Bedienungsanleitung. Anrufbeantworter für Siemens Optipoint

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1 Bedienungsanleitung Anrufbeantworter für Siemens Optipoint

2 Inhaltsverzeichnis Version 02/ Einleitung 2 2 Anrufbeantworter ein- und ausschalten Anrufbeantworter einschalten Variable Anrufumleitung Feste Anrufumleitung Anrufbeantworter ausschalten 4 3 Passworteingabe bei Erstbenutzung Erläuterung der einzelnen Schritte zum Eingeben des Passwortes Ändern des Passwortes 6 4 Anhören empfangener Nachrichten 7 5 Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten 9 6 Individueller Urlaubshinweis (Hinweisfunktion) Urlaubshinweis einrichten Urlaubshinweis deaktivieren 14 7 Kennzahlen für Siemens Anrufbeantworter 15 1

3 1 Einleitung Dataport hat für Sie einen Anrufbeantworter eingerichtet! Dieser ist Bestandteil der TK-Anlage und kann über Ihr Telefon fernbedient werden. Wie Sie im Laufe des Umgangs mit dem Anrufbeantworter feststellen werden, sind die Funktionen und Möglichkeiten sehr vielseitig. Da eine detaillierte Darstellung all dieser Möglichkeiten für die Mehrheit der Benutzer zu umfangreich und kompliziert wäre, werden in dieser Bedienungsanleitung ausschließlich die Grundfunktionen erklärt. Durch die gesprochene Bedienerführung können bei Bedarf weitere Funktionen angewandt werden. Im hamburgischen TK- Netz werden unterschiedliche Kennzahlen für den Zugang zum Anrufbeantworter verwendet. Kapitel 7 enthält eine Liste aller gängigen Kennzahlen. 2 Anrufbeantworter ein- und ausschalten 2.1 Anrufbeantworter einschalten Variable Anrufumleitung Die am häufigsten genutzte Grundfunktion ist der Anrufbeantworter, den Sie sofort einschalten können, indem Sie die "variable Anrufumleitung auf Ihren Anrufbeantworter aktivieren; einfach bei aufliegendem Hörer folgende Tasten drücken: Service Anrufumleitung Danach geben Sie die Kennzahl des Anrufbeantworters (Kapitel 7) ein. Zum Schluss bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der -Taste Wenn Sie anschließend den Hörer abheben, oder die Lautsprecher-Taste drücken, wird Ihnen die aktive Anrufumleitung durch einen frequenzüberlagerten Dauerton signalisiert. Außerdem leuchtet die Anrufumleitung-Lampe, und auf dem Display ist zu lesen: "UMLEITUNG ZU (Kennzahl des Anrufbeantworters) VOICE MAIL Feste Anrufumleitung Wenn Sie die Umschaltung Ihres Telefons auf den Anrufbeantworter häufiger benutzen wollen, dann können Sie die Prozedur des Ein- und Ausschaltens des Anrufbeantworters mit nur einem Tastendruck erledigen. Richten Sie einfach eine "feste Anrufumleitung auf den Anrufbeantworter ein. Die Kennzahl finden Sie in der Tabelle in Kapitel 7. 2

4 Die ausführliche Prozedur für die "feste Anrufumleitung" ist in der Bedienungsanleitung Ihres optipoint-telefons beschrieben. Hier nur ein kurzer Auszug: Drücken Sie bei aufliegendem Hörer nacheinander Service Anrufumleitung Anrufumleitung Danach geben Sie die Kennzahl des Anrufbeantworters (Kapitel 7) ein. Zum Schluss bestätigen Sie Ihre Eingabe bitte mit der -Taste. Das Ein- und Ausschalten der Rufumleitung zum Anrufbeantworters erfolgt durch drücken der Anrufumleitung-Taste Alle Anrufe werden von jetzt an automatisch sofort zu Ihrem Anrufbeantworter umgeleitet. Den Anrufenden wird nun per Standardansage mitgeteilt, dass für Sie eine Nachricht aufgesprochen werden kann. Sobald Ihr Anrufbeantworter eine Nachricht empfangen hat, werden Sie optisch und akustisch darauf aufmerksam gemacht. Wenn Sie den Hörer abheben, hören Sie statt des gewohnten Wählzeichens eine Stimme, die permanent Nachricht liegt vor... sagt. Außerdem leuchtet die Briefkasten-Lampe. Sie können Ihr Telefon trotzdem wie gewohnt weiterbenutzen. 3

5 2.2 Anrufbeantworter ausschalten Wenn Sie den Anrufbeantworter wieder ausschalten wollen, einfach die Anrufumleitung-Taste drücken, und die Anrufumleitung-Lampe erlischt. Hinweis: Noch komfortabler ist eine automatische Rufweiterschaltung auf den Anrufbeantworter, die bei Bedarf bei Dataport beauftragt werden kann. Eine ausführliche Beschreibung dieser Leistungsmerkmale finden Sie in der Bedienungsanleitung für Ihren Telefonapparat. 4

6 3 Passworteingabe bei Erstbenutzung Damit Ihrer Nachrichten gegen unberechtigte Zugriffe geschützt sind, fordert das System Sie auf, beim ersten Nutzen des Anrufbeantworters ein Passwort zu erstellen. Das Passwort ist eine 1-6stellige Geheimzahl, die Sie sich selbst ausdenken. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben *) Codenummer (PIN) (Entspricht ihrer Telefonnummer) " "-Taste persönliches Passwort eingeben " "-Taste Wichtig: Unbedingt anhören, ob die gesprochene Bedienerführung das Passwort korrekt wiederholt! *) Kennzahl des Anrufbeantworters (Kapitel 7). 3.1 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Eingeben des Passwortes Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben Heben Sie den Hörer ab und wählen Sie die für Sie gültige Rufnummer aus der Liste unter Kapitel 7. Codenummer (PIN) Sie hören jetzt die gesprochene Bedienerführung Ihres Anrufbeantworters, die Sie zur Eingabe Ihrer Codenummer auffordert. Die Codenummer entspricht ihrer Telefonnummer. Nicht vergessen: Schließen Sie die Eingabe mit der * -Taste ab. 5

7 Persönliches Passwort eingeben Die gesprochene Bedienerführung Ihres Anrufbeantworters fordert Sie jetzt zur Eingabe eines Passwortes auf. Das Passwort ist eine 1-6stellige Geheimzahl, die Sie sich selbst ausdenken. Aber Vorsicht! Sie sollten sich Ihr Passwort besonders gut merken. Aus Sicherheitsgründen ist es nicht möglich, ein vergessenes Passwort auszulesen. Wenden Sie sich in einem solchen Fall bitte an den Auftragsberechtigten Ihrer Behörde. Dieser kann dann das Rücksetzten des Passworts bei Dataport beauftragen. 3.2 Ändern des Passwortes Hörer abheben Kennzahl für Anrufbeantworter eingeben *) Codenummer (PIN) (Entspricht ihrer Telefonnummer) " "-Taste persönliches Passwort eingeben " "-Taste Eingabe der Kennziffer für Passwortändern 84 Neues persönliches Passwort eingeben " "-Taste Wichtig: Unbedingt anhören, ob die gesprochene Bedienerführung das Passwort korrekt wiederholt!!! Sollte das gesprochene Passwort nicht mit ihrem Passwort übereinstimmen: Eingabe der Kennziffer für Passwortändern 4 Persönliches Passwort erneut eingeben " "-Taste 6

8 4 Anhören empfangener Nachrichten Folgende Schritte sind erforderlich: Briefkasten-Taste drücken (umblättern) wählen Sie mit der Taste oder die Funktion "ausgeben?" aus, und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der -Taste. persönliches Passwort " "-Taste Empfangspostfach Anrufbeantworter... Nachricht anhören 3... weiterblättern... löschen # 7

9 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Anhören empfangener Nachrichten: Briefkasten-Taste Drücken Sie bei aufliegendem oder abgehobenem Hörer mindestens einmal (oder mehrmals) die Briefkasten-Taste. Auf dem Display werden Empfangszeit und Absender der empfangenen Nachricht(en) angezeigt. Zur Veranschaulichung können Sie sich vorstellen, dass Sie zu Hause den Briefkasten geöffnet haben und nun die Briefumschläge umblättern. Die "Briefumschläge heißen in diesem Fall Nachrichtenköpfe, und umblättern können Sie zyklisch mit der Briefkasten- Taste, wenn Sie mehr als eine Nachricht empfangen haben. Es sind folgende, unterschiedliche Nachrichtenköpfe und deren Kennzeichnungen möglich: Anruf N Rückrufwunsch V N Neue Nachricht V A Bereits angehörte Nachricht Ausgeben? Navigieren Sie mit der Taste oder zur Funktion "ausgeben?" Wäre vor Betätigung der -Taste ein Rückrufwunsch auf dem Display angezeigt worden, dann würden Sie jetzt mit dem Absender verbunden werden. Sollte jedoch vor Betätigung der -Taste der Nachrichtenkopf einer Nachricht angezeigt worden sein, dann geschieht folgendes: Persönliches Passwort Sie werden von der gesprochenen Bedienerführung und per Displayanzeige aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben. Nach Eingabe Ihres Passwortes (abschließend die " -Taste drücken!) haben Sie Zugriff auf Ihr Empfangspostfach. Empfangspostfach - Sie haben folgende Möglichkeiten: mit 3...Nachricht anhören, anhalten, weiter anhören, mit...weiterblättern im Empfangspostfach, mit #...selektives Löschen bereits angehörter Nachrichten. 8

10 5 Individuelle Anrufbeantworter-Ansage einrichten Um Ihren Anrufbeantworter etwas persönlicher zu gestalten und um die Akzeptanz bei externen Anrufern eventuell etwas zu erhöhen, können Sie auf die System- Standardansage verzichten und statt dessen eine individuelle Anrufbeantworter-Ansage selbst aufsprechen. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Kennzahl Anrufbeantworter *) Codenummer (PIN) (Entspricht ihrer Telefonnummer) " "-Taste persönliches Passwort " "-Taste Kennzahl "Ansage auswählen 7 Ansagen-Nummer 1 Start der Aufnahme - Aufnahmemodus 1 Text aufsprechen Speichern der Aufnahme " "-Taste Hörer auflegen Anrufumleitung auf eigenen Anrufbeantworter einschalten (siehe Kapitel 2) Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen *) Kennzahl des Anrufbeantworters (Kapitel 7). 9

11 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten einer individuellen Anrufbeantworter- Ansage: Anfangsprozedur Die ersten 3 Eingabeschritte: Kennzahl Anrufbeantworter, Codenummer, persönliches Passwort, sind von nun an immer gleich, wenn Sie Veränderungen an Ihrem Anrufbeantworter vornehmen wollen. Nach der Anfangsprozedur haben Sie das Funktionsauswahlmenü erreicht. Kennzahl "Ansage auswählen Eine der vielen Möglichkeiten im Funktionsauswahlmenü ist die Kennzahl "Ansage auswählen. Die gesprochene Bedienerführung weist Sie auf alle Möglichkeiten hin. Ansagen-Nummer Es stehen Ihnen 2 Speicherplätze für Ansagen zur Verfügung. Folgende Nummerierung wird empfohlen: Nr. 1 für die Anrufbeantworter-Ansage. Hinweis: Sie brauchen nicht jedes Mal abzuwarten, bis die gesprochene Bedienerführung Sie zur Eingabe auffordert, oder bis sie überhaupt erst anfängt zu reden. Sie können die Zifferntasten, Sonderzeichentasten ( # ) und Funktionstasten auch zügig nacheinander betätigen. 10

12 Start der Aufnahme Aufnahmemodus Mit der "1 wird die Aufnahme gestartet. Sie befinden sich jetzt im Aufnahmemodus. Die Tastatur Ihres Telefons bietet Ihnen ähnliche Bedienmöglichkeiten, wie die Tastatur eines Kassettenrekorders: 1 Start/Stopp der Aufnahme 44 Zurückspulen zum Anfang 3 Start/Stopp der Wiedergabe 66 Vorspulen zum Ende Beenden/Speichern der Aufnahme Sie können also in Ruhe Ihre Ansage aufnehmen, zurückspulen und sie sich noch einmal anhören. Falls Sie mit der Aufnahme nicht zufrieden sind, können Sie mit "1" eine neue Aufnahme starten (vorher das Zurückspulen nicht vergessen!). Zum Beenden und Speichern der Aufnahme unbedingt die " -Taste drücken. Anrufumleitung auf den Anrufbeantworter einschalten In Kapitel 2 ist die "variable Anrufumleitung" und die "feste Anrufumleitung" auf den Anrufbeantworter beschrieben. Hinweis: Noch komfortabler ist eine automatische Rufweiterschaltung auf den Anrufbeantworter, die bei Bedarf bei Dataport beauftragt werden kann. Eine ausführliche Beschreibung dieser Leistungsmerkmale finden Sie in der Bedienungsanleitung für Ihren Telefonapparat. 11

13 6 Individueller Urlaubshinweis (Hinweisfunktion) 6.1 Urlaubshinweis einrichten Wenn Sie beabsichtigen, für längere Zeit in Urlaub zu gehen, dann können Sie vorher einen individuellen Urlaubshinweis einrichten. Die Anrufenden hören dann Ihre Hinweis- Ansage, können aber keine Nachricht aufsprechen. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Kennzahl Anrufbeantworter *) Codenummer (PIN) (Entspricht ihrer Telefonnummer) " "-Taste persönliches Passwort " "-Taste Kennzahl Ansage auswählen 7 Ansagen-Nummer 2 Start der Aufnahme 1 Text aufsprechen Speichern der Aufnahme " "-Taste Hinweisfunktion programmieren Hörer auflegen Anrufumleitung auf eigenen Anrufbeantworter einschalten (siehe Kapitel 2) Test: Eigene Rufnummer von einem anderen Telefon aus anrufen. *) Kennzahl des Anrufbeantworters (Kapitel 7). 12

14 Erläuterung der einzelnen Schritte zum Einrichten eines individuellen Urlaubshinweises: Anfangsprozedur Die ersten 3 Eingabeschritte: Kennzahl Anrufbeantworter, Codenummer, persönliches Passwort, sind, wie in Kapitel 5 beschrieben, wieder gleich. Nach der Anfangsprozedur haben Sie das Funktionsauswahlmenü erreicht. Kennzahl "Ansage auswählen Eine der vielen Möglichkeiten im Funktionsauswahlmenü ist die Kennzahl "Ansage auswählen. Die gesprochene Bedienerführung weist Sie auf alle Möglichkeiten hin. Ansagen-Nummer Es stehen Ihnen 2 Speicherplätze für Ansagen zur Verfügung. Folgende Nummerierung wird empfohlen: Nr. 2 für die Urlaubs- bzw. Hinweis-Ansage. Hinweis: Sie brauchen nicht jedes Mal abzuwarten, bis die gesprochene Bedienerführung Sie zur Eingabe auffordert, oder bis sie überhaupt erst anfängt zu reden. Sie können die Zifferntasten, Sonderzeichentasten ( # ) und Funktionstasten auch zügig nacheinander betätigen. 13

15 6.2 Urlaubshinweis deaktivieren Wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, dann möchten Sie sicherlich vom Urlaubshinweis wieder auf Ihre abgespeicherte Anrufbeantworter-Ansage umschalten. Folgende Schritte sind erforderlich: Hörer abheben Kennzahl Anrufbeantworter *) Codenummer (PIN) (Entspricht ihrer Telefonnummer) " "-Taste persönliches Passwort " "-Taste Kennzahl Ansage auswählen 7 Ansagen-Nummer 1 Speichern der Auswahl " "-Taste Hörer auflegen *) Kennzahl des Anrufbeantworters (Kapitel 7). Übrigens... Während Sie per Briefkasten-Taste die Nachrichtenköpfe umblättern, leuchtet die Service-Lampe. Um den Vorgang "Umblätter-Modus abzubrechen und wieder die gewohnte Anzeige auf dem Display zu erhalten, drücken Sie einfach die Service-Taste. Die Kapazität Ihres Anrufbeantworters ist, wie die des Briefkastens zu Hause, begrenzt. Deshalb sollten angehörte Nachrichten nicht länger als beispielsweise 2 Tage gespeichert bleiben, oder besser noch sofort nach dem Anhören gelöscht werden. Das Löschen ist durch Betätigung der "# -Taste möglich, während Sie sich in dem "Empfangspostfach befinden. Nach einer gewissen Frist geschieht das Löschen allerdings auch automatisch: Angehörte Nachrichten werden nach 7 Tagen gelöscht, nicht angehörte nach 30 Tagen. 14

16 7 Kennzahlen für Siemens Anrufbeantworter Nr. der Vermittlungsstelle Bezeichnung der Eigener Anrufbe- Fremder Anrufbe- Vermittlungsstelle antworter antworter Beh. Eimsbüttel UK Eppendorf 145 (VMS1) 144 (VMS1) 142 (VMS2) 141 (VMS2) Behörden Nord Finanzamt Hamburg Nord Behörden Altona Institut für Botanik Bernhard-Nocht Institut Finanzbehörde Kulturbehörde Amt für Geoinformation Rathaus Hamburg Universität Hamburg 145 (VMS1) 144 (VMS1) 142 (VMS2) 141 (VMS2) Behörde für Inneres Behörden Alter Steinweg Behörden Neustadt Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Feuerwehr Finanzämter Steinstr

17 Behörden Mitte Landesbetrieb Verkehr Behörden Hamburger Straße Behörden Harburg Justizvollzugsanstalt Vierlande Gedenkstätte Neuengamme Hamburger Stadtentwässerung Hamburger Friedhöfe

18 SV3/ Dataport Anstalt des öffentlichen Rechts Altenholzer Straße D Altenholz Telefon Telefax Niederlassungen Hamburg Telefon: Bremen Telefon: Rostock Telefon: