I) Grundlagen: Warum wir visualisieren: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte!

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1 Übersicht: I) Grundlagen: Warum wir visualisieren: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! II) Konzept: Die SUCCESS-Regeln als Regelwerk für gute Visualisierungen III) Technik: graphomate Addons für Xcelsius IV) Anwendungsbeispiele I) Grundlagen: Warum wir visualisieren: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Das Informationsaufkommen in Unternehmen ist seit der Jahrtausendwende enorm angewachsen. Die Möglichkeiten, Informationen zu sammeln und zu speichern, haben sich rasant entwickelt. Business Intelligence(BI)-Systeme halten Terrabytes von Daten zur Abfrage und Analyse vor. Diese Flut an Informationen verlangt nach einer Anpassung im Umgang mit Information. Denn der menschliche Wahrnehmungsprozess hat sich nicht verändert: Der Mensch ist ein visuelles Wesen, der das Sehen als Hauptsinn zur Informationsaufnahme nutzt. Visualisierungen stellen Informationen in Form von Tabellen, Diagrammen und Schaubildern dar. Der Zweck von Visualisierungen liegt vor allem darin, den Betrachter beim Verstehen von Informationen und deren Bedeutung zu unterstützen. Visualisierungen helfen Erkenntnisse zu schaffen und Wissen zu erweitern. Kognitive Aufgaben können so mit weniger Aufwand erfüllen werden. Die Auswahl der richtigen Darstellungsform zur Übermittlung der gewünschten Botschaft ist in diesem Kontext die Kernfrage. Umsatz und Marketingkosten nach Niederlassungen in T Umsatz Marketingkosten West 11,3 12,9 12,0 11,0 14,0 13,4 15,4 19,3 Ost 4,8 5,8 5,5 10,9 5,9 3,8 6,2 12,9 5,3 6,3 7,3 Süd 19,9 19,9 17,2 16,4 16,9 16,4 15,3 14,9 14,0 12,3 11,0 Nord 28,4 30,3 34,3 32,0 32,9 3 33,9 33,1 34,9 30,4 33,9 West 1,9 2,8 2,5 2,0 2,9 2,2 2,2 3,5 3,7 5,2 6,6 Ost 3,0 10,2 4,1 4,1 3,6 12,9 4,2 3,8 3,3 3,0 Süd 5,0 4,3 5,0 5,4 4,7 4,6 5,1 5,3 4,0 5,3 Nord 11,3 11,0 11,6 10,4 11,5 8,9 13,2 13,7 Umsatz und Marketingkosten nach Niederlassungen in T ,9 West Ost Süd Nord Umsatz 14,0 2,9 3,7 15,4 19,3 6, Marketingkosten ,2 5,8 3,0 10,9 12,9 3,8 12,9 7,3 34,3 32,9 33,9 28,4 30,4 19,9 11,0 11,3 16,4 10,4 16,4 5,4 14,9 5,3 8,9 Abb. 1: Tabellarische vs. grafische Darstellung von Informationen Informationen werden in Bildform schneller 12,9 wahrgenommen als in Text- oder Tabellenform. 3,8 8,9 13,2 Abb. 1 stellt 88 Informationen tabellarisch und als Liniendiagramm dar. Die grafische Visualisierung ist 3,0 deutlich überlegen: Trends, Muster und Ausreißer werden in Sekunden erkennbar und Entwicklungen vergleichbar. Ein weiterer Vorteil von grafischen Visualisierungen liegt in einer höheren Berichtsakzeptanz, da der Empfänger davon ausgeht, eher mit begrenztem Zeitaufwand wichtige Informationen zu erfahren: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte! 11,3 11,0 11, graphomate GmbH Lars.Schubert@graphomate.com Seite 1

2 II) Konzept: Die SUCCESS-Regeln als Gestaltungsempfehlungen für gute Visualisierungen Erfolgreiche Kommunikation basiert auf verbindlichen Regeln. So sollte es in unternehmensinternen Berichten und Präsentationen um klare Botschaften, konsequente Standardisierung und eine Reduzierung auf das Wesentliche gehen. Diese Forderungen werden jedoch nur von wenigen Berichts- und Visualisierungswerkzeugen unterstützt: Große, bunte und Pseudo-3D-Diagramme sowie Schaubilder, die ohne Erläuterungen nicht zu verstehen sind, sind eher die Regel als die Ausnahme. Ganz zu schweigen von tabellarischen Zahlenfriedhöfen, die vielen Entscheidern immer noch als Bericht verkauft werden. Wir sind überzeugt, dass gute, von Ballast befreite grafische Visualisierungen durch eine einfache und übersichtliche Informationsdarstellung den Wahrnehmungs- und damit den Entscheidungprozess nachhaltig positiv unterstützen. Das von Rolf Hichert entwickelte und bereits in vielen Unternehmen wie z.b. REWE, der Bundesagentur für Arbeit oder der schweizerischen Post angewendete SUCCESS- Konzept besteht aus sieben Regeln zur einheitlichen Gestaltung von Berichten und Präsentationen. Die ersten Buchstaben dieser Regeln ergeben das Akronym SUCCESS englisch für Erfolg. SAY Botschaften vermitteln Haben Sie etwas zu berichten? Diese Gestaltungsregeln betreffen die Botschaft und deren Hervorhebung im Bericht. UNIFY Bedeutung vereinheitlichen CONDENSE Information verdichten CHECK Qualität sicherstellen ENABLE Konzept verwirklichen SIMPLIFY Kompliziertes vermeiden STRUCTURE Inhalt gliedern Gleiches wird gleich und Verschiedenes wird unterschiedlich dargestellt. Eindeutige Gestaltungsregeln erleichtern das Verständnis von Berichten. Hohe Informationsdichte ermöglicht die Darstellung komplexer Sachverhalte. Erst der Überblick über das Gesamte lässt eine korrekte Bewertung zu. Berichtsempfänger erwarten inhaltlich richtige Daten. Aber sind die Daten auch richtig dargestellt? Manipulierte Diagramme sind in der Geschäftskommunikation an der Tagesordnung. SUCCESS ist mehr als eine Verschönerung von Berichten. Das Konzept greift in die Kultur der Geschäftskommunikation aber auch in die EDV-Systeme ein. Eine Umsetzung muss sorgfältig geplant sein. Die Lesbarkeit von Berichten wird durch SIMPLIFY erleichtert. Das Entfernen von 'Rauschen' Farbspielereien, 3D-Effekten, Schatten sowie Redundanzen erleichtert das Verständnis. Berichte und Präsentationen benötigen eine in sich logische Struktur. Dadurch können ihre Inhalte besser und schneller erfasst und verstanden werden. In der Vergangenheit war eine Umsetzung dieser Regeln einzig über die Kombination von Excel und PowerPoint möglich. Aufgrund der Komplexität und der sehr aufwendigen Berichtserstellung und -verteilung kamen die SUCCESS-Regeln fast ausschließlich für das Management-Reporting in Unternehmen zur Anwendung. Der Wunsch ein Berichtswesen mit einfachen, aussagekräftigen Diagrammen unternehmensweit ohne manuelle Eingriffe direkt auf Basis der bestehenden BI-Systemen umzusetzen, wurde vermehrt laut. Diese Lücke schließen wir mit unseren Addons für Xcelsius graphomate GmbH Seite 2

3 III) Technik: graphomate Addons für Xcelsius Xcelsius durch die Akquisition von Business Objects 2007 in das Produktportfolio der SAP gekommen ist eine intuitiv nutzbare Desktop-Anwendung, die die einfache Erstellung von Dashboards und Präsentationen ermöglicht. Datenbasis für Xcelsius kann jede Excel-Tabelle sein, aber auch Unternehmensdatenbanken können via Web Services mit Xcelsius verknüpft werden. Excel ist vollständig in Xcelsius integriert, so dass Controller und andere Zahlenwerker einen schnellen Zugang zu diesem Visualisierungswerkzeug finden. Seit Mai 2010 heißt Xcelsius mit neuem Namen SAP BO Dashboards oder auch SAP Crystal Dashboard Design bzw. SAP Crystal Presentation Design. Einzelne Visualisierungselemente wie Diagramme, Texte oder Steuerungselemente werden in Xcelsius einfach per Drag&Drop zu einem Dashboard zusammengestellt. Das Ergebnis sind Adobe Flash-basierte Visualisierungen, die integriert in PowerPoint, in Word oder als Adobe PDFs genutzt werden oder als SWF-Dateien im Web, in Portalen oder auch mit Crystals Reports verteilt werden können. Xcelsius enthält Visualisierungskomponenten gängiger Standard-Grafikbibliotheken, die zwar eindrucksvoll bunte Management-Cockpits ermöglichen, aber aus unserer Sicht nur einen geringen Informationsgehalt haben. Viel Dekoration und 'Rauschen' lenken von der inhaltlichen Aussage der Dashboards ab. SAP stellt für Xcelsius eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung, mittels derer eigene Entwicklungen sogenannte Addons für Xcelsius entwickelt werden können. Diese Möglichkeit haben wir genutzt, um Visualisierungskomponenten für Xcelsius zu entwickeln, die den SUCCESS-Regeln gerecht werden. Wir nutzen damit die Stärken der einfachen Nutzbarkeit und Datenanbindung von Xcelsius und ergänzen diese durch unsere Addons um aussagekräftige Visualisierungen. Mit Hilfe der graphomate Addons für Xcelsius können in Minuten aussagekräftige Präsentationen und Berichte nach SUCCESS auf Basis von Excel-Tabellen erstellt werden. Natürlich können unsere Addons auch für die Entwicklung interaktiver parametergesteuerter Dashboards verwendet werden, die in einem Portal, im Intranet oder auch in PowerPoint nutzbar sind. graphomate Addons für Xcelsius sind die erste von HICHERT+PARTNER und der SAP AG zertifizierte Software zur Visualisierung nach SUCCESS im SAP BI-Umfeld. graphomate Addon Free- Angebotene Diagrammtypen Nur einfache und doppelte Säulen mit prozentualer Abweichungsdarstellung Preis/Nutzer netto (ggf. abzgl. Mengenrabatt) Kostenlos Basic- Professional- Enterprise- Einfache, doppelte Säulen/Balken, Nadeln und integrierte Abweichungsäulen/-balken sowie alle Abweichungsdiagramme Zusätzlich zu den Diagrammen der Basic-: Linien-, Stapel- und Wasserfalldiagramme horizontal und vertikal Alle Diagrammtypen mit den Optionen, Säulen und Balken entsprechend einer Notation unabhängig voneinander zu formatieren und in Ihrer Größe (Breite) zu gestalten Entsprechend obiger Tabelle bieten wir drei kostenpflichtige sowie eine kostenfreie unseres Addons an. Während die Professional- alle Diagrammtypen in Abb. 2 enthält, bietet die Basic- nur die Diagramme der ersten Zeile: Säulen/Balken, Nadeln und Abweichungssäulen/-balken. Bei der Anbindung von Datenbanken an Xcelsius fallen zusätzlich einmalig Viewing-Lizenzen an graphomate GmbH Lars.Schubert@graphomate.com Seite 3

4 Basic- Professional- Abb. 2: Diagrammtypen der graphomate Addons Alle Grunddiagramme können mit einem Mausklick um absolute und/oder prozentuale Abweichungsdarstellungen ergänzt werden. Wir sind überzeugt, mit diesen Diagrammtypen 90% der Anforderungen zur Visualisierung von Geschäftszahlen abzudecken. Die Enterprise- unserer Addons unterstützt alle Diagrammtypen und die SUCCESS-Regeln von Hichert+Partner umfassend. Auf Basis dieser kann eine unternehmensweit einheitliche Notation zentral definiert und verteilt werden. Über sogenannte Datenarten steuern Sie das Aussehen der Elemente, während die Elementebreite z.b. zur Abbildung von Zeitintervallen verwendet werden kann. Abb. 3: Abbildung einer Notation mit graphomate Alle Addons und Handbücher stehen in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Besuchen Sie unsere Website für weitere Informationen, schreiben Sie uns oder rufen Sie uns unter an: Wir stellen Ihnen gerne eine Testversion unseres Addons zur Verfügung graphomate GmbH Seite 4

5 IV) Anwendungsbeispiele Abb. 4: Beispiel 1 Wasserfalldiagramm mit Abweichung zum Vorjahr zur Abbildung einer Ergebnisrechnung, Säulen- zur Darstellung der Umsatzentwicklung, Liniendiagramme für Umsatzrendite. Die Diagramme basieren auf erfunden Daten. Abb. 5: Kunden-Beispiel Balkendiagramme mit integrierter absoluter Abweichungsdarstellung sowie Achsen zur Abbildung der prozentualen Abweichung. Anwendung der Notation für Planwerte (hohl) und Vorjahreswerte (grau). Das Dashboard wurde durch übereinander Schichten mehrerer Diagramme des graphomate Addons realisiert, was eine sehr flexible Anwendung ermöglicht graphomate GmbH Lars.Schubert@graphomate.com Seite 5