ECDL - Europäischer Computer Führerschein. Peter Wies, Christian Münster 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2013

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1 ECDL - Europäischer Computer Führerschein Peter Wies, Christian Münster 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Juni 2013 Modul AM4 - Tabellenkalkulation advanced level (mit Windows 7 und Excel 2010) gemäß Syllabus 2.0 ECDLAM4-10-2

2 I ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Was Sie wissen sollten Professionell mit Tabellenblättern arbeiten Bereiche als Tabelle formatieren Tabellen nach Zellinhalten sortieren Tabellen nach Formatierungen sortieren Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden Tabellen mit Kommentaren versehen Schnellübersicht Formatierung an Bedingungen knüpfen Grundlagen zur bedingten Formatierung Individuelle Regeln aufstellen Werteverteilung mit grafischen Elementen darstellen Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Regeln bearbeiten Mit mehreren Regeln arbeiten Schnellübersicht Übung Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit gegliederten Tabellen arbeiten Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht Übungen Arbeitsmappen effektiv einsetzen Namen vergeben Namen in Formeln einsetzen Nützliche Techniken beim Einsatz von Namen Was sind Mustervorlagen? Arbeitsblätter verschieben und kopieren Anzeige der Arbeitsblätter festlegen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter verwenden Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen nutzen Arbeitsmappen schützen Arbeitsblätter und Zellen schützen Schnellübersicht Übungen Daten sortieren und filtern Den AutoFilter verwenden Vordefinierte Filterkriterien im AutoFilter verwenden Die Liste des AutoFilters nutzen Nach Formatierungen filtern Schnellübersicht Übung Daten kombinieren und konsolidieren Daten kombinieren Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten mit Formeln konsolidieren Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Schnellübersicht Übung Spezielle Funktionen einsetzen Relative, absolute und gemischte Bezüge verwenden Verschachtelte Funktionen erstellen Aufbau und Einsatzgebiete der WENN- Funktion Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen Mathematische und statistische Funktionen nutzen Mit Datums-, Uhrzeit- und Textfunktionen arbeiten Datenbankfunktionen einsetzen Die Funktionen SVERWEIS und WVERWEIS Übungen Formeln überwachen Formeln auf Fehler prüfen Die Formelüberwachung verwenden Zellinhalte überwachen Datenüberprüfung bei der Eingabe vornehmen Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Berechnungen im Wertebereich ändern Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Daten der Pivot-Tabelle filtern HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10.6 Daten einer Pivot-Tabelle individuell gruppieren Schnellübersicht Übung Szenarien und Datentabellen einsetzen Grundlagen zu Szenarien Szenarien erstellen und schützen Mit Szenarien arbeiten Datentabellen für die Datenanalyse verwenden Datentabelle mit einer Variablen nutzen Datentabelle mit zwei Variablen nutzen Schnellübersicht Übung Professionell mit Diagrammen arbeiten Diagrammelemente markieren und bearbeiten Diagrammelemente formatieren Diagramme beschriften Verbunddiagramme einsetzen Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben Dargestellten Tabellenbereich erweitern Beschriftung der Wertachse formatieren Einteilung der Wertachse ändern Sekundärachse einblenden Grafiken und Objekte in einem Diagramm verwenden Schnellübersicht Übung Kommunikation mit anderen Anwendungen Hyperlinks nutzen Textdateien nach Excel importieren Weitere Fremdformate importieren Excel-Daten exportieren Schnellübersicht Übung Makros verwenden Makros aufzeichnen Makros absolut oder relativ aufzeichnen Makros (testweise) ausführen Arbeitsmappen mit Makros speichern Makros in Makroarbeitsmappen ausführen Symbol für die Ausführung eines Makros bereitstellen Makros löschen Schnellübersicht Übung Im Team arbeiten Grundlagen zur Teamarbeit Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben bzw. schützen Schnellübersicht Übung So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) 1 Überblick In diesem Kapitel erfahren Sie was der ECDL (Europäische Computer Führerschein) ist welche Lehrplaninhalte das Modul AM4 hat wie Sie mit diesem Buch arbeiten können Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, mit dem Ihnen vorliegenden Buch eignen Sie sich Expertenkenntnisse in der Anwendung der PC-Standardsoftware an. Die Inhalte sind am Lehrplan (Syllabus) des ECDL Advanced ausgerichtet. Der ECDL Advanced ist eine Zertifizierung der internationalen ECDL Foundation für fortgeschrittene Anwender. Der Lehrplan ist zum Download auf der WEBSite der DLGI verfügbar. Die DLGI ist die Akkreditierungs- und Zertifizierungsstelle für den ECDL in Deutschland: In diesem Buch werden alle Inhalte vermittelt, die in den Modul-Prüfungen zum ECDL Advanced vorausgesetzt werden, auf die dieses Buch vorbereitet. Das ECDL Advanced Zertifikat bescheinigt dem Absolventen, dass er die gesamte Funktionalität des jeweiligen Programmes beherrscht. ECDL Advanced Prüfungen können abgelegt werden zu den Modulen: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank, Präsentation. Für die Module wird nach erfolgreich abgelegter Prüfung jeweils ein Zertifikat erteilt. Hat ein Kandidat alle vier ECDL Advanced Module bestanden, kann er sich das ECDL Expert Zertifikat ausstellen lassen. An fast allen Arbeitsplätzen ist der Computer heute Arbeitsmittel. Fundierte Anwenderkenntnisse werden überall erwartet. Wer sie nachweisen kann, hat einen Vorteil am Arbeitsmarkt. Der ECDL als umfassende Grundqualifizierung bietet einen solchen, in der Wirtschaft anerkannten Nachweis. Weltweit haben mehr als 11 Millionen Teilnehmer/- innen in 148 Ländern ein ECDL-Zertifikat erhalten oder sind in der Vorbereitung. Der ECDL Advanced baut auf den Inhalten des ECDL auf und ist als Fortgeschrittenenzertifizierung eine ideale Aufstiegsweiterbildung und zertifizierung. Sie können in Deutschland an mehr als ECDL-Prüfungszentren die Prüfungen zum ECDL Advanced absolvieren. Eine Übersicht über die Prüfungszentren finden Sie ebenfalls auf der WEBSite der DLGI: Viel Freude beim Lernen und viel Erfolg bei den Advanced Prüfungen wünscht Ihnen Ihr Thomas Michel, FBCS Geschäftsführer der DLGI 4 HERDT-Verlag

5 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Wissenswertes über den Europäischen Computer Führerschein Der Europäische Computer Führerschein (kurz ECDL) stellt ein in Europa standardisiertes Zertifikat über die Kenntnisse und Fertigkeiten der Computeranwender dar, das in ganz Europa gültig ist. Der ECDL wird von den der CEPIS (Council of European Professional Informatics Societies) angehörenden Computergesellschaften betreut. Die Europäische Union (EU) fördert die Entwicklung des ECDL, der die fundierte Vermittlung von Computerwissen zum Ziel hat. Der ECDL basiert auf einem einheitlichen europäischen Lehrplan (Syllabus). Dieser Lehrplan dient der Sicherstellung eines gemeinsamen europaweiten Standards im Bereich Computerwissen. Fundierte Grundkenntnisse, wie sie der ECDL-Core mit dem Syllabus 5 in sieben Modulen zertifiziert, werden in den vier ECDL-Advanced Modulen mit dem Syllabus 2 vertieft und auf eine professionelle Anwender-Ebene weitergeführt. Lehrplan für das Modul AM4 Syllabus 2 unter Windows 7 mit Microsoft Excel 2010 Die Teilnehmer sollen professionell mit Tabellenblättern arbeiten; Formatierungen an Bedingungen knüpfen; Tabellen gliedern; Arbeitsmappen effektiv einsetzen; Daten sortieren und filtern; Daten kombinieren und konsolidieren; spezielle Funktionen einsetzen; Formeln überwachen; Pivot-Tabellen erstellen; Szenarien erstellen; professionell mit Diagrammen arbeiten; mit anderen Anwendungen kommunizieren; Makros verwenden; im Team arbeiten. Lernziel Die Inhalte des vorliegenden Buches gehen teilweise über die geforderten Lehrplaninhalte hinaus, um dem Leser mit diesem Buch ein komplettes Nachschlagewerk zu allen Themen bieten zu können. HERDT-Verlag 5

6 1 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) 1.2 Was Sie wissen sollten Zu diesem Buch Mit Büchern aus der Classic-Reihe des HERDT-Verlags können Sie sich schnell und grundlegend in ein Programm einarbeiten bzw. Ihre Kenntnisse vertiefen. Das vorliegende Buch ist in übersichtliche Kapitel gegliedert. Sie lernen so die Funktionen des Programms schnell kennen und können die Arbeitsanleitungen direkt Schritt für Schritt am Computer umsetzen. Am Kapitelende können Sie mithilfe der praktischen Schnellübersichten nochmals nachschlagen, wie die beschriebenen Funktionen aufgerufen werden. Zusätzlich können Sie mit den Übungen das Gelernte trainieren. Um mit diesem Buch direkt arbeiten zu können, sollten Sie über die folgenden Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows. Sie können Fenster und den Windows-Explorer problemlos bedienen. Hervorhebungen im Text KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift Symbol Symbole,, kennzeichnen Namen von Programmelementen (z. B. Register START). kennzeichnen Menü- bzw. Kontextmenüpunkte (z. B. KOPIEREN). kennzeichnet Ordnernamen und Links (z. B. kennzeichnet Arbeitsschritte. kennzeichnen Übungsschritte bzw. Verweise auf Abbildungen. Was bedeuten die Symbole im Buch? hilfreiche Zusatzinformation leichte Übung Praxistipp mittelschwere Übung Warnhinweis schwierige Übung Nachhaltig lernen mit Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien Für die meisten Kapitel stehen Ihnen Beispiel-, Übungs- und Ergebnisdateien zur Verfügung. Mithilfe der Beispieldateien können Sie die erläuterten Programmfunktionen direkt nachvollziehen. Die Übungen am Ende der einzelnen Kapitel lassen sich ohne weitere Vorbereitungen mit den jeweiligen Übungsdateien durchführen. Anhand der Ergebnisdateien kontrollieren Sie schnell, ob Sie die entsprechenden Übungen korrekt ausgeführt haben. 6 HERDT-Verlag

7 Überblick 1 Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie zunächst Ihr Portal wählen und dann über das obere Suchfeld nach ECDLAM suchen. Klicken Sie in der Trefferliste auf den Titel des Buches und starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche ÜBUNGSDATEIEN betätigen. Einige der Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Uebung (C:\Uebung). Entpacken Sie in diesem Ordner den heruntergeladenen komprimierten Ordner mit den Übungsdateien (ecdlam _bu). Verwendete (Software-)Einstellungen In den Funktionsbeschreibungen des Buches wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Excel 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. Abhängig von der Bildschirmauflösung bzw. der Hardware Ihres Computers kann das Aussehen der Symbole und Schaltflächen in Excel 2010 und die Fensterdarstellung unter Windows 7 gegebenenfalls von den Abbildungen im Buch abweichen. HERDT-Verlag 7

8 2 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) 2 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie einen Bereich als Tabelle formatieren wie Sie Tabellen(teile) sortieren wie Sie benutzerdefinierte Zellformate erstellen wie Sie Spalten/Zeilen fixieren bzw. ein- und ausblenden wie Sie in Tabellen Kommentare verwenden Voraussetzungen Tabellen erstellen und bearbeiten Mit Formeln und Funktionen arbeiten 2.1 Bereiche als Tabelle formatieren Bereich als Tabelle definieren In Excel können Sie einen beliebigen Bereich als Tabelle definieren und ihn so anhand vorgegebener Muster (Tabellenformatvorlagen) schnell formatieren. Eine solche Tabelle bietet Ihnen viele nützliche Funktionen: Beispielsweise können Sie die dort vorhandenen Daten mit den Listenfeldern in der Kopfzeile filtern. Außerdem werden beim Bewegen in einem als Tabelle definierten Bereich die Spaltenbezeichnungen (A, B, C ) durch die jeweiligen Einträge der Kopfzeile ersetzt. So bleiben die Tabellenüberschriften dauerhaft eingeblendet (fixiert). Als Tabelle definierter Bereich (Spalte A - C) Fixierte Überschriften in einem als Tabelle definierten Bereich Markieren Sie den Bereich, den Sie als Tabelle definieren möchten, oder markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb eines zusammenhängenden Datenbereichs. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMAT- VORLAGEN auf die Schaltfläche ALS TABELLE FORMATIEREN. Eine Liste der verfügbaren Formatierungsmuster (Tabellenformatvorlagen) wird eingeblendet. Wählen Sie in der Liste das gewünschte Formatierungsmuster. Excel öffnet das Dialogfenster ALS TABELLE FORMATIEREN. Wenn der entsprechende Bereich nicht über Spaltenüberschriften verfügt, stellen Sie sicher, dass das Kontrollfeld deaktiviert ist, und bestätigen Sie mit OK. Tabellenbereich festlegen 8 HERDT-Verlag

9 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Excel wandelt den markierten Bereich in eine Tabelle um und blendet im Menüband automatisch das Register ENTWURF ein. Um die speziellen Funktionen eines als Tabelle definierten Bereichs nutzen zu können, müssen Sie eine Zelle innerhalb des entsprechenden Bereichs markieren. Wenn Sie in eine - an die definierte Tabelle grenzende - Zeile bzw. Spalte Daten eingeben, werden diese sofort in die Tabelle integriert. Der entsprechende Tabellenbereich wird ebenfalls automatisch erweitert, wenn Sie innerhalb der Tabelle Zeilen oder Spalten einfügen. Formatierung einer definierten Tabelle nachträglich ändern Markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der definierten Tabelle. Wechseln Sie zum Register ENTWURF. Nehmen Sie entsprechend der folgenden Tabelle die gewünschten Einstellungen vor. Sie möchten die erste bzw. letzte Spalte einer Tabelle hervorheben gerade und ungerade Zeilen bzw. Spalten unterschiedlich formatieren (abhängig von der genutzten Tabellenformatvorlage) der definierten Tabelle eine andere Tabellenformatvorlage zuweisen Aktivieren Sie in der Gruppe OPTIONEN FÜR TABELLENFORMAT das Kontrollfeld ERSTE SPALTE bzw. LETZTE SPALTE. Schalten Sie in der Gruppe OPTIONEN FÜR TABELLENFORMAT das Kontrollfeld VERBUNDENE ZEILEN bzw. VERBUNDENE SPALTEN ein. Wählen Sie über das Listenfeld in der Gruppe TABELLENFORMATVORLAGEN eine Tabellenformatvorlage. Definierte Tabelle in einen "normalen Bereich" umwandeln Markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der definierten Tabelle. Betätigen Sie im Register ENTWURF in der Gruppe TOOLS die Schaltfläche IN BEREICH KONVERTIEREN. oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle innerhalb der definierten Tabelle und wählen Sie den Kontextmenüpunkt TABELLE - IN BEREICH KONVERTIEREN. Bestätigen Sie die eingeblendete Rückfrage mit der Schaltfläche JA. Excel wandelt die Tabelle in einen "normalen Bereich" um, in dem die speziellen Tabellenfunktionen nicht mehr nutzbar sind. Die Formatierung der ehemaligen Tabelle bleibt jedoch auch nach der Umwandlung für den entsprechenden Bereich erhalten. HERDT-Verlag 9

10 2 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) 2.2 Tabellen nach Zellinhalten sortieren Verschiedene Sortierreihenfolgen nutzen Benötigen Sie die Daten einer Tabelle in einer anderen Reihenfolge, als sie eingegeben wurden, können Sie die Tabelle nach den Zellinhalten einer oder mehrerer Spalten sortieren. Mithilfe der Sortierfunktion lassen sich Texte von A nach Z bzw. Z nach A, Zahlen aufsteigend oder absteigend, Datums-/Uhrzeitangaben vom aktuellsten bis zum ältesten Wert oder umgekehrt anordnen. In Excel haben Sie zusätzlich auch die Möglichkeit, Tabellen nach bestimmten Zellformatierungen (z. B. nach Hintergrundfarben) zu sortieren. Unsortierte Tabelle Sortierung nach Name Sortierung nach Station (innerhalb der Station nach Dienst) Eine Tabelle nach verschiedenen Spalten sortieren Tabellen nach den Zellinhalten einer Spalte sortieren Excel erkennt beim Sortieren automatisch einen zusammenhängenden Datenbereich als Tabelle. Die zu sortierende Tabelle darf deshalb keine komplett leere Spalte oder Zeile enthalten. Standardmäßig wird die erste Zeile einer Tabelle nicht mit sortiert, da sich hier in aller Regel die Spaltenüberschriften befinden. Markieren Sie innerhalb der Tabelle eine beliebige Zelle der Spalte, nach der Sie sortieren möchten. Möchten Sie beispielsweise den zuvor abgebildeten Einsatzplan nach den Nachnamen der Mitarbeiter sortieren, markieren Sie eine Zelle im Bereich A3:A18. Klicken Sie im Register DATEN in der Gruppe SORTIEREN UND FILTERN auf das Symbol, um die Tabelle aufsteigend, bzw. auf das Symbol, um sie absteigend zu sortieren. 10 HERDT-Verlag

11 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Einen als Tabelle definierten Zellbereich sortieren Wenn Sie einen Zellbereich als Tabelle definiert haben, werden neben den Spaltenüberschriften Pfeilsymbole eingeblendet. Klicken Sie auf den Pfeil der Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren möchten. Wählen Sie in der geöffneten Liste die gewünschte Sortierung. Die Sortierung wird durch ein geändertes Pfeilsymbol (aufsteigend) bzw. (absteigend) angezeigt. Tabellen sortieren, die von Excel-Standardtabellen abweichen Excel erkennt eine Tabelle automatisch, wenn sich über dem zusammenhängenden Datenblock Spalten- bzw. links daneben Zeilenüberschriften befinden und die Tabelle höchstens eine Tabellenüberschrift besitzt. Entsprechen Ihre Tabellen nicht diesem Standard, können ungewollte Sortierungen entstehen, z. B. werden Spalten- und Zeilenüberschriften mit sortiert. Es ist deshalb wichtig, in diesem Fall die zu sortierenden Daten vor dem Sortieren zu markieren. Markieren Sie den zu sortierenden Bereich inklusive der Spaltenüberschriften. Aktivieren Sie innerhalb des markierten Bereichs mit der T-Taste eine beliebige Zelle in der Spalte, nach der sortiert werden soll. Führen Sie wie zuvor erläutert eine aufsteigende bzw. absteigende Sortierung durch. Tabelle mit zwei Überschriften sortieren Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten sortieren Um Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten zu sortieren, müssen Sie die betreffenden Spalten mithilfe sogenannter Sortierebenen festlegen. Die einzelnen Sortierebenen besitzen dabei abnehmende Priorität, d. h., nur bei Übereinstimmung innerhalb der ersten Sortierebene (im Beispiel die Spalte Station ) wird auch nach der in der zweiten Ebene (im Beispiel die Spalte Dienst ) festgelegten Spalte sortiert usw. Nach Station und Dienst sortierter Einsatzplan HERDT-Verlag 11

12 2 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) Markieren Sie eine beliebige Zelle der Tabelle. oder Falls die Tabelle von Excel-Standardtabellen abweicht, markieren Sie den zu sortierenden Bereich (inklusive der Spaltenüberschriften). Klicken Sie im Register DATEN in der Gruppe SORTIEREN UND FILTERN auf die Schaltfläche SORTIEREN. Wählen Sie im eingeblendeten Dialogfenster im Listenfeld die Spalte, nach der zuerst sortiert werden soll. Bestimmen Sie im Listenfeld die Sortierreihenfolge. Klicken Sie auf die Schaltfläche EBENE HINZUFÜGEN, um eine weitere Sortierebene hinzuzufügen. Legen Sie für die neue Ebene ebenfalls eine Spalte und die gewünschte Sortierreihenfolge fest. Fügen Sie bei Bedarf über die Schaltfläche EBENE HINZUFÜGEN weitere Ebenen hinzu und wählen Sie auch für diese Ebenen die jeweilige Spalte und Sortierreihenfolge. Starten Sie den Sortiervorgang mit der Schaltfläche OK. Ursprüngliche Datenreihenfolge wiederherstellen Direkt nach dem Sortieren können Sie den Ursprungszustand der Tabelle über das Symbol wiederherstellen. Mit dem folgenden "Trick" lässt sich die ursprüngliche Datenreihenfolge auch noch zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen: Fügen Sie in Ihre Tabelle vor der Sortierung eine zusätzliche Spalte ein. Geben Sie in die Zellen der Spalte mithilfe der Ausfüllfunktion fortlaufende Nummern ein. Sie können nun jederzeit die Tabelle aufsteigend nach dieser zusätzlichen Spalte sortieren - und so den Ursprungszustand der Tabelle wiederherstellen. 12 HERDT-Verlag

13 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Daten transponieren Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, die Zeilen- und Spaltenüberschrift einer Tabelle zu vertauschen. Markieren Sie die zu transponierende Tabelle. Kopieren Sie die Tabelle durch Betätigen der Tastenkombination S c in die Zwischenablage. Wählen Sie eine leere Zelle aus. Klicken Sie im Register START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf den Pfeil der Schaltfläche EINFÜGEN und wählen Sie den Eintrag TRANSPONIEREN. Die Tabelle mit den vertauschten Zeilen- und Spaltenüberschriften wird eingefügt und steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. 2.3 Tabellen nach Formatierungen sortieren Formatierungen als Sortierkriterien nutzen Tabellen lassen sich nicht nur nach Zellinhalten sortieren. Sie können in Excel zusätzlich nach folgenden in der Tabelle vorhandenen Zellformatierungen sortieren: nach Schrift- bzw. Hintergrundfarben (vgl. unten abgebildetes Beispiel 1), nach Symbolen, die durch eine bedingte Formatierung eingefügt wurden (vgl. unten abgebildetes Beispiel 2). Beispiel 1: Tabelle nach Hintergrundfarben sortieren HERDT-Verlag 13

14 2 ECDL - Modul AM4 - Tabellenkalkulation (mit Excel 2010) Beispiel 2: Tabelle nach Symbolen der bedingten Formatierung sortieren Tabellen nach Formatierungen sortieren Aktivieren Sie eine Zelle in der Excel-Standardtabelle, die Sie sortieren möchten, bzw. markieren Sie den zu sortierenden Zellbereich (inklusive der Spaltenüberschriften). Klicken Sie im Register DATEN in der Gruppe SORTIEREN UND FILTERN auf die Schaltfläche SORTIEREN. Erste Sortierebene definieren Wählen Sie im geöffneten Dialogfenster im Listenfeld die Spalte, die die Formatierungen bzw. Symbole enthält, nach denen sortiert werden soll. Legen Sie im Listenfeld das gewünschte Sortierkriterium fest: Wählen Sie den Eintrag ZELLENFARBE, um die Hintergrundfarbe der Zellen bei der Sortierung zu berücksichtigen. Wählen Sie den Eintrag SCHRIFTFARBE, wenn Sie nach der Schriftfarbe der Zellinhalte sortieren möchten. Wählen Sie den Eintrag ZELLENSYMBOL, wenn Sie nach den Symbolen einer bedingten Formatierung sortieren möchten. Wählen Sie im Listenfeld die Formatierung (Farbe bzw. Symbol), die in der ersten Sortierebene berücksichtigt werden soll. Legen Sie im Listenfeld fest, ob die Zellen mit der zuvor gewählten Formatierung beim Sortieren an den Anfang (OBEN) oder an das Ende der Tabelle (UNTEN) gestellt werden sollen. Weitere Sortierebenen festlegen Anschließend legen Sie bei Bedarf Sortierebenen für weitere Farben/Symbole fest. Um nicht für jede Farbe / jedes Symbol die Einstellungen in den Listenfeldern und erneut durchführen zu müssen, können Sie die bereits festgelegte Sortierebene kopieren und danach individuell anpassen. 14 HERDT-Verlag

15 Professionell mit Tabellenblättern arbeiten 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche EBENE KOPIEREN. Nehmen Sie für die neu entstandene Sortierebene in den Listenfeldern und die gewünschten Einstellungen vor. Wiederholen Sie gegebenenfalls die letzten beiden Arbeitsschritte, um weitere Sortierebenen zu definieren. Bestätigen Sie mit OK, um die Sortierung auszuführen. 2.4 Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen Welche Vorteile bieten benutzerdefinierte Zahlenformate? Neben den vordefinierten Zahlenformaten (wie z. B. dem Buchhaltungs- oder Prozentformat) können Sie Zellen benutzerdefinierte Zahlenformate zuweisen, die sich bei Bedarf individuell Ihren Bedürfnissen anpassen lassen. Mithilfe solcher Formate ist es beispielsweise möglich, in einer Zelle eine Zahl zusammen mit einer Einheit (z. B. km) oder einem beschreibenden Text (z. B. Kartons) anzuzeigen, mit individuellen Formatvorgaben (z. B. einer bestimmten Anzahl von Dezimalstellen) anzuzeigen. Beispiele für individuell angepasste benutzerdefinierte Zahlenformate Für die Definition von benutzerdefinierten Zahlenformaten werden sogenannte Formatcodes genutzt (vgl. Abschnitt 12.7). Benutzerdefinierte Formate werden zusammen mit der Arbeitsmappe gespeichert und sind in anderen Arbeitsmappen nicht verfügbar. Eigene benutzerdefinierte Zahlenformate erstellen und zuweisen Excel bietet bereits eine Auswahl vorgefertigter benutzerdefinierter Zahlenformate an. Sie können ein solches Format wie unten beschrieben individuell anpassen - und so ein neues (eigenes) benutzerdefiniertes Zahlenformat erstellen. HERDT-Verlag 15