Prozessmanagement Scan Autoren und Ansprechpartner: DI Dr. Karl W. Wagner (Geschäftsführender Gesellschafter der procon Unternehmensberatung GmbH) Mag. Yosef Schaban (Berater der procon Unternehmensberatung GmbH) procon T +43-1-367 91 91-0 Unternehmensberatung GmbH F +43-1-367 91 91-9 Saarplatz 17 E office@procon.at A-1190 Wien I www.procon.at 1
1. 20 dag Prozessmanagement bitte Prozessmanagement Systeme sind in den Unternehmen unterschiedlich ausgeprägt. Prozessmanagement ist in aller Munde, jeder will seine Prozesse als Führungsinstrument nutzen. Kaum eine Organisation kann jedoch beurteilen, wie funktionsfähig deren System läuft. Prozessmanager und Prozessverantwortliche stellen sich daher immer wieder dieselben Fragen: Wie viel Prozessmanagement benötige ich wirklich? Wie weit muss sich die Organisation ändern und welche Maßnahmen müssen dafür gesetzt werden? Wo steht die Konkurrenz? Warum funktioniert das Prozessmanagement System schlechter, als es sollte? Wo liegen die Schwächen? Wie erkenne ich diese? Antworten auf diese Fragen liefert der Prozessmanagement-Scan. 2. Prozessmanagement-Scan Prozessmanagment ist für marktstarke Organisationen zum unverzichtbaren Bestandteil des nachhaltigen Management geworden. Prozessmanagement ist ein effektives und effizientes Führungsinstrument. Mit einem fundiert umgesetzten Prozessmanagement-System werden strategische Ziele strukturiert und kontrolliert in den Unternehmensabläufen verankert. Abbildung 1: Aufbau Prozessmanagement-Scan 2
Der Prozessmanagement-Scan bietet erstmals die Möglichkeit in kurzer Zeit einen Überblick über das Prozessmanagement-System zu erhalten und gibt weiters die Möglichkeit einen Vergleich zu den Marktführern anzustellen. Der Weg von der funktionellen Aufbauorganisation hin zu einem prozessorientierten Unternehmen ist lang und erfordert Disziplin und Ausdauer. Um hierbei den Überblick nicht zu verlieren bringt der Prozessmanagement-Scan die nächsten Schritte auf den Punkt und er zeigt verdeckte Lücken im System auf. Der Prozessmanagement-Scan dient also der Analyse des bestehenden Prozessmanagement-Systems und liefert Daten, um gezielt in das System eingreifen und optimieren zu können. 2.1. Aufbau des Prozessmanagement-Scans Der Prozessmanagement-Scan berücksichtigt alle wesentlichen Systemelemente eines Prozessmanagement-Systems und folgt einem 3 stufigem Aufbau. Die erste Stufe ist die sog. Stufe BASIC und rückt all jene Themen in den Vordergrund, die beim Aufbau des Prozessmanagement-Systems berücksichtigt werden müssen. Die Rolle des Managements ist es, den Prozess zu ändern, nicht den Mitarbeiter. (zit. W. E. Deming, einer der Gurus zum Thema). Der dokumentierte Prozess dient als Vorraussetzung zur kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensabläufe. Verschwendete Ressourcen werden damit aufgedeckt, Kosten und Zeit eingespart. Somit wird die Qualität laufend verbessert. Daher werden in der Basis Stufe folgende Elemente analysiert: Prozesslandkarte 4 Schritte Methodik (Identifikation, Aufbau und Umsetzung von Prozessen) Prozessmodellierung Dokumentation Rollen und Verantwortungen im Aufbau Erfolgsfaktoren in der Umsetzung Management of Change In Stufe 2, der sog. Stufe ADVANCED, liegt das Hauptaugenmerk auf dem täglichen Leben der einzelnen Prozesse. Denn dies ist die Vorraussetzung für ein integratives Konzept von Führung, Organisation und Controlling. Durch das Beherrschen der einzelnen Prozesse ist eine zielgerichtete Steuerung der Unternehmensabläufe möglich. Die wichtigsten Elemente aus der Advanced Stufe sind: Prozess Ziele Prozess Messung Prozess Reporting Prozess Controlling Prozess Jour Fixe Strategischer Bezug des Prozessmanagement-Systems 3
Spätestens in Stufe 3 ist es zwingend notwendig das bestehende Prozessmanagement-System auf einer höheren, aggregierten Ebene zu betrachten und die organisatorische und strategische Anbindung des Systems an die Organisation zu prüfen. Nur jene Organisationen, die es schaffen ihr Prozessmanagement-System perfekt in die Organisation einzupflegen, werden den entscheidenden Wettbewerbsvorteil durch Prozessmanagement auch realisieren können. Daher werden in der Stufe EXCELLENCE die nun folgenden Elemente analysiert und bewertet: Balanced Score Card Prozess Monitoring Jahresgeschäftsplanung Organisatorische Anbindung 2.2. Dauer und Ablauf der Analyse Der Prozessmanagement-Scan wird direkt vor Ort durchgeführt und dauert durchschnittlich ½ bis 1 Tag. Die Interviewpartner sind dabei Prozessmanager, sowie die Prozessverantwortlichen der Kernprozesse. Jede der 3 Stufen (Basic, Advanced, Excellence) gliedert sich in die unter 2.1 angeführten Themengebiete. In Summe analysiert der Scan das Prozessmanagement-System in 3 Stufen, mit insgesamt 23 Themen und 160 Detail-Inhalten. Der Interviewer geht systematisch durch die Themengebiete und bewertet nach klar definierten Kriterien den Entwicklungsstand der Organisation zum jeweiligen Detail - Thema. Ein Auszug aus dem Fragebogen ist im Folgenden dargestellt: Stufe Nr Thema Subthema Inhalt Status Bemerkung Es existiert eine Pz Landkarte, die sämtliche Prozesskategorien (Hauptgeschäfts-, Support-, Management und Analyseprozesse) BA 1 Pz Landkarte Allg. lückenlos abbildet. 3 BA 2 Pz Landkarte Allg. Die Zusammenhänge eines neuen Prozesses in der Pz Landkarte mit den anderen Prozessen werden auf Wechselwirkungen untersucht. 4 BA 3 Pz Landkarte Allg. Die oberste Leitung gibt die Pz Landkarte frei und stellt Ressourcen zur kommunikation und Schulung zur Verfügung. 1 Abbildung 2: Auszug Prozessmanagement-Scan Thema Prozesslandkarte Das Bewertungsschema ist nach einer Skala von 1 bis 4 aufgebaut, um die Tendenz zur Mitte zu vermeiden. Die Farbcodierung unterstützt die rasche Orientierung und dient weiters der Fehlervermeidung. Bewertet werden die Inhalte nach folgenden Kriterien: 1 nicht vorhanden 2 teilweise vorhanden, aber nicht gelebt 3 vorhanden und teilweise gelebt 4 vorhanden und gelebt Abbildung 3: Bewertungsschema Prozessmanagement-Scan 4
2.3. Ergebnisse Die Auswertung der Ergebnisse kann direkt vor Ort vorgenommen werden, sodass die Organisation bereits kurz nach Ende der Interviews die ersten Aussagen und Grafiken verwenden kann. In einem Folge Meeting (durchschnittlich eine Woche später) können die Gesamtergebnisse präsentiert und Detailfragen geklärt werden. Ergebnisse Pz Scan BASIC Erfolgsfaktoren in der Umsetzung Mgmt. Of Change Pz Landkarte 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 4 - Schritte Methodik Prozessmodellierung Benchmark FirmaXY Schulung der Beteiligten Dokumentation Rollen und Verantwortung im Aufbau Pz Ziele Kommunikation Abbildung 4: Ergebnis Grafik für Stufe 1 BASIC Die blau hinterlegte Fläche liefert Daten der Marktführer aus der jeweiligen Branche. In gelb finden sich die Ergebnisse des abgeschlossenen Prozessmanagement Scans wieder. An dieser Stelle lassen sich sofort 2 Aussagen bzgl. dem bestehendem Prozessmanagement System treffen: Lücken im Prozessmanagement-System werden aufgezeigt Das Delta zwischen der Organisation und dem Marktführer wird sichtbar Daraus abgeleitet ist es nun möglich gezielte Verbesserungsmaßnahmen zu setzen. Dadurch kann ressourcenschonend in das bestehende Prozessmanagement-System eingegriffen werden und das richtige Maß Prozessmanagement für die Organisation eruiert werden. 5
3. Literatur Wagner, Karl Werner; Käfer, Roman (2008). PQM Prozessorientiertes Qualitätsmanagement Leitfaden zur Umsetzung der neuen ISO 9001. München, Carl Hanser Verlag Wagner, Karl Werner; Patzak, Gerold (2007). Performance Excellence Der Praxisleitfaden zum effektiven Prozessmanagement. München, Carl Hanser Verlag Wagner, Karl Werner; Dürr, Walter (2008). Reifegrad nach ISO/IEC 15504 (SPiCE) ermitteln. München, Carl Hanser Verlag 6