IBK-Rundschreiben Düsseldorf, 24. September 2008 Optimierung von Leistungsfähigkeit und Kostenstrukturen Ihres Fuhrparks neue Anforderungen an das Fuhrparkmanagement und Fuhrparkcontrolling Sehr geehrte Damen und Herren, die derzeitige Situation der Netzbetreiber ist durch eine Verschärfung der aufsichtsrechtlichen Bestimmungen bei gleichzeitig sinkenden Deckungsbeiträgen gekennzeichnet. Der im Rahmen der Anreizregulierung initiierte Effizienzvergleich wird für weiteren Kostendruck sorgen. Direkt und indirekt werden damit auch die Anforderungen an die Mobilität Ihrer Mitarbeiter, die Struktur Ihres Fuhrparks und die interne Verrechnung von Leistungen und Kosten einem drastischen Wandel unterzogen: hoher Kostensdruck auf die Bereiche Netz-Service und Energie-Vertrieb, erhöhte Anforderungen an direkte Zuordnung/Schlüsselung von Fahrzeugkosten, Fahrdiensten und Werkstattleistungen, veränderte Grundlagen für Make or Buy Entscheidungen. Daraus ergeben sich zwingend Erfordernisse zur Optimierung von Fuhrparkstruktur, -management und -controlling u.a.: zur Reduzierung von Fahrzeugüberkapazitäten, zur wertschöpfenden Nutzung von Mitarbeiterfahrzeugen,
2 zur Kapazitätsauslastung und Wirtschaftlichkeit von zentralen und dezentralen Fuhrparkverwaltungen und -werkstätten, zur Auslastung und zukünftigen Nutzung von Betriebsstellen, Eigenwerkstattbetrieben und zugehöriger Infrastruktur (z.b. Tankstellen), zu Kooperationen mit Dritten. Im Folgenden wird aufgezeigt, wie mit einer von unserem Hause entwickelten umfassenden, differenzierten und tief strukturierten Kosten- und Ablaufanalyse der Fuhrparkbewirtschaftung die Basis für ein auf Ihr Untenehmen zugeschnittenes kosten- und leistungstransparentes Fuhrparkmanagementsystem geschaffen wird, welches Ihnen eine nachhaltige wirtschaftliche Steuerung einer notwendigen Mobilität ermöglicht. Vorgehensweise In unseren Untersuchungen werden wir unter Einbeziehung von u.a. Aufbauorganisation und Ablaufprozesse bei Fahrzeugverwaltung, -einsatz und -unterhalt, Tätigkeitsbezogenem Mobilitätsverhalten der Mitarbeiter, Fuhrparkbestandsplanung incl. Fahrzeugart und -ausstattung, Auslastungsgrad der Fahrzeuge im zentralen Fuhrpark und in den Fachabteilungen/-bereichen, Nutzungsform/Standards der Fahrzeuge, Fahrzeugnutzungsdauer, Erneuerungsplanung, Modellpalette, Instandhaltungs- und Betriebsaufwendungen, Kostencontrolling, -transparenz, Beschaffung und Finanzierung den technisch-wirtschaftlichen Standard sowie das erreichte Leistungsniveau feststellen und darauf aufbauend eine Konzeption zur Erreichung einer kostenminimalen Erfüllung eines Aufwand-Nutzen optimierten Mobilitätskonzeptes erarbeiten.
3 Besondere Bedeutung kommt dabei der Ermittlung des individuellen Bedarfs der Fachabteilungen/-bereiche hinsichtlich Anzahl, Art und Ausführung der Fahrzeuge zu. Dazu werden auf Basis der spezifischen Aufgabenprofile sowie auf dem Wege von Mitarbeiterbefragungen, Kosten- und Leistungserfassungen sowie Preisvergleichen die Grundlagen für ein optimales tätigkeitsorientiertes Mobilitätskonzept für die einzelnen Fachbereiche erarbeitet. Aufbauend auf den Untersuchungsergebnissen werden wir unter Berücksichtigung Ihrer unternehmensspezifischen Gegebenheiten u.a. konkrete Vorschläge hinsichtlich der/des künftigen Fuhrparkstruktur (u.a. optimale Anzahl, Art und Ausführung der Fahrzeuge, angepasst an das optimierte individuelle Tätigkeitsspektrum der Fahrzeugnutze - z.b. Umfang der Eigenleistung im Netzbau, Materialfluss, etc. -), Prozessabläufe/Mobilitätsverhalten (u.a. effiziente Ausrichtung auf Nutzer-, Markt- und interne Rahmenbedingungen, Leistungs- und Kostentransparenz), Fuhrparkbestandskonzeptes (u.a. standortbezogener größtmöglicher Fahrzeugpool mit austauschbaren Fahrzeugen incl. standardisierter Fahrzeugausrüstung bzw. -ausstattung, Vereinheitlichung der Modellpalette), Betriebs- und Instandhaltungskosten (u.a. Ersatzplanung auf Basis optimaler fahrzeugindividueller Nutzungsdauer, Vergleich Eigen-/Fremdleistung), Fuhrparkmanagement (u.a. zentrale Steuerung, Erhöhung Kapazitätsauslastung, Minimierung der Reservehaltung), Nutzungsform der Fahrzeuge (u.a. effiziente Zuordnung: Pool, persönliches Fahrzeug, Bereichsfahrzeug etc.), Fahrzeugerneuerung/-finanzierung (u.a. Kostenvergleich: Kauf, Leasing, Miete), Kostencontrolling (u.a. aufwandsgerechte Abrechnungsgrundlagen) mit dem Ziel der Steigerung von Effizienz und Effektivität erarbeiten. Diese Ergebnisse münden in ein unternehmens-individuelles Mobilitätsgesamtkonzept. Beispiele für daraus resultierende Einsparpotenziale sind in den Anlagen 1 und 2 zusammengefasst.
4 Angebot In einer Vielzahl von Gutachten zur Fuhrparkbewirtschaftung sowie zu Mobilitätskonzepten haben wir private und kommunale Unternehmen sowie Städte bzw. Gemeinden - Anlage 3 oder www.ibk-unternehmensberatung.de - entscheidend unterstützt und konnten bei der Optimierung und Realisierung des Gesamtkonzeptes Kostendämpfungen im erheblichen Umfang erzielen. Wenn Ihr Haus Interesse an einer diesbezüglichen Beratungsleistung hat, so informieren Sie uns bitte. Einzelheiten würden wir gerne in einem persönlichen Gespräch erörtern. Über weitere von unserem Unternehmen angebotene Leistungen werden wir Sie demnächst informieren. Mit freundlichen Grüßen I B K Ingenieur- und Unternehmensberatung für Versorgungswirtschaft GmbH Koschitzki ppa. Dr. Weber
Anlage 1: Einsparpotenziale reduzierte Kfz-Standards Potenziale nach Kfz-Typ: Gelenksteiger: Ca. 63 T! / KFZ (historische Anschaffungskosten zwischen 255 T! und 66 T!, mittlere Anschaffungskosten 157 T! gegenüber Mercedes 313 für 94 T!) Hebebühne: Ca. 63 T! (historische Anschaffungskosten 157 T!, Abschätzung entsprechend Gelenksteiger Kasten: Ca. 15 T! (Einkaufspreis inkl. Umbau: Peugeot Boxer ca. 30 T! gegenüber Peugeot Partner ca. 15 T!) Limousine: Ca. 4.400! (Astra Caravan CNG 16 T! (Einkaufspreis) gegenüber Fiat Panda Natural Power 11 T! (Einkaufspreis)
Anlage 2: Praxisbeispiel KFZ -Werkstatt Bagatellreparaturen Auffälligkeiten im Rahmen der Untersuchung a)! überproportionaler hohe Anzahl jährlicher Werkstattaufenthalte / Fahrzeug b)! entsprechend hoher spezifischer Stundenaufwand Material hingegen mit geringen Auffälligkeiten c)! Erklärung: Fahrer kommen wegen jeder kleinen Störung ca. 21% der gesamten Werkstattreparaturen betreffen i.d.r. ungeplante Arbeiten mit einer Reparaturdauer bis 45 min.! entsprechend eingeschränkte Verfügbarkeit von Fahrzeugen und deren Teams!! überproportionaler administrativer Aufwand bezogen auf die eigentliche Reparatur! durch Häufung dieser Reparaturen in den Morgenstunden sind Störungen im Gesamtablauf der Werkstatt vorprogrammiert Lösungsansatz: 1.! Behebung von Bagatellschäden bis auf Beseitigung von Verkehrgefährdungen unterlassen und statt dessen bei der nächsten anstehenden größeren Maßnahme erledigen! 2.! Notwendige bzw. dringende kleinere Maßnahmen in die Nachmittagsstunden verlegen, produktive Fahrzeugverfügbarkeit erhöhen! 1.400 1.200 Werkstattaufenthalte nach Bruttoreparaturzeit (hinzu kommt jeweils noch die An- und Abfahrt) 31% Anzahl der Reparaturen 1.000 800 600 400 200 0 Klein- und Bagatellreparaturen, (21% aller Maßnahmen) 0,2% bis 5 min 4% 5 bis 15 min 6% 15 bis 30 min 11% 11% 30 bis 45 min 45 bis 60 min 4% 60 bis 75 min 1% 75 bis 90 min 11% 90 bis 105 min 1% 105 bis 120 min 8% 120 bis 135 min 0% 135 bis 150 min 5% 150 bis 165 min 0% 165 bis 180 min 1% 180 bis 195 min 4% 195 bis 210 min 3% 120 bis 225 min über 225 min