Human Resource Newsflash

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1 Aktuelle Informationen aus dem Lohnsteuerrecht Human Resource Newsflash Ausgabe 3, Oktober 2015 Lohn- und umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen ab 2015 Zum 1. Januar 2015 wurde die lohnsteuerliche Behandlung von Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen gesetzlich geregelt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) erläutert mit Schreiben vom 14. Oktober 2015 (IV C 5 S 2332/15/10001) die nach Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden abgestimmte Verwaltungsmeinung zu 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG, die die bisherigen Regelungen in R 19.5 LStR ersetzen. Begriff der Betriebsveranstaltung Wie schon bisher werden Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, wie z. B. Betriebsausflüge, Weihnachts- oder Firmenjubiläumsfeiern als Betriebsveranstaltungen angesehen. Dabei soll es keine Rolle spielen, wer solche Veranstaltungen durchführt, d.h. auch eine vom Betriebs- oder Personalrat durchgeführte Veranstaltung kann eine Betriebsveranstaltung sein. Klarstellend weist das BMF-Schreiben darauf hin, dass eine Betriebsveranstaltung nur dann vorliegt, wenn sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen und ggf. deren Begleitpersonen zusammensetzt. Die Teilnahme von Leiharbeitnehmern oder von im Konzernverbund beschäftigten Arbeitnehmern ist demnach unschädlich, wenn deren Zahl die Anzahl der eigenen Arbeitnehmer nicht übersteigt. Für Zuwendungen anlässlich von Arbeitnehmerjubiläen, der Verabschiedung von Arbeitnehmern usw. gelten weiterhin die Regelungen in R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 und 4 LStR. Begriff der Zuwendung Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer, die gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen aufgewendet werden. Dabei soll es nach Auffassung der Finanzverwaltung unbeachtlich sein, ob die Aufwendungen den einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind, oder ob es sich dabei lediglich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt. Im Rahmen einer nicht abschließenden Aufzählung nennt das BMF-Schreiben folgende Zuwendungen: Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten (es sei denn, die unter Reisekosten beschriebene Ausnahme greift), Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten zu kulturellen und sportlichen Veranstaltungen, vorausgesetzt, die Veranstaltung erschöpft sich nicht allein im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung, Geschenke, Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,

2 Human Resource Newsflash 3, Oktober Aufwendungen für den äußeren Rahmen, wie z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager. Nach den klarstellenden Ausführungen sollen nach dem Willen der Verwaltung auch die Kosten zu erfassen sein, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Ausdrücklich erwähnt werden an dieser Stelle Stornokosten, Trinkgelder oder die Kosten für anwesende Sanitäter. Demgegenüber gehören die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers nicht zu den Zuwendungen. Weil die gesetzliche Regelung nicht von üblichen Zuwendungen spricht, gehören demnach auch Aufwendungen für unübliche Zuwendungen, wie z. B. Geschenke im Wert von mehr als 60,00 EUR je Arbeitnehmer, oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer anlässlich einer Betriebsveranstaltung in den Regelungsbereich des 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. Arbeitnehmer In Abschnitt 3 des BMF-Schreibens präzisiert die Finanzverwaltung den Begriff des Arbeitnehmers, in dem ausgeführt wird, dass darunter alle aktiven und ehemaligen Arbeitnehmer aber auch Praktikanten, Referendare oder ähnliche Personen sowie deren Begleitpersonen zählen. Die in der betrieblichen Praxis oft gestellte Frage nach Leiharbeitnehmern und Arbeitnehmern anderer konzernzugehöriger Unternehmen wird aus Vereinfachungsgründen wie folgt gesehen: Wenn allen Angehörigen dieser Personengruppen die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung offensteht, und die Anzahl der eigenen Arbeitnehmer nicht überschritten wird (s.o.), dann sind die Voraussetzungen des 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG erfüllt. Freibetrag Mit der gesetzlichen Neuregelung ist die bis 2014 gültige Freigrenze von 110,00 EUR ab 2015 in einen Freibetrag umgewandelt worden. Zur Prüfung, ob es sich um eine steuerpflichtige oder eine steuerfreie Betriebsveranstaltung handelt, soll der Freibetrag wie folgt berechnet werden: Sämtliche der oben genannten Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle anwesenden Teilnehmer zu verteilen. Für den Fall, dass die Arbeitnehmer Begleitpersonen mitbringen, ist der auf sie entfallende Anteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Ein zusätzlicher Freibetrag ist nicht zu gewähren. Der Freibetrag von 110,00 EUR ist für maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr anwendbar; dabei ist auf den jeweils teilnehmenden Arbeitnehmer abzustellen. Wie schon bisher gilt, dass wenn ein Arbeitnehmer zur Erfüllung betrieblicher Aufgaben an einer Betriebsveranstaltung teilnimmt, insoweit kein steuerpflichtiger Arbeitslohn anzunehmen ist und auch keine der zwei Veranstaltungen verbraucht wird. Dies ist z. B. der Fall, wenn der Personalchef oder Mitglieder des Betriebsrates die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen. Das Merkmal Offenstehen der Betriebsveranstaltung für alle Teilnehmer wird unverändert der bisherigen Richtlinienregelung so definiert, dass es sich nicht um die Privilegierung einzelner Arbeitnehmer handeln darf. Dementsprechend kommen Betriebsveranstaltungen in Betracht, wenn sie allen Arbeitnehmern eines Betriebs, einer Niederlassung oder einer anderweitigen Organisationseinheit wie z.b. einer Abteilung offenstehen. Besteuerung der Zuwendungen Überschreiten die Aufwendungen anlässlich der Ausrichtung einer Betriebsveranstaltung den Freibetrag, unterliegen die übersteigenden Bruttoaufwendungen dem Lohnsteuerabzug. Gleiches gilt für Zuwendungen ab der dritten Veranstaltung. Dabei kann von der Pauschalversteuerung nach 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG Gebrauch gemacht werden.

3 Human Resource Newsflash 3, Oktober Zu beachten ist, dass das Gesetz nicht zwischen üblichen und unüblichen Zuwendungen unterscheidet. Dementsprechend sind auch die Aufwendungen für unübliche Zuwendungen in die Gesamtkosten und damit in die Freibetragsprüfung einzubeziehen. Die Regelung in R 40.2 Abs. 1 Nr. 2 LStR ist damit ab 2015 überholt. Betreffend die Zuwendungen an Leiharbeitnehmer oder Arbeitnehmer von konzernverbundenen Unternehmen kann anstelle des jeweiligen Arbeitgebers auch der Zuwendende nach 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG pauschal versteuern. Die Anwendung der Freibetragsreglung durch den Zuwendenden setzt dann jedoch voraus, dass er sich beim Arbeitgeber vergewissert, dass für dessen Arbeitnehmer noch nicht die dritte Veranstaltung gegeben ist. Reisekosten Reisekosten sind nach Ansicht des BMF dann nicht in die Gesamtaufwendungen einer Betriebsveranstaltung einzubeziehen, wenn es sich um eine Veranstaltung handelt, die außerhalb der ersten Tätigkeitstätte stattfindet, die Anreise der Teilnahme an dieser dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. Die hierbei anfallenden Reisekosten sind in den Grenzen des 3 Nr. 13 oder 16 EStG steuerfrei. Wenn demgegenüber die Fahrt und ggf. auch eine Übernachtung Teil der Betriebsveranstaltung sind, gehören diesbezügliche Reisekosten zu den Zuwendungen im Sinne von 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. Auswirkungen der gesetzlichen Änderungen auf die Umsatzsteuer In Abschnitt 7 des BMF-Schreibens wird zunächst ausgeführt, dass die Ersetzung der bisherigen Freigrenze in einen Freibetrag keine Auswirkungen auf die umsatzsteuerlichen Regelungen hat, d.h. umsatzsteuerlich bleibt es bei einer Freigrenze. Das Vorliegen einer Betriebsveranstaltung bestimmt sich nach den lohnsteuerlichen Grundsätzen. Wenn somit die Brutto-Aufwendungen je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung die Grenze von 110,00 EUR nicht überschreiten, ist im Regelfall von einer überwiegend durch das unternehmerische Interesse des Arbeitgebers veranlassten üblichen Zuwendung auszugehen. Ein Vorsteuerabzug ist dann bei Vorliegen der übrigen Voraussetzungen möglich. Bei Überschreiten der Grenze von 110,00 EUR ist ein Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen (insgesamt!) nicht möglich. Weiterhin wird die durch die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien in R 19.6 genannte Aufmerksamkeitsgrenze von 60,00 EUR zur Wahrung einer einheitlichen Rechtsanwendung auch in Abschnitt 1.8 Abs. 3 Satz 2 des Umsatzsteuer- Anwendungserlasses übernommen. Zeitliche Anwendung Die neue Verwaltungsanweisung gilt für alle Betriebsveranstaltungen, die nach dem 31. Dezember 2014 stattfinden. Die Regelungen in R 19.5 LStR 2015 sind für diese Betriebsveranstaltungen nicht mehr anzuwenden. Für Umsatzsteuerzwecke können die neuen Regelungen aus Vereinfachungsgründen ab dem Tag der Veröffentlichung des Schreibens im Bundessteuerblatt Teil I angewendet werden. Fazit Das BMF-Schreiben ist zu begrüßen, denn damit wird die seit Januar 2015 geltende Sichtweise der Finanzverwaltung dokumentiert. Erfreulich ist, dass man seitens der Verwaltung die Teilnahme von Leiharbeitnehmern und von Arbeitnehmern konzernverbundener Unternehmen nunmehr als unschädlich betrachtet. Weil gerade bei den als Betriebsveranstaltungen qualifizierten Firmenjubiläen nicht selten auch Kunden und Geschäftsfreunde teilnehmen, wäre eine diesbezügliche Klarstellung ebenfalls sinnvoll gewesen. In Ermangelung einer solchen kann es hier nach wie vor zu Auseinandersetzungen mit den Lohnsteuerprüfern kommen.

4 Human Resource Newsflash 3, Oktober Mit der Aussage, dass bei der Prüfung des Freibetrags alle Aufwendungen für bei Dritten bezogene Waren und Dienstleistungen einzubeziehen sind, unabhängig davon, ob damit überhaupt steuerbare und steuerpflichtige Zuwendungen getätigt werden, nimmt die Verwaltung zwar eine vermeintlich praxistaugliche Position ein, diese greift steuersystematisch und damit materiell-rechtlich jedoch zu kurz. Gerade in Bezug auf Stornokosten oder ein gewährtes Trinkgeld liegen keine steuerbaren Einnahmen auf Seiten der Teilnehmer vor. Es ist auch gestützt auf die jüngere Rechtsprechung zur Pauschalversteuerung nach 37b EStG damit zu rechnen, dass der BFH diese Sichtweise bei nächster Gelegenheit kippen wird. Unternehmen sollten die bereits erfolgte und die künftige lohn- und umsatzsteuerliche Erfassung von Betriebsveranstaltungen auf den Prüfstand stellen. Hierbei unterstützen die PwC-Lohnsteuerexperten gern. Von Manfred Karges, Tel.: , manfred.karges@de.pwc.com

5 Human Resource Newsflash 3, Oktober Ihre Ansprechpartner Sabine Ziesecke Tel.: sabine.ziesecke@de.pwc.com Manfred Karges Tel.: manfred.karges@de.pwc.com Andreas Bode Tel.: andreas.bode@de.pwc.com Frank Kaiser Tel.: frank.kaiser@de.pwc.com Anita Brinckmann Tel.: anita.brinckmann@de.pwc.com Sven Rindelaub Tel.: sven.rindelaub@de.pwc.com Michael Lucas Tel.: michael.lucas@de.pwc.com Andreas Müller Tel.: a.mueller@de.pwc.com Bestellung und Abbestellung Wenn Sie den PDF-Newsletter Human Resource Newsflash bestellen möchten, senden Sie bitte eine leere mit der Betreffzeile Bestellung an: SUBCRIBE_HRS_NEWS@de.pwc.com. Wenn Sie den PDF-Newsletter Human Resource Newsflash abbestellen möchten, senden Sie bitte eine leere mit der Betreffzeile Abbestellung an: UNSUBCRIBE_HRS_NEWS@de.pwc.com. Die Beiträge sind als Hinweise für unsere Mandanten bestimmt. Für die Lösung einschlägiger Probleme greifen Sie bitte auf die angegebenen Quellen oder die Unterstützung unserer Büros zurück. Teile dieser Veröffentlichung/Information dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Herausgeber nachgedruckt und vervielfältigt werden. Meinungsbeiträge geben die Auffassung der einzelnen Autoren wieder. Oktober 2015 PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. PwC bezeichnet in diesem Dokument die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der PwCIL ist eine rechtlich selbstständige Gesellschaft.