Office Excellence Award 2012 Bewerbungsunterlagen Kategorie B: Kategorie B: Dynamik im KVP Hier wird wieder in einer Selbsteinschätzung die Qualität und Dynamik des Verbesserungsprogramms bewertet. Hierzu gehört der eigentliche Weg und die Projektstruktur, aber auch die eingesetzten Methoden und Werkzeuge zur Kontinuierlichen Verbesserung der Büroarbeit in Richtung Office Excellence. Wesentlich ist hier die Systematik und das Verbesserungsprogramm an sich und weniger die aktuelle Ist- Situation. Hier sollten Werke, bzw. Unternehmen als Ganzes teilnehmen. Ausgezeichnet wird das beste Office Excellence Programm.
Office Excellence Award 2012 Kategorie B Definition des Unternehmens / Werkes / Bereiches, auf den sich die folgenden Einschätzungen beziehen: Basisinformationen Bitte ausfüllen Unternehmen / Werk / Standort / Bereich: Anzahl der Mitarbeiter in diesem Teil des Unternehmens: Anzahl der Mitarbeiter an Schreibtischen (Geschätztes MA Potenzial für Büroeffizienz) Name des Büroeffizienzprogramms: Start des Programms am: Anzahl der Beteiligten Bereiche Wurden oder werden andere Veränderungsprogramme durchgeführt (seit 2000) Bitte beschreiben Sie kurz das Projekt: Name: Position: Tel.: E-Mail: Kontaktdaten. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 2
In der Kategorie B wird das Verbesserungsprogramm bewertet. Hierbei steht der Begriff Office Excellence als Synonym für andere Methoden und Managementprorammen. Office Excellence ist ein systematischer Weg zu mehr Effizienz im Büro, an allen Schreibtischen, in allen indirekten Prozessen. Office Excellence ist an sich nichts Neues Irgendwo und irgendwann ist fast alles schon einmal gemacht worden. aber wie regelmäßig, strukturiert, und vor allem wie konsequent? und gibt es ein Programm oder Projekt, das dies systematisch unterstützt. Office Excellence könnte auch heißen, KVP im Büro Office-Kaizen TPM im Büro und bei Ihnen?. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 3
1. Projektorganisation Produktivitätsinitiativen brauchen eine Systematik nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut Es gibt eine Projektstruktur zur Einführung von Office Excellence (KVP, Kaizen, Lean, im Büro) Es gibt freigestellte Personen zur Projektleitung, Methodenentwicklung, Moderation, Koordination Es sind ausreichend Kapazitäten für diese Aufgabe bereitgestellt, das Thema ist uns wichtig. Es gibt eine dokumentierte Projektplanung mit Meilensteinen, Terminen, Es gibt ein Stufenmodell zur schrittweisen Umsetzung diese wird regelmäßig auditiert oder gemessen. Das Level-Modell, Schritt für Schritt Projektsteuerung Monatsaktionen zum Thema Standards Aktion 5S Einsatz von Problemlösetechniken Audit Stufe 1 Projekt gestartet... Audit Stufe 2 Arbeiten mit Standards... Audit Stufe 3 Teamtafel aufgebaut.... management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 4
2. Mitarbeiterinformation Tue Gutes und rede darüber kaum vorhanden niedrig mittel über dem Standard begeisternd Es gibt für die Initiative einen internen Projektnamen, ein Logo, Slogan, Es gibt eine Informationsbroschüre, Kurzvorträge, Bewusstseinsbildung, bei den Mitarbeitern Erfolge und Beispiele werden offen kommuniziert (Foto Storys, Vorher-Nachher-Bilder, Zeitungsartikel) Hohe Führungskräfte (GF, CEO, ) stehen als Machtpromotor hinter der Initiative. kompakte Themenkarten Flyer für internes Marketing. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 5
3. Verschwendungsbewusstsein Verschwendung wird aktiv vermieden nicht vorhanden kaum spürbar systematisch stark ausgeprägt perfekt Wir haben die 7 Arten der Verschwendung definiert und verinnerlicht. Wir suchen systematisch nach Verschwendung und sehen dabei die positiven Potentiale. Wir machen gezielte Verschwendungs-Aktionen Schwerpunktthemen helfen uns Sehen zu lernen. Wir gehen mit dem Thema positiv um und machen uns gegenseitig auf Verbesserungen aufmerksam. 7. Abläufe, Organisation - unklare Abläufe - suboptimale Abläufe - Doppeltarbeit 1. Hohe Bestände - Unerledigte Arbeit -Veraltetes Material - Sicherheitslager Büromaterial 6. Bewegung - lange Wege zu Besprechungen - unnötige Reisen 7 Arten der Verschwendung 2. Warte- und Suchzeiten - Warten auf Unterschrift - Wartezeiten im System - Langsame Prozesse 5. Transfer, Handling - Medienbrüche - unnötige Schnittstellen - neu Eingabe von Daten 4. Überinformation 3. Fehler, Nacharbeit - Reklamation - unnötige Schleifen - Verfehlen vom Kundenwunsch - schlechte Übersicht - unklare Dateiversionen - zu viele E-Mails. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 6
4. Kontinuität Office Excellence ist für uns etwas kontinuierliches nein gering laufend über dem Standard perfekt Wir halten einen einmal erreichten Stand. Auf Abweichungen wird schnell reagiert. Wir erkennen regelmäßig Verbesserungspotentiale wir setzten einfache Problemlösetechniken ein. Es gibt regelmäßige Teambesprechungen zum Thema OE Einmal Erreichtes wird unabhängig von Projekt-Aktionen im Alltag verbessert und weiterentwickelt. Regelmäßige Teambesprechungen 100 Tage-Check. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 7
5. Umsetzungsdynamik Wir nehmen uns Zeit für OE und bekommen Unterstützung keine gering mittel hoch sehr ausgeprägt Die Führungskräfte stehen aktiv und spürbar hinter der Initiative. Ressourcen werden ausreichend bereitgestellt. Jede Woche passiert etwas. Es gibt ausreichend Unterstützung und auch interne Kümmerer in den Abteilungen Vorschläge / Maßnahmen werden schnell umgesetzt (z.b. nach dem Sofort-Prinzip und 80/20-Regel). Sofort-Prinzip Denn alles, was Sie aufschieben holt Sie irgendwann wieder ein. Begonnene Aufgaben sofort zu Ende bearbeiten erspart erneutes Eindenken. Versuchen Sie ab heute, alles sofort zu erledigen. 80/20-Regel Eine 80-Prozent-Lösung, die sofort umgesetzt wird, ist besser als das Warten auf eine 100-Prozent-Lösung, die nie realisiert wird! Die letzten 20% Optimierung kosten oftmals unverhältnismäßig viel Zeit und Kraft Gute Ideen gleich umsetzen!. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 8
6. Aktive Aktionen für mehr Ordnung 5S oder 5A Aktionen keine neben der Arbeit aktiv in Teams regelmäßig alle sind eingebunden Wir starten das Thema OE in jeder Abteilung gezielt mit einer Teamaktion (z.b. 5S-Tag) Wir steigern die Ordnung im Büro systematisch (5S / 5A-Aktionen) An diesen Aktionen nehmen alle Mitarbeiter einer Organisationseinheit und auch die Führungskraft teil. Die Aktionen sind messbar erfolgreich. vorher nachher. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 9
Umgesetzte Maßnahmen 7. Messbarkeit der Verbesserungen Erfolge im Thema OE sind messbar nicht messbar nur qualitativ mittel auch quantitativ umfassend Das Thema OE ist bei uns zwar ein Kulturansatz aber dennoch sind die Erfolge messbar. Suchzeiten, Wegereduzierung, Rückfragen, Fehlerhäufigkeit, ist messbar verbessert worden. Büromaterial, Möbel, Kopierkosten, sind messbar gesunken. Durchlaufzeiten, Fehleranzahl, Doppelarbeit, ist messbar verbessert worden. Kennzahlen an der Team-Tafel sinkende Druckkosten. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 10
8. Methoden zur Prozessoptimierung Prozessmapping und Wertstromdesign nicht vorhanden vereinzelt eingesetzt gut regelmäßig perfekt Prozesse werden systematisch gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern analysiert und verbessert. Die Methode Prozessmapping, Wertstromdesign, wird in Team-Workshops angewendet. Die Visualisierung der Prozesse steigert das Prozessverständnis bei den Mitarbeitern. Es gibt ausreichend geschulte Moderatoren für diese Workshops. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 11
9. Schulungen und Training der Mitarbeiter zum Thema Office Excellence keine wenig mittel stark vollständig Alle Mitarbeiter werden geschult und trainiert. Die Mitarbeiter werden im Thema Verschwendung sehen lernen trainiert. Die Mitarbeiter werden in den Methoden zur Effizienzsteigerung geschult. Es gibt ausreichend Moderatoren und Trainer. Auch Vorgesetzte übernehmen die Rolle des Trainers und Moderators. immer up to date Schulung mal anders. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 12
10. Multiplikatoren in den Abteilungen und Bereichen Verbreitungskonzepte nicht vorhanden wenige mittel über dem Standard begeisternd Es gibt in den Abteilungen / Bereichen geschulte Personen, die das Programm voran treiben. Führungskräfte-Nachwuchs wird in den OE-Themen und Methoden geschult. OE gehört zur Führungsaufgabe und hat eine hohe Priorität. Prozessverbesserung und Effizienz-Projekte sind Karrierebestandteil.. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 13
11. Methodenkompetenz - Methodenbaukasten nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut Wir haben klar definierte Methoden diese sind auf unser Unternehmen angepasst. Wir haben eine Toolbox und die Werkzeuge sind klar beschrieben. Die Methoden und Werkzeuge werden dynamisch erweitert und immer wieder angepasst. Notwendige Unterlagen und Hilfsmittel sind einfach zugänglich Fischgräte - Diagramm Pareto - Analyse Verlustprozentzahl Verlustquellen. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 14
12. Benchmarking Mit den Besten messen, Bewährtes übertragen und multiplizieren nicht vorhanden selten mittel regelmäßig begeisternd Es findet ein aktiver Austausch zu guten Lösungen statt. Dieser Austausch findet zwischen Abteilungen aber auch unternehmensübergreifend statt. Man orientiert sich an externen Best-Practice-Beispielen. Man ist in einigen Punkten Benchmark oder Best Practice-Beispiel. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 15
Office Excellence Award Kategorie A Qualität der Büroarbeit Ist-Situation Level 5 13. Methodenbeschreibungen und Standards Zu welchen der Methoden im Themenfeld Office Excellence gibt es in Ihrem Unternehmen / Projekt beschriebene Standards und klare Vorgehensweisen. (gerne können sie Beispiele als Anlage beifügen) Je Methodenbeschreibung gibt es einen Punkt (max. 10 Punkte) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10. management-centrum gmbh, Stuttgart 2012 16