Merkblatt zur Abrechnung Stand Februar 2012
Merkblatt zur Abrechnung Die Pflichtlektüre Die Pflicht Wie immer kommt nach der Kür die Pflicht, so auch bei TMI. Wer seinen Einsatz meisterhaft bewältigt hat, muss abschließend noch eine letzte Hürde nehmen, die Abrechnung. Aber keine Angst, um diese für alle einfacher zu machen werden hier die wichtigsten Fragen geklärt. Wie das Wort Pflicht schon sagt, sind die im Folgenden beschriebenen Richtlinien für die Abrechnung für alle verbindlich. Wer Fragen oder Probleme bei der Abwicklung hat, kann sich jederzeit an TMI wenden. Das Timing Die vollständigen Unterlagen für die Abrechnung eines jeden Ein satzes müssen spätestens 3 Monate nach dem Event bei TMI vorliegen. Abrech nungen, die nach dieser Frist bei TMI eingehen können nicht berücksichtigt werden. Es empfiehlt sich für die Betreffenden die Lohnsteuerkarte und den ausgefüllten Personal er fassungsbogen bereits vor dem Event bei uns einzureichen. Die Formalitäten Grundsätzlich muss bei der Abrechnung unterschieden werden zwischen Gewerbetreibenden und Arbeitnehmern. Wer keinen Nach weis seiner Selbstständigkeit vorlegen kann, gilt als Arbeitnehmer. Einzig bei der Abrechnung der Nebenkosten unterscheiden sich diese beiden Abrechnungsarten nicht. Um einen alten Trugschluss aufzuklären: die steuerliche Belastung ist nicht von der Abrech nungs art abhängig, sondern einzig und allein von dem zu versteuernden Einkommen. Die Vergütung Die Höhe des Honorars wird vor jedem Einsatz festgelegt und ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Sowohl die Budgetierung des Events als auch Erfahrung und Einsatzbereiche der Fahrer sind für die Bemessung ausschlaggebend. TMI Merkblatt zur Abrechnung (Stand Februar 2012) - Seite 1
1. Gewerbetreibende Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet einen Nachweis seiner Selb stständigkeit vorzulegen. Ein Gewerbeschein allein genügt nicht. Aus der Gewerbenamledung muss hervorgehen, dass es sich um ein Gewerbe im Sinne der Tätigkeit bei TMI handelt, beispielsweise muss ein Gewerbe als Chauffeur oder Fahrer angemeldet sein. Bei allen anderen Gewerbeanmeldungen können wir zwar davon ausgehen, dass es sich um eine selbstständige Tätigkeit handelt, für die Tätigkeit bei TMI ist aber allein die ART der Selbstständigkeit wichtig. Gewerbeanmeldungen als Fliesenleger, Bäcker o.ä., die NICHTS mit der Eigenschaft eines Fahrers zu tun haben, führen dazu, dass wir die Betroffenen nicht als Gewerbetreibenden sondern als kurzfristig Beschäftigten (siehe unter Punkt 2) anmelden müssen. Für jedes Gewerbe muss mit der ersten Rechnungsstellung der vollständig ausgefüllte und unterschriebene TMI Erfassungsbogen für Gewerbetreibende eingereicht werden. Im Einzelfall behält TMI es sich vor, eine Bestätigung des Rentenversicherungsträgers einzufordern. Die Abrechnung des Honorars erfolgt in Form einer Rechnung. Diese Rechnung muss die folgenden Bestandteile in jedem Fall enthalten: - den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (TMI) - die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - das Ausstellungsdatum der Rechnung - eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (Rechnungsnummer) - die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (z. B. Shuttle Service für Kundenname immer angeben!) - das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (netto) - den Umsatzsteuersatz (19%) sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.(z.b. Kleinunternehmerregelung gemäß 19 UStG) Wird Umsatzsteuer in einer Rechnung ausgewiesen, muss diese in je dem Fall an das Finanzamt abgeführt werden (selbst wenn diese zu Unrecht ausgewiesen wurde!). Ob Umsatzsteuer auszuweisen ist oder nicht, muss jeder Einzelne im Vorwege mit seinem Steuerberater oder Finanzamt klären. Gewerbetreibende sind grundsätzlich für die Abführung der Steuer und aller sonstigen Abgaben selbst verantwortlich. Die Abrechnung der Nebenkosten wird auf den folgenden Seiten gesondert erklärt. TMI Merkblatt zur Abrechnung (Stand Februar 2012) - Seite 2
2. Arbeitnehmer Alle Beschäftigten, die keinen oder keinen ausreichenden Nachweis der Selbstständigkeit vorle gen, gelten als Arbeit nehmer und sind verpflichtet ihre Lohnsteue rkarte so wie den vollständig ausgefüllten TMI Personalerfassungs bogen vor zulegen. Die Angabe der Krankenkasse, die Steuer-Identifikationsnummer und die Rentenversicherungsnummer sind dabei besonders wichtig. Seit dem 01.01.2011 gibt es keine Lohnsteuerkarte mehr, es muss daher eine Lohnsteuerbescheinigung mit Steuerklasse VI oder eine Bescheinigung des Finanzamtes über die aktuelle Lohnsteuerklasse beantragt und bei uns eingereicht werden. Die Art der Abrechnung hängt von verschiedenen Kriterien ab. Im Fol gen den werden die Eigenarten näher erläutert. Kurzfristige Beschäftigung Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn die Beschäftigung innerhalb eines Jahres seit ihrem Beginn auf längstens zwei Mo na te oder 50 Arbeitstage nach Ihrer Eigenart be grenzt ist, es sei denn, dass die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird. ( 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV). Der Vorteil dieser Abrechnungsart liegt in der Sozialversicherungs frei heit. Die Lohnsteuer wird entsprechend der Steuerklasse und des Ver dienstes von TMI einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Nicht berufsmäßig ist eine Beschäftigung immer dann, wenn sie nicht hauptberuflich ausgeübt wird. Diese Bedingung ist bei Studenten und Arbeitnehmern eines anderen Unternehmens in der Re gel erfüllt. Als Nachweis benötigt TMI von allen Studenten eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung. Bei Arbeitneh mern ist der Nachweis durch die Ab gabe der zweiten Lohnsteuerkarte, mit Steu er klasse 6 und entsprechende Angaben auf dem Personal bogen, er füllt. Bei der 50-Tage-Grenze ist zu beachten, dass sämtliche kurzfristige Beschäftigungen eines Kalenderjahres addiert werden. Auf dem Personalerfassungsbogen gibt es ein Feld, in dem sämtliche Be schäf ti gungen dieser Art angegeben werden müssen. Diese Daten sind bei jedem Einzelnen genau zu prüfen. Die Bedingungen für die Anmeldung einer kurzfristigen Beschäftigung sind auch bei denjenigen Selbstständigen gegeben, die ihren Hauptberuf (z.b. Handwerker, Versicherungsvertreter o.ä.) als Gewerbe angemeldet haben und bei TMI nur gelegentlich als Fahrer tätig sind. Wer die 50-Tage-Grenze erreicht hat, kann erst im folgenden Kalenderjahr wieder für TMI arbeiten. Sozialversicherungpflichtige Beschäftigung Alle Beschäftigten, die nicht zu einem der genannten Personen kreise ge hören (z. B. Ar beitslose) werden sozialversicherungspflichtig abgerechnet. Das bedeutet, es fallen neben Lohnund Kirchen steuer sowie dem Solidaritätszuschlag, zusätzlich Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an (insgesamt ca. 40 % auf den Ar beits lohn, bei Arbeitslosen fällt keine Arbeitslosenversicherung an). Die Hälfte davon trägt der Arbeitgeber. Auch für die Lohnabrechnung gilt, Arbeitnehmer, die nicht spätestens 3 Monate nach dem Event die erforderlichen Unterlagen vorgelegt haben, können in der Lohnabrechnung nicht mehr be rück sichtigt werden. TMI Merkblatt zur Abrechnung (Stand Februar 2012) - Seite 3
3. Die Nebenkostenabrechnung Während des Events fallen verschiedene Kosten an, die vom Fah rer aus gelegt werden. Damit diese Beträge von TMI erstattet werden können, müssen bestimmte Formalitäten bei der Aufberei tung der Belege beachtet werden. Auslagen Die Originale aller Quittungen, Belege und Rechnungen müssen nach In- und Ausland getrennt werden. Anschliessend werden diese durchnummeriert auf DIN-A4-Bögen aufgeklebt und entsprechend ihrer Nummerierung auf den TMI Abrechnungsbögen aufgelistet. Es ist un bedingt erforderlich, dass Auslagen aus dem Ausland (auch Europa), unabhängig von der Währung, auf einem separaten, deutlich gekennzeichneten Abrechnungsbogen eingereicht werden. Alle Bögen sind vollständig ausgefüllt (Datum und Unterschrift!) mit allen Belegen innerhalb der Frist an TMI zu senden. Bitte nur die auf unserer Website hinterlegten Formulare verwenden! Auch für die Nebenkostenabrechnung gilt, dass ausgewiesene Um satz steuer in jedem Fall an das Finanzamt abgeführt werden muss. Speziell für den Kunden ausgelegte Kosten müssen vom Besteller ab gezeichnet werden, damit TMI diese an den Kunden weiterberechnen kann. Telefonkosten Telefonkosten können grundsätzlich nur erstattet werden, wenn ein Einzelgesprächs nachweis vorliegt. Die Gespräche, die TMI in Rech nung gestellt werden, müssen eindeutig gekennzeichnet sein. Der Name des Gesprächspartners muss hinter jeder Nummer vermerkt sein. Der Gesamtbetrag aller Gespräche muss in einer separaten Rechnung eindeutig an TMI adressiert sein. Gewerbetreibende, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, müssen eine ordentliche Rechnung ausstellen. Bei allen anderen kann der Gesamtbetrag aller Gespräche auf einer Nebenkostenabrechnung erfolgen. Es muss für jedes Event eine gesonderte Abrech nung erstellt werden. Auch hierbei ist zu beachten, dass ausgewiesene Umsatz steu er an das Finanzamt abzuführen ist. Auf unserer Website im Bereich Staff Downloads / Abrechnungsbeispiele befinden sich ausgefüllte Formulare zur Ansicht als Hilfestellung! Zum Schluss... Auch wenn die Abrechnung korrekt und rechtzeitig bei TMI eingegangen ist, kann die Auszahlung erst erfolgen, wenn sämtliches für das Event von TMI geliehene Equipment (Shirts, Jacken, Funkge räte, Mobiltelefone, Strassenkarten etc.) in ordnungsgemäßem Zustand an TMI zurückgegeben wurde. TMI Merkblatt zur Abrechnung (Stand Februar 2012) - Seite 4
Bestätigung Vorname, Name: Straße, PLZ, Ort: Geburtsdatum: E-Mail: Ich bestätige, dass ich den TMI Drivers-Guide sowie das Merkblatt zur Abrechnung gelesen und verstanden habe. Die vorgegebenen Richtlinien werde ich einhalten. Ort / Datum / Unterschrift Bitte vollständig ausfüllen, unterschreiben und an uns zurücksenden: TMI GmbH I Industriestraße 27b I 22880 Wedel I Tel: +49-4103-800 280 I Fax: +49-4103-800 28-18 e-mail: jobs@tmi-world.com I www.tmi-world.com