E-Mails Medienbrüche Bestandsakten Dateinamen Projekt Digitale Akte Land Berlin Neuigkeiten zum IKT-Basisdienst Digitale Akte. Wie können wir uns auf die E-Akte vorbereiten? Referentinnen: Katrin Bauch, Anne Nitsch, Katja Helfert daskleineatelier / Fotolia.com Seite 1
Agenda Ausgangslage Vorgehens- und Zeitplanung Aktueller Sachstand Start E-Akte Ready Weiteres Vorgehen Landesweite Vorgaben jemastock/ depositphotos.com Seite 2
Ausgangslage gem. EGovG Bln Im Jahr 2023 sind alle Geschäftsprozesse optimiert und digitalisiert werden für alle Verwaltungsverfahren medienbruchfreie, digitale Antrags- und Bearbeitungsprozesse angeboten arbeiten alle Berliner Behörden auf Basis einer sicheren, schnellen, barrierefreien und fortwährend modernisierten IKT, die vom ITDZ Berlin einheitlich zur Verfügung gestellt wird. trueffelpix / depositphotos.com arbeiten alle Berliner Behörden mit elektronischen Akten und den hierfür erforderlichen modernen Fachverfahren Seite 3
Vorgehens- und Zeitplanung Phase 1 Projektinitialisierung Phase 2 Anforderungsdefinition IKT-Basisdienst, Beschaffung E-Aktensoftware und Implementierungsdienstleister Phase 3 Einführung und Betrieb IKT-Basisdienst Digitale Akte 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Konzept E-Akte Ready Auswahl externe Projektunterstützung Pflichtenheft E-Akte Auswahl E-Aktensoftware und Implementierungsdienstleister Beteiligung Start der E-Akte-Ready-Projekte in den Behörden Betrieb IKT-Basisdienst Digitale Akte Phase 4 Einführung E-Akte in den Berliner Behörden / Fachämtern Projekt-/Akzeptanzmanagement Initiierung landesweiter Vorgaben Beginn Einführungsphase Seite 4
Aktueller Sachstand Projektorganisation Seite 5
Aktueller Sachstand Funktionsumfang IKT-Basisdienst Digitale Akte Seite 6
Aktueller Sachstand Einordnung in die IKT-Strategie und -Architektur Seite 7
Grundsätzliches Ziel: Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsabläufe IKT-Basisdienste GPM Aktueller Sachstand Zusammenspiel GPM und IKT-Basisdienst Digitale Akte Fach- und Querschnittsprozesse Dokumentation Analyse Optimierung Soll-Prozesse/-Konzepte Geschäftsgänge Prozessbibliothek Service-Portal/DLDB Service-Konto Digitaler Antrag ZMS E-Payment DIM Digitale Akte Digitalisierung IKT- Basisdienste GPO Fachverfahren (VOIS, OpenProSoz, ISBJ) Fachverfahren bebpo Seite 8
Aktueller Sachstand Finanzierung zentrale Finanzierung des Projekts zur Einführung und zum Aufbau des IKT-Basisdienstes (Lizenzen, Rollout, Dienstleistungen) zentrale Finanzierung des Betriebs des IKT-Basisdienstes Digitale Akte Bereitstellung eines begleitenden Unterstützungspakets zur Herstellung der E-Akte Ready-Fähigkeit in Höhe von 15 Personentagen je Behörde Bereitstellung von Handouts, Informationen sowie themenbezogenen Unterstützungen fotomek - Fotolia.com Seite 9
Aktueller Sachstand Anstehende Aufgaben fotomek - Fotolia.com Anforderungsdefinition IKT-Basisdienst Jocky/Depositphotos E-Akte Ready-Konzept Texelart/Fotolia.com Erarbeitung landesweite Vorgaben Seite 10
Aktueller Sachstand Anforderungsdefinition allgemeine Schriftgutverwaltung Authentifizierung, Berechtigungen, IAM Anbindung, Datenschutz Vorgangsbearbeitung und Workflow Langzeitspeicherung, Aussonderung, Archivanbindung Inputmanagement betriebliche Fragen und Anforderungen Ergonomie, Barrierefreiheit, Clients, Office Integration Mandantenkonzept, Konfigurierbarkeit Architektur, Infrastruktur, Performance, Security Fachverfahrensintegration, Schnittstellen Seite 11
Aktueller Sachstand E-Akte Ready-Leitfaden Wie bereite ich meine Behörde auf die digitale Akte vor? Maßnahmen zur Vorbereitung der Verwaltung auf die Einführung der E-Akte Gründung einer Arbeitsgruppe E-Akte Ready mit Experten aus der Praxis Ziel: Unterstützung beim Veränderungsprozess durch Einbindung der Beschäftigten und Umsetzung geeigneter Maßnahmen dabei besonders wichtig: Führungs- und Leitungskräfte beratende Unterstützung durch SenInnDS Umsetzungsverantwortung trägt in jeder Behörde die jeweilige Hausleitung Warren Goldswain Fotolia.com Seite 12
Start E-Akte Ready Was ist bisher geschehen Wie geht es weiter Rahmenvertragsabruf zur Beschaffung externer Beratungsleistungen für die Unterstützung zur Herstellung der E-Akte Ready-Fähigkeit Abruf Ansprechpersonen Digitale Akte Terminierung Auftaktgespräche zwischen landesweitem Projekt und den jeweiligen Behörden Start E-Akte Ready-Aktivitäten in den Behörden => Q3/2018 fotomek - Fotolia.com Seite 13
Start E-Akte Ready Unterstützungspaket jede Behörde erhält ein fest definiertes Beratungskontingent Grundlage: Vereinbarung zw. Projekt und jeweiligen Behörden Inhalt der Vereinbarung: Beschreibung des Unterstützungspakets konkrete Verantwortlichkeiten Berichtswesen Initiierung des Projekts: Unterstützung Projektplanung, KickOff, Planung behördenspez. Maßnahmen Leistungsblöcke Fachliche Beratung & Unterstützung: Durchführung fachlicher Workshops oder Maßnahmen zum Akzeptanzmanagement alphaspirit / Fotolia.com Qualitätssicherung der Projektergebnisse: Prüfung der Projektergebnisse und ggf. Unterstützung bei der Ergebnisaufbereitung Seite 14
Weiteres Vorgehen Nächste Schritte Visual Concepts / Fotolia.com Start E-Akte Ready Fortführung landesweite Vorgaben Fortführung Anforderungsaufnahme (Workshops) Etablierung von Austauschformaten fotomek - Fotolia.com sk_design - Fotolia.com Seite 15
Landesweite Vorgaben Zielsetzung Schaffung einheitlicher Rahmenbedingungen Unterstützung der flächendeckenden Umsetzung Berücksichtigung unterschiedlicher Ausgangslagen Berücksichtigung der Erfahrungen des 2000er -Projekts fotomek / Fotolia.com Seite 16
Landesweite Vorgaben Vorgehen und Ergebnisse Ergebnis: Erarbeitung von Standardpräsentationen, Leitfäden, Strukturvorschlägen, Konzepten, Empfehlungen fotomek - Fotolia.com Vorgehen: Bearbeitung von Arbeitspaketen in Workshops unter Beteiligung unterschiedlicher Behörden Fotolia_vege jojje11/fotolia.com Seite 17
Arbeitspaket GGO I Was ist bisher geschehen? Erstellung einer Übersicht betreffend GGO / RegR im Bund- und Bundesländervergleich Workshops bei SenInnDS zur Analyse der GGO I auf E-Akte- Kompatibilität Ideensammlung zur Anpassung der GGO I (kurzfristig / langfristig) Abstimmung mit SenInnDS Abteilung I Was kommt noch? fotomek - Fotolia.com Anpassung der ergänzenden Bearbeitungshinweise zu 64 GGO I Anpassung der GGO I, Bezug zu E-Akte Themen überarbeiten und praxisnah darstellen Seite 18
Arbeitspaket Aktenplan Was ist bisher geschehen? Erstellung einer Übersicht zu Aktenplänen im Bundesländervergleich Durchführung von Workshops zur Festlegung des Grundmodells Festlegung auf Grundmodell: Rahmenaktenplan, der die Hauptgruppen und Obergruppen vorgibt Abstimmung der zwei obersten Gliederungsebenen Was kommt noch? Sergey Ilin - fotolia.com Abstimmung insbesondere der zweiten Gliederungsebene Einbeziehung weiterer Akteure Abstimmungen mit SenInnDS Abteilung I Seite 19
Arbeitspaket Posteingang / Digitalisierung Heise.de Was ist bisher geschehen? Erörterung unterschiedlicher Posteingangs- und Scanszenarien im Rahmen von Workshops Überführung der Arbeitsergebnisse in das Projekt DIM Was kommt noch? Auftakt am 11.09.2018 Voruntersuchung: Anforderungs- und Erwartungsabfrage Entwicklung von Modellen Entwicklung von Checklisten und Handreichungen für die Analyse und Klassifizierung der Posteingänge Seite 20
Arbeitspaket Rollen Was ist bisher geschehen? Vorabstimmung zu behördlichen Rollen mit SenInnDS und ITDZ Berlin Was kommt noch? Konzept zu dezentralen und zentralen Rollen, bspw. für die Aufgabenwahrnehmung Fachadministration Vorlagenverwaltung Multiplikatoren Aktenplan lokale technische Administration zentrale Geschäftsstelle fotomek - Fotolia.com Löschverantwortung Seite 21
Arbeitspaket Schriftgut Was ist bisher geschehen? Identifizierung von Themenfeldern der Schriftgutverwaltung Erarbeitung von Präsentationen und Handlungsanweisungen im Rahmen von Workshops JorgeAlejandro / Fotolia Was kommt noch? Bereitstellung einer Standardpräsentation und Handlungsanweisung Seite 22
Projektseite Link zur Projektseite: http://b-intern.de/themen/digitalisierung/egovernment/landesweite-projekte/artikel.682610.php Seite 23
Fragen AnatolyM/Depositphotos.com Seite 24
Katrin Bauch, SenInnDS Gesamtprojektleitung Anne Nitsch, SenInnDS Teilprojektleitung Landesweite Vorgaben und Beteiligungen Katja Helfert, SenInnDS Teilprojektleitung Akzeptanzmanagement und Öffentlichkeitsarbeit Herzlichen fotomek / Fotolia.com Dank! Seite 25