Die Schleupen GDPdU-Lösung

LEISTUNGSBESCHREIBUNG Software SCHLEUPEN AG 2003 Die Schleupen GDPdU-Lösung Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Inhalt A Direktzugriff der Finanzverwaltung - Rechtliche Rahmenbedingungen 3 1 Rechtliche Rahmenbedingungen 3 2 System- und programmtechnische Rahmenbedingungen 5 2.1 Standard-/Komfortlösung für Datenüberlassung (Z3) 5 2.2 Zukunftssicherheit 5 B Die Schleupen-Lösung und ihre Produkte 7 1 Z1/Z2 - unmittelbarer / mittelbarer Datenzugriff 7 1.1 Anforderungen der Finanzverwaltung 7 1.2 Die Lösung 7 1.2.1 Prüferprofil 7 1.2.2 Stand-Alone-PC 7 2 Z3 - Datenüberlassung 8 2.1 Worum geht es? 8 2.2 Was ist der Beschreibungsstandard? 8 2.3 Schleupen GDPdU-Standard-Modul 9 2.4 Schleupen GDPdU-Komfort-Modul 10 3 Herstellerschnittstelle - Anforderungen und Nutzen aus Sicht des Prüfers und des Anwenders 11 4 Zusatznutzen des Schleupen-Archivs im Rahmen der GDPdU-Gesamtlösung 12 4.1 Was ist ein GDPdU-Archiv - was ist ein Dokumentenarchiv? 12 4.2 Anwendung im Rahmen GDPdU etc. 12 4.2.1 Auch die digitale Prüfung hat gedruckte Unterlagen 12 4.2.2 Steuerlich relevante digitale Unterlagen 13 4.2.3 GDPdU-Ausgabedaten können archiviert werden 13 C Technische Voraussetzungen 14 D Schleupen GDPdU-Komfort-/Standardmodul - Tabelle zur Abgrenzung 15

A DIREKTZUGRIFF DER FINANZVERWALTUNG - RECHTLICHE RAHMENBEDINGUNGEN UND DIE SCHLEUPEN-LÖSUNG 1 Rechtliche Rahmenbedingungen Mit dem Steueränderungsgesetz vom 23. Oktober 2000 wurden u.a. die Paragraphen 146 und 147 der Abgabenordnung neu gefasst bzw. ergänzt. In 147(6) AO wird dabei der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten Buchführungen durch Datenzugriff zu prüfen. Das dazu veröffentlichte BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU) definiert hierzu drei Möglichkeiten: Unmittelbarer Datenzugriff (Z1) Der Betriebsprüfer hat das Recht, unmittelbar in Form des Nur-Lese-Zugriffs Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und die eingesetzte Hard- und Software zur Prüfung der gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen zu nutzen. Dies schließt einen Online-Zugriff, z.b. via Internet, auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde aus. Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten, gegebenenfalls unter Nutzung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Mittelbarer Datenzugriff (Z2) Der Betriebsprüfer kann auch verlangen, dass der Steuerpflichtige bzw. sein Berater die Daten nach seinen Vorgaben maschinell auswertet, um den Nur-Lese-Zugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden. Datenträgerüberlassung (Z3) Der Betriebsprüfer kann ferner verlangen, dass ihm die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Der zur Auswertung überlassene Datenträger ist spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide zurückzugeben oder zu löschen. Beschreibungsstandard Um die Weitergabe von Z3-Daten an den Prüfer weitgehend zu automatisieren, hat die Finanzverwaltung den Beschreibungsstandard entwickelt, der eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten darstellt. Der für Z3 festgelegte Beschreibungsstandard für die Datenausgabe ist lediglich eine Empfehlung, die Finanzverwaltung hat keinen Anspruch darauf, die Daten in dieser Form zu erhalten. Dieser Standard der Finanzverwaltung wird sich in der Praxis durchsetzen, daher wird er durch die Schleupen-GDPdU-Lösung unterstützt. 3

Aufbewahrungs- und Vorhaltepflichten Steuerlich relevante Daten, die einmal maschinell gespeichert waren, müssen so aufbewahrt werden, dass sie auch später wieder maschinell auswertbar sind. Und zwar über den gesamten Zeitraum der allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Kumulative Anwendung von Z1 / Z2 / Z3 Die beschriebenen drei Arten des Datenzugriffs können innerhalb einer Betriebsprüfung miteinander kombiniert werden. Die Forderung des Prüfers nach Überlassung der Daten schließt den mittelbaren/unmittelbaren Datenzugriff nicht aus und umgekehrt. Das Prüferpaket mit IDEA Mit IDEA, der offiziellen Prüfsoftware der Verwaltung, wird der Prüfer die ausgegebenen Datenbestände prüfen (Z3). Die Bearbeitung der Datenbestände auf dem System des Prüfers erfolgt anhand verschiedener Module und Makros für die Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung und Umsatzsteuersonderprüfung. IDEA und die zugehörigen Zusatzmodule und Makros kann auch der Berater über Schleupen erwerben. Je nach gewählter Ausstattung des Pakets führt ein Workflow vom Datenimport über die Feldzuordnungen in die Auswahl der Prüffelder und zur Ausführung der Prüfmakros, mit denen dann entsprechende Auswertungen erstellt werden. Die Anwendung des Prüferpaketes kann jedoch nicht eine ggf. in 5 oder mehr hren stattfindende Prüfung vorwegnehmen, da eine Weiterentwicklung der angewandten Prüfalgorithmen in den nächsten hren zu erwarten ist. Insoweit ist das entscheidende Kriterium die Qualität der Buchhaltung. 4

2 SYSTEM- UND PROGRAMMTECHNISCHE RAHMENBEDINGUNGEN 2.1 Standard-/Komfortlösung für die Datenüberlassung (Z3) Zwei Lösungen unterstützen Sie dabei, die Anforderung des Gesetzgebers nach Datenüberlassung zu erfüllen: das Schleupen-GDPdU-Standard-Modul und das Schleupen-GDPdU- Komfort-Modul. Das GDPdU-Standardmodul umfasst alle gesetzlich geforderten Möglichkeiten zur Erfüllung der Vorschriften der 146 und 147 AO. Dazu sind Änderungen und Ergänzungen sowohl in der bestehenden Software als auch die Erstellung eines Ausgabemoduls erforderlich und im jeweils gültigen Wartungspreis für Schleupen - System- und Fachprogramme enthalten. Mit dem Schleupen-GDPdU-Komfort-Modul entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie dem Steuerprüfer überlassen. Das Komfortmodul bietet anders als das Standardmodul Funktionalitäten zur Datenselektion, Archivierung und Verschlüsselung. Das Komfort-Modul verwendet anders als die Standardlösung eine Datenbank, die bereits jetzt von den Kanzlei.CS-Programmen verwendet wird. In einem Data-Warehouse in der Datenbank werden die Daten aus dem operativen System für Auswertungszwecke aufbereitet. Daten, die im operativen System nicht mehr vorgehalten werden, stehen damit über das Data-Warehouse zur Verfügung. In der Komfortlösung ist die Datenausgabe für die Datenüberlassung nach Z3 nur eine besondere Form der Auswertung. 2.2 Zukunftssicherheit Die Schleupen-Lösung stellt sicher, dass gesetzliche und/oder aus der Prüfungspraxis entstehende Änderungen mit geringem Aufwand und per automatischer Wartung realisiert und eingepflegt werden können; gleichzeitig eine Verwendung der Datenbasis für allgemeine, nicht zur GDPdU gehörende Reportinganforderungen möglich ist. 5

Diese Lösung verfolgt folgende Grundsätze: Grundsatz: Was steuerlich relevant ist, bestimmt der Steuerpflichtige bzw. der Berater und zwar zu jedem Zeitpunkt und bei jeder Form der Prüfung (Z1, Z2, Z3 - aktuelle Daten, Altdaten etc.) Grundsatz: Die Lösung ist so angelegt, dass eine Ausweitung des Datenbestandes (z.b. auf Fakturierung aus Kanzlei.CS) nur eine Erweiterung der Datendefinition bedeutet, die Ausgabe-Programme davon aber unberührt bleiben. Die Lösung berücksichtigt die Möglichkeit von Systemwechseln von Fremdsystemen zu Schleupen einschließlich Datenübernahme in das Schleupen-System. 6

B DIE SCHLEUPEN-LÖSUNG UND IHRE PRODUKTE 1 Z1 / Z2 unmittelbarer / mittelbarer Datenzugriff 1.1 Anforderungen der Finanzverwaltung Beim Direktzugriff (Z1) sieht der Prüfer die Daten am System des Steuerpflichtigen mit den dort vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten ein. Dazu ist der Zugriff des Prüfers auf das System entsprechend einzuschränken. Bei Z2 lässt der Prüfer die Daten vom Steuerpflichtigen oder seinem Berater maschinell auswerten. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystem vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden. 1.2 Die Lösung 1.2.1 Prüferprofil Für die Arbeit am System ist der Prüfer über ein angepasstes Benutzerprofil hinsichtlich seiner Auswahlmöglichkeiten einzuschränken. Diese Einschränkungen können über einen separaten Benutzer für die Betriebsprüfung in der Benutzerverwaltung vorgenommen werden. 1.2.2 Stand-Alone-PC Die Finanzverwaltung hat sich positiv dazu geäußert, für den Z1 Zugriff des Prüfers ein eigenständiges, vom operativen System des Steuerpflichtigen / Beraters getrenntes System mit installierter Anwendungssoftware und den steuerlich relevanten Daten zu verwenden (DStR 23/2003). Der Einsatz eines Schleupen-Subsystems mit entsprechender Software erfüllt die Anforderungen an einen solchen Stand-Alone-PC. Dies schließt den Zugriff des Prüfers auf andere im Netzwerk befindliche Daten (z.b. über den Explorer) aus und schafft zusätzliche Sicherheit. Alle Auswertungsmöglichkeiten des Hauptsystems sind vorhanden, eine Störung des laufenden Betriebes ist ausgeschlossen. 7

2 Z3 - DATENÜBERLASSUNG 2.1 Worum geht es? Auf Verlangen sind die gespeicherten Daten dem Betriebsprüfer auf einem maschinell verwertbaren Datenträger (in der Regel CD oder DVD) zur Auswertung zu überlassen. Das Recht, im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen, gilt insbesondere für die folgenden DV-gestützten Systeme und die zugehörigen Daten: Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Lohnbuchhaltung 2.2 Was ist der Beschreibungsstandard? Der Beschreibungsstandard für die Datenüberlassung definiert die Datenschnittstelle zur automatisierten Übernahme steuerlich relevanter Daten einschließlich der zur maschinellen Auswertung erforderlichen Verknüpfungen. Zum einen werden dem Prüfer die steuerlich relevanten Daten in gängigen Standardformaten wie z.b. CSV oder ASCII bereitgestellt. Zusätzlich sind alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinition und Verknüpfungen in maschinell auswertbarer Form im sogenannten XML-Format enthalten. Beides, steuerlich relevante Daten und Beschreibungsdaten, werden auf einem oder mehreren gemeinsamen Datenträgern bereitgestellt. Im Rahmen dieses Beschreibungsstandards wurden keine einheitlichen Feldbezeichnungen festgelegt. Der GDPdU-Standard beschreibt, wie die Daten technisch übergeben werden, nicht aber, was übergeben wird. Das entscheiden Sie mit dem Schleupen-GDPdU-Komfort-Modul. 8

2.3 Schleupen-GDPdU-Standard-Modul Dieses im Rahmen des jeweils gültigen Wartungspreises für Schleupen - System- und Fachprogramme zur Verfügung gestellte Modul bietet folgende Funktionen: Auswahl der auszugebenden Daten Geschäftsstelle Mandant Zeitraum Fachbereich Lohn FiBu AnBu Erzeugung der GDPdU-konformen Daten und Ablage in einem definierten Verzeichnis auf der Platte des Arbeitsplatzrechners. Ausgegeben werden die Daten der jeweiligen Fachgebiete im Beschreibungsstandard. Automatische Wartung der Ausgabefelder, die in Verbindung mit gesetzlichen Änderungen geändert oder ergänzt werden. Installation und Wartung per DFÜ Frei wählbare Fachbereiche und hre 9

2.4 Schleupen-GDPdU-Komfort-Modul Die lizenzpflichtige Komfortversion enthält alle Funktionen der Standardversion plus: Verwendung einer relationalen Profi-Datenbank (Informix) Dauerhafte Speicherung der Daten im Data-Warehouse in der Datenbank Komfortable Oberfläche zur Einschränkung der zu exportierenden Daten durch den Benutzer nach weitgehenden Kriterien bis auf Feldebene Speicherung der gewählten Auswahlkriterien Ansteuerung einer Brennsoftware für die CD-Erstellung (Das Brennprogramm ist nicht Bestandteil des GDPdU-Moduls.) Archivierungsfunktion zum automatischen Import nach Schleupen Easy-Archiv Verschlüsselung der bereitgestellten Daten Bereitstellung der Entschlüsselungsfunktionen auf dem Datenträger Herstellerschnittstelle nach Klärung durch die Finanzverwaltung (siehe unten) Ein Beispiel für die Auswahlmöglichkeiten 10

3 HERSTELLERSCHNITTSTELLE Anforderungen und Nutzen aus Sicht des Prüfers und des Anwenders Die Finanzverwaltung plant die Verwendung einheitlicher Prüf-Makros in IDEA. Dies erfordert einheitliche Feldbezeichnungen innerhalb der Prüfsoftware. Damit steht der Prüfer vor der Schwierigkeit, sinnvolle Beziehungen zwischen den Datenfeldern aus dem System des Steuerpflichtigen und den Feldern in den Prüfroutinen herzustellen, da bei den verschiedenen Herstellern von einheitlichen Feldbezeichnungen nicht ausgegangen werden kann. Es ist dann Aufgabe einer sog. Herstellerschnittstelle, diese Beziehungen (Mapping) zur Verfügung zu stellen. Nach entsprechender Klärung durch die Finanzverwaltung wird Schleupen die Herstellerschnittstelle als Teil des Komfortmoduls anbieten. 11

4 ZUSATZNUTZEN DES SCHLEUPEN-ARCHIVS IM RAHMEN DER GDPDU-GESAMTLÖSUNG 4.1 Was ist ein GDPdU-Archiv und was ist ein Dokumentenarchiv? Was ist für die Finanzverwaltung ein auswertbares Archiv? Unter Archiv versteht die Finanzverwaltung jede Art von Datenablage in maschinell lesbarer Form außerhalb des Produktivsystems. Unter auswertbarem Archiv versteht sie die Ablage der Daten im GDPdU-Beschreibungsstandard, sodass diese mit einem Tool mit vergleichbaren Funktionalitäten wie IDEA (z.b. Excel oder ein anderes Auswertungsinstrument) gelesen und auswertbar gemacht werden können. Diese Ablage kann entweder direkt auf einem Datenträger (einer Festplatte, einem Sicherungsband, einer CD, einer DVD) erfolgen oder auch in einem Dokumentenarchiv bzw. Dokumentenmanagementsystem wie Schleupen - (Easy)Archiv. 4.2 Anwendung im Rahmen GDPdU etc. Die Ablage von GDPdU-Daten im Beschreibungsstandard in Schleupen-Archiv würde die Vorteile bieten, die ein solches Archiv generell bietet: Schnelle, einfache Recherche Sichere Ablage Automatisierte Abläufe Weniger Fehlerquellen 4.2.1 Auch die digitale Prüfung hat gedruckte Unterlagen Aufgrund des kumulativen Einsatzes aller Prüfungsmittel werden auch im Rahmen einer digitalen Prüfung Dokumente auf Papier eine Rolle spielen. In diesem Zusammenhang bietet das Archiv die gewohnten Vorteile der schnellen Recherche und sicheren Aufbewahrung. 12

Schleupen Bilanz.CS GDPdU-Lösung 4.2.2 Steuerlich relevante digitale Dokumente Auch originär digital - aber nicht digital auswertbar -anfallende Dokumente müssen nach den geltenden Vorschriften digital reproduzierbar sein (z.b. emails / Briefe mit steuerlich relevantem Inhalt). Solche Dokumente könnten in einem eigenen Archiv-Lagerort im Schleupen-Archiv abgelegt und wieder bereitgestellt werden. Im Schleupen Easy-Archiv ist somit auch diese Art der Dokumente sicher aufbewahrt und könnte leicht bereitgestellt werden. 4.2.3 GDPdU-Ausgabedaten können archiviert werden Dazu hat der Anwender mit dem Schleupen-System verschiedene Einsatzmöglichkeiten: Aus dokumentarischen Gründen können im Falle einer Betriebsprüfung genau die Daten im Archiv abgelegt werden, die an den Prüfer übergeben werden. Eine andere Anwendungslösung ist: der Berater stellt dem Mandanten jährlich eine Archiv-CD incl. der GDPdU-Ausgabedaten zur Verfügung und der Mandant nutzt die Möglichkeit, eigene Auswertungen z.b. mit IDEA und dem Prüferpaket zu erstellen. Der Mandant wechselt den Steuerberater. Sie stellen ihm die Daten GDPdU-konform zusammen mit den bisher archivierten Dokumenten aus dem Schleupen-Archiv zur Verfügung. Ein Mandant wechselt zu Ihnen, Sie bekommen die GDPdU-Daten vom vorherigen Steuerberater zur Verfügung gestellt und legen Sie sicher in Ihrem Schleupen-Archiv ab. Durch die Speicherung der Archivdaten auf optischen Platten sind auch die GDPdU- Daten revisionssicher abgelegt. 13

Schleupen Bilanz.CS GDPdU-Lösung B TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN Ausgaberechner Das Programm zur Datenausgabe läuft auf einem einzelnen PC. Voraussetzungen auf dem Ausgaberechner: Schleupen-Systemsteuerung.CS (VPRO5) Verbindung zum VPRO5-Dataserver Folgende Betriebssysteme für den Ausgaberechner werden derzeit unterstützt: Windows 98 Windows NT 4.0, Windows 2000, Windows XP Datenbank Bei der Komfortversion wird für die Verarbeitung der Daten eine von Schleupen freigegebene relationale Datenbank, derzeit Informix, vorausgesetzt (Installation durch Techniker). 14

D SCHLEUPEN GDPDU-KOMFORT-/STANDARDMODUL TABELLE ZUR ABGRENZUNG Auswahl der auszugebenden Daten nach Geschäftsstelle Mandant Zeitraum Fachbereich Lohn FiBu AnBu Einschränkung der zu exportierenden Daten bis auf Feldebene Komfortmodul Standardmodul Nein Speicherung der gewählten Auswahlkriterien Nein Erzeugung der GDPdU-konformen Daten und Ablage in einem definierten Verzeichnis auf der Platte des Arbeitsplatzrechners Installation und Wartung per DFÜ (*) Verwendung einer relationalen Profi-Datenbank (Informix) Nein Dauerhafte Speicherung der Daten im Data-Warehouse Nein Ansteuerung einer Brennsoftware für die CD-Erstellung Nein Bereitstellung der Daten für den Import nach Easy-Archiv Nein Verschlüsselung / Entschlüsselung der bereitgestellten Daten Nein Herstellerschnittstelle für das Mapping zu den Prüfmakros der Finanzverwaltung Vorgesehen nach Klärung Nein (*) Nur GDPdU-Software, die Informix-Datenbank muss von einem Techniker installiert werden. 15