Microsoft Office Project 2010

Microsoft Office Project 2010 Lernunterlage BEWIELU www.bewielu.de

Vorwort In dieser Lernunterlage wird Ihnen an einem praktischen Beispiel, der Erstellung einer Website, erläutert, wie man ein solches Vorhaben mit Microsoft Office Project planen und steuern kann. Sie lernen, wie Sie Projektaufgaben anlegen und hierzu Dauern, Aufwände und Ressourcen erfassen können. Zudem lernen Sie, die Zusammenhänge zwischen den Aufgaben abzubilden. Anschließend können Sie die gesamte benötigte Projektdauer und Projektkosten berechnen sowie ermitteln, wann welche Ressource benötigt wird. Für die Zeit der aktiven Projektbearbeitung lernen Sie, tatsächlich angefallene Aufwände (z.b. Arbeitszeit, Kosten) zu erfassen und mit der Ursprungsplanung zu vergleichen. So können Sie zeitig erkennen, in wieweit Ihr Projekt im Plan ist und welche Änderungen sich möglicherweise für die weiteren noch anstehenden Aufgaben ergeben. Schließlich lernen Sie, wie Sie Ihre Projektdaten aufbereiten können (z.b. für Präsentationen beim Auftraggeber oder für internes Controlling wie Termin- und Kosteneinhaltung). Alle diese Funktionen werden Schritt für Schritt erläutert und mit Screenshots visualisiert, damit Sie den Inhalten leicht folgen können.

Inhaltsverzeichnis Microsoft Office Project 2010 Wichtige Basis-Information zu Project... 1 Die Arbeitsweise... 1 Das Datenmodell... 1 Project-Varianten... 1 Bildschirmaufbau / Ansichten... 2 Stolperfallen für Project-Anfänger... 4 Anlage eines neuen Projektes... 4 Projektstammdaten erfassen... 6 Projektanfangstermin festlegen bzw. ändern... 8 Vorgänge erfassen und verwalten... 9 Erfassen von Vorgängen... 10 Auswahl Gantt-Diagramm... 10 Eingabe eines Vorganges... 10 Vorgänge strukturieren... 12 Verknüpfungen von Vorgängen... 15 Vorgangsdauern eingeben... 20 Einheiten von Dauern... 21 Fortlaufende Dauer... 21 Einen Meilenstein festlegen... 22 Periodische Vorgänge / Wiederkehrende Aufgaben... 23 Vorgangsnotizen hinzufügen... 25 Vorgänge löschen, kopieren, verschieben... 26 Vorgang löschen... 26 Vorgang kopieren... 26 Vorgänge unterbrechen... 27 Hyperlink einfügen... 28 Ressourcen... 31 Ressourcen Vorgängen zuordnen... 32 Ressourcenarten... 36 Ressourcenart: Arbeit... 37 Ressourcenart: Material... 37 Ressourcenart: Kosten... 39

Zusatzoptionen für Ressourcenarten... 40 Vorgangsarten... 42 Vorgangsarten... 42 Assistent bei Änderung Parameter: Smart-Tag... 42 Übersicht über Vorgangsarten... 43 Beispiele für Veränderungen der Parameter... 44 Ansichten... 46 Ansicht auswählen... 46 Netzplandiagramm... 46 Gantt-Diagramm Überwachung... 47 Neue Ansicht erstellen... 48 Neue Tabelle erstellen... 48 Benutzerdefinierte Felder... 54 Definition grafische Symbole... 60 Grundeinstellungen & Vorlagen... 63 Grundeinstellungen ändern... 63 Vorlagen erstellen und nutzen... 63 Kapazitätsabgleich... 66

Wichtige Basis-Information zu Project Wichtige Basis-Information zu Project Die Arbeitsweise Microsoft Office Project speichert die Daten, die Sie zu Projekt-Aufgaben oder Ressourcen eingeben, und errechnet automatisch die hieraus resultierenden Termine, Zuordnungen und/oder Kosten. Verletzungen gegen definierte Projektbedingungen (z.b. Überlastung von Ressourcen oder Terminüberschreitungen), die zu Projektrisiken führen können, zeigt Ihnen Microsoft Office Project im Projektplan an oder warnt Sie über Dialogfelder. Dies ermöglicht Ihnen, solche Probleme zu beheben. Das Datenmodell Insgesamt verfügt Microsoft Office Project im Hintergrund über 500 Felder, um Projektinformationen zu erfassen. Diese Daten können inhaltlich in 4 Kategorien strukturiert werden: Allgemeine Informationen zum Projekt (z.b. Projektbeginn oder Berechnungsart des Projektes) Informationen zum Vorgang (z.b. Name einer Aufgabe, Beginn oder Dauer) Informationen zu Ressourcen (z.b. Name der Ressource, Art der Ressource, Stundensatz) Informationen über die Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen (z.b. welche Ressource ist welcher Aufgabe/Vorgang mit welchem Anteil zugeordnet) Project-Varianten Es gibt seit der Version 2003 zu jeder Programmversion mehrere Varianten. Bei der Version 2010 sind dies: Microsoft Office Project Standard Microsoft Office Project Professional Die Standard-Variante speichert die Projektdaten in einer Project-Datei (*.mpp), auf die immer nur eine Person (in der Regel der Projektleiter) gleichzeitig zugreifen kann. Information aus dieser Datei werden weitergegeben, in dem die Projekt-Datei weitergeleitet wird (setzt voraus, dass der Empfänger auch über eine Project-Lizenz verfügt), oder der Projektplan ausgedruckt wird BEWIELU Seite 1 von 74

Wichtige Basis-Information zu Project oder ausgewählte Projektinformationen zu anderen Programmen, z.b. Visio oder Excel weitergeleitet werden. Der Nachteil bei dieser Variante liegt in der Zeitverzögerung bei der Aktualisierung von Projektplänen sowie der unterschiedlichen Projektdatenstände. Zudem müssen alle Projektinformationen vom Besitzer der Projektdatei bzw. seiner Stellvertretung eingepflegt werden. Die Professional-Variante ermöglicht in der Kombinationen mit einem entsprechenden Server (Project Server) und Datenbank (SQL-Datenbank) die Ablage der Projektinformationen in eine Datenbank, auf die die Teammitglieder nach festlegten Regeln über Web zugreifen können. Auf diese Projektinformationen können, da diese in einer Datenbank gespeichert werden, dezidierte Rechtevergaben erfolgen, d.h. ein einzelnes Teammitglied, Kunde, Lieferant oder Führungskräfte sieht nur die für ihn bestimmten/zulässigen Informationen. Hierzu können die betreffenden Personen auch Informationen erfassen (z.b. Fortschrittsgrad einer Aufgabe oder Probleme). Über deren Aufnahme in den Projektplan entscheidet jedoch ausschließlich der Projektleiter. Dies bedeutet, der Projektleiter wird von Erfassungsarbeit befreit, bleibt jedoch Herr über den Projektplan und entscheidet, welche Informationen in den Projektplan aufgenommen werden. Weiter gibt es stets einen aktuellen Plan, auf den alle per Intranet zeitgleich zugreifen können. Bildschirmaufbau / Ansichten Die Projektinformationen stellt Microsoft Office Project in Ansichten dar. Hierbei wird von den über 500 Feldern immer nur eine Auswahl angezeigt. Daher gibt es für unterschiedliche Aufgaben unterschiedliche Ansichten, z.b. für Kostenanalysen (Kosten) oder für die Prüfung der Einhaltung der Termine (Überwachung). Eine Ansicht besteht meist aus einer Kombination von zwei Ansichten, bei der im Hauptfenster ausgewählte Projektinformationen angezeigt werden (z.b. Vorgänge mit Anfangsund Endtermin) und im abhängigen Fenster eine Darstellung der abhängigen Infor- BEWIELU Seite 2 von 74

Wichtige Basis-Information zu Project mationen (z.b. im Dialogfenster die zugeordneten Ressourcen oder eine grafische Darstellung über die zeitliche Verteilung der Aufgaben (Balkendiagramm)). Ansichten können folgende drei Formate (Arten) haben: Diagramme stellen Informationen grafisch dar. Beispiele hierfür sind die Ansichten Balkendiagramm (Gantt), Netzplandiagramm, Ressource: Grafik Tabellen stellen Daten in Zeilen und Spalten dar. Jede Zeile enthält Informationen über einen bestimmten Vorgang oder eine bestimmte Ressource. Jede Spalte enthält ein Feld, in dem Sie besondere Informationen über Vorgänge oder Ressourcen eingeben können. Masken oder Dialogfenster stellen Informationen in einem Format ähnlich einem Formular dar. Eine Maske enthält nur Informationen zu einem einzigen Vorgang bzw. zu einer einzigen Ressource. Wenn Sie Microsoft Office Project starten, sehen Sie die Ansicht Balkendiagramm (Gantt). Zwischen dem Tabellenbereich (ausgewählte Projektfelder) und dem Diagrammbereich (abhängige grafische Darstellung) befindet sich ein Trennbalken. Sie können die Aufteilung der Sicht auf die Bereiche verändern, in dem Sie die Maus auf den Trennbalken bewegen und sobald sich der Mauszeiger in zwei senkrechte Striche mit zwei Pfeilen wandelt bei gedrückter Maustaste den Trennbalken verschieben. BEWIELU Seite 3 von 74

Anlage eines neuen Projektes Stolperfallen für Project-Anfänger Project ist ein mächtiges Werkzeug, das zwar leicht anzuwenden ist, sich aber nicht so intuitiv erschließt wie zum Beispiel ein Präsentationsprogramm oder eine Textverarbeitung. Ohne weitere Lektüre oder Unterstützung stolpern die meisten Neulinge über zwei Problembereiche: Auswahl von Terminen im Kalender, weil eine zeitliche Abhängigkeit eingegeben werden soll. Bei der Auswahl von Terminen im Kalender werden Termineinschränkungen festgelegt, die bei späteren Projektänderungen (z.b. Dauer) die betreffenden Vorgänge nicht wie gewünscht verschieben. Der korrekte Lösungsansatz sieht vor: Zunächst den Projektbeginn festzulegen, dann die Abhängigkeiten zu beschreiben, dann die Dauern anzugeben und vorgangsbezogene Termineinschränkungen sind nur dann vorzunehmen, wenn es im realen Projekt eine solche gibt. Ressourcenanteile oder Dauern ändern sich ungewollt bei der Zuordnung oder Wegnahme einer Ressource Wenn Sie z.b. Ressourcen hinzufügen, benötigt Project von Ihnen eine weitere Information, was sie damit bezwecken wollen, z.b. Arbeit wird hierdurch in kürzerer Zeit erledigt oder Arbeitsmenge und Dauer verändern sich nicht, wohl aber soll hierdurch die Qualität des Arbeitsergebnisses besser werden. Diese notwendigen Ergänzungsinformationen erfassen Sie über die Vorgangsfelder leistungsgesteuert sowie Art. Wenn Sie dies beachten, verändern sich Ressourcenanteile oder Dauern nicht ungewollt. Anlage eines neuen Projektes Über den Befehl Datei / Neu... legen Sie ein neues Projekt in Microsoft Office Project an. Legen Sie für das neue Projekt zunächst die Grundeinstellungen fest. Hierfür klicken Sie im Menü Datei auf den Befehl Optionen. Daraufhin erscheint das Dialogfeld Optionen, in dem Sie die Grundeinstellungen für Ihr Projekt vornehmen können. BEWIELU Seite 4 von 74

Anlage eines neuen Projektes Im Dialogfeld Optionen wählen Sie links die Grundeinstellungen für den Terminplan aus. Im rechten Bereich stellen Sie nun im Feld Neu erstellte Vorgänge auf Automatisch geplant um. Weiter wählen Sie als Standardvorgangsart Feste Einheiten aus und deaktivieren die Option Neue Vorgänge sind leistungsgesteuert. Weitere Veränderungen sollen nicht vorgenommen werden. Klicken Sie daher auf die Schaltfläche OK. Da Sie die Grundeinstellungen des neuen Projektes verändert haben, sichern das neue Projekt, auch wenn es noch keine Einträge hat. Speichern Sie das neue leere Projekt unter dem Projektnamen. Wählen Sie hierfür den Befehl Datei / Speichern unter. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Speichern unter. Hier wählen Sie den Pfad aus, in dem das Projekt gespeichert werden soll. Weiter erfassen Sie den Namen des Projektes (hier: Entwicklung einer Firmen-Website). Danach klicken Sie auf Speichern. BEWIELU Seite 5 von 74

Anlage eines neuen Projektes Projektstammdaten erfassen Bei der Anlage eines neuen Projektes sollten Sie zunächst die Projektstammdaten erfassen (z.b. Projektleiter, Projektauftragsnummer). Hierfür klicken Sie auf Datei / Informationen / Projektinformationen / Erweiterte Eigenschaften. Daraufhin sehen Sie das Dialogfenster Dateiname Eigenschaften. Dieses verfügt über mehrere Registerkarten. Auf der Registerkarte Zusammenfassung sind nach BEWIELU Seite 6 von 74

Anlage eines neuen Projektes dem ersten Speichern Inhalte in den Feldern Titel (= Dateiname) sowie Autor (= Ersteller der Project-Datei) eingetragen. Sie können weitere Projektstammdaten hinzufügen, z.b. im Feld Manager den Projektmanager bzw. Projektleiter oder im Feld Thema die Projektart (hier Website-Entwicklung). Auf der Registerkarte Anpassen haben Sie zudem die Möglichkeit, eigene Felder zum Projekt zu definieren, z.b. Kunde oder Projektauftragsnummer. Um ein neues Feld in der Registerkarte Anpassen anzulegen, geben Sie bei Name die Bezeichnung des neuen Feldes an (hier: ASP Kunde) und bei Wert den Eintrag (hier: Alfred Kundig) zum neuen Feld. Danach klicken Sie auf Hinzufügen. BEWIELU Seite 7 von 74

Anlage eines neuen Projektes Anschließend ist das neue Feld ASP Kunde im Bereich Eigenschaften zu sehen. Das Erfassen solcher Projektstammdaten kann Ihnen später die Arbeit erleichtern, z.b. wenn Sie die Auftragsnummer eines bestimmten Projektes nachschauen wollen. Wenn Sie Ihre Projektfelder alle eingegeben bzw. definiert haben, klicken Sie anschließend auf OK. Projektanfangstermin festlegen bzw. ändern Zunächst definieren wir den Projektanfangstermin. Wenn Sie den Projektanfangstermin festlegen möchten, benutzen Sie bitte ausschließlich das Dialogfenster Projektinfo für Dateiname, das Sie über den Befehl Projekt / Projektinformationen aufrufen können. Im Feld Anfangstermin geben Sie den gewünschten Anfangstermin des Projektes an (hier: 01.09.11). BEWIELU Seite 8 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Auch wenn das Anfangsdatum, das oben angezeigt wird, vielleicht schon überschritten ist, sollten Sie das oben angegebene Datum bei diesem Beispielprojekt trotzdem eingeben, damit Sie die nachfolgenden Ergebnisse und Termine mit den Daten in dieser Unterlage vergleichen können. Das Dialogfenster enthält noch einige weitere Felder, die nachfolgend kurz vorgestellt werden. Im Feld Aktuelles Datum wird das Systemdatum angezeigt. Stimmt dies nicht mit dem tatsächlichen Datum überein, kann es geändert werden. Ein Statusdatum legen Sie erst später fest. Das Statusdatum wird ausgewählt, um anzuzeigen, wie weit die einzelnen Aufgaben im Verhältnis zu den ursprünglichen berechneten Daten fertiggestellt wurden (z.b. Vorgang zum Statusdatum 15.10.2011 sollte zu 50% fertigstellt werden, jedoch liegt der Fortschrittsgrad (aktuelle Fortschrittsgrad bei 30%). Solange kein Statusdatum festgelegt ist, steht im Feld NV (= Nicht verfügbar). Im Dialogfeld Projektinfo für Dateiname können Sie zudem die Berechnungsart des Projektes angeben. Hier können Sie zwischen Berechnung vom Projektanfangstermin oder Berechnung vom Projektendtermin wählen. Diese beiden Varianten werden auch als Vorwärts- beziehungsweise Rückwärtsrechnung bezeichnet. Im ersten Falle wird anhand der Projektaufgaben / Vorgänge ermittelt, wann Ihr geplantes Vorhaben frühestmöglich fertig sein kann. Im zweiten Falle wird berechnet, wann Sie mit den Aufgaben spätestmöglich beginnen müssen, ohne das geplante Projektende zeitlich zu überschreiten. Beispiele für die Berechnung vom Projektendtermin sind z.b. die Jahr2000-Umstellungen, die Euro-Umstellung oder der jährliche Rosenmontagszug. Im Allgemeinen werden Projekte jedoch vom Projektanfangstermin her berechnet. Im Feld Kalender können Sie den Basiskalender für das Projekt auswählen. Ein Basiskalender enthält projekttypische Arbeitszeiten und arbeitsfreie Zeiten für ein Projekt. Im Feld Prioritäten können Sie angeben, welche Priorität dieses Projekt an. Eine solche Angabe ist bei Verwendung der Mehrprojekttechnik von Bedeutung, wenn zum Beispiel Teilprojekte in Abhängigkeit der Wichtigkeit (Priorität) verschoben werden müssen, um überlastete Ressourcen zu entlasten. In der Tabelle Enterprise-Felder (benutzerdefiniert) können weitere Werte zugeordnet werden, die unternehmensspezifisch definiert wurden. Dies ist jedoch nur beim Einsatz der Unternehmenslösung Project Server möglich. Vorgänge erfassen und verwalten Nach Anlage des Projektes geht es zu Beginn der Planung vor allem um das Erfassen und Verwalten von Projektaufgaben (Arbeitspaketen). Diese werden in Microsoft Office Project als Vorgänge bezeichnet. BEWIELU Seite 9 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Erfassen von Vorgängen Auswahl Gantt-Diagramm Für die Eingabe der Vorgänge verwenden Sie bitte im Folgenden die Ansicht Gantt- Diagramm. Falls Ihnen gerade eine andere Ansicht angezeigt wird, klicken Sie im Menüband auf den Menüpunkt Aufgabe und hier in der Gruppe Ansicht auf Gantt- Diagramm. Sie sehen danach die gewünschte Ansicht Gantt-Diagramm. Eingabe eines Vorganges Markieren Sie in der Spalte Vorgangsname die Zelle, in der Sie den neuen Vorgang erfassen möchten. Die markierte Zelle wird schwarz umrandet. Geben Sie den Vorgangsnamen ein (hier: Anforderungen erheben) und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Enter-Taste. Die Eingabe-Bestätigung kann auch durch Anklicken einer anderen Zelle erfolgen oder durch Betätigen einer Pfeiltaste. Die Dauer wird nach Eingabe eines Vorgangsnamen mit 1 Tag? angegeben. Ein Fragezeichen hinter der Dauer gibt an, dass diese auf Schätzungen beruht. Das Anfangsdatum des Vorgangs (Anfang) wird automatisch auf den Projektbeginn festgelegt. In der Spalte Vorgangsmodus sehen Sie den Planungsmodus des Vorgangs. Da Sie für neue Vorgänge den Planungsmodus automatisch planen eingestellt haben, hat der neue Vorgang ebenfalls den Planungsmodus automatisch planen. Ändern Sie die Vorgangsdauern zunächst nicht, sondern erfassen Sie erst die Vorgangsliste. Diese sind in der nachfolgenden Abbildung dargestellt. BEWIELU Seite 10 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Liegen die Vorgangsnamen bereits in strukturierter Form in einem anderen Programm wie z.b. Excel. Access, csv-datei oder xml-datei vor, können diese auch importiert werden, so dass Sie die Vorgangsdaten nicht neu eingeben müssen. Für den Datenimport wählen Sie die Funktion Datei / Öffnen aus und wählen dann bei Dateityp das Format, in dem die Projekt- bzw. Vorgangsdaten bereits vorliegen aus. Ein Importassistent hilft Ihnen anschließend die gewünschten Informationen zu importieren. Falls die Vorgangsnamen als Liste in Word vorliegen, können Sie diese auch per Paste & Copy nach Project übertragen. BEWIELU Seite 11 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Vorgänge strukturieren Umfangreiche Projekte bestehen aus Hauptaufgaben (Projektphasen), denen jeweils wieder Teilaufgaben zugeordnet sind. Hierdurch ergibt sich eine inhaltliche Gliederung der Projektaktivitäten. Eine solche Gliederung schafft bei großen Projekten eine bessere Übersicht. Microsoft Office Project verfügt über ein Gliederungstool, mit dem Sie inhaltliche Gliederungen programmtechnisch umsetzen können. Die Phasen bzw. Hauptaufgaben werden in Microsoft Office Project als Sammelvorgänge bezeichnet. Sammelvorgang erstellen Die Vorgänge 2, 3 und 4 sollen Teilaufgaben des Vorgangs 1 werden. Markieren Sie daher die Vorgänge 2,3 und 4. Klicken Sie danach im Menüband den Menüpunkt Aufgabe an und wählen Sie hier in der Gruppe Zeitplan den Befehl Vorgang tiefer stufen aus. Der Vorgang oberhalb der Markierung ist nun zum Sammelvorgang geworden. Der Name des Sammelvorgangs wird in Fett in der Tabelle angezeigt. Im Diagrammbereich wird der Sammelvorgang üblicherweise durch einen dunklen schmalen Balken angezeigt mit Dreiecken an den Enden. Das Kästchen mit dem Minuszeichen vor dem Sammelvorgang dient dem Ausblenden von Teilvorgängen. Mit einem Klick auf das Minuszeichen werden diese ausgeblendet und das Minuszeichen wandelt sich zum Pluszeichen. BEWIELU Seite 12 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Sind Teilvorgänge ausgeblendet, werden diese auch nicht ausgedruckt. Ein Klick auf Pluszeichen blendet die Sammelvorgänge wieder ein. Gliedern Sie nun die weiteren Vorgänge wie unten angezeigt. Sie können einen Sammelvorgang ebenfalls innerhalb der Projektstruktur heraufbzw. herabstufen. In diesem Fall werden auch alle zugeordneten Vorgänge ebenfalls herauf- bzw. herabgestuft. Im Folgenden soll der Sammelvorgang 5 (Formularauswertung ermitteln) tiefer gestuft werden. Markieren Sie hierfür den Vorgang 5. Klicken Sie danach im Menüband den Menüpunkt Aufgabe an und wählen Sie hier in der Gruppe Zeitplan den Befehl Vorgang tiefer stufen aus. Sie sehen, dass sowohl der Vorgang 5 als auch seine zugeordneten Vorgänge 6 und 7 eine Ebene tiefer gestuft wurden. BEWIELU Seite 13 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Wenn Sie einen Vorgang höher stufen wollen, markieren Sie diesen und klicken dann im Menüband den Menüpunkt Aufgabe an und wählen Sie hier in der Gruppe Zeitplan den Befehl Vorgang höher stufen aus. Schaltfläche Vorgang höher stufen Im Menüband stehen im Menüpunkt Ansicht in der Gruppe Daten über die Funktion Gliederung weitere Befehle zum Ein- und Ausblenden von Teilvorgängen zur Verfügung. Gliederungsnummern anzeigen Wenn Vorgänge gegliedert sind, können Sie sich die Gliederungsnummern auch anzeigen lassen. Hierzu fügen Sie die Spalte Gliederungsnummer vor der Spalte Vorgangsname ein. Markieren Sie die Spalte Vorgangsname und klicken Sie die rechte Maustaste an. Im Kontextemenü wählen Sie nun den Befehl Spalte einfügen aus. Es wird Ihnen nun eine Liste der möglichen Vorgangsfelder angezeigt. Wählen Sie hier Gliederungsnummer aus und drücken dann die Enter-Taste. BEWIELU Seite 14 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Die Spalte Gliederungsnummer ist nun eingefügt. Sie können bei Bedarf auch weitere Gliederungscodes definieren, z.b. um unterschiedliche Gliederungsmöglichkeiten für Ihre Projektaufgaben zu erhalten oder einen Gliederungscode für einen Datenexport für ein anderes Programm (z.b. SAP) vorzubereiten. Die Definition weiterer Gliederungscode wird an späterer Stelle erläutert. Verknüpfungen von Vorgängen Anordnungsbeziehungen bzw. Vorgangsverknüpfungen spiegeln die Beziehungen, wie Vorgänge voneinander abhängen. Beispiel: Vorgang A muss erst beendet sein bevor Vorgang B beginnen kann. Dies erfolgt in Microsoft Office Project, in dem Sie jedem Vorgang die Vorgänge zuordnen, die direkt Voraussetzung für die Erledigung sind. Hierbei werden die Begriffe Vorgänger und Nachfolger in Microsoft Office Project verwandt. Der Vorgang, von dem ein anderer Vorgang direkt abhängt, ist der Vorgänger dieses Vorganges. Der Vorgang, dessen Anfang oder Ende von einem anderen Vorgang direkt abhängt, heißt Nachfolger. Vorgänger festlegen Erst soll der Vorgang 2 (Inhalte der Website festlegen) erledigt sein bevor der Vorrang 3 (Websitestruktur ermitteln) begonnen wird. Markieren Sie bei Vorgang 3 (Zeile 3) die Zelle der Spalte Vorgänger, der Sie den Vorgänger 2 zuordnen sollen. Geben Sie nun die Zeilennummer des Vorgangs ein, der Vorgänger ist (hier: 2). Wenn ein Vorgang mehrere Vorgänger hat; tragen Sie die Zeilennummern dieser Vorgänge getrennt durch Semikolon ein. Drücken Sie nach der Eingabe der Vorgänger die Enter-Taste. BEWIELU Seite 15 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Sie sehen im Balkendiagramm, dass die Verknüpfung beider Vorgänge mit einem Pfeil zwischen diesen Vorgängen angezeigt wird. Diese Art der Verknüpfung - wenn der eine Vorgang endet, beginnt der nächste Vorgang - wird als eine Ende-Anfang-Beziehung (EA) bezeichnet. Bei der Eingabe des oder der Vorgänger muss lediglich die Vorgangsnummer als Zahl eingegeben werden. Die Ende-Anfang-Beziehung (EA) zwischen Vorgängen kann auch über die Symbolleiste erzeugt werden. Vorgänger zuordnen per Schaltfläche Vorgang 3 (Website-Struktur ermitteln) ist Vorgänger von Vorgang 4 (Kommunikationsformen mit Benutzer festlegen). Markieren Sie die zu verknüpfenden Vorgänge 3 und 4. Klicken Sie in der Standardsymbolleiste die Schaltfläche Vorgänge verknüpfen an. Daraufhin sind nun auch die Vorgänge 3 und 4 miteinander verknüpft. Wenn Sie die Taste Strg gedrückt halten, können mehrere Vorgänge markiert werden. In der Reihenfolge des Markierens werden die Vorgänge in Abhängigkeit gebracht. Verknüpfung entfernen Eine Verknüpfung lässt sich auch wieder lösen, in dem zunächst die betreffenden Vorgänge, deren Verknüpfung entfernt werden sollen, markiert werden und danach BEWIELU Seite 16 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten im Menüband im Menüpunkt Aufgabe die Schaltfläche Vorgangsverknüpfungen entfernen angeklickt wird.. Schaltfläche Vorgangsverknüpfung entfernen Alternative: Löschen des Inhaltes in der Spalte Vorgänger. Verknüpfungsarten Neben der Ende-Anfang-(EA)-Verknüpfung können Vorgänge auch noch anders über die Anfangstermine und Endtermine verknüpft werden. Die folgende Tabelle zeigt die möglichen Verknüpfungsarten. Ende-Anfang (EA) Vorgang B kann erst anfangen, wenn Vorgang A abgeschlossen ist. Anfang-Anfang (AA) Vorgang B muss starten, wenn Vorgang A beginnt. Ende-Ende (EE) Anfang-Ende (AE) Vorgang B muss enden, wenn Vorgang A endet. Wenn Vorgang A anfängt, muss Vorgang B enden. Diese weitergehenden Verknüpfungen können ebenfalls über die Spalte Vorgänger erfasst werden wie die nachfolgende Abbildung zeigt. Die Vorgänge 6 (Formulardaten mailen) und 7 (Formulardaten in Datenbank speichern) sollen den gleichen Anfangstermin haben. Es liegt also der Verknüpfungstyp AA vor. In die Zelle Vorgänger bei Zeile 7 ist daher einzutragen 6 AA. Bei den Vorgangsbeziehungen kann auch mit Zeitabständen oder zeitlichen Überlappungen gearbeitet werden. Ein Beispiel hierfür ist der Vorgang 6. Der Vorgang 6 (Formulardaten mailen) kann erst einen Tag später beginnen, nachdem der Vorgang 4 beendet ist. Aufgrund des Zeitabstandes (1 Tag) ist beim Vorgänger in Zeile 6 die Vorgangsbeziehung einzutragen (EA für Ende- Anfangsbeziehung) sowie der Zeitabstand anzugeben (1 Tag). Insgesamt lautet somit der Eintrag für den Vorgänger in Zeile 6: 4ea+1t bzw. 4EA+1 Tag. Dies bedeutet, bei einfachen Ende-Anfang-Beziehungen (EA) genügt die Angabe des Vorgängers bzw. der Vorgänger. Liegt bei den Vorgängen, die über die Ende- Anfang-Beziehung verknüpft sind, ein Zeitabstand vor, ist beim Vorgänger die Verknüpfungsart EA mit anzufügen. In der folgenden Tabelle sehen Sie einige Beispiele für Vorgangsverknüpfungen: BEWIELU Seite 17 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Spalte Vorgänger Funktion 2 Der Vorgang kann erst nach dem Ende von Vorgang 2 beginnen. 2;3 Der Vorgang kann erst nach dem Ende von Vorgang 2 und nach dem Ende von Vorgang 3 beginnen. 2EA-1t 2AA 2;3AA 5EE Einen Tag vor dem Ende von Vorgang 2 muss der Vorgang beginnen. Der Vorgang muss beginnen, wenn der Vorgang 2 anfängt. Der Vorgang kann erst nach Ende von Vorgang 2 und gleichzeitig mit dem Anfang von Vorgang 3 beginnen. Der Vorgang muss enden, wenn der Vorgang 5 endet. 3AA+3t Der Vorgang muss 3 Tage nach dem Anfang von Vorgang 3 beginnen. 4AA+40%;3EA+3t Wenn 40% von Vorgang 4 durchgeführt sind, muss dieser Vorgang beginnen. Außerdem muss Vorgang 3 schon 3 Tage beendet sein. Wichtig bei Vorgangsverknüpfungen ist: Verknüpfen Sie Vorgänge stets auf der unteren Gliederungsebene. Ist diese Bedingung erfüllt, gilt für die Vorgänge der unteren Gliederungsebene: Kein Vorgang ist ohne Vorgänger und Nachfolger mit zwei Ausnahmen: Der erste Vorgang besitzt keinen Vorgänger und der letzte Vorgang hat keinen Nachfolger. Sind alle Vorgänge verknüpft, lässt sich korrekt der Puffer bzw. der kritische Pfad errechnen. Für unser Beispielprojekt geben Sie bitte folgende Vorgangsverknüpfungen ein: Vorgangsname Vorgänger 1 Anforderungen erheben 2 Inhalte der Website festlegen 3 Website-Struktur ermitteln 2 4 Kommunikationsformen mit Benutzer definieren 3 5 Formularauswertung ermitteln 6 Formulardaten mailen 4EA+1 Tag 7 Formulardaten in Datenbank speichern 6AA 8 Downloadmöglichkeit von Website festlegen 6;7 9 Links zu weiterführenden Websiten abstimmen 6;7 10 Designwünsche erfragen 6;7 11 Technische Anforderungen erheben 12 Datenbankanbindung klären 8;9;10 BEWIELU Seite 18 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Vorgangsname Vorgänger 13 Seitenaufbau abstimmen, z.b. dynamisch 12 14 Ziele abstimmen 15 Inhalte/Content erstellen 13 16 Firmenprofil 15 17 Produkte/Leistungsbeschreibungen 15 18 rechtlich notwendige Inhalte (Impressum) 15 19 Firmenvorstellung 15 20 Anfahrt 15 21 grobes Design entwickeln 22 Farbauswahl abstimmen 20 23 Schriften auswählen 20 24 Grafische Elemente entwickeln 20 25 Recherche in Frage kommender Tools 20 26 Business Case erstellen 27 Aufwände ermitteln 22;23;24;25 28 Nutzen/Erträge berechnen 27 29 Investionsanalyse durchführen 28 30 Entscheidung über Projektauftrag 29 Kontrolle der Vorgangsverknüpfungen Nach erfolgter Eingabe der Vorgänge und Abbildung der Abhängigkeiten über die Vorgangs- und Nachfolgerbeziehungen sollte eine Analyse/Überprüfung der Verknüpfungen erfolgen. Für eine Kontrolle, ob alle Vorgänge miteinander verknüpft wurden, wird empfohlen, die Spalte Nachfolger einzublenden. Diese gibt den Vorgang an, der direkt nach einem Vorgang beginnt. Zur Kontrolle der Eingaben zu den Vorgängen prüfen Sie, ob jeder Vorgang einen Vorgänger hat (außer dem 1.Vorgang) und ob jeder Vorgang einen Nachfolger hat (außer dem letzten Vorgang). Weitere Informationen zu Vorgangsverknüpfungen Vorgangsverknüpfungen können Sie auch über das Dialogfeld Informationen zum Vorgang erfassen BEWIELU Seite 19 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Wenn Sie im Balkendiagramm einen Doppelklick auf eine Vorgangsverknüpfungslinie ausführen, erscheint das Dialogfenster Anordnungsbeziehung. Dies erleichtert gerade bei großen Projekten die Übersicht, welchen Vorgänger und Nachfolger ein Vorgang hat. Vorgangsdauern eingeben Die Dauer eines Vorgangs ist die Zeitspanne (in Werktagen) vom Anfang bis zum Ende des Vorgangs. Die Dauer bei der Aufwandschätzung in Projekten anzugeben, bedeutet weder "Wissen" noch "Raten". Vielmehr ist es das Ermitteln eines Zeitraumes auf Basis von Erfahrungswerten, logischen Überlegungen sowie Berechnungen. Sollten die Angabe der Dauer doch noch stärker auf Schätzwerten beruhen, kann dies bei der Eingabe durch ein Fragezeichen hinter der Dauer gekennzeichnet werden. Filterfunktionen können schnell die geschätzten und noch nicht sicheren Vorgangsdauern bei einer späteren Überprüfung anzeigen und bei Bedarf nachbearbeiten. Beachten Sie, dass der Begriff Dauer nicht identisch ist mit dem Begriff Aufwand bzw. Arbeit. Beispiel: Ein Vorgang kann zwei Dauern, jedoch 6 Personentage Aufwand haben. Dies ist z.b. der Fall, wenn 3 Entwickler 2 Tage Vollzeit eine Website entwickeln. Die Berechnung des Aufwandes ergibt nämlich: 2 Tage Dauer x 3 Einheiten Entwickler x 8 Std pro Tag (da Vollzeit) = 48 Arbeitsstunden = 6 Arbeits- bzw. Personentage BEWIELU Seite 20 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Die Zuordnung der Ressourcen sowie die Anwendung des Feldes Arbeit werden in späteren Abschnitten vorgestellt. Einheiten von Dauern Standardmäßig wird die Dauer in der Einheit Tage angegeben. Es gibt jedoch noch weitere Einheiten, die zur Eingabe von Dauern zur Verfügung stehen. Einheit Bedeutung Beispiel min Minuten 90min std oder h Stunden 36h t Tage 2t w Wochen 2w m Monate 1m Wenn Sie eine andere Einheit als Tag verwenden, müssen Sie nach Eingabe der Zahl die gewünschte Einheit mit angeben. Bei Verwendung unterschiedlicher Einheiten innerhalb eines Projektes beachten Sie bitte die Umrechnungsformeln sowie evtl. Veränderungen hierbei (z.b. bei Verkürzung der Arbeitszeiten einer Woche). So entspricht z.b. eine Arbeitswoche mit 38,5 Stunden nicht 5 Arbeitstagen mit 8 Stunden. Fortlaufende Dauer In Microsoft Office Project gibt es noch eine weitere Art der Dauer: die fortlaufende Dauer. Fortlaufende Dauer bezeichnet die Zeit, die zur Erledigung eines Vorgangs benötigt wird, basierend auf einen 24-Stunden-Tag und einer 7-Tage Woche, einschließlich Feiertage und arbeitsfreie Tage. Fortlaufende Dauer wird durch das Voranstellen eines f bei der Eingabe definiert, also fmin, fstd, ft, fw, fm. Eine Fortlaufende Dauer kann zum Beispiel bei Produktionsprozessen im Mehrschichtbetrieb (Tag und Nacht) benötigt werden. Ein weiteres Beispiel hierfür wäre zum Beispiel bei Bauarbeiten der Vorgang Estrich trocknen, der 5 Tage dauert und unabhängig von Sonntagen sowie sonstigen freien Tagen ist. Weiteres Beispiel: Eine Produktionsstraße in einer Kaffeerösterei wird 24 Std. an 7 Tagen in der Woche genutzt. Folglich beträgt die Arbeitsmenge, wenn die Maschine 7 ft genutzt wird: 10 * 24 Std. = 240 Std. Hinweis: Bei diesem Beispiel wird vorausgesetzt, dass die Produktionsstraße einen Ressourcenkalender 24-Stunden hat. Eine Ressource mit Standardkalender wäre bei der Vorgangsdauer ft überlastet. BEWIELU Seite 21 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Einen Meilenstein festlegen Ein Vorgang (hier: Entscheidung über Projektauftrag) soll als Meilenstein dargestellt werden. Markieren Sie in der Spalte Vorgangsname die Zeile, für die Sie den Meilenstein erfassen möchten. Setzen Sie nun die Dauer auf 0. Sie sehen im Balkendiagramm, dass nun definierte Meilenstein anders als die Vorgänge mit einer Dauer (größer null) dargestellt wird. Ein Vorgang, der einen Meilenstein darstellt, wird üblicherweise als Raute dargestellt. Im Sinne des Projektmanagements ist ein Meilenstein auch kein Vorgang, beim dem etwas getan wird, sondern ein messbares Ereignis. Sie haben in Project auch die Möglichkeit, einen Vorgang mit einer Dauer größer Null als Meilenstein zu definieren (über das Dialogfeld Informationen zum Vorgang, Registerkarte Erweitert). Dies wird jedoch nicht empfohlen, da Meilensteinen wie im letzten Absatz bereits beschrieben im Sinne des Projektmanagements Ereignisse sind. Versuchen Sie daher stattdessen eine solche Aufgabe in eine Tätigkeit und ein messbares Ereignis zu splitten, z.b. zu einem Vorgang über Projektantrag entscheiden mit einer Dauer von 0,5 Tagen folgende beiden Vorgänge zu definieren über Projektantrag beraten mit eine Dauer von 0,5 Tagen sowie einen Meilenstein-Vorgang über Projektantrag entscheiden mit einer Dauer von 0 Tagen. BEWIELU Seite 22 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Ordnen Sie unserem Projekt nun bitte folgende Dauern zu. Vorgangsname Anforderungen erheben Inhalte der Website festlegen Website-Struktur ermitteln Kommunikationsformen mit Benutzer definieren Formularauswertung ermitteln Formulardaten mailen Formulardaten in Datenbank speichern Downloadmöglichkeit von Website festlegen Links zu weiterführenden Websiten abstimmen Designwünsche erfragen Technische Anforderungen erheben Datenbankanbindung klären Seitenaufbau abstimmen, z.b. dynamisch Ziele abstimmen Inhalte/Content erstellen Firmenprofil Produkte/Leistungsbeschreibungen rechtlich notwendige Inhalte (Impressum) Firmenvorstellung Anfahrt grobes Design entwickeln Farbauswahl abstimmen Schriften auswählen Grafische Elemente entwickeln Recherche in Frage kommender Tools Business Case erstellen Aufwände ermitteln Nutzen/Erträge berechnen Investionsanalyse durchführen Entscheidung über Projektauftrag Dauer 16 Tage 4 Tage 3 Tage 5 Tage 3 Tage 1 Tag 3 Tage 1 Tag 2 Tage 3 Tage 5 Tage 2 Tage 3 Tage 12 Tage 10 Tage 2 Tage 2 Tage 2 Tage 1 Tag 1 Tag 4 Tage 4 Tage 3 Tage 4 Tage 1 Tag 10 Tage 5 Tage 3 Tage 2 Tage 0 Tage Das Ergebnis der vorgenannten Eingaben sieht im Balkendiagramm wie nachfolgend dargestellt aus. Periodische Vorgänge / Wiederkehrende Aufgaben Sie können auch regelmäßig wiederkehrende Projektaufgaben, z.b. wöchentliche Besprechungen in Project erfassen. Dies geschieht im Menü-Band über den Menüpunkt Aufgaben. Hier wählen Sie dann in der Gruppe Einfügen den Befehl Vorgang / Wiederkehrende Aufgaben. BEWIELU Seite 23 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Daraufhin erscheint das Dialogfenster Informationen zum periodischen Vorgang, in dem Sie die weiteren Einstellungen vornehmen können (z.b. die wöchentliche Teambesprechung jeden Montag). Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben werden in der Indikatorenspalte durch einen Kreis, der aus zwei Pfeilen besteht, dargestellt. Weiter sehen Sie in der Indikatorenspalte ein Einschränkungssymbol, da wir festgelegt haben, dass die Besprechungen stets montags stattfinden sollen. Der Vorgang Teammeeting wird außerdem als Sammelvorgang dargestellt, da er aus mehreren einzelnen Teammeetings besteht. Wenn Sie auf das Plus-Zeichen vor Teammeeting klicken, sehen Sie die einzelnen Termine. BEWIELU Seite 24 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Vorgangsnotizen hinzufügen Zu einem Vorgang können detaillierte Zusatzinformation in Form von Text oder Bildern erfasst werden. Dies erfolgt über das Dialogfeld Informationen zum Vorgang (Registerkarte Notizen). Beispiel: Sie möchten dem Vorgang Schriften auswählen die Notiz hinzufügen, dass keine Serifenschriften ausgewählt werden sollen. Zum Hinzufügen der Notiz führen Sie einen Doppelklick auf den Vorgang Schriften auswählen aus. Alternativ können Sie den Vorgang markieren und dann die Schaltfläche Informationen zum Vorgang anklicken. Es öffnet sich daraufhin das Dialogfenster Informationen zum Vorgang. Wechseln Sie zur Registerkarte Notizen. Hier können Sie die Notiz im Eingabebereich erfassen. Über das Grafik-Symbol können Sie zudem Bilder hinzufügen. Nach Schließen des Dialogfensters erscheint in der Indikatorenspalte ein Notizsymbol. Wenn Sie die Maus auf dieses Symbol stellen, erscheint eine QuickInfo mit den ersten Zeilen der Notiz. BEWIELU Seite 25 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Vorgänge löschen, kopieren, verschieben Wenn es bei Ihren Projekten notwendig wird, Vorgänge in der Vorgangsliste in einer anderen Reihenfolge darzustellen, zu ergänzen oder zu löschen, können Sie hierfür die Befehle Löschen, Kopieren, Ausschneiden und Einfügen nutzen. Beispiel: Eine ursprünglich eingeplante Projektaktivität (Vorgang) ist nach aktualisierter Planung nicht mehr notwendig. Der betreffende Vorgang ist daher zu löschen. Vorgang löschen Markieren Sie den Vorgang, den Sie löschen möchten. Danach drücken Sie die Taste Entf. Daraufhin erscheint in der Indikatorenspalte ein Smarttag, das Sie über die auswählbaren Handlungsalternativen informiert. Wählen Sie die Option den gesamten Vorgang löschen. Die gesamte Vorgangszeile wird nun entfernt. Smarttags geben Ihnen Feedback und Ratschläge bei alternativen Aktionen, z.b. beim Löschen von Vorgangs- oder Ressourcennamen oder beim Ändern von Ressourcenzuordnungen. Ein Vorgang soll innerhalb der Vorgangsliste ein weiteres Mal aufgeführt werden. Vorgang kopieren Markieren Sie in der Vorgangsliste den Vorgang, den Sie kopieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg + C nutzen. Markieren Sie nun den Vorgang, oberhalb dessen Sie die soeben kopierte Auswahl einfügen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Alternativ können Sie hierfür die Tastenkombination Strg + V hierzu nutzen. Die kopierte Auswahl wurde nun oberhalb des markierten Vorganges eingefügt. BEWIELU Seite 26 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Sollten ausgewählte Informationen beim eingefügten Vorgang zu verändern sein (z. B. Anfang und Dauer), können Sie dies in der Tabelle oder im Fenster Informationen zum Vorgang durchführen. Nach Betrachtung der erfassten Vorgangsliste kann es vorkommen, dass Ihnen das Aufführen eines Vorganges an anderer Stelle geeigneter erscheint. Vorgang ausschneiden und einfügen / Vorgang verschieben Markieren Sie den Vorgang, den Sie verschieben möchten. Klicken Sie die Schaltfläche Ausschneiden an. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg + X nutzen. Der Vorgang wurde entfernt und in der Zwischenablage abgelegt. Markieren Sie den Vorgang, oberhalb dessen Sie die ausgeschnittene Auswahl einfügen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Strg+V hierzu benutzen. Die ausgeschnittene Auswahl wurde nun oberhalb des markierten Vorganges eingefügt. Hinweis: Einen Vorgang können Sie mit der Maus auch schneller verschieben, indem Sie bei gedrückter Maustaste, den markierten Vorgang verschieben. Vorgänge unterbrechen Wenn Sie an einem Vorgang die Arbeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen (z.b. Winterpause bei Bauarbeiten), können Sie dies auch in Project abbilden mit Hilfe der Funktion Vorgang unterbrechen. Wenn Sie einen Vorgang unterbrechen wollen, markieren Sie diesen zunächst. Danach klicken Sie im Menüpunkt Aufgabe auf die Schaltfläche Vorgang unterbrechen Es erscheint daraufhin das Informationsfenster Vorgang unterbrechen. Klicken Sie im Vorgangsbalken nun auf dem Termin, ab dem Sie den Vorgang unterbrechen möchten und ziehen den zweiten Teil des Balkens zum Wiederaufnahmetermin. Das Informationsfenster hilft Ihnen beim Positionieren der Maus, um den gewünschten Unterbrechungstermin im Balken zu finden. BEWIELU Seite 27 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Nach Anklicken des gewünschten Unterbrechungstermins, wird die Unterbrechung durch Punkte dargestellt. Hyperlink einfügen Wenn Sie einem Vorgang eine Datei zuordnen möchten, die Sie mit einem Mausklick aufrufen können, dann ist dies wie in anderen Programmen auch über die Funktion Hyperlink möglich. Markieren Sie den Vorgang, dem Sie eine Datei zuordnen möchten. Rufen Sie das Kontextmenü zum Vorgang auf und wählen Sie hierin den Befehl Hyperlink aus. BEWIELU Seite 28 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Daraufhin erscheint das Dialogfenster Hyperlink einfügen. Hier wählen Sie die Datei aus, zu der Sie einen Link herstellen möchten. Wenn Sie auf QuickInfo klicken, können Sie in dem daraufhin erscheinenden Dialogfenster eine Zusatzinformation zum Dokument erfassen. Wenn Sie die Zusatzinformation erfasst haben, klicken Sie auf OK. Danach klicken Sie auch im Dialogfenster Hyperlink einfügen auf OK. Sie kehren nun zu Ihrer Projektansicht zurück und sehen beim Vorgang, dem Sie den Hyperlink hinzugefügt haben, ein Hyperlink-Symbol. Wenn Sie die Maus darauf bewegen, erscheint ein Infofeld, das den Dateipfad anzeigt sowie darunter den Text, den QuickInfo-Text. Wenn Sie im späteren Projektverlauf das verknüpfte Dokument ansehen wollen, markieren Sie den betreffenden Vorgang und wählen im Kontextmenü den Befehl Hyperlink / Hyperlink öffnen. BEWIELU Seite 29 von 74

Vorgänge erfassen und verwalten Das Öffnen einer Datei über Hyperlink setzt voraus, dass auf Ihrem Rechner das Anwendungsprogramm installiert ist, das zu dem verlinkten Dateityp gehört. Dies bedeutet, Sie können eine Microsoft Word Datei nur über einen Hyperlink aus Microsoft Office Project heraus öffnen, wenn auf Ihrem Rechner auch Microsoft Word installiert ist. BEWIELU Seite 30 von 74

Ressourcen Ressourcen Ressourceninformationen (Ressourcenname und Eigenschaften) erfassen Sie in Microsoft Office Project 2010 in der Ansicht Ressource: Tabelle. Sie gelangen zu dieser Ansicht über den Menüpunkt Aufgabe und wählen dann in der Gruppe Ansicht den Befehl Ressource: Tabelle. Daraufhin ist die Ansicht Ressource: Tabelle zu sehen. Zeilenweise können Sie hier die Ressourcen eingeben, u.a. Namen, Gruppenzugehörigkeit, Stunden- und Kostensätze. Erfassen Sie nun die Ressourcen, die in der nachfolgenden Abbildung angezeigt sind. BEWIELU Seite 31 von 74

Ressourcen Neben den in dieser Ansicht angezeigten Feldern für Ressourcen, existieren weitere Ressourcenfelder. Diese können Sie sich wie bei den Vorgangsfeldern anzeigen lassen bzw. ergänzen. Beispiel: Sie möchten zur Ressource Peter Leiter die E-Mail-Adresse erfassen. Dann führen Sie auf die Zeile, in der die Ressource Peter Leiter steht, einen Doppelklick aus, Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster Informationen zur Ressource. Hier können Sie nun die gewünschten Informationen erfassen (hier: E-Mail-Adresse). Anschließend bestätigen Sie die Eingabe durch Anklicken von OK. Daraufhin schließt sich das Dialogfenster Informationen zur Ressource und Sie sehen wieder die Ansicht Ressource: Tabelle. Hinweis: Das Dialogfenster zu den Ressourceneigenschaften können Sie auch aufrufen, in dem Sie auf die Schaltfläche Informationen zur Ressource im Menüpunkt Ressource klicken. Ressourcen Vorgängen zuordnen Wenn Sie Ressourcen angelegt haben, können Sie diese den Vorgängen zuordnen. Hierfür muss die Ansicht Balkendiagramm (Gantt) angezeigt sein. Dann wählen Sie im Menüpunkt Ressource in der Gruppe Zuweisungen den Befehl Ressource zuweisen. BEWIELU Seite 32 von 74

Ressourcen Daraufhin erscheint das Dialogfenster Ressource zuordnen. Beispiel: Dem Projektvorgang Beratung über Projektauftrag soll die Ressource Petra Schön zugeordnet werden. Markieren Sie hierfür zunächst den Vorgang Beratung über Projektauftrag. Danach markieren Sie im Dialogfenster Ressource zuordnen die Ressource Petra Schön. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Zuordnen im Dialogfenster. BEWIELU Seite 33 von 74

Ressourcen Im Dialogfenster wird daraufhin die Zuordnung durch einen Haken vor der Ressource angezeigt. Weiter werden die Vorgangskosten angezeigt, die sich aus den Kostensätzen (u.a. Stundensatz, Kosten je Einsatz usw.) der Ressource ergeben sowie der Vorgangszuordnung (u.a. Dauer). Praxisfälle bei Ressourcenzuordnungen Beispiel: Eine Projektaufgabe/Vorgang hat eine feste Dauer von 10 Tagen mit einer konstanten Arbeitsmenge von 34 Std. Arbeit (ist also vom Typ leistungsgesteuert). Diese Aufgabe soll von zwei Personen erledigt werden. Eine Person soll 30 Stunden Arbeiten, die andere 4 Std. Im ersten Schritt ordnet Sie die beiden Ressourcen dem Vorgang zu. BEWIELU Seite 34 von 74

Ressourcen Nun geben Sie für die Ressource, die am Vorgang nur 4 Stunden arbeitet, in der Spalte Einh. ein: 4 h Die Einheit h verwenden Sie für Stunden (h = hours), alternativ könnten Sie auch std (std = Stunden) eingeben. Danach drücken Sie die Enter-Taste. Daraufhin rechnet Project die eingegebene Stundenzahl in Prozent um. Nun geben Sie für die zweite Ressource, die 30 Stunden am Vorgang arbeitet, in der Spalte Einheiten ein: 30 h BEWIELU Seite 35 von 74

Ressourcen Nach der Eingabe von 30 h drücken Sie erneut die Enter-Taste. Danach erfolgt auch für die zweite Ressource die Umrechnung der Arbeitsstunden in prozentuale Einheiten. Ressourcenarten Ressourcen in Projekten werden auf unterschiedliche Arten abgerechnet, z.b. Mitarbeiter nach Arbeitszeit (Aufwand) oder Material nach einmaligen Verbrauchskosten. Project bildet diese unterschiedlichen Abrechnungsformen über Ressourcenarten ab. Dies erfolgt über das Ressourcenfeld Art. Hier stehen folgende Einträge (Ressourcenarten) zur Verfügung: Arbeit, Material und Kosten. BEWIELU Seite 36 von 74

Ressourcen Ressourcenart: Arbeit Hierzu gehören Ressourcen, die nach Arbeitszeit (Aufwand) abgerechnet werden, z.b. Menschen (Humanressourcen) oder Maschinen (Sachressourcen). Solchen Ressourcen kann ein Standardsatz für eine Zeiteinheit (z.b. Stunde oder Tag) zugeordnet werden. Weiter kann bei Bedarf ein Überstundensatz für Tätigkeiten außerhalb der definierten Arbeitszeit erfasst werden sowie Kosten je Einsatz. Beispiele: Webentwickler, die 5 Personentage an der Erstellung einer Website arbeiten und deren Kosten 55 Euro je Std. beträgt. Falls diese Überstunden leisten müssen, beträgt der Überstundensatz 70 Euro je Stunde. Monatlicher Hosting-Preis für Cloud-Lösungen (z.b. Webhosting bzw. Server- Hosting), z.b. mit einem Nutzungspreis von 39,95 Euro je Monat Produktionsstraße Kaffeerösterei, deren Nutzung 252 Euro je Maschinenstunde kostet Handwerker, die Maschinen reparieren und deren Stundensatz 50 Euro pro Stunde beträgt und die je Anfahrt (Kosten je Einsatz) 40 Euro beträgt. Ressourcenart: Material Mit Material werden bei Project Waren oder Stoffe bezeichnet, die während eines Vorgangs ge- bzw. verbraucht werden. Folglich können demzufolge auch keine Überstundensätze für diese Ressource erfasst werden. Kosten je Einsatz / Vorgang sind jedoch möglich, z.b. Lieferkosten. Bei der Ressource Material kommt es bei Project weder zu Überlastungen noch zu Ressourcenknappheit, d.h. es können beliebig viele Materialeinheiten zu einem Vorgang hinzugefügt werden. Beispiel: 5.000 Flyer sind zu drucken. Unabhängig davon, wie lange Gestaltung und Druckvorbereitung dauern, werden 5.000 Blatt Papier zum Drucken der Flyer benötigt. Die Lieferkostenpauschale für das Papier beträgt unabhängig von der Menge 100 Euro. BEWIELU Seite 37 von 74

Ressourcen Die Papierkosten für die 5.000 Flyer sind konstant (innerhalb des Betrachtungszeitraumes) und fallen somit nur einmal an. Dies bedeutet, in diesem Beispiel ist Papier eine Materialressource. Die Lieferkostenpauschale entspricht dem Eintrag im Feld Vorgang/Einsatz. Die gesamten Kosten für das Material Papier betragen also: 400 Euro (für 5.000 Blatt Papier) sowie 100 Euro (Lieferkostenpauschale) = 500 Euro Entscheidet man sich, in der Planungsphase 10.000 Flyer zu drucken, benötigt man die doppelte Menge Material (Papier). Folglich erhöhen sich die Materialkosten nach der Zuordnung auf das Zweifache, die Kosten je Vorgang/Einsatz hingegen bleiben definitionsgemäß konstant. Im Dialogfenster Ressourcen zuordnen ist in diesem Falle die Einheiten auf 2 zu erhöhen. Die Kosten hat Project nun wie folgt berechnet: 2 x 400 Euro (für je 5.000 Blatt Papier) sowie 100 Euro (Lieferkostenpauschale) = 900 Euro. BEWIELU Seite 38 von 74

Ressourcen Ressourcenart: Kosten Fallen für einen Vorrang fixe Kosten an, so können diese in das Vorgangsfeld Feste Kosten eingetragen werden (z.b. Auftragssumme für Lieferantenauftrag). Dieses Feld war früher auch die einzige Möglichkeit, feste Kosten zu einem Vorgang zu erfassen. Dies war/ist jedoch nur als Pauschalbetrag je Vorgang (und ohne Zusatzbezeichnung) möglich. Mittlerweile können über die Ressourcenart Kosten differenziert verschiedene Kosten mit genauer Bezeichnung einem Vorgang zugeordnet werden. Kostenressourcen sind nicht von der Dauer bzw. Aufwand abhängig. Die Kostenhöhe wird erst bei der Zuordnung der Kostenressource zu einem Vorgang angegeben. Daher können in den Feldern Standardsatz, Überstd.-Satz sowie Kosten/Einsatz in der Ansicht Ressource: Tabelle auch keine Einträge vorgenommen werden. Bei der Zuordnung der Kostenressource zu einem Vorgang, ist zunächst die Kostenressource zuzuordnen und nach der Zuordnung ist die genaue Kostenhöhe anzugeben. BEWIELU Seite 39 von 74

Ressourcen Danach ist die Enter-Taste zu drücken oder auf die Schaltfläche wird die Kostenhöhe zur Kostenressource angezeigt. zu klicken. Nun Beispiele für Kostenressourcen: Reisekosten; hierzu gehören meist auch Ressourcen vom Typ Arbeit Lieferantenkosten: typisches Beispiel für einen Vorgang, dem nur eine Kostenressource zugeordnet ist. Zusatzoptionen für Ressourcenarten Die Ressourcenarten können noch mit folgenden Zusatzoptionen versehen werden: Generisch Budget BEWIELU Seite 40 von 74

Ressourcen Generische Ressourcen Bei generischen Ressourcen plant man zunächst mit Qualifikationsprofilen statt mit konkreten Personen bzw. Kosten oder Material. Im weiteren Projektverlauf können dann die generischen Ressourcen durch konkrete Personen, Material oder Kosten ersetzt werden. Mit generischen Ressourcen wird insbesondere in großen Unternehmen bei Humanressourcen geplant bevor dann der Ressourcenmanager bzw. die Personalabteilung dem Projekt Mitarbeiter mit den definierten Qualifikationen zuordnen. Beispiel: Geplant wird mit der Generischen Ressource Webentwickler. Diese soll in EDV über sehr gute Fertigkeiten in html5, asp, php sowie expression web verfügen. Bei den Sprachen sind gute Kenntnisse in Deutsch, Englisch und Niederländisch gefragt. Die Zusatzoption Generische ist im Dialogfeld Informationen zur Ressource auswählbar. Budget Mithilfe der Budgetressource können Budgets pro Projekt(-sammelvorgang) und Zeitphase aufgeteilt werden, z. B. für das gesamte Projekt steht ein Kostenbudget von 150.000 Euro zur Verfügung. Die Zusatzoption Budget ist ebenfalls im Dialogfeld Informationen zur Ressource auswählbar. BEWIELU Seite 41 von 74

Vorgangsarten Vorgangsarten Zuordnungen von Ressourcen zu Vorgängen haben immer drei Parameter, und zwar die Arbeit, die geleistet wird, die Anzahl der zugeordneten (Ressourcen-) Einheiten und die Dauer, die sich daraus ergibt. Nachdem Sie Ressourcen zugeordnet haben, berechnet Project die Größen immer entsprechend des physikalischen Zusammenhangs nach der Formel: W = P * t Arbeit = (Ressourcen-)Einheiten * Dauer Beispiel: Zwei Mitarbeiter arbeiten 3 Personentage à 8 Stunden. Dann lässt sich die Arbeitsmenge wie folgt berechnen. Arbeit = 2 * 3 *8 Std. = 48 Std. Was passiert nun, wenn Sie nachträglich weitere Ressourcen hinzufügen oder wegnehmen, die Dauer oder die Arbeitsmenge verändern? Vorgangsarten Je nachdem welchen der drei oben genannten Parameter Sie ändern und welcher als fix über die Vorgangsart definiert ist, ändert sich der dritte. Abgebildet wird die Eigenschaft in Project über Vorgangsarten. Die drei in Project verwendeten Vorgangsarten sind Feste Einheiten, Feste Arbeit und Feste Dauer. Standardmäßig werden in Project feste Einheiten verwendet. Am einfachsten ist es für Sie, wenn Sie bei Veränderungen der Parameter des Smart-Tag-Assistenten nutzen. Assistent bei Änderung Parameter: Smart-Tag In Project erscheint nach der Veränderung eines der drei Parameter ein SmartTag, der nachfragt, welche Veränderung Sie wünschen. Smart-Tag BEWIELU Seite 42 von 74

Vorgangsarten Wenn Sie auf den Smart-Tag klicken, erscheint ein Auswahlmenü, in dem Sie die gewünschte Änderung auswählen können. Diese Assistenzfunktion in Form eines Smart-Tags hilft Ihnen beim korrekten Einsatz der Vorgangsarten. Wichtig ist, dass Sie nach der Veränderung eines Parameters immer überprüfen, ob das, was Sie gerade getan haben, dem entspricht, was Sie beabsichtigten. Sollten Sie einmal bei der Veränderung einer der drei Parameter dennoch durcheinander geraten, entfernen Sie die Zuordnung der Ressourcen, stellen Sie die ursprüngliche Dauer wieder her und ordnen Sie die Ressourcen erneut zu. Es dauert etwas, bis man das Prinzip der Vorgangsarten verinnerlicht hat. Übersicht über Vorgangsarten Vorgang mit festen Einheiten Ein Vorgang, bei dem die zugeordneten Einheiten [oder Ressourcen] als fester Wert angegeben sind und Änderungen am Umfang der Arbeit oder an der Dauer des Vorgangs sich nicht auf die Einheiten des Vorgangs auswirken. Vorgang mit fester Arbeit Ein Vorgang, bei dem der Arbeitsumfang ein fester Wert ist und Änderungen an der Vorgangsdauer oder an der Zahl der zugeordneten Einheiten [oder Ressourcen] sich nicht auf die Arbeit für den Vorgang auswirken. Vorgang mit fester Dauer Ein Vorgang, bei dem die Dauer ein fester Wert ist und Änderungen an der Arbeit oder an den zugeordneten Einheiten [d.h. Ressourcen] keinen Einfluss auf die Dauer des Vorgangs haben. Leistungssteuerung Ein weiterer Einflussfaktor, wie sich Veränderungen auswirken, ist die Leistungssteuerung (Feld leistungsgesteuert). Ist das Feld Leistungssteuerung gleich ja, bleibt bei Veränderungen die Arbeitsmenge konstant. BEWIELU Seite 43 von 74

Vorgangsarten Jede Vorgangsart wirkt also sich auf die Terminplanung aus. Die Vorgangsart Feste Arbeit fixiert z.b. die Arbeit und ändert die Dauer, wenn Sie die Einheiten verändern. Ist die Leistungssteuerung aktiviert, wird unter der Prämisse, dass die Vorgangsart Feste Einheiten ist, die Arbeit bei der Zuordnung einer weiteren Ressourcen als konstant angenommen und die Dauer des Vorgangs entsprechend der Formel angepasst. Hieraus ergeben Sie folgende Verhaltensweisen bei Änderungen: Vorgangsart Beim Ändern von Einheiten Beim Ändern der Dauer Beim Ändern der Arbeit Vorgänge mit festen Einheiten Dauer wird neu berechnet Arbeit wird neu berechnet Dauer wird neu berechnet Vorgänge mit fester Arbeit Dauer wird neu berechnet Einheiten werden neu berechnet Dauer wird neu berechnet Vorgänge mit fester Dauer Arbeit wird neu berechnet Arbeit wird neu berechnet Einheiten werden neu berechnet Beispiele für Veränderungen der Parameter Hier noch einige Beispiele für Veränderung einzelner Parameter: Ein Vorgang der Vorgangsart feste Einheiten und leistungsgesteuert hat die Dauer von 10 Tagen. Weiter ist dem Vorgang eine Vollzeitressourceneinheit zugeordnet, die 8 Stunden täglich verfügbar ist. Somit beträgt die Arbeitsmenge insgesamt 80 Arbeitsstunden. Wenn Sie erfahren, dass eine weitere unterstützende Vollzeitressource für diesen Vorgang zur Verfügung steht, wird von Project die Vorgangsdauer erneut errechnet. Dem Vorgang werden nun 2 Einheiten für die Dauer von 5 Tagen bei insgesamt 80 Arbeitsstunden zugeordnet. Sollten Sie erfahren, dass nur 8 Tage statt 10 Tage zum Ausführen des Vorgangs zur Verfügung stehen, berechnet Project die Arbeit des Vorgangs erneut. Der Vorgang verfügt jetzt über eine Dauer von 8 Tagen mit insgesamt 64 Arbeitsstunden und einer Ressourceneinheit. Wenn der Vorgang 20 Stunden zusätzliche Arbeit erfordert, berechnet Project die Vorgangsdauer erneut. Der Vorgang verfügt jetzt über 100 Arbeitsstunden bei einer Dauer von 12,5 Tagen und einer Ressourceneinheit. Angenommen, derselbe Vorgang wird in einen Vorgang mit fester Arbeit geändert. Der Vorgang kann daher nur über die von Ihnen angegebene Arbeit verfügen und nicht mehr oder weniger Arbeitsstunden erfordern. Bei diesem Beispiel verfügt der Vorgang über eine Vollzeitressource, die täglich 8 Stunden zur Verfügung steht. Der Vorgang hat eine Dauer von 10 Tagen bei insgesamt 80 Arbeitsstunden. Wenn Sie erfahren, dass eine weitere Vollzeitressource für diesen Vorgang zur Verfügung steht, berechnet Project die Vorgangsdauer erneut. Dem Vorgang werden BEWIELU Seite 44 von 74

Vorgangsarten jetzt 2 Einheiten bei einer Vorgangsdauer von 5 Tagen und insgesamt 80 Arbeitsstunden zugeordnet. Wenn Ihnen zur Ausführung des Vorgangs nur 8 Tage statt 10 Tage zur Verfügung stehen, berechnet Project die Ressourceneinheiten für den Vorgang erneut. Um den Vorgang in 80 Arbeitsstunden über 8 Tage verteilt auszuführen, müssen 1,25 Ressourceneinheiten zugeordnet werden. Der aktuell zugeordneten Ressourceneinheit sind 125 % zugeteilt. Ordnen Sie eine weitere Ressource zu, um die zusätzliche Zuteilung von 25 % zu berücksichtigen. Wenn der Vorgang 20 Stunden zusätzliche Arbeit erfordert, berechnet Project die Vorgangsdauer erneut. Der Vorgang verfügt jetzt über 100 Arbeitsstunden bei einer Dauer von 12,5 Tagen und einer Ressourceneinheit. Angenommen, derselbe Vorgang wird in einen Vorgang mit fester Dauer geändert. Der Vorgang muss daher in der angegebenen Dauer abgeschlossen werden. Der Vorgang verfügt auch in diesem Beispiel über eine Vollzeitressource, die für 8 Stunden täglich zur Verfügung steht. Die Vorgangsdauer beträgt 10 Tage bei insgesamt 80 Arbeitsstunden. Wenn eine weitere Ressource für den Vorgang zur Verfügung steht, wird in Project die Arbeit erneut berechnet, die jeder Ressource zugeteilt wird. Wenn dem Vorgang nur eine Ressource zugeordnet wurde, stehen dieser Ressource 80 Arbeitsstunden zur Verfügung, um den Vorgang abzuschließen. Wenn Sie dem Vorgang eine weitere Ressource zuordnen, stehen jeder Ressource 40 Arbeitsstunden zur Verfügung, um den Vorgang bei derselben Vorgangsdauer von 10 Tagen und insgesamt 80 Arbeitsstunden abzuschließen. Durch Hinzufügen einer weiteren Ressourceneinheit überarbeiten Sie außerdem die Zuteilung beider Einheiten auf jeweils 50 %. Hierdurch stehen beide Einheiten zu 50 % erneut für weitere Vorgänge zur Verfügung. Wenn der Vorgang in nur 8 statt 10 Tagen abgeschlossen werden soll, berechnet Project die Vorgangsarbeit erneut. Der Vorgang verfügt jetzt über eine Dauer von 8 Tagen bei insgesamt 64 Arbeitsstunden und einer Ressourceneinheit. Wenn der Vorgang 20 Arbeitsstunden zusätzlich erfordert, berechnet Project die Ressourceneinheit für den Vorgang erneut, sodass die zusätzliche Arbeit weiterhin innerhalb der Vorgangsdauer von 10 Tagen abgeschlossen werden kann. Der Vorgang verfügt jetzt über 100 Arbeitsstunden bei einer Dauer von 10 Tagen und 1,25 Ressourceneinheiten. Der aktuell zugeordneten Ressourceneinheit sind 125 % zugeteilt. Ordnen Sie eine weitere Ressource zu, um die zusätzliche Zuteilung von 25 % zu berücksichtigen. Sie erkennen, dass Sie mit den Vorgangsarten typische Projektsituationen abbilden können, z.b. die Einhaltung eines Termins wird schwierig und daher wird eine weitere Ressource hinzugenommen, um die Beendigung des Aufgabenendes vorzuverlegen. BEWIELU Seite 45 von 74

Ansichten Ansichten Ansichten dienen dazu, definierte Vorgangs- Ressourcen- und Zuordnungsinformationen des Projektes anzuzeigen. Darstellungsarten sind Tabellen, Diagramme bzw. Masken. Weiter kann für Ansichten eingerichtet werden, ob nur eine Teilmenge der Daten gezeigt werden soll (Filter) oder die Daten nach ausgewählten Kriterien angeordnet werden sollen (Gruppe). Ansicht auswählen Die Gruppe Ansicht finden Sie in Project jeweils unter den Menüpunkten Aufgabe, Ressource sowie Ansicht. Aber Achtung, nach der Installation von Project stehen nicht unter jedem Menüpunkt die gleichen Ansichten zur Auswahl. Die Anzeige ist abhängig vom Menüpunkt. Die umfangsreichste Auswahl finden Sie unter Aufgabe / Ansicht / Gantt-Diagramm. Wir empfehlen Ihnen daher, bei Ansichtswechsel stets über den Menüpunkt Aufgabe / Ansicht / Gantt-Diagramm die gewünschte Ansicht auszuwählen. Nachfolgend werden die wichtigsten Ansichtsformen kurz vorgestellt Netzplandiagramm Das Netzplandiagramm zeigt an, welche Vorgänge auf dem kritischen Weg eines Projektes liegen. Definition kritischer Weg : Auf diesem Pfad befinden sich nur Vorgänge, deren gesamter Puffer Null beträgt. Diese Vorgänge werden als kritische Vorgänge bezeichnet. Tritt bei einem Vorgang des kritischen Weges eine Verzögerung auf, so wird automatisch das Terminziel (Projektende) verletzt. Der Kritische Weg und die Pufferzeiten werden von Microsoft Office Project automatisch durch die Eingabe der Vorgängerverknüpfungen errechnet. Im Netzplandiagramm werden die Vorgänge auf dem kritischen Weg in Rot dargestellt. Definition Puffer: Man spricht von der Pufferzeit, wenn es sich um eine Zeitspanne handelt, um die die Abwicklung eines Vorgangs innerhalb der Abwicklung eines Projektes verändert werden kann, ohne dass dies sich auf die ursprüngliche Dauer des Vorgangs oder gar des Projektes auswirkt. Ein freier Puffer ist der Zeitraum, um den ein Vorgang im Netzplan verschoben werden kann, ohne dass der nachfolgende Vorgang ebenfalls verschoben wird. Ein Gesamtpuffer ist ein Zeitraum, um den ein Arbeitspaket im BEWIELU Seite 46 von 74

Ansichten Netzplan verschoben werden darf, ohne dass das Projektende verschoben werden muss. Hinweis: Die Dauer von Pufferzeiten können Sie sich in einer Vorgangstabelle anzeigen lassen, in dem Sie die Spalten Freie Pufferzeit und Gesamte Pufferzeit einfügen. Gantt-Diagramm Überwachung Alternativ zum Netzplan gibt es die Ansicht Balkendiagramm Überwachung. Hier wird der kritische Weg im Gantt-Diagramm ebenfalls rot dargestellt. Weiter werden im Gantt-Diagramm Überwachung folgende weitere Informationen angezeigt: Die Prozentzahlen hinter den Balken geben den Grad der Erledigung des Vorgangs an. Der Basisplan wird als schmaler grauer Balken angezeigt. Hierdurch kann man die Abweichungen zwischen Basisplan und berechnetem Plan erkennen. BEWIELU Seite 47 von 74

Ansichten Neue Ansicht erstellen Wünschen Sie eine bestimmte Darstellungsform von Projektdaten, zu denen noch keine Ansicht in Project besteht, können Sie selber eine neue Ansicht definieren. Beispiel: Es soll eine neue Ansicht erstellt werden, in dem in einer Tabelle die geplanten Gesamtkosten je Vorgang verglichen werden sollen. Die Abweichungen sollen sowohl durch Angabe der Differenz als auch durch grafische Symbole dargestellt werden. Verglichen werden sollen die Gesamtkosten des Basisplans mit denen des Basisplan1 s. Zusätzlich zu der Tabelle soll im rechten Bereich der Ansicht Balkendiagramme für die Vorgänge angezeigt werden. Voraussetzungen: Es wurde ein Projektplan erstellt, dessen Vorgängen Ressourcen zugeordnet sind. Zum Projektplan sind zwei Basispläne (Basisplan und Basisplan1) abgespeichert. Die nachfolgende Grafik zeigt das Projekt in der Ansicht Balkendiagramm (Gantt) mit der Tabelle Eingabe. Neue Tabelle erstellen Für die neue Ansicht benötigen wir eine neue Tabelle sowie im rechten Bereich die Balkendiagramme. Wir beginnen die Erstellung der neuen Ansicht mit der Definition einer neuen Tabelle. Wählen Sie hierfür im Menüpunkt Ansicht den Befehl Tabelle / Weitere Tabellen. BEWIELU Seite 48 von 74

Ansichten Daraufhin erscheint das Dialogfenster Weitere Tabellen. Achten Sie darauf, dass hier die Tabellenart Vorgang aktiviert ist, da wir eine neue Tabelle erstellen wollen, die Vorgangsfelder enthält. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neu. Danach erscheint das Dialogfenster Tabellendefinition. Geben Sie hier den Namen der neuen Tabelle an (hier: Vergleich Plankosten). Definieren Sie danach die neuen Felder, die die Tabelle enthalten soll, in dem Sie in der Spalte Feldname über den Pfeil das gewünschte Feld auswählen. Wählen Sie für unser Beispiel die Felder wie unten angezeigt aus. Wenn Sie alle Felder ausgewählt und eingerichtet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. BEWIELU Seite 49 von 74

Ansichten Nach Anklicken von OK, sehen Sie wieder das Dialogfenster Weitere Tabellen. Die Tabelle, die Sie eben angelegt haben (hier: Vergleich Plankosten) wird nun in der Liste der Tabellen angezeigt. Klicken Sie nun direkt auf die Schaltfläche Schließen. Sie sehen nun wieder Ihr Projekt in der Ansicht Balkendiagramm (Gantt). Nun ist im nächsten Schritt die neue Ansicht zu erstellen, die die soeben definierte Tabelle enthält. BEWIELU Seite 50 von 74

Ansichten Klicken Sie hierfür im Menüpunkt Aufgabe in der Gruppe Ansicht auf Weitere Ansichten. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Weitere Ansichten. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Kopieren. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Definition der Ansicht in. BEWIELU Seite 51 von 74

Ansichten Geben Sie nun den Namen der neuen Ansicht ein (hier: Vergleich Plankosten) und wählen unter Tabellen die eben definierte Tabelle (hier: Vergleich Plankosten). Hinweis: Die Ansicht kann den gleichen Namen wie die darin enthaltene Tabelle tragen, dies ist jedoch nicht zwingend. Nach Auswahl der Tabelle Vergleich Plankosten sieht das Dialogfenster Definition der Ansicht in wie nachfolgend angezeigt aus. Das gemäß Aufstellung gewünschte Balkendiagramm brauchen Sie nicht auszuwählen, da Sie die Ansicht Balkendiagramm (Gantt) kopiert haben und somit der Bildschirm Balkendiagramm (Gantt) ausgewählt ist. Bei der neuen Ansicht brauchten Sie somit lediglich die neue Tabelle auszuwählen. Es ist somit keine weitere Einstellung vorzunehmen. Klicken Sie daher nun auf die Schaltfläche OK. Daraufhin wird wieder das Dialogfenster Weitere Ansichten angezeigt. In der Liste der Ansichten ist nun die neue Ansicht Vergleich Plankosten enthalten. Markieren Sie diese und klicken dann auf die Schaltfläche Auswahl. BEWIELU Seite 52 von 74

Ansichten Sie sehen nun wieder Ihr Projekt, diesmal jedoch in der neuen Ansicht (hier: Vergleich Plankosten). Im linken Bereich sehen Sie die neue Tabelle. Verbreitern Sie nun zunächst die Spalten der Tabelle, damit die Informationen übersichtlicher darstellt werden. Nun sind noch die Spalten Kosten1 und Kosten2 zu bearbeiten. Die Spalte Kosten1 soll die Differenz zwischen Geplanten Kosten und Geplanten Kosten1 enthalten. BEWIELU Seite 53 von 74

Ansichten Benutzerdefinierte Felder Markieren Sie hierfür die Spalte Kosten1 und wählen Sie im Kontextmenü hierzu den Befehl Benutzerdefinierte Felder. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder. Die ausgewählte Spalte Kosten1 wird bereits angezeigt. BEWIELU Seite 54 von 74

Ansichten Geben Sie nun in der Bearbeitungszeile zunächst für den Feldnamen Kosten1 die neue Bezeichnung (Spaltentitel) Abweichung Plankosten ein. Danach drücken Sie auf die Enter-Taste. Nun ist die Formel für das Feld Abweichung Plankosten (Kosten1) zu definieren. Hierfür drücken Sie auf die Schaltfläche Formel. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Formel für. Hier geben Sie nun im Eingabebereich die unten angezeigte Formel ein. Verwenden Sie für die Eingabe der Felder am besten die Schaltfläche Feld. Dies minimiert Eingabefehler. Nach Eingabe der Formel klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Daraufhin erscheint ein Warnhinweis, dass evtl. bereits vorhandene Daten in der Spalte Kosten1 gelöscht werden, wenn welche vorhanden sind. Da die Spalte Kosten1 beim Einfügen keine Daten enthielt, können Sie die Warnung getrost mit OK bestätigen. BEWIELU Seite 55 von 74

Ansichten Daraufhin sehen Sie wieder das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder. Nachdem Sie soeben die Feldbezeichnung für Kosten1 in Abweichung Plankosten geändert haben und die Formel definiert haben, können Sie das Fenster nun verlassen, in dem Sie auf die Schaltfläche OK klicken. Daraufhin sehen Sie Ihr Projekt in der Ansicht Abweichung Plankosten. Aufgrund der soeben definierten Formel ist nun die Spalte Kosten1 mit Kostenbeträgen gefüllt und trägt die Spaltenbezeichnung Abweichung Plankosten. BEWIELU Seite 56 von 74

Ansichten Nun sollen abschließend die Ergebnisse für die Abweichungen der Plankosten grafisch in der Spalte Kosten2 dargestellt werden. Markieren Sie hierfür die Spalte Kosten2 und wählen Sie über das Kontextmenü hierzu Benutzerdefinierte Felder. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder. Die ausgewählte Spalte Kosten2 wird bereits angezeigt. BEWIELU Seite 57 von 74

Ansichten Geben Sie nun in der Bearbeitungszeile zunächst für den Feldnamen Kosten2 die neue Bezeichnung (Spaltentitel) Ampel zu Plankosten ein. Danach drücken Sie auf die Enter-Taste. Nun ist die Formel für das Feld Ampel zu Plankosten (Kosten2) zu definieren. Hierfür drücken Sie auf die Schaltfläche Formel. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Formel für.. Hier geben Sie an, dass das Feld Ampel zu Plankosten (Kosten2) gleich dem Feld Abweichung Plankosten ist. Auch hier empfiehlt sich, den Feldnamen auszuwählen statt selber einzutippen, um Fehler durch fehlerhafte Eingaben zu vermeiden. Hinweis: Die Gleichsetzung der Inhalte beider Felder ist notwendig, da für einen Feldnamen entweder nur die Datenanzeige möglich ist oder die Anzeige grafischer Symbole. BEWIELU Seite 58 von 74

Ansichten Nach Eingabe der Formel sieht das Dialogfenster Formel für wie nachfolgend angezeigt aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche OK. Daraufhin erscheint ein Warnhinweis, dass evtl. bereits vorhandene Daten in der Spalte Ampel zu Plankosten (Kosten2) gelöscht werden, wenn welche vorhanden sind. Da die Spalte Kosten2 beim Einfügen keine Daten enthielt, können Sie die Warnung getrost mit OK bestätigen. BEWIELU Seite 59 von 74

Ansichten Daraufhin sehen Sie wieder das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder. Definition grafische Symbole Nachdem Sie soeben die Feldbezeichnung für Kosten2 in Ampel zu Plankosten geändert haben und die Formel definiert haben, ist nun anzugeben, mit welchen Symbolen die Formelergebnisse angezeigt werden sollen. Klicken Sie daher nun auf die Schaltfläche Grafische Symbole. Es erscheint nun das Dialogfenster Grafische Symbole für. In diesem Dialogfenster soll nun angegeben werden, dass die Ampel rot zeigt, wenn die Plankosten um mehr als 500 Euro gestiegen sind, d.h. Abweichung Plankosten > -500. Die Ampel soll gelb zeigen, wenn die Plankosten gestiegen sind, aber nicht mehr als um bis 500 Euro, d.h. Abweichung Plankosten < 0 und Abweichung Plankosten >= -500. Die Ampel soll grün zeigen, wenn die Plankosten nicht gestiegen sind, d.h. Abweichung Plankosten >= 0. Definieren Sie für das Beispiel die Symbole wie nachfolgend angegeben. Danach klicken Sie auf Ok. BEWIELU Seite 60 von 74

Ansichten Sie kehren nun zum Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder zurück. Hier klicken Sie auf OK. Daraufhin ist Ihr Projekt wieder in der neuen Ansicht Abweichung Plankosten zu sehen. Da nun alle Felder, Formeln und grafischen Symbole vollständig definiert sind, sieht die Ansicht wie nachfolgend aus. BEWIELU Seite 61 von 74

Ansichten Weiter wird die neue Ansicht nun unter dem Menüpunkt Aufgabe Gruppe Ansicht Befehl Gantt-Diagramm angezeigt und kann hier bei Bedarf in der Rubrik Benutzerdefiniert ausgewählt werden. BEWIELU Seite 62 von 74

Grundeinstellungen & Vorlagen Grundeinstellungen & Vorlagen Grundeinstellungen ändern Bei Project sind nach der Installation Grundeinstellungen vorinstalliert, z.b. Vorgangsart(feste Dauer), leistungsgesteuert(nein) sowie manuelle Planung. Wenn Sie ein neues Projekt starten, können Sie solche Grundeinstellungen für den gesamten Projektverlauf abändern, damit Sie dies nicht in jedem Einzelfall / Vorgang erneut tun müssen (z.b. Umstellen der Vorgangsart). Die Änderung der Grundeinstellungen können Sie unter dem Menüpunkt Datei / Optionen vornehmen. Beispiel: Sie möchten nach Öffnen einer neuen Project-Datei folgende Änderungen vornehmen: Die Vorgänge sollen die Vorgangsart feste Dauer haben sowie leistungsgesteuert sein. Weiter soll jeder neuer Vorgang automatisch geplant werden. Um diese Grundeinstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf Datei / Optionen / Terminplan. Im rechten Bereich des Dialogfeldes können Sie nun die gewünschten Optionen anpassen: Vorlagen erstellen und nutzen Die geänderten Grundeinstellungen gelten nur für das aktuelle Projekt. Wenn diese für jedes Projekt gelten sollen, dann können Sie das aktuelle Projekt als Vorlage BEWIELU Seite 63 von 74

Grundeinstellungen & Vorlagen speichern. Bei einer Vorlage können Sie zudem auch selbst definierte Ansichten und Tabellen mitspeichern sowie Vorgänge. Letzteres ist hilfreich, wenn Sie häufiger Projekte eines bestimmten Typs durchführen. Sie speichern ein Projekt als Vorlage, in dem Sie folgenden Befehl ausführen: Datei / Speichern unter. Im daraufhin erscheinenden Dialogfenster Speichern unter stellen Sie nun den Dateityp auf Project-Vorlage um. Geben Sie nun den Namen der Vorlage ein (hier Projektvorlage Website) und klicken Sie danach auf die Schaltfläche OK. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine Kopie der Vorlage für ein neues Projekt verwenden wollen, klicken Sie auf Datei / Neu. Im rechten Bereich klicken Sie dann auf Meine Vorlagen. BEWIELU Seite 64 von 74

Grundeinstellungen & Vorlagen Daraufhin erscheint das Dialogfeld Neu, in dem alle Ihre definierten Projektvorlagen angezeigt werden (hier: eine). Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. BEWIELU Seite 65 von 74

Kapazitätsabgleich Kapazitätsabgleich Wenn Sie den Projektaufgaben bzw. Vorgängen Ressourcen zugeordnet haben, ist es möglich, dass einige Ressourcen überlastet sind, z.b. weil diese zeitgleichen Aufgaben zugeordnet wurden. In diesem Fall werden die Vorgänge, die eine überlastete Ressource enthalten, in der Indikatoren-Spalte mit einem roten Ressourcen- Symbol gekennzeichnet. Dies zeigt die nachfolgende Abbildung. Ursache für die Überlastung in unserem Beispiel ist, dass der Projektleiter Max Muster vielen Aufgaben zugeordnet wurde, die zeitlich parallel geplant sind. In Ressourcenansichten werden überlastete Ressourcen rot hervorgehoben (s. nachfolgendes Beispiel für die Ansicht Ressource: Tabelle). Mit Hilfe der Funktion Kapazitätsabgleich können Sie die Überlastung beheben, sofern im Rahmen der vorgenommenen Termineinschränkungen, angegebenen Optionen und Prioritäten sowie verfügbaren Ressourcenkapazitäten eine Lösung möglich ist. Beim Abgleich werden Vorgänge verzögert oder aufgeteilt, sodass die für diese Vorgänge zugeordneten Ressourcen nicht mehr überlastet sind. Abgleichregeln: Beim Abgleich in Project wird nicht die Zuordnung der Personen zu den einzelnen Vorgängen geändert (Woher sollte Project auch wissen, dass Max Muster z.b. von Peter Schmidtchen vertreten werden kann?). BEWIELU Seite 66 von 74

Kapazitätsabgleich In Project werden nur die Arbeitsressourcen, die generischen Ressourcen und die zugesicherten Ressourcen abgeglichen. Es erfolgt kein Abgleich der Materialressourcen, Kostenressourcen oder vorgeschlagenen Ressourcen. Letztere können jedoch, wie Sie später sehen werden, durch gesonderte Auswahl bei den Optionen ebenfalls abgeglichen werden. Wenn Sie den Kapazitätsabgleich anwenden, kann der Endtermin mancher Vorgänge und folglich auch der Endtermin des Projekts verzögert werden. Durchführung des Kapazitätsabgleichs mit Einstellung der Abgleichsoptionen Vor dem Abgleich können Sie die Optionen festlegen, unter denen Project den Kapazitätsabgleich für Sie durchführen soll. Dies ist über die Funktion Abgleichoptionen im Menüpunkt Ressource möglich. Wenn Sie diese Funktion anklicken, erscheint das Dialogfenster Kapazitätsabgleich: Die Optionen im Dialogfenster Kapazitätsabgleich haben folgende Bedeutung: Automatisch Wenn Sie den automatischen Abgleich auswählen, wird jeweils bei einer Neueingabe mit Ressourcen-Überlastung ein Abgleich durchgeführt. Dies bewirkt, dass die Arbeit im Zeitplan erheblich verlangsamt werden kann, da stets alle Vorgänge abgeglichen werden. Weiter können sich aufgrund des Abgleichs permanente Vorgangsverschiebungen ergeben. Beides bewirkt, dass der automatische Abgleich äußert selten von den Anwendern eingesetzt wird. BEWIELU Seite 67 von 74

Kapazitätsabgleich Manuell Der manuelle Abgleich (Standardeinstellung) wird von Project nur durchgeführt, wenn Sie auf die Schaltfläche Alle abgleichen (!) klicken. Die Bestätigung mit OK im Dialogfeld bewirkt hingegen nur das Abspeichern der Abgleich-Optionen. Wählen Sie unter Abgleichszeitraum für aus, ob das gesamte Projekt abgeglichen werden soll oder nur die Vorgänge, die in einen bestimmten, von Ihnen festzulegenden Zeitraum fallen. Im Feld Abgleichsreihenfolge können Sie zwischen 3 Abgleichsreihenfolgen auswählen: Wenn Nur Nr. auswählen, werden die Vorgänge in aufsteigender Reihenfolge nach Nummern abgeglichen, bevor andere Kriterien berücksichtigt werden. Wählen Sie Standard auswählen, werden zuerst Vorgängerabhängigkeiten, Pufferzeiten, Termine, Prioritäten und Einschränkungen daraufhin zu untersuchen, ob und welche Vorgänge abgeglichen werden sollen. (Diese Einstellung ist standardmäßig voreingestellt.) Wählen Sie Priorität, Standard aus, um zuerst Vorgangsprioritäten und erst dann die Standardkriterien für den Abgleich zu berücksichtigen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Abgleich nur innerhalb der Pufferzeit aktivieren, erfolgt der Abgleich ohne Verzögerung des Projekt-Endtermins. Sofern die Pufferzeit für den Abgleich nicht ausreicht, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abgleich kann individuelle Zuordnungen zu einem Vorgang anpassen, um die Anpassung des Abgleichs zuzulassen, wenn eine Ressource unabhängig von anderen am gleichen Vorgang arbeitenden Ressourcen an einem Vorgang arbeitet. Wenn Vorgänge durch die Erstellung von Unterbrechungen der verbleibenden Arbeit an Vorgängen oder Ressourcenzuordnungen unterbrochen werden darf, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abgleich kann verbleibende Arbeit unterbrechen. Wenn eine Ressource gleichzeitig mehr Vorgängen zugeordnet ist als der Zeitplan der Ressource handhaben kann, kann ein Vorgang mit verbleibender Arbeit unterbrochen und dann bearbeitet werden, wenn es der Zeitplan der Ressource zulässt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kapazitätsabgleich mit dem vorgesehenen Buchungstyp, um auch Ressourcen vom Buchungstyp Vorgesehen zu berücksichtigen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Manuell geplante Vorgänge abgleichen, damit beim Abgleichen auch manuell geplante Vorgänge geändert werden können. Wenn Sie die vorherigen Abgleichsergebnisse vor dem erneuten Abgleich löschen möchten, klicken Sie auf Verzögerungen entfernen. Wenn Sie manuell abgleichen, klicken Sie auf Alles abgleichen. Wenn Sie hingegen die Option automatisch abgleichen ausgewählt haben, klicken Sie auf OK. BEWIELU Seite 68 von 74

Kapazitätsabgleich Kapazitätsgleich direkt durchführen Wenn Sie die Abgleichsoptionen bereits eingestellt haben und für den durchzuführenden Abgleich hieran keine Änderung notwendig ist, können Sie auch direkt die Funktion Ressourcen abgleichen auswählen. Bevor Sie diese Funktion aufrufen, sind zunächst die betreffenden Vorgänge, die abgleichen wollen, zu markieren. Daraufhin wird Ihnen das Dialogfenster Kapazitätsabgleich angezeigt. Hier können Sie entschieden, ob der gesamte Ressourcenpool abgeglichen werden soll oder nur die ausgewählten Ressourcen in der Auswahlliste. In der Auswahlliste können Sie mehrere Ressourcen auswählen, in dem Sie STRG gedrückt halten, um die betreffenden Ressourcen auszuwählen. Wenn die ausgewählte Ressource für Vorgänge verwendet wird, denen mehrere Ressourcen zugeordnet sind, werden die anderen Zuordnungen nicht verschoben. Sobald Sie Ihre Auswahl vorgenommen haben, klicken Sie auf Neu abgleichen, um den Kapazitätsabgleich für Ihre Auswahl durchzuführen. Weitere Parameter für den Kapazitätsableich Durch das Festlegen von Vorgangsprioritäten können Sie die Wichtigkeit eines Vorgangs und seine Verfügbarkeit für Abgleiche angeben. Der eingegebene Prioritätswert ist ein subjektiver Wert zwischen 1 und 1000, der es Ihnen ermöglicht, das BEWIELU Seite 69 von 74

Kapazitätsabgleich Ausmaß Ihrer Kontrolle über den Abgleichprozess anzugeben. Wenn Sie z. B. nicht möchten, dass ein bestimmter Vorgang von Project abgeglichen wird, legen Sie seine Prioritätsstufe auf 1000 fest. Prioritätswerte werden standardmäßig auf 500 oder eine mittlere Kontrollstufe festgelegt. Vorgänge mit einer niedrigeren Priorität werden vor denen mit höherer Priorität verzögert oder unterbrochen. Festlegen von Projektprioritäten Sie können auch die Verfügbarkeit eines gesamten Projekts für Abgleiche festlegen, indem Sie die Priorität des Projekts festlegen. Wenn Sie z. B. Ressourcen für ein anderes Projekt freigeben, das als Ressourcenpool dient, und Sie die Vorgänge in einer der freigegebenen Dateien nicht abgleichen möchten, legen Sie die Prioritätsstufe der freigegebenen Datei auf 1000 fest. Um die Priorität für das Projekt zu ändern, klicken Sie auf die Registerkarte Projekt. Danach klicken Sie in der Gruppe Eigenschaften auf Projektinformationen. Im Feld Priorität können Sie eine Priorität eingeben oder über die Pfeile des Drehfeldes Priorität auswählen. BEWIELU Seite 70 von 74