L e i t f a d e n / F r a g e b o g e n für das Mitarbeiter/innen- Gespräch Magistrat der Stadt Bremerhaven Personalamt 11/4 Postfach 21 03 60, 27524 Bremerhaven E-Mail: Sylvia.Schroeder@magistrat.bremerhaven.de
Leitfaden für das Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnengespräch* Das Gespräch dient der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Mitarbeiterinnen und Vorgesetzten und der Arbeitsbedingungen und ist kein Beurteilungsgespräch. Das Gespräch findet mindestens alle zwei Jahre verbindlich für alle Beschäftigten statt und wird in allen Bereichen und auf allen Führungsebenen geführt. Das Gespräch soll zwischen den Beschäftigten und den direkten Vorgesetzten stattfinden. Mindestens zwei Wochen vor dem vereinbarten Gesprächstermin erhalten die Beschäftigten von ihren Vorgesetzten den Leitfaden mit Fragebogen. Die Vorgesetzten stellen sicher, dass das Gespräch frei von äußeren Störungen (zum Beispiel Telefonate, Besucher, Termindruck) stattfindet. Es ist von einem Zeitaufwand von max. 90 Minuten auszugehen. Die Verantwortung für die Gesprächsführung liegt bei den Vorgesetzten. Die Beteiligten können Schwerpunkte setzen, die Verantwortung für den Gesprächserfolg und das ergebnis liegt bei beiden Beteiligten. Sollte aus persönlichen Gründen eine konstruktive Gesprächsführung nicht möglich sein, empfiehlt sich der Einsatz von Mediatoren bzw. Mediatorinnen, Vertrauenspersonen oder einer Interessenvertretung. Die getroffenen Vereinbarungen werden auf dem Formblatt für das Protokoll festgehalten. Der bzw. die Beschäftigte erhält eine Zweitschrift. Sie dienen als Grundlage für das nächste Gespräch und werden anschließend vernichtet. Sie gelangen nicht in die Personalakte und sind Dritten gegenüber unzugänglich aufzubewahren. Bei Wechsel der Personen wird das Protokoll vernichtet. *wegen der besseren Lesbarkeit im folgenden Gespräch genannt
Fragebogen Im Folgenden sind Fragen zu den drei Themenschwerpunkten - Aufgaben und Arbeitsumfeld - Führung und Zusammenarbeit und - Personalentwicklung zusammengestellt, die ergänzt, verändert oder weggelassen werden können. Aufgaben und Arbeitsumfeld (Notizen für das Gespräch) Welche Schwerpunkte hatten Sie im letzten Jahr in Ihrer Arbeit? Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Aufgabenbereich? Was würden Sie an Ihrem Aufgabenbereich verändern wollen? Haben Sie den Wunsch, andere und/oder weitere Aufgaben zu übernehmen? Welche Veränderungswünsche haben Sie an Ihrer Arbeitsplatzgestaltung bzw. der - ausstattung? In welchen Bereichen haben Sie besonders gute Arbeitsergebnisse erzielt? Worauf führen Sie dies zurück? In welchen Bereichen hat die Umsetzung Ihrer Arbeit noch nicht so gut funktioniert? Warum war das so? Wie könnten diese Aufgaben zukünftig besser erfüllt werden?
Welche Arbeitsabläufe sind Ihrer Meinung nach veränderungsbedürftig? Welche Tätigkeiten gehören zu anderen Stellen oder sollten von Ihnen übernommen werden? Wie zufrieden sind Sie mit dem Gestaltungs-, Handlungs- und Entscheidungsspielraum, den Sie in Ihrer Arbeit haben? Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie? Sind Sie mit Ihrer derzeitigen Arbeitszeitregelung zufrieden? Wenn nein, welche Veränderungen wünschen Sie sich? Welche Veränderungen haben sich in letzter Zeit auf Ihrem Arbeitsplatz bzw. in Ihrem Arbeitsumfeld ergeben? Womit sind Sie zufrieden oder unzufrieden? Welche neuen Aussichten bzw. Chancen bietet der Veränderungsprozess für Sie? Vereinbarungen zu Aufgaben und Arbeitsumfeld (ab dem zweiten Gespräch) Welche Vereinbarungen wurden seit dem letzten Gespräch umgesetzt? Welche Probleme gab es? Wie können wir bzw. Sie diese beheben? Welche Schritte ergeben sich daraus für die Zukunft?
Führung und Zusammenarbeit (Notizen für das Gespräch) Standen Ihnen alle Informationen und Materialien, die Sie zur Aufgabenbewältigung brauchen zur Verfügung? Wenn nein, welchen Verbesserungsbedarf sehen Sie? Sind die Arbeitsaufträge, die Sie erhalten, klar und eindeutig? An welchen Stellen haben Sie Verbesserungsvorschläge? An welcher Stelle haben Sie sich unterstützt gefühlt? An welcher Stelle hätten Sie sich mehr Unterstützung gewünscht und wie könnte diese aussehen? Gab es eine angemessene Rückmeldung (Anerkennung bzw. Kritik) zu Ihrer Arbeit? Wie empfinden Sie das Betriebsklima bei uns? Was sollte sich verbessern? Was können Sie selbst dazu beitragen? Was kann ich dazu beitragen? Personalentwicklung (Notizen für das Gespräch) Welche Vorstellungen haben Sie für Ihre weitere berufliche Tätigkeit und persönliche Weiterbildung? Wessen Unterstützung benötigen Sie bei der Umsetzung Ihrer Pläne?
Gibt es für Sie geschlechts- bzw. altersspezifische Barrieren für Ihr berufliches Fortkommen? Welche Bedingungen müssten erfüllt sein, damit Sie im Rahmen Ihrer familiären bzw. persönlichen Situation eine Ihren Fähigkeiten entsprechende andere Aufgabe übernehmen können? An welchen Fortbildungsveranstaltungen würden Sie im nächsten Jahr gern teilnehmen? Welche Fortbildungsthemen sollten zusätzlich angeboten werden? Streben Sie mittelfristig Zusatzqualifikationen an? Eigene Fragen (Notizen für das Gespräch)
Wahrnehmung von Führungsaufgaben (Fragen an Führungskräfte) Was gelingt Ihnen gut in der Zusammenarbeit mit Ihren Beschäftigten? An welcher Stelle könnten Sie Ihr Führungsverhalten noch verbessern? Wie könnte dies verbessert werden bzw. was wäre dabei unterstützend? Welche Möglichkeiten der Fortbildung zur Erweiterung Ihrer Führungskompetenz nutzen Sie?
Formblatt für das Protokoll zum Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnengespräch Ziele und Vereinbarungen Datum des Gesprächs Name des/r Mitarbeiter/in Name des/r Vorgesetzten Vereinbarungen zu Aufgaben und Arbeitsumfeld Vereinbarungen zu Führung und Zusammenarbeit Vereinbarungen zur Personalentwicklung Sonstiges Die Gesprächspartner/innen verpflichten sich mit ihrer Unterschrift an der Verwirklichung der Vereinbarungen zu arbeiten und den Inhalt des Protokolls vertraulich zu behandeln. Informationen werden nur im gemeinsamen Einverständnis an Dritte weitergegeben. Unterschrift des/r Mitarbeiters/in Unterschrift des/r Vorgesetzten
Mitteilung über geführte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnengespräche Amt 11 Amt: Bis zum wurden Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnengespräche zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten geführt. Abteilung Anzahl direkt unterstellter Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Anzahl der durchgeführten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnengespräche % (Unterschrift Amtsleitung)
Amt Bremerhaven, Amt 11/41 Der Fortbildungsbedarf des Amtes im Zusammenhang mit der Dienstvereinbarung über Mitarbeiter- und Mitarbeiterinnengespräche stellt sich wie folgt dar: Themen Anzahl Personen Zeitraum (Vorschlag) Als besonders dringend ist hervorzuheben: