VHB VOB öffentliche Ausschreibung

Verfahrensdokumentation VHB VOB öffentliche Ausschreibung Version 7.4.9.21 Modell 5.2.1 MPG - Testsystem Stand: 09.08.2016 Ausschreibungsdienst

1. Vorbereitung der Vergabe 1.1. Neue Vergabe anlegen Neue Vergabe anlegen 2

Informationen zur Vergabe Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Vergabeverantwortlicher bestimmen Externen Bearbeiter bestimmen 3

1.2. Erfassung der Ausschreibung Erfassung der Ausschreibung (ohne Lose) Erfassung der Ausschreibung Auswahl Öffentliche Ausschreibung Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 4

1.3. Kostenermittlung Kostenermittlung (ohne 80/20 Regel) Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 6

1.4. Terminplanung Termin und Fristenmanager Terminplanung Funktionen: Ansicht: Vergabe hinzufügen Ansicht: Vergaben des Projektes anzeigen Ansicht: Vergaben der Organisationseinheit anzeigen Ansicht: Vergaben entfernen Ansicht: Diagramm vergrößern Ansicht: Diagramm verkleinern Neuer Termin Termin löschen Terminplan aus Terminmanager importieren Termin per Email versenden/in Kalender speichern Termine vorschlagen Keine Termine vorschlagen Von Veröffentlichung Von Ausführungsbeginn Vorgeschlagene Termine übernehmen Einstellungen Ansicht Termine Vergabeübergreifend Vorschau PDF Formular Drucken PDF Formular 8

Neuen Termin anlegen Termin in Kalender speichern 9

Termin und Fristenmanager Ansicht Vergabeübergreifend Funktionen: Termine der Vergabe anzeigen Weitere Informationen Vergabedetails 10

Einstellungen für Terminplanung Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 11

2. Vergabeunterlagen erstellen 2.1. Aufforderung zur Angebotsabgabe Aufforderung zur Angebotsabgabe Funktionen: Drucken: Formular VHB 211 (April 2016), VHB 213 (April 2016), eigene PDF Vorlage Senden: Formular per Email versenden Auswahl von Formularen: VHB 212 (fest) VHB 232 VHB 242 VHB 214 (fest) VHB 215 (fest) VHB 225 VHB 228 VHB 231 VHB 241 VHB 244 VHB 246 VHB 247 625 NATO Infrastruktur VHB 213 (fest) VHB 124 13

VHB 125 VHB 221, VHB 222 VHB 224 VHB 233 VHB 234 VHB 248 VHB 126 VHB 223 14

2.2. VHB 214 Besondere Vertragsbedingungen Besondere Vertragsbedingungen Funktionen: Drucken: Formular VHB 214 (April 2016), eigene PDF Vorlage Senden: Formular per Email versenden 16

2.3. VHB 242 Instandhaltung Instandhaltung Funktionen: Drucken: Formular VHB 242 (August 2014), eigene PDF Vorlage Senden: Formular per Email versenden 18

2.4. VHB 224 Angebot Lohngleitklausel Angebot Lohngleitklausel Funktionen: Drucken: Formular VHB 224 (August 2012), eigene PDF Vorlage Senden: Formular per Email versenden 20

2.5. Eignungskriterien erstellen Eignungskriterien erstellen Funktionen: Element verschieben nach oben / nach unten Prüfen Übergeordnetes Element auswählen Auswahl ausklappen/ zuklappen Nächstes Pflichtfeld Anzeige Gliederung ein/aus Bietervorschau Eignungskriterien hinzufügen Drucken über Menü (Datei/Seitenansicht): eigenes PDF Formular 22

2.6. Hinzufügen der Leistungsbeschreibung Hinzufügen der Leistungsbeschreibung Funktionen: Drucken: Eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 24

Aktionen: Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe abbrechen (vor Veröffentlichung) Vergabeverantwortlicher bestimmen Externen Bearbeiter bestimmen 25

2.7. Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Funktionen: Datei öffnen Datei hinzufügen Neue Version Signieren Auswahl von Formularen: Dateien für Angebot: VHB 124 (April 2016) VHB 125 (April 2016) VHB 213 (April 2016) VHB 221 (April 2016) VHB 222 (April 2016) VHB 224 (August 2012) VHB 233 (August 2012) VHB 234 (April 2016) VOB_Angebotsschreiben Zusätzliche Informationen: VHB 211 (April 2016) 26

VHB 212 (April 2016) VHB 214 (April 2016) VHB 215 (April 2016) VHB 225 (Juli 2013) VHB 228 (August 2014) VHB 231 (April 2016) VHB 232 (April 2016) VHB 241 (August 2014) VHB 242 (August 2014) VHB 244 (August 2012) VHB 247 (August 2014) Angebotskennzettel 27

3. Veröffentlichung 3.1. Bekanntmachung national Bekanntmachung national Funktionen: Drucken: Formular (Word) VHB 121 (April 2016), eigene PDF Vorlage Senden: Formular per Email versenden 29

3.2. Prüfung des Verfahrens Prüfung des Verfahrens Funktionen: Ansicht Aufforderung zur Angebotsabgabe Ansicht Bekanntmachung Ansicht und Ausdruck Vergabeunterlagen Drucken: Eigene PDF Vorlage Senden: Formular per Email versenden Weitergabe zur Abzeichnung 31

3.3. Abzeichnung Abzeichnung des Verfahrens Funktionen: Ansicht Aufforderung zur Angebotsabgabe Ansicht Bekanntmachung Ansicht und Ausdruck Vergabeunterlagen Drucken: Eigene PDF Vorlage Senden: Formular per Email versenden Abzeichnen/ Ablehnen Bemerkung hinzufügen 33

4. Versenden, Veröffentlichung Veröffentlichen Versand an die Vergabeplattform Funktionen: Veröffentlichung von Auswahl der Version Druckunterlagen exportieren Öffnen Drucken Versenden Bewerber automatisch freigeben/ nicht automatisch freigeben Bestätigung der Übertragung an die Plattform 35

Versenden der Bekanntmachung per Email Funktionen: Adresse auswählen Email senden Öffnen Bestätigung der Versendung 36

Informationen zur Vergabe Aktionen: Erneut veröffentlichen Interne Dokumentationsvermerke erfassen Papierangebot erfassen Vergabe aufheben Vergabeunterlage ändern Vergabeverantwortlicher bestimmen Bewerber erfassen Externen Bearbeiter bestimmen 37

4.1. VHB 311 Vergabevermerk Firmenliste Öffentliche Ausschreibung Vergabevermerk Firmenliste (Bewerber) Funktionen: Drucken: Formular VHB 311 (April 2016), eigene PDF Vorlage Senden: Formular per Email versenden 38

Informationen zur Vergabe Aktionen: Erneut veröffentlichen Interne Dokumentationsvermerke erfassen Papierangebot erfassen Vergabe aufheben Vergabeunterlagen ändern Vergabeverantwortlicher bestimmen Bewerber erfassen Externen Bearbeiter bestimmen 39

5. Angebotsöffnung 5.1. Angebotsöffnung Angebotsöffnung Funktionen: Angebotsöffnung beginnen Neues Angebot Angebot importieren Details Angebot entschlüsseln Alle prüfen Prüfen 40

Angebotsöffnung beginnen Anmeldung weiterer Benutzer (Vier Augen Prinzip) und Schlüssel laden 41

Anzahl der anwesenden Bietervertreter Angebot entschlüsseln 42

Papierangebot erfassen 43

Erste Prüfung des Papierangebotes 44

Geöffnete Angebote Funktionen: Neues Angebot Angebot importieren Details Angebotsrücknahme erfassen Alle prüfen Prüfen 45

Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachträgliche Angebotserfassung Vergabe aufheben Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 46

5.2. Niederschrift Niederschrift Funktionen: Drucken: Formular VHB 313 (April 2016), eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 47

Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachforderung von Unterlagen Nachträgliche Angebotserfassung Vergabe aufheben Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 48

6. Angebotsprüfung 6.1. Rechnerische Prüfung (ohne Lose) Rechnerische Prüfung (ohne Lose) Funktionen: Details Prüfen Drucken: eigenes PDF Formular 49

6.2. Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Niederschrift über rechnerisch geprüften Angebotssummen Funktionen: Drucken: eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 51

6.3. Formale Prüfung Formale Prüfung Funktionen: Nur zugelassene Angebote anzeigen Als PDF öffnen In Excel öffnen Import Export Fragebogen Angebotsdetails Bieterdetails Alle erfüllt 53

6.4. Preisvergleich Preisvergleich Funktionen: Als PDF öffnen In Excel öffnen Angebotsdetails Bieterdetails Toolbox Tabelle Einstellungen 55

6.5. Angemessenheit des Preises Angemessenheit des Preises Funktionen: Nur zugelassene Angebote anzeigen Als PDF öffnen In Excel öffnen Import Export Fragebogen Angebotsdetails Bieterdetails Alle erfüllt 57

6.6. Nebenangebote erfassen und prüfen Nebenangebot erfassen 59

Informationen zur Vergabe 61

6.7. Nebenangebote kombinieren Nebenangebote kombinieren 63

6.8. Erfassung der finalen Wertungssumme Erfassung einer Änderung der finalen Wertungssumme 65

7. Wertung 7.1. Wertung Wertung Funktionen: Als PDF öffnen In Excel öffnen Import Export Angebotsdetails Bieterdetails Toolbox Tabelle Einstellungen 67

7.2. Vergabevermerk - Wertungsübersicht Vergabevermerk Wertungsübersicht Funktionen: Drucken: Formular VHB 321 (Ausgabe 2008), eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 70

Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Nachträgliche Angebotserfassung Vergabe aufheben Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 71

8. Zuschlag 8.1. Festlegung des Vergabevorschlags Festlegung des Vergabevorschlags Funktionen: Als PDF öffnen In Excel öffnen Angebotsdetails Bieterdetails Toolbox Tabelle Einstellungen 72

Informationen zur Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe aufheben Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 73

8.2. Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag Funktionen: Drucken: Formular VHB 331 (April 2016), eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 74

8.3. Absageschreiben Absageschreiben Funktionen: Formular VHB 332, VHB 337 Bearbeiten Vorschau Drucken Versenden Alle drucken Alle versenden 76

Absageschreiben VHB 332 Funktionen: Drucken: Formular VHB 332 (April 2016), eigenes PDF Formular Senden: Formularinhalt per Email versenden 77

8.4. Zuschlagserteilung Zuschlagserteilung Funktionen: Als PDF öffnen In Excel öffnen Angebotsdetails Bieterdetails Toolbox Tabelle Einstellungen 79

Aktionen: Informationen zur Vergabe Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe aufheben Verlängerung Bindefrist Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 80

8.5. Auftragsschreiben Auftragsschreiben VHB 338 Funktionen: Auswahl Formular Bearbeiten Drucken Versenden Alle drucken Alle versenden 81

Auftragsschreiben VHB 338 Funktionen: Drucken: Formular VHB 338 (April 2016), eigenes PDF Formular Senden: Formular per Email versenden 82

Informationen zu Vergabe Aktionen: Gespräche mit Bietern protokollieren Interne Dokumentationsvermerke erfassen Vergabe aufheben Vergabeverantwortlicher bestimmen Vergabe vorzeitig abschließen Externen Bearbeiter bestimmen 83

9. Vergabe abschließen 9.1. Revisionsstand erstellen Revisionsstand Vergabeakte Funktionen: Alles drucken Alles exportieren Auswahl öffnen Auswahl drucken Auswahl exportieren Revisionsstand speichern 84

Revisionsstand speichern Vergabe abschließen 85

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