Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText EuroStar XP AnNoText Business Solution Build 4.11.0.100 PatchLevel 40 Arbeitsunterlage 05/2013 Wolters Kluwer Deutschland GmbH Robert-Bosch-Straße 6 D-50354 Hürth Telefon (02 21) 9 43 73-6000 Telefax (02 21) 9 43 73-16000 E-Mail: support@annotext.de Serviceportal: https://support.annotext.de AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 1 -
Inhaltsverzeichnis Das neue SEPA-Verfahren ab 01.02.2014... 3 Umsetzung in AnNoText... 4 AnNoText Administration Dokumentenmanagement... 5 Auskunft/Akte... 5 Auskunft/Adressat... 6 Clearing und Überweisung... 9 Notariat... 17 AnNoText Administration Dokumentenmanagement Kostenberechnung... 19 AnNoText Jahreswechsel 2013/2014 - Anleitung... 20 - Jahreswechsel - Aktenverwaltung... 20 - Jahreswechsel - Finanzbuchhaltung... 21 - Jahreswechsel - Notariat... 27 AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 2 -
Das neue SEPA-Verfahren ab 01.02.2014 Mit SEPA (Single Euro Payments Area; zu gut deutsch: einheitlicher europäischer Zahlungsraum), dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, werden auch in Deutschland neue, europaweit einheitliche Verfahren für den bargeldlosen Zahlungsverkehr (Überweisungen, Lastschriften) eingeführt. Sie sind für Euro-Zahlungen in den 28 EU-Staaten, Island, Liechtenstein, Norwegen sowie Monaco und der Schweiz nutzbar. SEPA wird am 1. Februar 2014 eingeführt. Ab diesem Datum müssen Überweisungen und Lastschriften nach den SEPA-Verfahren durchgeführt werden. Mit der Einführung werden Sie statt Kontonummer und Bankleitzahl die IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer) und - bei grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungen in die 33 teilnehmenden SEPA-Länder - zusätzlich vorübergehend noch den BIC (Business Identifier Code) angeben. IBAN: Die wichtigste Neuerung für Bankkunden ist eine Kennziffer, die künftig alle nationalen Kontoangaben (in Deutschland Kontonummer und Bankleitzahl) ersetzt: die IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer). Die IBAN ist je nach Land unterschiedlich lang (in Deutschland hat sie immer 22 Stellen), vom Prinzip her aber immer gleich aufgebaut. Sie besteht aus einem internationalen Teil, der sich aus einem Länderkennzeichen und einer Prüfziffer zusammensetzt, und einem nationalen Teil, der individuelle Kontodetails enthält. In Deutschland sind das die Bankleitzahl und die Kontonummer. BIC: Bei inländischen Überweisungen und Lastschriften voraussichtlich bis Februar 2014 und bei grenzüberschreitenden Zahlungen bis Februar 2016 muss noch eine weitere Kennzahl angegeben werden: der BIC (Business Identifier Code). Das ist ein international standardisierter Bank-Code (vergleichbar mit der Bankleitzahl in Deutschland), mit dem Zahlungsdienstleister weltweit eindeutig identifiziert werden. Eine andere Bezeichnung für den BIC ist SWIFT-Code (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication). Wenn Sie eine Überweisung tätigen, entnehmen Sie IBAN und BIC bitte den Geschäftspapieren Ihres Vertragspartners, wie etwa der Rechnung oder dem Briefkopf. Sind sie dort nicht angegeben, müssen Sie diese erfragen. Soll Geld auf Ihr Konto fließen, müssen Sie Ihrerseits Ihre IBAN und Ihren BIC angeben. Sie finden diese auf Ihrem Kontoauszug. Auch im Online-Banking, etwa unter Meine Daten oder Kontodetails, je nachdem wie dieser Bereich bei Ihrem Zahlungsdienstleister heißt, können Sie IBAN und BIC finden. Zudem sind diese Angaben inzwischen auch auf den Bankkundenkarten der meisten Zahlungsdienstleister zu finden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 3 -
Umsetzung in AnNoText Mit der Installation des Updates werden sowohl Ihre eigenen hinterlegten Finanzkonten, als auch die Bankverbindungsdaten von Beteiligten automatisch in das SEPA-Format konvertiert. Die automatische Konvertierung ist ein Service für Sie, um Ihnen den Umstieg zu erleichtern. In den meisten Fällen können die alten Bankdaten problemfrei in das SEPA-Format umgewandelt werden. Leider gelingt dies aus verschiedenen Gründen aber nicht immer, so dass wir jegliche Haftung für deren Richtigkeit ausschließen müssen. Um die Korrektheit sicherzustellen, müssen Sie das jeweils kontoführende Institut kontaktieren. In einigen Fällen ist es überhaupt nicht möglich, vorhandene Bankverbindungsdaten in das SEPA- Format zu konvertieren (z.b. bei veralteten Bankleitzahlen). Der Eintrag der richtigen SEPA- Bankdaten muss in diesem Falle per Hand erfolgen. Sämtliche Programmbestandteile, die Bankdaten verwenden oder damit in Berührung kommen, sind auf SEPA umgestellt. Anstatt die alte Kontonummer-/Bankleitzahl-Methode zu verwenden, werden ab dann IBAN und BIC wesentlich sein. Die bisherige Form der Überweisungen kann dann nicht mehr ausgeführt werden. Es stehen nur noch die neuen SEPA-Anwendungen zur Verfügung. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 4 -
AnNoText Administration Dokumentenmanagement Textbausteine neue Platzhalter für IBAN und BIC Bei der Installation des Programmupdates wird auch ein Bausteinupdate durchgeführt. Dieses Bausteinupdate bewirkt, dass in allen AnNoText Standard-Texten die Begriffe Bankleitzahl und Kontonummer ersetzt werden durch die Begriff BIC und IBAN. Für die Wiedergabe einer Bankverbindung stehen neue Platzhalter für die Wiedergabe eines BIC und einer IBAN zur Verfügung. Für die Wiedergabe einer Bankverbindung, die die Kanzlei betreffen, stehen die Platzhalter [M_IBAN] [M_BIC] Angaben zur IBAN der Kanzlei Angaben zum BIC einer Kanzlei für eine Anwendung zur Verfügung. Bezogen auf einen Beteiligten/Adressaten stehen die Platzhalter [D_AMBA_IBAN] [D_AMBA_SWIFT Angaben zur IBAN eines Beteiligten/Adressaten Angaben zum BIC eines Beteiligten/Adressaten für eine Anwendung zur Verfügung. Achtung: Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass in allen eigenen, individuell angelegten Textbausteinen in denen Angaben zu einer Bankverbindung gemacht werden, entsprechende Änderungen durchgeführt werden müssen. Auskunft/Akte Bei der Auswahl eines Beteiligten und der Anzeige der Bankverbindung sind die Eingabefelder zu diesen Angaben entsprechend angepasst worden. Entsprechende Eingabefelder für die Eingabe einer IBAN und einem BIC stehen für eine Anwendung zur Verfügung. Aus den bislang hinterlegten Angaben zur Bankleitzahl und zur Kontonummer eines Beteiligten sind im Wege einer Datenkonvertierung automatisch die IBAN und der BIC gebildet worden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 5 -
Diese automatisch gebildeten Angaben müssen jedoch einmalig überprüft werden. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Nach einer entsprechenden Überprüfung muss diese Überprüfung durch Anklicken der Abfrage Bankverbindung wurde geprüft bestätigt werden. Sollten die Angaben nicht korrekt sein, muss eine entsprechende Korrektur durchgeführt werden. Der Hinweis auf die Überprüfung der Bankverbindung kann auch dann erscheinen, wenn erstmalig ein Überweisungsauftrag zu einem betreffenden Adressaten im Programm Clearing und Überweisung erstellt wird und zu diesem Zeitpunkt die Überprüfung der Bankverbindung noch nicht stattgefunden hat. Es besteht also nicht zwingend die Notwendigkeit, nach dem Einspielen des Updates zunächst alle Bankverbindungen der Beteiligen/Adressaten zu überprüfen. Sind bereits in einer vorherigen Programmversion Angaben zu einer IBAN und dem BIC hinterlegt worden, erfolgt der Hinweis auf eine Überprüfung nicht. Auskunft/Adressat Nach der Auswahl eines Adressaten und der Anzeige der Bankverbindung sind hier die gleichen Anpassungen durchgeführt worden wie in der Ansicht eines Beteiligten zu einer Akte. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 6 -
Aus den bislang hinterlegten Angaben zur Bankleitzahl und zur Kontonummer eines Adressaten sind im Wege einer Datenkonvertierung automatisch die IBAN und der BIC gebildet worden. - Beteiligtenassistent / Bankassistent Der Aufbau des Beteiligtenassistenten/Bankassistenten bei der Aufnahme einer Bankverbindung ist angepasst worden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 7 -
Durch Anklicken der Schaltfläche neben dem Feld BIC kann ein Auswahlmenü geöffnet werden. Hier wird eine Übersicht zu den im System hinterlegten Bankdaten aufgerufen, um ein entsprechendes Verzeichnis der Banken am Wohnort des Beteiligten anzeigen zu lassen. Hier können die erforderlichen Bankdaten nach verschiedenen Suchkriterien (BIC, Institut, PLZ, Ort) aufgelistet und per Doppelklick in den Beteiligtenassistenten übernommen werden. Darauf hinzuweisen ist, dass an dieser Stelle nur deutsche Bankdaten ermittelt werden können. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 8 -
Clearing und Überweisung - Auftragspflege Die Funktionen im Bereich der Auftragspflege sind angepasst worden. Für die Anwendung Auftragspflege stehen folgende Funktionen zur Verfügung SEPA (Überweisung) aktenbezogen SEPA (Überweisung) sachkontenbezogen) SEPA (Überweisung) periodisch SEPA (Überweisung) aktenbezogen (periodisch) AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 9 -
Beim Aufruf der Funktion SEPA aktenbezogen ist die Eingabemaske entsprechend angepasst worden. Im Bereich der Kontenpflege ist ebenfalls eine Erweiterung hinsichtlich BIC und IBAN durchgeführt worden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 10 -
Der eigentliche Umgang und die Funktionalitäten bei der Erstellung eines elektronischen Überweisungsauftrages sind nahezu identisch mit den bisherigen Funktionalitäten eines elektronischen Überweisungsauftrages. Beim Aufruf der Funktion SEPA sachkontenbezogen ist die Eingabemaske entsprechend angepasst worden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 11 -
Der eigentliche Umgang und die Funktionalitäten bei der Erstellung eines elektronischen Überweisungsauftrages sind nahezu identisch mit den bisherigen Funktionalitäten eines elektronischen Überweisungsauftrages. Hinweis: Bei der Erstellung eines elektronischen Überweisungsauftrages kann es ebenfalls vorkommen, dass zu einem Adressaten der Hinweis erscheint, dass die Bankverbindung im Zuge der SEPA-Einführung automatisch konvertiert worden ist und entsprechend einmalig geprüft/bestätigt werden soll. Dies tritt dann auf, wenn erstmalig zum Empfänger ein elektronischer Überweisungsauftrag gefertigt wird. Sollten die Angaben nicht korrekt sein, muss eine entsprechende Korrektur durchgeführt werden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 12 -
Beim Aufruf der Funktion SEPA periodisch (sachkontenbezogen) ist die Eingabemaske entsprechend angepasst worden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 13 -
Der eigentliche Umgang und die Funktionalitäten bei der Erstellung eines elektronischen Überweisungsauftrages sind nahezu identisch mit den bisherigen Funktionalitäten eines elektronischen Überweisungsauftrages. Beim Aufruf der Funktion SEPA aktenbezogen (periodisch) ist die Eingabemaske entsprechend angepasst worden. Im Bereich der Kontenpflege ist ebenfalls eine Erweiterung hinsichtlich BIC und IBAN durchgeführt worden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 14 -
Der eigentliche Umgang und die Funktionalitäten bei der Erstellung eines elektronischen Überweisungsauftrages sind nahezu identisch mit den bisherigen Funktionalitäten eines elektronischen Überweisungsauftrages. - Scheckpflege (aktenbezogen und sachkontenbezogen) Schecks sind bisher nicht von der SEPA Verordnung erfasst und liegen damit außerhalb des Geltungsbereiches. Hier gilt weiterhin die Verwendung von BLZ und Kontonummer, die sich jedoch regelmäßig aus der IBAN herleiten lassen. - Aufträge auf neue Bankverbindung aktualisieren Beim Aufruf dieser ist die Eingabemaske hinsichtlich BIC und IBAN entsprechend angepasst worden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 15 -
Aus den bislang hinterlegten Angaben zur Bankleitzahl und zur Kontonummer eines Beteiligten sind im Wege der Datenkonvertierung automatisch die IBAN und der BIC gebildet worden. - Aufträge auf neues Finanzkonto aktualisieren Beim Aufruf dieser ist die Eingabemaske hinsichtlich BIC und IBAN entsprechend angepasst worden. Aus den bislang hinterlegten Angaben zur Bankleitzahl und zur Kontonummer eines Beteiligten sind im Wege der Datenkonvertierung automatisch die IBAN und der BIC gebildet worden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 16 -
Notariat Im Bereich Massebuchpflege sind zu bestehenden Massen etwaige Angaben zu einem oder mehreren Anderkonten bezüglich BLZ und Kontonummer konvertiert worden. Der BIC und die IBAN sind automatisch erstellt worden. Bei der Neu-Aufnahme eines Anderskontos stehen entsprechende Eingabefelder für BIC und IBAN zur Verfügung. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 17 -
Im Bereich Bankverbindungen pflegen ist zu dem jeweiligen Geldinstitut der BIC erstellt worden und steht als Information ergänzend zur Verfügung. Bei der Neu-Aufnahme einer Bankverbindung steht ein entsprechendes Eingabefeld zur Verfügung. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 18 -
AnNoText Administration Dokumentenmanagement Kostenberechnung Ab dem 01.01.2014 muss nach 7a GNotKG ( 1b KostO für Altfälle ) eine Rechtsbehelfsbelehrung Bestandteil einer jeden Kostenrechnung sein. Ein entsprechender Textbaustein wird durch das Bausteinupdate zur Verfügung gestellt. Dieser Textbaustein muss jedoch einmalig aufgerufen und hinsichtlich des zuständigen Landgerichts überarbeitet/ergänzt werden. Unter Dokumentenmanagement Textbausteine Kostenberechnung Rechtsbehelfsbelehrung steht der entsprechende Textbaustein zur Verfügung. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 19 -
AnNoText Jahreswechsel 2013/2014 - Anleitung - Jahreswechsel - Aktenverwaltung Anwalts- und Notariatsprogramm (Tagesdatum ab 01.01.2014): Sofern Sie bereits neue Akten für das Jahr 2014 erfassen, bzw. bereits Akten in 2014 ablegen möchten, beachten Sie bitte, dass das Aktenregister und das Ablageregister nicht automatisch wieder mit "EINS" beginnt. Honorarabrechnung / Kostenberechnung / Time & Billing Sofern Sie wünschen, dass zum Jahresbeginn Ihre Rechnungsnummer wieder mit EINS beginnt, müssen Sie dies entsprechend einmal dem System vorgeben, z. B. für Rechnungsnummer 0000001/14, da die Rechnungsnummer ansonsten mit dem fortlaufenden Zähler des alten Jahres weiterlaufen würde. Achtung: Rechnungen, die im Anwaltsbereich eventuell noch für das alte Jahr erstellt werden sollen, erhalten dann eine Rechnungsnummer, die aus der nächsten neuen laufenden Nummer und dem Jahrgang 13 besteht. Die Einstellungen sowohl für die Aktennummer/Ablagenummer als auch für die Rechnungsnummer, nehmen Sie einmalig wie folgt vor: Sie starten das Programm-Modul Administration. Hiernach öffnen Sie den Knoten Administration und den Knoten Bürogemeinschaften. Nach einmaligem Anklicken der gewünschten Bürogemeinschaft wird der Menüpunkt Jahreswechsel aktiv. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 20 -
Nach Auswahl des Menüpunktes Jahreswechsel Aktenverwaltung befinden Sie sich in nachfolgender Maske. Durch Anklicken des Buttons AUSFÜHREN werden die entsprechenden Zähler für die Aktennummer, Ablagenummer und Rechnungsnummer zurückgesetzt und beginnen wieder mit EINS für das laufende Jahr 2014. Hinweis: Sofern Sie mehrere Bürogemeinschaften eingerichtet haben, führen Sie diesen Punkt für alle gewünschten Bürogemeinschaften durch. - Jahreswechsel - Finanzbuchhaltung Allgemeines vor Abschluss der Buchhaltung im alten Jahr AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 21 -
Bekanntlich liegen Ihnen am 02. Januar 2014 noch nicht alle Kontoauszüge des Jahres 2013 vor. Damit jedoch ein korrekter Abschluss gewährleistet werden kann, sollten diese Auszüge noch zwingend abgewartet und eingebucht werden, bevor Sie den Jahreswechsel vornehmen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass das Systemdatum bereits auf 2014 (z.b. 01.01.2014) eingestellt ist. In diesem Fall wird bei der Buchungseingabe bereits als Buchungsjahr 14 vorgeschlagen, welches Sie bitte entsprechend in Buchungsjahr 13 ändern. Jahreswechsel-Checkliste Buchhaltung 1.) Datensicherung für das abgeschlossene Jahr vornehmen 2.) Auf Wunsch Prozeßregister "Mandanten" ausdrucken lassen 3.) Auf Wunsch Prozeßregister "Gegner" ausdrucken lassen 4.) Auf Wunsch Prozeßregister "Aktenzeichen" ausdrucken lassen 5.) Die Saldenliste der Akten sollte ausgedruckt werden. Die offene Postenliste der Akten sollte ausgedruckt werden. 6. a) Vorbereitung zum Jahreswechsel 2013/2014 6. b) Einleitung des Jahreswechsels 2013/2014 6. c) Jahreswechsel für mehrere Bürogemeinschaften bzw. Buchhaltungsmandanten 7.) Die Buchungen (den automatischen Saldovortrag) verarbeiten lassen 8.) Überprüfung des neuen Buchungsmonats für 2014 9.) Nachträgliche Abschreibungsbuchungen im neuen Kalenderjahr 2014 für das abgeschlossene Jahr 2013 Erläuterungen zur Checkliste Jahreswechsel/Buchhaltung Zu Punkt 1.): Da Sie für die Jahresdatensicherung ein neues Band verwenden sollten, bitten wir Sie, rechtzeitig dafür Sorge zu tragen, dass ein solches Medium vorhanden ist. Sie können dieses auch per E-Mail unter vertrieb@annotext.de oder telefonisch unter der Rufnummer 0221/94373-6030 über unsere Vertriebsabteilung zu bestellen. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 22 -
Die Datensicherung nehmen Sie bitte wie üblich vor. Hierzu sollten Sie ein neues Datensicherungsband (oder ähnliches) verwenden, damit gegebenenfalls noch auf die Daten für 2013 zurückgegriffen werden kann. Somit sollten Sie dieses Medium gesondert aufbewahren und nicht mehr überschreiben. Hinweis: Wir weisen an dieser Stelle darauf hin, dass sofern Sie die nachfolgenden Punkte 2.) bis 5.) per 31.12.2013 nicht ausdrucken möchten, Sie zu einem späteren Zeitpunkt (nach Jahreswechsel) keine Möglichkeit mehr hierzu haben. Sie entscheiden selbst, ob diese Listen für Sie von Wichtigkeit sind. Zu Punkt 2.) bis 4.): Den Ausdruck des Prozessregisters/Beteiligtenregisters nach den jeweiligen Kriterien, wählen Sie über das Programm-Modul Auskunft wie folgt an: Auswerten Akten-Management Aktenregister / Beteiligtenregister Zu Punkt 5.): Sollten Sie den Ausdruck der Salden- bzw. offenen Postenliste wünschen, wählen Sie diese im Programm-Modul Buchhaltung wie folgt an: Listen Saldenliste / Offene Postenliste Auch diese Listen müssen nicht zwingend ausgedruckt werden. Hinweis: Wir machen Sie aber darauf aufmerksam, dass nach dem Jahreswechsel der Ausdruck der Saldenlisten - Offenen Postenlisten - Fremdgeldlisten - Auslagen Listen per 31.12.2013 nur noch über das Programm-Modul ADMINISTRATION - Datenmanagement - Mandantenkonten Prüflauf gestartet werden kann. Voraussetzung hierzu ist, dass alle Buchungen verbucht worden sind und dass kein PC angemeldet ist. Der Prüflauf muss alsdann mit Datum 31.12.2013 gestartet werden. Hiernach nehmen Sie die gewünschten Ausdrucke vor. Ist dies erfolgt, müssen Sie zwingend den Prüflauf bis zum aktuellen Tagesdatum starten. Erst nach dieser Fertigstellung dürfen die anderen PCs ihre Arbeiten wieder aufnehmen. Zu Punkt 6 a.) Abschlussarbeiten für das Jahr 2013: AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 23 -
Um die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2013 im neuen Jahr 2014 noch buchen zu können ist es erforderlich, bei der Buchungseingabe das vorgeschlagene Buchungsjahr 14 mit Buchungsjahr 13 zu überschreiben. Nunmehr können Sie die restlichen Kontoauszüge für das Jahr 2013 buchen und über den Menüpunkt Bearbeiten - Buchungssätze verbuchen verarbeiten. Hiernach schließen Sie den Monat wie üblich ab und führen die Umsatzsteuererklärung aus. Sollten Sie Ihre Abschreibungsbuchungen bereits vorliegen haben, können Sie diese noch vor dem Jahreswechsel durchführen. Wir geben Ihnen hierzu ein Beispiel: "Abschreibung eines langlebigen Wirtschaftsgutes (Anlagevermögen)." Ihr entsprechendes Anlagekonto steht somit im "Soll". Die Buchung hierzu sieht wie folgt aus: Wählen Sie den Button AFA Abschreibungen aus. Geben Sie dann das entsprechende Abschreibungskonto für Anlagevermögen ein, z.b. 4820. Bei Sachkonto geben Sie bitte das entsprechende Anlagekonto ein, z.b. 0300. Sind Ihnen die Abschreibungsbeträge noch nicht bekannt, so können Sie diese Buchungen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nach dem Jahreswechsel auf 2014 für das Jahr 2013 buchen. Hinweis: Sollten Sie das Abschreibungskonto nicht auswählen können, trägt dieses Konto nicht die Besonderheit "ABSCHREIBUNGEN". Ist dies der Fall, ändern Sie das Konto wie folgt ab: Stammdaten - Sachkonten Hier rufen Sie über "Ändern" das Konto "Abschreibungen Anlagevermögen" auf und wählen bei Besonderheit "ABSCHREIBUNGEN" aus. Jetzt können Sie obige Buchung eingeben. Sollten Ihnen die Abschreibungsbuchungen vor dem Jahreswechsel noch nicht bekannt sein, dann nehmen Sie den Jahreswechsel bitte wie zu Punkt 6 b. 6.c.) beschrieben vor. Wenn Sie alsdann im neuen Jahr (2014) die Abschreibungen für 2013 buchen möchten, können Sie diese Buchungen für den Monat Dezember 2013 ohne weiteres durchführen. Zu Punkt 6 b.) Durchführung des Jahreswechsels Ihrer Buchhaltung 2013 / 2014: Vor Durchführung des Punktes 6 b.) vergewissern Sie sich bitte, dass alle Buchungen verbucht sind, die Monatsabschlüsse sowohl ausgedruckt als auch abgeschlossen wurden und Ihnen auch alle Umsatzsteuererklärungen für das Jahr 2013 vorliegen. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 24 -
Zur Durchführung des Jahreswechsels in der Buchhaltung dürfen durch die anderen Arbeitsplätze keine Buchungen mehr erfolgen. Sie öffnen das Administrationsprogramm, hier den Knoten Administration und den Knoten Bürogemeinschaften. Nach einmaligem Anklicken der gewünschten Bürogemeinschaft wird der Menüpunkt Jahreswechsel aktiv. Jahreswechsel - Buchhaltung Sie befinden sich jetzt in der Maske "JAHRESWECHSEL BUCHHALTUNG". Wird die richtige Bürogemeinschaft angezeigt, so wählen Sie den Buchhaltungsmandanten im Normalfall KANZLEI aus. Über die Einstellung des Datums Jahreswechsel vom bestimmen Sie welchem Monat der Saldovortrag für den Jahreswechsel notiert wird. Es ist hier sinnvoll ein Januardatum einzutragen, so dass diese Saldovorträge im Januar zu finden sind. Das System hat automatisch die Vorbesetzung, dass auch der Saldovortrag auf die Anlagekonten durchgeführt wird. Wünschen Sie keine Saldovorträge auf Ihren Anlagekonten, klicken Sie diese Voreinstellung aus. Durch Bestätigung des Buttons AUSFÜHREN leiten Sie den Jahreswechsel ein. Der Jahreswechsel von 2013 auf 2014 wird nun automatisch durchgeführt und die Saldovorträge auf den entsprechenden Konten gebildet. Setzen Sie die bilanzierende Buchhaltung ein, erfolgt der Saldovortrag auch im Debitoren- und Kreditorenbereich. Nach erfolgreicher Durchführung desselben erhalten Sie vom System her folgende Meldung: AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 25 -
Zu Punkt 6 c.) Weitere Bürogemeinschaften / Buchhaltungsmandanten: Sollten Sie mit mehreren Bürogemeinschaften arbeiten und für diese auch die Buchhaltung gesondert fahren, müssen Sie für diese Bürogemeinschaften ebenfalls den Jahreswechsel durchführen, wie bereits vorstehend beschrieben. Gleiches gilt für weitere Buchhaltungsmandanten. Zu Punkt 7.): Nachdem Punkt 6.) durchgeführt wurde, muss die vorbereitete Saldenübernahme verbucht werden. Hierzu wählen Sie innerhalb des Programm-Moduls Buchhaltung den nachfolgenden Punkt an: Bearbeiten - Buchungssätze verbuchen Nach Bestätigung des "Verbuchen-Datums" z. B. 02.01.2014 und des Buchungsjahres 13 mit der Tab-Taste wird Ihnen bei Buchungsmonat der Monat Januar angezeigt. Diesen lassen Sie verbuchen, indem Sie auf den Button BUCHEN klicken. Alsdann haben Sie die entsprechenden Salden für die Konten Anlagekonten, Finanzkonten, Steuerfreie Auslagen, Fremdgeldkonten und Umbuchungskonten in das neue Jahr 2014 übernommen. Sofern Sie die bilanzierende Buchhaltung einsetzen, gilt dies auch für den Kreditoren- bzw. Debitorenbereich. Zu Punkt 8.): Bevor Sie jetzt mit Ihrer Buchhaltung für Januar 2014 beginnen, müssen Sie folgende Einstellungen prüfen, sofern Sie in 2013 im laufenden Jahr mit der Buchhaltung begonnen haben. Buchhaltung Parameter - Allgemeine Einstellungen Bei BUCHEN AB MONAT muss 1=JANUAR eingestellt sein. Sofern dies bei Ihnen nicht der Fall ist, wählen Sie bitte 1=JANUAR aus und bestätigen die Eingabe mit OK. Mit den Punkten 1.) bis 8.) ist der Jahreswechsel durchgeführt. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 26 -
Zu Punkt 9.) Nachträgliche Abschreibungen für das alte Jahr 2013: Da es in der Praxis oftmals vorkommt, dass Ihnen die Abschreibungswerte erst im neuen Jahr zur Verfügung stehen, können Sie einen weiteren Jahreswechsel nur für die noch geänderten Konten des Monats Dezember 2013 vornehmen. Bekanntlich werden diese Abschreibungswerte für Dezember 2013 gebucht und es ändern sich hierdurch die bereits vorgetragenen Anfangsbestände der Anlagekonten. Buchungseingabe Sie gehen wie bereits zu Punkt 6 a.) beschrieben vor. Weiterer Jahreswechsel der bebuchten Anlagekonten Wie zu Punkt 6 c.) beschrieben, melden Sie sich wieder im Administrationsprogramm an. Sie öffnen den Knoten Administration und den Knoten Bürogemeinschaften. Nach einmaligem Anklicken der gewünschten Bürogemeinschaft wird der Menüpunkt Jahreswechsel aktiv. Jahreswechsel - Buchhaltung Nach Auswahl des entsprechenden Buchhaltungsmandanten bestätigen Sie die Angaben über den Button AUSFÜHREN. Das System bildet nunmehr einen neuen Saldovortrag der bebuchten Anlagekonten, welche Sie entsprechend, wie bei Punkt 7.) beschrieben, ebenfalls noch verbuchen lassen müssen. - Jahreswechsel - Notariat AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 27 -
Im Notariatsprogramm muss ebenfalls der Jahreswechsel von 2013 auf 2014 für das Massen- und Verwahrungsbuch, sowie für die Urkundenrolle vorgenommen werden: Vorab jedoch müssen Sie folgende Ausdrucke fertigen: Urkundenrolle Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen empfehlen wir Ihnen, die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis und das Erbvertragsverzeichnis für das Jahr 2013 ausdrucken zu lassen. Massen- und Verwahrungsbuch Zur Vervollständigung Ihrer Unterlagen müssen Sie das Verwahrungsbuch, die Massen, die Saldenliste, das Namensverzeichnis und die Anderkontenliste für das Jahr 2013 ausdrucken. Beim Verwahrungsbuch ist es zwingend erforderlich, dass das Jahr 2013 abgeschlossen sein muss, bevor für das Jahr 2014 neue Buchungen vorgenommen werden. Hinweis: Sofern Sie noch Buchungen für das Jahr 2013 vornehmen müssen, beachten Sie bitte, dass Sie zwingend das Systemdatum umstellen auf 31.12.2013. Diese Einstellung nehmen Sie über die Systemsteuerung vor. Durchführung des Jahreswechsels: Vor Durchführung des Jahreswechsels muss das Systemdatum, an dem PC, an welchem Sie den Jahreswechsel durchführen möchten, zwingend auf das Datum Januar / 2014, z. B. 02.01.2014 eingestellt werden. Diese Einstellung nehmen Sie über die Systemsteuerung vor. Des Weiteren starten Sie vor Durchführung des Jahreswechsels zur Urkundenrolle das Programm- Modul Notariat. Über den Menüpunkt Parameter Urkundenrolle Statistik-Prüflauf starten Sie als Administrator pro Notar den entsprechenden Prüflauf. Dieser dient der Kontrolle und ggf. Korrektur der einzelnen Urkundsgeschäfte Zur Durchführung des Jahreswechsels NOTARIAT darf sich kein Arbeitsplatz im Programm-Modul Notariat befinden. An dem Arbeitsplatz, an welchem Sie den Jahreswechsel vornehmen, melden Sie sich im Programm-Modul Administration an: Sie öffnen den Knoten Administration und den Knoten Bürogemeinschaften. Nach einmaligem Anklicken der gewünschten Bürogemeinschaft wird der Menüpunkt Jahreswechsel aktiv. Jahreswechsel - Notariat Für die einzelnen Notare/Notarinnen muss der Jahreswechsel für die Urkundenrolle und das Verwahrungsbuch nacheinander vorgenommen werden. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 28 -
URKUNDENROLLE Nach Auswahl des gewünschten Notar/in ist es zwingend erforderlich, die Übersicht über die Urkundsgeschäfte für das Jahr 2013 ausdrucken zu lassen. Nachdem dies erfolgt ist, und Sie sich vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss die Urkundenrolle über die Karteikarte JAHRESWECHSEL URKUNDENROLLE noch für das Jahr 2014 angelegt werden. Durch Bestätigung des Buttons AUSFÜHREN wird die Urkundenrolle für das Jahr 2014 angelegt. Die Systemmeldung Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen! bestätigen Sie bitte mit dem Button SCHLIESSEN. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle Notare/Notarinnen. VERWAHRUNGSBUCH Sie öffnen erneut die Maske zum Jahreswechsel Notariat. Hier ist es ebenfalls zwingend erforderlich, die Verwahrungsgeschäfte für das Jahr 2013 ausdrucken zu lassen über die Karteikarte ÜBERSICHT VERWAHRUNGSGESCHÄFTE. Nachdem dies erfolgt ist und Sie sich vergewissert haben, dass der Ausdruck in Ordnung ist, muss das Verwahrungsbuch noch für das Jahr 2014 angelegt werden über die Karteikarte JAHRESWECHSEL VERWAHRUNGSBUCH, wie aus nachfolgender Maske ersichtlich. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 29 -
Nach Bestätigung des Buttons AUSFÜHREN erhalten Sie die Systemmeldung Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen!, welche Sie über den Button SCHLIESSEN bestätigen. Nunmehr wird der Saldovortrag für das neue Verwahrungsbuch 2014 gebildet. Diesen Vorgang wiederholen Sie entsprechend für alle Notare/Notarinnen. AnNoText EuroStar XP/AnNoText Business Solution PatchLevel 40 - Arbeitsunterlage - Seite 30 -