Pivot-Tabelle
Bücher Stephan Nelles: Excel 2010 im Controlling; Galileo Computing Helmut Schuster: Excel 2010 Pivot-Tabellen; Microsoft Press Seite 2
Hilfe im Internet http://office.microsoft.com/de-de/excel-help/erstellen-oderloschen-eines-pivottable-oder-pivotchart-berichtshp010342375.aspx https://www.staff.uni-giessen.de/ ~g021/pdf/xl2010_pivottabellen.pdf https://www.ag.ch/media/kanton_aargau/alle_medien/ dokumente/jobs_personal_1/aus und_weiterbildung_7 /kurzanleitungen_informatik/excel/pivottabellen_und_datenschnitte.pdf http://www.youtube.com/watch?v=pentp5fukfg http://powerpivotsdr.codeplex.com/ Seite 3
Beispieldateien http://www.excelmexel.de/htmlexcel/ bungenzupivottabellen1.htm http://spreadsheetpage.com/index.php/file/ pivot_table_demo_workbook/ http://powerpivotsdr.codeplex.com/ Suche nach den Dateien EastNorthCentralFTWorkers.xls Chapter-17-Example-Excel-sheet-distilling-AWSobservations-5-min-to-hourly-EXAMPLE.xlsx Seite 4
Pivot-Tabellen (Pivot Table)... Interaktive Tabelle zur Auswertung von Daten. Veränderbare Sichten auf Daten. Zusammenfassung in Gruppen und Aggregation von Daten. Neuordnung und Analyse von großen Datenmengen. Verdichtung von Daten und damit ein Verlust an Informationen. Seite 5
Datenquellen für Pivot-Tabellen Tabellen und Listen aus Tabellenkalkulationen wie zum Beispiel hier im Kurs Excel. Tabellen aus Datenbanken. Seite 6
Hinweis Für jede Pivot-Tabelle werden die Basisdaten in die Zwischenablage gespeichert. Bei einer Kopie werden die Basisdaten nicht kopiert. Das heißt, die Quelle und die Kopien greifen auf die gleichen Daten zu. Berechnete Felder, Gruppierungen und Aktualisierungen werden bei der Quelle und den Kopien umgesetzt. Seite 7
Vorbereitung der Rohdaten in Bezug auf Spaltenüberschriften den Datenbereich der Pivot-Tabelle verbundene Zellen Formatierungen von Zellen Berechnungen Seite 8
Spaltenüberschriften Jede Spalte hat eine Überschrift, die den Inhalt der Spalte beschreibt. Überflüssige Leerzeichen am Anfang und Ende der Überschrift werden entfernt. Überschriften sind eindeutig. Die Überschrift sollte die Daten in der Spalte beschreiben. Seite 9
Datenbereich Der Datenbereich für die Pivot-Tabelle muss mindestens zwei Zeilen groß sein. Die Anzahl der Spalten ist nur durch die, für Pivot-Tabellen zur Verfügung stehenden Speicherplatz begrenzt. Leere Zeilen und / oder Spalten werden entfernt. Ausgeblendete Zeilen und Spalten werden in die Berechnungen der Pivot-Tabelle mit einbezogen. Bereiche, die in Excel wachsen können, werden mit Bereichsnamen (Menüband Formeln. Namen definieren) versehen. Seite 10
Verbundene Zellen Zellverbindungen müssen aufgehoben werden. Seite 11
Formatierungen Datumswerte und Zahlenwerte werden in Abhängigkeit des Eingabegebietsschema des Betriebssystems eingegeben. In der Datenquelle wird für alle Daten gleichen Typs das gleiche Eingabegebietsschema genutzt. Falls ein Teil der Datumswerte entsprechend des englischsprachigen Raums und der andere Teil entsprechend des deutschsprachigen Raums codiert sind, werden diese Daten entsprechend ihres Eingabegebietsschema zusammengefasst. Seite 12
Berechnungen Berechnete Teil-, Zwischen- und Gesamtergebnisse werden nicht in den Datenbereich für die Pivot-Tabelle eingeschlossen. Berechnete Spalten sind erlaubt und werden manchmal auch benötigt. Seite 13
Bearbeitung von Währungswerten im Textformat = E263 * 1. Durch die Multiplikation mit eins wird der Text in eine Zahl umgewandelt. =RECHTS(E263; LÄNGE(E263) 1)*1. Die Funktion Länge() gibt die Anzahl der Zeichen des Texts zurück. In diesem Beispiel wird das erste Zeichen aus dem Text entfernt. =LINKS(E263; 5)*1. Die Funktion Links() gibt 5 Zeichen ab dem ersten Zeichen vom Text zurück. Seite 14
Vorüberlegungen Welche Frage soll die Pivot-Tabelle beantworten? Bestellungen von Produkt x in einem bestimmten Monat. Bestellungen von Produkt x von Kunde y. Welche Daten werden für die Beantwortung der Frage benötigt? Werden alle, in einer Tabelle gespeicherten Daten benötigt oder nur ein Teilbereich? Welche Beziehungen zwischen den Daten sollen dargestellt werden? Zum Beispiel: Verkaufte Produkte pro Monat oder pro Kunde. Seite 15
Pivot-Tabellen erstellen Markierung eines mindestens zwei Zeilen großen Datenbereichs. Aktivierung des Menübandes Einfügen. Klick auf das Symbol PivotTable in der Gruppe [Tabellen]. Im Dialogfeld [PivotTable erstellen] wird der gewählte Datenbereich und der Speicherort der Pivot-Tabelle ausgewählt. Klick auf die Schaltfläche OK, um den Aufbaudialog einer PivotTabelle anzuzeigen. Seite 16
Dialogfeld PivotTable erstellen Datenquelle Speicherort Seite 17
Hinweise zur Datenquelle Markierung von einer Zelle: Automatische Erweiterung auf alle benachbarten Zellinhalte. Markierung von einer Zeile: Einblendung eines Hinweises. Markierung von einer Spalte: Der Aufbaudialog wird angezeigt. Markierung eines Zellbereichs: Der Aufbaudialog wird angezeigt. Seite 18
Aufbaudialog Seite 19
Menüband Optionen. Daten sortieren, filtern und gruppieren. Entwurf. Design der Pivot-Tabelle. Seite 20
PivotTable-Feldliste schließen und öffnen Klick auf das Kreuz in der Titelleiste. PivotTable-Tools Optionen Feldliste öffnet die Feldliste. Seite 21
Aufbau Feldliste Darstellung des LayoutBereichs einer Pivot-Tabelle Seite 22
Felder Alle vorhandenen Felder. Spaltenüberschriften aus der Datenquelle Daten filtern nach Beschriftung der Spalten Beschriftung der Zeile Werte berechnen Seite 23
Hinweise Jedes Feld kann als Spaltenüberschrift oder als Zeilenüberschrift oder als Berichtsfilter genutzt. Jedes Feld kann in dem Layout-Bereich [Werte] mehrmals vorkommen. Seite 24
Verkaufszahlen eines Produktes in einem Quartal Spaltenbeschriftung: [Product] Zeilenbeschriftung: [Quartal] Werte: [Sales] Seite 25
Hinzufügen von Zeilenbeschriftungen Die Spalte enthält nur Text: Klick auf das Kontrollkästchen links vom Namen des Feldes. Drag & Drop des Feldnamens. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Feldname in den gewünschten Layout-Bereich in der Feldliste gezogen. Seite 26
Hinzufügen von Spaltenbeschriftungen Drag & Drop des Feldnamens. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Feldname in den gewünschten Layout-Bereich in der Feldliste gezogen. Seite 27
Felder aus dem Layout-Bereich entfernen Klick auf den Feldnamen. Klick auf den Befehl Feld entfernen im Kontextmenü. Drag & Drop des Feldnamens aus den Layout-Bereich in die Feldliste. Seite 28
Hinzufügen von Werten Drag & Drop des Feldnamens. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Feldname in den gewünschten LayoutBereich in der Feldliste gezogen. Seite 29
Berechnungsfunktionen für Werte Aggregatfunktionen. Zusammenfassung von vielen Daten zu einem Wert. Der Wert wird in einer Zelle, die den Schnittpunkt zwischen der Zeilenund Spaltenbeschriftung angezeigt. Komprimierung von Informationen unter Berücksichtigung eines bestimmten Aspektes. Seite 30
in Excel Aggregatfunktion Erläuterung Summe Summe aller Werte. Anzahl Anzahl aller Zellen, die nicht leer sind. Anzahl Zahlen Anzahl aller Zellen, die als Zahl formatiert und nicht leer sind Mittelwert Mittelwert aller Werte des Feldes Minimalwert Kleinster Wert. Maximalwert Größter Wert. Produkt Produkt aller Werte. Seite 31
in Excel Aggregatfunktion Erläuterung Standardabweichung (Stichprobe) Standardabeweichung (Grundgesamtheit) Varianz (Stichprobe) Varianz (Grundgesamtheit) Seite 32
ändern Klick auf den Feldnamen. Wertfeldeinstellung im Kontextmenü. Die Registerkarte [Werte zusammenfassen nach] ist aktiv. Auswahl einer entsprechend der Fragestellung passenden Aggregatfunktion. Klick auf OK im Dialogfeld. Seite 33
Dialogfenster Seite 34
Benutzerdefinierter Name Das Textfeld [Benutzerdefinierter Name] am oberen Rand des Dialogfeldes zeigt den Namen des Wertes in der Feldliste an. Standardmäßig wird der Name aus der Aggregatfunktion und der Spaltenüberschrift zusammengesetzt. Der Name kann geändert werden, muss aber nicht. Seite 35
Zahlenformat für das Wertfeld ändern Klick auf den Feldnamen. Wertfeldeinstellung im Kontextmenü. Klick auf die Schaltfläche Zahlenformat am unteren Rand. Im Dialogfeld [Zellen formatieren] wird ein passende Format eingestellt. Klick auf OK im Dialogfeld [Zellen formatieren]. Klick auf OK im Dialogfeld [Wertfeldeinstellung]. Seite 36
Gesamtergebnisse ein- und ausblenden PivotTable-Tools Entwurf. Gesamtergebnisse im Bereich [Layout]. Seite 37
Absolutes oder prozentuales Ergebnis? PivotTable-Tools Optionen. Werte anzeigen als im Bereich [Berechnungen]. Seite 38
Weitere Optionen Seite 39
Prozentuale Anteile... Anzeigen als... in Bezug auf % der Gesamtsumme die Gesamtsumme % des Spaltengesamtergebnisses...das Gesamtergebnis der Spalte. % des Zeilengesamtergebnisses das Gesamtergebnis der Zeile. % von ein bestimmtes Element in der Tabelle. % des VorgängerzeilenGesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Zeile. Alle Produktgruppen bilden 100 % ab. Produktgruppe A ist mit 30 % am Gesamtergebnis beteiligt. Von den Produkten wird der prozentuale Anteil an der Produktgruppe angezeigt. % des VorgängerspaltenGesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Spalte. % des Vorgängergesamtergebnisses ein Teilergebnis einer Gruppe. Jede einzelnen Produktgruppe bildet 100 % ab. In Abhängigkeit der Produktgruppe wird der prozentuale Anteil der Produkte in der Produktgruppe angezeigt. Seite 40
Differenz und Ergebnis Anzeigen als... Erläuterung Differenz von Differenz in Abhängigkeit eines bestimmten Elements. % Differenz von Prozentuale Darstellung der Differenz. Ergebnis in Kumulation aller Einzelwerte % Ergebnis in Prozentuale Darstellung und Kumulation der Einzelwerte. Seite 41
Rangfolge und Index Anzeigen als... Erläuterung Rangfolge nach Größe (aufsteigend) Der niedrigste Wert bekommt den Wert 1. Die Anzeige bezieht sich auf alle Zeilen und Spalten. Nullwerte werden ignoriert. Rangfolge nach Größe (absteigend) Kumulation aller Einzelwerte Index Berechnung eines Index mit Hilfe von (Zellwert) * (Gesamtergebnis) / (Zeilengesamtergebnis) * (Spaltengesamtergebnis). Seite 42
Änderung der Datenquelle Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. PivotTable-Tools Optionen. Datenquelle ändern in der Gruppe [Daten]. Die momentan vorhandene Datenquelle wird angezeigt. Die Datenquelle kann direkt in dem Dialog geändert werden. Andere Möglichkeit: Mit Hilfe der Maus wird die neue Datenquelle markiert. Seite 43
Aktualisierung der Pivot-Tabelle Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. PivotTable-Tools Optionen. Aktualisieren in der Gruppe [Daten]. Die Pivot-Tabellen in der Arbeitsmappe werden aktualisiert. Alle Aktualisieren in der Gruppe [Daten]. Alle Daten, die auf der gleichen Datenquelle basieren, werden aktualisiert. Seite 44
Manuelle Aktualisierung des Layouts Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. Die Feldliste ist geöffnet. Klick in das inaktive Kontrollkästchen [Layoutaktualisierung zurückstellen]. Das Layout der Pivot-Tabelle wird verändert. Klick in das aktive Kontrollkästchen [Layoutaktualisierung zurückstellen]. Die Daten in der Pivot-Tabelle werden aktualisiert. Die Arbeitsmappe wird gespeichert. Seite 45
Sortierung der Daten Klick auf den Pfeil nach unten rechts von [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung]. Von A bis Z sortieren. Von Z bis A sortieren. Seite 46
Filterung Filterung manuell über die Zeilen- oder Spaltenbeschriftung. Filterung manuell über den gesamten Bericht. Visuelle Darstellung der Filtern mit Hilfe von Datenschnitten. Seite 47
Manuelle Filterung Klick auf den Pfeil nach unten rechts von [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung]. Seite 48
Beschriftungsfilter Filterung von Text in Zeilen- oder Spaltenüberschriften. Seite 49
Wertefilter oder Datumsfilter Zahlen- oder Datumswerte werden gefiltert. Seite 50
Filter entfernen PivotTable-Tools Optionen. Löschen Filter löschen in der Gruppe [Aktionen]. Seite 51
Hinzufügen von Berichtsfiltern Drag & Drop des Feldnamens. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird der Feldname in den [Berichtsfilter] in der Feldliste gezogen. Seite 52
Berichtsfilter in Pivot-Tabellen Mit Hilfe des Pfeils nach unten kann das gewünschte Filterkriterium ausgewählt werden. Seite 53
Datenschnitte Visuelle Darstellung eines Filters. Einführung mit Microsoft Excel 2010. Seite 54
hinzufügen Der Mauszeiger steht an einer beliebigen Position in der PivotTabelle. PivotTable-Tools Optionen. Datenschnitte einfügen in der Gruppe [Sortieren und Filtern]. In der Dialogbox [Datenschnitt auswählen] werden alle Felder aus der Basistabelle angezeigt. Die aktiven Kontrollkästchen kennzeichnen die eingeblendeten Datenschnitte. Seite 55
positionieren Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Der Mauszeiger befindet sich innerhalb des Datenschnittes. Drag & Drop des Datenschnittes. Seite 56
Größe des Datenschnittes Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Der Mauszeiger schwebt über den Rahmen. Drag & Drop stellt die Größe ein. Seite 57
gestalten Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Menüband Datenschnitttools ist aktiv. Datenschnitt-Formatvorlagen legen die Farbe des Datenschnittes fest. In der Gruppe [Schaltfläche] kann die Größe der Elemente sowie die Anzahl der Spalten festgelegt werden. Seite 58
gruppieren Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. <STRG>+Mausklick aktiviert alle anderen Datenschnitte. Menüband Datenschnitttools ist aktiv. Gruppieren in der Gruppe [Anordnen]. Seite 59
Filterung mit Datenschnitten Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Klick auf eine der Schaltflächen. <STRG>+Mausklick aktiviert weitere nicht zusammenhängende Schaltflächen. <Hochstell-Taste>+Mausklick aktiviert weitere zusammenhängende Schaltflächen. Seite 60
Filterung aufheben Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Klick auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke. Seite 61
Datenschnitte für mehrere Tabellen verwenden Klick mit dem Mauszeiger in einen Datenschnitt. Menüband Datenschnitttools ist aktiv. Pivottabelle-Verbindung in der Gruppe [Datenschnitt] legt die Tabellen fest, auf die sich der Datenschnitt auswirkt. Seite 62
Gruppierung von Daten Zeilen- und Spaltenüberschriften können manuell gruppiert werden. Automatische Gruppierung von Datums- und Zeitwerten. Bildung einer Gruppierung in den Rohdaten mit Hilfe von ExcelFunktionen. Seite 63
Gruppierung von Datumswerten Der Mauszeiger wird Zeilen- oder Spaltenüberschrift positioniert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Klick auf Gruppieren im Kontextmenü. Der niedrigste und höchste Wert werden als Start- und Endpunkt angezeigt. Die Liste [Nach] zeigt die Gruppierungsmöglichkeiten an. Seite 64
Gruppierung von Zahlenwerten Der Mauszeiger wird Zeilen- oder Spaltenüberschrift positioniert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Klick auf Gruppieren im Kontextmenü. Der niedrigste und höchste Wert werden als Start- und Endpunkt angezeigt. Die Liste [Nach] zeigt das Gruppierungsintervall an. Seite 65
Gruppierung aufheben Die Gruppe ist in der Zeile oder Spalte markiert. PivotTable-Tools Optionen. Gruppierung aufheben in der Gruppe [Gruppieren]. Seite 66
Manuelle Gruppierung von Elementen Die Elemente stehen zeilenweise untereinander. Die zu gruppierenden Elemente werden markiert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Menüeintrag Gruppierung. Seite 67
Manuelle Gruppierung von Elementen Die Elemente stehen dicht untereinander, aber nicht direkt zeilenweise. Das erste Elemente in der Gruppe wird markiert. Alle anderen Elemente der Gruppe werden mit <STRG>+Mausklick markiert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Menüeintrag Gruppierung. Seite 68
Manuelle Gruppierung von Elementen Die Elemente stehen als Zeilenüberschriften verstreut. Die Elemente werden manuell sortiert. Anschließend werden die Elemente gruppiert. Seite 69
Manuelle Sortierung von Elementen ist aktiv Klick auf den Pfeil nach unten rechts von [Zeilenbeschriftung] oder [Spaltenbeschriftung]. Weitere Sortieroptionen. Seite 70
Manuelle Sortierung der Elemente Der Mauszeiger liegt über eine Zeilenüberschrift. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Menüeintrag Verschieben. Die Elemente können an den Anfang oder Ende verschoben werden. Die Elemente können um eine Position nach oben oder unten verschoben werden. Seite 71
Manuelle Gruppierung von sortierten Elementen Die Elemente stehen dicht untereinander, aber nicht direkt zeilenweise. Die Elemente, die zusammengefasst werden sollen, werden markiert. Rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü. Menüeintrag Gruppierung. Seite 72
Gruppenname ändern Der zu ändernde Gruppenname ist markiert. In der Bearbeitungsleiste wird der neue Name eingegeben. Seite 73
Teilergebnisse ein- und ausblenden PivotTable-Tools Entwurf. Teilergebnisse im Bereich [Layout]. Seite 74
Layout anpassen PivotTable-Tools Entwurf. Berichtslayout im Bereich [Layout]. Seite 75
Kurzformat Seite 76
Gliederungsformat Seite 77
Tabellenformat Seite 78
Leere Zeilen einfügen PivotTable Tools - Entwurf. Leere Zeilen - Leerzeilen nach jedem Element einfügen. Am Ende einer Gruppe wird eine leere Zeile eingefügt. Seite 79
Gruppierung in der Feldliste Die Gruppierung wird als Feld in der Liste angezeigt. Die Gruppe setzt sich aus den Namen des Feldes und der Nummer 2 zusammen. Seite 80
Berechnete Felder... nutzen Funktionen, die Werten von Datenfeldern und konstante Werte enthalten. nutzen keine Funktionen, die Zellbezüge oder Bereichsnamen enthalten. Seite 81
hinzufügen Das Menüband PivotTable-Tools Optionen ist aktiv. Das Menü Felder, Elemente und Gruppen in dem Bereich Berechnungen wird geöffnet. Der Befehl Berechnetes Feld wird ausgewählt. In dem sich öffnenden Dialogfeld wird die Formel eingegeben. Seite 82
Dialogfeld Im Kombinationsfeld Name wird ein selbsterklärender Feldname ohne Leerzeichen für die Formel eingegeben. In dem Textfeld darunter wird die Formel eingegeben. Aus der Liste können Felder der Pivot-Tabelle ausgewählt werden. Mit Hilfe der Schaltfläche Hinzufügen wird die Formel übernommen. OK schließt das Dialogfeld. Seite 83
Felder in Formeln nutzen Doppelklick auf ein Feldname in der Liste Felder. Auswahl eines Feldes in der Liste und Klick auf die Schaltfläche Feld einfügen. Eingabe des Feldnames mit Hilfe der Tastatur. Seite 84
Konstante Werte, Klammern und Funktionen werden mit Hilfe der Tastatur eingegeben. Klammern dienen der besseren Lesbarkeit in Formeln. Seite 85
ändern oder löschen Das Menüband PivotTable-Tools Optionen ist aktiv. Das Menü Felder, Elemente und Gruppen in dem Bereich Berechnungen wird geöffnet. Der Befehl Berechnetes Feld wird ausgewählt. In dem Kombinationsfeld Name wird der Feldname des zu ändernden Feldes ausgewählt. Seite 86
Dialogfeld Die Schaltfläche Ändern speichert Änderungen an der Formel. Die Schaltfläche Löschen entfernt das berechnete Feld. Seite 87
Berechnete Elemente... können nicht bei einer Gruppierung von Elementen angewendet werden. setzen Elemente eines Feldes in Beziehung. Das Feld selber wird als Zeilen- oder Spaltenbeschriftung genutzt. Seite 88
hinzufügen Das Menüband PivotTable-Tools Optionen ist aktiv. Der Cursor steht in einer Zeilen- oder Spaltenbeschriftung. Das Menü Felder, Elemente und Gruppen in dem Bereich Berechnungen wird geöffnet. Der Befehl Berechnetes Element wird ausgewählt. In dem sich öffnenden Dialogfeld wird der Vergleich eingegeben. Seite 89
Dialogfeld: Name des berechneten Elementes Im Kombinationsfeld Name wird ein selbsterklärender Feldname ohne Leerzeichen für das neu zu berechnende Element eingegeben. Seite 90
Dialogfeld: Auswahl der Elemente Ein Feldname wird aus der Liste Felder ausgewählt. Anschließend werden die zu vergleichenden Ausprägungen des gewählten Feldes aus der Liste Elemente ausgewählt. Seite 91