11. PERSONALBÜRO- INFORMATION. Montag, 4. November 2013 Gaststätte Döbbelt Zum Breul Breul 103, Stadtlohn

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1 VERANSTALTUNG 11. PERSONALBÜRO- INFORMATION ÄNDERUNGEN IM LOHNSTEUER-, SOZIALVERSICHERUNGS- UND ARBEITSRECHT 2013/2014 Montag, 4. November 2013 Gaststätte Döbbelt Zum Breul Breul 103, Stadtlohn HEISTERBORG UND PARTNER Wirtschaftsprüfer, Vereidigter Buchprüfer, Steuerberater, Rechtsbeistand An de Bleeke 1 D Stadtlohn Fon + 49 (0) / Fax + 49 (0) / heisterborg@heisterborg.de

2 INHALTSVERZEICHNIS UND REFERENTEN Aktuelles zur Lohnsteuer, Gesetzesänderungen und sonstige steuerliche Änderungen...Seite 03 Referent: Bernhard Hillmoth Diplom-Finanzwirt, Oberfinanzdirektion Münster Arbeitsrecht aktuell 2013/ Seite 69 Referent: Alexander Sanio Rechtsanwalt, Heisterborg International Rechtsanwaltsgesellschaft mbh, Schüttorf Aktuelles Sozialversicherungsrecht...Seite 109 Referenten: Thomas Kleideiter Bezirksgeschäftsführer, Versichertenberater der Deutschen Rentenversicherung Bund, Barmer GEK, Stadtlohn Jörg Gonschior Abteilungsleiter Beiträge, Barmer GEK, Borken Extras für Ihre Mitarbeiter - Zusatzleistungen im Überblick Kurzes Update zur Bundestagswahl Seite 157 Referent: Carsten Kuglarz Diplom-Kaufmann (FH), Steuerberater, Heisterborg und Partner, Stadtlohn Anlage BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab Seite PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 2

3 AKTUELLES ZUR LOHNSTEUER, GESETZESÄNDERUNGEN UND SONSTIGE STEUERLICHE ÄNDERUNGEN Referent: Diplom-Finanzwirt Bernhard Hillmoth Oberfinanzdirektion Münster 11. PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 3

4 Inhaltsverzeichnis I. NEUERUNGEN DURCH AMTSHILFERICHTLINIE-UMSETZUNGSGESETZ Lohnsteuer-Nachschau Elektrofahrzeuge als Firmenwagen Lohnsteuerpauschalierung für Datenverarbeitungsgeräte... 5 II. EHRENAMTSSTÄRKUNGSGESETZ... 6 III. NEUREGELUNG DES STEUERLICHEN REISEKOSTENRECHTS AB ERSTE TÄTIGKEITSSTÄTTE ERSETZT REGELMÄßIGE ARBEITSSTÄTTE Allgemeines Tätigkeitsstätte Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte Allgemeines Zuordnung mittels Festlegung durch den Arbeitgeber Dauerhafte Zuordnung Prüfung der 48-Monatsfrist Quantitative Zuordnungskriterien Mehrere Tätigkeitsstätten Häusliches Arbeitszimmer Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte FAHRTKOSTEN Entfernungspauschale für Wege zur ersten Tätigkeitsstätte Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten Entfernungspauschale für Fahrten zu demselben Ort (Sammelpunkt) Besonderheiten bei einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet VERPFLEGUNGSMEHRAUFWENDUNGEN Neue Pauschbeträge Mehrtägige auswärtige Tätigkeiten PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 4

5 3.3 Eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung Dreimonatsfrist für Verpflegungsmehraufwendungen Auswärtige Tätigkeiten im Ausland MAHLZEITEN BEI AUSWÄRTSTÄTIGKEITEN Bewertung der Mahlzeiten Besteuerungsverzicht bei üblichen Mahlzeiten Aufzeichnungspflichten KÜRZUNG DER VERPFLEGUNGSPAUSCHBETRÄGE LOHNSTEUERPAUSCHALIERUNG Neue Pauschalierungsmöglichkeit üblicher Mahlzeiten Unveränderte Pauschalierungsmöglichkeit nach 40 Abs. 2 S. 1 Nr UNTERKUNFTSKOSTEN IM RAHMEN EINER AUSWÄRTSTÄTIGKEIT DOPPELTE HAUSHALTSFÜHRUNG Berufliche Veranlassung und eigener Hausstand Wohnen am Ort der ersten Tätigkeitsstätte Unterkunftskosten am Beschäftigungsort Familienheimfahrten Verpflegungsmehraufwendungen Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber FIRMENWAGENBESTEUERUNG IV. AKTUELLES AUS RECHTSPRECHUNG UND VERWALTUNG GEHALTSUMWANDLUNGEN TEILNAHME AN BETRIEBSVERANSTALTUNG SACHZUWENDUNGEN/GESCHENKE/44- -FREIGRENZE PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 5

6 I. Neuerungen durch Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz 1. Lohnsteuer-Nachschau Über 42g EStG erfolgt die Einführung einer Lohnsteuer-Nachschau. Sie dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer und sie ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte. 42g Lohnsteuer-Nachschau (1) Die Lohnsteuer-Nachschau dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Sie ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte. (2) Eine Lohnsteuer-Nachschau findet während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Dazu können die mit der Nachschau Beauftragten ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Lohnsteuer-Außenprüfung Grundstücke und Räume von Personen, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, betreten. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. (3) Die von der Lohnsteuer-Nachschau betroffenen Personen haben dem mit der Nachschau Beauftragten auf Verlangen Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden über die der Lohnsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte vorzulegen und Auskünfte zu erteilen, soweit dies zur Feststellung einer steuerlichen Erheblichkeit zweckdienlich ist. 42f Absatz 2 Satz 2 und 3 gilt sinngemäß. (4) Wenn die bei der Lohnsteuer-Nachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung ( 196 der Abgabenordnung) zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung nach 42f übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen. (5) Werden anlässlich einer Lohnsteuer-Nachschau Verhältnisse festgestellt, die für die Festsetzung und Erhebung anderer Steuern erheblich sein können, so ist die Auswertung der Feststellungen insoweit zulässig, als ihre Kenntnis für die Besteuerung der in Absatz 2 genannten Personen oder anderer Personen von Bedeutung sein kann. 2. Elektrofahrzeuge als Firmenwagen Anpassung der 4 Abs. 5, 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3, 8 Abs. 2 Satz 4 EStG bei der privaten Pkw-Nutzung. Die Bewertung der Entnahme für die private Nutzung eines Kfz nach dem Listenpreis zuzüglich Sonderausstattung benachteiligt Elektrofahrzeuge, weil deren Preis derzeit höher als der von Autos mit einem Verbrennungsmotor ist. Der Listenpreis als Bemessungsgrundlage wird um den in der Sonderausstattung enthaltenen Akkumulator (Batterie) gemindert. Dies findet PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 6

7 auch Anwendung bei Arbeitnehmern und gilt sowohl für die Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines betrieblichen Kfz zur privaten Nutzung als auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Regelungen: Bei bis zum angeschafften Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge wird der Bruttolistenpreis mit 500 EUR pro kwh Speicherkapazität der Batterie gemindert, um die Besteuerung der privaten Nutzung mit einem Verbrennungsmotor gleichzustellen. Der Betrag mindert sich für in den Folgejahren angeschaffte Kraftfahrzeuge jährlich um 50 EUR pro kwh Speicherkapazität der Batterie wegen der fortschreitenden technischen Entwicklung und dem Übergang zur Serienproduktion und den reduzierenden Kosten für die Batteriesysteme. Um eine Überkompensation zu verhindern, wird der pauschale Abzug auf höchstens 20 kwh beschränkt. Für bis Ende 2013 angeschaffte Elektro- oder Hybridelektrofahrzeuge ergibt sich danach eine maximale Minderung des Bruttolistenpreises in Höhe von EUR. Der Höchstbetrag reduziert sich in den Folgejahren jährlich um 500 EUR, wobei die Ausgangsgröße von 20 kwh Batteriekapazität dabei nicht fortgeführt wird, weil es durch zukünftige Batteriekapazitäten zur Erhöhung der Reichweite kommt. Bei der Fahrtenbuchmethode scheiden die auf die Anschaffung des Akkumulators entfallenden Aufwendungen bei der Ermittlung der Gesamtkosten aus und die AfA ist entsprechend zu mindern. Die Regelung wird zeitlich beschränkt auf den Erwerb von Elektrofahrzeugen, die bis Ende 2022 angeschafft werden und gilt ab 2013 ( 52 Abs. 1 Nr. 26a EStG) auch für Elektro-Kfz, die bereits im Betriebsvermögen vorhanden sind und für die eine Entnahme oder ein geldwerter Vorteil zu versteuern ist. 3. Lohnsteuerpauschalierung für Datenverarbeitungsgeräte In der Lohnsteuerpauschalierungsvorschrift des 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 wird das Wort Personalcomputer durch das Wort Datenverarbeitungsgeräte ersetzt. Danach kann der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt nicht nur Personalcomputer, sondern allgemein Datenverarbeitungsgeräte übereignen und den Vorteil mit 25 % pauschalieren PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 7

8 II. Ehrenamtsstärkungsgesetz Mit dem Ehrenamtsstärkungsgesetz (Gesetz vom , BGBl. I 2013, 339) wurden die steuerfreien Beträge gemäß 3 Nr. 26, 26a und 26b EStG angehoben. Eine Anpassung der Beträge in R 3.12 Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen ist vorgenommen worden; Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Änderung der Lohnsteuer-Richtlinien 2011 (Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien LStÄR 2013) v , BStBl. I 2013, 851. Es wird damit der steuerfreie Betrag für Aufwandsentschädigungen aus öffentlichen Kassen in R 3.12 Abs. 3 der LStR 2011 angepasst, damit dieser der Höhe nach wieder dem Betrag der Übungsleiterpauschale in 3 Nr. 26 EStG entspricht PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 8

9 III. Neuregelung des steuerlichen Reisekostenrechts ab Erste Tätigkeitsstätte ersetzt Regelmäßige Arbeitsstätte 1.1 Allgemeines Das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20. Februar 2013 (BGBl. I S. 285, BStBl I S. 188) bringt zum für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einschneidende Änderungen. Einerseits sind die Neuregelungen vorteilhaft, z.b. wenn ein Anspruch auf höhere Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen besteht. Andererseits wird es ggf. schwieriger, Reisekosten überhaupt beanspruchen zu können, da Arbeitnehmer vielfach wieder eine regelmäßige Arbeitsstätte (jetzt: erste Tätigkeitsstätte) haben werden. Aus Beratungs- und Praxissicht gilt es vor allem, sich frühzeitig auf die Neuerungen einzustellen. Das BMF hat zur Reform mit Datum vom ein BMF-Schreiben veröffentlicht (IV C 5 S 2353/13/10004). Dreh- und Angelpunkt des steuerlichen Reisekostenrechts ist die Frage, ob sich ein Arbeitnehmer auf einer Auswärtstätigkeit befindet. Dafür muss er aus beruflichen Gründen von seiner Wohnung und (bisher) von seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend sein. Der bislang nur von der Verwaltung und der Rechtsprechung geprägte Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte wird ab 2014 gesetzlich in dem neuen 9 Absatz 4 EStG als erste Tätigkeitsstätte definiert. Bis Ab Regelmäßige Arbeitsstätte Erste Tätigkeitsstätte Entsprechend der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs zur regelmäßigen Arbeitsstätte ist gemäß 9 Absatz 4 Satz 5 EStG höchstens eine Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis mit beschränktem Werbungskostenabzug vorgesehen PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 9

10 Die Folgen einer ersten Tätigkeitsstätte sind u.a.: (nur) die Entfernungspauschale kann geltend gemacht werden; Verpflegungspauschalen werden nicht (mehr) gewährt und Unterkunftskosten können in der Regel nur im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung berücksichtigt werden. 1.2 Tätigkeitsstätte Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind keine Tätigkeitsstätten i. S. d. 9 Absatz 4 Satz 1 EStG. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist wie bisher keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein. (Erste) Tätigkeitsstätte kann gemäß 9 Absatz 4 Satz 1 EStG sein eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 des Aktiengesetzes) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (Kunden) wie z. B. in den Fällen des Outsourcing. 1.3 Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte Allgemeines Die Bestimmung der einen ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen und Verfügungen (Prüfungsstufe 1), hilfsweise mittels quantitativer Kriterien, wie z.b. der Anzahl von Arbeitstagen oder der Dauer des Tätigwerdens (Prüfungsstufe 2) PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 10

11 Im Zweifel ist die räumliche Nähe zur Wohnung maßgebend. Entscheidend ist nicht mehr wie lange von der Finanzverwaltung angenommen das regelmäßige Aufsuchen, sondern vorrangig das, was der Arbeitgeber festgelegt hat. Damit kommt es auch nicht mehr auf die Argumentation des Bundesfinanzhofs an, wonach die regelmäßige Arbeitsstätte dort ist, wo die Arbeitsleistung schwerpunktmäßig erbracht wird Zuordnung mittels Festlegung durch den Arbeitgeber Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer einer solchen Tätigkeitsstätte ( 9 Absatz 4 Satz 1 EStG) dauerhaft zugeordnet ist PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 11

12 Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt ( 9 Absatz 4 Satz 2 EStG). Das gilt unabhängig davon, ob diese schriftlich oder mündlich erteilt worden sind. Diese Zuordnung muss sich auf die Tätigkeit des Arbeitnehmers beziehen ( 9 Absatz 4 Satz 3 EStG). Die Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. Personalaktenführung), ohne dass der Arbeitnehmer in dieser Einrichtung - auch nicht in geringem Umfang - tätig werden soll, ist keine Zuordnung im Sinne des 9 Absatz 4 EStG. Sofern der Arbeitnehmer in einer vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll, ist die Zuordnung des Arbeitgebers zu dieser Tätigkeitsstätte maßgebend, selbst wenn für die Zuordnung letztlich tarifrechtliche, mitbestimmungsrechtliche oder organisatorische Gründe ausschlaggebend sind. Auf die Qualität des Tätigwerdens kommt es dabei nicht an, vielmehr können, wie z. B. bei Festlegung einer Dienststelle/Dienststätte auch Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung ausreichend sein (Vorrang des Arbeits-/Dienstrechts). Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten tätig werden und ist er einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder an den anderen Tätigkeitsstätten ausüben soll. Auch auf die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser Tätigkeitsstätten kommt es dann nicht mehr an. 42 AO wird zu beachten sein. Insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und sonstigen, mitarbeitenden Familienangehörigen wird die FV ggf. prüfen, ob die getroffenen Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten. Praxishinweis: Da die arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers eindeutig sein muss, ist sie vom Arbeitgeber zu dokumentieren. In Betracht kommen hierfür z. B. Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 12

13 Protokollnotizen, dienstrechtliche Verfügungen, Reisekostenabrechnungen, der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens für die Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte oder vom Arbeitgeber als Nachweis seiner Zuordnungsentscheidung vorgelegte Organigramme. Fehlt ein Nachweis oder die Glaubhaftmachung einer eindeutigen Zuordnung gilt 9 Absatz 4 Satz 4 EStG mit den dortigen quantitativen Regelungen zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte. Ein Organigramm kann aber nicht als indizieller Nachweis zur Bestimmung einer ersten Tätigkeitsstätte herangezogen werden, wenn der Arbeitgeber tatsächlich keine Zuordnung seines Arbeitnehmers zu einer Tätigkeitsstätte getroffen hat und kein anderer Nachweis über die Zuordnung erbracht wird. In diesen Fällen ist anhand der quantitativen Elemente zu prüfen, ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat. Indiz für eine arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers kann auch sein, dass keine Reisekosten gezahlt werden bzw. die Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei Dienstwagengestellung erfolgt. 9 Absatz 4 Satz 1 bis 3 EStG sieht nur die Möglichkeit einer Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte vor. Die dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung des Arbeitgebers, dass der Arbeitnehmer keiner Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist (Negativfestlegung), ist daher bei der Prüfung des 9 Absatz 4 Satz 1 bis 3 EStG unbeachtlich. In diesem Fall gilt 9 Absatz 4 Satz 4 EStG (= Prüfung der quantitativen Kriterien). Beispiel Erste Tätigkeitsstätte mit arbeitsrechtlicher Zuordnung Arbeitgeber A hat 100 Filialen. Mitarbeiter B betreut 10 Filialen. B ist der Filiale 1 zugeordnet. Folge: Filiale 1 stellt für den Mitarbeiter aufgrund der bloßen Zuordnung die erste Tätigkeitsstätte dar. Nach altem Recht bis zum hat B im Zweifel keine regelmäßige Arbeitsstätte, es sei denn der Schwerpunkt ist für ihn in einer Filiale ausmachbar Dauerhafte Zuordnung Erforderlich ist jeweils die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers. Zu den arbeits- oder dienstrechtlichen Weisungen und Verfügungen zählen alle schriftlichen, aber auch mündlichen Absprachen oder Weisungen PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 13

14 Ist der Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder auch anderen Tätigkeitsstätten ausübt. Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung werden im Gesetz genannt. Hierzu zählen gemäß 9 Absatz 4 Satz 3 EStG die unbefristete Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung, die Zuordnung für die Dauer des gesamten Dienstverhältnisses oder die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus. Beispiel Zuordnung für Gesamtdauer des Dienstverhältnisses Der Arbeitnehmer A ist von der Firma Z als technischer Zeichner ausschließlich für ein Projekt befristet eingestellt worden. Das Arbeitsverhältnis von A soll vertragsgemäß nach Ablauf der Befristung enden. Folge: A hat ab dem ersten Tag der Tätigkeit bei Z auf Grund der arbeitsrechtlichen Zuordnung des Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte. Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Zuordnung vorliegt, ist die auf die Zukunft gerichtete prognostische Betrachtung (Ex-ante-Betrachtung) maßgebend. Die Änderung einer Zuordnung durch den Arbeitgeber ist mit Wirkung für die Zukunft zu berücksichtigen. Beispiel Wechsel der ersten Tätigkeitsstätte bei Wechsel der Zuordnung Ein in H wohnender Arbeitnehmer ist bis auf weiteres an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in H und an zwei Tagen in der Woche in einer PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 14

15 Filiale seines Arbeitgebers in S tätig. Der Arbeitgeber hatte zunächst die Filiale in S als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Ab legt er H als erste Tätigkeitsstätte fest. Folge: Bis hat der Arbeitnehmer in S seine erste Tätigkeitsstätte. Ab ist die erste Tätigkeitsstätte in H. Eine Änderung der Zuordnung kann auch vorliegen, wenn sich das Berufsbild des Arbeitnehmers aufgrund der Vorgaben des Arbeitgebers dauerhaft ändert, so z. B. wenn ein Außendienstmitarbeiter auf Dauer in den Innendienst wechselt. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse, wie etwa Krankheit, politische Unruhen am Tätigkeitsort, Insolvenz des Kunden o. ä. von der ursprünglichen Festlegung (Prognose) der dauerhaften Zuordnung ab, bleibt die zuvor getroffene Prognoseentscheidung für die Vergangenheit bezüglich des Vorliegens der ersten Tätigkeitsstätte maßgebend. - Kettenabordnungen Bei einer sog. Kettenabordnung ist keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten umfasst. Wird eine auf weniger als 48 Monate geplante Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers verlängert, kommt es darauf an, ob dieser vom Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung an noch mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden soll. Beispiel Verlängerung der Zuordnung (< 48 Monaten) = unschädlich Der unbefristet beschäftigte Arbeitnehmer A wird für eine Projektdauer von voraussichtlich 18 Monaten der betrieblichen Einrichtung in M zugeordnet. Nach 18 Monaten wird die Zuordnung um 36 Monate verlängert. Folge: Obwohl A insgesamt 54 Monate in M tätig wird, hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Die vom Gesetz vorgegebene Prognose-Betrachtung bedeutet, dass A weder im Zeitpunkt der erstmaligen Zuordnung noch im Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung für mehr als 48 Monate in M eingesetzt werden sollte. Abwandlung Verlängerung der Zuordnung (> 48 Monaten) = schädlich Die Zuordnung von A wird bereits nach drei Monaten um 36 Monate auf insgesamt 54 Monate verlängert PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 15

16 Folge: Ab dem Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung hat A seine erste Tätigkeitsstätte in M, da er ab diesem Zeitpunkt noch 51 Monate und somit dauerhaft in M tätig werden soll. Das gilt auch, wenn A für diese Tätigkeit neu eingestellt und eine Probezeit vereinbart wurde oder das Projekt planwidrig bereits nach 12 Monaten beendet wird. Die steuerliche Beurteilung der ersten 3 Monate als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit bleibt von der Verlängerungsentscheidung unberührt. - Besonderheiten bei Zeit- und Leiharbeitnehmern/Einsatz bei Kunden Zeit- und Leiharbeitnehmer werden in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher haben. Eine Ausnahme wird dann anzunehmen sein, wenn von Beginn an festgelegt wird, dass der Arbeitnehmer beim Entleiher oder beim Kunden länger als 48 Monate, für die gesamte Dauer des Leiharbeitsverhältnisses oder unbefristet tätig werden soll (entgegen der bisherigen Rechtsprechung vgl. BFH v VI R 35/08, BStBl. II 2010, 852 bzw. BFH v VI R 47/11, BStBl. II 2013, 169). Beispiel Leiharbeitnehmer bei Projektbegleitung mit erster Tätigkeitsstätte Arbeitnehmer A ist von der Zeitarbeitsfirma Z als technischer Zeichner ausschließlich für die Überlassung an die Projektentwicklungsfirma P eingestellt worden. Das Arbeitsverhältnis von A endet vertragsgemäß nach Abschluss des aktuellen Projekts bei P. Folge: A hat ab dem ersten Tag der Tätigkeit bei der Projektentwicklungsfirma P seine erste Tätigkeitsstätte, da er seine Tätigkeit bei P für die gesamte Dauer seines Dienstverhältnisses bei Z und damit dort dauerhaft ausüben soll. Abwandlung: Leiharbeitnehmer bei Projektbegleitung mit erster Tätigkeitsstätte Arbeitnehmer A ist von der Zeitarbeitsfirma Z unbefristet als technischer Zeichner eingestellt worden und wird bis auf weiteres an die Projektentwicklungsfirma P überlassen. Folge: A hat ab dem ersten Tag der Tätigkeit bei der Projektentwicklungsfirma P seine erste Tätigkeitsstätte, da er seine Tätigkeit bei P ohne Befristung und damit dort dauerhaft ausüben soll PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 16

17 1.3.4 Prüfung der 48-Monatsfrist Für die Frage (Prognose), ob der Arbeitnehmer dauerhaft einer bestimmten Tätigkeitsstätte zugeordnet ist, kommt es maßgeblich auf den jeweiligen Beginn der durch den Arbeitnehmer auszuübenden Tätigkeit an. Dieser ist daher regelmäßig für die Anwendung der 48-Monatsfrist entscheidend, auch wenn er vor dem liegt. Hat der Arbeitgeber zu Beginn der Tätigkeit keine Prognose oder keine eindeutige Prognose getroffen oder eine solche nicht dokumentiert, kann er dies bis spätestens zum nachholen. Beispiel 1 Einsatz beim Kunden auf Dauer Monteur M aus Dortmund wird bereits seit 5 Jahren einem Kunden seines Arbeitgebers, der ein Kraftwerk in Oberhausen betreibt, zugeordnet und soll dort entsprechend auf Dauer eingesetzt werden. Folge: Ab dem hat M in Oberhausen seine erste Tätigkeitsstätte. Bis zum steht die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs der Annahme einer regelmäßigen Arbeitsstätte bei einem Dritten entgegen. Die Finanzverwaltung hatte sich dieser bisherigen aus Bürgersicht positiven Auffassung des Bundesfinanzhofs in Abschnitt R 9.4 Absatz 3 Satz 5 der Lohnsteuerrichtlinien angeschlossen. Beispiel 2 Einsatz beim Kunden nicht auf Dauer (< 48 Monate) Arbeitnehmer A hat seine Tätigkeit am an der Tätigkeitsstätte des Kunden K seines Arbeitgebers aufgenommen. Er soll dort bis zum tätig sein. Folge: Die 48-Monatsfrist beginnt am und beträgt weniger als 48 Monate. A hat ab bei dem Kunden K weiterhin keine erste Tätigkeitsstätte. Abwandlung Einsatz beim Kunden auf Dauer (> 48 Monate) A hat seine Tätigkeit am an einer Tätigkeitsstätte des Kunden K seines Arbeitgebers aufgenommen und soll dort aber bis zum tätig sein. Die 48-Monatsfrist beginnt am und beträgt mehr als 48 Monate. Folge: Ab hat Arbeitnehmer A somit bei dem Kunden K seine erste Tätigkeitsstätte PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 17

18 1.4 Quantitative Zuordnungskriterien Fehlt eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, wird darauf abgestellt, ob der Arbeitnehmer an einer bestimmten betrieblichen Einrichtung dauerhaft typischerweise arbeitstäglich oder dort je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll (ex-ante Betrachtung, 9 Absatz 4 Satz 4 EStG). Beispiel Einsatz in drei Filialen ohne Zuordnung Mitarbeiter M wird in drei verschiedenen Betriebsstätten des Arbeitgebers eingesetzt, montags in der Filiale 1, dienstags in der Filiale 2 und für den Rest der Woche in der Filiale 3. Eine Zuordnung ist vom Arbeitgeber nicht vorgenommen worden. Folge: Filiale 3 stellt aufgrund des dreitägigen Einsatzes für den Mitarbeiter die erste Tätigkeitsstätte dar. Bloßes Aufschlagen in der Firma reicht nicht aus: Der Arbeitnehmer muss an der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. um ein Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen oder ähnliches abzuholen oder abzugeben, ist hingegen nicht ausreichend und somit für die Qualifizierung als erste Tätigkeitsstätte unbeachtlich. Durch die Verwendung des Begriffs höchstens eine Tätigkeitsstätte PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 18

19 wird ja ohnehin klargestellt, dass es auch Arbeitnehmer ohne eine erste Tätigkeitsstätte geben kann. Beispiel 1 Bloßes Aufschlagen = keine erste Tätigkeitsstätte Ein Monteur hat allein durch das regelmäßige Aufladen von Material oder Abholen von Auftragszetteln noch keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb. Beispiel 2 Betreuung vieler Niederlassungen ohne erste Tätigkeitsstätte Ein Bezirksleiter, der mehrere Niederlassungen betreut und keiner Niederlassung zugeordnet ist, und auch keine Auflage erhalten hat, in einer Niederlassung mindestens ein Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig zu sein, hat keine erste Tätigkeitsstätte. Beispiel 3 Nur Abholen des Firmenwagens => keine erste Tätigkeitsstätte Ein Kundendienstmonteur, der von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, sucht den Betrieb seines Arbeitgebers regelmäßig auf, um den Firmenwagen samt Material zu übernehmen, die Auftragsbestätigungen in Empfang zu nehmen und die Stundenzettel vom Vortag abzugeben. Folge: Der Kundendienstmonteur hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb seines Arbeitgebers wird auch durch das regelmäßige Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da er seine eigentliche berufliche Tätigkeit an diesem Ort nicht ausübt. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch Krankheit oder andere unvorhergesehene Ereignisse von der vereinbarten Festlegung ab, ist dies unerheblich. Die bereits getroffene Prognoseentscheidung bezüglich des Vorliegens der ersten Tätigkeitsstätte bleibt davon unberührt. Beispiel Home-Office + 2 Tage im Betrieb (= 1. T ) Ein Arbeitnehmer soll seine berufliche Tätigkeit an drei Tagen in einem Home- Office ausüben und an zwei vollen Tagen in der betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers in A tätig werden. Folge: Das Home-Office ist nie erste Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte ist hier vielmehr die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers in A, da der Arbeitnehmer dort an zwei vollen Tagen beruflich tätig werden soll PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 19

20 Prüfungsschema: Bei der quantitativen Prüfung kommt es allein auf den Umfang der an der Tätigkeitsstätte zu leistenden arbeitsvertraglichen Arbeitszeit (mind. 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder 2 volle Arbeitstage wöchentlich oder arbeitstäglich tätig werden) an. Dies bedeutet: Soll der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte 2 volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, dann ist dies die erste Tätigkeitsstätte. Entsprechendes gilt, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich und mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Soll der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich, aber weniger als 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, dann führt dies nur zu einer ersten Tätigkeitsstätte, wenn der Arbeitnehmer dort typischerweise arbeitstäglich seine eigentliche berufliche Tätigkeit und nicht nur Vorbereitungs- oder Hilfstätigkeiten (Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen oder ähnliches abzuholen oder abzugeben) durchführen soll. Erfüllen danach mehrere Tätigkeitsstätten die quantitativen Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte, dann kann der Arbeitgeber bestimmen, welche dieser Tätigkeitsstätten die erste Tätigkeitsstätte ist. Fehlt eine solche Bestimmung des Arbeitgebers, wird zugunsten des Arbeitnehmers die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 20

21 1.5 Mehrere Tätigkeitsstätten Der Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben ( 9 Absatz 4 Satz 5 EStG). Hingegen kann ein Arbeitnehmer mit mehreren Dienstverhältnissen auch mehrere erste Tätigkeitsstätten haben (je Dienstverhältnis jedoch höchstens eine). Kommen mehrere Tätigkeitsstätten als erste Tätigkeitsstätte in Frage (z. B. mehrere Filialen oder verschiedene Bahnhöfe oder Flughäfen), ist gemäß 9 Absatz 4 Satz 7 EStG die Bestimmung einer dieser Tätigkeitsstätten als erste Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber jeweils maßgebend. Dies muss nicht die Tätigkeitsstätte sein, an der der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil seiner beruflichen Tätigkeit verrichtet. Fehlt es an einer solchen Bestimmung durch den Arbeitgeber oder ist sie nicht eindeutig, wird zugunsten der Steuerpflichtigen die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte angenommen, die der Wohnung am nächsten liegt. Die Fahrten zu weiter entfernten Tätigkeitsstätten werden in diesem Fall als Auswärtstätigkeit qualifiziert. Beispiel 1 Einsatz 4 Tage mit Zuordnung = 1. T Bankkaufmann B aus Bonn ist der Filiale 1 in Bonn zugeordnet. Freitags ist er auch in der Filiale 2 in Köln eingesetzt. Folge: Die Filiale 1 ist die erste Tätigkeitsstätte. Bei der Fahrt freitags nach Köln handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 21

22 Erste Abwandlung: Der Arbeitgeber hat keine Zuordnung vorgenommen. Folge: Filiale 1 wird gleichwohl als erste Tätigkeitsstätte angenommen, da B zeitlich dort zu mehr als ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig wird. Zweite Abwandlung: Der Arbeitgeber hat keine Zuordnung vorgenommen. B wird in der Filiale 1 und 2 jeweils für zwei Tage eingesetzt. Freitags nutzt er seinen Heimarbeitsplatz. Folge: Da mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen die Voraussetzungen erfüllen und der Arbeitgeber nichts weiter bestimmt hat, ist die Filiale 1 die erste Tätigkeitsstätte, da sie am nächsten zur Wohnung des Arbeitnehmers liegt. Beispiel 2 Einsatz 3 Tage Filiale H / 2 Tage Filiale S (Zuordnung = S ) Ein in H wohnender Filialleiter ist an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in H und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in S tätig. Der Arbeitgeber bestimmt die Filiale in S zur ersten Tätigkeitsstätte. Folge: Durch die Bestimmung seines Arbeitgebers hat der Filialleiter in der betrieblichen Einrichtung in S seine erste Tätigkeitsstätte. Unerheblich ist, dass er dort lediglich zwei Tage und damit nicht zeitlich überwiegend beruflich tätig ist. 1.6 Häusliches Arbeitszimmer Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und kann daher auch nie erste Tätigkeitsstätte sein. 1.7 Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte Anders als der BFH dies im Urteil vom VI R 44/10 getan hat, wird als erste Tätigkeitsstätte gemäß 9 Absatz 4 Satz 8 EStG auch eine Bildungseinrichtung behandelt, die zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird. Voraussetzung für diese Annahme ist allerdings, dass die Maßnahme nicht durch ein bestehendes Dienstverhältnis veranlasst ist. Da der Steuerpflichtige in diesen Fällen keinem Direktionsrecht unterliegt, sondern selbst die Entscheidung für die jeweilige Bildungseinrichtung trifft, hat er - vergleichbar dem Arbeitnehmer, der einer betrieblichen Einrichtung dauerhaft PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 22

23 zugeordnet ist - die Möglichkeit, sich auf die ihm entstehenden Wegekosten einzurichten und deren Höhe zu beeinflussen. Beispiel Meisterschule in Vollzeit = 1. T M hat derzeit kein Anstellungsverhältnis. Er besucht die Meisterschule in Vollzeitunterricht. Folge: Die Finanzverwaltung nimmt ab 2014 in der Meisterschule eine erste Tätigkeitsstätte an. Durch die Neuregelung ist die Rechtsprechung des BFH, wonach es sich bei vollzeitig besuchten Bildungseinrichtungen nicht um regelmäßige Arbeitsstätten handelt (vgl. BFH vom VI R 42/11 BStBl II 2013, 236 und VI R 44/10, BStBl II 2013, 234), überholt. Praxishinweis: Definition des Vollzeitstudiums Ein Vollzeitstudium oder eine vollzeitige Bildungsmaßnahme liegt insbesondere vor, wenn der Steuerpflichtige im Rahmen dieses Studiums oder im Rahmen dieser Bildungsmaßnahme für einen Beruf ausgebildet wird und daneben entweder keiner Erwerbstätigkeit nachgeht oder nur einer Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit oder in Form eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses im Sinne der 8 und 8a SGB IV nachgeht. Diese Regelungen sind dem 32 EStG zur Berücksichtigung volljähriger Kinder entliehen PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 23

24 2. Fahrtkosten 2.1 Entfernungspauschale für Wege zur ersten Tätigkeitsstätte Die Regelungen zur Entfernungspauschale wurden an die Neudefinition der ersten Tätigkeitsstätte angepasst. Die Aufwendungen für die Wege zu einer ersten Tätigkeitsstätte sind gemäß 9 Absatz 1 Satz Nr. 4 EStG mit dem Ansatz der Entfernungspauschale als Werbungskosten abgegolten. Durch die neue, enge Definition der ersten Tätigkeitsstätte wird die Entfernungspauschale ab 2014 vielfach wieder zur Anwendung kommen. Beispiel Außendienstmitarbeiter mit Zuordnung = 1. T! > EntfP Außendienstmitarbeiter A kommt (nur) jeden Freitag in die Hauptstelle seines Arbeitgebers, der er auch dienstrechtlich zugeordnet ist. Folge: Bis zum liegt keine regelmäßige Arbeitsstätte vor, da der Schwerpunkt im Außendienst liegt. Ab dem handelt es sich um die erste Tätigkeitsstätte. Deshalb kommt für die Fahrt freitags zur Hauptstelle nur noch der Ansatz der Entfernungspauschale in Betracht. Fahrtkosten für Wege zur ersten Tätigkeitsstätte: Entfernungspauschale: 0,30 Euro je Entfernungskilometer pro Arbeitstag, > höchstens Euro jährlich; > bei Pkw-Nutzung ohne Kappungsgrenze > bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel kann Aufwand über Entfernungspauschale hinaus berücksichtigt werden! Bei behinderten Menschen mit GdB 70 oder GdB 50 + Merkzeichen G Ansatz der tatsächlichen Kosten 2.2 Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten Tätigkeiten an allen anderen als der ersten Tätigkeitsstätte führen lohnsteuerlich grundsätzlich zu Reisekosten. Für den Abzug der Fahrtkosten findet sich ab 2014 erstmals in 9 Absatz 1 Satz 3 Nr. 4a EStG eine gesetzliche Grundlage. Bei beruflich veranlassten Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder Familienheimfahrten sind, können die Fahrtkosten mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen berücksichtigt werden PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 24

25 Bei der Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Fahrzeugs ist dafür ein Kilometersatz auf Grundlage der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das genutzte Fahrzeug zu errechnen. Dieser kann so lange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Zusätzlich wird nun bei den Fahrtkosten - anstelle der bisherigen Verwaltungsregelungen - gesetzlich klargestellt, dass der Arbeitnehmer anstelle der tatsächlichen Aufwendungen aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels, z. B. PKW, Motorrad oder Fahrrad, auch einen pauschalen Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten ansetzen kann. Dieser pauschale Kilometersatz entspricht dabei dem für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzten Betrag. Wird der pauschale Kilometersatz angesetzt, ist eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten entbehrlich. Bei der Nutzung eines Kfz können dabei 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer berücksichtigt werden. Berücksichtigung der tatsächlichen Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten Pauschaler Kilometersatz z.b. 0,30 Euro bei Pkw-Nutzung individuell über einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelter Kilometersatz oder Beispiel Tatsächliche Fahrtkosten bei 1x wöchtl. Auswärtstätigkeit Lagerist L aus Münster wird in der Woche im Hauptlager in Münster und freitags in der Filiale in Dortmund eingesetzt. Folge: Erste Tätigkeitsstätte ist Münster. Die Fahrt freitags nach Dortmund mit dem eigenen Kfz kann L mit 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer abrechnen. Würde er für ein Jahr die Gesamtkosten seines Fahrzeugs ermitteln und daraus über die Jahresfahrleistung einen durchschnittlichen Kilometersatz ermitteln, würde dieser bei der heutigen Kostenlage sicherlich höher als der pauschale Ansatz von 0,30 Euro sein. Auch die Abschreibung fließt ja mit in die Gesamtkosten ein. Diese beträgt für Fahrzeuge derzeit 6 Jahre. Fahrzeug Kraftwagen (Pkw) Motorrad/Motorroller Moped/Mofa Fahrrad Pauschaler Kilometersatz (Euro pro gefahrenen km) 0,30 Euro 0,13 Euro neu: 0,20 Euro 0,08 Euro neu: 0,20 Euro 0,05 Euro neu: 0,00 Euro PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 25

26 2.3 Entfernungspauschale für Fahrten zu demselben Ort (Sammelpunkt) Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, hat er aber nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen, sind die Aufwendungen für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort gemäß 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EStG lediglich mit der Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Diese Regelung betrifft offensichtlich z.b. die Fahrten eines Busfahrers zum Busdepot. Der Busfahrer hat im Busdepot zwar in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte, gleichwohl hat er für die Fahrt dorthin nur Anspruch auf die Entfernungspauschale. Bei dem Anspruch auf die Verpflegungsmehraufwendungen bleibt es bei den bisherigen Regelungen. Danach beginnt etwa bei einem Busfahrer die Abwesenheitszeit bereits mit dem Verlassen der Wohnung und nicht erst mit Verlassen des Busdepots zu laufen. Fahrt zu typischerweise arbeitstäglich demselben Ort, z.b. - Busdepot oder - Betriebsgelände als Treffpunkt zur Weiterfahrt zu Baustellen => Ansatz nur der Entfernungspauschale Beispiel 1 Fahrtätigkeit Bus- oder LKW-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Lediglich, wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt gleichbehandelt mit den Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Beispiel 2 Kundendienstmonteure Kundendienstmonteure haben ebenfalls in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Nur dann, wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt ebenso behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Praxistipp: Treffen sich mehrere Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich an einem bestimmten Ort, um von dort aus gemeinsam zu ihren Tätigkeitsstätten zu fahren (privat organisierte Fahrgemeinschaft), liegt kein Sammelpunkt nach PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 26

27 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EStG vor. Es fehlt insoweit an einer arbeits- /dienstrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers. Praxistipp: Auf die Berücksichtigung von Verpflegungspauschalen oder Übernachtungskosten als Werbungskosten oder den steuerfreien Arbeitgeberersatz hierfür hat diese Festlegung hingegen keinen Einfluss, da der Arbeitnehmer weiterhin außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte und somit auswärts beruflich tätig wird. Es wird keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, sondern nur die Anwendung der Entfernungspauschale für die Fahrtkosten von der Wohnung zu diesem Ort sowie die Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei Firmenwagengestellung durch den Arbeitgeber nach 8 Absatz 2 Satz 3 und 4 EStG festgelegt und der steuerfreie Arbeitgeberersatz für diese Fahrten nach 3 Nummer 16 EStG ausgeschlossen. 2.4 Besonderheiten bei einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet Um allen Beteiligten auch für den Bereich eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes Rechts- und Planungssicherheit zu geben sowie weitere Abgrenzungsschwierigkeiten zu vermeiden, ist ab 2014 eine vereinfachende, in der Regel aber nachteilige Regelung zusätzlich in die neue Nummer 4a des 9 Absatz 1 Satz 3 EStG aufgenommen worden. Hat der Arbeitnehmer seine Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet auszuüben, gilt die Entfernungspauschale für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls. Hat der Arbeitnehmer das weiträumige Arbeitsgebiet stets von ein und demselben Zugang aus zu betreten oder zu befahren, so ist für die Fahrten von der Wohnung bis zu diesem Zugang zu dem weiträumigen Arbeitsgebiet die Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Wird das weiträumige Arbeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist aus Vereinfachungsgründen nur für die Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang die Entfernungspauschale anzusetzen. Für die Fahrten von der Wohnung zu den weiter entfernten Zugängen können hingegen die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 27

28 Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt in Abgrenzung zu der ersten Tätigkeitsstätte vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche ( Freie Fläche ) und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel z. B. Zusteller, Hafenarbeiter, Forstarbeiter tätig. Hingegen sind z. B. Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen sowie Schornsteinfeger, von dieser Regelung nicht betroffen. Soll der Arbeitnehmer in mehreren ortsfesten Einrichtungen seines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten, die innerhalb eines bestimmten Bezirks gelegen sind, beruflich tätig werden, wird er nicht in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet, sondern an verschiedenen, ggf. sogar ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig. Nur Entfernungspauschale bei Fahrten zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet Weiträumiges Tätigkeitsgebiet, z.b. Forstbezirk, Hafengebiet, Zustellbezirk Beispiel Weiträumiges Tätigkeitsgebiet bei Zeitungszustellern Der angestellte Zeitungszusteller Z hat seinen Zustellbezirk in einer Nachbarstadt. Die Entfernung von zu Hause bis zum Stadtbezirk beträgt 20 Kilometer. Folge: Nach den Neuregelungen gilt für diesen Weg ab 2014 nur noch die Entfernungspauschale. Bis zum kann nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet werden. Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebietes oder Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang, sind die tatsächlichen Aufwendungen zu berücksichtigen oder der sich am Bundesreisekostengesetz orientierende maßgebliche pauschale Kilometersatz. Fahrten innerhalb eines weiträumiges Tätigkeitsgebiet => Ansatz der tatsächlichen Kosten! PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 28

29 3. Verpflegungsmehraufwendungen 3.1 Neue Pauschbeträge Um den Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen zu vereinfachen, wird die gegenwärtig geltende dreistufige Staffelung der abziehbaren Pauschalen und Mindestabwesenheitszeiten durch eine zweistufige Staffelung mir 12 Euro und 24 Euro ersetzt. Somit fällt die niedrigste Pauschale von 6 Euro weg. Es zählt letztlich die Abwesenheit von der Wohnung. Als Wohnung gilt nach der Neuregelung der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird. Wohnung in diesem Sinne kann also z.b. bei Auszubildenden die elterliche Wohnung sein. Es muss kein eigener Hausstand sein. Im Einzelnen sieht der neue 9 Absatz 4a EStG die folgenden Regelungen vor: 3.2 Mehrtägige auswärtige Tätigkeiten Für die Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist und aus diesem Grunde 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann 2014 weiterhin eine Pauschale von 24 Euro geltend gemacht werden. Für den An- und Abreisetag einer solchen mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb seiner Wohnung kann zukünftig ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 Euro berücksichtigt werden. Dabei ist unerheblich, ob die Tätigkeit von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers begonnen wird. Im Hinblick auf die oftmals auch über Nacht oder mehrere Tage andauernden Anund Abreisen bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten genügt es für die Qualifizierung PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 29

30 als An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet. Als vorteilhaft anzusehen ist, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer wesentlich weniger Aufzeichnungen über den Reiseverlauf sowie die Abwesenheitszeiten führen müssen. Mehrtägige Auswärtstätigkeiten Bis : Für An- und Abreisetag gelten die gestaffelten Beträge der eintägigen Auswärtstätigkeiten d.h. Abwesenheit von mindestens 8 Stunden = 6 Euro, bei mindestens 14 Stunden = 12 Euro, für Tage mit Abwesenheit von 24 Stunden 24 Euro. Neu ab : An- und Abreisetag ohne Prüfung einer Mindestabwesenheit: Pauschbetrag von jeweils 12 Euro und für "Zwischentage" (Abwesenheit 24 Stunden) jeweils 24 Euro. 3.3 Eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte - ebenso wie für den An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Tätigkeit - eine Pauschale von 12 Euro statt bisher 6 Euro berücksichtigt werden. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht ausübt und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Die Verpflegungspauschale von 12 Euro ist in diesem Fällen dann für den Kalendertag zu berücksichtigen, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 30

31 Bis : Pauschbetrag von 6 Euro bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden, 12 Euro bei Abwesenheit von mindestens 14 Stunden. Eintägige Auswärtstätigkeit Neu ab : Pauschbetrag von 12 Euro bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Gesamtüberblick Verpflegungspauschalen bis 2013 bzw. ab 2014: Verpflegungspauschalen (Inland) bis Dauer der Abwesenheit Pauschbetrag 24 Stunden 24 Euro weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden 12 Euro weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden 6 Euro Verpflegungspauschalen ab 2014 (Inland) Dauer der Abwesenheit Pauschbetrag 24 Stunden 24 Euro weniger als 24 Stunden, aber mehr als 8 Stunden 12 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, jeweils 12 einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Euro Wohnung übernachtet (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit) PERSONALBÜRO-INFORMATION AM 4. NOVEMBER 2013, Seite 31