Der Leiter Dokumentenmanagement

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1 +++ Management Circle Intensiv-Seminar +++ Der Leiter Dokumentenmanagement Fit für ein zukunftsfähiges und rechtssicheres Dokumentenmanagement So bringen Sie Ihr Dokumentenmanagement auf den neuesten Stand: Die neuen GoBD: Erfüllen Sie die neuen Archivierungsanforderungen Digitalisierung und Automatisierung: So erhöhen Sie Datenaktualität und -qualität Elektronische Datenflut: Definieren Sie - Policies für eine intelligente Verwaltung Neue Suchtechnologien: Wie Sie Dokumente leicht auffindbar machen Cloud Computing und mobile Endgeräte: Gewährleisten Sie einen sicheren Datenzugriff Wo steht Ihr Dokumentenmanagement-System heute? Wo wollen Sie hin? Ihre Experten für Dokumentenmanagement: Olaf Gerken LBBW Service GmbH Reiner Kappus DMS-Consulting Gülcan Miyanyedi Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM) Exklusive Praxisberichte: Die elektronische Akte und automatisierte Postlogistik bei der BG ETEM Weiterentwicklung des Dokumentenmanagement-Systems bei der LBBW Begeisterte Teilnehmerstimmen: Ich habe sehr viel zum Thema DMS gelernt! J. Diller, SIZ GmbH Für mich höchst interessant und wertvoll! P. Kowalewski, Kommunaler Schadenausgleich westdeutscher Städte Super Erfahrungsaustausch! M. Lück, HYDAC Verwaltung GmbH Exklusiv am: 20. und 21. April 2016 in Frankfurt/M. Hoher Lernerfolg durch begrenzte Teilnehmerzahl! Melden Sie sich jetzt an! Ihre Telefon-Hotline: + 49 (0) 61 96/

2 1. Seminartag So gewährleisten Sie ein rechtssicheres Dokumentenmanagement Ihr Seminarleiter: Reiner Kappus, Freier Berater, DMS-Consulting, Köln Empfang mit Kaffee und Tee ab 8.45 Uhr 9.30 Dokumentenmanagement der Zukunft: Rollenverständnis und Anforderungen an den Leiter Dokumentenmanagement Das Rollenbild des Leiters Dokumentenmanagement Herausforderungen durch neue Aufgabenfelder, neue Instrumente, neue Managementkonzepte Dokumentenmanagement-Systeme als Teil moderner Unternehmensführung Kaffee- und Teepause Compliance-Anforderungen an das Dokumentenmanagement: Bringen Sie Ihr Wissen auf den neuesten Stand Geltungsbereich, Inhalt und Ziel der verschiedenen Anforderungen und Richtlinien: Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Kontrolle Compliance-Risiken transparent und beherrschbar machen: Nutzung von übergreifenden Methoden und Standards IT-Organisation (z.b. IT-Grundschutz-Kataloge) Interne Kontrollsysteme und Wirtschaftsprüfung IT-Steuerung, Prozessreifegradmessung und KPIs (z.b. ITIL) Technik und Umsetzung (z.b. ArchiSig, MoReq) Business Lunch Revisionssichere Archivierung sicherstellen Aktuelle Anforderungen und Gesetzesentwicklungen im Überblick Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung Die Deutungshoheit des Bundesfinanzministeriums: GoBS und GDPdU Die neuen GoBD: Der Nachfolger von GoBS und GDPdU Das elektronisch archivierte Dokument vor Gericht: Strategien der Beweissicherheit Beweissicherheit durch Archivierung nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit Urkundenqualität durch qualifizierte elektronische Signaturen Elektronische Datenflut und Archivierung: , Social Media und elektronische Rechnungen Kaffee- und Teepause ca Einführung der elektronischen Akte und automatisierten Postlogistik bei der BG ETEM Aufgabenstellung und Ziele bei der Einführung der elektronischen Akte Die Rahmenbedingungen des Projektes und die Besonderheiten der öffentlichen Verwaltung Zeit- und Ressourcenplanung: Ein besonderes Thema in der Verwaltung Wie überführt man Arbeitsplätze an 13 Standorten in eine elektronische Sachbearbeitung? Die Einführung von elektronischer Archivierung, papierloser Sachbearbeitung und automatisierter Dokumentenerstellung in Etappen Bestandsdigitalisierung für einen lückenlosen Übergang in die papierlose Arbeitsweise Zentralisierung der Postlogistik von 12 Standorten: Technische und organisatorische Herausforderung Der Faktor Mensch: Tipps zur erfolgreichen Einführung und Akzeptanzförderung Rückblick: Was waren die kritischen Erfolgs- faktoren bei der Einführung? Ausblick: Und was kommt jetzt? Elektronische Rechnungsverarbeitung Elektronische Daten statt Papier Gülcan Miyanyedi Leiterin Grundsatz und Organisation, Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM), Köln Die elektronische Datenflut: -Management im Fokus Schwierigkeiten bei der Behandlung von s -Management und -Policies Besonderheiten bei der -Archivierung Beweisqualität elektronischer Signaturen Ende des ersten Seminartages und anschließend Get-together Get-together Ausklang des ersten Seminartages in informeller Runde. Management Circle lädt Sie zu einem kommunikativen Umtrunk ein. Entspannen Sie sich in angenehmer Atmosphäre und vertiefen Sie Ihre Gespräche mit den Referenten und Teilnehmern.

3 2. Seminartag Fit für ein digitalisiertes und automatisiertes Dokumentenmanagement Ihr Seminarleiter: Reiner Kappus 9.00 Wo steht Ihr Dokumentenmanagement- System heute? Wo wollen Sie hin? Analyse der Bearbeitungsprozesse Dokumenten-Analyse: Wie verläuft die Informationslogistik in Ihrem Unternehmen? Archiv unter der Lupe: Analyse der Archivbestände Anforderungen der Anwender an das Dokumentenmanagement: Was möchten Sie erreichen? Organisation im Blick: Wie laufen Zuständigkeiten und Berechtigungen? 9.45 Management Awareness: So überzeugen Sie Ihr Management von einem zukunftsfähigen Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement: Ruf von verstaubter Archivierung? Wie hoch ist die Management Awareness für das Thema Dokumentenmanagement? Argumente, die das Management überzeugen Bereitschaft für Investitionen schaffen Auch Mitarbeiter sind zu überzeugen: Akzeptanz und Nutzung der Mitarbeiter sicherstellen Kaffee- und Teepause Weiterentwicklung Ihres Dokumentenmanagement-Systems: Digitalisierung und Automatisierung im Fokus Anpassungen an der Infrastruktur, den Abläufen und der Arbeitsorganisation Dokumente digitalisieren und elektronische Workflows einrichten Automatisierung von Abläufen und Aufgaben im Dokumentenmanagement: Wie viel kann automatisiert werden? Die Entwicklung zum papierlosen Büro: Vom späten bis zum frühen Scannen Kontinuierliche Gewährleistung von Datenqualität und Aktualität der Dokumente Neue Suchtechnologien im Dokumentenmanagement Business Lunch Weiterentwicklung des Dokumentenmanagement-Systems bei der LBBW Aktuelle Standortbestimmung: Wo steht das Dokumentenmanagement-System heute? Identifizieren von Chancen und Risiken, Stärken und Schwächen Schritt für Schritt zum Dokumentenmanagement der Zukunft: Was gehört für uns dazu? Und warum? Die Vision: Von der elektronischen Ablage hin zur Industrialisierung von fachlichen Prozessen Make or buy? Outsourcing von Tätigkeiten im Dokumentenmanagement Stolpersteine umgehen: Auf was muss bei der Weiterentwicklung geachtet werden? Akzeptanz und Nutzung der Mitarbeiter sicherstellen Olaf Gerken Leiter Kompetenzzentrum Prozesse, Projekte und Digitalisierung, LBBW Service GmbH, ein Unternehmen der Landesbank Baden-Württemberg Stuttgart, Stuttgart Dokumentenmanagement: Out- vs. Insourcing Welche DMS-Strukturen und Prozesse können Sie outsourcen? Welche Aufgaben sollten Sie selbst übernehmen? Risiken identifizieren und vermeiden Erstvertrag, Verlängerung und Kündigung Vermeidung typischer Fehler bei Auslagerungen von Prozessen im Dokumentenmanagement Kaffee- und Teepause Dokumentenmanagement in der Cloud: Ein umstrittenes Compliance-Thema Potenziale und Eintrittshürden beim Dokumentenmanagement in der Cloud Private, Public und Hybrid Clouds: Bereitstellungsmodelle und ihre datenschutzrechtlichen Anforderungen Auftragsdatenverarbeitung in Public und Hybrid Clouds Cloud-Angebote für das Dokumentenmanagement: Ein kompakter Marktüberblick Die Besonderheit: Mobile Endgeräte effizienter Zugriff auf Daten und Informationen Einzug von Smartphones und Tablets: Auswirkungen auf das Dokumentenmanagement Anwendungsszenarien für das Dokumentenmanagement auf mobilen Endgeräten Mobile Dokumentenmanagement-Lösungen im Vergleich: Was bietet der Markt? ca Ende des Intensiv-Seminars Kompakter Marktüberblick

4 Zum Seminarinhalt Warum dieses Seminar so wichtig für Sie ist Als Verantwortlicher für das Dokumentenmanagement und die Dokumentenarchivierung müssen Sie für Ihr Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System etablieren, das die aktuellen Gesetzesvorgaben erfüllt, den Mitarbeitern eine strukturierte, stets aktuelle und leicht auffindbare Informationslogistik liefert und die Entwicklungen und Trends für ein zukunftsfähiges Dokumentenmanagement berücksichtigt. Wollen auch Sie... die neuen gesetzlichen Anforderungen der GoBD rechtssicher im Unternehmen umsetzen? Ihr Dokumentenmanagement hinsichtlich der Infrastruktur und der Prozessabläufe optimieren? die Datenqualität und -aktualität mittels Digitalisierung und Automatisierung erhöhen? eine revisionssichere Archivierung in Zeiten der Datenflut gewährleisten? Entwicklungen und Trends im Dokumentenmanagement unter die Lupe nehmen? Besuchen Sie unser zweitägiges Intensiv-Seminar. Unsere ausgewiesenen Experten klären alle diese Themen mit Ihnen und machen Sie fit für ein modernes, professionelles und zukunftsfähiges Dokumentenmanagement. Ihr Nutzen aus diesem Seminar Sie erhalten einen Überblick über die aktuellen Anforderungen für ein compliance-konformes Dokumentenmanagement. Sie informieren sich, wie Sie eine revisionssichere Archivierung in Zeiten der elektronischen Datenflut sicherstellen. Sie hören, wie Sie eine Management Awareness für Investitionen in ein zukunftsfähiges Dokumentenmanagement schaffen. Sie erfahren, wie Sie Ihre Dokumente digitalisieren und automatisierte Workflows einrichten. Sie informieren sich, welche Prozesse im Dokumentenmanagement sich intelligent outsourcen lassen. Sie lernen, verschiedene Bereitstellungsmodelle von Cloud Computing für das Dokumentenmanagement kennen, und wie Sie die Datensicherheit gewährleisten. Sie hören, wie Sie mit mobilen Endgeräten orts- und zeitunabhängig auf Dokumente zugreifen. Ihre Vorteile auf einen Blick Ausgewiesene Experten: Sie werden von anerkannten und erfahrenen Referenten aus der Beratung und Unternehmenspraxis, die sich als ausgezeichnete Wissensvermittler bereits erfolgreich in Management Circle-Seminaren bewährt haben, trainiert und begleitet. Umfangreiches Wissen im Dokumentenmanagement wird direkt an Sie weitergegeben. Hohe Praxisrelevanz: Die Seminarinhalte werden durch zahlreiche Beispiele und Erfahrungsberichte aus der Praxis ergänzt. In jedem Seminar ist ausreichend Zeit für Ihre persönlichen Fragestellungen. Intensives Networking: Nutzen Sie den branchenübergreifenden Erfahrungsaustausch mit Experten und Fachkollegen und knüpfen Sie wertvolle Kontakte! Bauen Sie so Ihr Experten-Netzwerk aus. Umfangreiche Arbeitsunterlagen: Detaillierte Seminarunterlagen machen jedes Mitschreiben für Sie entbehrlich und werden Sie im Tagesgeschäft unterstützen. Integrierter Workshop: Nehmen Sie Ihr Dokumentenmanagement-System gemeinsam mit unserem Seminarleiter unter die Lupe: Wo steht es heute? Wo soll es hin? Wie laufen die Informationslogistik und die Dokumenten-Bearbeitungsprozesse in Ihrem Unternehmen ab? Wie sehen die Anforderungen der Anwender an das Dokumentenmanagement aus? Sie erhalten konkrete und wertvolle Verbesserungstipps. Exklusive Praxisberichte: Erfahren Sie mehr über die elektronische Akte und die automatisierte Postlogistik bei der BG ETEM. Hören Sie, welche Stolpersteine die LBBW bei der Weiterentwicklung des Dokumentenmanagement-Systems überwinden musste und wie sie die Akzeptanz der Mitarbeiter sichergestellt hat. Sie haben noch Fragen? Gerne! Rufen Sie mich an oder schreiben Sie mir eine . Yvonne Schaetzle Bereichsleiterin Tel.: / [email protected]

5 Ihr Expertenteam Olaf Gerken ist Leiter Kompetenzzentrum Prozesse, Projekte und Digitalisierung und Prokurist der LBBW Service GmbH. Die LBBW Service GmbH ist ein 100-prozentiges Tochterunternehmen der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) mit Sitz in Stuttgart. Sie ist für den LBBW-Konzern die zentrale Backoffice-Prozessfabrik mit dem Ziel, Synergien und Skaleneffekte zu realisieren. In seiner Funktion als Leiter Kompetenzzentrum Prozesse, Projekte und Digitalisierung ist Olaf Gerken für die operativen Scan- und Archivierungsprozesse der LBBW verantwortlich. Er ist Fachowner der IT-Systeme, die im Archivumfeld eingesetzt werden und somit fachlich für den stabilen Betrieb und die zukunftssichere Weiterentwicklung zuständig. Seine Gruppe ist die Schnittstelle zwischen der IT und den diversen Fachanwendern. Reiner Kappus ist bei der DMS-Consulting in Köln tätig. Er ist seit mehr als 20 Jahren Berater und Lösungsdesigner und zählt zu den im Markt anerkannten ECM-Fachleuten. Seine Beratungsleistung umfasst die Bereiche Dokumentenmanagement, Workflow, Wissensmanagement und ECM-Lösungen. Der Schwerpunkt seiner Arbeit liegt in den Bereichen Konzeption von Gesamtlösungen für den unternehmensweiten ECM-Einsatz, SAP-Archivintegration, Lösungen für Dokumentenerfassung, -klassifikation und -erkennung sowie in der Durchführung von Workshops rund um das Thema Dokumentenverarbeitung. Speziell im SAP-Umfeld verfügt Reiner Kappus über umfassende praktische Erfahrung in der Beratung und Umsetzung. Darüber hinaus ist er als Autor für verschiedene Fachzeitschriften und Publikationen sowie als Dozent für Dokumentenmanagement an der Technischen Universität Kaiserslautern tätig. Ihr Management Circle-Veranstaltungsticket Schnell, bequem und flexibel bringt Sie die Deutsche Bahn AG in Kooperation mit Management Circle an Ihren Veranstaltungsort. Von jedem beliebigen DB-Bahnhof können Sie Ihre Reise zu attraktiven Sonderkonditionen antreten: Zum Veranstaltungsort 2. Klasse 1. Klasse Bundesweit 99, 159, Bei einer Hin- und Rückfahrt mit dem ICE von Frankfurt/M. nach München können Sie z.b. in der 2. Klasse 103, sparen. Von Köln nach München beträgt die Ersparnis 185,. Mit diesem attraktiven Angebot fahren Sie und die Umwelt gut! Weitere Details und Informationen zur Ticketbuchung erhalten Sie mit Ihrer Anmeldebestätigung zur Veranstaltung oder unter AUCH ALS INHOUSE TRAINING So individuell wie Ihre Ansprüche Inhouse Trainings nach Maß! Zu diesen und allen anderen Themen bieten wir auch firmeninterne Schulungen an. Ihre Vorteile: Kein Reiseaufwand passgenau für Ihren Bedarf optimales Preis-Leistungsverhältnis! Ich berate Sie gerne und erstelle Ihnen ein individuelles Angebot. Rufen Sie mich an. Daniela Rühl Tel.: / [email protected] Foto: Hans-Joachim Kirsche Gülcan Miyanyedi leitet die Grundsatz- und Organisationsabteilung der Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM), einer der größten gewerblichen Berufsgenossenschaften. In ihren Verantwortungsbereich fällt u. a. die Steuerung und Koordinierung der Arbeitsprozesse sowie die Optimierung und Modellierung von Geschäftsprozessen für den Bereich Rehabilitation. Sie berät die Geschäftsführung zur Fragen der Organisation. Zuvor war Gülcan Miyanyedi als Referentin der Hauptgeschäftsführung bei der BG ETEM tätig und verantwortete insbesondere das Projekt zur Einführung der elektronischen Akte an 12 Standorten. Bitte beachten Sie auch unsere Veranstaltung Das neue IT-Sicherheitsgesetz Welche konkreten Pflichten ergeben sich für Ihr Unternehmen? 1. und 2. März 2016 in Frankfurt/M. 18. und 19. April 2016 in München 11. und 12. Mai 2016 in Köln Nähere Informationen gibt Ihnen gerne Stephan Wolf, Tel.: / , Fax: / , [email protected]

6 Für Ihre Fax-Anmeldung: + 49 (0) 61 96/ Wen Sie auf diesem Seminar treffen Dieses Seminar richtet sich an Leiter Dokumentenmanagement und Leiter Dokumentenarchivierung sowie an Leiter und leitende Mitarbeiter aus den Bereichen Dokumentenmanagement, Archivierung, Informationsmanagement, IT, Datenverarbeitung, Datensicherheit, Organisation, Zentrale Dienste, Compliance, Recht, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Wissensmanagement. Weiterhin wenden wir uns an Neu- und Quereinsteiger sowie angehende Führungskräfte im Dokumentenmanagement, die einen kompakten Überblick über die Anforderungen und Kompetenzfelder des modernen Leiters Dokumentenmanagement suchen. Der Leiter Dokumentenmanagement Ich/Wir nehme(n) teil am: WS 20. und 21. April 2016 in Frankfurt/M Name/Vorname Position/Abteilung Termin und Veranstaltungsort 20. und 21. April 2016 in Frankfurt/M. Intercontinental Frankfurt, Wilhelm-Leuschner-Straße 43, Frankfurt/M. Tel.: 069/ , Fax: 069/ [email protected] Zimmerreservierung Für unsere Seminarteilnehmer steht im Tagungshotel ein begrenztes Zimmerkontingent zum Vorzugspreis zur Verfügung. Nehmen Sie die Reservierung bitte rechtzeitig selbst direkt im Hotel unter Berufung auf Management Circle vor. Mit der Deutschen Bahn für 99, zur Veranstaltung. Infos unter: 2 Name/Vorname Position/Abteilung Name/Vorname Position/Abteilung Firma Straße/Postfach PLZ/Ort Telefon/Fax Datum Ansprechpartner/in im Sekretariat: 10 % Unterschrift Anmeldebestätigung bitte an: Abteilung Über Management Circle Als anerkannter Bildungspartner und Marktführer im deutschsprachigen Raum vermittelt Management Circle WissensWerte an Fach- und Führungskräfte. Mit seinen 200 Mitarbeitern und jährlich etwa 3000 Veranstaltungen sorgt das Unternehmen für berufliche Weiterbildung auf höchstem Niveau. Weitere Infos zur Bildung für die Besten erhalten Sie unter Anmeldebedingungen Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Anmeldebestätigung und eine Rechnung. Die Teilnahmegebühr für das zweitägige Seminar beträgt inkl. Business Lunch, Erfrischungsgetränken, Get-together und der Dokumentation 1.995,. Sollten mehr als zwei Vertreter desselben Unternehmens an der Veranstaltung teilnehmen, bieten wir ab dem dritten Teilnehmer 10% Preisnachlass. Bis zu zwei Wochen vor Veranstaltungstermin können Sie kostenlos stornieren. Danach oder bei Nichterscheinen des Teilnehmers berechnen wir die gesamte Teilnahmegebühr. Die Stornierung bedarf der Schriftform. Selbstverständlich ist eine Vertretung des angemeldeten Teilnehmers möglich. Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt. Rechnung bitte an: Abteilung Mitarbeiter: BIS ÜBER 1000 Datenschutzhinweis Die Management Circle AG und ihre Dienstleister (z.b. Lettershops) verwenden die bei Ihrer Anmeldung erhobenen Angaben für die Durchführung unserer Leistungen und um Ihnen Angebote zur Weiterbildung auch von unseren Partnerunternehmen aus der Management Circle Gruppe per Post zukommen zu lassen. Unsere Kunden informieren wir außerdem telefonisch und per über unsere interessanten Weiterbildungsangebote, die den vorher von Ihnen genutzten ähnlich sind. Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke selbstverständlich jederzeit gegenüber Management Circle AG, Postfach 56 29, Eschborn, unter [email protected] oder telefonisch unter 06196/ widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen. Anmeldung/Kundenservice Telefon: + 49 (0) 61 96/ Fax: + 49 (0) 61 96/ [email protected] Internet: Postanschrift: Management Circle AG Postfach 56 29, Eschborn/Ts. Telefonzentrale: + 49 (0) 61 96/ Hier online anmelden! KP/UR/K