Herzlich Willkommen Referent: Carsten Schulte Geschäftsführer Hans Peter Schulte GmbH Thema: Ganzheitliches DMS im produzierenden Mittelstand - Vorstellung Hans Peter Schulte GmbH - Warum wir ein DMS benötigen - Migration Altarchiv zum neuen DMS Archiv - Datenaustausch und Vernetzung DMS- mit ERP-System - Kosten-/Nutzenbetrachtung - Beispiele die unsere Prozesse verbessert haben
Unternehmensdaten Gründung im Jahre 1964 Anzahl Beschäftigte 15 QM-Zertifikat DIN ISO 9001 (seit 1997) Umweltzertifikat DIN ISO 14001 (seit 2010) Umsatz 2015-3.300.000 EUR Kundenbranchen Automobil- / Bau- / Elektro- / Maschinenbau- / Medizin- / Möbelindustrie..
Produktions- und Lieferprogramm Produktsortiment Abstandsbolzen Bolzen Buchsen Distanzhülsen Distanzscheiben Führungsringe Führungsrollen Gewindebolzen Gewindehülsen Gewindestifte Kugelbolzen Kugelzapfen Rohrabschnitte Scharnierstifte Scheiben Schrauben, gedreht Schweißbolzen Stahlstifte Stiftschrauben Unterlegscheiben, gedreht Verbindungselemente Wellen Zylinderstifte usw..
Softwareunterstützung Integration 2012 Integration 2003 Integration 2009 Softwareunterstützung ERP / CAQ / DMS / Virtualisierung Integration 2015
Warum wir ein DMS benötigen? - Hoher Dokumentationsaufwand in der Fertigung und Verwaltung - Dokumentationsvorbereitungen im Vertrieb im Rahmen der Angebots- und Auftragsbearbeitung - Verwaltung der immer größer werdenden email Flut Entlastung unseres Exchange-Servers - Revisionssichere Verwaltung der digitalen, beleglosen und beleghaften Dokumente - Steigende Anforderungen und erhöhter Dokumentationsbedarf im Qualitätsmanagement und anderen Bereichen - Bessere Effizienz und Zeiteinteilung unserer Mitarbeiter durch Wegfall von zeitraubenden Prozessen (z. B. Ablage sortieren) - u.v.a.
Einführung eines neuen DMS (ELO) < 31.12.2015 > 01.01.2016 ERP InforCom (bis 2011) / DMS Windream Keine automatische Belegübergabe vom ERP zum DMS Manuelle Übergabe und Verwaltung der Belege Zusammenspiel der Softwarehäuser schwierig und kostenaufwendig ERP SAP B1 (ab 2012) / DMS ELO Vollautomatische Belegübergabe vom ERP zum DMS Gesamte Dokumentenverwaltung im ELO
Einführung eines neuen DMS (ELO) Übernahme der vorhanden Daten aus dem alten Archiv: - Angebote - Prüfzeugnisse für Rohmaterial und Fremdbearbeitung - Artikelstammdaten (Bemusterungen, Zeichnungen, ) - Allgemeine Dokumentationen (Bedienungsanleitungen Maschinen, Arbeitsschutzunterlagen,.) - Normenverwaltung - QS-Unterlagen
Belege die wir täglich erstellen und gedruckt archivieren vor ELO-Integration email Nachrichten Auftragsbestätigungen Angebote Rechnungen Lieferscheine Gutschriften Prüfzeugnisse Bankbelege Bestellungen
Belege die wir täglich erstellen und und digital gedruckt archivieren nach vor ELO-Integration
Belegübersicht vor und nach ELO-Einführung Menge Papierverbrauch Papier- AbteilungBeleg Ø Seiten Ø Seiten 2015 verbrauch Verkauf Angebot 10 2750 27500 3 8250 Auftragswesen 6 1100 6600 2 2200 Lieferscheine 4 2188 8752 2 4376 Rechnungen 3 1609 4827 1,5 2413,5 Einkauf Anfragewesen 5 1000 5000 0 0 Bestellungen 2 1440 2880 0 0 Eingangsrechnu 1 1440 1440 0 0 AllgemeineMail 25 Seiten / Tag x 3 Mitarb. 75 250 18750 0 0 Gesamtseiten Vor ELO Nach ELO 75749 17240 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 Vor ELO Nach ELO
Beispiele Mehraufwand ohne digitales Archiv Korrespondenz sortieren und im Ordner archivieren Ordner beschaffen und Belege suchen Wichtige Arbeitsunterlagen verteilen Buchhaltung für Steuerberater vorbereiten / liefern Revisionen der Dokumente pflegen u.v.a. 0,5 h / Tag 1 h / Tag 0,5 h / Tag
Beispiel Verbesserungen durch DMS Angebotsprozeß Offene Aktenzeichen / Kundenanfragen sind auf einen Blick zu erkennen Vergabe einer fortlaufenden Aktenzeichennummer durch ELO
Beispiel Verbesserungen durch DMS Angebotsprozeß Nach Erstellung des Angebotes im ERP-System erfolgt eine automatische Erstellung der Angebotsmappe mit der Verknüpfung zum richtigen Aktenzeichen. Vorteile: - Schnelle Zuordnung von zugehörigen Belegen vor und nach dem Angebot möglich. (Lieferantenangebote für Rohmaterial, Oberflächen- oder Wärmebehandlung, u.v.a.) - Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten stehen Informationen sofort zur Verfügung. - Zugriff auf Fertigungsparameter bei ähnlichen Teilen möglich Zeitersparnis bei uns ca. 20-30 Minuten / Angebot und im Durchschnitt ca. 8 Seiten Papier
Beispiel Verbesserungen durch DMS email Verwaltung Vorteile - Gleichbleibende Strukturansicht für jedes Postfach für eine gute Übersicht - Vorsortierung durch Mitarbeiter möglich - Automatische Archivierung öffentlicher email nach Arbeitsende - Suchfunktion mit Historie zu einem Thema postfachübergreifend - Archivierung der emails ist gewährleistet und der email-server bzw. Client kann entlastet werden
Beispiel Verbesserungen durch DMS email Verwaltung Beispiel einer Suche zu einem bestimmten Thema. Hier als Beispiel Betreff der email.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.