Antibiotikaverbrauchs-Surveillance Datenimport von Surveillancedaten in webkess

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1 Antibiotikaverbrauchs-Surveillance Datenimport von Surveillancedaten in webkess Ein gemeinsames Projekt des Robert Koch-Instituts und des Instituts für Hygiene und Umweltmedizin der Charité, Universitätsmedizin Berlin Technische Dokumentation Version 0.3, Juli 2014 Kontakt: Institut für Hygiene und Umweltmedizin Hindenburgdamm Berlin Tel.: 030 / Fax: 030 / avs-support@charite.de 1

2 Inhalt 1 Einleitung Zielgruppe Strukturdefinitionen Struktur der Textdatei für manuelle Eingabe der Kostenstellen-Stammdaten Struktur der Textdatei für den Import von Belegungsdaten Struktur der Textdatei für den Import von Antibiotikaverbrauchsdaten Der Importprozess Voraussetzungen Strukturvalidierung Plausibilitätsvalidierung Beispiel eines Import-Ablaufs

3 1 Einleitung Diese Dokument beschreibt den Import von Antibiotikaverbrauchsdaten und Belegungsdaten für die Surveillancekomponente Antibiotikaverbrauchs-Surveillance (AVS) in dem webkess- Modul VARIA. Der Import wird mithilfe von Text-Dokumenten durchgeführt. Grundlegende Informationen über AVS finden Sie in dem AVS-Surveillance-Protokoll auf der AVS-Webseite. 1.1 Zielgruppe Diese Dokumentation richtet sich an Hersteller und Entwickler von Krankenhaussoftware, interessierte Krankenhäuser, Hygienefachkräfte, Hygienebeauftragte Ärzte, Krankenhausapotheker und alle anderen Personen, die einen Datenimport mit webkess realisieren wollen. 2 Strukturdefinitionen Für die Teilnahme eines Krankenhauses an AVS werden 2 Dateien benötigt: die erste Datei beinhaltet Belegungsdaten von Kostenstellen, in der zweiten Datei befinden sich die Antibiotikaverbräuche der Kostenstellen. Alle Angaben innerhalb der Dateien beziehen sich auf monatliche Belegungen und Verbräuche. Folgende Voraussetzungen sind für eine korrekte Importtextdatei zwingend: Die Datei muss eine Kopfzeile mit den Spaltenamen erhalten. Die Reihenfolge der Spalten in der Kopfzeile ist beliebig. Für optionale Felder, die NICHT in der Datei enthalten sind, müssen keine Spaltennamen existieren. In den Spaltennamen sind keine Leerzeichen erlaubt. Das Trennzeichen kann beliebig gewählt werden. Es darf nicht im Spaltenwert auftreten, z.b. in Präparatename. Die Datei kann Daten von mehreren Kostenstellen enthalten. Die Datei kann Daten von genau einem Krankenhaus enthalten. Der genaue Aufbau der Dateien wird im Folgenden beschrieben. 3

4 2.1 Struktur der Textdatei für manuelle Eingabe der Kostenstellen- Stammdaten Die Kostenstellen- und Stationsstammdaten sind die Grundlage aller anderen Daten und Tabellen in AVS. Sie müssen zu Anfang der Surveillance einmalig manuell in webkess eingetragen werden. Es gibt hierfür keine Importschnittstelle. Es sind zuerst die Stationen des Krankenhauses einzugeben: und anschließend die Kostenstellen: 4

5 2.2 Struktur der Textdatei für den Import von Belegungsdaten Die Belegungsdaten für die Berechnung der Verbrauchsdichten sind die Patiententage und die Anzahl der Fälle, welche pro Kostenstelle monatsweise erfasst werden sollen. Tabelle: Aufbau der Datei für Belegungsdaten Spaltenname Datentyp Bemerkung KH_Code string (3-20) ID des Krankenhauses zur Zuordnung. Wird bei der Krankenhausregistrierung vom NRZ vergeben. OE-Art string Konstanter Wert: KOSTENSTELLE OE-Name string ID der Kostenstelle zur Zuordnung Krankenhausinterne eindeutige Bezeichnung der Kostenstelle. Zeiteinheit string Konstanter Wert: MONAT Jahr int Das Jahr der Belegungsdaten. Format: JJJJ, 4stellig Zeitraum int Der Monat der Belegungsdaten. Gültige Werte: 1 bis 12 Fallzahl decimal Anzahl der Patienten-Fälle. Können laut Definition ungerade Zahlen sein, z.b. 40,5. Definitionen von Patienten-Fällen und Patiententagen sind hier zu finden: n?p_uid=gastg&p_aid=&p_knoten=fid&p_spr ache=d&p_suchstring=8148::planbetten Patiententage int Anzahl der Patiententage der Kostenstelle Alle Felder dieser Tabelle sind Pflichtfelder. 5

6 Tabelle: Belegungsdaten Beispieldatei KH_Code OE- Name OE-Art Jahr Zeiteinheit Zeitraum Patiententage Fallzahl ZZZ_KRH KOSTENSTELLE 2013 Monat ZZZ_KRH KOSTENSTELLE 2013 Monat ZZZ_KRH KOSTENSTELLE 2013 Monat Struktur der Textdatei für den Import von Antibiotikaverbrauchsdaten Diese Daten beinhalten die Antibiotikaverbräuche pro Kostenstelle. Tabelle: Aufbau der Importdatei für den Antibiotikaverbrauch Spaltename Pflicht feld PZN *1 Pflichtfeld bei Übermittlung ohne PZN *2 Datentyp Bemerkung KH_Code Ja Ja string ID des Krankenhauses zur Zuordnung). Wird bei der Krankenhausregistrierung vom NRZ vergeben. OE-Name Ja Ja string ID der Kostenstelle. Krankenhausinterne eindeutige Bezeichnung der Kostenstelle. Aktion Nein Nein string Wenn kein Wert angegeben, wird "Update" angenommen. Definition: siehe unten Artikelnummer Ja Ja string Artikelnummer aus dem Warenwirtschaftssystem des Krankenhauses (zur Kommunikation) Praeparatename Ja Ja string Name des Präparates lt. Hersteller bzw. aus eigenem System 6

7 PZN Ja Ja (Konstante) string Pharmazentralnummer (PZN) ist ein in Deutschland bundeseinheitlicher Identifikationsschlüssel für Arzneimittel, Hilfsmittel und andere Apothekenprodukte. Bei Standardpräparaten Angabe der PZN. Bei Präparaten aus Eigenherstellung und bei Sonderpräparaten (z.b. Importländer) ohne PZN Angabe Eigenherstellung bzw. Sonderpräparat ATC_Code Nein Ja string ATC_Code gemäß Klassifikation für den deutschen Arzneimittelmarkt Wenn in der Rubrik PZN = Eigenherstellung bzw. Sonderpräparat eingegeben wurde, dann Pflichtfeld; Wird öffentlich zur Verfügung gestellt vom WIdO ( WirkstoffmengeproStueck EinheitWirkstoffmenge Nein Ja string Wirkstoffmenge pro kleinste Einheit (z.b. Tablette, Ampulle, Flasche) Wenn in der Rubrik PZN = Eigenherstellung bzw. Sonderpräparat eingegeben wurde, dann Pflichtfeld. Beispiel: 5 für 5 mg pro Tablette, Die angegebene Wirkstoffmenge sollte der angegebenen Einheit entsprechen. Nein Ja string Einheit der Wirkstoffmenge pro kleinster Darreichungsform Wenn in der Rubrik PZN = Eigenherstellung eingegeben wurde, dann Pflichtfeld. Die angegebene Einheit sollte der Einheit der zugeordneten DDDs entsprechen (meist in g, 7

8 aber auch mg, Mio. E). Ja Ja string z.b. Ampulle, Tablette,. Wird zur Kommunikation verwendet. Applikationsform Nein Ja string Wenn in der Rubrik PZN = Eigenherstellung bzw. Sonderpräparat eingegeben wurde, dann Pflichtfeld. Ausprägungen siehe unten Hersteller Nein Nein string Hersteller des Präparates Dient zur Kommunikation / Validierung. Lieferdatum Ja Ja Date Datum der Lieferung an die Kostenstelle aus Warenwirtschaftssystem oder wenn Tag = 1 bei allen Datensätzen des Monats wird das Lieferdatum als eine Monatsangabe interpretiert. VerbrauchIn Stueck Darreichungsform VerbrauchIn- Packungen Ja Ja int Anzahl der kleinsten abgegebenen Einheiten Keine Packungsgrößen, sondern die Anzahl der kleinsten Einheiten z.b. Tabletten (z.b. die Zahl 20 für 2 Packungen à 10 Tabletten) soll angegeben werden, NICHT die Anzahl der Packungen. Nein Nein int Der Verbrauch des Medikamentes in Packungen. Zusätzliche Information des Verbrauchs in Packungen, falls Information so im Warenwirtschaftssystem vorliegt. *1 : Diese Spalte bezeichnet die Pflichtfelder bei der Übermittlung der PZN (Ja/Nein) *2 : Diese Spalte bezeichnet die Pflichtfelder ohne Übermittlung der PZN 8

9 Tabelle: Feld "Aktion", erlaubte Werte: Wert Insert Update Delete Bemerkung dient dazu, ein Datenobjekt zu dem webkess-datenbestand hinzuzufügen. wird ein vorhandenes Datenobjekt in webkess aktualisieren. Wenn dieses Datenobjekt nicht in webkess existiert, wird es hinzugefügt. löscht ein Datenobjekt aus webkess. Groß- oder Kleinschreibung ist beliebig. Um vorhandene Datenobjekte zu identifizieren, um z.b. einen doppelten Datensatz zu erkennen, werden folgende Spalten betrachtet: KH_Code OE-Name Artikelnummer PZN Lieferdatum Tabelle: Feld "PZN", erlaubte Werte: Wert PZN Eigenherstellung Sonderpräparat Bemerkung Eine gültige deutsche PZN Konstante Konstante Tabelle: Feld "Applikationsform", erlaubte Werte: Erlaubter Wert Bedeutung o p r inhl (oral) (parenteral) (rektal) (inhalativ (Inhalationslösung)) 9

10 inhp imp s (inhalativ (Inhalationspulver)) (Implantat) (sonstige) Anmerkungen: Verbrauchsdaten mit und ohne PZN können gemischt in einer Datei vorliegen. Es gibt grundsätzlich 2 Modi der Verbrauchsdatenübertragung: Mit PZN: die deutsche PZN liegt im Krankenhaus- oder Apothekensystem vor. Sämtliche Informationen über das Medikament und den Wirkstoff werden von AVS durch die PZN ermittelt. Ohne PZN: dies wird relevant bei Eigenherstellung, Sonderpräparaten, nicht-deutschen Krankenhäusern oder anderen Gründen, dass die PZN nicht in der Apothekendatenbank vorliegt. In diesem Fall müssen die Angaben der Wirkstoffmengen pro Produkteinheit schon vom Krankenhaus oder der Apotheke getätigt werden. 10

11 Tabelle: Textdatei Antibiotikaverbrauchsdaten, Beispiel KH_Co de OE- Name Artikeln ummer Praeparate name PZN ATC_CO DE Workst offmen geprost ueck Einh eitwi rksto ffme nge Darreichun gsform Applikatio nsform Lieferdatu m VerbrauchIn Stueck Aktion ZZZ_K RH CEFOTAXI M DSTFL 500mg Update ZZZ_K RH CEFTAZIDI M Eige nher stellu ng J01DD02 1 g DSTFL 1000mg p Update 11

12 3 Der Importprozess 3.1 Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um einen Importprozess durchführen zu können: Der Benutzer verwendet einen aktuellen Browser (z.b. IE >=10) Der Benutzer muss ein registrierter webkess-benutzer sein, also über einen gültigen webkess-account verfügen. Der Benutzer muss im webkess-bereich VARIA für sein Krankenhaus angemeldet sein und die entsprechenden Rechte besitzen, um schreibend in VARIA aktiv zu sein. Der Benutzer hat das Dokument "Zusatzvereinbarung über die Teilnahme an dem Projekt Antibiotikaverbrauchs-Surveillance" von der zuständigen Person unterschreiben lassen und dem Institut für Hygiene der Charité im Original zugesendet. Die Surveillancekomponente AVS muss aktiviert sein. Die Kostenstellen, für die Verbräuche existieren, müssen in einem manuellen Prozess vor dem Import in VARIA angelegt worden sein. 3.2 Strukturvalidierung Die Validierung der Struktur der Importdatei wird in 2 Schritten durchgeführt: Die Spaltennamen in der ersten Zeile werden überprüft. Alle erforderlichen Spalten müssen vorhanden sein. Der Datentyp der Daten wird mit den erlaubten Werten jeder Spalten abgeglichen. Wenn die Dateien eine dieser Validierungen nicht bestehen, dann wird der Importprozess sofort mit einer Fehlermeldung abgebrochen. 3.3 Plausibilitätsvalidierung Jeder Datensatz wird mit Hilfe verschiedener Plausibilitätsregeln überprüft. Ergebnisse dieser Regeln auf ein Datenobjekt werden in drei Stufen eingeteilt: WARNING: Diese Datensätze werden nicht importiert oder bearbeitet. Der Datensatz muss korrigiert und erneut importiert werden. ERROR: Datensätze dieser Art sind fehlerhaft. Die ganze Importdatei wird NICHT importiert. Detaillierte Informationen über die Plausibilitätsregeln finden sich noch Beispiel eines Import-Ablaufs Die Voraussetzungen aus 3.1 müssen erfüllt sein. Sie loggen sich in VARIA ein. Für den Import der Belegungsdaten wählen Sie den Reiter [Nennerdaten]. 12

13 Abbildung: Nennerdaten-Datenimport in webkess Anschließend laden Sie die Textdatei(en) in webkess hoch. webkess prüft die Textdatei und gibt eine Meldung aus. Wenn fehlerhafte Datensätze gefunden wurden, können diese ggf. korrigiert und nochmals übermittelt werden. Abbildung: Erfolgter Nennerdaten-Datenimport in webkess ohne Fehler. 13

14 Abbildung: Erfolgter Nennerdaten-Datenimport in webkess mit Warning. Datensatz wurde nicht importiert. Abbildung: Erfolgter Nennerdaten-Datenimport in webkess mit Error, Datei wurde nicht geladen. Abbildung: Datenimport von Verbrauchsdaten in webkess mit Warnungen. 14

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