LEO 4.2. Kurzanleitung. Hier werden die wichtigsten neuen Funktionen kurz vorgestellt.

Transkript

1 LEO 4.2 Kurzanleitung Hier werden die wichtigsten neuen Funktionen kurz vorgestellt.

2 1. Neue Benutzeroberfläche Das Menü am linken Fensterrand kann jederzeit von überall geöffnet und bedient werden. Somit kann der Benutzer nun mit weniger Mausklicks schneller innerhalb des Programms navigieren. Bedeutung der Farben graue Schrift grüne Taste Dieser Menüpunkt ist deaktiviert. Ihnen fehlt entweder die Berechtigung oder das zugehörige Modul. Kennzeichnung eines Moduls (bspw. Datentransfer), das zum Grundmodul zusätzlich gekauft werden muss. Berühren Sie den senkrechten Balken mit der Maus, um das Menü zu öffnen oder zu schließen Der blaue Balken am oberen Fensterrand zeigt einerseits den aktuellen Aufenthaltsort im Programm und kann andererseits benutzt werden, um mittels Mausklick zur Startansicht zurückzukehren. Klicken Sie die Titelleiste (hier: Lehrgangsübersicht ) an, um zur Startansicht zurückzukehren Wechseln zwischen alter und neuer Oberfläche: Sie finden den Menüpunkt unter "Programm".

3 2. Kurs-Anmeldung.de: Ausbilderportal Sämtliche Lehrgänge werden im Ausbilderportal angezeigt. Ein Mitarbeiter kann sich von einem beliebigen Ort für einen Kurstermin als Ausbilder, Helfer oder Arzt eintragen. In LEO wird für einen Lehrgangstag bzw. Termin folglich nur die Mitarbeiterfunktion gewählt. Diese Kurse werden - wie bei der Veröffentlichung der Kurse für die Teilnehmeranmeldung - zu Kurs-Anmeldung.de übermittelt. Das Kennzeichen "im Web veröffentlichen" im Lehrgangskopf betrifft nachwievor einzig die Teilnehmeranmeldung - für die Mitarbeiteranmeldung werden alle Kurse pauschal gesendet. Lehrgänge, die nicht für die Teilnehmeranmeldung veröffentlicht werden, sind für die Teilnehmer nicht sichtbar, für die Mitarbeiter dennoch verfügbar. Es wird zudem bei Terminen mit der Funktion "Ausbilder" (=A1) ein gültiger Lehrschein vorausgesetzt, bei Helfern und Ärzten ist dies nicht nötig. Der gesamte Datenverkehr findet über eine gesicherte verschlüsselte Verbindung (SSL) statt. Ein Mitarbeiter muss sich im Portal mit seinem LEO-Benutzernamen (=Matchcode) und seinem Passwort anmelden. Ein Passwort ist hier zwingend nötig und muss folglich in den Mitarbeiterdaten in LEO eingetragen werden! Anschließend kann er sich alle zukünftigen Lehrgänge anzeigen lassen oder auch nur solche, an denen er beteiligt ist. Die tatsächliche Bestätigung für die erfolgreiche Übernahme eines Kurstermins erfolgt - wie bei den Teilnehmern ebenfalls - erst durch LEO, wenn der Mitarbeiter in dem Termin gespeichert wurde. Es wird eine Kursbestätigungs- erzeugt, die aus LEO abgesendet werden kann, automatisch (im Server-Modus) oder manuell. Sie erreichen Ihr Ausbilderportal unter An Stelle der xxxx bitte Ihre Lizenznummer eintragen. Bitte beachten Sie, dass nach Installation von Version 4.2 zunächst alle nötigen Daten zu Kurs-Anmeldung.de gesendet werden müssen. LEO sammelt nach dem Update diese Daten automatisch, Sie müssen sie nur noch versenden (unter "Lehrgänge" -> "Kurs-Anmeldung.de: Datenaustausch" -> "Kurse senden / Anmeldungen abrufen"). Anmeldeseite des Portals (verschlüsselt per SSL)

4 Alle zukünftigen Kurse; unbesetzte Termine w erden fett dargestellt inkl. Funktion (Ausbilder, Helfer, Arzt) Nach Ausw ahl eines Termins w erden Details angezeigt und die Berechtigung geprüft. Im Erfolgsfall erscheint die Taste zur Anmeldung

5 Ansicht meine Kurse zeigt nur solche, in denen mind. ein Termin übernommen w urde. Solche Termine w erden kursiv dargestellt (auch in der Gesamtübersicht) 3. Firmen Es kann der Status "inaktiv" gesetzt werden. Daraus folgt, dass bei Neuerfassung eines Lehrgangs diese Firma nicht verwendet werden kann. 3.1 Firmenmatchcode ändern Dies ist nun möglich. Der Matchcode wird in allen zugehörigen Tabellen entsprechend angepasst. Diese Funktion sollte nur von erfahrenen Anwendern durchgeführt werden. Bei der Rechnungserstellung wird automatisch die komplette Adresse des Rechnungsempfängers inkl. aller zugehöriger Daten in der Rechnung gespeichert, so dass hier keine Änderungen möglich sind. 3.2 Teilnehmersuche: nach Firmenmatchcode So können schnell alle Firmenmitarbeiter sowie zugehörige Lehrgänge ermittelt werden. 4. Lehrgänge Die Lehrgangsübersicht beinhaltet nun weitere Filterkriterien (bsp. "nächster Rechnungslauf": zeigt alle Lehrgänge, die beim nächsten Erzeugen von Rechnungen einbezogen würden). 4.1 Dummy-Teilnehmer Es können Teilnehmer (max. 50 je Lehrgang) eingetragen werden, die nur für die Statistik existieren. Sie sind also ausgenommen von z.b. Bescheinigungs- und Teilnehmerlistendruck. Die Tasten zum Hinzufügen befinden sich in der Teilnehmerübersicht eines Lehrgangs. Entfernt wird ein Dummy-Teilnehmer durch Doppelklick in der Tabelle. Der Benutzer kann über den Lehrgangstyp des Teilnehmers den Typ der zu erzeugenden Dummys auswählen.

6 4.2 Lehrgangsabrechnung: Separate Darstellung der Teilnehmergebühren je Lehrgangstyp Falls ein Lehrgang Teilnehmer enthält, die verschiedene Lehrgangtypen zugewiesen haben (bspw. Erste-Hilfe und Erste-Hilfe-BG im selben Lehrgang), so werden die Teilnehmergebühren auf der Lehrgangsabrechnung getrennt summiert und dargestellt. 5. BG-Teilnehmerliste Die BG-Teilnehmerliste wurde komplett überarbeitet und entspricht nun den Kriterien für die Zertifizierung. Zusätzlich existiert nun die BG-Teilnehmerliste "Anwesenheit". Diese enthält sämtliche Lehrgangsteilnehmer, unabhängig von der Firmenzugehörigkeit. Folglich wird je Lehrgang auch nur ein Exemplar dieser Liste erzeugt. Bitte achten Sie darauf, dass für alle neuen Formulare in der Formularverwaltung (unter Stammdaten) das Kennzeichen "Original: J" gesetzt sein muss, wenn Sie diese verwenden möchten. Falls Sie also mit einem selbst veränderten Formular arbeiten, wird dieses stattdessen weiterhin verwendet, bis Sie den Originalzustand wiederherstellen. 6. Mitarbeiter Beim Druck des Mitarbeiter-Infoblattes werd nun die Schulungen ebenfalls aufgeführt. Optional können abgelaufene Lehrscheine ausgeblendet werden. 7. Briefmodul: -Versand Bei gleichzeitigem Besitz des Moduls "Kurs-Anmeldung.de" steht bei Erstellung von Briefen nun der Versand per zur Verfügung (per MAPI, d.h. die Nachrichten werden erzeugt und können anschließend mit einem externen Programm wie MS Outlook versendet werden). Massen- s an Teilnehmer, Mitarbeiter und Firmen sind so möglich. 8. Modul: Bildungsträger Besitzer dieses Moduls können je Lehrgang Abgaben an den Landesverband oder den (durchführenden) Ortsverein hinterlegen. Möglich sind prozentuale Anteile der Teilnehmergebühren sowie Pauschalbeträge. Die Verteilung findet also aus Sicht des Kreisverbandes statt. Je Lehrgangstyp können Standardwerte eingetragen werden, die LEO in neuen Lehrgängen automatisch vorblendet, wo sie vom Benutzer noch beliebig geändert werden können. Zu diesen Standardvorgaben exisitiert eine Verwaltung innerhalb der Stammdaten. Eine Übersicht der Abgaben kann über Statistik/Auswertungen gedruckt werden (Gesamtsummen je Bildungsträger oder detailliert je Lehrgang). Die einzelnen Beträge finden sich ebenfalls in der Lehrgangsabrechnung wieder. Besitzer eines Wartungsvertrages, die ja alle Module kostenlos erhalten, müssen sich kurz bei uns telefonisch oder per melden, wenn sie dieses Modul nutzen möchten, damit wir Ihnen die Lizenzdatei erneut zuschicken. Die aktuellen Lizenzdateien erhalten noch keine Informationen zu diesem Modul.