Serienbriefe über das Menüband erstellen Der Serienbrief ist das Ergebnis aus einem Hauptdokument mit verknüpften Seriendruckfeldern aus einer Datenquelle. Zusammenspiel der Komponenten in einem Serienbrief Beim Seriendruck arbeiten drei Komponenten zusammen. Das Hauptdokument: Dieses Dokument enthält den Text, der für alle Seriendokumente identisch ist, also in diesem Beispiel die Einladung zu einer Vereinsversammlung. Zusätzlich enthält das Dokument Seriendruckfelder, die Adressdaten aus einer externen Datenquelle enthalten. Die Datenquelle, auch Adressliste genannt: Hier werden alle Adressdaten verwaltet, die in den Seriendruckfeldern im Hauptdokument ausgegeben werden. Es kann sich hierbei zum Beispiel um Outlook-Kontakte oder Excel-Listen handeln. Du hast aber auch die Möglichkeit, eine eigene Datenquelle zu erzeugen, in der du die Vereinsmitglieder eingibst. Der Serienbrief: Er ist das Ergebnis aus dem Hauptdokument mit den verknüpften Seriendruckfeldern aus der Datenquelle. Das Resultat kann direkt gedruckt oder in ein weiteres Dokument ausgegeben werden. 1. Erstelle in Excel eine Datenbank mit den Seriendruckfeldern (Spaltenüberschriften) Anrede, Vorname, Name, Adresse, PLZ, Ort und speichere diese Datei ab. Seriendruck-Assistenten von Word 2016 starten 1. Öffne in Word ein leeres Dokument und wähle dann die Registerkarte <Sendungen>, <Seriendruck starten> und dann den Befehl <Briefe> aus. Das Menüband der Registerkarte <Sendungen> enthält alle für den Serienbrief notwendigen Befehle. 2. Schreibe in das aktuelle leere Dokument den Text, der an alle Adressaten gehen soll. Dienstag, 25. Juli 2017 Autor: Gamper, Karin Seite 1/5
Die Excel-Datenquelle der Empfänger des Seriendrucks wählen Jetzt hast du die Möglichkeit, eine bereits vorhandene Liste der Empfänger auszuwählen, in unserem Fall ist es eine Excel- Tabelle. 1. Wähle nun <Empfänger auswählen> und <Vorhandene Liste verwenden>. 2. Suche im Explorer die gespeicherte Tabelle mit der Liste der Empfänger und klicke auf <Öffnen>. 3. Klicke auf <Tabelle 1$> und bestätige mit <OK>. Nun ist das Hauptdokument mit der Datenquelle verbunden. 1. Wähle nun im Menüband Sendungen <Empfängerliste bearbeiten>. 2. Es öffnet sich die Liste der Seriendruckempfänger, wobei du erkennen kannst, dass die Seriendruckfelder (Name, Vorname, Anrede...) aus der Datenquelle <07_Exceldatenbank> übernommen werden. Hier hast du noch die Möglichkeit die Daten zu sortieren, Duplikate suchen, Empfänger suchen, usw. Außerdem kannst du durch das Entfernen des Häkchens noch entscheiden, welcher Empfänger den Serienbrief nicht erhalten soll. Dienstag, 25. Juli 2017 Autor: Gamper, Karin Seite 2/5
Die Seriendruckfelder (Adressen) der Empfänger in den Serienbrief einfügen 1. Öffne nun die Schaltfläche <Seriendruck einfügen> und füge nacheinander alle Seriendruckfelder ein, sodass diese in einer Zeile stehen. 2. Setze dann den Cursor hinter <Anrede> und füge einen Absatzwechsel ein. Zwischen <Vorname> und <Name> fügst du ein Leerzeichen und hinter <Name> wieder einen Absatzwechsel ein. Formatiere auf diese Weise die gesamte Adresse, so wie sie im Serienbrief aufscheinen soll. Wenn Postleitzahl und Ort fett gedruckt werden soll, dann müssen diese Seriendruckfelder hier <Fett> formatiert werden. Grußzeile einfügen (Wenn Dann Sonst-Bedingung) Du kannst noch eine persönliche Grußzeile einfügen, d.h. du bestimmst, wenn das Programm in der Datenquelle unter Anrede einen Eintrag <Herr> findet, dann soll es <Sehr geehrter> eintragen, sonst <Sehr geehrte> 1. Positioniere den Cursor unter die Seriendruckfelder der Adresse und wähle im Bereich Schreib- und Einfügefelder die Schaltfläche <Grußzeile> aus. 2. Es öffnet sich das Fenster <Grußzeile einfügen>, in welchem diese Bedingung schon vorgegeben ist. Du erkennst dies in der Zeile <Sehr geehrte Frau Hofer> und kannst über einen Klick auf die Pfeile darüber wieder kontrollieren, ob die Grußzeilen korrekt eingefügt wird. Bestätige mit <OK>. 3. Im Hauptdokument selbst erscheint nur das Feld <<Anrede>>. Dienstag, 25. Juli 2017 Autor: Gamper, Karin Seite 3/5
Vorschau des Serienbriefes 1. Klicke nun auf <Vorschau Ergebnisse>. 2. Kontrolliere über die Schaltfläche mit den Pfeilen die einzelnen Datensätze, ob sie korrekt eingefügt werden. 3. Zusätzlich kannst du über die Schaltfläche <Empfänger suchen> spezifisch nach Daten in den einzelnen Seriendruckfeldern suchen. Den fertigen Serienbrief erstellen Du befindest dich immer noch in der Serienbrief-Vorlage, also im Hauptdokument., welches jetzt gespeichert werden sollte. Über die Schaltfläche <Auf Fehler überprüfen> wird das Hauptdokument mit der Datenquelle zusammengeführt und gleichzeitig auf Fehler überprüft. Es entsteht also ein drittes Dokument, welches den Namen Serienbriefe1 erhält. Dieses Dokument <Serienbriefe1> kannst du direkt ausdrucken. Dienstag, 25. Juli 2017 Autor: Gamper, Karin Seite 4/5
WICHTIG: Wenn du Adressen oder Namen in dieser Datenquelle änderst, löschst oder neue Mitglieder hinzufügst, muss das Hauptdokument erneut mit der Datenquelle verbunden werden, damit die geänderten Daten berücksichtigt werden. Dienstag, 25. Juli 2017 Autor: Gamper, Karin Seite 5/5