WORKSHOPS Word 2007 für Einsteiger 1/3 Word 2007 für Einsteiger Teil 1/3 MS Word 2007 ist ein mächtiges Werkzeug zum Verfassen von beliebigem Text. Egal ob Sie einen Brief, eine Bewerbung, eine Rechnung schreiben oder eine Werbeseite für Ihr Unternehmen entwerfen möchten, Sie können mit Word praktisch alle Textgestaltungsaufgaben vornehmen. Komplette Video-Anleitung zu diesem Workshop: pcuser-video.de/1005001 Auf den ersten Blick mag die Vielfalt der angebotenen Schaltflächen und Optionen verwirrend sein, doch Sie werden sehen, hinter dem Menüaufbau steht eine klare Struktur und Sie werden gerade zu Beginn Ihrer Arbeiten mit Word nur die wenigsten Befehle benötigen. Die meisten Optionen sind Profis und Fortgeschrittenen vorbehalten, für die wir ebenfalls Foto: istockphoto.com [ZoneCreative] Workshops geplant haben. In dieser und in den nächsten zwei Ausgaben, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Word bedienen und damit Text erfassen und gestalten können. Die Programmoberfläche Wenn Sie Word starten, können Sie im Prinzip mit der Texteingabe sofort loslegen. Sie sehen links oben die Einfügemarke. Der Mauszeiger selbst hat im Dokumentenbereich die Form eines blinkenden senkrechten Striches. (Cursor) Bewegen Sie den Mauszeiger außerhalb des Dokumentesbereichs, nimmt er die Form eines Pfeiles an. In der Statusleiste finden Sie verschiedene Informationen, wie die aktuelle Seite, die Anzahl der bereits erfassten Wörter und die Sprache. Rechts unten sehen Sie Schaltflächen, mit denen Sie die Ansicht ändern können. Hier kann man zwischen Seitenlayout, Vollbildmodus, Weblayout und Gliederungsansicht hin- und herschalten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Zoomfaktor und damit die Größe des Dokumentenbereichs beliebig zu verändern. Entweder indem Sie auf das Plus- bzw. Minuszeichen klicken oder den Schieberegler nach Ihren Wünschen nach links oder rechts bewegen. Video-Tipp: pcuser-video.de/0205001 Ein Mausklick auf die Prozentzahl öffnet den Zoom-Dialog, in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können. Wenn Sie bereits mehrere Seiten Text ver- fasst haben, können Sie mit Hilfe der Scrollleisten im Text blättern. Auch die drei Symbole unterhalb der Scrollleiste dienen der raschen Navigation im Text. Video-Tipp: pcuser-video.de/0205002 74 Ausgabe 11/2009
Word 2007 für Einsteiger 1/3 WORKSHOPS Text eingeben Für Anfänger empfiehlt sich die Anzeige der sogenannten Absatzmarke. Eingeblendet wird sie über die Schaltfläche in der Registerkarte Start. Die Absatzmarke markiert das Ende eines Absatzes und somit auch das Ende einer Zeile. Sie wird in der Regel nicht nach jeder Zeile gesetzt, da am Zeilenende ein automatischer Zeilenumbruch stattfindet. (s. Qicktipp 1) Schreiben Sie nun einfach drauf los - und drücken Sie am Ende einer Zeile keinesfalls die Eingabetaste, der Cursor springt automatisch in die nächste Zeile, wenn das letzte Wort nicht Text markieren Um Teile Ihres Textes zu markieren, verwenden Sie am besten die Maus. Klicken Sie auf den Markierungsanfang, drücken Sie die linke Maustaste und halten Sie diese gedrückt, während Sie die Maus zum Ende des Bereichs bewegen. Markierter Text wird farbig hervorgehoben. Video-Tipp: pcuser-video.de/ Mit ein paar Tricks können Sie bestimmte Textpassagen besonders schnell markieren. Um ein einzelnes Wort zu markieren, klicken Sie doppelt darauf. Ein Dreifachklick markiert den ganzen Absatz. Um einen Satz zu markieren, halten Sie die Strg Taste gedrückt und klicken auf den Satz. Eine einzelne Zeile markieren Sie, indem Sie in den Bereich links von der Zeile mehr Platz findet, wie etwa das Wort dass in der Abbildung. Erst wenn Sie tatsächlich einen neuen Absatz beginnen möchten, drücken Sie die Eingabetaste. Möchten Sie in den bereits bestehenden Text ein fehlendes Wort eingeben, klicken Sie einfach mit der Maus auf die passende Textstelle und schreiben das Wort. Der nachfolgende Text wird dabei einfach weitergeschoben. Wie Sie den Mauszeiger mit Hilfe der Tasten 6. schnell im Text bewegen können, erfahren Sie in der Tabelle rechts. klicken. Durch Ziehen mit der Maus nach unten können Sie auf diese Weise mehrere Zeilen markieren. Mehrere voneinander unabhängige Wörter kann man markieren, indem man die Strg Taste gedrückt hält, während man die einzelnen Wörter markiert. Markierten Text kann man löschen oder formatieren, z.b. mit Fettschrift versehen. Man kann ihn aber auch kopieren oder ausschneiden und an anderer Stelle wieder einfügen. Mehr dazu im nächsten Punkt. Tipp für fortgeschrittene Anwender Word 2007 bietet auch die Möglichkeit Spalten zu markieren. Dazu hält man die Alt Taste gedrückt und zieht mit der Maus das gewünschte Rechteck auf. Mit den Tasten den Cursor steuern Eine Zeile nach oben Eine Zeile nach unten Ein Zeichen nach rechts Ein Zeichen nach links Strg Strg + + Ein Wort nach rechts Ein Wort nach links Pos1 An den Zeilenanfang Ende An das Zeilenende Strg + Pos1 Strg + Ende Quicktipps Gerade Anfänger meinen oft, dass Sie durch Drücken der Eingabetaste den Cursor in die nächste Zeile setzen müssen. Auf diese Weise erhalten sie für jede Zeile einen Absatz, was etwaige Absatzformatierungen im Nachhinein erschwert. Mit dem Einblenden der Absatzmarke werden auch andere versteckte Zeichen eingeblendet, etwa das Leerzeichen, welches durch einen Punkt dargestellt wird. Für die ersten Arbeiten mit Word eignen sich die Markierungsoptionen mit der Maus ganz gut. Wenn Sie jedoch in das Programm und dessen Bedienung eingearbeitet sind, werden Sie sehen, dass Sie Markierungen mit Hilfe der Tatstatur wesentlich schneller ausführen können, weil Sie nicht immer zur Maus greifen müssen. Um z.b. ein Wort rechts von der Einfügemarke zu markieren, drücken Sie Strg + Shift +. Strg + Ende markiert die Zeile ab der Einfügemarke. Kurz erklärt An den Textanfang An das Textende Drag&Drop Drag&Drop bzw. Ziehen mit der Maus: Die Maus bewegen und dabei die linke Maustaste gedrückt halten. Dreifachklick Die linke Maustaste dreimal kurz hintereinander drücken. Registerkarte In Office 2007 gibt es kein klassisches Menü, die Befehle sind vielmehr in sogenannten Registerkarten zu finden. Ein Register (vielfach noch immer als Menü bezeichnet) wird geöffnet, indem man auf den Reiter in der Karte klickt. Ausgabe 11/2009 75
WORKSHOPS Word 2007 für Einsteiger 1/3 Text löschen, kopieren und verschieben Angenommen Sie möchten ein Wort im Text an eine andere Stelle verschieben. Markieren Sie es und ziehen Sie die Markierung mit der Maus (per Drag&Drop) an die gewünschte Stelle. Natürlich kann man markierten Text auch löschen. Dazu drückt man ganz einfach die Entf Taste. Auch das Ersetzen von Text funktioniert ganz einfach. Sie markieren die zu ersetzende Textstelle und schreiben einfach den Text suchen und ersetzen Um bestimmte Textstellen zu suchen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Suchen, die ganz rechts vorzufi nden ist. Geben Sie im Feld Suchen nach das zu suchende Wort ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfl äche Suchen in. Hier wählen Sie Hauptdokument, mehr an Auswahl steht im neuen Text. Dabei verschwindet der markierte Text. Dies kann schon mal ungewollt passieren. Und deshalb lassen sich nicht beabsichtigte Befehle auch wieder rückgängig machen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig in der Schnellzugriffsleiste. Auch die Tastenkombination Strg + Z hat denselben Effekt. Kopiert wird der markierte Text, indem man auf die Schaltfläche Kopieren klickt, danach den Mauszeiger an Moment auch nicht zur Verfügung. Alle Wörter im Text, die dem gesuchten Wort entsprechen, werden markiert. Sie können Text auch der Reihe nach aufspüren. Dazu klicken Sie nicht auf Suchen in, sondern auf Weitersuchen. Mit jedem Klick auf Weitersuchen wird ab der Einfügemarke nach unten im Dokument gesucht. Wenn Sie die Titelleiste im Suchenfenster genau betrachten, werden Sie feststellen, dass das Fenster genaugenommen Suchen und Ersetzen heißt. Um Text zu ersetzen, beispielsweise Word durch Word 2007 klicken Sie entweder im Menü Start die Stelle setzt an der die Kopie eingesetzt werden soll und schließlich auf die Schaltfläche Einfügen klickt. Enthält Ihr Text einen Tippfehler, klicken Sie auf die Textstelle, die den Fehler enthält. Drücken Sie die Entf Taste wird das Zeichen rechts von der Einfügemarke gelöscht, drücken Sie die Rückschritt-Taste wird das linke Zeichen gelöscht. auf die Schaltfläche Suchen und danach auf die Registerkarte Ersetzen oder gleich im Menü Start auf Ersetzen. Geben Sie im Feld Suchen nach Word ein und im Feld Ersetzen durch Word 2007. Danach klicken Sie auf Alle ersetzen um das gesamte Dokument auf einmal zu bearbeiten oder Ersetzen, um den Vorgang schrittweise durchzuführen. Wenn Sie hingegen auf Weitersuchen klicken, durchsucht Word das ganze Dokument nach dem Begriff und markiert ihn. Mit Ersetzen, können Sie auf Wunsch den Austausch vornehmen. 6. Rechtschreibkorrektur Wenn in Ihrem Text ein Wort mit gewellter Linie gekennzeichnet ist, dann ist Word der Meinung, dass es falsch geschrieben wurde. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort erscheint ein Kontextmenü, welches Korrekturvorschläge anbietet. Klicken Sie einfach auf das korrekte Wort, um es zu übernehmen. Um das ganze Dokument zu prüfen, klicken Sie auf die Register- karte Überprüfen und darin ganz links auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik. Im Korrekturfenster werden alle unbekannten Wörter aufgelistet und ggf. Korrekturvorschläge gemacht. Klicken Sie auf den passenden Vorschlag und abschließend auf Ändern. Und so geht es weiter! Im Nächsten Teil erfahren Sie wie man Text korrigiert und formatiert. 76 Ausgabe 11/2009
Word 2007 für Einsteiger 2/3 WORKSHOPS Word 2007 Wenn Sie ein passendes Wort gefunden haben, können Sie es anstelle des mar- für Einsteiger Teil 2/3 MS Word 2007 ist ein mächtiges Werkzeug zum Verfassen von beliebigem Text. Egal ob Sie einen Brief, eine Bewerbung, eine Rechnung schreiben oder eine Werbeseite für Ihr Unternehmen entwerfen möchten, Sie können mit Word praktisch alle Textgestaltungsaufgaben vornehmen. Foto: istockphoto.com [PeskyMonkey] Im ersten Teil des Workshops haben Sie die Programmoberfläche kennengelernt und erfahren, wie man Text eingibt, markiert, kopiert, nach Begriffen durchsucht und ersetzt bzw. Wörter und ganze Sätze korrigiert. Diesmal beschäftigen wir uns mit dem Recherchieren und den diversen Formatierungsmöglichkeiten von Zeichen und Absätzen. Den ersten Teil des Workshops finden Sie übrigens als Video auf www.pcuser-video.de. Dort geben Sie einfach Word für Einsteiger in das Suchfeld ein. Synonyme nachschlagen Im ersten Kapitel befassen wir uns mit dem Recherchebereich. Hier können Sie einerseits Synonyme, andererseits aber auch Übersetzungsvorschläge nachschlagen. Synonyme sind Wörter mit gleicher bzw. ähnlicher Bedeutung. Machen Sie z.b. einen Rechtsklick auf das Wort erneut um sich unter Synonyme Wörter mit ähnlicher Bedeutung anzeigen zu lassen. kierten Wortes einfügen, indem Sie einfach darauf klicken. Klicken Sie erneut auf das soeben eingefügte Wort und rufen Sie über den Befehlsfolge Synonyme > Thesaurus den Thesaurus auf. Das ist ein Wörterbuch für Synonyme sowie Ober- und Unterbegriffe. Hier finden Sie noch mehr Vorschläge. Klicken Sie auf den abwärtsgerichteten Pfeil neben einem Wort und wählen Sie Einfügen, um es zu übernehmen. Schließen Sie das Fenster Recherchieren. Wörter übersetzen Word enthält auch ein Deutsch - Englisch-Wörterbuch. So können Sie für jedes Wort rasch eine Übersetzung aufrufen. Markieren Sie ein Wort oder stellen Sie den Textcursor in das Wort. Machen Sie nun einen Rechtsklick um das Kontextmenü erneut zu öffnen. Diesmal wählen Sie Übersetzen und in der Folge Englisch (USA). Wenn Sie den Mauszeiger nun etwas länger auf einem Wort ruhen lassen, wird die englische Übersetzung angezeigt. Auch über die Schaltfläche Quickinfo für die Übersetzung im Register Überprüfen haben Ausgabe 1/2010 83
WORKSHOPS Word 2007 für Einsteiger 2/3 Sie Zugriff auf die Übersetzungseinstellungen. Hier können Sie die Quickinfo auch wieder deaktivieren, wenn sie irgendwann einmal nerven sollte. Wählen Sie im Kontextmenü hingegen Übersetzen > Übersetzen, wird das bereits bekannte Recherchieren-Fenster geöffnet. Diesmal allerdings mit dem Nachschlagewerk Übersetzung. Lassen Sie das Fenster geöffnet, drücken Sie die Alt -Taste und klicken Sie dann auf ein Wort in Ihrem Text. Umgehend wird die englische Übersetzung angezeigt. Zusätzlich finden Sie die Übersetzung ganzer Phrasen und ähnlicher Wörter. Dies funktioniert 6. auch mit dem Thesaurus, Sie müssen nur das entsprechende Nachschlagewerk aktivieren. Im Abschnitt Dokumentprüfung des Registers Überprüfen fi nden Sie noch eine weitere wichtige Schaltfläche: Wörter zählen. Wenn Sie keine Markierung vorgenommen haben, erhalten Sie eine Statistik über alle Seiten, Absätze, Wörter und Zeichen im gesamten Dokument. Markieren Sie nun einen beliebigen Absatz. 8. Sie wissen schon: einen Dreifachklick in den Absatz. Nun sehen Sie bereits in der Statusleiste die Anzahl der markierten Wörter. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, öffnet sich das bereits bekannte Fenster Wörter zählen mit allen Infos zum markierten Bereich. Funktionstasten im Word F1 F4 F7 F8 F12 Shift + F2 Shift + F3 Shift + F5 Shift + F7 Shift + F8 Shift + F12 Strg + F2 Strg + F12 ALT + F5 ALT + F7 Hilfe oder Microsoft Office Online Wiederholen des Vorgangs Rechtschreibung Erweiterung der Markierung Speichern unter Kopieren von Text Groß-/ Kleinschreibung Verschiebung zur letzten Änderung Thesaurus Verkleinern der Markierung Speichern Seitenansicht Öffnen Strg + Shift + F12 ALT + Shift + F7 Drucken Beenden von Office Word 2007 Suche des nächsten Rechtschreib-/ Grammatikfehlers Anzeigen des Aufgabenbereichs Recherchieren Schriftformate In diesem Abschnitt des Workshops erfahren Sie, wie man Zeichen formatiert, d.h. mit Fettdruck, Farbe etc. auszeichnet. Markieren Sie mit einem Doppelklick ein beliebiges Wort. Wenn Sie den Mauszeiger auf der Markierung belassen bzw. langsam nach oben bewegen, erscheint automatisch ein Kontextmenü, in dem Sie Zeichenformatierungen vornehmen können. Klicken Sie auf das F, wird das markierte Wort fett geschrieben, klicken Sie auf K, wird es zusätzlich kursiv, also schräg gesetzt. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Schriftart, um die passende Schriftart zu wählen. Alle auf Ihrem System installierten Schriften stehen zu Auswahl. Im Feld daneben können Sie die Schriftgröße festlegen. Entweder Sie selektieren eine der Vorgaben oder Sie tippen die gewünschte Größe einfach ein. Schrittweise vergrößern bzw. verkleinern lässt sich die Schrift mit beiden Schaltfl ä- chen daneben. Wenn Sie auf den Pfeil neben dem A mit 6. dem roten Balken klicken, haben Sie die Möglichkeit eine Textfarbe zu bestimmen. 8. Wird die passende Farbe nicht angeboten, klicken Sie auf Weitere Farben. Hier können Sie Farben sowohl im RGB- Farbraum auswählen, als auch nach dem 9. HSL-Modell. Bei letzterem legen Sie den Farbton, die Sättigung und die Intensität fest, beim ersten die Anteile der Farben Rot, Grün und Blau. Auch mit einem Rechtsklick auf eine Markierung öffnet sich das Kontextmenü Schriftart. Legen Sie auch eine Hintergrundfarbe für den Text fest. 84 Ausgabe 1/2010
Word 2007 für Einsteiger 2/3 WORKSHOPS Zusätzliche Formatierungsoptionen Auch in der Gruppe Schriftart des Registers Start sind Formatoptionen zu finden. Sie bieten zum Teil dieselben, aber auch zusätzliche Möglichkeiten der Formatierung. So können Sie den markierten Text z.b. unterstreichen, aber auch durchstreichen und Sie können ihn tiefer oder höher stellen. Im äußerst rechten Menü der unteren Zeile finden Sie Optionen zum Umwandeln von Text in Groß- bzw. Kleinbuchstaben. Sie können hier aber auch nur den ersten Buchstaben groß schreiben... oder die Groß- und Kleinschreibung umkehren. Die Schriftattribute lassen sich zurücksetzen, indem Sie erneut auf die jeweiligen Schaltflächen klicken. Wenn Sie keine Hintergrundfarbe möchten, klicken Sie im Menü Texthervorhebungsfarbe auf Keine Farbe. Und im Menü Schriftfarbe auf Automatisch, wenn Sie als Schriftfarbe lieber wieder Schwarz hätten. Eine weitere Möglichkeit die Schriftart zu ändern besteht über das Kontextmenü einer Markierung. Rufen Sie es mit einem Rechtsklick auf und wählen Sie den Befehl Schriftart. Der Dialog 6. Schriftart bietet noch mehr Möglichkeiten der Formatierung. Sie können hier natürlich auch die Schriftart, den Schriftschnitt und die Größe ändern. Auch Attribute wie Schriftfarbe und Unterstreichung können ausgewählt werden. Schrifteffekte Im Abschnitt Effekte lassen sich zahlreiche Effekte wie Doppelt durchgestrichen, Hochgestellt oder Tiefgestellt verwirklichen. Am interessantesten sind jedoch die Effekte in der mittleren Reihe. Hier stellt Ihnen Word Schatten, Umriss, Relief oder Gravureffekte zur Verfügung. Von Bedeutung sind ggfs. noch die Effekte Kapitälchen und Großbuchstaben. Absätze formatieren Klicken Sie mit der rechten Maustaste einfach in einen Absatz. Sie fi nden hier u.a. die Schaltfläche Zentrieren. Diese wirkt sich nicht auf ein Wort, sondern auf den ganzen Absatz aus. Es handelt sich also um eine Absatzformatierung. Der gesamte Absatz wird dadurch mittig ausgerichtet. 6. Zeilenabstand ändern Erwähnenswert ist noch die Möglichkeit den Abstand zwischen den einzelnen Zeichen zu ändern. Wählen Sie dazu im Kontextmenü eines markierten Wortes, Satzes oder Absatzes den Befehl Schriftart und öffnen Sie das Register Zeichenabstand. Unter Skalierung stellen Sie den Abstand in Prozent ein. Unter Abstand hingegen können Sie zwischen festen Werten wie Normal, Erweitert und Schmal auswählen. Machen Sie erneut einen Rechtsklick in den Absatz und wählen Sie diesmal den Befehl Absatz. In diesem Dialogfenster lassen sich diverse Absatzformate einstellen. Ausgabe 1/2010 85
WORKSHOPS Word 2007 für Einsteiger 2/3 Unter Ausrichtung können Sie dieselbe auch auf Rechtsbündig umstellen, oder auf Blocksatz, so wie er in Büchern häufig verwendet wird. Blocksatz bedeutet, dass der Text sowohl links- als auch rechtsbündig ausgerichtet wird. Die Schaltflächen zur Textausrichtung finden Sie übrigens auch im Abschnitt Absatz des Registers Start. Wählen Sie erneut im Kontextmenü eines 6. Absatzes den Befehl Absatz. Sie können im Abschnitt Absatz einen solchen auch einziehen. Das heißt am linken oder rechten Rand einen Abstand hinzufügen. Auch von rechts kann man einen Absatz einziehen. Interessant sind noch die Sondereinzüge. Wählen Sie hier z.b. Erste Zeile, so wird nur die erste Zeile eines Absatzes eingezogen. Eine Darstellung, die Sie auch von Büchern kennen. 8. Schließlich kann man auch den Abstand zwischen zwei Absätzen festlegen. In diesem Fall wurde der Abstand vor dem Absatz um 24 Punkt erhöht. 8. Aufzählungen... Geben Sie einen Text ein, der später als Aufzählung gekennzeichnet werden soll. Markieren Sie alle Absätze, die in die Aufzählung eingeschlossen werden sollen. Danach klicken Sie im Register Start auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Aufzählungszeichen und wählen durch einfachen Klick ein geeignetes aus. Den Einzug der Aufzählungsabsätze können Sie anpassen, indem Sie den Schieberegler im Lineal mit der Maus an die gewünschte Position ziehen. Auch neue Aufzählungszeichen lassen sich definieren. Dazu wählen Sie den entsprechenden Menübefehl. Klicken Sie auf die Schaltfläche Symbol und 6. wählen Sie ein Zeichen aus. Bestätigen Sie die Auswahl zweimal mit OK. Kurz erklärt Thesaurus Im eigentlichen Sinn bezeichnete Thesaurus ein Wörterbuch oder eine Enzyklopädie. In Word kann man im Thesaurus Synonyme (verschiedene Wörter mit derselben Bedeutung) und Antonyme (Wörter, deren Bedeutungen in einer Gegensatzbeziehung zueinander stehen) nachschlagen. Formatieren Man unterscheidet zwischen Absatz- und Zeichenformatierung. Unter Absatzformatierung versteht man Auszeichnungen, die einem Absatz zugewiesen werden, z.b. die Textausrichtung. Zeichenformatierung sind Textauszeichnungen, die nur gewissen Zeichen innerhalb eines Absatzes zugewiesen sind, z.b. Schriftgröße. Schriftschnitt Der Schriftschnitt, auch Schriftstil genannt, bezeichnet eine Variation einer Schriftart. In der Regel beschränkt sich der Schriftschnitt auf folgende Auszeichnungen: Schriftstärke (z. B. normal, fett) und Schriftlage (z. B. normal, kursiv). 9....und Nummerierungen Neben den Aufzählungen gibt es noch die Nummerierungen. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfl äche Nummerierung und wählen Sie eine Option aus. Wenn Sie nach einem Nummerierungsabsatz einen neuen Absatz einfügen, wird die Nummerierung automatisch angepasst. Die Nummerierung eines Absatzes lässt sich ab- bzw. zuschalten, indem man auf die Schaltfläche Nummerierung klickt. Soll der neue Absatz nicht in die Nummerierung sondern eine Ebene darunter ein- gegliedert werden, wählen Sie aus dem Menü Listenebene ändern und entscheiden sich z.b. für Ebene 86 Ausgabe 1/2010