P R A X I S O P T I M I E R T TopKontor Handwerk Die einfache kaufmännische Softwarelösung für Handwerksbetriebe von 1-100 Mitarbeiter Upgradeinformationen zur Version 5.0, 5.1, 5.2, 5.3 und 5.4 einfach sicher schnell
Inhaltsverzeichnis Vorwort:...5 Technische Neuentwicklungen...6 Neue Datenbank...6 Ihre Vorteile der ADS Datenbank im Überblick:... 7 Neue Entwicklungsumgebung...7 Neue Module und Funktionen...8 DATANORM Online...8 Schnittstelle Mobile Objects/TomTom...9 Mandantensicherung...10 Nachkalkulation...11 Unterteilung eines Projektes... 11 Extrakosten erfassen... 12 Rechnungseingang buchen... 12 Buchungen löschen... 13 Erfassung der tatsächlichen Einkaufspreise... 13 Lohnerfassung... 14 Neue Module und Funktionen in der Version 5.1... 15 Anruferkennung und Wahlhilfe...15 Kontaktmanagement...15 Kalkulationsabgleich...16 Neue Module und Funktionen in der Version 5.2... 17 Dokument-Explorer mit Navigations- und Kopierfunktion...17 OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface)...18 Titelzusammenstellung...18 3
Neue Module und Funktionen in der Version 5.3... 19 Freier Beleg...19 Preiseinheit...20 Sicherheitseinbehalt...22 Neue Module und Funktionen in der Version 5.4... 23 Archivierung...23 Zusatzmodul Zeiterfassung (kostenpflichtig)...23 Schnittstelle Icking...24 Externe Programme...25 IDS Webshop...26 www.ausschreiben.de...26 Neue Funktionen und Module im Überblick... 27 Installation und Einrichtung... 30 Systemvoraussetzungen...30 Installation...30 Installation Einplatz...30 Installation auf einem Server...32 Datenkonvertierung von Version 4.x zur Version 5.x...32 Neue Lizenzierung Ihrer Software... 33 Impressum:... 35 4
Vorwort: Sehr geehrter TopKontor Anwender, mit dem TopKontor Handwerk verfügen Sie über eine leistungsstarke kaufmännische Software, die auf modernsten Technologien basiert. Mit der Version 5 von TopKontor Handwerk haben wir uns entschieden, die Software auf die neueste Entwicklungsumgebung (Delphi 2007) umzustellen und die sehr leistungsstarke SQL-Datenbank ADS zu hinterlegen. Nur durch die Weiterentwicklung und Anpassung der Software an die hohen Anforderungen der aktuellen Windows-Betriebssysteme und schnellen Rechnergenerationen bleibt der Wert Ihrer Software erhalten. Generell sind bei blue:solution Software alle Weiterentwicklungen im Rahmen des Pflegevertrages abgedeckt. Durch den Zukauf der neuen Datenbank bei der Umstellung auf die Version TopKontor Handwerk 5 ist jedoch eine einmalige Gebühr für das Upgrade zu entrichten. Durch die Gebühr erhalten Sie neben den gewohnten funktionalen Weiterentwicklungen des TopKontor Handwerks eine leistungsstarke SQL-Datenbank, die beim Einsatz der Software im Einzelplatz sowie im Netzwerk eine zusätzliche Steigerung der Verarbeitungsgeschwindigkeit und generell der Stabilität garantiert. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Vorteile der technischen Umstellungen (Programmiersprache und Datenbank) und die neuen Funktionen und Erweiterungen der Software seit der Version 5.0 aufzeigen. Durch die permanente Weiterentwicklung sind eine Vielzahl von kleinen Änderungen und Verbesserungen in die Versionen eingeflossen, die wir an dieser Stelle nicht komplett aufzählen können. Viele dieser Verbesserungen werden Sie aber im täglichen Umgang mit der neuen Version spüren und erleben. Wir wünschen Ihnen nun weiterhin viel Erfolg mit Ihrem Unternehmen. Das TopKontor Handwerk wird Sie dabei jederzeit verlässlich unterstützen. Mit freundlichen Grüßen Jörg Funkat Produktmanager Handwerk 5
Technische Neuentwicklungen Neue Datenbank Umstellung auf ein relationales Datenbanksystem die neue SQL-Datenbank ADS von Sybase. Einer der Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Unternehmen sind Informationen. Die Datenbanken, die diese Informationen enthalten, müssen schnell, zuverlässig und sicher sein. Mit der Umstellung auf das TopKontor Handwerk 5.0 wird die Software von der Desktop-Datenbank Apollo auf die SQL-Datenbank ADS von der Firma Sybase GmbH umgestellt. Mehr als drei Millionen Anwender setzen auf die SQL-Datenbank ADS. Sie ist damit erste Wahl für TopKontor Handwerk Anwender. Mit der neuen Datenbank ADS nimmt die Geschwindigkeit und die Sicherheit im Netzwerk gegenüber der alten Apollo-Datenbank erheblich zu. Aber auch im Einsatz auf einem Rechner ist die neue Datenbank schneller als ihr Vorgänger. Diese Vorteile der neuen Datenbank in der Version TopKontor Handwerk 5.0 machen folgende Grafiken deutlich: Beispiel Listen und Auswertungen: Durch die Umstellung auf die SQL-Technologie ist die Geschwindigkeit des Reportgenerators, mit dem alle Listen und Auswertungen erstellt werden, enorm gestiegen. 6
Beim Einsatz auf mehreren Arbeitsplätzen kann die Verbesserung der Geschwindgkeit anhand folgender Grafik dargestellt werden: Ab dem zweiten Arbeitsplatz ist die neue Version gegenüber der Version 4.0 erheblich im Vorteil. Beim Einsatz von mehreren Arbeitsplätzen bleibt das Zeitverhalten von TopKontor Handwerk nahezu konstant. Hier werden die Vorteile der neuen Datenbank besonders deutlich. Ihre Vorteile der ADS Datenbank im Überblick: Schnellere Verarbeitung durch Client-Server Technologie im Netzwerk Schnellere Verarbeitung auf Einplatz-Systemen durch SQL-Abfragetechnologie Einfache Umstellung der Datenbank von Apollo auf ADS durch das Upgrade auf TopKontor Handwerk 5.0 Höhere Sicherheit durch Stabilität der Datenbank auch bei Netzwerkstörungen Neue Entwicklungsumgebung Durch die Umstellung der Entwicklungswerkzeuge (Delphi) auf die aktuellste Version wird die Kompatibilität zu modernen Betriebssystemen verbessert. Unserem Entwicklerteam steht somit neben der neuen Datenbank auch neueste Technologie für die Programmierung zur Verfügung. 7
Neue Module und Funktionen DATANORM Online DATANORM Online ist der zukunftsweisende Web-Service für die Übermittlung von Artikelund Preiskatalogen vom Fachgroßhändler oder Hersteller via Internet an den Handwerker. Alle Informationen zu aktuellen Datanorm Katalogen im Web stehen gebündelt in einem Internet Portal zur Verfügung. Für Sie als Anweder entfällt das bisherige Hantieren mit DATA- NORM-Dateien auf CD, Diskette oder ZIP-Dateien, die Sie via Email erhalten haben. Sie wählen einfach direkt aus einer Liste der Lieferanten im Internet Portal den gewünschten Lieferanten aus, geben - falls erforderlich - ihre Zugangsdaten ein und starten im Anschluss den Datei Download vom Server des ausgewählten Lieferanten. Die Dateien werden nach dem Download automatisch entpackt und in die Liste der einzulesenden Dateien der Datanorm Schnittstelle geladen. 8
Die anschließende, weitere Verarbeitung der Dateien entspricht der ursprünglichen Verfahrensweise von Datanorm Dateien im TopKontor. Schnittstelle Mobile Objects/TomTom Der Bereich der Reparaturaufträge wird um eine Schnittstelle zu mobilen Servicemanagement- Systemen erweitert, wodurch die Steuerung und Überwachung von Reparaturaufträgen möglich ist. Der mobileservicemanager und TomTom WORK nutzen modernste Internet- und Kommunikations - Technologien. Sie bestehen aus einem Dispositionsteil für die Zentrale (im TopKontor Handwerk bei den Reparaturaufträgen im Grundmodul enthalten) und einer beliebigen Anzahl von Fahrzeugclients. Ein Webserver, der von dem mobilen Anbieter betrieben wird, übernimmt die Kommunikation zwischen Client und TopKontor Handwerk. Das mobile Endgerät holt sich über Mobilfunk (GPRS) neue Aufträge sowie Informationen bei der Zentrale ab und sendet aktuelle Auftragsinformationen und Standortdaten (GPS-Positionen) zurück. Über den Bereich der Reparaturaufträge im TopKontor Handwerk können somit eingehende Reparaturaufträge erfasst und an die Monteure (Fahrzeuge) verteilt werden. Nachdem die Schnittstelle zu einem dieser Produkte unter Einstellungen aktiviert wurde, können Sie im Bereich Reparaturaufträge Ihre Zugangsdaten zu dem jeweiligen Anbieter hinterlegen. Anschließend werden die auf dem Portal angelegten Fahrzeugdaten heruntergeladen und können den Monteuren zugeordnet werden. Mit dieser Zuordnung kann bei der Erteilung eines Auftrages erkannt werden, ob der Termin einen Mitarbeiter mit Fahrzeug betrifft. Ist das der Fall, können alle wesentlichen Auftragsdaten an das mobile Gerät des Monteurs übermittelt werden. Auf dem mobilen Gerät erscheint dann eine neue Mitteilung mit dem Auftrag. Der 9
Monteur kann jetzt diesen Auftrag annehmen oder ablehnen. Angenomme Aufträge werden ab jetzt auf dem Gerät verwaltet und der Monteur verändert mit wenigen Bedienerschritten den jeweiligen Status. Diese Rückmeldungen erscheinen dann automatisch nach einem Abgleich in der Reparaturauftragsverwaltung. Auf diese Art kann der Disponent jederzeit den Status der erteilten Aufträge überprüfen, bis der Monteur den Auftrag mit der Statusmeldung Erledigt abschließt. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter http://www.mobileobjects.de und unter http://www.tomtomwork.com. Mandantensicherung Mit diesem neuen Modul können Sie schnell und unkompliziert aus TopKontor Handwerk einen Mandanten sichern. Ein Assistent unterstützt Sie bei den notwendigen Schritten und erklärt die wesentlichen Funktionen. Sie finden den Mandantenassistenten unter Tools > Mandantensicherung. Um die Sicherung starten zu können, darf kein anderer Anwender in TopKontor Handwerk angemeldet sein. Im weiteren Verlauf benötigt der Sicherungsassistent Informationen zum Umfang der Sicherung. Sie können entscheiden, ob Bilder, Formulare und Texte mitgesichert werden sollen. Da die aufgelisteten Verzeichnisse Daten enhalten, die mit Stammdaten oder Dokumente in TopKontor Handwerk verbunden sein könnten, sollten Sie im Zweifelsfall immer alle Optionen aktivieren. 10
Anschließend wird das Zielverzeichnis für die Datensicherung festgelegt. In der Zusammenfassung werden Ihnen die gewählten Einstellungen aufgelistet und Sie können wählen, ob die zu sichernden Daten komprimiert werden sollen. Die Komprimierung wird im ZIP-Format durchgeführt und kann somit von allen gängigen Entpackertools und von Windows XP und Vista gelesen werden. Nach erfolgreicher Durchführung der Sicherung erhalten Sie ein Protokoll über deren Verlauf. Beachten Sie bitte, dass die Mandantensicherung in TopKontor Handwerk kein vollwertiges, automatisiertes Backupsystem ist und eine professionelle Datensicherung nicht ersetzen kann. Nachkalkulation Unterteilung eines Projektes In den Nachkalkulationskonten ist es jetzt möglich, für mehrere Aufträge oder Angebote aus einem Projekt unabhängig voneinander die Ist - Kosten zu erfassen und einzelne Auswertungen zu erstellen. Hierzu können Sie im Nachkalkulationskonto eine Unterteilung in Unterkonten vornehmen. Die Unterkonten können über das Kontextmenü im Nachkalkulationskonto angelegt werden. Anstatt dem Projekt wird das Dokument dem Unterkonto zugewiesen. 11
Extrakosten erfassen Alle Kostenarten können als Extrakosten (vom Auftraggeber zusätzlich beauftragte Leistungen ohne schriftlichen Auftrag) deklariert werden. Die Extrakosten können bei der Gegenüberstellung der Soll- und Ist- Kosten ausgeschlossen werden. Die Extrakosten können Sie über das Kontextmenü in der Verzeichnisstruktur mit der Option Extrakosten ausschließen von der Berechnung der Ist- Kosten ausschließen. In der Kostenübersicht werden bei Ausschluss der Kosten die Extrakosten grün dargestellt. Rechnungseingang buchen Zukünftig können Rechnungseingänge auf Projekte, Kostenstellen und auf die Kostenarten gesplittet werden. Eine Unterverteilung auf Unterkonten zu einem Projekt kann zusätzlich erfolgen. 12
Buchungen löschen Mit der Funktion Buchung löschen können Sie Buchungen löschen, die entweder falsch erfasst wurden oder nicht mehr benötigt werden. Die Löschfunktion steht jedoch nicht für Lohnbuchungen oder Buchungen einer Eingangsrechnung zur Verfügung. In diesen Fällen müssen die Buchungen über das jeweilige Modul gelöscht werden. Gleiches gilt für die Bearbeitung der Buchungssätze. Haben Sie keine OP-Verwaltung, ist das Löschen und Bearbeiten einer Eingangsrechnung über das NAKA Konto möglich. Erfassung der tatsächlichen Einkaufspreise Bei der Erfassung von Artikeln und den Kostenarten Gerät, Fremdleistung und Sonstiges kann der tatsächliche Einkaufspreis, das Ausführungsdatum und die Option Extrakosten bereits bei der Erfassung eingegeben werden. Haben Sie vergessen, den tatsächlichen Einkaufspreis einzugeben, können Sie diesen über die Funktion Buchung bearbeiten noch ändern. Sie können zusätzlich die Buchung einer Kostenstelle zuordnen, die Buchung als Extrakosten deklarieren, ein Ausführungsdatum hinterlegen, die Menge und die Bezeichnung der Position ändern. Als weitere Information sehen Sie im rechten Bereich die Vorkalkulation zur Position. Hier können Sie erkennen, ob Sie, bezogen auf den tatsächlichen Einkaufspreis, mit der Vorkalkulation richtig gelegen haben. 13
Lohnerfassung Mit der Version 5.0 können in der Lohnerfassung zusätzliche Lohnkosten wie z.b. Schmutzzulage, Fahrtkosten, etc., wertmäßig und zeitunabhängig zu einem Mitarbeiter erfasst werden. Die Lohnzusatzkosten können in der Lohnerfassung mit einer Menge belegt und wertmäßig geändert werden. Um die neue Funktion nutzen zu können, muss unter Stammdaten > Tabellen > Lohnarten eine neue Lohnart mit der Option Lohnzusatzkosten angelegt werden. 14
Neue Module und Funktionen in der Version 5.1 TopKontor - Upgradeinformationen Anruferkennung und Wahlhilfe Mit der Version TopKontor Handwerk 5.1 ist eine Schnittstelle zur Anruferkennung/ Wahlhilfe über TAPI implementiert worden. Unterstützt werden alle TAPI-fähigen Endgeräte ab TAPI 2.1. Die Anruferkennung signalisiert alle ausgehenden und eingehenden Anrufe. Wenn bei einem eingehenden Anruf die Rufnummer in der Adressdatenbank gefunden wird, so erscheint der Name des Anrufers in einem separaten Fenster. Durch Anklicken des Fensters wird bei bekannter Rufnummer das Stammdatenfenster mit der entsprechenden Adresse direkt auf dem Register Kontakt geöffnet. Hier können jetzt alle wichtigen Informationen des geführten Gespräches eingetragen werden. Ist die Rufnummer nicht in der Adressdatenbank vorhanden, wird nur die Rufnummer angezeigt. Bei aktivierter Rückwärtssuche können die Kontaktdaten über den Internetsuchdienst GoYellow ermittelt werden. Bei erfolgreicher Suche werden die Kontaktdaten wie Name, Straße, Postleitzahl und Ort, Telefonnummer und sogar eine Verlinkung zum Luftkartenausschnitt angezeigt und können dann direkt in den Adressenstamm übernommen werden. In der Rufliste werden alle eingehenden und ausgehenden Anrufe protokolliert. Durch Doppelklick auf einen Eintrag in der Rufliste öffnet sich das Stammdatenfenster mit der dazugehörenden Adresse. Über den Button kann ein Anruf erneut ausgeführt werden. Dabei wird die Rufnummer des ausgewählten Eintrages verwendet. Kontaktmanagement Mit dem neuen Kontaktmanagement in Verbindung mit der Anruferkennung ist man bei jedem Anruf des Kunden bzw. Lieferanten immer bestens Informiert. Hierfür wurden die Stammdatenfenster im Adressenstamm um das Register Kontakte erweitert. 15
Hier können wichtige Informationen zu eingehenden und ausgehenden Anrufen, Notizen und Terminvereinbarungen eingegeben werden. Termine und Aufgaben, die ein Datum bei Wiedervorlage erhalten, werden automatisch im Terminkalender angelegt. Im unteren Bereich des Fensters werden alle bereits angelegten Kontakte zu dieser Adresse angezeigt und können auch zu einem späteren Zeitpunkt noch geändert bzw. ergänzt werden. Kalkulationsabgleich Mit dem Kalkulationsabgleich ist es möglich, sich innerhalb eines Dokumentes alle Positionen anzeigen zu lassen, die vergleichbar mit der gerade kalkulierten Position sind. Der Kalkulationsabgleich erfolgt über Artikel-, Lohn-, Fremdleistungs-, Geräte-, sonstige Leistungs-, Leistungsund Unterleistungspositionen. 16
Neue Module und Funktionen in der Version 5.2 TopKontor - Upgradeinformationen Dokument-Explorer mit Navigations- und Kopierfunktion Der Dokumentexplorer wird Ihnen die Bearbeitung großer Dokumente erleichtern. Neben der Navigation innerhalb des Dokumentes bietet der Explorer Ihnen nützliche Funktionen wie Kopieren, Einfügen, Ausschneiden und Löschen von Positionen. Der Explorer wird über den Dokumentassistenten im Dokumentbereich aufgerufen. Klicken Sie dazu auf Extras-Dokumentassistent anzeigen. Neben den klassischen Funktionen des Dokumentassistenten kann zusätzlich der Explorer angezeigt werden. Im Explorer ausgewählte Positionen werden Ihnen sofort in der Dokumentansicht angezeigt. Funktionen wie Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Löschen finden Sie im Kontextmenü, welches Sie mit einem rechten Mausklick auf die entsprechende Position öffnen können. Der Explorer aktualisiert sich bei Änderungen im Dokument automatisch. D. h. wenn Sie z. B. einen Titel im Dokument hinzufügen, wird diese Änderung direkt im Explorer angezeigt. Alle Funktionen des Kontextmenüs können auch per Shortcut aufgerufen werden. Sie haben ebenfalls über den Dokumentexplorer die Möglichkeit, die Kalkulation der Position aufzurufen. Klicken Sie dazu einfach die gewünschte Position doppelt an. 17
OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) OCI ist eine von SAP definierte Schnittstelle für den Aufruf von externen Katalogen (Online- Shop der Großhändler wie z.b. GC-Gruppe, Sonepar etc.) und die Rückgabe des Warenkorbinhaltes an eine Warenwirtschaft. Mit der Integration der OCI -Schnittstelle in TopKontor können Sie aus dem Programm heraus den Online - Shop ihres Großhändlers aufrufen, im Online-Shop die gewünschten Artikel suchen und auf Knopfdruck die Artikel direkt in ein Dokument übernehmen. Dort können Sie dann wie gewohnt die Artikel kalkulieren, ohne das Sie die Artikel in Ihre Stammdaten einpflegen müssen. Sie können die Artikel auch aus dem Online-Shop in den Warenkorb des Bestellwesens übernehmen oder gleichzeitig eine Bestellung im Shop des Großhändlers auslösen. Diese Funktion hängt jedoch von dem Großhändler ab. Titelzusammenstellung Zusätzlich zu der Ihnen bekannten Titelzusammenstellung über den Menüpunkt Ansicht in der Dokumentbearbeitung haben Sie jetzt die Möglichkeit, eine Zusammenstellung der Titel wahlweise mit Netto- oder Bruttosumme direkt im Dokument unterhalb des Abschlussblocks einzufügen. Diese erfolgt optional über die Dokumenteinstellungen und wird dokumentbezogen gespeichert. Die Darstellung der Titelzusammenstellung im Dokument können Sie über die Programmeinstellungen beeinflussen. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob die Titelzusammenstellung im Dokument direkt nach dem Abschlussblock erfolgen oder auf einer neuen Seite beginnen soll. 18
Neue Module und Funktionen in der Version 5.3 TopKontor - Upgradeinformationen Freier Beleg Mit dem freien Beleg wird ein Dokumenttyp eingeführt, der nicht in die normalen Geschäftsprozesse eingebunden ist. Der freie Beleg verfügt über einen eigenen Nummernkreis und es können bis zu drei Benennungen vergeben werden. Die Benennung des freien Beleges kann zum Beispiel als Kostenvoranschlag, Materialentnahmeschein und als Schmierzettel erfolgen. Der freie Beleg verfügt über alle Funktionen, die auch im Dokumenttyp Angebot zur Verfügung stehen. Der freie Beleg ist zu jeder Zeit erstellbar und kann beliebig in Ableitung zu einem Dokument anderen Typs erstellt werden. 19
Preiseinheit Im Artikelstamm können Preise je Einheit (Preiseinheit) hinterlegt werden. Der große Vorteil ist, dass die Preisumrechnung für Artikel im Kleinteilsegment entfällt. Es kann der Preis zum Beispiel für eine Packung Nägel mit 1000 Stück zu 14,99 direkt zum Artikel hinterlegt werden. Beim Einfügen in ein Dokument wird der Preis auf die Menge 1 automatisch umgerechnet. 20
Im Kalkulationsdialog werden ggf. zur richtigen Darstellung bis zu max. fünf Nachkommstellen angezeigt. Über die Schnittstellen Datanorm, Eldanorm, etc. wird in Zukunft die Preiseinheit übernommen. 21
Sicherheitseinbehalt Nach der VOB kann der Sicherheitseinbehalt (SEB) sowohl von Netto wie auch von Brutto gezogen werden. Daher wurde die Einstellung zum Sicherheitseinbehalt erweitert. Die Berechnungen des Sicherheitseinbehaltes können von der Nettogesamt-, der Nettorest-, der Bruttogesamt- oder der Bruttorestsumme erfolgen. Zusätzlich können in den Einstellungen bei der Nettorest und Bruttorestsumme die Option Bei Schlussrechnung von der Netto- bzw. Bruttobetragssumme berechnen. gesetzt werden. Die Einstellung bewirkt, dass der Sicherheitseinbehalt in den Abschlags- und Teilrechnungen von der Netto- bzw. Bruttorestsumme und in der Schlussrechnung von der Netto- bzw. Bruttogesamtsumme berechnet wird. 22
Neue Module und Funktionen in der Version 5.4 TopKontor - Upgradeinformationen Archivierung Verschaffen Sie sich eine noch bessere Übersicht! Mit der neuen Funktion können Sie alte und nicht mehr benötigte Dokumente archivieren. Archivierte Dokumente werden in Dokument öffnen, Kundenhistorie und Projektverwaltung nicht mehr angezeigt. Ein Assistent unterstützt Sie mit wenigen Klicks bei der Archivierung. Sollten Sie während der täglichen Arbeit dennoch auf ein bereits archiviertes Dokument zurückgreifen wollen, können Sie dieses per Filter ganz einfach wieder einblenden. Wenn Sie das Dokument wieder dauerhaft im Zugriff haben möchten, können Sie per Kontextmenü den Status zurücksetzen. Zusatzmodul Zeiterfassung (kostenpflichtig) Die Einsatzmöglichkeiten und gerade die Auswahl von Geräten zur Zeiterfassung sind sehr unterschiedlich. Welches Gerät ist für meine Anforderung das richtige und funktioniert das mit meiner Software? Mit dem Zusatzmodul Zeiterfassung brauchen Sie sich über die technische Anbindung keine Gedanken machen. Ihre Mitarbeiter können die Zeiten per Handy, Barcodescanner, stationäres Terminal etc. erfassen. Einzige Voraussetzung ist, dass die erfassten Daten als Textdatei zur Verfügung stehen. Fast jeder Hersteller bietet genau diese Möglichkeit. 23
Das Zusatzmodul hilft Ihnen per Assistent bei der Einrichtung. Unkompliziert stehen Ihnen die erfassten Daten in der Lohnerfassung und in der Nachkalkulation zur Verfügung. Schnittstelle Icking Der digitale Leistungskatalog von der Fa. Icking für Einsteiger & Profis umfasst mehr als 7000 Leistungen aus den Bereichen Dachdecker-, Klempner- und Fassadenarbeiten sowie Dachfenster. 24
Stellen Sie sich z.b. für Ihr Angebot Ihre Leistungen im Leistungskatalog Icking zusammen und übergeben Sie diese Daten inkl. Kurz & Langtext per Knopfdruck an TopKontor Handwerk. Die Schnittstelle übernimmt die Positionen in das geöffnete Dokument. Externe Programme Über Einstellungen Externe Programme können Sie bis zu drei Verknüpfungen zu anderen Programmen hinterlegen. Vergeben Sie einfach eine Beschriftung für das zu startende Programm und hinterlegen eine Programmverknüpfung. 25
Über den Menüpunkt Tools sind dann die Programme mit Beschriftung sichtbar und können aufgerufen werden. IDS Webshop Die IDS-Schnittstelle verbindet TopKontor Handwerk mit Ihrem Lieferanten. Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Großhändler bzw. Hersteller (z.b. die GC-Gruppe) den IDS-Standard unterstützt. Die Schnittstelle übernimmt den Datenaustausch zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten. Stöbern Sie im Onlineshop und stellen Sie sich mit gewohntem Komfort Ihren Warenkorb zusammen. Per Klick werden diese Daten automatisch ins Dokument von TopKontor Handwerk übernommen. Folgende Vorteile bietet Ihnen die Schnittstelle: - Übernahme des Warenkorbs aus dem Onlineshop ins Dokument - Übergabe der Artikel (Warenkorb) aus dem Dokument an den Onlineshop - Übergabe von Bestelldaten an den Online-Shop (Kommissionsnummer) - Rückgabe eines neuen oder geänderten Warenkorbs an das Dokument - Zugriff wichtige Detailinformationen wie z. B. Preise, Verfügbarkeit, Bilder, etc. - Individuelle Zugangsberechtigungen für jeden einzelnen Mitarbeiter www.ausschreiben.de Die Online-Datenbank von ausschreiben.de enthält mehr als 380.000 Ausschreibungstexte führender Produkthersteller, Verbände und professioneller Textanbieter mit herstellerneutralen Positionsbeschreibungen. Für Anwender ist der Service kostenlos. Die Schnittstelle in Top- Kontor Handwerk ermöglicht den direkten Aufruf eines Importdialoges aus dem Dokument. Mit wenigen Mausklicks können Sie Texte inkl. Bilder in Ihr Dokument übernehmen und sparen somit viel Zeit bei der Erstellung ihrer Dokumente. 26
Neue Funktionen und Module im Überblick Modul/Funktion/Technik Neue Datenbank Beschreibung TopKontor - Upgradeinformationen Neue relationale Datenbank Advantage Database Server von Sybase Neue Entwicklungsumgebung Delphi 2007 (vorher Delphi 5) Technik Software ist jetzt für Vista freigegeben M o b i l e O b j e c t s / To m To m WORK Mandantensicherung Einsatz unter Windows Small Business Server wurde optimiert Verhalten im Zusammenhang mit Virenscannern wurde verbessert Software ist jetzt für das Serverbetriebssystem Windows Server 2008 freigegeben Die Empfehlung zum Einsatz in Netzwerken bis zu fünf Arbeitsplätzen ist aufgehoben worden Über eine ODBC-Schnittstelle kann jetzt auf die Stammdaten zugegriffen werden (ersetzt OLE- Schnittstelle) Anbindung der Reparaturauftragsverwaltung an mobile Dispositionssoftware zur Steuerung von Servicemitarbeitern Einfache Sicherung des geöffneten Mandanten auf beliebige Datenträger Nachkalkulation Unterteilung von Projekten Erfassung von Extrakosten Buchung von Rechnungseingängen in Nachkalkulationskonten und Unterkonten Erfassung von tatsächlichen Einkaufspreisen Buchungen löschen Lohnerfassung Erfassung zusätzlicher Kosten zu Mitarbeitern Offene Posten Verwaltung / Nachkalkulation Eingangsrechnungen können auf verschiedene Projekte aufgeteilt werden Projektstamm Benutzerspezifische Speicherung der Darstellung in der Projektverwaltung Letztes geöffnetes Dokument wird optisch hervorgehoben Dokument Automatische Rabattermittlung im Belegfuß Kalkulationsabgleich über gleiche Positionen innerhalb eines Dokumentes 27
Modul/Funktion/Technik Kontaktmanagement Beschreibung Verwaltung von Kundenkontakten mit Wiedervorlagefunktion Anruferkennung / Wahlhilfe Schnittstelle für die Anruferkennung und Wahlhilfe über TAPI Rückwärtssuche über GoYellow automatische Stammdatenanlage Dokument-Explorer übersichtliche Navigation in großen Dokumenten kopieren, einfügen und löschen von einzelnen und mehreren Positionen innerhalb eines Dokumentes Titelzusammenstellung Die Titelzusammenstellung kann nun wahlweise als separates Dokument oder unterhalb des Abschlusses erzeugt werden. OCI - Schnittstelle Aufruf externer Katalogdaten (Online - Shops der Großhändler Übernahme der Artikeldaten aus dem Online - Shop direkt ins Dokument Bestellungen im Shop des Großhändlers auslösen Freier Beleg Ein individuelles Dokument, dass nicht in die normalen Geschäftsprozesse eingebunden ist. Dies kann z.b. der Kostenvoranschlag oder ein Schmierzettel sein. Preiseinheit Artikel, die in Verpackungseinheiten geliefert werden, können nun mit dem preis je VPE im Artikelstamm eingepflegt werden. Beim Einfügen des Artikels in ein Dokument wird der Preis für die eingegebene Menge berechnet. Sicherheitseinbehalt Der Sicherheitseinbehalt kann jetzt wahlweise von der Nettogesamt-, der Nettorest-, der Bruttogesamt- oder der Bruttorestsumme erfolgen. Leistungsstamm Der Leistungsstamm wurde technisch überarbeitet. Neben einer besseren Bedienung und transparenteren Übersicht wurde die Performance gerade bei großen Datenmengen gesteigert. Update des Reportgenerators Der Reportgenerator bietet in der neuen Version neben der überarbeiteten Benutzeroberfläche zusätzliche vielfältige Möglichkeiten zur Erstellung von Reporten. Durch z. B. Freie Suchkriterien - Parameter kann die Reporterstellung noch individueller gestaltet werden. 28
Modul/Funktion/Technik Archivierung Zusatzmodul Zeiterfassung (kostenpflichtig) Schnittstelle Icking Externe Programme ausschreiben.de Beschreibung Archivieren Sie alte und nicht mehr benötigte Dokumente. Archivierte Dokumente werden in Dokument öffnen, Kundenhistorie und Projektverwaltung nicht mehr angezeigt. Arbeitszeiten können per Handy, Barcodescanner oder stationären Terminal etc. erfasst werden. Mit wenigen Klicks stehen Ihnen die erfassten Daten in der Lohnerfassung und in der Nachkalkulation zur Verfügung. In dem von der Firma A. Icking entwickelten digitalen Leistungskatalog Dach wählen Sie Leistungen aus, die Sie Ihrem Kunden anbieten möchten. Per Knopfdruck werden diese Leistungspositionen an das TopKontor Handwerk übergeben. Sie können aus dem TopKontor Handwerk heraus bis zu drei, von Ihnen individuell eingestellte, externe Programme aufrufen. Mehr als 380.000 Ausschreibungstexte führender Produkthersteller, Verbände und professioneller Textanbieter mit herstellerneutralen Positionsbeschreibungen stehen Ihnen dort zur Verfügung. Die Schnittstelle in TopKontor Handwerk ermöglicht den direkten Aufruf eines Importdialoges aus dem Dokument. 29
Installation und Einrichtung Systemvoraussetzungen Durch die Umstellung auf neueste Technologien haben sich auch die Systemvoraussetzungen geändert. Bitte überprüfen Sie vor dem Upgrade, ob Ihre Hardware und Betriebssysteme den aktuellen Anforderungen entsprechen oder ziehen Sie Ihren Betreuer (blue:solution Profi- Partner) zu Rate. Benötigter Speicherplatz: mindestens 300 MB, zzgl. Speicherplatz für Daten Einsatz auf folgenden Betriebssystemen (Server): - Windows 2000 (inkl. Service Pack 4) - Windows 2000 Server (inkl. Service Pack 4) - Windows XP Professional Edition (inkl. Service Pack 3) - Windows 2003 Server - Windows 2008 Server - Novell Netware ab Version 5.x - Linux Voraussetzungen: Samba-Server mit konfigurierten Freigaben Einsatz auf folgenden Betriebssystemen (Clients und Einplatz): - Windows 2000 (inkl. Service Pack 4) - Windows XP Home Edition (inkl. Service Pack 3) ausschließlich für Einplatzinstallationen - Windows XP Professional Edition (inkl. Service Pack 3) - Windows Vista (inkl. Service Pack 1) Installation Der Installationsvorgang für Ein- und Mehrplatz ist in beiden Fällen gleich. Es gibt lediglich Unterschiede in der Netzwerkfreigabe, da im Falle der Mehrplatz-Installation mehr Optionen für Zugriffsberechtigungen zur Verfügung stehen. Installation Einplatz Legen Sie dazu die CD des TopKontor - Programms in das CD-Laufwerk Ihres Rechners. Es öffnet sich automatisch das CD-Start-Menü. 30
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf TopKontor Handwerk installieren. Es öffnet sich der Installationsassistent. Nachdem Sie die Lizenzvereinbarungen akzeptiert haben, wählen Sie im nächsten Fenster Programm- und Dateninstallation/Update. Im nächsten Schritt geben Sie den Zielordner an, in dem das Programm und die Daten von TopKontor installiert werden sollen. Als Zielordner belegt der Assistent das Verzeichnis C:\Programme\bluesolution\Handwerk automatisch vor. Es folgt die Auswahl der zu installierenden Demomandanten. Bevor Sie das Programm installieren, erhalten Sie eine Zusammenfassung der Zielordner, des Installationstyps sowie eine Auflistung der zu installierenden Demomandanten. 31
Klicken Sie in diesem Fenster auf den Installieren Button, um die Installation durchzuführen. Nachdem Sie TopKontor installiert haben, klicken Sie auf dem Desktop Ihres Rechners auf das Symbol TopKontor 5.0, um das Programm zu starten. Installation auf einem Server Wenn Sie das TopKontor Handwerk im Mehrplatz installieren wollen, so wählen Sie eine Arbeitsstation Hauptrechner aus, die neben dem Programm auch die Daten enthalten soll. Bei der Installation auf dem Hauptrechner gehen Sie wie bereits bei der Beschreibung zur Installation auf einem Einzelplatz vor. Nach erfolgreicher Installation auf dem Hauptrechner geben Sie anschließend das Daten-Verzeichnis für das Netzwerk frei. Beachten Sie dabei, dass alle TopKontor-Benutzer Vollzugriff auf das Datenverzeichnis haben. Wechseln Sie jetzt jeweils zu den einzelnen Arbeitsstationen, um dort das Programm zu installieren. In dem Fenster zur Auswahl der Installationsart wählen Sie nun, da die Daten von TopKontor schon im Netzwerk vorhanden sind, Programminstallation (Datenverzeichnis wird nicht angelegt/upgedatet) aus. Im folgenden Schritt geben Sie den Zielordner an, in dem das Programm installiert werden soll. Als Vorschlag wird vom Assistent C:\Programme\blue solution\handwerk 5 eingetragen. Anschließend wählen Sie das Datenverzeichnis der Arbeitsstation Hauptrechner in Ihrem Netzwerk aus, das die Daten zu TopKontor bereits enthält. Hierfür verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen. Bestätigen Sie anschließend mit Weiter den Dialog. Es wird somit nur das Programm installiert und eine Verknüpfung zu den Daten auf dem freigegebenen Daten-Verzeichnis des Hauptrechners erstellt. Auf dem Desktop wird ein Desktop-Symbol zum Start des Programms angelegt. Datenkonvertierung von Version 4.x zur Version 5.x Nach abgeschlossener Installation wird der Konvertierungsassistent gestartet. Die Konvertierung kann nur von dem Rechner ausgeführt werden, auf dem auch die Datenbank installiert ist. Wählen Sie dort die Mandanten aus mit denen Sie in der Version 5 arbeiten wollen. Die anschließende Zeitkalkulation gibt Auskunft über den vermutlichen Zeitaufwand für die Konvertierung. Nachdem diese Aktion abgeschlossen ist, wird ein Protokoll zur Datenkonvertierung angezeigt. Kontrollieren Sie bitte die Einträge und sprechen Sie bei Fragen mit Ihrem Fachhandelspartner. 32
Die Version 4.0 und Ihre Mandantendaten werden nicht automatisch deinstalliert. Eine Nutzung dieser Software ist ohne Einschränkungen weiterhin möglich. Änderungen die an diesen Daten vorgenommen werden, stehen jedoch ohne erneute Konvertierung nicht in der Version 5.x zur Verfügung. Zur Sicherheit weisen Sie jeden Nutzer von TopKontor Handwerk bitte an, nicht mehr in der Version 4.0 in bereits konvertierten Mandanten zu arbeiten oder deinstallieren Sie die Version 4.0. Die Konvertierung kann jederzeit wieder über Start > Alle Programme > TopKontor V5 erneut gestartet werden. Neue Lizenzierung Ihrer Software Mit Installation der neuen Software auf Ihrem Rechner erhalten Sie durch Ihren Fachhändler (blue:solution Profi-Partner) gleichzeitig eine neue, auf Ihr Unternehmen ausgestellte Lizenz für das TopKontor Handwerk. Nach der Installation der Software wird Ihre Lizenz einmalig Online abgeprüft und endgültig aktiviert. Damit sind Sie auch zukünftig berechtigt, alle weiteren Updates online abzurufen und zu installieren, sofern Ihr Pflegevertrag aktuell ist. Selbstverständlich läuft Ihre Software auch bei ausgelaufenem Pflegevertrag weiter. Sollten Sie über keine Verbindung zum Internet verfügen oder in Ihrer Firewall keine Freigabe für Handwerk.exe erteilen wollen, erscheint der Dialog zur Offline-Aktivierung. 33
Sie können den benötigten Freischaltschlüssel per Telefon, Mail oder Fax anfordern. In jedem Fall erfolgt im nächsten Dialog die Eingabe einer Seriennummer zur Freischaltung der Software. Nachdem Sie die Seriennummer eingetragen haben, erhalten Sie die Bestätigung in der nächsten Anzeige. Nach dieser Freischaltung unterliegt die Software keiner weiteren Beschränkung. 34
Impressum: 2000-2010 blue:solution software GmbH Alle Rechte vorbehalten. Münsterstraße 57a D-48431 Rheine Tel. 05971 / 9144860 Fax 05971 / 91448690 Informationen über unsere Produkte: info@bluesolution.de Internet: http://www.bluesolution.de Fragen zur Bedienung des Programms beantwortet Ihr Fachhändler. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch blue:solution software GmbH untersagt. 35