AI Vergabemanager Ex-Ante- und Ex-Post-Veröffentlichungen

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1 Ausschreibungsdienst Benutzerhandbuch AI Vergabemanager Ex-Ante- und Ex-Post-Veröffentlichungen Bekanntmachungsmedien Vergabeunterlagenservice Vergabemanager Vergabehandbücher Version: 7 / Stand: Juni 2014 Schulungen Vergabestellensoftware Support

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3 Inhaltsverzeichnis Ex-Ante- und Ex-Post-Veröffentlichungen Inhaltsverzeichnis I. Definition Ex-Ante- und Ex-Post-Veröffentlichungen Ex-Ante-Veröffentlichung: Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung nach VOB/A 19 Abs Ex-Post-Veröffentlichung: Information über vergebenen Auftrag nach VOB/A 20 Abs. 3 und VOL/A 19 Abs II Bestehende Vergabe oder Projekt suchen und öffnen Neues Projekt anlegen Neue Ex-Ante- bzw. Ex-Post-Veröffentlichung anlegen Erfassung Ex-Ante/Ex-Post-Bekanntmachung Daten für die Veröffentlichung Revisionsstand am Ende der Vergabe III. Kontakt...18

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5 Definition Ex-Ante- und Ex-Post-Veröffentlichungen I. Definition Ex-Ante- und Ex-Post-Veröffentlichungen 1. Ex-Ante-Veröffentlichung: Information über beabsichtigte beschränkte Ausschreibung nach VOB/A 19 Abs. 5 Nach VOB/A 19 Abs. 5 müssen Auftraggeber die Unternehmen fortlaufend über beabsichtigte beschränkte Ausschreibungen informieren. Dies gilt ab einem voraussichtlichen Auftragswert von Euro (ohne Umsatzsteuer). Die Veröffentlichung erfolgt auf Internetportalen (z.b. oder ihren Beschafferprofilen. Dem Wortlaut zufolge muss diese Information fortlaufend erfolgen. Dies ist kein feststehender vergaberechtlicher Rechtsbegriff. In der Literatur findet sich lediglich bei dem online verfügbaren Praxiskommentar Vergaberecht der Hinweis darauf, dass eine Vorlauffrist von 10 Kalendertagen nicht unterschritten werden sollte (Weyand, Praxiskommentar Vergaberecht 2010, Kommentierung zu 19 VOB/A, Ziffer , Rdn. 20, Stand ). Unabhängig davon, ob man hieraus weitergehende Ansprüche des Bieters ableiten möchte oder nicht, lässt die Vorschrift jedenfalls erkennen, dass sie der Transparenz des Verfahrens dient. Die Verpflichtung zur Transparenz beinhaltet, dass der Auftraggeber zu Gunsten potenzieller Bieter einen angemessenen Grad von Öffentlichkeit sicherstellen muss, der den Markt dem Wettbewerb öffnet. Demnach bedeutet die Verpflichtung zur Transparenz, dass betroffene Unternehmen vor der Vergabe Zugang zu angemessenen Informationen über den jeweiligen Auftrag haben müssen, so dass sie ggf. ihr Interesse am Erhalt des Auftrags bekunden können. Die beabsichtigte beschränkte Ausschreibung muss nach VOB/A 19 Abs. 5 folgende Angaben enthalten: 1. Name, Anschrift, Telefon-, Faxnummer und adresse des Auftraggebers 2. Auftragsgegenstand 3. Ort der Ausführung 4. Art und voraussichtlicher Umfang der Leistung 5. voraussichtlicher Zeitraum der Ausführung 2

6 Definition Ex-Ante- und Ex-Post-Veröffentlichungen 2. Ex-Post-Veröffentlichung: Information über vergebenen Auftrag nach VOB/A 20 Abs. 3 und VOL/A 19 Abs. 2 Nach VOB/A 20 Abs. 3 hat der Auftraggeber nach Zuschlagserteilung auf geeignete Weise, z.b. auf Internetportalen (z.b. oder Beschafferprofilen zu informieren, wenn die beschränkte Ausschreibung den Auftragswert von Euro (ohne Umsatzsteuer) oder die freihändige Vergabe den Auftragswert von Euro (ohne Umsatzsteuer) übersteigt. Die Information muss nach VOB/A 20 Abs. 3 folgende Angaben enthalten: 1. Name, Anschrift, Telefon-, Faxnummer und adresse des Auftraggebers 2. Gewähltes Vergabeverfahren 3. Auftragsgegenstand 4. Ort der Ausführung 5. Name des beauftragten Unternehmens Nach VOL/A 19 Abs. 2 hat der Auftraggeber nach beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Freihändigen Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag ab einem Auftragswert von Euro (ohne Umsatzsteuer) auf Internetportalen (z.b. zu informieren. Die Information muss nach VOL/A 19 Abs. 2 mindestens folgende Angaben enthalten: 1. Name des Auftraggebers und dessen Beschaffungsstelle sowie deren Adressdaten 2. Name des beauftragten Unternehmens (soweit es sich um eine natürliche Person handelt, ist deren Einverständnis einzuholen oder die Angabe zu anonymisieren) 3. Vergabeart 4. Art und Umfang der Leistung 5. Zeitraum der Leistungserbringung 3

7 II. 1. Bestehende Vergabe oder Projekt suchen und öffnen Über die Symbolleiste ÖFFNEN VERGABE bzw. ÖFFNEN PROJEKT können Sie bestehende Vergaben bzw. Projekte suchen und öffnen. Durch An- und Abwählen der Häkchen können Sie sich z.b. nur die Vergaben anzeigen lassen, die Sie selbst angelegt haben und können diese auswählen und öffnen. 4

8 2. Neues Projekt anlegen Vergaben innerhalb des AI Vergabemanagers sind immer einem Projekt zugeordnet. Auch wenn durch die Vergabestelle nicht explizit ein Projekt angelegt wurde, legt der AI Vergabemanager automatisch ein Standardprojekt an, dem die Vergabe zugeordnet wird. Sie können daher Vergaben auch ohne Projektzuordnung anlegen. Falls Sie ein Projekt mit mehreren Vergaben anlegen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Über die Symbolleiste NEU PROJEKT können Sie ein neues Projekt anlegen. Geben Sie in der folgenden Maske die Maßnahme, Liegenschaft etc. für Ihr Projekt an. Unter WEITERE OPTIONEN sehen Sie wer das Projekt angelegt hat und dass es sich um ein Standardprojekt handelt. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. Nachdem Sie die Eingabe mit OK bestätigt haben, schließt das Fenster und Sie sind wieder auf der Übersichtsseite des AI Vergabemanagers. Das neue Projekt ist nicht auf den ersten Blick sichtbar, da Sie das Projekt erst bei einer neu anzulegenden Vergabe zuordnen (siehe II. 3. Neue Vergabe anlegen). 5

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10 3. Neue Ex-Ante- bzw. Ex-Post-Veröffentlichung anlegen Über die Symbolleiste NEU VERGABE wird eine neue Vergabe angelegt. 7

11 Wählen Sie in der folgenden Maske die Verfahrensvorlage EX-POST / EX-ANTE aus und geben Sie die Kurzbezeichnung, Vergabenummer etc. für Ihre Ausschreibung an. Klicken Sie auf ERZEUGEN, um eine Vergabenummer nach den Vorgaben des sogenannten Aktenzeichengenerators zu generieren oder erfassen Sie die Vergabenummer manuell. Unter WEITERE OPTIONEN können Sie die Leistung erfassen. Diese Angabe wird in die nächsten Formulare übernommen, kann dort auch nochmal geändert bzw. grundsätzlich erfasst werden. Ebenfalls können Sie unter WEITERE OPTIONEN die Vergabe einem vorher angelegten Projekt zuordnen. Klicken Sie dazu auf die Lupe am rechten Rand. 8

12 Suchen Sie anschließend in dem neu geöffneten Fenster PROJEKT AUSWÄHLEN Ihr zuvor angelegtes Projekt aus und bestätigen die Auswahl mit AUSWÄHLEN. Bestätigen Sie anschließend die Eingaben mit OK. Der Workflow für die Vergabe wird festgelegt, die Formulare angelegt und ausgefüllt. Nach Anlage der Vergabe erhalten Sie eine Meldung über die Vergabenummer. 9

13 4. Erfassung Ex-Ante/Ex-Post-Bekanntmachung Diese Aufgabe startet bereits automatisch, so dass Sie das nächste Formular gleich ausfüllen können. Wählen Sie aus, ob Sie eine Ex-Ante oder Ex-Post-Veröffentlichung erfassen möchten. Füllen Sie nacheinander die Felder der Eingabemaske aus. Für unsere Kunden von AI Vergabemanager Premium sind die Stammdaten bereits vorbelegt. D.h. Name, Adresse etc. wird über die Stammdaten definiert und ist in den einzelnen Workflowschritten bereits vorbelegt und jederzeit änderbar. 10

14 Bei einer Ex-Post-Veröffentlichung geben Sie im Bekanntmachungs-Workflow im unteren Bereich zuerst die Anzahl der beauftragten Unternehmen ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche DATEN AUFTRAGNEHMER. Anschließend öffnet sich ein neuer Dialog, um die Adresse des beauftragten Unternehmens zu erfassen. Geben Sie dort die Daten des Auftraggebers ein. Je nach Anzahl der Unternehmer stehen Ihnen Eingabefelder zur Verfügung, d.h. bei zwei Auftragnehmern müssen Sie auch zwei Adressen erfassen. Name und Ort des beauftragten Unternehmers wird veröffentlicht. 11

15 Die farbig hinterlegten bzw. mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, die Sie zwingend ausfüllen müssen. Um einen Workflowschritt abzuschließen haben Sie unten rechts im Formular drei Schaltflächen zur Verfügung: Mit SPEICHERN wird der Formularinhalt gespeichert, das Formular selbst bleibt geöffnet. Durch ABBRECHEN werden bereits erfasste Inhalte in diesem Formular verworfen. Das Formular schließt und wird für alle anderen Anwender gesperrt. Das grüne WEITER bedeutet, dass keine Pflichtfelder mehr auszufüllen sind. Beim Klicken auf WEITER werden alle Formularinhalte gespeichert, das Formular geschlossen und der nächste Workflowschritt wird aktiv. Fehlen Pflichtangaben in einem Formular, so bleibt die Schaltfläche WEITER rot. Sie können auf die rote Schaltfläche klicken die Maus springt dann in das noch auszufüllende Pflichtfeld. Erst, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, springt die Farbe auf grün. 12

16 5. Daten für die Veröffentlichung In diesem Workflowschritt wird Name, Telefonnummer und des Bearbeiters angezeigt. Sie können die Daten ggfs. überschreiben. Klicken Sie die Lupe an, um die möglichen Ausgaben auszuwählen, in der die Veröffentlichung erscheinen soll. 13

17 Wählen Sie die Ausgabe aus und bestätigen die Eingabe mit OK. Als Löschdatum belegen wir das Datum in drei Wochen vor, d.h. die Ausschreibung ist drei Wochen online veröffentlicht und wird anschließend von der Vergabeplattform gelöscht. Wählen Sie dann noch aus, ob es sich um eine VOB-, VOL- oder VOF-Vergabe handelt und schließen den Workflowschritt mit WEITER ab. Abschließend werden Sie gefragt, ob Sie die Bekanntmachung jetzt versenden wollen: Wenn Sie mit NEIN antworten, bleibt der AI Vergabemanager solange an diesem Workflowschritt stehen, bis Sie diese abgeschlossen haben, d.h. die Vergabe wurde dann noch nicht versandt! Wenn Sie mit JA antworten, wird die Ex-Ante- bzw. die Ex-Post-Veröffentlichung an den Ausschreibungsdienst des Staatsanzeigers verschickt und auf und veröffentlicht. 14

18 6. Revisionsstand am Ende der Vergabe Über die Schaltfläche REVISIONSSTAND SPEICHERN können Sie alle Formulare im Projektbaum revisionssicher mit dem aktuellen Zeitstempel hinterlegen. Beantworten Sie die Frage MÖCHTEN SIE EINEN REVISIONSSTAND MIT DEM ZEITSTEMPEL... SPEICHERN? mit Ja. Über die Symbolleiste können Sie die SIDEBAR einblenden. Unter dem PROJEKTBAUM klappen Sie den Ordner REVISIONSSTÄNDE auf. Dort sind alle generierten Formulare hinterlegt. Die SIDEBAR können Sie schließen, in dem Sie ein zweites Mal auf die Schaltfläche in der Symbolleiste klicken. 15

19 Über die weiteren Schaltflächen, z.b. ALLES EXPORTIEREN, haben Sie die Möglichkeit alle Dateien abzuspeichern. Klicken Sie anschließend auf WEITER. 16

20 Nun können Sie bestätigen, dass Sie die Vergabe abschließen möchten. Bei NEIN bleiben Sie an diesem Schritt stehen und können die Vergabe zu einem späteren Zeitpunkt abschließen. Bei JA wird der Status der Vergabe auf abgeschlossen gesetzt. Eine weitere Bearbeitung der Vergabe ist nun nicht mehr möglich. Sie haben nur noch die Möglichkeit die Formulare anzuschauen. Abgeschlossene Vergaben finden Sie im AI Vergabemanager unter ÖFFNEN VERGABE (siehe II.2.). 17

21 Kontakt III. Kontakt Bei Fragen oder Anregungen rund um den AI Vergabemanager können Sie uns gerne anrufen oder per erreichen: Dagmar Conz Patrick Liepelt Thilo Müller Boris Schiek Telefon

22 Ausschreibungsdienst Kontakt Ausschreibungsdienst Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH Breitscheidstraße Stuttgart Telefon Telefax Beratung zu unseren Produkten und Services Vergabemanager Support Telefon Schulungen/Seminare Vergabestellen Telefon Kundenmanagement Telefon Bieter Support Telefon Staatsanzeiger für Baden-Württemberg GmbH Breitscheidstraße Stuttgart GF: Joachim Ciresa Amtgericht Stuttgart HRB