digital business solution E-Mail-Management 1
E-Mail-Management von d.velop ist weit mehr als nur die Archivierung elektronischer Post. Geschäftsrelevante Nachrichten und Anhänge werden inhaltlich ausgelesen und zentral, sicher und rechtskonform aufbewahrt vorgangsbezogen und übersichtlich in digitalen Akten. Dort stehen sie jedem Mitarbeiter jederzeit zur Verfügung und sorgen so für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit im E-Mail-Chaos. Die digital business solution (dbs) e-mail-management der d.velop AG ermöglicht die langfristige, vollständige und sichere Archivierung und die blitzschnelle Recherche sämtlicher ein- und ausgehenden E-Mails. Das senkt Kosten, spart Platz auf dem E-Mail-Server und vermeidet Datenverlust durch versehentliches Löschen von Nachrichten. Dabei ist die Lösung sowohl für Microsoft Exchange, als auch Lotus Notes verfügbar. Aus der Praxis wissen wir, dass wichtige Informationen zu Geschäftsvorgängen häufig in diversen Anwendungen und Systemen verteilt sind. In Papierform im Posteingang, in Dateiordnern in Datenbanken und immer häufiger auch in den E-Mail-Postfächern der Mitarbeiter und das auch noch in unterschiedlichsten Datenformaten. Die dbs e-mail-management der d.velop leitet zum Beispiel E-Mail-Inhalte und -Anhänge an eine zentrale Sammelstelle weiter und stellt sie von dort aus jedem Anwender zur Verfügung. So wird der Umgang mit dem Medium E-Mail vereinfacht, strukturiert und beschleunigt. Individuell zugeschnitten Sie bestimmen selbst, was wann mit welchen E-Mails geschieht und wer welche Nachrichten erhalten und bearbeiten soll. Mit der eingebauten Scripting-Engine können die Profis der d.velop AG Ihre individuellen Anforderungen jederzeit umsetzen oder anpassen, ohne Änderungen am erworbenen Produkt vorzunehmen. Die Weiterverarbeitung über digitale Workflows wird durch die Verknüpfung des digitalen Archivs mit Ihrem E-Mail- Server zum Kinderspiel. Damit lassen sich viele wiederkehrende Vorgänge, die Sie heute noch mühsam manuell ausführen, vollkommen automatisieren. In der Kombination mit weiteren d.velop-lösungen z. B. zur Eingangsrechnungsverarbeitung, für das Personalmanagement oder Vertragsmanagement lässt sich der Funktionsumfang modular erweitern und individuell anpassen. Für eine individuelle und professionelle Beratung stehen Ihnen die Experten der d.velop AG gerne mit ihrem Know-how zur Verfügung. Fordern Sie uns! 2
E-Mail-Management leicht gemacht: Bequemer Zugriff auf archivierte E-Mails und Anhänge über den browserbasierten Webzugang. Bequemer Zugriff auf das d.3 Archiv direkt aus der Outlook- oder Lotus Notes-Benutzeroberfläche heraus. 3
Perfekte Übersicht Mit d.classify ist die automatische Klassifizierung des Inhalts einer E-Mail direkt auf dem Server möglich Archivierung sämtlicher E-Mails und Anhänge im digitalen Archiv ( Single Instancing ) Verwaltung von funktions- oder themenbezogenen Postfächern Automatische Verteilung an zuständige Bearbeitungsstelle im Unternehmen Vorgangsbezogene Darstellung in automatisch erstellten digitalen Akten Erhöhte Effizienz Direkter Archivzugriff aus dem E-Mail Client heraus Entlastung des E-Mail-Servers durch Auslagerung ins digitale Archiv Notwendigkeit der separaten Sicherung von PST-Dateien oder Notes-Datenbanken entfällt Private Daten können auf Wunsch von der automatischen Archivierung ausgenommen werden Revisionssicher und rechtskonform Einhaltung gesetzlicher und weiterer Anforderungen an digitale Datenhaltung wie EUROSOX, Solvency II, GDPdU, GoBS, HGB, AO oder Produkthaftungsgesetz kann unterstützt werden Monitoring und Zugriff auf alle Informationen während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments Sichere Einhaltung geltender Aufbewahrungsfristen 4
E-Mail-Server Automatische Klassifizierung Archivierung im digitalen Archiv Teilnahme an Workflows E-Mail-Client (z. B. MS Outlook oder Lotus Notes) Übersichtliche Darstellung in automatisch erstellten digitalen Akten Bequeme Recherche Das d.velop E-Mail-Management macht den Umgang mit E-Mails zum Kinderspiel. Durch die Auslagerung in ein digitales Archiv wird zudem der Mailserver entlastet. 5
Einfach in der Anwendung Zentrale Datenhaltung von E-Mails und Anhängen im digitalen Archiv Bequeme Suche nach beliebigen E-Mails oder Anhängen in der gewohnten Outlook oder Lotus Notes-Oberfläche Keine Auslagerung von fehleranfälligen und schwer kontrollierbaren PST-Dateien Übersichtliche E-Mail-Verwaltung in digitalen Akten Automatische serverseitige Ordnererstellung und -überwachung Trennung geschäftlicher und privater E-Mail Vollständige Übersicht dank Einbindung der E-Mails in Geschäftsvorgänge, Kundenakten u. v. a. Technisch up to date Rechtssichere langfristige Archivierung von E-Mails, Daten und Dokumenten Entlastung des E-Mail-Servers und der Postfächer durch Auslagerung in digitales Archiv Übernahme vorhandener Akten- und Ordnerstrukturen Verfügbar für Microsoft Exchange und Lotus Notes Individuelle Scriptingmöglichkeiten Vollständige E-Mail-Klassifizierung möglich Regelbasiertes Löschen archivierter E-Mails aus den Postfächern 6
Die d.velop AG mit Sitz im nordrhein-westfälischen Gescher ist ein innovatives und dynamisches IT-Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Themen Enterprise Content Management (ECM), digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management sowie Knowledge-Management konzentriert. Seit 1992 steht der Name d.velop für Effizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECM-Markt entwickeln wir Lösungen für Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwaltungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern schaffen wir gemeinsam kundenorientierte Lösungen, die Unternehmen aller Größen und Branchen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im Markt zu etablieren. Solides kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit sind die Grundlagen unserer Arbeit. Metternicher Straße 4 53919 Weilerswist T +49 2254 9643 0 F +49 2254 9643 777 info@edoc.de www.edoc.de Version: dbs E-Mail Management März 2014 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 7