Die Führungsverantwortung des Stiftungsrates 1
Agenda Rechnungslegung und Jahresrechnung Kontrollaufgaben der Führungsverantwortlichen Informationspflicht gegenüber den Versicherten Schwergewicht in dieser Agenda ist die Führungsverantwortung von Ihnen als Stiftungsräte mit Blick auf die finanziellen Angelegenheiten der Stiftung. In diese drei Themen gegliedert; die gesetzlichen Grundlagen bleiben weiterhin die bereits Genannten. Nun zum Thema Rechnungsführung und Jahresrechnung 2
Rechnungslegung und Jahresrechnung Alle Vorsorgeeinrichtungen und Genossenschaften sind verpflichtet, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Allgemeine Buchführungspflicht Wer verpflichtet ist, seine Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen, hat gemäss Art. 957 OR diejenigen Bücher ordnungs-gemäss zu führen und aufzubewahren, die nach Art und Umfang seines Geschäftes nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetriebe zusammen-hängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen. Dieser Artikel ist auch für Personalvorsorgeeinrichtungen gültig. Zusätzliche Vorschriften für Personalvorsorgeeinrichtungen Art. 47 BVV2 schreibt vor, dass die Vorsorgeeinrichtung für das Erstellen der Jahresrechnung verantwortlich ist. Die Jahresrechnung ist nach den Vorgaben der Fachempfehlung zur Rechnungslegung Swiss GAAP FER 26 zu erstellen. Die Grundsätze von Swiss GAAP FER 26 sind erstmals für das Erstellen der Jahresrechnung zu verwenden, für welche das Abschlussdatum in das Kalenderjahr 2005 fällt. 3
Ziele der Rechnungslegung Transparenz Sicherheit und Kontrolle Information Die Bestimmungen der Beruflichen Vorsorgeverordnung (BVG 65 a und BVV2 Art. 47) stellen höhere Anforderungen an das Rechnungswesen und die Rechnungslegung als dies andere Regelungen (OR / Aktienrecht) vorsehen. Die formulierten Ziele der Rechnungslegung der Vorsorgeeinrichtung sind vollumfänglich in den Transparenzbestimmungen gemäss Art. 65 a BVG umschrieben; sie lauten: die tatsächliche finanzielle Lage der Vorsorgeeinrichtung ersichtlich machen die Sicherheit der Erfüllung der Vorsorgezwecke belegen zu können das paritätische Organ in die Lage zu versetzen, die Führungsaufgabe wahrzunehmen die Informationspflichten gegenüber den Versicherten erfüllen zu können 4
Rechnungswesen Das Rechnungswesen umfasst: Finanzbuchhaltung Jahresrechnung Vorsorgekonto (technische Buchhaltung) Controlling Versicherungstechnische Verwaltung Buchführung Dient als Basis für die Jahresrechnung; der Aufbau der Buchführung richtet sich nach den Gliederungsbedürfnissen der Jahresrechnung. Jahresrechnung Besteht aus Bilanz, Betriebsrechnung und Anhang. Die Gliederung der Jahresrechnung dient der Transparenz. Seit dem 1. Januar 2005 muss die Jahresrechnung zwingend nach den Vorschriften von Swiss GAAP- FER 26 erstellt werden. Vorsorgekonto Das Vorsorgekonto umfasst: Beitragskonto nach Reglement (Sparkassenbeiträge & Sparkapital) Alterskonto nach BVG (Altersgutschriften & BVG Alterguthaben) Vorsorgeeinrichtungen mit Leistungsprimat muss den Teil des Beitragskontos über das Sparkapital nicht führen. Controlling Umfasst sämtliche Überwachungsinstrumente, damit die Führungsverantwortlichen Ihre Kontrollaufgaben wahrnehmen können. Versichersicherungstechnische Verwaltung Sämtliche Daten, die für die versicherungstechnische Verwaltung notwendig sind. 5
Ordnungsmässigkeit Ordnungsmässigkeit der Jahresrechnung Vollständigkeit der Jahresrechnung Klarheit und Wesentlichkeit der Angaben Vorsicht bei der Bewertung; keine Bildung stiller Reserven Fortführung der Tätigkeit Stetigkeit bei der Darstellung der Bewertung Unzulässigkeit von Verrechnungen Die Ordnungsmässigkeit entspricht den Regeln der allgemeinen Buchführung und muss nicht speziell für die Personalvorsorgeeinrichtungen definiert werden. Abweichungen von den Grundsätzen der Fortführung, der Stetigkeit in Darstellung und Bewertung sowie des Verrechnungsverbotes sind in begründeten Fällen zulässig, sind aber im Anhang offen zu legen. Von den Grundsätzen der Vollständigkeit, der Wesentlichkeit und der Vorsicht darf hingegen nicht abgewichen werden. 6
Swiss GAAP FER Was ist Swiss GAAP FER Ist ein sich an Grundsätzen orientierendes Regelwerk, dass die Kernfragen der Rechnungslegung umschreibt. Ziele von Swiss GAAP FER Das Regelwerk vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage (true & fair view) Die Swiss GAAP FER sind nach den folgenden Grundsätzen geprägt: Die Swiss GAAP FER stellen ein Gesamtregelwerk dar, deren Standards integral anzuwenden sind. Sie regelt die Kernfragen der Rechnungslegung. Nicht geregelte Fragestellungen sind im Sinne des Oberziels (true & fair view) zu lösen. Die Rechnungslegung nach Swiss GAAP FER vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanzund Ertragslage (true & fair view). Sie stellen ein sich an Grundsätzen orientiertes Rechnungslegungswerk dar, dass sich nach den internationalen Rechnungslegungsgrundsätzen orientiert. Sie stellen ein Konzept für kleinere und mittlere Unternehmen dar, die ihre finanzielle Berichterstattung transparent gestalten wollen. Mit einer einfachen, knappen und leicht verständlichen Formulierung stellen sie ein ausgewogenes Kosten-/Nutzenverhältnis für den Anwender dar. 7
Swiss GAAP FER 26 Regelt die Kernfragen der Rechnungslegung für die Vorsorgeeinrichtungen Für Vorsorgeeinrichtungen gilt der übergeordnete Grundsatz von Swiss GAAP FER 26, wonach die Jahresrechnung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu vermitteln hat. Dies bedeutet die konsequente Anwendung von aktuelle Werten (im wesentlichen Marktwerte) für alle Vermögensanlagen. Die einzige Abweichung vom Marktwertprinzip ist die Möglichkeit der Bildung der Schwankungsreserve, die aufgrund der besonderen Langfristigkeit der Vorsorgezielsetzungen erlaubt ist. Damit in der Jahresrechnung die Transparenz gewährleistet ist, sind in Swiss GAAP FER 26 die entsprechenden Gliederungsvorschriften für Bilanz, Betriebsrechnung und Anhang vorgeschrieben. Das Regulativ von Swiss GAAP FER 26 finden sie in Ihren Unterlagen. 8
Vergleich Swiss GAAP FER 26 mit Art. 957 OR Swiss GAAP FER 26 Konsequente Bewertung zu Marktwerten True & fair view Starke Gliederungsvorschriften, die konsequent eingehalten werden müssen Art. 957 OR Höchstbewertungsvorschriften Möglichkeit der Bildung von stillen Reserven Keine Gliederungsvorschriften Bewertungsgrundsätze nach Swiss GAAP FER 26 Bilanzposition GrundsätzlichA ktiven und Passiven Bewertung Aktuelle Werte / Marktwerte Die angewendeten Grundsätze sind im Anhang zu umschreiben. Grundsatz der Stetigkeit von einer einmal gewählten Methode soll nicht ohne wichtigen Grund abgewichen werden. Verweis FER 26/2 FER 26/5 Flüssige Mittel CHF FW Forderungen (Debitoren, ggü. Arbeitgeber, Hypotheken) Wertschriften Liegenschaften Nominalwert Nominalwert / aktueller Kurs Nominalwert abzüglich betriebswirtschaftlich notwendiges Delkredere Kurswert / Marktwert Ertragswert / Vergleichswert 9
Wer untersteht Swiss GAAP FER 26 Registrierte Vorsorgeeinrichtungen Vorsorgeeinrichtungen, die das Obligatorium durchführen wollen Nicht registrierte Vorsorgeeinrichtungen Ausserobligatorische Vorsorgeeinrichtungen Patronale Vorsorgeeinrichtungen Registrierte Vorsorgeeinrichtungen Vorsorgeeinrichtungen, welche das Obligatorium durchführen wollen, müssen sich in das Register der beruflichen Vorsorge eintragen lassen. Dieses Register wird von der Kantonalen Aufsichtsbehörde geführt. Mit der Registrierung im Register erhält die Vorsorgeeinrichtung das Recht, das BVG durchführen zu können. Nicht registrierte Vorsorgeeinrichtungen Ausserobligatorische Vorsorgeeinrichtungen Die ausserobligatorischen Vorsorgeeinrichtungen führen keine obligatorische berufliche Vorsorge durch, versprechen aber im Rahmen von Reglementen Leistungen. In der Regel handelt es sich dabei um unter- oder überobligatorische Vorsorgeeinrichtungen für Teilzeitbeschäftigte oder das Kader sowie um stillgelegte Sparkassen. Patronale Vorsorgeeinrichtungen Patronale Vorsorgeeinrichtungen führen kein BVG durch und versprechen keine reglementarischen Leistungen. Es handelt sich um von der Stifterfirma gespiesene Einrichtungen mit freiem Stiftungsvermögen und sogenannten Arbeitgeber-Beitragsreserven. Alle drei Typen von Vorsorgeeinrichtungen müssen ihre Jahresrechnung nach Swiss GAAP FER 26 erstellen und bei der Aufsichtsbehörde einreichen. 10
Gliederung der Bilanz Individuelle Vermögensanlagen Aktive Rechnungsabgrenzung Aktiven aus Versicherungsverträgen Verbindlichkeiten Passive Rechnungsabgrenzung Arbeitgeber-Beitragsreserven Nicht technische Rückstellungen Vorsorgekapitalien und technische Rückstellungen Wertschwankungsreserve Stiftungskapital, freie Mittel Bilanzierung von Immobilien Bewertung zu tatsächlichen Werten, d.h. diese Bilanzposition darf keine offensichtlichen stillen Reserven enthalten. Bewertungsrisiko wird in der Wertschwankungsreserve eingestellt. Die Bewertungsmethode der Immobilien ist im Anhang offen zu legen. Passivseite Die Bilanzpositionen 5 bis 7 stehen für vorsorge- bzw. versicherungsmässige Risiken zur Verfügung. Diese 3 Bilanzpositionen werden dem aktuell benötigten Vorsorgekapital gegenübergestellt um den Deckungsgrad einer Personalvorsorgestiftung zu berechnen. Der Ausweis der Bilanzposition Vorsorgekapitalien und technische Rückstellungen stimmt mit den im versicherungstechnischen Gutachten ausgewiesenen Zahlen überein. Die Höhe der Wertschwankungsreserve wird durch den Stiftungsrat aufgrund des Anlageprofils festgelegt. Solange die Wertschwankungsreserve nicht vollständig aufgebaut ist, kann kein freies Stiftungskapital geäufnet werden. 11
Anlagen beim Arbeitgeber Art. 57 BVV2 I. Das Vermögen, vermindert um Verbindlichkeiten und Passive Rechnungsabgrenzung, darf nicht ungesichert beim Arbeitgeber angelegt werden, soweit es zur Deckung der Freizügigkeitsleistungen sowie zur Deckung der laufenden Renten gebunden ist. II. Ungesicherte Anlagen und Beteiligungen beim Arbeitgeber dürfen zusammen 5 % des Vermögens nicht übersteigen III. Die Forderungen der Vorsorgeeinrichtungen gegenüber dem Arbeitgeber sind zu marktüblichen Ansätzen zu verzinsen. 1. Einschränkung Nur das Vermögen, gekürzt um die Passivpositionen Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung und Vorsorgekapital und technische Rückstellungen, darf beim beim Arbeitgeber ungesichert angelegt werden. 2. Einschränkung Bei entsprechendem Potential dürfen die ungesicherten Anlagen beim Arbeitgeber maximal 20 % der Bilanzsumme (ab 1. Januar 2006: 5 %) betragen. Sofern diese heute mehr als 5 % betragen, müssen sie bis zum 31. Dezember 2005 entweder durch Rückzahlung oder Sicherstellung auf 5 % reduziert werden. Zusätzlich gelten die eingeschränkten Sicherstellungs-vorschriften, wonach Grundstücke des Arbeitgebers, welche ihm zu mehr als 50 % ihres Wertes als Industrie-, Gewerbe-, oder Geschäftsliegenschaft dienen, nicht mehr als Sicherstellung verwendet werden können. 12
Wertschwankungsreserven Zielgrösse muss im Rahmen der Anlagestrategie (Risikofähigkeitsanalyse) ab 2005 durch den Stiftungsrat definiert werden Weicht vom Marktwertprinzip ab und widerspricht somit den Grundsätzen von true & fair Stetigkeit der Berechnungsart Berechnungsmöglichkeiten Rein anlageseitige Betrachtungsweise Finanzökonomische Methode Gemäss Swiss GAAP FER 26 hat der Abschluss die tatsächliche finanzielle Situation zu vermitteln. Dabei ist der Einbau von Glättungseffekten nicht erlaubt. Einzig die Wertschwankungsreserven können eine ausgleichende Wirkung haben. Diese werden für die den Vermögensanlagen zugrunde liegenden marktspezifischen Risiken gebildet, um die nachhaltige Erfüllung der Leistungsversprechen zu unterstützen. Nach FER 26 hat die Bestimmung der notwendigen Wertschwankungsreserven auf finanzökonomischen Überlegungen zu basieren. Die Anwendung pauschaler Methoden ist zulässig. Die notwendigen Wertschwankungsreserven werden alljährlich im Rahmen der Abschlusserstellung aufgrund der aktuellen Zahlen und Indikatoren neu berechnet. Berechnungsmöglichkeiten nach FER 26 Rein anlageseitige Betrachtungsweise; die Reserven werden pro Anlagekategorie festgelegt (z.b. Obligationen Inland 5 % / Aktien Inland 20 %) Finanzökonomische Methode; die Grösse der Wertschwankungsreserve wird aufgrund der Risikofähigkeitsanalyse in % der Verpflichtungen festgelegt 13
Betriebsrechnung in Staffelform + Zufluss aus Beiträgen / Eintrittsleistungen - Abfluss aus Leistungen / Vorbezüge +/- Rückstellungen / Versicherungen / Vorsorgekapital Nettoergebnis aus dem Versicherungsteil +/- Nettoergebnis aus der Vermögensanlage - Verwaltungsaufwand / Sonstiger Aufwand Ertrags- Aufwandüberschuss vor Bildung /Auflösung WSR +/- Auflösung / Bildung Wertschwankungsreserve Ertrags- / Aufwandüberschuss In Swiss GAAP FER 26 ist die Erfolgsrechnung in Staffelform vorgeschrieben. Ebenfalls vorgeschrieben sind die Gliederungskriterien. Eine detaillierte Gliederungsbeschreibung finden sie in der beigelegten Fachempfehlung. Ausweis Netto-Ergebnis aus Vermögensanlage Für diesen Ausweis sind individuelle Ordnungskriterien, Gliederung und Bezeichnungen zu bestimmen und stetig anzuwenden. Das Ziel ist, eine inhaltlich mit der Bilanzgliederung übereinstimmende stetige Darstellung der wesentlichen Positionen. Ebenfalls in dieser Position offen auszuweisen ist der Verwaltungsaufwand der Vermögensanlage. 14
Gliederung des Anhangs I. Grundlagen und Organisation II. Aktive Mitglieder und Rentner III. Art der Umsetzung des Zwecks IV. Bewertungs- und Rechnungslegungsgrundsätze V. Versicherungstechnische Angaben, Deckungsgrad VI. Erläuterungen zu Vermögensanlagen und dessen Nettoergebnis VII. Erläuterungen zu Positionen in der Bilanz VIII. Auflagen der Aufsichtsbehörde IX. Weitere Informationen zur finanziellen Lage X. Ereignisse nach dem Bilanzstichtag Die Offenlegung im Anhang dient der Transparenz in der Berichterstattung gegenüber den Versicherten und weiteren Akteuren der beruflichen Vorsorge. Ob eine bestimmte Information notwendig bzw. sinnvoll ist, richtet sich nach folgenden Kriterien: 1. Die Information trägt dazu bei, dass die tatsächliche finanzielle Lage bzw. deren Entwicklung besser zum Ausdruck kommt 2. Ein komplexer Sachverhalt kann mit dieser Information besser im Gesamtzusammenhang dargestellt bzw. verstanden werden 3. Die Jahresrechnung wird mit dieser Information verständlicher 4. Eine detaillierte (Brutto-)Darstellung erfolgt im Anhang um die Betriebsrechnung von Detailinformationen zu entlasten. Angaben im Zusammenhang mit Spekulationen über die zukünftige Entwicklung und oder über Massnahmen deren Umsetzung von Zukunftsereignissen abhängt, sind im Anhang nicht zugelassen. 15
Kontrollaufgaben der Führungsverantwortlichen Die wichtigsten Instrumente der Kontrolle sind: Klares Organisations- und Anlagereglement Definition der Zielsetzungen und Aufgaben der Vorsorgeeinrichtung Organigramm, Festhalten der entsprechenden Ablauforganisation (inkl. EDV), Aufgabenteilung und Kompetenzregelung Pflichtenhefte für alle Verantwortlichen Planungsrechnung Klar strukturiertes Rechnungswesen mit entsprechendem Berichtswesen Versicherungstechnische Gutachten Benchmarking Kontrollstelle Experte 16
Kontrollaufgaben A K E Die wesentlichen Kontrollaufgaben sind: Überwachung der Organisation und der Abläufen Überwachung der Geschäftsführung Kontrolle der Vermögensanlage gemäss Vorgaben des Anlagereglements und der gesetzten Benchmarks Überwachung von Rechnungslegung und Rechnungswesen (unterstützt durch die Kontrollstelle) Überwachung der Ordnungsmässigkeit der Jahresrechnung und der Alterskonten Überwachung des Deckungsgrades (unterstützt durch den Experten) Überwachung der Transaktionen (Prämieneinnahmen / Anlagen beim Arbeitgeber) zwischen Arbeitgeber und Vorsorgeinrichtung Überwachung der Tätigkeit von Kontrollstelle und Experten Überwachung, dass die Berichterstattung an Aufsichtsbehörde korrekt erfolgt 17
Informationspflichten gegenüber den Versicherten Die Informationspflicht ist in Art. 86 b BVG wie folgt geregelt: Leistungsansprüche, den koordinierten Lohn, den Beitragssatz und das Altersguthaben Organisation und die Finanzierung Die Mitglieder des paritätisch besetzten Organs Diese Informationspflicht kann von der Vorsorgeeinrichtung vollumfänglich erfüllt werden, sofern ein den Anforderungen entsprechendes Rechnungswesen geführt wird und die Rechnungslegung sowie die Erstellung der Jahresrechnung nach FER 26 erfolgt. 18