Vorgehensweise zur Auswahl eines ERP-Systems

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1 Vorgehensweise zur Auswahl eines ERP-Systems

2 Inhalt Was ist ein ERP-System? Recherche ERP-Systemanbieter Erstellung Kriterienkatalog For Example: Criteria required for ERP system Durchführung der ersten Abfrage Durchführung der zweiten Runde Durchführung der Nutzwertanalyse For Example : Value Benefit Analysis Entscheidung 2

3 Was ist ein ERP-System? Oberbegriff für betriebswirtschaftliche Anwendungen, die typische Funktionen in einem Unternehmen, wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder die Lagerhaltung unterstützen. Das Ziel von ERP-Systemen ist die Integration der Abläufe eines Unternehmens in einer einheitlichen Datenbank. In Zukunft geht es um die Integration verschiedener Einzelunternehmen zu einem Lieferverbund (E-Business). Das heißt nicht E-Business statt ERP", sondern E-Business mit ERP ( E-Business braucht ERP ). Quelle: 3

4 Recherche ERP-Systemanbieter Suche in verschiedenen Medien, z.b.: Im Internet z.b. Auswertung verschiedener Fachzeitschriften und Studien Aufbereitung der Informationen in einer Übersicht 4

5 Erstellung Kriterienkatalog Die Festlegung der wichtigen Kriterien erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Kunden Generelle Voraussetzungen International einsetzbar Erfüllung der landesspezifischen gesetzlichen Anforderungen Erstellung Übersicht der relevanten betriebswirtschaftlichen Prozesse über alle Unternehmensbereiche (Finanzwesen, Controlling, Materialwirtschaft, Lagermanagement, Vertrieb, Einkauf usw.) 5

6 For Example: Criteria required for ERP system Overall criteria: An ERP system to adequately support the business processes Criteria Overview Mandatory Support of digit article number Range of numbers allocated to companies, plants, products. Internal chart of accounts, profit centres, cost centres, general ledger accounts Support for legal requirements in all countries Splitting of inter-company transactions Additional ranges tailored to needs of each division Ability to create separate transaction types for inter-company transactions, across modules Support of FDA, GxP, MRA regulations Regulatory requirements for the pharmaceutical industry, including 21 CFR 820, 21 CFR 211, 21 CFR 11 Guarantee right product to right customer Storage conditions Transport conditions Ensure products are stored at required temperature Ensure complete shipping chain transports products at required shipping temperature for shipping duration Certificate of analysis Documentation of Ingredients Lot/Batch Traceability Serial number traceability (Instruments) Ensure system can identify all transactions for each individual item, from receipt into stock to delivery at customer, including internal transactions such as scrapping Ensure all transactions relating to movement of serialised products, and serialised parts fitted to serialised products can be tracked

7 Durchführung der ersten Abfrage Festlegung von K.O. Kriterien, die der ERP Anbieter zwingend zu 100% erfüllen muss Anschreiben aller ERP Anbieter Auswertung der Antworten Qualität und Zuverlässigkeit der Antworten Erweiterung der Anbieterliste mit den Antworten Ermittlung der Anbieter, die in der zweiten Runde berücksichtigt werden Empfehlung: Nicht mehr als 5 Anbieter sollten in die engere Wahl genommen werden 7

8 Durchführung der zweiten Runde Kriterienkatalog wird komplett an die ERP Anbieter gesendet Durchführung von Workshops zur Erläuterung der gestellten Anforderungen Präsentation der Antworten durch den Anbieter Besuch des Anbieters Durchführung eines Lieferantenaudits 8

9 Durchführung der Nutzwertanalyse 1. Festlegung der Gewichtung je Kriterium 2. Festlegung des Zielerreichungsgrades je Kriterium 3. Zielerreichungsgrad: Selbsteinschätzung der Anbieter 4. Verifizieren und gegebenenfalls Zielerreichungsgrade korrigieren (in Zusammenarbeit mit Kunde) 5. Ermittlung der Gesamtpunktzahl je Anbieter 9

10 For Example: Value Benefit Analysis Overall criteria: An ERP system to adequately support the business processes Weighting importance (1-5) ** consolidated Assessment Vendor A Assessment Vendor B Assessment Vendor C Result A Result B Result C Criteria General Material Master Support for languages in potential sites Multi-language support Multi-currency (local, regional, reporting) Consideration for high inflation currencies On-line credit checking during order entry High level of integration between modules Electronic processes to supply chain Processes to support Direct Delivery from Regional Centre Full documentation and access to Data Dictionary Security and Authorisations Integration to MS products, esp. Excel Automated pricing routines 10

11 Entscheidungsfindung Kriterien für die Entscheidung: 1. Ergebnis aus Lieferantenaudit 2. Ergebnis aus Nutzwertanalyse 3. Betrachtung der Gesamtkosten a.) Lizenzgebühren und Hardware b.) Kosten des Pilotprojektes und der einzelnen Rollouts c.) Jährliche Unterhaltskosten (Hardware, Software, Support) 4. Softfacts Persönlicher Eindruck der Fachkompetenz, Zuverlässigkeit, Professionalität 11