MICROSOFT SHAREPOINT 2013 Lösungsansätze zur Realisierung der Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit 2 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit 3 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT Features social Collaboration am Beispiel Microsoft SharePoint Mitarbeiter, Kunden, Partner vernetzen Austausch und aktive Nutzung von Fachwissen im Unternehmen Dokumente gemeinsam bearbeiten, grenzenlos zugreifen Spezialisten und Informationen schnell finden und nutzen effektive Zusammenarbeit in verteilten Teams und Projekten neue Form des Wissensmanagements (Wikis, Blogs, Foren, Communities, ) 4 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT Die Kommunikations- und Kollaborationsplattform für das Unternehmen und das Web. 5 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT Anwender wollen spezifische Lösungen ohne in jedem Fall auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Gleichzeitig kann die IT- Abteilung einen Rahmen schaffen, um unter Berücksichtigung von Stabilität und Verfügbarkeit der IT-Umgebung solche Applikationen zu erlauben. BI für Jedermann. Ad hoc auf Daten zuzugreifen und mit anderen austauschen. Grafische Analyse von Rohdaten für verbindliche Schlussfolgerungen. Composites Insights Sites Communities Content Grundlage für den SharePoint Einsatz, damit Mitarbeiter, Partner und Kunden effektiv zusammen arbeiten innerhalb als auch außerhalb der Firewall. Mit anderen Menschen in formellen als auch in informellen Netzwerken austauschen für Enterprise 2.0, Learning 2.0 oder Web 2.0 Anwendungen. Das neue Wissensmanagement. Schnelle, einfache Suche von Wissen, Personen & Daten. Macht Wissensarbeit effizient. Erhöht Web-Shop Umsätze. Erlaubt personalisierte Web Seiten Search Erstellung, Prüfung, Veröffentlichung & Entfernung von Inhalten. Dokumenten- und Taxonomie-Management, sowie WCM. Einhaltung von Compliance. Erstellung von Web-Auftritten 6 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT INTRANET-KOMMUNIKATION NEU GESTALTEN. heute wenige Redakteure morgen alle Mitarbeiter zentral individuell News-Kanal Team-Arbeit zentral vorgegeben Monolog durch Nutzung erzeugt Dialog 7 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT SITES 8 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SHAREPOINT SITES Kontextbezogene Zusammenarbeit innerhalb von Office-Anwendungen 9 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SHAREPOINT SITES Eine übergreifende Kollaborationsplattform für höhere Produktivität 10 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT COMMUNITIES 11 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SHAREPOINT COMMUNITIES Wissensmanagement mit Wikis und Blogs 12 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SHAREPOINT COMMUNITIES Persönlicher Bereich My Site zum Veröffentlichen eigener Interessen, Zuständigkeiten und Aktivitäten 13 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT CONTENT 14 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SHAREPOINT CONTENT Qualitätssteigerung durch einheitliche Dokumente innerhalb von Dokumenten-Sets 15 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SHAREPOINT CONTENT Einfache Handhabung von unternehmensweiten Metadaten 16 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT SEARCH 17 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SHAREPOINT CONTENT Designed für eine Kollaborationsplattform 18 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT INSIGHTS 19 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
REPORT BUILDER 20 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SQL SERVER REPORTING SERVICES Beispiel: mit Reporting Services umgesetzte Balanced Scorecard 21 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT SHAREPOINT COMPOSITE-LÖSUNGEN 22 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
SHAREPOINT COMPOSITE-LÖSUNGEN Automatisierung und Visualisierung von Prozessen mit Visio & Visio Services 23 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
MICROSOFT SHAREPOINT 2013 EINE ÜBERSICHT OFFICE BUSINESS APPLICATIONS 24 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
OFFICE BUSINESS APPLICATIONS 25 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit 26 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit 27 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen oder Gib dem Prüfer Deine Unterlagen 28 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: Schreiben des BMF vom 16.07.2001 mit Bezug auf: AO, 146, 147, 200 UStG, 14 29 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: - Recht auf Datenzugriff Daten der Finanzbuchhaltung Daten der Anlagenbuchhaltung Daten der Lohnbuchhaltung - andere steuerlich relevante Daten 30 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: steuerlich relevante Daten im Datenverarbeitungssystem, sind durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten.!!! 31 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: aber Pflicht zur Archivierung besteht nicht, wenn Unterlage zwar DVgestützt erstellt wurde, sie aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet ist. 32 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: Widerspruch: Einerseits Daten in geeigneter Weise vorhalten Andererseits keine Archivierungspflicht, wenn nicht zur Weiterverarbeitung geeignet Ansatzpunkt für Forderungen seitens der Finanzbehörden (z. B. email-archivierung) 33 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 1. Begriffsklärung GDPdU: Möglichkeiten der Prüfung: - Unmittelbarer Zugriff auf das DV-System - Mittelbarer Zugriff (durch Steuerpflichtigen oder beauftragten Dritten) - Maschinell verwertbarer Datenträger (auch für Daten bei Dritten) 34 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit 35 20.06.2013 PROFI AG - Microsoftkompetenzen Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 2. Anforderungen GDPdU: - Pflicht zur digitalen Archivierung digital erzeugter Unterlagen - Ausweitung der Archivierungspflicht auf steuerlich relevante Unterlagen, auch wenn sie nicht digital weiterverarbeitet werden können - Mit Betrachtung der email als Geschäftsbrief auch email-archivierung vorgeschrieben 36 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit 37 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 3. Lösungsansätze - Archivierung der Daten aus FiBu, AnBu, LoBu ERP-System (wenigstens GDPdU-konforme Schnittstelle, ggfs. für ausgelagerte Teile) - Digitale Archivierung außerhalb ERP-System Unveränderbar (zugelassene Formate) Revisionssicher Wiederauffindbar (zuordenbar) 38 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 3. Lösungsansätze - Verfahrensdokumentation Mit Steuerberater abstimmen Aufbewahrungsfristen Altdaten bei Systemwechsel 39 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit 40 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 4 Microsoft SharePoint-Funktionalitäten: Metadaten Workflow Archivformat (revisionssicher) 41 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück T-Systems Multimedia Solutions GmbH 2. MBS Innovationstag
GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN 4 Hinweise zu Einführung und Nutzung: Verfahrensdokumentation SharePoint Teil des Gesamtkonzeptes Zertifiziertes Archivsystem 42 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück T-Systems Multimedia Solutions GmbH 2. MBS Innovationstag
AGENDA 01 Microsoft SharePoint 2013 eine Übersicht 02 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2.1 Begriffsklärung 2.2 Anforderungen 2.3 Lösungsansätze 2.4 Realisierung 3 Zusammenfassung / Fazit 43 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
ZUSAMMENFASSUNG - FAZIT - Kein Widerspruch sondern Lösungsansatz Finanzorgane nutzen gesetzliche Möglichkeiten Verhältnismäßigkeit Aufwendungen für Systeme nicht unerheblich Aber: Nutzung für weitere Bereiche möglich - Vertragsmanagement - Rechnungseingangsworkflow - Suchzeiten - Kontext. 44 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
ZUSAMMENFASSUNG - FAZIT Fazit: Arbeite mit und verwalte Deine Unterlagen unter Zuhilfenahme geeigneter Systeme oder Technologien, damit die Weitergabe an den Prüfer zum Nebenprozess werden kann. 45 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück
VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT DR. WOLFRAM TEICHMANN SOFTWAREARCHITEKT TEL: +49 371 433131-0 MOBIL: +49 151 58242270 EMAIL: W.Teichmann@profi-ag.de 46 20.06.2013 PROFI AG Microsoft Business Frühstück