. Ausgabe 2 Mai Einführung einer neuen ERP-Software

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Jasper Tiedeman
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1 Einführung einer neuen ERP-Software Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, Ausgabe 2 Mai 2018 vor vier Wochen haben wir unseren ersten Newsletter versandt und waren erfreut, dass sich so viele von Ihnen direkt auf der Mailingliste für die Folge-Newsletter eingetragen haben! Bitte machen Sie weiterhin Werbung für unseren Projekt-Newsletter und verweisen interessierte Kolleginnen und Kollegen darauf, dass über den Link ein Abonnement ganz einfach möglich ist. In der vorliegenden Mai-Ausgabe stellen wir Ihnen in aller Kürze die Projektstruktur samt aller Teilprojekte vor. Wir freuen uns, neue Mitgestaltende im Projekt begrüßen zu dürfen und laden Sie ein, sich bereits jetzt über die kommenden Veranstaltungen zu informieren. Für ausführlichere Erklärungen und weitere Informationen schauen Sie auch gerne auf unserer Homepage vorbei: Wir freuen uns jederzeit über Ihre Fragen und Anmerkungen! Unsere Kontaktdaten finden Sie in jedem Newsletter auf der letzten Seite. Vielen Dank für s Abonnieren und viel Spaß beim Lesen wünschen Andrea Schöneberg & Axel Schlinghoff (Operative Projektleitung WARP) Inhalt 01 Über WARP 02 Stand der Dinge 03 Neuigkeiten 04 Ausblick/Termine 05 Die aktuelle Zahl 06 Kurzportrait des Monats 1

01 Über WARP Seit WARP 3 sieht die Projektstruktur wie folgt aus: Die strategische Steuerung erfolgt durch die Leitungsgruppe (strategische Projektleiterin und stellvertretende Kanzlerin Kristina

2 01 Über WARP Seit WARP 3 sieht die Projektstruktur wie folgt aus: Die strategische Steuerung erfolgt durch die Leitungsgruppe (strategische Projektleiterin und stellvertretende Kanzlerin Kristina Friske, Kanzler Holger Gottschalk, Prorektor für Finanzen und Planung Prof. Dr. Klaus Sandmann). Beratende Mitglieder der Leitungsgruppe sind PD Dr. Hans- Hubert Kirch (in Vertretung Dr. Gerhild van Echten-Deckert) für den Personalrat der wissenschaftlich Beschäftigten, Claudia Veit (in Vertretung Michael Kneuper) für den Personalrat der Beschäftigten in Technik und Verwaltung sowie Sandra Hanke als Gleichstellungsbeauftragte. Als weiteres Gremium in der Projektsteuerung gibt es neben der Leitungsgruppe den Fachbeirat. Mitglieder des Fachbeirats sind Kristina Friske (Dezernentin 4 und strategische Projektleiterin) Norbert Bauer (Dezernent 2), Chris Müller von Baczko (Dezernentin 3), Karl-Heinz Einolf (Dezernent 5), Dr. Holger Impekoven (Dezernent 7), Renate Riebandt (Dezernentin 9), Birgitt Schauerte-Lau (Personalentwicklung), Prof. Dr. Claudia Wich-Reif (Philosophische Fakultät), Prof. Dr. Sergio Conti (Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät), Dr. Birgit Hoegen (Landwirtschaftliche Fakultät), Prof. Dr. Stefan Greiner (Rechts- und Staatswissenschaftliche Fakultät). Beratende Mitglieder des Fachbeirats sind Dr. Thomas Erben für den Personalrat der wissenschaftlich Beschäftigten und Michael Spatz für den Personalrat der Beschäftigten in Technik und Verwaltung. Der Fachbeirat wird an Entscheidungen zu Fragestellungen beteiligt, die grundlegend die Aufgaben und Struktur der beteiligten Dezernate bzw. der akademischen Bereiche betreffen. Er berät die Leitungsgruppe zu strategischen und bereichs- bzw. dezernatsübergreifenden Fragestellungen. Das Gremium kann aber auch eigene Fragestellungen in die Leitungsgruppe tragen. 2

3 Das Gesamtprojekt WARP arbeitet in 5 fachlichen Teilprojekten (TP): Das TP Externes Rechnungswesen beschäftigt sich mit der Finanz- und Anlagenbuchhaltung. Das TP Internes Rechnungswesen befasst sich mit Haushaltsmanagement und Controlling. Das TP Beschaffung kümmert sich um den zentralen und dezentralen Einkauf, die Lagerwirtschaft und das Katalogmanagement. Das TP Personal befasst sich mit der Personaladministration, dem Organisationsmanagement (Stellenplan), der Personalkostenabrechnung, dem Reisekosten-, Veranstaltungs- und Bewerbermanagement. Das TP IT macht sich über die Technologie, das Rollen- und Berechtigungsmanagement, den IT- Support und die Schnittstellen zu Drittsystemen Gedanken. Zudem gibt es 4 sogenannte Querschnitts-Teilprojekte, die sich mit Themen und Fragestellungen beschäftigen, die alle fachlichen Teilprojekte betreffen und/oder für das gesamte Projekt von Relevanz sind: TP Business Intelligence (Berichtswesen) TP Qualifizierung (Schulungskonzept: Schulungsbausteine, Organisation und Durchführung von Schulungen) TP Kommunikation (Informationen an alle Zielgruppen) TP Organisationsentwicklung (Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation der zentralen Verwaltung an die Erfordernisse des kaufmännischen Rechnungswesens und an SAP) Weitere Infos zu den Teilprojekten finden Sie unter 02 Stand der Dinge Meilenstein 2 steht vor der Tür. Die sogenannten Feinkonzepte (Beschreibung, wie wir an der Universität Bonn mit SAP arbeiten wollen) stehen seit Ende Januar. Derzeit läuft die technische Anpassung des SAP- Standardsystems an die spezifischen Anforderungen der Universität Bonn. Dies übernimmt die Firma IBM für uns und dauert voraussichtlich noch bis Ende Mai Währenddessen bereiten wir die Testphase vor, die im Juni 2018 starten soll. Getestet wird das System durch die Projektgruppe. Gleichzeitig planen wir weitere Informationsveranstaltungen. Auch wird intensiv am Schulungskonzept gefeilt, über das wir im nächsten Newsletter etwas ausführlicher berichten werden. 03 Neuigkeiten Wir freuen uns sehr, dass wir mit Herrn Prof. Dr. Sergio Conti, Frau Dr. Birgit Hoegen und Herrn Prof. Dr. Stefan Greiner weitere Mitglieder für den Fachbeirat gewinnen konnten. Somit sind nun alle Fakultäten (außer der Medizinischen Fakultät) intensiv und aktiv in das Projekt WARP eingebunden. 3

4 Zudem begrüßen wir Jan Niklas Dittmar als neuen Projektmitarbeiter. Er wird das Projekt WARP vor allem im TP Qualifizierung verstärken. 04 Ausblick/Termine Nächste Information für die Dekane im Decanale am 15. Mai 2018 Informationsveranstaltung für die Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät am Mittwoch, 06. Juni 2018, Uhr, HS Geografie - Meckenheimer Allee 166, Bonn (Einladung folgt) Informationsveranstaltungen für Universitätsverwaltung und Projektleiterinnen und Projektleiter größerer Drittmittelprojekte für die 26./27. KW geplant (Einladungen folgen) 05 Die aktuelle Zahl 265 Über 265 Testfälle haben die Projektkolleginnen und -kollegen erarbeitet, damit das System möglichst intensiv getestet wird und auftretende Fehler frühzeitig ausgeräumt werden. Somit versuchen wir, gute Voraussetzungen für einen möglichst reibungslosen Start in den Echtbetrieb zum 01. Januar 2019 zu schaffen. 06 Kurzportrait des Monats Michael Köbele Michael Köbele ist 55 Jahre alt, Diplom-Agraringenieur und in der Abteilung 5.3 für die Beschaffung von Dienstleitungen zuständig. Im Projekt WARP ist er Teilprojektleiter des TP Beschaffung. Herr Köbele, was gefällt Ihnen an Ihrer Arbeit? Mein Aufgabengebiet ist sehr vielseitig, denn die Beschaffung von Dienstleistungen überspannt an der Uni eine recht große Bandbreite: Sie geht beispielsweise vom Einkauf eines Wirtschaftsprüfers über die Auswahl eines speziellen Schlachthofes für Projekttiere bis hin zur Beauftragung der Reinigung und Sterilisierung von Archivmaterial. Außerdem macht mir der Dialog mit den Instituten und anderen Abteilungen, bei dem man sich immer wieder mit ganz neuen Themen auseinandersetzt, großen Spaß. 4

5 Was erhoffen Sie sich von WARP? Zunächst hoffe ich, dass die universitätsweite Einführung der SAP-Software-Module, die wir ab 2019 für den Einkauf nutzen werden, gut klappt und dass sich die Arbeit unseres Teams vom Teilprojekt Beschaffung damit gelohnt hat. Inhaltlich soll die Einführung von SAP natürlich allen Nutzern die Arbeit erleichtern und die Prozesse beschleunigen. Was ist Ihnen wichtig? Wichtig sind mir eine interessante Aufgabe, Vorankommen bei der Sache und Fairness untereinander. Vielen Dank, lieber Herr Köbele! Abonnieren können Sie den Newsletter über den Link: KONTAKT: Projekt WARP Quantiusstr Bonn warp@uni-bonn.de Andrea Schöneberg - operative Projektleiterin 0228/ Dr. Axel Schlinghoff - stv. operativer Projektleiter 0228/ Sabine Albert-Brady - Projektassistenz 0228/

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