Studie von PAC und Computacenter: Der zeitgemäße Arbeitsplatz aus Sicht der Mitarbeiter Das Arbeitsumfeld, indem Mitarbeiter heute tätig sind, ändert sich rasant die IT- Ausstattung hält allerdings nicht mit. So lautet die Kernaussage einer Studie, die das Analystenhaus Pierre Audoin Consultants (PAC) zusammen mit Computacenter durchgeführt hat. Befragt wurden 250 Mitarbeiter aus mittleren und großen Unternehmen. Büroarbeitsplatz verliert an Bedeutung Laut der Studie verliert der Büroarbeitsplatz zunehmend an Bedeutung. So verbringen drei Viertel der befragten Mitarbeiter heute einen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb des Büros: 46 Prozent von ihnen arbeiten regelmäßig von unterwegs, 42 Prozent auch im Home Office, 33 Prozent ab und an bei Kunden und 55 Prozent auch in anderen Niederlassungen. Insgesamt verbringen Mitarbeiter heute nur noch 70 Prozent ihrer Arbeitszeit am klassischen Büroarbeitsplatz.
Entsprechend berichten 37 Prozent von einer Zunahme der Mobilität in den letzten zwei bis drei Jahren. Die Befragungsergebnisse liefern einen klaren Beleg für den Wandel der Arbeitswelt, fasst Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC das Ergebnis zusammen. Die Zahlen untermauern das von uns in der Praxis erlebte: Die Mobilität der Mitarbeiter und die Bedeutung alternativer Arbeitskonzepte nehmen zu. Nicht-produktive Arbeitszeiten nehmen zu Gleichzeitig hat zudem der Zeitaufwand für nicht-produktive Routineaufgaben wie Recherchearbeiten, Informationsaustausch oder Selbstverwaltung deutlich zugenommen. Als wichtigster Produktivitätskiller wird dabei die Bearbeitung von E-Mails empfunden: zwei Drittel berichten hier von einem zunehmenden Aufwand.
Die Folge: Mitarbeiter sind chronisch überlastet und haben weniger Zeit für produktive Tätigkeiten, Kernaufgaben und Innovationen. Unternehmen sollten diese Entwicklung sehr kritisch sehen, so Jochen Rapp, Solution Manager und bei Computacenter verantwortlich für den Zeitgemäßen Arbeitsplatz. Der hohe Aufwand für Routineaufgaben führt dazu, dass Mitarbeiter nicht nur unproduktiv sondern auch unzufrieden sind. Entsprechend liegt das Potenzial für die Steigerung von Produktivität und Innovationsfähigkeit insbesondere in der Entlastung von Routinetätigkeiten. IT-Arbeitsausstattung frustriert Trotz steigender Anforderungen müssen sich laut der Studie zwei Drittel der Mitarbeiter weiter mit dem üblichen Standard begnügen. Die Folge: Jeder fünfte Mitarbeiter empfindet laut der Studie seine IT-Arbeitsausstattung als frustrierend und 60 Prozent der Mitarbeiter halten ihre heutige IT-Arbeitsumgebung für nicht zeitgemäß.
Viele Unternehmen stehen erst am Beginn: Nur jeder dritte Mitarbeiter hält seine IT- Arbeitsumgebung für optimal auf seine Tätigkeit zugeschnitten, so Rapp weiter. Entsprechend ist eine Modernisierung der IT-Arbeitsumgebungen angezeigt. Dabei muss ein zeitgemäßer IT-Arbeitsplatz allen Anforderungen genügen: Sowohl klassischen an das Betriebssystem und den Desktop als auch modernen also Konsumgerätenutzung, Mobilität und Zusammenarbeit. Gerade bei der Unterstützung der Mobilität sehen die Mitarbeiter nach unserer Umfrage den höchsten Modernisierungsbedarf. Keine Wahl bei den Endgeräten Bring Your Own kein Herzenswunsch Zu einer optimalen Anpassung der Arbeitsumgebung an den individuellen Bedarf gehört auch, dass den Mitarbeitern eine gewisse Flexibilität bei der Wahl der Endgeräte
zugestanden wird. Das ist in den meisten Unternehmen nicht gegeben: 60 Prozent der Mitarbeiter haben bei der Zuteilung unternehmenseigener Endgeräte keine Wahl. Dass dies nicht immer die beste Option ist, erklärt Günter Kurth, Solution Director Mobility bei Computacenter. In der Praxis sehen wir häufig, dass ein restriktiver Umgang dazu führt, dass private Endgeräte unkontrolliert beruflich genutzt werden. Regeln sind dann kaum durchzusetzen. Entsprechend raten wir unseren Kunden, ihren Mitarbeitern einen Pool an Geräten auch mit Consumer-Geräten eingebunden in die Unternehmens IT zur Verfügung zu stellen, aus dem diese sich eines nach ihrem Arbeitsprofil, persönlichen Geschmack und Bedarf aussuchen können.
Ein Geräte-Pool ist auch insofern eine gute Alternative, da beispielsweise auch Bring- Your-Own -Konzepte für die meisten Mitarbeiter kein Herzenswunsch ist. Nach unserer Umfrage bevorzugen etwa 70 Prozent der Befragten eine klare Trennung zwischen privaten und beruflichen Geräten. Das ist ein klares Votum, so Günter Kurth. Dennoch müssen Unternehmen mit klaren Regelungen und Lösungen auf Bring Your Own reagieren. Erstens gibt es fast 20 Prozent, die sich eine berufliche Nutzung privater Endgeräte vorstellen können und zweitens ist eine Kombination von Endgeräten und Anwendungen nur schwer zu vermeiden beispielsweise wenn die gerade benötigte IT vom Unternehmen nicht bereitgestellt wird.
Mitarbeiter investieren auf eigene Kosten Ein signifikanter Teil der Mitarbeiter verspürt beim Thema Arbeitsplatzausstattung offensichtlich einen solch hohen Leidensdruck, dass jeder sechste auf eigene Kosten in eine Verbesserung investiert. Gleichzeitig forciert die Unzufriedenheit auch einen weiteren potenziellen Wildwuchs in der IT durch Nutzung privater Technik bzw. öffentlich zugänglicher Software und Services. Um die damit einhergehenden Risiken zu begrenzen, müssen Alternativen geschaffen sowie die Eigeninitiativen der Mitarbeiter in entsprechenden Strategien und Richtlinien berücksichtigt werden. Bedarf an Werkzeugen für Austausch und Vernetzung. Eine weitere wichtige Facette von Bring Your Own ist der zunehmende geschäftliche Einsatz von Anwendungen, die im Internet oder in so genannten öffentlichen App Stores frei verfügbar sind. Dass Immer mehr Mitarbeiter so auch 20 bis 26 Prozent der Befragten im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf solche Angebote zugreifen, sollte
Unternehmen zu denken geben, ist aber auch Ausdruck eines konkreten Bedarfs: Etwa jeder dritte Mitarbeiter wünscht sich (zusätzliche) Werkzeuge zur Unterstützung der Zusammenarbeit insbesondere zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und zum Austausch von Wissen. Neben Bring Your Own wollen User auch aus dem Consumer-Bereich bekannte Anwendungen und Dienste für berufliche Zwecke nutzen. Hierauf müssen Unternehmen reagieren, denn: Die zunehmende Nutzung öffentlich zugänglicher Anwendungen und Dienste auf mobilen Endgeräten des Unternehmens bringt ähnliche Sicherheitsrisiken mit sich wie die berufliche Nutzung privater Endgeräte, betont Computacenter-Experte Rapp. Die Studie zeigt aber, dass frei zugängliche Anwendungen in IT-Richtlinien oft noch ausgeklammert oder entsprechende Regeln nicht klar kommuniziert werden. So ist der Anteil der Befragten, die keine entsprechenden Richtlinien kennen, mit 29 Prozent überproportional hoch.
Fazit Die Studie von PAC und Computacenter unterstreicht die Notwendigkeit zur Modernisierung und zeitgemäßen Gestaltung von IT-Arbeitsumgebungen. Die Aussagen der Befragten liefern klare Belege für die steigende Komplexität der IT- Arbeitsumgebungen. Diese bestehen nicht mehr nur aus fest installiertem PC, Office, E- Mail und Fachanwendungen, betont Andreas Stiehler. Administratoren müssen heute mit einer Vielzahl von Gerätetypen und Anwendungen jonglieren. Um den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern und den Geräte- und Anwendungszoo vernünftig zu managen, sind ganzheitliche Strategien geradezu zwingend. Diese zu entwickeln, umzusetzen und damit auch die Mitarbeiter effizienter zu machen, ist Aufgabe der IT- Verantwortlichen.