kf - F I S - Friedhofsinformationssystem Anleitung SEPA-Umstellung

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1 kf - F I S - Friedhofsinformationssystem Anleitung SEPA-Umstellung Fragen, Wünsche, Hinweise bitte an: Kommunalfabrik, Ertle & Ertle GbR OT Bad Kösen Borlachstraße Naumburg Tel.: / Fax: / info@komfa.de Internet:

2 Seite 2 kf-fis SEPA-Umstellung Komfa Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung SEPA-Konvertierungsprogramm installieren Export-Datei erzeugen Import-Datei erzeugen Umgesetzte Bankverbindungen in kf-fis einlesen Mandat anlegen...8 Weitere Anpassungsarbeiten Einleitung Der Begriff SEPA (Single Euro Payments Area deutsch: Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum) bezeichnet im Bankwes en das Projekt eines europaweit einheitlichen Zahlungsraums für Transaktionen in Euro. In diesem Zahlungs raum sollen für Kunden keine Unterschiede mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen erkennbar sein. Damit sollen künftig auch grenzüberschreitende bargeldlose Zahlungen einfach und schnell möglich sein. Durch EU-Verordnungen wurden zahlreiche Rahmenbedingungen festgelegt, wie dieses Ziel erreicht werden soll. Unter anderem: Die Nutzung von Kontonummer und Bankleitzahl (BLZ) für nationale Zahlungen von Verbrauchern wird abgelöst durch die Einführung von: IBAN (International Bank Account Number Deutsch: Internationale Bankkontonummer) und BIC (Business Identifier Code Deutsch: Geschäftskennzeichen - Schlüssel für das Kreditinstitut) Die Nutzung des alten Verfahrens ist bis zum 1. Februar möglich. IBAN und BIC werden bis dahin durch die Bank kostenlos konvertiert (Grundlage für die Konvertierung ist das deutsche SEPA - Begleitgesetz vom 3. April 2013). Um in kf-fis mit dem neuen Kontoformat (SEPA-Basis-Lastschriftverfahren) arbeiten zu können, ist zunächst die Umstellung der Maskenanzeige erforderlich. Dazu schaltet man unter dem Menü Optionen/Konfiguration Register Funktionen das Feld: Sollen die SEPA-Felder (BIC/IBAN) angezeigt werden? auf JA.

3 Komfa kf-fis SEPA-Umstellung Seite 3 Damit sind die entsprechenden Felder am Nutzer sichtbar: Über Funktionen/Bankdaten anzeigen: kann man weiterhin die bisherigen Einträge zu Kontonummer und Bankleitzahl pro Nutzer einsehen. 2. SEPA-Konvertierungsprogramm installieren Um die alten Bank verbindungen in das neue SEPA-Format automatisiert umzusetzen, ist ein Konvertierungsprogramm erforderlich. Diese werden von vielen Banken kostenlos angeboten. Natürlich ist auch ein manuelles Erfassen von IBAN und BIC in den Nutzerstammdaten möglich. Die Firma Kommunalfabrik hat die Software "SEPA Account Converter" eingesetzt, welche man z.b. bei der Sparkasse Köln runterladen kann. Ein funktionierende Version mit einer angemessenen Gültigkeitsdauer wird mitgeliefert. Über das Menü System/ SEPA Konvertierung/ SEPA Konvertierungsprogramm

4 Seite 4 kf-fis SEPA-Umstellung Komfa gelangt man auf folgende Internet-Seite: Über den Download-Button erhält man die Abfrage: Über die Option Öffnen wird das Programm installiert und eine Verknüpfung auf der Bildschirmoberfläche angelegt. Zur Ums etzung der Bank verbindungen sind dann 3 Schritte erforderlich. Zunächst werden alle möglichen Bankverbindungen (alle Nutzer, Firmen, Bescheide, Pflegeverträge usw.) ausgegeben. Anschließend erfolgt die Umsetzung mittels Konvertierungsprogramm, um im 3. Schritt die Datei mit den IBAN und BIC in kf-fis einzulesen.

5 Komfa kf-fis SEPA-Umstellung Seite 5 3. Export-Datei erzeugen Über das Menü System/ SEPA Konvertierung/IBAN HIN-Datei erzeugen erhält man die Abfrage: Als Speicherort für die Ausgabedatei kann das Hauptverzeichnis kf-fis gewählt werden. 4. Import-Datei erzeugen Nun muss der SEPA-Converter gestartet werden. Falls inzwischen eine neuere Version des Converters im Internet bereitsteht, erhält man bei Start des Converters folgende Meldung: Nach der Installation des Updates muss man den Haftungsausschluß akzeptieren:

6 Seite 6 kf-fis SEPA-Umstellung Komfa Anschließend erhält man folgenden Dialog: Hier können auch einzelne Bankverbindungen umgesetzt werden, wenn man diese in die entsprechenden Felder eingibt und die Funktion IBAN berechnen benutzt. Zur Umsetzung ganzer Listen sind der Pfad und der Name der umzusetzenden Datei anzugeben. Um Schreibfehler zu vermeiden, nutzt man am besten der Schalter Durchsuchen für das Einstellen des richtigen Pfades. Dann wird der Schalter INBANRUECK Datei betätigt: Es ist wieder der Speicherort der Datei zu wählen und der Befehl Speichern auszuführen. Man erhält die Schlußmeldung:

7 Komfa kf-fis SEPA-Umstellung Seite 7 Sollte eine falsche csv-datei gewählt worden sein, die nicht durch Export aus kf-fis entstanden ist, kann folgende Fehlermeldung auftreten: 5. Umgesetzte Bankverbindungen in kf-fis einlesen Über das Menü System/ SEPA Konvertierung/IBAN Zurück -Datei einlesen erhält man die Abfrage: Nach der Bestätigung wird man zur Auswahl der Datei aufgefordert,die in die Datenbank eingelesen werden soll. Mit dem Befehl Öffnen wird der Import gestartet: Das Ende des Importes wird angezeigt:

8 Seite 8 kf-fis SEPA-Umstellung Komfa Mit einer Liste kann man die Umsetzung auf einen Blick ersehen; z. B.: Report Anschriften mit SEPA-Bankverbindung : 6. Mandat anlegen Ein weiterer Schritt ist die Vergabe des Mandats. Dazu ist eine Voreinstellung erforderlich: Menü Optionen/ Konfiguration Die Felder Mandatsnummer, Format und Start können eingetragen werden. Hier kann der Anwender frei definieren. Auch Buchstaben sind zugelassen. Als Austauschvariable ist auch die Angabe JJJJ vierstellige Jahreszahl oder JJ zweistellige Jahreszahl möglich. Im Beispiel beginnt die Nummerierung bei 1, ist 6-stellig und hat FIS vorangestellt.

9 Komfa kf-fis SEPA-Umstellung Seite 9 Über das Menü System/ SEPA Konvertierung/ Mandate anlegen erhält man die Abfrage: und nach Bestätigung die Schlußmeldung: Eine Nutzerliste zeigt das Ergebnis:

10 Seite 10 kf-fis SEPA-Umstellung Komfa Zur Mitteilung der Änderung an den Nutzer kann der Report: Umwandlung SEPA-Basismandat verwendet werden. Beispiel: 7. Weitere Anpassungsarbeiten Im Menü Stammdaten/Verwaltungen Registerkarte Bank. sind die für die Friedhofsverwaltung gültigen Bankverbindungen für den Kopfbogen, den Überweisungsvordruck und den Lastschrifteinzug sowie die GläubigerID der Verwaltung einzutragen: Außerdem sind die Standardreporte zu aktualisieren bzw. bei anwendereigenen Reporten die entsprechenden Nacharbeiten vorzunehmen.