KSM Castings Group Nummer: ZB-QSV-ZE-001 Qualitätssicherungsvereinbarung mit Lieferanten Teil I Allgemeine Vereinbarungen Zwischen [Firma, Anschrift] (Lieferant) und KSM Castings Group Cheruskerring 38 31137 Hildesheim (KSM) Name Datum Erstellt: Hennecke David 20.03.2018 Genehmigt: Coelho Marco 20.03.2018
Seite: 2 von 9 Inhalt 1. Präambel 3 2. Vertragsinhalt 3 3. Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten 3 4. Qualitätsmanagementbeauftragter und Ansprechpartner 4 5. Nachweis- und Informationspflichten des Lieferanten 4 6. Serien- und Lieferfreigabe 5 7. Eingangsprüfungen durch KSM 5 8. Kennzeichnung, Identifikation und Rückverfolgbarkeit 5 9. Anlieferqualität und Problemlösungsprozess 6 9.1 Allgemeine Anforderungen 6 9.2 Problemlösungsprozess 6 9.3 Eskalation 6 10. Auditierung (First- and Second-Party-Audit) 7 11. Haftung und Regressierung 7 12. Vertraulichkeit 8 13. Änderung, Dauer und Kündigung der Vereinbarung 8 14. Anwendbares Recht, Gerichtsstand und salvatorische Klausel 8 15. Referenzdokumente und Bezugsquellen 8 16. Anlagen 9
Seite: 3 von 9 1. Präambel Die Standorte der KSM Castings Group verfolgen weltweit das Ziel, die Kunden mit markt gerechten Produkten in NULL-FEHLER-QUALITÄT zu beliefern. Von unseren Zulieferpartnern erwarten wir deshalb, dass diese sich gleichfalls zu diesem Ziel bekennen und mit ihren Lieferungen an KSM dazu beitragen, dieser Verpflichtung gerecht zu werden. Die mangelfreie Beschaffenheit aller von KSM zugekauften Produkte und Leistungen ist eine wesentliche Voraussetzung für die Erfüllung der Kundenanforderungen an unsere Produkte. Diese Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV) beinhaltet die vertragliche Festlegung der technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen und Abläufe zwischen KSM und Lieferant, die zur Sicherung der Produktqualität und Erreichung des Null-Fehler-Ziels erforderlich sind. Sie beschreibt die Mindestanforderungen an das Managementsystem der Vertragspartner (Teil I) sowie an die zur Herstellung der beschafften Produkte angewendeten Prozesse im Hinblick auf die Qualitätssicherung beim Lieferanten sowie bei KSM (Teil II). Mit dem Abschluss der QSV entspricht KSM der gemäß IATF 16949 festgelegten Pflicht zur Übertragung der relevanten Anforderungen aus diesem Regelwerk auf den Lieferanten. 2. Vertragsinhalt (1) Diese Vereinbarung gilt als vertragliche Ergänzung zum Rahmenliefervertrag und ist die Basis für die im Teil II zu dieser QSV getroffenen spezifischen Regelungen zu den Produkten und Leistungen, die der Lieferant aufgrund der Bestellungen liefert, die er während der Dauer dieser Vereinbarung von KSM erhält und annimmt. (2) Alle zu liefernden Produkte und Leistungen müssen der vereinbarten Beschaffenheit (definiert z.b. durch Zeichnungen, CA-Daten, Spezifikationen) entsprechen. Der Lieferant bewertet anhand der ihm überlassenen Spezifikationen die Herstellbarkeit des Produkts hinsichtlich der Qualitätsanforderungen sowie bzgl. der Kapazitätsvoraussetzungen vor Abgabe eines Angebotes an KSM. Der Lieferant prüft jeweils unverzüglich, ob eine von KSM vorgelegte Spezifikation fehlerhaft, unvollständig oder unklar ist. Sofern dies der Fall ist, verständigt der Lieferant KSM unverzüglich schriftlich. Mit der Annahme des Auftrages bestätigt der Lieferant die Herstellbarkeit zu den vereinbarten Bedingungen. (3) Bestellungen an Lieferanten erfolgen über den Zentraleinkauf. Alle der Anfrage oder Bestellung beiliegenden oder darin angezogenen Unterlagen sind vom Lieferanten zu prüfen. Hält dieser sich für nicht ausreichend, so ist über den KSM Zentraleinkauf eine Klärung herbeizuführen. Der Lieferant beschafft sich selbstständig die notwendigen Normen und Richtlinien (DIN, EN, ISO, VDA, Kundenspezifikationen etc.) auf die in der Anfrage oder den technischen Unterlagen referenziert wird. Der Lieferant ist verpflichtet, sich fortlaufend von der Aktualität der Dokumente zu überzeugen und den jeweils gültigen Stand zu berücksichtigen. 3. Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten (1) Der Lieferant unterhält ein Qualitätsmanagementsystem, welches mindestens die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt und perspektivisch so entwickelt wird, dass es den relevanten Anforderungen der IATF 16949 gerecht wird. Den entsprechenden Nachweis führt der Lieferant im Rahmen eines Zertifizierungsverfahrens mit einer akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft nach ISO 9001 und durch Vorlage des Zertifikates.
Seite: 4 von 9 (2) Lieferanten, die aufgrund ihrer Unternehmens- und Kundenstruktur die IATF 16949 nicht umsetzen können, müssen mindestens die relevanten Anforderungen aus dem MAQMSR (Minimum Automotive Quality Management System Requirements for sub suppliers) zur IATF 16949 nachweislich implementieren. (3) Das Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten ist nachweislich geeignet, die Erfüllung der in dieser Vereinbarung aufgeführten Anforderungen an die Produkte und Prozesse zu erfüllen. Der Lieferant wird die von KSM bei ihm bestellten Produkte entsprechend den Regeln des Qualitätsmanagementsystems herstellen und prüfen. Der Lieferant wird sich unverzüglich vergewissern, dass darüber hinaus gehende Anforderungen von KSM mit seinem Qualitätsmanagementsystem vereinbar sind und, wenn dies noch nicht der Fall ist, aktiv dafür Sorge tragen, dass die Anforderungen aus dieser QSV in angemessenem Zeitraum erfüllt werden. (4) Bezieht der Lieferant für die Herstellung oder Qualitätssicherung seiner Produkte Material, Produktions- oder Prüfmittel, Dienstleistungen oder sonstige Leistungen von Vorlieferanten, so wird er diese vertraglich und angemessen in sein Qualitätsmanagementsystem einbeziehen oder selbst die Qualität dieser Vorlieferungen sichern. Relevante Kundenforderungen wird der Lieferant im Rahmen dieser Systematik an seine Vorlieferanten weitergeben. Für die Qualität der Produkte und Leistungen des Lieferanten bleibt in jedem Falle dieser selbst verantwortlich. 4. Qualitätsmanagementbeauftragter und Ansprechpartner (1) Die Leitung des Lieferanten benennt ein Mitglied des Leitungspersonals als Beauftragten für das Qualitätsmanagement welcher gegenüber der Leitung berichtspflichtig und für die Aufrechterhaltung und Entwicklung des Qualitätsmanagementsystems verantwortlich ist und die Befugnis hat, im Falle der Fehlerfeststellung Prozesse und Produkte zu sperren. Ein Wechsel des Beauftragten wird jeweils schriftlich bei KSM angezeigt. (2) Die verantwortlichen Ansprechpartner aus den Bereichen Qualitätsmanagement, Logistik, Produktion und Projektmanagement auf Seiten von KSM und des Lieferanten werden schriftlich benannt und ihre Kontaktdaten gegenseitig zur Verfügung gestellt. 5. Nachweis- und Informationspflichten des Lieferanten (1) Der Lieferant weist die Konformität seines Qualitätsmanagementsystems zu den unter 3.(1) genannten Normen durch Vorlage eines gültigen Zertifikates nach. Dieses muss von einer national oder international akkreditierten Zertifizierungsgesellschaft ausgestellt sein. (2) Vor Änderungen von Produkten und Fertigungsverfahren, Verlagerungen von Fertigungsstandorten, ferner vor Änderung von Verfahren oder Einrichtungen zur Prüfung der Produkte oder von sonstigen Qualitätssicherungsmaßnahmen wird der Lieferant KSM so rechtzeitig benachrichtigen, dass KSM diese bewerten kann. Insbesondere dürfen Änderungen durch den Lieferanten nicht ohne Freigabe von KSM eingeführt werden, um Risiken für die Produktqualität oder die Lieferversorgung des Kunden zu vermeiden. Im Teil II dieser Vereinbarung werden Änderungsgründe definiert, bei denen diese Informationspflicht entfällt. (3) Stellt der Lieferant im Rahmen seiner Qualitätssicherungspflicht an den hergestellten Produkten eine Zunahme von Abweichungen der Ist-Beschaffenheit gegenüber der Spezifikation fest (Qualitätseinbrüche), so wird er KSM hierüber sowie über geplante Abhilfemaßnahmen unverzüglich benachrichtigen. KSM ist insoweit berechtigt, aus derartigen Abweichungen entstehende Prüfund Sortierkosten an den Lieferanten weiter zu berechnen. (4) Der Lieferant führt an festgelegten Merkmalen seines Produktes eine jährliche Requalifikationsprüfung durch. Sofern keine anderslautende Vereinbarung mit KSM getroffen wird, richtet sich der Umfang dieser Requalifikationsprüfung nach den Festlegungen in der IATF 16949, Abschnitt 8.6.2. Die Ergebnisse dieser Prüfung stellt der Lieferant KSM auf Anforderung zur Verfügung.
Seite: 5 von 9 (5) Für dokumentationspflichtige Produkte, für die besondere Anforderungen an die Archivierung bestehen (z.b. D-/ TLD-Teile), unterhält der Lieferant eine Systematik, welche die sichere Aufbewahrung von Dokumenten, Aufzeichnungen und Mustern sicherstellt. Die Art der Aufbewahrung muss geeignet sein, die Dokumente, Aufzeichnungen und Muster vor Beeinträchtigung durch Schmutz, Hitze und Wasser dauerhaft zu schützen. Die Archivierungsdauer richtet sich nach den spezifischen Kundenanforderungen und wird bei Bedarf durch KSM an den Zulieferer kommuniziert. Gesetzliche Verjährungsfristen sind zu berücksichtigen. 6. Serien- und Lieferfreigabe (1) Vor Aufnahme von Serienlieferungen stellt der Lieferant seine Produkte im Rahmen einer Erstbemusterung bei KSM zur Produktionsprozess- und Produktfreigabe vor. Grundlage für diese Erstbemusterung ist die vollständige Produktspezifikation. Lieferungen an KSM dürfen nur aus von KSM freigegebenen Werkzeugen und Prozessen erfolgen. Die Freigabe muss durch den Besteller in schriftlicher Form erklärt und dem Lieferanten übermittelt werden. Die Erteilung der Freigabe hat keinen Einfluss auf die vertragliche und außervertragliche Verantwortung des Lieferanten für die von ihm entwickelten und hergestellten Produkte. (2) Basis des Freigabeverfahrens für Zukaufteile oder Dienstleistungen an Bauteilen sind VDA Band 2 Sicherung der Qualität von Lieferungen (PPF) bzw. die AIAG-Schrift zum Produktionsteileabnahmeverfahren (PPAP). Sofern im Teil II dieser Vereinbarung nicht anders definiert, gelten die Vorlagestufen 3 (PPAP) und 2 (PPF). Der Bemusterungsumfang wird durch KSM im Zuge eines Bemusterungsabstimmungsgesprächs (BAG) mit dem Lieferanten definiert. Lieferumfänge im Rahmen der Bemusterung werden von KSM gesondert bestellt. (3) Der Bemusterungsablauf und umfang für Blockmetall und Werkzeuge wird in Teil II dieser Vereinbarung präzisiert. (4) Die Erteilung der Erstmusterfreigabe bedeutet gleichzeitig die Serienfreigabe für Lieferungen an KSM. An den Lieferanten vor Erteilung der Erstmusterfreigabe übermittelte Lieferabrufe berechtigen diesen nicht zur Tätigung von Anlieferungen. 7. Eingangsprüfungen durch KSM (1) KSM prüft unverzüglich nach Eingang von Produkten, ob sie der bestellten Menge entsprechen, ob ihre Identität der Bestellung entspricht und ob äußerlich erkennbare Transportschäden oder Mängel vorliegen. Eine detailliertere Prüfung der Produkteigenschaften erfolgt nach dem bei KSM üblichen Geschäftsablauf bei der Verarbeitung der Produkte. In allen Fällen ist KSM nur zu einer stichprobenartigen Prüfung verpflichtet. (2) Entdeckt KSM im Rahmen seiner Eingangsprüfungen oder bei der späteren Verarbeitung der Produkte Mängel, so wird er diese dem Lieferanten unverzüglich anzeigen. KSM obliegen gegenüber dem Lieferanten über die vorstehend genannten hinaus keine weiterführenden Pflichten. 8. Kennzeichnung, Identifikation und Rückverfolgbarkeit (1) Der Lieferant kennzeichnet alle zugelieferten Produkte in der Weise, dass ihre Identität auch außerhalb der Verpackungseinheit eindeutig und dauerhaft erkennbar ist. Neben den in der Spezifikation vorgegebenen Kennzeichnungen müssen die Produkte mindestens bzgl. folgender Kriterien gekennzeichnet werden: - Kennzeichen des Lieferanten - Herstelldatum des Produkts beim Lieferanten - Werkzeug-/ Nest-Nummer (sofern anwendbar).
Seite: 6 von 9 (2) Der Lieferant strukturiert seine Systematik zur Rückverfolgbarkeit der Produkte und Lieferungen so, dass im Schadensfall sowohl eine rückwirkende Ermittlung der Fertigungsbedingungen zum Zeitpunkt der Produktentstehung als auch eine vorausschauende Eingrenzung von risikoverdächtigen Lieferungen an KSM und darüber hinaus ermöglicht wird. (3) Weitere Präzisierungen zur Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit werden produktspezifisch im Teil II dieser Vereinbarung vorgenommen. 9. Anlieferqualität und Problemlösungsprozess 9.1 Allgemeine Anforderungen (1) Der Lieferant gewährleistet im Rahmen seiner Qualitätsverantwortung die Fehlerfreiheit der von ihm angelieferten Produkte sowie die termin- und mengengerechte Anlieferung. Um dieses Null-Fehler-Ziel zu erreichen, entwickelt der Lieferant seine Prozesse und Fähigkeiten im Rahmen eines systematisierten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) weiter. (2) KSM bewertet die Qualität der Anlieferungen anhand der in der Verfahrensanweisung ZB-VA- ZE-002 festgelegten Kriterien. Das Ergebnis wird den Lieferanten in regelmäßigen Abständen per E-Mail zugestellt. (3) Im Falle negativer Leistungstrends wird der Lieferant geeignete Korrekturmaßnahmen einleiten, um den vereinbarten Qualitätsstand wieder herzustellen. Die Maßnahmenpläne und die Ergebnisse seiner Korrekturmaßnahmen wird der Lieferant KSM auf Anforderung übermitteln. 9.2 Problemlösungsprozess Die Problemlösung und deren Dokumentation erfolgt beim Lieferanten unter Anwendung der 8- Disziplinen-Methode (sog. 8D-Prozess). Der Lieferant befähigt sein Personal bzgl. der Anwendung dieser Methode. KSM erwartet im Falle einer Reklamation eine erste Rückmeldung vom Lieferanten innerhalb von 24 Stunden, wobei Angaben zu den Schritten 1 3 des 8D-Prozesses zu liefern sind. KSM unterstützt den Lieferanten bei dessen Problemlösungsprozess. Die Problemlösung ist durch den Lieferanten innerhalb von 5 Arbeitstagen vorläufig abzuschließen. Dazu übermittelt der Lieferant den bis D5 vollständig ausgefüllten 8D-Report an KSM. Spätestens nach 20 Arbeitstagen schließt der Lieferant die Problemlösung vollständig ab, indem er die Bewertung der Wirksamkeit seiner Korrekturmaßnahmen vornimmt und im 8D-Report dokumentiert. Der vollständig (D1-D8) ausgefüllte 8D-Report ist an KSM zu übermitteln. KSM erwartet zu jedem der 3 Schritte die selbstständige Übermittlung des Zwischenstandes des 8D-Reports. 9.3 Eskalation Im Falle, dass der Problemlösungsprozess des Lieferanten nicht wirksam ist und die Lieferantenleistung trotz eingeleiteter Problemlösung fortgesetzt mangelhaft ist, kann durch KSM ein festgelegter Eskalationsprozess gestartet werden. Dieser Prozess gliedert sich in 3 Stufen, denen Auslösekriterien und Konsequenzen zugeordnet sind.
Seite: 7 von 9 (1) Eskalationsstufe 1: Der Lieferant hat Probleme und ist nicht erfolgreich im Lösen dieser Probleme Veranlasser: SQE Einstufungskriterien: Wiederholreklamationen trotz Abstellmaßnahmen; Auf nahme in ein Qualitätsförderprogramm durch OEM; Mangelhafte Kommunikation; Abstufung in eine B/C-Bewertung der Lieferantenbewertung; Kritische Maßnahme aus Audit nicht umgesetzt Maßnahmen: Besuch des Lieferanten vor Ort durch SQE mit gemeinsamer Erstellung eines Maßnahmenplans (Q-Gespräch, evtl. Audit). Der Lieferant prüft 100% des betroffenen Umfangs (2) Eskalationsstufe 2: Der Lieferant ist auf Fremdhilfe angewiesen Veranlasser: SQE und QMB des betroffenen Werkes Einstufungskriterien: Keine Wirksamkeitsfeststellung der Maßnahmen aus Stufe 1; Drohender Produktionsstillstand beim Kunden Maßnahmen: Besuch des Lieferanten vor Ort durch SQE mit Prozessaudit; Veranlassen von 100% Prüfungen durch Fremdfirmen; Keine Berücksichtigung für neue Projekte bis Deeskalation (3) Eskalationsstufe 3: Der Lieferant ist qualitativ für KSM nicht geeignet Veranlasser: Leiter Zentraleinkauf Einstufungskriterien: Verlust des QM-Zertifikates; keine Verbesserung über einen festgelegten Zeitraum sichtbar; Verursacher einer Rückrufaktion Maßnahmen: Einleitung eines Lieferantenwechsels Der Lieferant wird schriftlich über die Einleitung der Eskalation informiert. Für das Verlassen einer Eskalationsstufe müssen Deeskalationskriterien erfüllt werden. Diese werden mit dem Lieferanten individuell vereinbart. 10. Auditierung (First- and Second-Party-Audit) (1) Der Lieferant überwacht die Anwendung und Wirksamkeit seiner Managementprozesse durch regelmäßige interne Produkt-, Prozess- und Systemaudits (First-Party-Audits). Die Auditmethoden orientieren sich an den international gültigen Regelwerken IATF 16949, VDA Band 6.3 Prozessaudit / Band 6.5 Produktaudit bzw. an der ISO 19011. Der Lieferant sorgt für die angemessene Qualifikation seines dafür eingesetzten Personals. (2) KSM überzeugt sich in angemessenen Zeitabständen durch Prozess- und Produktaudits (Second-Party-Audits) von der Durchführung der in Ziffer 3 und im Teil II zu dieser Vereinbarung genannten Qualitätssicherungsmaßnahmen. Dazu gewährt der Lieferant den Vertretern von KSM und bei Bedarf auf dessen Kunden im angemessenen Umfang während der üblichen Betriebszeiten den Zugang zu seinen Betriebsstätten und ermöglicht die Unterstützung eines solchen Audits durch qualifiziertes Fachpersonal. KSM behält sich außerdem vor, die Wirksamkeit des QM-Systems des Lieferanten im Rahmen von Second-Party-Audits nach IATF 16949 zu bewerten. (3) Die Auditierung ändert nichts an der allgemeinen Verantwortung des Lieferanten hinsichtlich der Produktqualität. 11. Haftung und Regressierung (1) Die Haftung und Regressierung bestimmt sich nach den der Lieferung zugrunde liegenden vertraglichen Vereinbarungen.
Seite: 8 von 9 (2) Sofern zwischen Lieferant und KSM produktspezifische Vereinbarungen zu temporären Qualitätszielen getroffen werden, sind diese bei der Regressierung zu berücksichtigen. (3) Der Lieferant stellt KSM von allen Ansprüchen Dritter frei, soweit diese nachweislich auf der Mangelhaftigkeit oder Fehlerhaftigkeit der von ihm hergestellten Produkte beruhen. Die Haftung aus dem ProdHaftG bleibt hiervon unberührt. 12. Vertraulichkeit (1) Die Partner verwenden alle Unterlagen und Kenntnisse, die sie im Zuge der Umsetzung dieser Vereinbarung erlangen, ausschließlich für die Zwecke dieser Vereinbarung und mit der gebotenen Vertraulichkeit. Gegenüber Dritten besteht eine dauerhafte Geheimhaltungspflicht bzgl. solcher Informationen, welche die Partner als vertraulich oder geheimhaltungspflichtig bezeichnen. (2) Dies gilt nicht für Informationen, die bereits vor Abschluss dieser Vereinbarung öffentlich bekannt waren oder die während der Geltung dieser Vereinbarung ohne Verstoß gegen die Verpflichtung aus Abs. 1 öffentlich bekannt werden. (3) Diese Geheimhaltungsverpflichtung bleibt für einen Zeitraum von 5 Jahren nach Beendigung dieser Vereinbarung gültig. 13. Änderung, Dauer und Kündigung der Vereinbarung (1) Änderungen zu dieser Vereinbarung können von beiden Partnern in schriftlicher Form gefordert werden. Voraussetzung für die Wirksamkeit von Änderungen ist die Zustimmung beider Partner. (2) Die Vereinbarung wird wirksam mit dem Datum der Anerkennung durch beide Partner, die unterschriftlich am Ende des Dokuments dargelegt wird. Sie endet mit dem Datum der Kündigung. (3) Diese Vereinbarung kann von jedem Partner beim Vorliegen besonderer Gründe fristlos und im Übrigen mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines jeden Kalendermonats gekündigt werden. Bereits unter Geltung dieser Vereinbarung abgeschlossene Lieferverträge bleiben hiervon unberührt, die Vereinbarung gilt insoweit fort. 14. Anwendbares Recht, Gerichtsstand und salvatorische Klausel Als Basis für die Anwendung dieser Vereinbarung gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN Kaufrechts. Gerichtsstand ist Hildesheim. Sollte eine Regelung dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so tritt an die Stelle der unwirksamen Regelung eine neue wirksame Regelung, die dem Willen der Vertragsparteien und dem wirtschaftlichen Zweck dieser Vereinbarung am nächsten kommt. Dasselbe gilt für Vertragslücken. 15. Referenzdokumente und Bezugsquellen DIN EN ISO 9001, DIN 19011 Beuth-Verlag, BurggrafenStr. 6, 10787 Berlin IATF 16949 Qualitäts Management Center im Verband der Automobilindustrie (VDA QMC) Behrenstraße 35, 10117 Berlin
Seite: 9 von 9 AIAG, PPAP Production Part Approval Process Carwin Continuos Ltd. Publications Dept., Unit 1, Trade Link, Western Avenue, West Thurrock Grays, Essex, RM 20 3FJ United Kingdom VDA Band 1, Band 2, Band 6.3, Band 6.5 Verband der Automobilindustrie e.v., Qualitätsmanagement Center (QMC), Lindenstraße 5, 60325 Frankfurt 16. Anlagen Teil II Spezifische Vereinbarung Unterschriften Ort, Datum Ort, Datum KSM Castings Group GmbH Zentraleinkauf Name, Vorname [Lieferant] [Funktion] Name, Vorname