INFORMATION Ansprechpartner: Telefon: Stand: Carsten Baubkus 0355 365-1602 Januar 2014 E-Mail: baubkus@cottbus.ihk.de Steuern O 05 Pflichtangaben für Rechnungen ein kurzer Überblick Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, oder ist der Leistungsempfänger eine juristische Person, dann besteht die Pflicht innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Eine evtl. Steuerbefreiung entbindet nicht von der Pflicht der Rechnungserteilung. Wenn die Leistung an eine Privatperson erbracht wird, besteht diese Pflicht nicht. AUSNAHME: Die Leistung, die durch den Unternehmer erbracht wird, steht im Zusammenhang mit einem Grundstück, beispielsweise Bauleistungen, Fensterputzen, Gartenarbeiten und Instandsetzungsarbeiten in und an Gebäuden. An den privaten Empfänger muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten ausgestellt werden. Wird eine Rechnung verspätet ausgestellt, drohen Geldbußen bis zu 5.000 EUR. Das Bestehen einer Steuerpflicht ist nicht Voraussetzung zur Verpflichtung zur Rechnungserstellung. Für umsatzsteuerbefreite Umsätze muss ebenfalls eine Rechnung erstellt werden. Das Gleiche gilt auch für rechnungsersetzende Gutschriften (der Begriff Gutschrift ist dabei auf dem Abrechnungsdokument förmlich anzubringen). Folgende Angaben muss eine Rechnung nach 14 Abs. 4 i.v.m. 14a Abs. 5 UStG enthalten. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer Ausstellungsdatum der Rechnung Fortlaufende Rechnungsnummer Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts Entgelt und den hierauf entfallenden Steuerbetrag sowie den Hinweis auf die Steuerbefreiung Ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (Ergänzende Hinweise zu den einzelnen Positionen ab Seite 3.)
Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form erstellt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat. Rechnungen können per Mail, Fax oder Webdownload als PDF oder Textdatei verschickt werden. Es muss allerdings die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Für die Aufbewahrung der Rechnung gibt es eine Besonderheit. Ein Papierausdruck ist nicht möglich. Die Rechnungen müssen in der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen zulässt (nur einmal beschreibbare DVDs oder CDs). Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR Für Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von nicht mehr als 150 EUR brutto aufweisen, gelten erleichterte Vorschriften. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers Ausstellungsdatum der Rechnung Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe Angabe zum angewendeten Steuersatz bzw. Falls eine Steuerbefreiung gilt, muss ein entsprechender Hinweis darauf erfolgen AUSNAHMEN: Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung ( 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ( 6a UStG) und bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach 13 b UStG ( 33 UstDV). Fahrausweise Neben Kleinbetragsrechnungen gelten auch für Fahrausweise Erleichterungen. Hier genügen folgende Angaben: vollständiger Name und Anschrift des Beförderungsunternehmers Ausstellungsdatum der Rechnung Steuerbetrag und Entgelt in einer Summe Anzuwendender Steuersatz, sofern nicht der ermäßigte Steuersatz gilt ggf. Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr 2 IHK Cottbus I FB Recht und Steuern/Fair Play, Versicherungswirtschaft
Einzelheiten zu den Rechnungsangaben Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers Der Name und die Anschrift des Leistenden bzw. Leistungsempfängers müssen sich eindeutig feststellen lassen. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) ist es insoweit ausreichend, wenn statt der Anschrift des Leistungsempfängers dessen Postfach oder Großkundenadresse angegeben werden. Eine Adressierung an einen Dritten mit c/o Namensangabe des Leistungsempfängers reicht nicht. Der eigentliche Leistungsempfänger ist stets anzugeben. Das gilt auch auch dann, wenn der Dritte mit der Rechnungsabwicklung beauftragt ist. Die Angabe "c/o" würde nur genügen, wenn der Leistungsempfänger unter der Anschrift eine Zweigniederlassung, Betriebstätte oder einen Betriebsteil unterhält (vgl. Details Abschnitt 14.5 Abs.3 UStAE). Wenn mehrere Zweigstellen, Betriebsstätten und Betriebsteile vorhanden sind, kann jede betriebliche Anschrift den Anforderungen genügen. Relevant wird diese Regelung beim Vorsteuerabzug. Denn nur, wenn auch der Name und die Adresse des Leistungsempfängers aus der Rechnung eindeutig hervor geht, kann der Vorsteuerabzug aus der Rechnung geltend gemacht werden. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer Auf der Rechnung ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Alternativ ist die Angabe der USt-IdNr. möglich. Um eine USt-IdNr. zugeteilt zu bekommen, muss ein schriftlicher Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern gestellt werden. Eine Antragstellung ist auch Online unter www.bzst.de möglich. Falls ein Unternehmer für fremde Rechnung und fremden Namen abrechnet, ist die USt-IdNr. bzw. die Steuernummer des leistenden Unternehmens anzugeben. Das ist beispielsweise der Fall bei einem Tankstellenbetreiber, welcher die USt.-IdNr. der Mineralölgesellschaft angeben muss. Eine Angabe der Steuernummer oder USt.-IdNr. ist auch bei Fällen der Steuerschuldumkehr ( 13 b Abs. 1 und 5 Satz 1 UStG) erforderlich. Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Angaben in der Rechnung auf die Richtigkeit zu überprüfen. Bei Abrechnungen von Dauerleistungen, bei denen keine gesonderte Rechnung erfolgt, wie z.b. bei der Miete, müssen die leistungsersetzenden Verträge eine Steuernummer bzw. USt-IdNr. enthalten. Die dazu bestehenden Übergangsregelungen für Altverträge sind ausgelaufen, daher müssen auch die Altverträge angepasst werden. Fortlaufende Rechnungsnummer Zweck dieser Vorschrift ist, dass durch die Rechnungsnummer die Rechnung einmalig wird. Zur Erstellung der Rechnungsnummer können beliebig viele Nummernkreise gebildet werden, auch ist eine Kombination mit Buchstaben möglich. Es bleibt dem Rechnungsaussteller überlassen, für die 3 IHK Cottbus I FB Recht und Steuern/Fair Play, Versicherungswirtschaft
Rechnung bestimmte Nummernkreise für eine zeitliche, organisatorische oder geografische Zuordnung zu bilden. Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben. Verträge über Dauerleistungen müssen auch eine fortlaufende Nummer haben. Es reicht allerdings, wenn der Vertrag eine Nummer aufweist. Die auf den Vertrag entfallenden Zahlungen müssen nicht durchnummeriert werden. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z.b. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel. Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z.b. Geschenkartikel, reichen nicht aus. Gleiches gilt für die Beschreibung "Beratungsleistungen". Zeitpunkt der Lieferung Das Lieferdatum bzw. das Leistungsdatum muss auch in den Fällen in der Rechnung enthalten sein, wenn das Rechnungsdatum mit dem Lieferdatum bzw. Leistungsdatum identisch ist. Das Bundesfinanzministerium hält den Hinweis auf einer Rechnung Das Datum des Lieferscheins entspricht dem Leistungszeitpunkt für zulässig, wenn das Ausstellungsdatum des Lieferscheins den Leistungszeitpunkt richtig wiedergibt. Auch kann sich der Leistungszeitpunkt aus der mit dem Datum versehenen Empfangsbestätigung ergeben, die eine Rechnung dahingehend ergänzen kann, dass sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Entgelt Das Entgelt muss nach Steuersätzen aufgeschlüsselt und alle im Voraus vereinbarten Minderungen müssen aufgeführt sein, soweit die Minderungen nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind. Beispielsweise müssen Skontovereinbarungen und Rabatte angegeben werden. Diese Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein und auf jeden Fall schriftlich fixiert und auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. Für den Umfang reichen bei Skonti Angaben wie 2 % Skonto bei Zahlung bis.. Bei Boni und Rabatten genügen allgemeine Hinweise Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen oder Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen oder Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- oder Konditionsvereinbarungen 4 IHK Cottbus I FB Recht und Steuern/Fair Play, Versicherungswirtschaft
Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG oder der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie nennt. Falls eine Steuerbefreiung gilt, ist in der Rechnung jedoch ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung anzugeben. Es genügt eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z.b. steuerfreie Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung, steuerfreie Vermittlung einer Ausfuhrlieferung. In Fällen der Steuerschuldumkehr ist ein Hinweis auf diese erforderlich. Seit 2013 ist hierfür folgende Formulierung vorgeschrieben: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsemfängers". Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d.h. Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs ( 14 a Abs. 4 UStG). Reiseleistungen In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen nach 25 UStG hinzuweisen ( 14 a Abs. 6 UStG). Seit 2013 ist hierfür verpflichtend folgende Formulierung zu verwenden: "Sonderregelung für Reisebüros". Differenzbesteuerung In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach 25a UStG hinzuweisen ( 14a Abs. 6 UStG). Seit 2013 ist je nach gehandeltem Gegenstand hierfür verpflichtend folgende Formulierung zu verwenden: "Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" "Kunstgegenstände/Sonderregelung" oder "Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung". 5 IHK Cottbus I FB Recht und Steuern/Fair Play, Versicherungswirtschaft
Sonstige Sonderfälle Für Sonderfälle, wie zum Beispiel Werkleistung mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Güterbeförderungen oder Vermittlungsleistung mit EU-Bezug, gelten zusätzliche Sonderregelungen. Aufbewahrungspflichten für Rechnungen Eine Aufbewahrungspflicht besteht grundsätzlich für 10 Jahre. Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, 10 Jahre aufzubewahren. Die gleiche Aufbewahrungsfrist gilt auch für die Rechnungen, die der Unternehmer oder ein Leistungsempfänger erhalten hat, wie auch für Rechnungen, die ein Dritter auf den Namen und Rechnung des Unternehmers ausgestellt hat. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet), die von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. BEACHTE: Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Beispiel durch einen Zusatz: "Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren" HINWEIS: Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der IHK Cottbus für ihre Mitgliedsunternehmen. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die nur erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Es kann eine Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. 6 IHK Cottbus I FB Recht und Steuern/Fair Play, Versicherungswirtschaft