Lieferschein Lieferscheine Seite 1
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Inhaltsverzeichnis 1. STARTEN DER LIEFERSCHEINE 4 2. ARBEITEN MIT DEN LIEFERSCHEINEN 4 2.1 ERFASSEN EINES NEUEN LIEFERSCHEINS 5 2.1.1 TEXTFELD FÜR ARTIKEL 7 2.1.2 RUNDUNG BEI DEN EINZELNEN ARTIKELN 7 2.1.3 MEHRERE ARTIKEL ERFASSEN 7 2.1.4 ALS ARTIKEL ERFASSEN 7 2.1.5 NUR TEXT ERFASSEN 7 2.1.6 VORSCHAU DER LIEFERSCHEIN 7 2.1.7 LIEFERSCHEIN KOPIEREN 8 2.1.8 EINZELNE ARTIKEL NACH UNTEN ODER OBEN SCHIEBEN 8 2.2 ÄNDERUNG BEREITS ERFASSTER LIEFERSCHEINE 8 2.3 ANZEIGEN EINES LIEFERSCHEINS 8 2.4 LIEFERSCHEIN LÖSCHEN 8 3. AUSWERTUNGEN STARTEN 9 3.1 DATEN FÜR DIE AUSWERTUNG AUSWÄHLEN 9 4. ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN DER LIEFERSCHEINE 10 4.1 LIEFERSCHEIN KOPIEREN 10 4.2 SELEKTIERTE LIEFERSCHEINE INAKTIV SETZEN 10 4.3 SELEKTIERTE LIEFERSCHEINE AKTIV SETZEN 10 4.4 SELEKTIERTE LIEFERSCHEIN IN FAKTURA ÜBERTRAGEN 10 Lieferscheine Seite 3
1. Starten der Lieferscheine Wählen Sie im Treemenu Dokumente / Lieferscheine. 2. Arbeiten mit den Lieferscheinen Wenn Sie die Lieferscheine starten, erscheint folgendes Fenster mit allen bereits erfassten Lieferscheinen. Falls Sie beim letzten Verlassen des Programms einen Filter gesetzt haben, erscheint dieser nun wieder und dadurch nur diejenigen Rechnungen, welche der Filter zulässt. Wenn also eine Lieferschein nicht aufgelistet ist, überprüfen Sie die gesetzten Filter. Hier können Sie verschiedene Filter setzen und wieder entfernen In diesem Anzeigefeld sehen Sie die Daten des angewählten Lieferscheins Lieferscheine Seite 4
2.1 Erfassen eines neuen Lieferscheins Wenn Sie einen neuen Lieferschein erfassen möchten, erscheint dieses Fenster. Es enthält einige Register: Register für Angaben zu Projekt Register für Angaben zu den Adressen in diesem Feld werden alle Artikel, welche gelieferte werden, erfasst Fortlaufende Anzeige des Betrages Lieferscheine Seite 5
1. Starten Sie Cumulus 2. Wählen Sie Dokumente / Lieferscheine im Tree-Menü. 3. Es erscheint nun ein neues Fenster mit allen bereits erfassten Datensätzen 4. Um einen neuen Lieferschein hinzuzufügen, gehen Sie auf den Befehl Datensatz hinzufügen 5. Es erscheint nun ein neues Fenster (siehe oben) 6. Wählen Sie nun über den Button P das Projekt, PV für den Projektvertrag oder O für Offerte 7. Es werden nun einige Daten in den Lieferschein eingefügt. 8. Wechseln Sie nun ins Register Allgemein, lösen Sie eine neue Lieferscheinnummer. Wenn Lieferschein neu gemacht wird, vergibt das Programm automatisch XXXXX. Ändern und ergänzen Sie die Eingaben. 9. Im Register Infos können Sie Bemerkungen für diesen Lieferschein eingeben. Diese werden nicht auf dem Lieferschein ausgedruckt, sondern dienen nur der internen Information. 10. In den Registern für die Adressen werden die Adressen eingefügt. Falls keine Vorhanden sind, holen Sie diese aus der Adressverwaltung. 11. Um Artikel zum Lieferschein hinzuzufügen, wählen Sie Datensatz hinzufügen (rechte Maustaste im grauen Feld betätigen). 12. Mit Datensatz hinzufügen können Sie die einzelnen Artikel erfassen. 13. Es wird nun ein neues Fenster geöffnet, in welchem Sie mit A den gewünschten Artikel aus der Artikelverwaltung holen können. Der gewählte Artikel wird nun in den Lieferschein eingetragen und kann geändert und angepasst werden. Diese Änderungen sind nur für den aktuellen Lieferschein gültig und werden nicht auf den Artikel zurückgespeichert. 14. Falls in der Artikelverwaltung Angaben wie Ertragskonto und Preis eingeben wurden, erscheinen diese nun. Ansonsten können Sie die noch fehlenden Angaben zum Artikel von Hand eintragen. 15. Speichern Sie den erfassten Datensatz mit OK wenn Sie alle Eingaben gemacht haben. 16. Falls Sie noch weitere Artikel erfassen möchten mehrere Artikel erfassen 17. Ansonsten speichern Sie Ihre Daten mit OK Lieferscheine Seite 6
2.1.1 Textfeld für Artikel Für grössere oder komplexe Texte, gelangen Sie sowohl im Register Artikel als auch im Register Text durch einen Doppelclick im Textfeld auf eine Wordpad-Seite. Nachdem Sie Ihre Eingaben gemacht haben, speichern Sie diese im Wordpad oder schliessen das Wordpad mit X. Ansonsten erfolgt eine Anfrage, ob Sie die Änderungen speichern möchten. Bestätigen Sie diese und Ihre Eingaben werden im Artikel abgespeichert. 2.1.2 Rundung bei den einzelnen Artikeln Das Total und die MwSt. je Artikel werden nicht gerundet. Die Rundung findet wird auf dem Gesamttotal und der gesamten MwSt. der Rechnung durchgeführt, da ansonsten Rundungsfehler entstehen. 2.1.3 Mehrere Artikel erfassen Falls Sie einige Artikel erfassen möchten, gehen Sie, nachdem Sie den ersten Artikel eingegeben haben auf Speichern. Dadurch wird der aktuelle Datensatz in die Datenbank getragen. Wählen Sie danach neu und erfassen Sie weitere Datensätze. Die meisten Daten des zuletzt gespeicherten Datensatzes bleiben im Eingabefenster stehen. Sie müssen nun nur noch die fehlenden oder zu ändernden Eingaben machen. Achtung: wenn Sie neu nicht anwählen, wird der bestehende Artikel überschrieben. 2.1.4 Als Artikel erfassen Wenn ein Artikel noch nicht in der Artikelverwaltung erfasst wurde, können Sie ihn auch in der Fakturierung erfassen und dann in der Artikelverwaltung abspeichern. Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben, gehen Sie auf den Button Als Artikel speichern. Dadurch wird der aktuelle Datensatz in die Datenbank der Artikelverwaltung getragen. Diese Angaben sind jedoch nicht vollständig. Der Artikel muss in der Artikelverwaltung nachbearbeitet werden. 2.1.5 nur Text erfassen Falls Sie nur Text erfassen möchten, gehen Sie in s Register Text. Sie können hier Eingaben machen, ohne dass die Anfrage nach einem Betrag kommt. 2.1.6 Vorschau der Lieferschein Sie können den Lieferschein jederzeit mit Vorschau ansehen. Lieferscheine Seite 7
2.1.7 Lieferschein kopieren Siehe unter zusätzliche Funkionen der Lieferscheine, Lieferschein kopieren 2.1.8 einzelne Artikel nach unten oder oben schieben Falls Sie einen Artikel in der Rechnung weiter oben oder unten positionieren möchten, haben Sie 3 Möglichkeiten: Wählen Sie den Datensatz, den Sie verschieben möchten an. Wenn Sie nun die Befehlsliste mit der rechten Maustaste aktivieren, finden Sie in dieser die Befehle Zeile nach oben und Zeile nach unten Wählen Sie den Datensatz, den Sie verschieben möchten an. Mit den + Taste wird der angewählte Datensatz nach oben, mit der - Taste nach unten verschoben Oder Sie wählen in der Menuzeile des Fakturafensters Text 2.2 Änderung bereits erfasster Lieferscheine 1. Markieren Sie den zu ändernden Datensatz. 2. Wählen Sie Datensatz ändern 3. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein 4. Speichern Sie Ihre Änderungen 2.3 Anzeigen eines Lieferscheins Wählen Sie Datensatz anzeigen oder Sie doppelklicken Sie den anzuzeigenden Datensatz. Dieser Befehl hat eine rein anzeigende Funktion. Sie können nichts am Eintrag ändern. 2.4 Lieferschein löschen Mit Datensatz löschen wird ein einzelner Datensatz definitiv gelöscht. Mit Mehrfach Datensätze löschen, können mehrere Lieferscheine gleichzeitig gelöscht werden. Wenn Sie einen Lieferschein nicht mehr benötigen, setzen Sie ihn inaktiv. Sie können so jederzeit wieder darauf zurückgreifen. Lieferscheine Seite 8
3. Auswertungen starten Für jedes Modul stehen Ihnen eine oder mehrere Auswertungen zur Verfügung. Grundsätzlich werden die auf dem Bildschirm aufgelisteten Daten ausgewertet. Wenn Sie nur bestimmte Daten auswerten möchten müssen Sie die Daten für die Auswertungen auswählen: 3.1 Daten für die Auswertung auswählen Sie können Filter setzen (entweder in der Filterzeile oder wenn vorhanden, mit Suche eingrenzen ), um die gewünschte Auswahl zu treffen. Sie können jedoch auch mit der Ctrl oder der Shift-Taste und der Maus einige Datensätze selektieren. Es werden dann nur diese selektierten Datensätze auf die Auswertung übernommen. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie den Befehl Auswertung starten. Falls nur eine Auswertung zur Verfügung steht, startet diese automatisch. Falls mehrere Auswertungen vorhanden sind, gelangen Sie nun in die Auswahl der vorhandenen Auswertungen. Nachdem Sie die gewünschte Auswertung angewählt haben, erfolgt diese Anfrage: 18. Wählen Sie nun, ob Sie das Dokument zur Ansicht auf den Bildschirm laden, ansehen und später ausdrucken wollen. 19. Oder Sie wählen Vorabzug auf 1 Blatt, dann wird das Dokument direkt auf dem Standardschacht des Druckers gedruckt. 20. Als dritte Variante können Sie Original nach Konfiguration wählen. Damit wird die gewählte Auswertung direkt auf einen speziellen Schacht Ihres Druckers umgeleitet und ausgedruckt. Handbuch Allgemeine Informationen / Auswertungen starten Lieferscheine Seite 9
4. Zusätzliche Funktionen der Lieferscheine Unter dem Menu Lieferschein in der Menuzeile finden Sie folgende zusätzlichen Funktionen: 4.1 Lieferschein kopieren Wenn Sie einen Lieferschein kopieren möchten, markieren Sie den zu kopierenden Datensatz und wählen Sie Lieferschein kopieren. Es erscheint nun ein Fenster, in welchem der zu kopierenden Lieferschein erscheint. Bestätigen Sie dieses Fenster mit OK. Das Programm legt nun eine Kopie des Originallieferscheins an. Ändern Sie nun die Eingaben, welche Sie nicht übernehmen möchten. Ausserdem müssen Sie die Lieferscheinnummer neu definieren. 4.2 Selektierte Lieferscheine inaktiv setzen Um einen Lieferschein inaktiv zu setzen, wählen Sie den Lieferschein, welcher inaktiv gesetzt werden soll an und gehen auf Selektierte Lieferscheine inaktiv setzen. 4.3 Selektierte Lieferscheine aktiv setzen Dazu wählen Sie mit gedrückter Ctrl-Taste und Maus alle Lieferschein, welche aktiviert werden sollen und gehen auf Selektierte Lieferscheinen aktiv setzen. 4.4 selektierte Lieferschein in Faktura übertragen Sie können aus einem Lieferschein direkt eine Rechnung generieren. Dabei werden alle Daten aus dem Lieferschein übertragen. Falls Daten fehlen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Gehen Sie in diesem Fall nochmals in den Lieferschein und ergänzen Sie die fehlenden Daten. Die neue Rechnung wird mit der Lieferscheinnummer und dem Zusatz Kopie in der Fakturierung abgelegt. Sie können sie dort bearbeiten und ändern. Lieferscheine Seite 10