Seite Abkürzungen 7 Personalaktenrecht ist praktischer Datenschutz! 12. Personalwirtschaft und Recht: 13 Bedeutung der Personalakte

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2 Schnellübersicht Seite Abkürzungen 7 Personalaktenrecht ist praktischer Datenschutz! 12 Personalwirtschaft und Recht: 13 Bedeutung der Personalakte Rechtsquellen des Personalaktenrechts 19 Grundlagen des Personalaktenrechts 27 Umsetzung im Beamtenrecht 41 Personalaktenrecht in Tarif(verträg)en 47 Personalakten der Beamten 55 Personalakten der Arbeitnehmer 95 Einsichtnahme Dritter 117 Die Interessenvertretung und Personalakten 123 Musterakte außerhalb des öffentlichen Dienstes 127 Musterakte für den öffentlichen Dienst 131 Anhang: Runderlass des Innenministeriums NRW 141 Literaturhinweise 147 Stichwortverzeichnis

3 Abkürzungen a. A. anderer Ansicht a. a. O. am angegebenen Ort ABl.EKD Amtsblatt der Evangelischen Kirche in Deutschland ABl. Amtsblatt Abs. Absatz a. F. alte Fassung AG Arbeitgeber AGG Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz Anm. Anmerkung AP Hueck, Nipperdey, Dietz, Arbeitsrechtliche Praxis, Nachschlagewerk des Bundesarbeitsgerichts ArbG Arbeitsgericht ArbGG Arbeitsgerichtsgesetz ArbuR Arbeit und Recht (Zeitschrift) ArbZG Arbeitszeitgesetz Art. Artikel AT Allgemeiner Teil AuA Arbeit und Arbeitsrecht (Zeitschrift) AVO Arbeitsvertragsordnung AVR.Bayern Arbeitsvertragsrichtlinien des Diakonischen Werkes Bayern AVR.Caritas Richtlinien für Arbeitsverträge in den Einrichtungen des Deutschen Caritasverbandes AVR.Diakonie Arbeitsvertragsrichtlinien des Diakonischen Werkes BAG (GS) Bundesarbeitsgericht (Gemeinsamer Senat) BArchG Bundesarchivgesetz BAT/-O Bundes-Angestelltentarifvertrag/-Ost BAT-KF Bundes-Angestelltentarifvertrag Kirchliche Fassung Bay Bayern BayBG Bayerisches Beamtengesetz BB Betriebs-Berater (Zeitschrift) BBG Bundesbeamtengesetz Bbg Brandenburg BBiG Berufsbildungsgesetz 1 7

4 Abkürzungen 1 BDA BDG BDSG BeamtStG BEM BetrVG BGB BGBl. BG LSA BGleiG Bln BLV BPersVG BR BRH Brem BremBG BRRG BT-Drucks. Buchst. BVerfG BVerwG BVerwGE BW bzgl. BZRG bzw. ca. DB DNeuG DÖD DSB DSG Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände Bundesdisziplinargesetz Bundesdatenschutzgesetz Beamtenstatusgesetz Betriebliches Eingliederungsmanagement Betriebsverfassungsgesetz Bürgerliches Gesetzbuch Bundesgesetzblatt Beamtengesetz Land Sachsen-Anhalt Bundesgleichstellungsgesetz Berlin Bundeslaufbahnverordnung Bundespersonalvertretungsgesetz Betriebsrat Bundesrechnungshof Bremen Bremisches Beamtengesetz Rahmengesetz zur Vereinheitlichung des Beamtenrechts Bundestagsdrucksache Buchstabe Bundesverfassungsgericht Bundesverwaltungsgericht Amtliche Rechtsprechungssammlung des Bundesverwaltungsgerichts Baden-Württemberg bezüglich Bundeszentralregistergesetz beziehungsweise circa Der Betrieb (Zeitschrift) Dienstrechtsneuordnungsgesetz Der Öffentliche Dienst (Zeitschrift) Datenschutzbeauftragter Datenschutzgesetz 8

5 Abkürzungen DSG.EKD Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland DSG NRW Datenschutzgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen EKD Evangelische Kirche in Deutschland etc. et cetera evtl. eventuell f., ff. folgende FAZ Frankfurter Allgemeine Zeitung (Zeitung) FGO Finanzgerichtsordnung GewO Gewerbeordnung GG Grundgesetz ggf. gegebenenfalls GPA Gemeindeprüfungsanstalt GrO Grundordnung HBG Hessisches Beamtengesetz Hess Hessen Hess. LAG Hessisches Landesarbeitsgericht HGB Handelsgesetzbuch Hmb Hamburg HmbBG Hamburgisches Beamtengesetz HS Halbsatz i. d. R. in der Regel i. V. m. in Verbindung mit KAVO Kirchliche Arbeits- und Vergütungsverordnung KBG.EKD Kirchenbeamtengesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland KDO Kirchliche Datenschutzordnung KSchG Kündigungsschutzgesetz LAG Landesarbeitsgericht LAGE Entscheidungen der Landesarbeitsgerichte LBG Landesbeamtengesetz LBG M-V Landesbeamtengesetz Mecklenburg-Vorpommern LBG NRW Landesbeamtengesetz für Nordrhein-Westfalen LeistungsTV- Bund Tarifvertrag über das Leistungsentgelt für die Beschäftigten des Bundes 1 9

6 Abkürzungen 1 LGG NRW Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein-Westfalen LPVG BW Landespersonalvertretungsgesetz Baden-Württemberg LPVG NRW Landespersonalvertretungsgesetz Nordrhein-Westfalen LRH Landesrechnungshof LSA Sachsen-Anhalt MAV Mitarbeitervertretung MAVO/MVO Mitarbeitervertretungsordnung MiStra Anordnung über Mitteilungen in Strafsachen M-V Mecklenburg-Vorpommern MVG.EKD Mitarbeitervertretungsgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland m. w. N. mit weiteren Nachweisen NBG Niedersächsisches Beamtengesetz Nds Niedersachsen n. F. neue Fassung NJW Neue Juristische Wochenschrift (Zeitschrift) Nr./Nrn. Nummer/Nummern NRW Nordrhein-Westfalen NVwZ Neue Zeitschrift für Verwaltungsrecht (Zeitschrift) NZA Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht (Zeitschrift) NZA-RR Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht Rechtsprechungsreport (Zeitschrift) o. Ä. oder Ähnliches OVG Oberverwaltungsgericht OVG NRW Oberverwaltungsgericht des Landes Nordrhein- Westfalen PA Personalakte PersV Die Personalvertretung (Zeitschrift) PR Personalrat RDV Recht der Datenverarbeitung (Zeitschrift) Rh-Pf Rheinland-Pfalz Rn. Randnummer S. Seite Saar Saarland 10

7 Abkürzungen Sachs SächsBG SächsPersVG SBG SGB IX SGG SLH str. Thür ThürBG TVA-L TVAöD TV-Ärzte/VKA TV-H TV-L TVöD TV-WW/NW Sachsen Sächsisches Beamtengesetz Sächsisches Personalvertretungsgesetz Saarländisches Beamtengesetz Sozialgesetzbuch Neuntes Buch Sozialgerichtsgesetz Schleswig-Holstein strittig Thüringen Thüringer Beamtengesetz Tarifvertrag für Auszubildende der Länder Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes Tarifvertrag für Ärztinnen und Ärzte an kommunalen Krankenhäusern Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst Tarifvertrag für die Arbeitnehmer/innen in der Wasserwirtschaft in Nordrhein-Westfalen u. a. unter anderem u. E. unseres Erachtens u. U. unter Umständen vgl. vergleiche VKA Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände VwGO Verwaltungsgerichtsordnung z. B. zum Beispiel ZBR Zeitschrift für Beamtenrecht (Zeitschrift) zit. zitiert ZPO Zivilprozessordnung ZTR Zeitschrift für Tarifrecht (Zeitschrift)

8 1. Der materiell-rechtliche Personalaktenbegriff Für das Personalaktenrecht gilt der sogenannte materiell-rechtliche Personalaktenbegriff des 106 Abs. 1 Satz 3 BBG/ 50 Satz 2 BeamtStG: Abs. 1 Satz 3 BBG/ 50 Satz 2 BeamtStG Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Die Personalakten eines Beamten erfassen daher alle ihn betreffenden Vorgänge mit Ausnahme von Prüfungsakten. Geprägt wird das Personalaktenrecht zunächst von den Entscheidungen der Verwaltungsgerichte zum Beamtenrecht. Für Arbeitnehmer ist auf die Rechtsprechung der Arbeitsgerichte zurückzugreifen, die sich am Beamtenrecht orientiert, aber auch Abweichungen kennt. Begriff der Personalakte Personalakte (PA) formeller PA-Begriff = behördliche Blattsammlung über persönliche dienstliche Verhältnisse Elektronische PA materieller PA-Begriff ( 106 I 3 BBG 50 Satz 2 BeamtStG) = Zur Personalakte gehören alle Unterlagen, die die Beamtin oder den Beamten betreffen, soweit sie mit dem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Quelle: IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH 28

9 Grundbegriffe des Personalaktenrechts Aufgrund des materiell-rechtlichen Personalaktenbegriffs (vgl. BAG , AP Nr. 3 zu 241 BGB = NZA 2008, S. 367; BVerwG , ZTR 2002, S. 196) kommt es auf den Inhalt der Akte an, nicht aber auf die Art der Registrierung und Aufbewahrung (formeller Personalaktenbegriff). Unter den Begriff fällt somit mehr als die Personalakte, die als Blattsammlung in Papierform gehalten wird (vgl. BVerwG , 2 C 5.78, ZBR 1980, S. 348; BAG , AP Nr. 78 zu 611 BGB Fürsorgepflicht; LAG Hamm , 4 Sa 1631/94, LAGE 60 Nr. 28). Auch Karteikarten über Arbeitszeiten sind demnach Bestandteil der materiellen Personalakte (OVG Münster , PersR 1991, S. 175 = DÖD 1991, S. 211) Grundbegriffe des Personalaktenrechts In diesem Zusammenhang werden folgende Grundbegriffe unterschieden: Grundbegriffe des Personalaktenrechts 1. Grundakte = statischer Inhalt... als 2. Teilakte = dynamischer Inhalt Hybridakte 3. Nebenakte = Doppel Grundsatz: unzulässig Ausnahme: personalverwaltende Behörde = personalaktenführende Behörde = Papier und elektronische Form 4. Sachakte = Akte mit sachlich zu trennendem Zweck 5. Sammelakte = Zusammenfassung von Sachakten, die mehrere Beamte / Arbeitnehmer betreffen Quelle: IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH 29

10 Grundlagen des Personalaktenrechts Nicht zur Personalakte zählen z. B. folgende Sachakten: Sachakten 4 1. Akten mit sachlich zu trennenden Zwecken 2. Sachakte = Personalakte 3. Beispiele Prüfungsakten Sicherheitsakten 106 I 6 BBG Kindergeldakten Prozessakten Akten über BEM Personalplanung Stellenausschreibungen Ausleseverfahren (Besetzungsberichte) Stellenbewertungen Geschäftsverteilung Bruttolohn/Gehaltslisten { { { Abgrenzung: Schwerpunkt der Zweckbestimmung auch in Form von sog. Sammelakten Quelle: IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH Da kein gesetzlich einheitlich geregeltes Aktenrecht existiert, können die Begrifflichkeiten abweichen. So werden Nebenakten vereinzelt auch Sonderakten genannt (vgl. Diakonisches Werk 2008, 4 Anmerkung 2) oder Teilakten als Beiakten bezeichnet (vgl. Breier/ Dassau/Kiefer 2010, 3 Rn. 146). Sachakten sind keine Personalakten. Das gilt insbesondere für Prozessakten, die im Zusammenhang mit einem gerichtlichen Verfahren entstehen (vgl. LAG Frankfurt , 12 Ta 82/93, LAGE 888 ZPO Nr. 32). Sachakten werden auch in Form einer sogenannten Sammelakte geführt. Verlangt der Personalrat die Einsichtnahme in die nicht anonymisierten Bruttolohn- bzw. Gehaltslisten der von ihm vertretenen Beschäftigten, darf ihm die Information nicht mit dem Hinweis auf das Personalaktenrecht verwehrt werden. Denn diese Listen sind nicht Bestandteil der Personalakten (vgl. OVG Hamburg , PersR 2012, S. 129 zur Rechtslage in Hamburg). Besonders schutzbedürftige Sachakten sind Akten des Betriebs- bzw. Vertrauensarztes sowie BEM-Akten (vgl. S. 97 f.). 30

11 Die vier Grundsätze der Personalaktenführung Manchmal kann zu Beginn eines Vorgangs noch nicht abgeschätzt werden, ob dieser überhaupt zu den Akten genommen wird und wenn ja, ob eine Ablage bzw. Speicherung in der Personal- oder einer Sachakte erfolgen soll. Die Praktiker sprechen in diesem Zusammenhang von vorbereitenden Unterlagen (vgl. S. 67), Unterlagen von vorübergehender Bedeutung ( UVB ) oder Terminsvorgängen. Zusammenfassend bietet sich der Begriff der Vorakte an. Diese Unterlagen werden bis zur Entscheidung über die (Nicht-) Aufnahme in die jeweilige Akte neben der Akte geführt (z. B. Zwischenablage, -Programm, Datei im Textverarbeitungsprogramm) oder ggf. vorgeheftet. Neu ist der Begriff der Hybridakte (vgl. S. 59): 4 Elektronische Personalakte Elektronische Personalakte Papierform = Blattsammlung Papier und elektronisch = Hybridakte ausschließlich elektronisch i Verbot der doppelten PA-Führung Papier und elektronisch 106 I 3 BBG Quelle: IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH 3. Die vier Grundsätze der Personalaktenführung Das Personalaktenrecht des Bundes, der Länder und der Kirchen wird von vier maßgeblichen Grundsätzen bestimmt: K Grundsatz der Transparenz gegenüber dem Betroffenen durch Benachrichtigung, Anhörung, Einsicht und Auskunft 31

12 Grundlagen des Personalaktenrechts K Grundsatz der Aktenwahrheit mit dem Recht auf Gegendarstellung, Korrektur, Entfernung und Löschung K Grundsatz der Zweckbindung hinsichtlich Personalverwaltung und -wirtschaft K Grundsatz der Vertraulichkeit durch Abschirmung der Personalakte nach außen und innen, Zugriffs- und Übermittlungsverbote (vgl. Gola/Wronka 2012, Rn. 115 ff.) 4 4. Transparenz Die Sammlung von Daten in der (elektronischen) Personalakte stellt einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten dar, den dieser in bestimmten Grenzen hinnehmen muss (vgl. S. 14). Zum Schutz steht den Beamten wie den Arbeitnehmern ein gesetzliches bzw. tarif(vertrag)liches Einsichtnahmerecht in die Personalakte zu. Dieses hilft aber nur, wenn der Beschäftigte die Personalakte kennt. Verlangt der Beschäftigte Einsicht in die Akte, muss sichergestellt werden, dass ihm die gesamten Personalaktendaten vorgelegt werden. Das gilt unabhängig davon, ob sich die Akte in eine sogenannte Grund- und Teilakte gliedert und ob ausnahmsweise eine zulässige Nebenakte geführt wird. In jedem Fall muss für den Betroffenen sichergestellt werden, dass die Datensammlung transparent gemacht wird. Wichtig: Der Grundsatz der Transparenz wird über ein Inhaltsverzeichnis innerhalb der Grundakte sichergestellt. Beim Lesen der Personalakte erhält der Beamte wie Arbeitnehmer einen Hinweis, welche zusätzlichen Teil- und Nebenakten ggf. existieren. 5. Wahrheit, Richtigkeit und Vollständigkeit Die Personalakte muss ein zutreffendes und objektives Bild über die Persönlichkeit und Leistung des Arbeitnehmers widerspiegeln (vgl. BAG , AP Nr. 13 zu 611 BGB Abmahnung). Dementsprechend muss die Akte vollständig sein (vgl. BAG , AP Nr. 2 zu 13 BAT). Man spricht auch vom Grundsatz der Aktenwahrheit. So ist etwa die Familienstandsangabe ledig falsch und zu korrigieren, wenn eine eingetragene Lebenspartnerschaft nach Le- 32