CAMPUSMANAGEMENTSYSTEM ERM UND SLM ALLGEMEINE FRAGESTELLUNGEN

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Claus Wetzel
vor 6 Jahren
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1 PERSONALVERSAMMLUNG EINFÜHRUNG EINES CAMPUSMANAGEMENTSYSTEM 2. JULI 2014 CAMPUSMANAGEMENTSYSTEM ERM UND SLM ALLGEMEINE FRAGESTELLUNGEN Am 2. Juli 2014 fand an der TUB eine Personalversammlung zum Thema Einführung eines Campusmanagementsystems ERM und SLM statt. Die Antworten auf die Fragen, die durch die Beschäftigten und den Personalrat an die TU-Leitung gestellt wurden, lauteten sinngemäß wie folgt: FRAGE Welche Faktoren haben zur Entscheidung für SAP geführt? ANTWORT VON DER TU-LEITUNG Wir müssen uns modernisieren und haben eine zu hohe Arbeitsbelastung. Wir sehen es als Verwaltungsreform. Was können wir verbessern? Was hat sich über Jahre an der TU eingeschlichen? Wo sind Schwächen? Was sind alles Faktoren, die nicht zur Zufriedenheit beigetragen haben? Die Mitarbeiter sollen eine höhere Zufriedenheit zurückbekommen, z. B. in den Bereichen Finanzen, Personal und Forschung. Daher wurde ein intensiver Betrachtungsprozess ausgelöst. Die Berliner Unis und speziell die TUB haben höhere Ansprüche an Software. Zudem ist die TUB autonomer als andere Unis. Wir haben hohe Erwartungen an ein solches System. Daher hat man sich viel Mühe mit der Abwägung gegeben, welches System in Frage kommt, denn man macht sich in gewisser Weise davon abhängig. Wichtig ist: SAP wird noch in Zukunft am Markt sein. Was erwartet die TU von der Einführung eines Campusmanagementsystems? Und wo liegen die Vorteile des Ein großer Vorteil ist das Ziel einer einheitlichen Datenbasis. Dann weiß man, dass Daten auch wirklich stimmen. Auch bei Ablaufprozessen und Workflows ist SAP in der Lage technische Möglichkeiten zu schaffen. Insgesamt wird die Verwaltung durch SAP transparenter. 1

2 Campusmanagementsystems gegenüber den vorhandenen Systemen? Welche Erfahrungen haben andere Universitäten in den Bereichen ERM und SLM gemacht? Wie wurden diese berücksichtigt? Die TU hat sich eine Reihe von SAP-Projekten an anderen Hochschulen angesehen. Diese Projekte sind nicht trivial und auch kein Standard. Wir arbeiten daran, die Software an unsere Hochschule anzupassen. Wir können Prozesse beispielsweise von der FU nicht Eins-zu-eins übernehmen, denn es ist keine reine IT-Einführung. Wir sind weiter im Austausch mit anderen Hochschulen, wie zurzeit mit der FU. Die Anforderungen an SAP werden wir in Zusammenarbeit mit anderen Hochschulen erarbeiten. Wir brauchen ein großes Verwaltungsreformprojekt, d.h. es ist keine reine IT-Einführung. Fragen sind unter anderem: Was wollen wir von einer Software? Was muss sie können? Änderungen hinterher kosten zu viel Geld, deshalb soll vorher alles abgewogen werden. Die Erwartungen aus der ZUV sind sehr hoch. Die Herausforderung ist: Unsere eigenen Ansprüche in ein reales System zu überführen. Warum gibt es zwei getrennte Projekte? (SLM und ERM) ERM ist ein Standardsystem. SLM ist von ganz anderer Art. Die Anforderungen an SLM sind sehr viel spezifischer. Trotzdem ist die Notwendigkeit der engen Zusammenarbeit erforderlich. Bei der Projekteinführung 2015 wird es eine gemeinsame Projektführung geben. Für welche Bereiche und Organisationseinheiten wird es relevant? Für alle Bereiche. Wir versuchen alle administrativen Bereiche zu unterstützen. Schritt für Schritt wird hier herangegangen. Es wird die meisten Organisationseinheiten betreffen. Welche bisherigen Systeme werden abgelöst? Soll es ein System für alle Aufgabenfelder sein? Die Systeme im Finanz- und Personalbereich. Im Gespräch mit Frau Niemann wurde gesagt, dass wir nicht hinter den jetzigen Stand von LOGA zurückfallen wollen. Wir wollen gerade im Bereich des Personals ein modernes System. Insgesamt sollen alle HIS-Projekte abgelöst werden. Wie soll sich hier der zeitliche Ablauf gestalten? Die sogenannten SAP-Lizenzen wurden gekauft. Der Supportvertrag wird abgeschlossen. Von der Menge der Lizenzen hängt der spätere Support ab. Wir sind im Ausschreibungsverfahren zur Auswahl des Implementierers. Es bestehen 2

3 Anforderungsspezifikationen, da es ein sehr komplexes Projekt ist. Momentan befinden wir uns in Phase 2, teilweise schon in Phase 3. Die Vorsorge im Haushalt bezüglich der Finanzierung muss gewährleistet sein. Wird es eine Testphase geben? Die Methodik von SAP ist sehr ausgereift. Es gibt methodische Konzepte, wie man aus dem alten System ins neue kommt. Wie können wir Testmodelle so machen, dass bei Betriebsstart alles funktioniert? Es gibt noch weitere Tests technischer Natur. Die Risiken müssen kalkulierbar sein. Danach kommen die Betriebsphasen. Der Systemvertrag beinhaltet die Übergabe des Systems an die TU. Was passiert mit den Systemen, die weiterhin betrieben werden sollen? Sind hierzu Schnittstellen geplant? Es wird ein Abwicklungsprozess sein. Es wird angestrebt, möglichst wenige Schnittstellen zu haben, d.h. wenig Pflegebedarf für alte Systeme. Wie wird mit den Prozessen umgegangen, die noch nicht betrachtet wurden? Es gibt weitere Arbeitsgruppen für diese Prozesse. Die Informationen für die Beschäftigten werden optimiert. Die Arbeitsgruppen werden nutzerorientiert zusammengesetzt. Ist eine regelmäßige Anpassung der Software vorgesehen? (intern/extern; bedarfsorientiert, vergessenen Funktionen) Vergessene Prozesse werden natürlich nachgearbeitet. Die SAP-Einführung bedeutet für viele einen wahnsinnigen Kraftakt und Investitionen. Hat die Leitung sich Gedanken darüber gemacht, wie lange das System an der TU laufen soll? Die Entscheidung ist sehr langfristig. Die Plattform, sprich das Grundsystem soll sich weiterentwickeln und SAP kann das leisten. Es soll mit den jeweiligen Nutzergruppen geprüft werden, ob das System richtig umgesetzt wird. Durch die Arbeit der Projektgruppen will man erreichen, dass die Nutzer mit SAP zufrieden sind. Es gibt keine zeitlich begrenzten Verträge. SAP soll dauerhaft an der TU integriert werden. Frage aus dem Publikum: Wann wird das erste Modul bei der ZUV Die Feinkonzeption der Umsetzung kann noch nicht fertig sein. Der Implementierer wird erst ausgewählt (ab Herbst). Die Zielstellung ist, erste Ergebnisse 2015 zeigen zu können. Ab Januar wird es in die Feinabstimmung gehen. 3

4 angewendet? Momentan gibt es noch keine konkreten Aussagen der Arbeitsgruppen. Frage aus dem Publikum: Gibt es eine komplette Schulung für 2015? Nein. Erst einmal müssen alle Hausaufgaben gemacht werden, um dann produktiv zu werden. Es wird über drei Jahresscheiben verteilt. Wir müssen uns solide Zeit nehmen, um Frustrationen zu vermeiden. Die Geschwindigkeit im Projekt muss gehalten werden. Wir dürfen uns nicht verzetteln und müssen möglichst an alles denken. Gestartet wird Anfang Wo werden Daten gespeichert? (auf TU-Servern oder extern?) Das ist eine heikle Angelegenheit. Es wird angestrebt die Daten auf einem internen Server zu speichern. Wie wird der Datenschutz gewährleistet? Die Datenschutzbeauftragte ist in das Projekt eingebunden. Inwieweit haben die Bereiche Einfluss auf die benötigten / verwendeten Module? Es besteht ein enger Kontakt zu den Abteilungen. Intensive Gespräche über Module, und wie sie eingeführt werden sollen, wurden geführt. Wie können die Prozesse unterstützt werden? SAP ist ein Hilfsmittel für unsere Verwaltungsprozesse. Die Erarbeitung soll möglichst nutzerorientiert geschehen. Wie kann die Akzeptanz gegenüber SAP verbessert werden? Das Problem besteht eher in der Komplexität dieser Projekte. Es ist wichtig, die Mitarbeiter sehr früh an die Systeme heranzuführen. Die Barrieren dieser Systeme sollen früh abgebaut werden. Was wird sich ändern und was wird sich nicht ändern das ist wichtig für Mitarbeiter. Solche Konzepte sollen wieder vermehrt erarbeitet werden. SAP steht im Verdacht nicht benutzerfreundlich zu sein. Den Mitarbeiter_innen soll SAP transparent vorgestellt werden. Die Nutzbarkeit besteht aus der Rolle der Person, der Qualifizierung der Person und dessen, was das System leistet. Es 4

5 gilt: Wird diese Person durch das System gut unterstützt? Werden hierdurch Vorgänge zentralisiert, die vorher dezentral geführt wurden? SAP neigt zur Zentralisierung. Jedoch soll die Flexibilität der Fachgebiete hochgehalten werden. Gibt es Auswirkungen auf Studierende? Ein explizites Ziel ist die bessere Sichtweise der Studierenden und die einheitliche Organisation des Studienverlaufs. Die aktuellen Systeme, mit welchen die Studierenden arbeiten, sind QISPOS, Moses und ISIS. Diese sollen durch SAP ersetzt werden. Die Studierenden können SAP dann vom PC und vom Handy aus nutzen. Woher kommt das Geld für die Einführung von SAP? Das Geld kommt aus dem Haushalt der TU. Es ist das strategisch wichtigste Projekt an der TU. Die Finanzierung dieses Projekts muss möglich sein. Durch das System soll sich die Arbeit der Beschäftigten verbessern. Es ist eine Investition in die Mitarbeiter_innen der TU. Wie hoch sind die Kosten geschätzt? Für das laufende Haushaltsjahr sind 2 Mio. Euro vorgesehen. 5

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