Datenschutz-Leitfaden für die Schule

Datenschutz-Leitfaden für die Schule Inhaltsverzeichnis 1. Einführung 2 1.1. Zweck 2 1.2. Adressaten 2 1.3. Aufbau und Verwendung dieses Leitfadens 2 2. Begriffe und Grundlagen 2 2.1. Datenschutz und Datenschutzrecht 2 a) Daten b) Datensammlung c) Datenbearbeitung 2.2 Persönlichkeit und Persönlichkeitsrecht 3 a) Persönlichkeitsrechte b) Urteilsfähigkeit c) Handlungsfähigkeit d) Zur Einwilligung der Betroffenen 2.3. Amtsgeheimnis 4 3. Datenschutz im Schulalltag 4 3.1. Datenbeschaffung 4 a) Einführung b) Daten über Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigte c) Personaldaten von Lehrenden 3.2. Datenbearbeitung 5 3.3. Auskünfte und Datenweitergabe 5 a) Grundsätzliches b) Herausgabe von Daten an Schülerinnen und Schüler sowie deren Erziehungsberechtigte c) Datenaustausch innerhalb der Schule d) Datentransfer mit Behörden e) Informationen und Auskünfte an Lehrmeisterinnen und Lehrmeister f) Zentrum für Schulpsychologie und therapeutische Dienste 3.4. Umgang mit Daten im Internet und in E-Mails 8 3.5. Bild- und Tondokumente 8 3.6. Datenaufbewahrung und Datenvernichtung 8 a) Datensicherung b) Archivierung und Datenvernichtung c) Daten über Schülerinnen und Schüler im Speziellen d) Personaldaten von Lehrenden Departement Bildung und Kultur ehandbuch für die Volksschule im Kanton Appenzell Ausserrhoden 10.2015 1/9

1. Einführung 1.1. Zweck Um ihre Aufgabe erfüllen zu können, ist jede Schule darauf angewiesen, personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Eltern und dem Lehrpersonal zu bearbeiten. Neben weniger sensiblen Daten wie z.b. Namen und Adressen werden in der Schule auch Daten bearbeitet, die vom Gesetz als besonders schützenswert bezeichnet werden. Darunter fallen beispielsweise Angaben über die Religion, die Gesundheit oder fürsorgerische und vormundschaftliche Massnahmen (Art. 2 Abs. 3 des Gesetzes über den Datenschutz vom 18. Juni 2001, bgs 146.1, abgekürzt DSG ). Die Schulen müssen die geltenden Datenschutz- Bestimmungen beachten und umsetzen und dem Grundrecht auf Datenschutz entsprechend Rechnung tragen. Den öffentlichen Schulen kommt beim Umgang mit Daten eine Vorbildfunktion zu. 1.2. Adressaten Dieser Datenschutzleitfaden und die dazugehörenden konkreten Datenschutzempfehlungen für den Schulalltag richten sich primär an Lehrpersonen, Schulleitungen und Behördenmitglieder der Volksschulen im Kanton Appenzell A.Rh. Der Leitfaden hat grundsätzlich aber auch für andere Schulen Gültigkeit. 1.3. Aufbau und Verwendung dieses Leitfadens Dieser Leitfaden zeigt auf, wie die Bestimmungen über den Datenschutz an einer Schule umgesetzt werden können und wie mit den Personendaten über Schülerinnen und Schüler, Eltern und Lehrpersonen umgegangen werden soll. Der Leitfaden ist auf den Einsatz in der Praxis ausgerichtet und soll eine Anleitung für den konkreten Schulalltag sein. Der Datenschutzleitfaden ist in zwei einander ergänzende Teile gegliedert. Der erste Teil ist dieser Datenschutzleitfaden, der die theoretischen Grundlagen enthält. Die Theorie wird mit konkreten Beispielen veranschaulicht. Dieser Teil richtet sich an Personen, welche die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes kennen möchten und sich nicht mit blossen Empfehlungen und Tipps zufrieden geben. Der zweite Teil enthält thematisch geordnete konkrete Empfehlungen und Checklisten für den Schulalltag. Dieser Teil enthält weder Erläuterungen noch Begründungen und richtet sich an Personen in der Praxis, die ohne grossen Aufwand konkrete Hilfestellungen für den Schulalltag suchen. 2. Begriffe und Grundlagen 2.1. Datenschutz und Datenschutzrecht a) Daten Personendaten sind Angaben über eine bestimmte oder bestimmbare Person. Personendaten, die im Schulalltag eine Rolle spielen, sind beispielsweise Name, Adresse, Telefonnummer von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten oder Lehrpersonen, Noten und Bewertungen oder Angaben über Lehrbefähigungen und Besoldung von Lehrpersonen. Besonders schützenswerte Personendaten sind Daten über religiöse, weltanschauliche oder politische Ansichten und Tätigkeiten, die Intimsphäre, die Gesundheit oder die ethnische Zugehörigkeit sowie fürsorgerische, vormundschaftliche oder strafrechtliche Verfahren und Massnahmen (Art. 2 Abs. 3 DSG). Ein Persönlichkeitsprofil ist eine Zusammenstellung von Daten, die eine Beurteilung wesentlicher Aspekte der Persönlichkeit einer natürlichen Person erlaubt (Art. 2 Abs. 4 DSG). Departement Bildung und Kultur ehandbuch für die Volksschule im Kanton Appenzell Ausserrhoden 10.2015 2/9

Seite 3 von 9 b) Datensammlung Eine Datensammlung ist eine Sammlung von Personendaten (Art. 2 Abs. 6 DSG). Nicht ausdrücklich oder offensichtlich auf eine Person bezogene Informationen sind dann Personendaten, wenn indirekt (z.b. aufgrund der Umstände) auf die betroffene Person geschlossen werden kann. c) Datenbearbeitung Die Bearbeitung von Personendaten ist jeder Umgang mit Daten, wie die Beschaffung, Aufbewahrung, Verwendung, Veränderung, Bekanntgabe oder Vernichtung (Art. 2 Abs. 5 DSG). 2.2. Persönlichkeit und Persönlichkeitsrecht a) Persönlichkeitsrechte Die Persönlichkeit umfasst alle Eigenschaften und Rechte, die der Person kraft ihres Daseins zustehen. Verschiedene rechtliche Regelungen (z.b. in der Bundesverfassung, im Strafgesetzbuch oder im Zivilgesetzbuch) schützen die Persönlichkeit vor ungerechtfertigten Verletzungen. Auch die Datenschutzbestimmungen schützen die Persönlichkeit der Betroffenen. Die Persönlichkeitsrechte gelten nicht absolut. Nach Art. 28 Abs. 2 des Schweizerischen Zivilgesetzbuchs (SR 210, abgekürzt ZGB) sind Beschränkungen der Persönlichkeit rechtmässig, wenn der oder die Betroffene einwilligt. Beispiel: Wer sich ein Piercing machen lässt, willigt in die damit verbundene Verletzung der Persönlichkeit ein. das öffentliche oder private Interesse überwiegt. Beispiel: Prominente müssen sich bis zu einem gewissen Grad Medienberichterstattungen die regelmässig die Persönlichkeit betreffen gefallen lassen, weil ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht. eine gesetzliche Grundlage vorhanden ist. Beispiel: Obwohl die Persönlichkeit von Schülerinnen und Schülern in der Schule gefördert wird, sind mit dem Schulbesuch auch gewisse Einschränkungen der Persönlichkeit verbunden (Einhaltung des Stunden- und Ferienplans, Einordnung in eine Klasse usw.). Für diese Einschränkungen besteht mit der im Schulgesetz (bgs 411.0) verankerten Schulpflicht eine gesetzliche Grundlage. b) Urteilsfähigkeit Urteilsfähig ist, wer vernunftgemäss handeln kann (Art. 16 ZGB). Bei Unmündigen ist die Urteilsfähigkeit immer in Bezug auf die entsprechende Rechtshandlung und die konkrete Person des Unmündigen zu beurteilen. Beispiel: Ein achtjähriges Kind kann hinsichtlich dem Kauf einer Glace im Schwimmbad durchaus urteilsfähig sein. Für den Kauf einer Liegenschaft wird die Urteilsfähigkeit bei diesem Kind jedoch nicht gegeben sein. Im Sinne einer Faustregel sind 12 14 Jahre alte Kinder urteilsfähig. c) Handlungsfähigkeit Wer handlungsfähig ist, kann nach Art. 12 ZGB durch seine Handlungen Rechte und Pflichten eingehen (z.b. einen Vertrag abschliessen). Handlungsfähigkeit setzt Mündigkeit (ab 18 Jahren) und Urteilsfähigkeit voraus (Art. 13 ZGB). Urteilsfähige Unmündige können im Grundsatz nur mit der Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertreter Rechte und Pflichten begründen (Art. 19 Abs. 1 ZGB). Eine Ausnahme besteht für unentgeltliche Vorteile (z.b. Entgegennahme einer Schenkung) und die Ausübung höchstpersönlicher Rechte (z.b. Einwilligung in einen operativen Eingriff). d) Zur Einwilligung der Betroffenen Die Einwilligung des Betroffenen ist ein Rechtfertigungsgrund für eine Verletzung der Persönlichkeitsrechte (vgl. Kap. 2.2.a). In den nachfolgenden Kapiteln ist immer wieder von der Einwilligung der Betroffenen die Rede. Die Einwilligung der Be-

Seite 4 von 9 troffenen stellt im Zweifelsfall die einfachste Möglichkeit zur Beschaffung oder Herausgabe von Daten dar. Sofern die Einwilligung höchstpersönliche Rechte betrifft (z.b. Veröffentlichung eines Bildes im Internet unter Namensnennung), ist die Einwilligung bei urteilsfähigen Jugendlichen (vgl. Kap. 2.2.b) von diesen selber zu erteilen. In allen anderen Fällen müssen die Erziehungsberechtigten einwilligen. Die Einwilligung der Betroffenen ist an keine Form gebunden und kann auch mündlich oder stillschweigend erfolgen. In heiklen Fällen ist zu empfehlen, dass sie schriftlich eingeholt wird. Ohne schriftlichen Beleg befindet sich eine Lehrperson im Streitfall in einer ungemütlichen Lage, weil sie den Beweis der Einwilligung wenn überhaupt nur schwer (z.b. mit Zeugen) erbringen kann. 2.3. Amtsgeheimnis Nach Art. 320 Ziff. 1 des Schweizerischen Strafgesetzbuchs (SR 311.0, abgekürzt StGB) macht sich strafbar, wer ein Geheimnis offenbart, das ihm in seiner Eigenschaft als Mitglied einer Behörde oder als Beamter anvertraut worden ist oder das er in seiner amtlichen oder dienstlichen Stellung wahrgenommen hat. Nach Art. 320 Ziff. 2 StGB ist der Täter nicht strafbar, wenn er das Geheimnis mit schriftlicher Einwilligung seiner vorgesetzten Behörde geoffenbart hat. Lehrpersonen an öffentlichen Schulen gelten als Beamte im Sinne von Art. 320 StGB und unterstehen dem Amtsgeheimnis. Amtsgeheimnisse sind alle Tatsachen, von denen im Rahmen der Ausübung des Lehrberufes Kenntnis erlangt wird, die nur einem beschränkten Personenkreis bekannt sind und an deren Geheimhaltung ein legitimes Geheimhaltungsinteresse und ein Geheimhaltungswillen besteht. Bei Informationen über Schülerinnen und Schüler (Verhalten, Lernfortschritte, schulische Leistungen usw.) ist grundsätzlich von einem Geheimhaltungsinteresse auszugehen. 3. Datenschutz im Schulalltag 3.1. Datenbeschaffung a) Einführung Die Beschaffung von Daten muss grundsätzlich für die betroffene Person erkennbar sein (Art. 7 Abs. 1 DSG). Diese Anforderung muss nicht erfüllt sein, wenn die betroffene Person ihre Daten allgemein zugänglich gemacht hat (Art. 7 Abs. 2 lit. a DSG) oder die Erkennbarkeit die Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe vereiteln würde (Art. 7 Abs. 2 lit. b DSG). b) Daten über Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigte Lehrpersonen dürfen nur dann Daten über Schülerinnen und Schüler sowie deren Angehörigen sammeln, wenn ein Rechtfertigungsgrund (gesetzliche Grundlage, Einwilligung der Betroffenen, überwiegendes öffentliches oder privates Interesse oder Ermächtigung der vorgesetzten Behörde) gegeben ist. Im Schulalltag ist das Vorhandensein einer gesetzlichen Grundlage und die Einwilligung der Betroffenen die häufigste Rechtfertigung für das Sammeln von Daten. Alle Informationen und Daten über Schülerinnen und Schüler sowie deren Angehörigen, die zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrages benötigt werden, dürfen ohne weiteres durch Lehrpersonen gesammelt werden. Dazu gehören beispielsweise Personalien, Adressen und Telefonnummern. Auch Daten, welche die betroffene Person allgemein zugänglich gemacht hat (z.b. Telefonbucheinträge), dürfen ohne weiteres gesammelt werden (Art. 7 Abs. 2 lit. a DSG). Bei anderen Informationen, wie beispielsweise Heimatort, Beruf der Eltern, Anzahl und Alter von Geschwistern, Krankheiten, Ängste, Hausarzt, Krankenkasse, Massnahmen der sozialen Hilfe usw. muss im Einzelfall entschieden werden, ob die Daten für die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags benötigt werden. Ganz allgemein ist zu empfehlen, dass in Zweifelsfällen

Seite 5 von 9 die Betroffenen vor der Sammlung von Daten und Informationen um das Einverständnis gebeten werden. c) Personaldaten von Lehrenden Auch für den Personalbereich gilt, dass keine Daten auf Vorrat gesammelt werden dürfen. Es dürfen diejenigen Personaldaten über Lehrende (Bewerbungen, Verträge, Protokolle von Mitarbeitergesprächen, Arbeitszeugnisse usw.) bearbeitet werden, die zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrags benötigt werden. Die Daten sind laufend zu aktualisieren, nicht mehr benötigte Daten sollen archiviert oder vernichtet werden (vgl. Kap. 3.6.). Zugriff dürfen nur berechtigte Personen haben. Die Lehrpersonen haben ein Recht auf Einsicht in die sie betreffenden Daten. 3.2. Datenbearbeitung Daten dürfen nur von berechtigten Personen bearbeitet werden. Bei Daten über Schülerinnen und Schüler sind dies in erster Linie Lehrpersonen und die Schulleitung, bei Daten über Lehrerinnen und Lehrer die Schulleitung und die Schulbehörde. 3.3. Auskünfte und Datenweitergabe a) Grundsätzliches Die ungerechtfertigte Herausgabe von Personendaten stellt eine Verletzung der Persönlichkeit (vgl. Kap. 2.2.) und des Amtsgeheimnisses (vgl. Kap. 2.3.) dar. Die Herausgabe von Daten ist nur dann zulässig, wenn einer der folgenden Rechtfertigungsgründe vorliegt: Besteht ein gesetzlicher Rechtfertigungsgrund für die Herausgabe? Daten dürfen nur dann ohne weiteres herausgeben werden, wenn die Empfängerin oder der Empfänger diese Daten im Einzelfall zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben benötigt (Art. 8 Abs. 1 lit. b DSG). Besonders schützenswerte Daten dürfen dann bekannt gegeben werden, wenn das verantwortliche Organ aufgrund einer klaren Rechtsgrundlage dazu verpflichtet oder ermächtigt ist (Art. 8 Abs. 2 lit. a DSG). Die Frage, inwieweit die Herausgabe von Informationen innerhalb der Schule zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrages notwendig ist, wird in Kap. 3.3.c) näher beleuchtet. Ein Beispiel: Nach Art. 44 Abs. 1 des Gesetzes über die Einführung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (bgs 211.1, abgekürzt EG ZGB) ist jedermann verpflichtet, Fälle von Misshandlung, Vernachlässigung oder Verwahrlosung von Kindern ungesäumt dem Gemeinderat der Wohngemeinde (resp. den Vormundschaftsbehörden) anzuzeigen. Nach Abs. 2 dieser Bestimmung besteht für Lehrpersonen und Beamte sogar eine Anzeigepflicht, wenn sie in Ausübung ihres Berufes oder Amtes von solchen Pflichtwidrigkeiten Kenntnis erhalten. Hat der oder die Betroffene in die Herausgabe eingewilligt? Ein Beispiel: Eine Jugendmusik möchte gerne ein Informationsschreiben über die Zielsetzungen und Aktivitäten an sämtliche Schülerinnen und Schüler einer 1. Sekundarklasse senden. Weil eine entsprechende gesetzliche Grundlage fehlt, können die Adressen nicht ohne weiteres herausgegeben werden. Daher sollen die Schülerinnen und Schüler resp. deren Eltern um das Einverständnis zur Herausgabe der Adressdaten angefragt werden. Besteht ein überwiegendes öffentliches oder privates Interesse für die Herausgabe? Ein Beispiel: Eine Schülerin schreibt in einem Aufsatz, dass ihre Eltern immer wieder heftig streiten. Gestern hätte der Vater der Mutter mit dem Tod gedroht. Der Lehrer hält die Schilderung der Schülerin für plausibel und erstattet bei der Polizei Anzeige. Die privaten Interessen der bedrohten Mutter überwiegen in diesem Fall die Geheimhaltungsinteressen des drohenden Vaters.

Seite 6 von 9 Liegt eine Ermächtigung der vorgesetzten Behörde vor? Beispiel: Eine Lehrerin wird vom Jugendanwalt als Zeugin befragt. Das Verfahren betrifft einen Schüler der Lehrerin. Für Personen, die dem Amtsgeheimnis unterstehen, gibt es im Kanton Appenzell A.Rh. im Gegensatz zu anderen Kantonen keine generelle Ermächtigung für solche Zeugenaussagen. Daher muss die Lehrerin bei der vorgesetzten Behörde (Schulbehörde bei den Volksschulen der Gemeinden, Departement Departement Bildung und Kultur bei den kantonalen Schulen) vorgängig eine entsprechende Ermächtigung einholen. Diese Grundsätze gelten auch für die nachfolgenden Kapitel, in denen einzelne Aspekte zur Datenherausgabe eingehender beleuchtet werden. b) Herausgabe von Daten an Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigte Die Betroffenen haben das Recht auf Information und Einsicht in die sie betreffenden Daten. Dies gilt auch für alle Informationen, welche für die Schülerbeurteilung gesammelt werden. Geschiedene oder getrennt lebende Elternteile können bei Lehrpersonen in gleicher Weise Auskünfte einholen wie der sorgeberechtigte Elternteil. (Art. 275a ZGB) c) Datenaustausch innerhalb der Schule Ohne weiteres dürfen innerhalb der Schule (Lehrpersonen, Schulleitung, Schulbehörden) diejenigen Daten weitergegeben werden, die für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben benötigt werden (Art. 8 Abs. 1 lit. a DSG). Umgekehrt gilt, dass alles, was nicht zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben benötigt wird, nur weitergegeben werden darf, sofern ein anderer spezieller Rechtfertigungsgrund (Einwilligung der Betroffenen, überwiegendes öffentliches oder privates Interesse, Ermächtigung der vorgesetzten Behörde) vorliegt (vgl. Kap. 3.3.a). Ob die Voraussetzungen für eine Datenherausgabe innerhalb der Schule gegeben sind, ist im Schulalltag oft nicht einfach zu bestimmen. Eine Beurteilung muss im Einzelfall anhand der konkreten Umstände erfolgen. Zur Illustration werden nachfolgend verschiedene Beispiele aufgeführt. Eine Lehrerin und ein Lehrer unterrichten eine 6. Klasse im Jobsharing. Zur Erfüllung ihres gesetzlichen Auftrages dürfen sie ohne weiteres Informationen über die schulischen Leistungen und das Verhalten der Schülerinnen und Schüler der betreffenden Klasse austauschen. Schwieriger ist die Situation zu beurteilen, wenn sich eine Sekundarlehrerin und ein Mittelstufenlehrer nach dem erfolgten Stufenübertritt über die schulischen Leistungen und das Verhalten von Schülerinnen und Schülern austauschen. Erfolgt eine Zuweisung in eine Niveaugruppe mit höheren Anforderungen nur sehr knapp, benötigt die Sekundarlehrerin zur optimalen Förderung des betreffenden Schülers und damit zur Erfüllung des gesetzlichen Auftrags zusätzliche Informationen des Mittelstufenlehrers. Bei einer anderen Schülerin, die sowohl hinsichtlich der schulischen Leistungen als auch des Verhaltens völlig unproblematisch ist, benötigt die Sekundarlehrerin keine weiterführenden Informationen des Mittelstufenlehrers. Noch schwieriger ist die Situation zu beurteilen, in welcher sich zwei Klassenlehrpersonen in der Pause über die schulischen Leistungen und die persönliche Entwicklung von Geschwistern, welche in den beiden Klassen zur Schule gehen, unterhalten. Als Faustregel kann festgehalten werden, dass je grösser schulische und persönliche Probleme der betreffenden Lernenden sind, desto eher kann ein Austausch für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben notwendig werden. Eine Lehrerin berichtet in der Pause von ei-

Seite 7 von 9 nem peinlichen Missgeschick eines Schülers. Diese Information wird von keiner der anwesenden Kolleginnen für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe benötigt. Damit die Lehrerin dem Datenschutz und dem Amtsgeheimnis gerecht wird, muss sie die Geschichte so schildern, dass die Person des Schülers nicht bestimmbar ist. In der Pause wird eine Unterstufenschülerin von einem Schüler aus der Mittelstufe massiv bedroht. Die betroffene Schülerin ist völlig verängstigt und verstört. Der Lehrer, der Pausenaufsicht hat, beobachtet den Vorfall. Noch während der Pause informiert er das Team der Lehrpersonen über den Vorfall. In diesem Fall ist die Weitergabe der Information an das gesamte Team für die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags unabdingbar. Eine anonymisierte Schilderung würde in diesem Fall keinen Sinn machen. d) Datenaustausch mit Behörden Im Verhältnis zu anderen Behörden gilt für die Schulen, dass diejenigen Daten ohne weiteres weitergegeben werden dürfen, welche die empfangende Behörde für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben benötigt (Art. 8 Abs. 1 lit. b DSG). Daten, welche eine Behörde zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe nicht zwingend benötigt, dürfen nur dann weitergegeben werden, wenn ein anderer spezieller Rechtfertigungsgrund (Einwilligung der Betroffenen, überwiegendes öffentliches oder privates Interesse, Ermächtigung der vorgesetzten Behörde) vorliegt (vgl. Kap. 3.3.a). Aufsichtsbehörden (z.b. Schulbehörden oder Departement Departement Bildung und Kultur) sind zur Erfüllung ihres gesetzlichen Auftrags auf gewisse Informationen und Daten angewiesen. Soweit möglich, müssen Daten auch gegenüber Aufsichtsbehörden anonymisiert werden. Wie bereits erwähnt wurde, besteht für Lehrpersonen eine Anzeigepflicht, wenn sie in Ausübung ihres Berufes Kenntnis von Misshandlungen, Vernachlässigungen oder Verwahrlosung von Kindern erhalten (vgl. Kap. 3.3.a). e) Informationen und Auskünfte an Lehrmeisterinnen und Lehrmeister Für die Weitergabe von Informationen der Oberstufenlehrpersonen an die potentiellen Lehrbetriebe besteht keine gesetzliche Grundlage. Sind die erteilten Auskünfte geeignet, dass die betreffende Schülerin oder der betreffende Schüler die fragliche Lehrstelle erhält, kann der Rechtfertigungsgrund des überwiegenden privaten Interesses (vgl. Kap. 3.3.a) diskutiert werden. Trotzdem ist auch in diesem Fall zur Schaffung der nötigen Transparenz zu empfehlen, dass vorgängig die Einwilligung der Schülerin oder des Schülers eingeholt wird. Dies gilt umso mehr, wenn die erteilten Auskünfte nicht geeignet sind, dass die betreffende Schülerin oder der betreffende Schüler die fragliche Lehrstelle erhält. f) Zentrum für Schulpsychologie und therapeutische Dienste Die Daten, welche an das Zentrum für Schulpsychologie und therapeutische Dienste (ZEPT) übermittelt werden, sind regelmässig besonders schützenswerte Personendaten. Für diese Kategorie von Daten gilt, dass sie Dritten nur weitergegeben werden dürfen, wenn die Empfängerin oder der Empfänger aufgrund einer klaren Rechtsgrundlage dazu verpflichtet oder ermächtigt ist (Art. 8 Abs. 1 lit. a DSG) oder die Daten im Einzelfall zur Erfüllung einer rechtlichen klar umschriebenen Aufgabe unentbehrlich sind. Die Schulgesetzgebung regelt, dass der Kanton für die Abklärung und Beratung bei Lernenden mit weitergehenden Massnahmen im Bereich der Sonderschulung (z.b. Sonderschulunterricht oder Abklärung der Notwendigkeit einer pädagogischtherapeutischen Massnahme) verantwortlich ist

Seite 8 von 9 (vgl. Art. 11a Abs. 1 Schulgesetz, bgs 411.0). Somit besteht eine ausdrückliche Rechtsgrundlage für die Weitergabe von Schülerdaten an das ZEPT oder das Departement Departement Bildung und Kultur. Weil es sich dabei regelmässig um sensible Daten handelt, ist zur Schaffung der nötigen Transparenz trotzdem zu empfehlen, dass die Betroffenen (bei Urteilsfähigkeit die Kinder oder Jugendlichen selber und die Erziehungsberechtigten, bei Urteilsunfähigen die Erziehungsberechtigten) vorgängig über den Informationsaustausch informiert und um das Einverständnis gebeten werden. Für Schulbehörden und Schulleitung genügt in der Regel die Information, dass eine Behandlung stattfindet, die voraussichtliche Dauer der Behandlung und ihr Abschluss. 3.4. Umgang mit Daten im Internet und in E-Mails Die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung sind mit Gefahren für die Privatsphäre der Betroffenen verbunden. Wird im Internet über Ereignisse aus der Schule berichtet (z.b. Rangliste Schulsporttag oder Bericht über eine Schulreise), so sind diese Informationen weltweit schrankenlos abrufbar und weiter bearbeitbar, ohne dass die Betroffenen Kenntnis haben und der Betreiber einer Internetseite die Benützung kontrollieren kann. Die Herausgabe von Informationen über das Internet ist nur zulässig, wenn ein Rechtfertigungsgrund vorliegt. Angesichts des grossen Adressatenkreises kommt bei Daten über Schülerinnen und Schüler nur der Rechtfertigungsgrund der Einwilligung der Betroffenen in Betracht. Der Austausch von Daten über eine unverschlüsselte E-Mail ist etwa so sicher wie der Versand einer Postkarte. Der Absender kann nicht kontrollieren, wer auf dem Weg zum Empfänger Einsicht in die E-Mail hat. Daher sind E-Mails mit schützenswerten Personendaten, die über das Internet versandt werden, entweder zu verschlüsseln oder zu anonymisieren. Unbedenklich ist der Austausch von schützenswerten Personendaten mittels einer E-Mail nur innerhalb eines geschützten Intranets. 3.5. Bild- und Tondokumente Fotos, Video- und Tonaufnahmen dürfen nur gemacht werden, wenn die Betroffenen vor der Aufnahme über die Verwendung informiert werden. Bei urteilsfähigen Lernenden muss die Einwilligung vom betroffenen Jugendlichen selber, bei urteilsunfähigen von den Erziehungsberechtigten eingeholt werden. Im Zweifelsfall sollen sowohl die Erziehungsberechtigten als auch die Schülerin oder der Schüler einwilligen. 3.6. Datenaufbewahrung und Datenvernichtung a) Datensicherung Daten müssen organisatorisch und technisch gegen unbefugten Zugriff geschützt werden. Ein besonderes Augenmerk muss dabei besonders schützenswerten Personendaten (vgl. Kap. 1.1.) zukommen. b) Archivierung und Datenvernichtung Bei der dauernden Archivierung und der Vernichtung von Daten ist die Verordnung über das Archivwesen (bgs 421.11, abgekürzt ArchivV) zu beachten. Für die von den Gemeinden getragenen Schulen gelten die Vorschriften über die Gemeindearchive (Art. 7 ff. ArchivV), für die kantonalen Schulen die Bestimmungen über das Kantonsarchiv (Art. 1 ff. ArchivV). Für beide Archive gilt, dass Daten, welche zur Rechtssicherung oder aus historischen Gründen dauernd aufbewahrt werden müssen, nicht vernichtet werden dürfen. Eine Datenvernichtung kann erst nach einer Absprache mit dem zuständigen Archiv (bei den Volksschulen der Gemeinden mit der Gemeindearchivarin resp. dem Gemeindearchivar [i.d.r. Gemeindeschreiberin oder Gemeindeschreiber], bei den kantonalen

Seite 9 von 9 Schulen mit der Staatsarchivarin resp. dem Staatsarchivar) erfolgen. c) Daten über Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigte Solange eine Lehrperson eine Klasse unterrichtet, werden Daten über Schülerinnen und Schüler benötigt. Die Daten werden entweder in der Schule oder bei der Lehrperson zu Hause aufbewahrt. Sie sind vor dem Zugriff von unberechtigten Personen zu schützen. Wenn eine Klasse abgegeben wird oder ein Kind die Klasse verlässt, benötigt die betreffende Lehrperson die gesammelten Daten (z.b. Noten, Beurteilungen etc.) nicht mehr. Unterlagen sind entweder an die Schülerinnen und Schüler zurückzugegeben, zentral im zuständigen Archiv (Gemeindearchiv bei Volksschulen der Gemeinden oder Staatsarchiv bei kantonalen Schulen) abzulegen oder nach Rücksprache mit der zuständigen Person (vgl. Kap. 3.6.b) zu vernichten. Werden Unterlagen nicht an die Schülerinnen und Schüler zurückgegeben, sollten sie frühestens nach einem Monat, spätestens nach zehn Jahren vernichtet oder dem Archiv übergeben werden. Eine sofortige Vernichtung ist in diesem Fall aus Beweissicherungsgründen nicht zu empfehlen. d) Daten über Lehrende (insbesondere Personaldaten) Für die Vernichtung resp. Archivierung von Daten über Lehrende (z. B. Protokolle des Mitarbeitergesprächs) gelten die Ausführungen aus dem vorangegangenen Kapitel analog. Wenn eine Lehrperson aus dem Schuldienst ausscheidet, müssen die betreffenden Unterlagen der Lehrperson zurückgegeben, zentral abgelegt oder vernichtet werden.