Volksschulgemeinde Bischofszell Informations- und Kommunikationskonzept
Informations und Kommunikationskonzept Die männliche Form steht im ganzen vorliegenden Konzept auch für die weibliche Form. Ausgangslage Seit dem 1. Januar 2006 besteht die Volksschulgemeinde Bischofszell. Sie entstand aus dem Zusammenschluss der bisherigen Primarschulgemeinden Bischofszell, Blidegg, Gottshaus, Halden Kenzenau, Hauptwil, Hohentannen, Sitterdorf und Zihlschlacht sowie der Oberstufe Bischofszell. Über 200 Voll und Teilzeitangestellte arbeiten in 14 Schulhäusern. Aus neun Behörden und deren neun Verwaltungen wurden eine Behörde mit 11 Mitgliedern und eine Verwaltung mit 3 Mitarbeitenden. Diese Neuorganisation verlangt neue Strukturen und Abläufe im Bereich der Information und Kommunikation. Dabei wurde versucht, die Balance zwischen Vereinheitlichung und Eigenständigkeit zu finden. Durch die sinkenden Kinderzahlen werden in Zukunft auch vermehrt Schülerinnen und Schüler an andere Schulstandorte transportiert. Dies führt dazu, dass der Informationsfluss vermehrt vereinheitlicht werden muss. Zielsetzung In unserem Strategiedokument wird im Geschäftsfeld Gesamte Schule zu Information und Kommunikation die Zielsetzung festgelegt: Unsere Lehrpersonen, die Schülerinnen und Schüler sowie weitere Beteiligte sollen vermehrt einen offenen, ehrlichen und vertrauensvollen Austausch (fachlich und persönlich) pflegen. Wir wollen eine entsprechende Kommunikationskultur fördern und einfordern. In unserer Schule wollen wir einen offenen, gemeinsamen und attraktiven Schulauftritt, welcher Vertrauen und Identität in der Öffentlichkeit und in der Schule selbst stiftet. Einen wichtigen Beitrag zu diesem Ziel bildet das Kommunikations und Informationskonzept. Informationen sind die Grundlage unserer Arbeit. Wenn wir Informationen ungenau, zu spät oder gar nicht erhalten, geschehen Fehler oder es werden Fehlentscheide gefällt. In diesen Fällen muss viel Zeit aufgewendet werden, um die Dinge wieder ins Lot zu bringen. Darum versuchen wir mit diesem Konzept die Kommunikation innerhalb der Volksschulgemeinde Bischofszell zu optimieren. Gute Kooperation durch unkomplizierte Kommunikation ist dabei unsere Grundidee. Das Informationskonzept der Volksschule regelt die Art und Weise des Informationsflusses nach Innen und Aussen. Das Informationskonzept der Volksschule richtet sich nach dem Grundsatz der Einfachheit und der Ökonomie der Kräfte. Das Informationskonzept der Volksschule trägt in hohem Masse dazu bei, dass die Volksschule Bischofszell als attraktive Schulgemeinde auftritt und so Vertrauen und Identität stiftet in der Öffentlichkeit und in der Schule selbst. Beda Dahinden, Präsident Das vorliegende Informations- und Kommunikationskonzept wurde an der Behördensitzung vom 1. Dezember 2008 genehmigt und tritt per 1. Januar 2009 in Kraft. Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 2
Inhaltsverzeichnis Kommunikationspartner Seite Erstellungsdatum Eltern Lehrpersonen Seiten 4 und 5 1. Januar 2009 Eltern Schulleitung Seiten 6 und 7 1. Januar 2009 Eltern Behörde Seiten 8 und 9 1. Januar 2009 Eltern Verwaltung Seite 10 1. Januar 2009 Lehrpersonen Schulleitung Seiten 11 und 12 1. Januar 2009 Lehrpersonen Behörde Seiten 13 und 14 1. Januar 2009 Lehrpersonen Verwaltung Seiten 15 1. Januar 2009 Lehrpersonen Hauswartung Seiten 16 und 17 1. Januar 2009 Primarschule Sekundarschule Seiten 18 und 19 1. Januar 2009 Schulleitung Behörde Seiten 20 und 21 1. Januar 2009 Schulleitung Verwaltung Seiten 22 und 23 1. Januar 2009 Schulleitung Hauswartung Seiten 24 und 25 1. Januar 2009 Behörde Verwaltung Seite 26 1. Januar 2009 Behörde Hauswartung Seiten 27 und 28 1. Januar 2009 Behörde Schüler Seite 29 1. Januar 2009 Behörde Öffentlichkeit Seite 30 1. Januar 2009 Ansprechpersonen Öffentlichkeit Eltern Schüler Verwaltung Lehrperson Schulleitung Hauswartung Behörde Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 3
Eltern Lehrpersonen Eltern interne Adressänderung sobald bekannt Wegzug sobald bekannt Krankheit oder Unfall des Kindes voraussehbare einzelne Absenz bis zu einem ganzen Tag (nicht in Verbindung mit Ferien) e kurze Notiz oder mündliche Mitteilung; bei Absenzen über drei Tage oder häufigem Fehlen kann ein Arztzeugnis verlangt werden sobald bekannt sobald bekannt Todesfälle in der Familie mündlich sobald bekannt Arztbesuch während der Unterrichtszeit mündliche Mitteilung oder ärztliches Aufgebot auf Verlangen sobald bekannt Besonderheiten (gesundheitlich, sozial, ), die von den Lehrpersonen beachtet werden müssen mündlich oder (Personalblatt aktualisieren) Verspätung des Kindes mündlich sofort Bei Schuleintritt oder wenn es bekannt wird Fragen, Unklarheiten mündliche oder e Anfrage möglichst sofort Lehrperson Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 4
Lehrpersonen Eltern Lehrperson Stundenplan vor den Sommerferien (Termin durch SL) Änderungen im Stundenplan e oder mündliche sobald bekannt Mitteilung Zeugnisse Sekundarschule semesterweise; Primarschule jährlich Schulärztlicher Untersuch e oder mündliche sobald bekannt Mitteilung Elternabend Bekanntgabe des Termins 4 Wochen vorher Elterngespräche mündlich oder bei Bedarf; wenn möglich 2 Wochen vorher vorhersehbarer Schulausfall 4 Wochen vorher Projekte / Klassenaktivitäten mit mindestens 2 Wochen vorher Auswirkungen auf den Stundenplan Schulreisen / Exkursionen mindestens 2 Wochen vorher Lagerinformationen 4 Wochen vorher verspätete Entlassung eines mündlich oder im Voraus Kindes aus dem Unterricht Schüleraufgebote in der mündlich oder im Voraus schulfreien Zeit Nichteintreffen eines Kindes im mündlich sofort Unterricht Disziplinarische Meldungen mündlich oder sofort Niveaueinteilungsentscheid beim Übertritt in die Sekundarschule Eltern Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 5
Eltern Schulleitung Eltern Wegzug sobald bekannt Urlaubsgesuche über einen ganzen Tag mit Formular 2 Wochen vorher Schulleitung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 6
Schulleitung Eltern Schulleitung Infoblatt der Standorte jährlich, vor Schuljahresbeginn Informationen zum allgemeinen bei Bedarf Schulbetrieb Einladungen zu Schulanlässen 4 Wochen vorher Antwort auf Urlaubsgesuche sofort Infos an Neuzuzüger sofort ausserordentliche sofort Elterngespräche Entscheid Lernzielanpassungen sobald bekannt Entscheid Klassenrepetitionen und Umstufungen sobald bekannt Eltern Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 7
Eltern Behörde Eltern Rekurse strategische Anliegen zur Volksschulgemeinde gemäss Rechtsmittelbelehrung mündlich oder bei Bedarf bei Bedarf Behörde Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 8
Behörde Eltern Behörde Behördenentscheid oder mündlich bei Bedarf ausserordentlicher Elternabend bei Bedarf Umfragen und Vernehmlassungen Klasseneinteilungen und umteilungen bei Bedarf vor den Sommerferien; bei Bedarf Eltern Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 9
Eltern Verwaltung Eltern Meldung Zuzug mündlich oder bei Bedarf Verwaltung Verwaltung Eltern Verwaltung Information Ersteintritt jährlich Schulbestätigungen bei Bedarf Eltern Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 10
Lehrpersonen Schulleitung Lehrperson offizieller Stundenplan elektronisch oder Mitte Juni Abwesenheit / Krankheit / Unfall telefonisch oder mündlich sobald bekannt der Lehrperson Arztzeugnisse bei längerer Krankheit nach Genesung oder mindestens monatlich Eingabe Lager 8 Wochen vorher Eingabe Exkursionen 4 Wochen vorher Projektwochen mit 4 Wochen vorher Stundenplanänderungen Projekte und Klassenaktivitäten mündlich oder 4 Wochen vorher Einladung Elternabend 4 Wochen vorher (zur Kenntnis) Information über Unfälle mündlich sofort während des Schulbetriebs (mit Arztbesuch) Disziplinarische Meldungen mündlich oder sofort Budgeteingaben zu Ende Mai Sonderkrediten Information über Abklärungs mündlich sobald bekannt gesuche SPB Lernzielanpassungen es Gesuch sobald bekannt Klassenrepetition, Umstufung sobald bekannt Adressänderungen und familiäre sobald bekannt Änderungen Lehrpersonen Wegzug Kinder mit Formular sobald bekannt Mitteilung über aussergewöhnliche Vorkommnisse mündlich oder sofort Schulleitung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 11
Schulleitung Lehrpersonen Schulleitung Jahresplan oder elektronisch Anfang Schuljahr Änderungen quartalweise Sperrdaten während Schulferien mind. 1 Jahr vorher Unterrichtsbesuch Feedback mündlich mit Protokoll sobald bekannt Mitarbeitergespräch mündlich mit Protokoll jährlich (VRR Volksschule; 8) Anstellungsbestätigung bei bei Bedarf Pensenänderung und Neueintritten Klasseneinteilung elektronisch oder vor Sommerferien Klassenlisten Neuzuzüger mündlich und sofort Adresslisten der Volksschulgemeinde elektronisch semesterweise Einladung zum Konvent elektronisch oder zwei Tage vorher Protokoll zum Konvent elektronisch oder ein Woche danach Arbeitszeugnis / bei Arbeitsende / Bedarf Zwischenzeugnis Vorgaben zum Stundenplan mündlich oder bis Ende Mai Information zu bewilligten Budgeteingaben mündlich oder Januar Lehrperson Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 12
Lehrpersonen Behörde Lehrperson Anlaufstelle bei Meinungsver mündlich bei Bedarf schiedenheiten zwischen Schul leitung und Lehrperson persönliche Anliegen auf Ebene mündlich bei Bedarf VSG Kündigungen drei Monate vor Semesterende (30. April; 31. Oktober) Behörde Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 13
Behörde Lehrpersonen Behörde Reglemente sobald bekannt Behördensitzungen, entscheide (ev. Homepage zwei Wochen nach der Sitzung intern) Botschaften zu den (Homepage) Dezember / Juni Gemeindeversammlungen strategische Entscheide oder mündlich bei Bedarf Kündigung drei Monate vor Semesterende (30. April; 31. Oktober) Vernehmlassungen bei Bedarf Stufenzuteilung sobald bekannt Lehrperson Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 14
Lehrpersonen Verwaltung Lehrperson interne Adressänderungen von Schülern bei Bedarf Verwaltung Verwaltung Lehrpersonen Verwaltung Informationen Ersteintritt zur Kenntnisnahme gleichzeitig mit Elterninformation Lehrperson Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 15
Lehrpersonen Hauswartung Lehrperson ausserordentliche Belegungen oder mündlich sobald bekannt Abwesenheit einer Klasse oder mündlich sobald bekannt Stellvertretungen mündlich sobald bekannt Schadenfälle mündlich sofort Hauswartung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 16
Hauswartung Lehrpersonen Hauswartung Wochenreinigung oder mündlich Anfang Schuljahr oder bei Veränderungen Ferienreinigungen Räumungsplan Wünsche an Lehrpersonen und Schüler technische Störungen / Beeinträchtigungen Belegungspläne externer Benützer oder mündlich mündlich mündlich zwei Wochen vorher bei Bedarf sobald bekannt sobald bekannt Lehrperson Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 17
Primarschule Sekundarschule Primarschule provisorischer mit Formular Januar Einteilungsentscheid definitiver Einteilungsentscheid Formulare Ende März Abgabe Schülerlaufblatt Schülerlaufblatt Übertritt Sommer Sekundarschule Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 18
Sekundarschule Primarschule Sekundarschule Einladung zur Einsichtsnahme elektronisch an Lehrpersonen 2 Wochen vorher (letzter Mittwoch vor Herbstferien) Umstufungsentscheide 1. Klasse elektronisch an Lehrpersonen Herbst Bekanntgabe von Elternabendterminen Koordination/Organisation Elterninformationsabend 6. Klasse elektronisch an Lehrpersonen via SL mündlich vor Sommerferien Herbst Primarschule Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 19
Schulleitung Behörde Schulleitung Protokolle aus Teamsitzungen nach Sitzung und Konventen an Präsidium Schulleitungsbericht an jährlich, August Präsidium Konfliktsituationen mündlich bei Bedarf Lehrpersonen / Schüler / Eltern Vorbereitung Personalentscheid bei Bedarf Behörde Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 20
Behörde Schulleitung Behörde Lektionenpool (Schülerzahlen) oder mündlich ab Oktober Globalbudget Mai durch Behörde genehmigtes Ende Oktober Budget Behördenentscheide oder mündlich nach Behördensitzungen Kantonale Informationen und oder mündlich bei Bedarf Erlasse Einstellung Lehrpersonen mit bei Bedarf Anstellungsentscheid Kündigung Lehrpersonen Kopie Entscheid bei Bedarf Strategische Vorgaben für das kommende Schuljahr jährlich, November Schulleitung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 21
Schulleitung Verwaltung Schulleitung Adressänderungen und familiäre bei Bedarf Veränderungen von Mitarbeitenden Wegzug von Kindern Formular und Laufbahnblatt bei Bedarf lohnwirksame sofort Pensenänderungen Meldung regulärer Pensen semesterweise Jahresbericht für Botschaft Ende März Stundenpläne August Budgeteingaben Mitte Juli Neuanstellungen mit Personalstammblatt sofort Einsätze von Stellvertretungen sofort Absenzen von Lehrpersonen sobald bekannt Verwaltung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 22
Verwaltung Schulleitung Verwaltung Adressliste VSG elektronisch semesterweise Zwischenabschlüsse elektronisch 10. 11. und 10. 12 Globalbudget ansonsten bei Bedarf Klassenlisten elektronisch vor Sommerferien Neuzuzüger sofort Kopie PTM Massnahmen und Einzelfallintegrationen sofort Schulleitung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 23
Schulleitung Hauswartung Schulleitung regelmässige Belegungen oder mündlich sobald vorhanden und Änderungen (Jahresplan/Stundenpläne) ausserordentliche schulische oder mündlich bei Bedarf Belegungen Mitarbeitergespräch mündlich mit Protokoll jährlich Einladung an Konvente mündlich oder bei Bedarf Hauswartung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 24
Hauswartung Schulleitung Hauswartung Vermietungen mit Formular bei Bedarf Jahresreinigungstermine mündlich oder bei Bedarf Ferien mündlich oder sobald bekannt Krankheit und Unfall mündlich sobald bekannt Schadenfälle mündlich sofort Schulleitung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 25
Behörde Verwaltung Behörde Reglemente sobald bekannt Behördensitzungen, entscheide (ev. Homepage zwei Wochen nach der Sitzung intern) Botschaften zu den (Homepage) Dezember / Juni Gemeindeversammlungen strategische Entscheide oder mündlich bei Bedarf Verwaltung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 26
Behörde (Ressortleitung/Leitung Hauswartswesen) Hauswartung Behörde Umsetzung von mündlich oder sobald bekannt Unterhaltsarbeiten jährliche Begehung zur mündlich mit Protokoll Frühling Budgeterstellung Budgetentscheide Januar Reglemente sobald bekannt Behördensitzungen, entscheide (ev. Homepage zwei Wochen nach der Sitzung intern) Botschaften zu den (Homepage) Dezember / Juni Gemeindeversammlungen strategische Entscheide oder mündlich bei Bedarf Hauswartung Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 27
Hauswartung Behörde (Ressortleitung/Leitung Hauswartswesen) Hauswartung Schadensmeldungen mündlich sobald bekannt unvorhergesehene Reparaturen mündlich sobald bekannt Budgetanträge Juni Behörde Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 28
Behörde Schüler Behörde Umfrage (Schülerbefragung) bei Bedarf Schüler Schüler Behörde Schüler strategische Anliegen bei Bedarf Behörde Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 29
Behörde Öffentlichkeit Behörde Gemeindeversammlungen Botschaften Dezember, Juni (Versand drei Wochen vor Versammlung) Wahlen Inserat, Presse gemäss Gesetz Urnenabstimmungen Botschaften bei Bedarf (Versand drei Wochen vor Abstimmung) Informationen - Gemeindeversammlungen bei Bedarf - Lokale Mitteilungsblätter - Homepage - Presse Lokale Mitteilungen Lokale Mitteilungsblätter bei Bedarf Repräsentationen öffentliche und schulische bei Bedarf Veranstaltungen Zusammenarbeit mit anderen mündlich oder bei Bedarf Behörden Information über gemäss Notfallkonzept bei Auftreten des Ereignisses ausserordentliche Ereignisse Gesetzesänderungen mündlich Gemeindeversammlungen Strategische Projekte mündlich Gemeindeversammlungen Öffentlichkeit Informations- und Kommunikationskonzept Januar 2009 Seite 30