W-EX2007PT Autor: Peter Wies Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, September 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office Excel 2007 für Windows Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten Internet: www.herdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. W-EX2007PT Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.
Office Excel 2007 - Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten I 1 Mit diesem Themen-Special arbeiten...4 1.1 Was Sie wissen sollten...4 1.2 Aufbau des Beispielunternehmens...5 4.8 Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen...43 4.9 Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren...44 4.10 Schnellübersicht...45 4.11 Übung...46 2 Daten filtern...8 2.1 Mit dem AutoFilter arbeiten...8 2.2 Suchkriterien für den AutoFilter definieren...9 2.3 Den Top-10-Filter nutzen...11 2.4 Grundlagen zum Spezialfilter...12 2.5 Suchkriterien für den Spezialfilter...13 2.6 Den Spezialfilter einsetzen...14 2.7 Bereich als Tabelle definieren...16 2.8 Schnellübersicht...17 2.9 Übung...18 3 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen...20 3.1 Daten in Pivot-Tabellen auswerten...20 3.2 Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen...23 3.3 Daten der Pivot-Tabelle filtern...25 3.4 Schnellübersicht...28 3.5 Übung...28 4 Pivot-Tabellen auswerten und anpassen...30 4.1 Berechnungsart im Bereich WERTE ändern...30 4.2 Wertfelder mit benutzerdefinierten Berechnungen auswerten...31 4.3 Felder anders anordnen, hinzufügen oder löschen...33 4.4 Felder mit zusätzlichen Teilergebnissen auswerten...35 4.5 Pivot-Tabellendaten individuell gruppieren...37 4.6 Bestimmte Daten in separaten Tabellenblättern anzeigen...40 4.7 Berechnete Felder bzw. Elemente nutzen...41 5 Darstellung von Pivot-Tabellen anpassen... 48 5.1 Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen...48 5.2 Pivot-Tabellenbereiche markieren...51 5.3 Bedingte Formatierung in Pivot-Tabellen verwenden...52 5.4 Einträge innerhalb von Pivot-Tabellen sortieren...55 5.5 Leerzeilen in Pivot-Tabellen einfügen...57 5.6 Eigenschaften von Pivot-Tabellen individuell festlegen...58 5.7 Schnellübersicht...59 5.8 Übung...59 6 Weitere Möglichkeiten, Pivot-Tabellen zu erstellen... 60 6.1 Pivot-Tabelle aus einer externen Datenquelle erstellen...60 6.2 Tabellenbereiche in einer Pivot-Tabelle konsolidieren...62 6.3 Schnellübersicht...66 6.4 Übung...66 7 PivotCharts erstellen und bearbeiten... 68 7.1 Pivot-Tabellendaten in Diagrammen grafisch darstellen...68 7.2 PivotChart bearbeiten...70 7.3 Schnellübersicht...71 7.4 Übung...71 Stichwortverzeichnis... 72 HERDT-Verlag 3
1 Office Excel 2007 - Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten 1 Mit diesem Themen-Special arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit diesem Themen-Special arbeiten können wie das Beispielunternehmen aufgebaut ist 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen des Themen-Specials Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die meisten Kapitel enthalten Übungen, mit deren Hilfe Sie die jeweiligen Inhalte einüben können. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Ordnernamen immer kursiv geschrieben. KAPITÄLCHEN Kursivschrift GROSSBUCHSTABEN kennzeichnen Bezeichnungen für Schaltflächen, Register, Gruppen etc. kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. verweisen auf Menüpunkte (z. B. auf den Menüpunkt DRUCKEN - SCHNELLDRUCK). Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Die Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien finden Sie auf der Homepage des HERDT-Verlages im Internet unter http://www.herdt.com. Einige Beispiel- bzw. Übungsdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (w-ex2007pt_bu). 4 HERDT-Verlag
Mit diesem Themen-Special arbeiten 1 Hinweis zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen des Themen-Specials wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Office Excel 2007 (mit Service Pack 1 für Microsoft Office 2007) unter dem Betriebssystem Windows Vista Ultimate (mit Service Pack 1) und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers können das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Excel 2007 und die Fensterdarstellung unter Windows Vista gegebenenfalls von den Abbildungen im Themen-Special abweichen. Zielsetzung des Themen-Specials Im Rahmen dieses Themen-Specials wird anhand exemplarisch ausgewählter Aufgaben verschiedener Teams des mittelständischen Unternehmens Movement GmbH (u. a. der Teams Personal, Auftragsbearbeitung bzw. Controlling) dargestellt, wie sich in Excel Daten mit AutoFilter und Pivot-Tabellen professionell auswerten lassen. Dabei erfahren Sie beispielsweise, wie Sie Tabellen filtern wie Sie einen als Tabelle definierten Bereich nutzen welche Vorteile der Einsatz von Pivot-Tabellen bietet wie sich Pivot-Tabellen aus verschiedenen Datenbeständen erstellen lassen welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, Daten innerhalb einer Pivot-Tabelle auszuwerten wie Sie eine Pivot-Tabelle bearbeiten und formatieren können wie sich Pivot-Tabellendaten in einem Diagramm (PivotChart) grafisch darstellen lassen Vorausgesetzte Kenntnisse Um die Inhalte des vorliegenden Themen-Specials problemlos nachvollziehen zu können, sollten Sie bereits über folgende Excel-Grundkenntnisse verfügen: Tabellen erstellen und bearbeiten Tabellen sortieren Zellen formatieren Mit Formeln und Funktionen arbeiten Diagramme erstellen und bearbeiten 1.2 Aufbau des Beispielunternehmens Das Unternehmen Movement GmbH Büro- und Objektdesign Mobile Möbel und flexible Einrichtungen Bei der Movement GmbH handelt es sich um ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main, das 1950 gegründet wurde. Das Unternehmen beschäftigt 150 Mitarbeiter auf einem 50.000 m 2 großen Betriebsareal. Der hohe Innovationsgrad und die beständig gute Qualität der Produkte haben die Movement GmbH zu einem gefragten Anbieter auf dem Gebiet der Büro- und Objekteinrichtungen gemacht. Aktuell bietet das Unternehmen Einrichtungsprogramme für Verwaltungs-, Büro- und Industriegebäude, Stadt- und Empfangshallen, für Banken, Arztpraxen und Callcenter. HERDT-Verlag 5
1 Office Excel 2007 - Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten Die Produktion Das Standardprogramm wird über die drei Fertigungslinien A bis C hergestellt und montiert. Fertigungslinie A (Tische): Schreibtische, Stehpulte, PC-Tische und Kombi-Tische Fertigungslinie B (Schränke): Aktenschränke, Container, Sideboards Fertigungslinie C (Regalsysteme): Akten- und Informationsregale, Garderoben, Empfangstheken Die Organisationsstruktur Darstellung der Organisationsstruktur der Movement GmbH anhand eines Organigramms 6 HERDT-Verlag
Mit diesem Themen-Special arbeiten 1 HERDT-Verlag 7