Archivmanagement in der Praxis

Mario Glauert / Hartwig Walberg (Hrsg.) Archivmanagement in der Praxis Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv 9

Archivmanagement in der Praxis

Veröffentlichungen der Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv Band 9

Archivmanagement in der Praxis Herausgegeben von Mario Glauert und Hartwig Walberg Potsdam 2011

Gedruckt auf alterungsbeständigem Papier gemäß DIN EN ISO 9706. Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken im Brandenburgischen Landeshauptarchiv Bestellung nur über: Brandenburgisches Landeshauptarchiv Postfach 60 04 49, 14404 Potsdam Tel. (0331) 5674 0, Fax (0331) 5674 212 E-Mail poststelle@blha.brandenburg.de Satz und Druck: gh gra c house GmbH, Berlin ISBN 978-3-9810642-9-2 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechts ist ohne schriftliche Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikrover lmungen und die digitale Einspeicherung und Verarbeitung.

Inhaltsverzeichnis Mario Glauert / Hartwig Walberg Einleitung...7 Martina Wiech Strategisches Management für Archive...13 Gerd Schneider Aufgaben- und Personalplanung in Archiven...37 Meinhard Motzko Standardisierung und Zerti zierung von Aufgaben und Leistungen in Archiven...57 Burkhard Nolte Kennzahlen, Kennzahlensysteme und Benchmarking Nutzen und Grenzen im Archiv...69 Andreas Hedwig Betriebswirtschaftliches Finanzmanagement...91 Johannes Kistenich Projektmanagement im Archiv... 115 Harry Scholz Qualitätsmanagement: Die Anwendung des EFQM-Modells im Archiv...133 Volker Jäger Magazinmanagement. Archivfachliche Anforderungen an ein Magazin...151 Jochen Rath Dienstleistungsmanagement im Archiv Kommunikation mit Kunden...169

Clemens Rehm Management der Überlieferungsbildung Erinnerung in Schachteln. Gedanken zwischen Regalen...183 Helge Kleifeld Forschungsmanagement im Archiv am Beispiel des Archivs des Instituts für Zeitgeschichte...207 Sabine Happ Archive im Verbund...231 Marcus Stumpf Zur Artenvielfalt kommunaler Archive: Traditionen und neue Strategien, Organisations-, Rechts- und Betriebsformen...247 Autorenverzeichnis...273

Archivmanagement in der Praxis Mario Glauert / Hartwig Walberg Einleitung Wozu Archivmanagement? Die Archive aller Sparten entwickeln sich in der heutigen Informationsgesellschaft unter dem Erwartungsdruck von Trägern und Nutzern und natürlich durch engagierte Mitarbeiter zunehmend zu modernen Dienstleistungseinrichtungen, deren Verwaltung und Betrieb den Archivarinnen und Archivaren zweifellos auch moderne Methoden des operativen und strategischen Managements abverlangen. Der Begriff Archivmanagement wurde unter diesen Vorzeichen vor allem durch einen gleichnamigen Artikel im Handbuch für Wirtschaftsarchive 1998 von Hartmut Weber und Renate Köhne-Lindenlaub in die deutschsprachige Fachliteratur eingeführt. 1 Inzwischen sind auch und vor allem die öffentlichen Archive des Staates und der Kommunen unter den Schlagworten Verwaltungsmodernisierung und New Public Management von einem Wandel ergriffen worden, der es erforderlich macht, sich systematisch mit den (über)lebenswichtigen Fragen der Personal- und Ressourcenplanung, der Strategieentwicklung, des Projekt- und eben auch des Dienstleistungsmanagements und -marketings zu befassen. Archivträger, von ihnen beauftragte Beratungs rmen, eigentlich der gesamte Verwaltungskon- Archivmanagement operativ und strategisch 1 Hartmut Weber / Renate Köhne-Lindenlaub, Archivmanagement, in: Handbuch für Wirtschaftsarchive. Theorie und Praxis, hg. v. Evelyn Kroker / Renate Köhne-Lindenlaub / Wilfried Reininghaus, München 1998, S. 259-274. 7

Mario Glauert / Hartwig Walberg Vorträge im B.A. Archiv FH Potsdam text der Archive ist inzwischen stark vom betriebswirtschaftlichen und strategischen Managementdenken geprägt. Die Archive und ihre Beschäftigten tun also gut daran, dieses Umfeld, seine Sprache und Begrif ichkeit zu verstehen und sich mit den unabweisbaren archivfachlichen Zielorientierungen und Standards verständlich machen zu können. Auch in der archivarischen Ausbildung in Deutschland ist inzwischen die ältere Archivverwaltungslehre 2 um moderne Inhalte des Archivmanagements in diesem Sinne ergänzt und in unterschiedlichem Umfang und Ausprägung zum Bestandteil der Curricula gemacht worden. Die vorliegende Aufsatzsammlung bietet in der Praxis gereifte und erprobte Beiträge aus verschiedenen Feldern des Managements von und in Archiven, die im Wintersemester 2010/2011 von erfahrenen Berufskolleginnen und -kollegen in einer gemeinsamen Lehrveranstaltung der beiden Herausgeber im B.A.-Studiengang Archiv des Fachbereichs Informationswissenschaften der FH Potsdam in Form von Vorträgen gehalten und von den Gastdozenten unter Mitwirkung der Studierenden für die Publikation bearbeitet wurden. Die Autorinnen und Autoren sind in staatlichen oder kommunalen Archiven, in einem Parteistiftungsarchiv, einem Hochschul- und einem Wissenschaftsarchiv in leitender Funktion mit Managementaufgaben befasst. Zwei Autoren sind in bekannten Beratungs rmen einschlägig seit Jahren für Archive tätig. Der Aufsatzband erlaubt daher einen Einblick in die alltägliche Managementarbeit der Archive aller Sparten und richtet sich an große wie kleine Archive. Was ist Archivmanagement? Im weitesten Sinne könnte der Begriff Archivmanagement viele archivfachliche Tätigkeiten umfassen. Suchmaschinen im Internet legen dies nahe, denn als Treffer ndet man vor allem Archivdienstleister von der Fremd-Magazinierung bis hin zur Aktenvernichtung und 2 Gerhart Enders, Archivverwaltungslehre, Berlin 1968. 8

Einleitung der elektronischen Datenhaltung. Auch gibt es im angloamerikanischen Raum archivarische Studiengänge, die in Weiterentwicklung des grundlegenden Lehrbuchs von Theodor R. Schellenberg The Management of Archives (1965) sehr viel umfassender mit Archives and Records Management bezeichnet werden. 3 Die zentrale Frage des Archivmanagements ist eine sehr schlichte: Was ist ein gutes Archiv? So einfach die Frage klingt, so schwer fällt der archivischen Fachkunde eine adäquate Antwort. Um sie zu beantworten, genügt es nicht, archivische oder archivgesetzliche Aufgaben inhaltlich wiederzugeben. Es müssen Standards, Prioritäten und Ziele zu den einzelnen Aufgabenbereichen de niert werden (Was wollen wir?). Die Antwort erfordert Indikatoren und Kennzahlen, die nicht nur eine Qualitäts- und Erfolgsmessung von Prozessen und Ergebnissen (Wie gut sind wir wirklich?), sondern auch ein Benchmarking (Was können wir von anderen lernen?) erlauben. Die einfache Frage zeigt, dass die erfolgreiche und ef ziente Leitung eines Archivs neben gesättigten archivfachlichen Kenntnissen auch betriebswirtschaftliches Managementdenken in Planung, Organisation und Kontrolle, vor allem aber in den Bereichen Führung und Kommunikation erfordert. Archivmanagement ist das, was man heute im Archiv auch braucht. Der Aufsatzband versteht Archivmanagement daher als eine heute notwendig gewordene Ergänzung der klassischen Archivverwaltungslehre und praktischen Archivkunde 4. Sind diese an den fachlichen Grundlagen des Arbeitsprozesses in Archiven orientiert (Überlieferungsbildung, Übernahme, Bewertung, Erschließung, Benutzung), berührt der engere, aus der betriebswirtschaftlichen Managementlehre herrührende Bereich des Archivmanagements die Bereiche des strategischen und operativen Managements. Was ist ein gutes Archiv? 3 So z. B. im University College London UCL), Department of Information Studies (https://www.ucl.ac.uk/infostudies/teaching/programmes/arm/archivesprogramme/). 4 Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, hg. von Norbert Reimann, Münster 2004. 9

Mario Glauert / Hartwig Walberg Zum strategischen Management 5 zählen wir u. a. Fragen der Organisationsidentität, der Visionen, der Mission und des Leitbildes von Archivarbeit. In SWOT 6 -Analysen, mit Kennzahlen und Indikatoren und Mitteln des Marketings werden die archivfachlichen Dienstleistungen aus dem Blickwinkel der strategischer Ausrichtung betrachtet. Hier gibt es Konzepte und Instrumente, die von den Archiven mit großem Nutzen und Erfolg eingesetzt werden können. Das operative Management befasst sich demgegenüber mit der Qualität der Archivarbeit und der Kundenorientierung, mit Betriebs- und Rechtsformen, Kooperationen, Projektmanagement, Personalmanagement und Finanzmanagement. Ziel des so verstandenen Archivmanagements ist es, beim Spagat zwischen Sparzwang und Dienstleistungsqualität (H. Weber) 7 die Aufgaben im Archiv effektiver ( Die richtigen Dinge tun ) und ef- zienter ( Die Dinge richtig tun ) auszuführen und somit erheblich zur Zufriedenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Archivträger und Nutzern (Kunden) beizutragen. Was gibt es noch zu tun? In einem vergleichbaren Publikationsprojekt für den Bereich von Bibliotheken (und anderen Informationseinrichtungen) 8 sind weitere mögliche Managementthemen bzw. Vertiefungen angesprochen, deren Bearbeitung sich für die Archive lohnen würde. Die verstreute archivarische Fachliteratur und die zahlreichen unbekannten internen Untersuchungen vor allem zum Bereich des Personal- und Finanzmanagements verdienten es, in einem umfassenderen Handbuch in 5 Siehe dazu vor allem den Beitrag von Martina Wiech in diesem Band mit weiterführender Literatur. 6 SWOT-Analyse = Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats (Stärken- Schwächen-Chancen-Risiken-Analyse). 7 Hartmut Weber, Archivmanagement als Hilfestellung beim Spagat zwischen Sparzwang und Dienstleistungsqualität, in: Archive in Bayern 1 (2003) S. 165-206. 8 Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hg. v. Hans-Christoph Hobohm / Konrad Umlauf, Hamburg (Loseblattsammlung Stand: 2011). 10

Einleitung geeigneter Weise zusammengeführt zu werden, das den Rahmen der vorliegenden Aufsatzsammlung gesprengt hätte. 9 Vorbilder aus dem englischsprachigen Raum sind bereits vorhanden. 10 Im Rahmen von Abschlussarbeiten im Diplom-, Bachelor- und Masterstudium an der FH Potsdam sowie von Transferarbeiten in der verwaltungsinternen Ausbildung an der Archivschule Marburg sind in der Vergangenheit bereits Themen bearbeitet worden, die mitunter auszugsweise veröffentlicht wurden. 11 Hier liegen noch Entwicklungsmöglichkeiten für ein Newcomer-Forum auf den Deutschen oder auch auf regionalen Archivtagen. Die hier vorgelegte handbuchartige Zusammenstellung wichtiger Beiträge aus einem Vortragszyklus fordert dazu heraus, sich mit dem Archivmanagement intensiver zu befassen und weitere Arbeiten folgen zu lassen. Den Autorinnen und Autoren sowie den an der Entstehung des vorliegenden Bandes mitwirkenden Studierenden sei hiermit herzlichst gedankt. Dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv und der Landesfachstelle für Archive und öffentliche Bibliotheken in Potsdam gilt der Dank für die Aufnahme in ihre Schriftenreihe. 9 Themenfelder könnten z. B. sein: Das Archiv als Marke, Leistungsvergleich und Benchmarking, Benutzerbefragungen und Informationsbedarfsermittlung, Qualitätshandbuch Archive, Change-Management, One-Person- Archives, Umzüge von Archiven etc. 10 Vgl. etwa Managing Archives and Archival Institutions, hrsg. v. James Gregory Bradsher, Chicago 1989; Caroline Mary Williams, Managing Archivs. Foundation, Principles and Practice, Oxford 2006; Bruce W. Dearstyne, Leading and Managing Archives and Records Programs. Strategies for Success, New York 2008; Elizabeth Sheperd / Karen Anderson, Management Skills for Archivists and Records Managers, London 2011. 11 Eine kleine Auswahl von Beispielen: Tomislav Novoselac, Implementierung strategischer Management-Methoden im Zentralarchiv der CLAAS KGaA mbh, Diplomarbeit FH Potsdam 2010; Peggy Föhse, Marketingaspekte einer archivischen Aufgabe. Benutzung im Landesarchiv Berlin, Diplomarbeit FH Potsdam 2010; Martin Wikenhauser, Die Balanced Scorecard als Beispiel für modernes Management im öffentlichen Archivbereich, Bachelorarbeit FH Potsdam 2011; Burkhard Nolte, Qualitätsmanagement und -sicherung der archivischen Fachaufgabe Bewertung, Transferarbeit an der Archivschule Marburg 2003. 11