Erhöhte Produktivität durch automatisierte Prozesse. und prozessbasierte Benutzerdokumentation. in der INTERPANE Gruppe

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1 Seite: 1 von 21 Erhöhte Produktivität durch automatisierte Prozesse und prozessbasierte Benutzerdokumentation in der INTERPANE Gruppe von Benedict Groppe

2 Seite: 2 von 21 Inhalt Die INTERPANE Gruppe Ausgangssituation und Ziele Das Projekt BPM Kosten Nutzen Der Ansatz Beispiel: Reklamationsmanagement Integration Workflow / AENEIS BPM-Portal Lösungsbeitrag

3 Seite: 3 von 21 Die INTERPANE Gruppe Unternehmensgründung: 1971 durch Georg F. Hesselbach 1986 INTERPANE Glas Industrie AG als Holding für die INTERPANE Gruppe Stammsitz: Lauenförde im Weserbergland Unternehmen: 13 produzierende Werke an europaweit 11 Standorten davon 2 Anlage zur Floatglasproduktion Zusätzlich zu den produzierenden Werken ein eigenes Entwicklungs- und Beratungsunternehmen am Standort Lauenförde

4 Seite: 4 von 21 Die INTERPANE Gruppe Produkte: Floatglas / Weißglas beschichtetes Basisglas / Halbzeuge Solarindustrie Isolierglas Sicherheitsglas / Brandschutzglas Verglasung für Design und Gestaltung Position: zählt als mittelständische Unternehmensgruppe zu den bedeutenden europäischen Glasherstellern Mitarbeiter: ca Mitarbeiter (2008) Umsatz: ca. 250 Mio. (2008)

5 Seite: 5 von 21 Die INTERPANE Gruppe

6 Seite: 6 von 21 Ausgangssituation und Ziele Bestehendes zertifiziertes integriertes Management System (IMS) Dieses besteht zum größten Teil aus Texten zur Dokumentation der Prozesse und verschiedener Tätigkeiten in den einzelnen Abteilungen. Der eigentliche Sinn des IMS ist: Nicht nur die Zertifizierung bestehen, sondern kontinuierlich verbessern und ein lebendes System schaffen. Daraus entstanden die unterschiedlichsten Ansätze und Systeme Diese galt es zu - Systematisieren - Vervollständigen - Standardisieren - Analysieren - Optimieren

7 Seite: 7 von 21 Ausgangssituation und Ziele Elektrifizierung IMS (Reduktion von Pflegeaufwand) Prozesskosten senken durch optimierte Abläufe Kundenzufriedenheit steigern durch Verkürzung der Reaktionszeiten Qualität steigern durch Einführung von qualitätssteigernden Maßnahmen Effizienzsteigerung durch Kommunikation und Schulung von optimierten Abläufen Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Einbindung von Verbesserungsvorschlägen

8 Seite: 8 von 21 Das Projekt BPM BPM besteht aus drei Hauptschritten: 1.Klassifizierung und Visualisierung der Geschäftsprozesse 2.Analyse der Geschäftsprozesse 3.Optimierung von Geschäftsprozessen BPM ist kein normales Projekt, sondern wird zu einer Methodik bzw. einem kontinuierlichen Prozess zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Die Wertschöpfung beruht auf den Prozessen!

9 Seite: 9 von 21 Das Projekt BPM Kosten-Nutzen Kosten Optimierungsphase Nutzen Case Management Analysephase Aufnahmephase Automatisierung Workflow Einzelfall, Ausnahmen AdHoc Regeln Gestaltung IMS Textliche Dokumentation von Tätigkeiten Visualisierung Zeichnung zur Dokumentation Modellierung Status, Übersicht integrierte Dokumetation Analyse Schwachstellen, Potential, Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten Optimierung, Simulation, Anpassung, Veränderung Lineare Abläufe Routineabläufe

10 Seite: 10 von 21 Das Projekt BPM Der Ansatz Teilprojektname Angliederung Ausprägung Zentrale Ansätze INTERPANE AG Koordination 1. Maintenance IP Glass Coating France Beschreibend AENEIS 2. Archivierung INTERPANE AG Beschreibend AENEIS 3. Reklamationsmanagement IP Sparte Veredelung Beschreibend und Automatisiert AENEIS, Xpert.ivy 4. Zentraler Einkauf INTERPANE AG Beschreibend und Automatisiert AENEIS, Xpert.ivy 5. Objektportal IP Sparte Veredelung Beschreibend und Automatisiert AENEIS, Xpert.ivy

11 Seite: 11 von 21 Das Projekt BPM Beispiel: Reklamationsmanagement Ziel: Integration von Applikation und Prozessdokumentation als Grundlage für kurze Bearbeitungszeit Organisatorische Integration juristisch selbstständiger Geschäftseinheiten Mehrwert durch geführte Informationen entlang des durchzuführenden Prozesses und der Anwendung Umfassen des Prozesses mit strukturierten und klaren Regeln (Workflow), um den Reklamationsprozess, die Weiterverarbeitung und somit die Kundenzufriedenheit auszuwerten Ablösung eines bestehenden Workflow-Systems

12 Seite: 12 von 21 Das Projekt BPM Beispiel: Reklamationsmanagement Weg: Erstellen einer integrierten Workflow Lösung auf Basis von AENEIS und Xpert.ivy zur Prozessdokumentation und Führung des Prozesses Abbilden der Reklamationsprozesse mithilfe von AENEIS, Planung der entsprechenden Schritte im Team mit den späteren Nutzern des Systems Modellierung des Prozesses in AENEIS, Erstellung einer Workflow Applikation zur Steuerung / Überwachung des Prozesses im Unternehmen

13 Seite: 13 von 21 Das Projekt BPM Beispiel: Reklamationsmanagement Soll - Zustand: Abwicklung von Kunden und Lieferantenreklamationen im Unternehmen durch eine zentralisierte Softwarelösung Erfassung von statistisch wichtigen Daten unter dem Aspekt der Realitätsnähe entsprechender Datensätze Zentrales Cockpit um Probleme schnell erkennen, und entsprechend reagieren zu können

14 Seite: 14 von 21 Das Projekt BPM Beispiel: Reklamationsmanagement

15 Seite: 15 von 21 Das Projekt BPM Beispiel: Reklamationsmanagement

16 Seite: 16 von 21 Das Projekt BPM Integration Workflow / BPM-Portal Durch Einsatz des AENEIS BPM-Portal Berichtsystems ist eine einfache Führung der Nutzer durch die Workflow-Applikationen möglich Der Nutzer kann aus der aktuellen Workflow-Applikation, zum aktuellen Bearbeitungsstand sehen, in welchem Schritt des im AENEIS modellierten Workflows er sich befindet Es wird jederzeit die zum aktuellen Arbeitsschritt passende Hilfe im BPM-Portal Bericht dargestellt, diese unterliegt dem regulären Änderungsdienst und ist somit immer aktuell Einfache Wartung der Applikation, kurze Reaktionszeit auf Änderungen

17 Seite: 17 von 21 Das Projekt BPM Beispiel: Reklamationsmanagement

18 Seite: 18 von 21 Das Projekt BPM Beispiel: Reklamationsmanagement

19 Seite: 19 von 21 Das Projekt BPM Lösungsbeitrag Unterstützung bei allen anfallenden Problemen in der Projektrealisierung durch hervorragenden First-Level-Support in den Bereichen AENEIS und Xpert.ivy Unterstützung in der Planungsphase durch gezielte Moderierung von Projektmeetings Intuitive Modellierbarkeit der Prozesse mithilfe von Drag&Drop in AENEIS Lebendige Schnittstelle zu den Mitarbeitern durch den interaktiven BPM-Portal Bericht