Universität Zürich SAP CM SAP Mail SAP Campus Management SAP Business Workplace / SAP Mail Version 1.0, 31.03.2009 Inhalt: Einstieg in SAP Mail, Eingang, Ausgang, Anlegen von Mappen, Dokumente erstellen und senden, Vertretung aktivieren, Antworten verfassen, erneutes Versenden fehlerhafter Mails
SAP CM SAP Business Workplace Seite 2 von 35 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung... 4 1.1 SAP Mail / Business Workplace... 4 1.2 Einsatzmöglichkeiten... 4 1.3 Einführungshinweise... 4 2 Einstieg in SAP Mail... 5 2.1 Einstieg... 5 2.2 Übersicht über den Business Workplace... 5 3 Eingang... 7 3.1 Arbeiten mit Workflows (Verwalten von Workitems und Dokumenten)... 7 3.2 Arbeiten mit Dokumenten... 10 4 Ausgang... 11 5 Ordner anlegen... 12 6 Anlegen einer Vertretung... 15 6.1 Aktivieren/deaktivieren einer Vertretung... 18 6.2 Vertretung übernehmen... 18 7 Erstellen und senden von Dokumenten... 21 7.1 Dokument anlegen und senden... 21 7.2 Vorgehen... 21 7.3 Weitere Eigenschaften beim Senden eines Dokumentes... 25 7.4 Antworten... 26 8 Erneutes versenden von fehlerhaften E-Mails aus SAP... 31 8.1 Erneut versenden... 31 8.2 Fehlermeldungen... 33 9 Suche des aktuellen Besitzers weitergeleiteter Workitems... 34 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 3 von 35 Information zum Dokument Versionsverwaltung Version Datum Status Änderungen / Bemerkungen Kürzel 0.1 27.06.2007 Template AHA 0.2 26.01.09 Draft Ergänzung der Dokumentation um die Kapitel 8 und 9 1.0 31.03.09 Dokumentation Ergänzungen zu den Kapiteln 3.2, 4.0, 8. sowie neue Gliederung des Inhaltsverzeichnisses HBE HBE 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 4 von 35 1 Einleitung 1.1 SAP Mail / Business Workplace Diese Unterlagen geben Ihnen einen Einblick in die Prozesse SAP Business Workplace und zeigen Ihnen unter anderem, wie Sie Dokumente erstellen, versenden und erhaltene Dokumente und Workflows beantworten können. 1.2 Einsatzmöglichkeiten Der Business Workplace bietet eine einheitliche Arbeitsumgebung, in dem jeder SAP-User seinen Anteil an den Geschäfts- und Kommunikationsprozessen in der UZH erledigen kann. Im Business Workplace erhalten Sie alle Workitems, die Ihnen im Rahmen des SAP Business Workflow zugeordnet sind, und bearbeiten Dokumente, die Ihnen von Personen oder von SAP-Anwendungen gesendet wurden. Jedem User steht eine Ablage zur Verfügung, in der er Dokumente und Arbeitsvorgänge verwalten kann. Weiterhin kann jeder User Informationen lesen oder selbst zur Verfügung stellen. 1.3 Einführungshinweise Der Business Workplace ist Voraussetzung für die Benutzer, die in der UZH am SAP Business Workflow teilnehmen. Auch das Senden in und aus den SAP-Anwendungen wird über den Business Workplace abgewickelt. Deshalb wird in vielen Anwendungen ein direkter Absprung in den Business Workplace angeboten. Zusätzlich kann diese Komponente für das gesamte interne und externe Mailing der UZH eingesetzt werden. Erklärungen zu SAP-Objekten finden Sie im Glossar auf dem Web unter http://www.id.uzh.ch/hilfe/glossar/cm-glossar.html oder http://help.sap.com/saphelp_pserv471/helpdata/de/35/2cd77bd7705394e10000009b387c12/frameset.htm 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 5 von 35 2 Einstieg in SAP Mail 2.1 Einstieg SAP Mail kann wie folgt gestartet werden: - Transaktion SBWP oder - via SAP Menü 2.2 Übersicht über den Business Workplace 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 6 von 35 Erklärung der wichtigsten Arbeitsumfelder des Business Workplaces Arbeitsumfeld Definition Beschreibung Eingang Ausgang Wiedervorlage Persönliche Ablage Allgemeine Ablage Abonnierte Mappen Papierkorb Im Bereich Dokumente finden Sie alle an Sie gerichteten Dokumente sowie die Wiedervorlagen. Im Bereich Ungelesene Dokumente erhalten Sie davon nur die, die Sie noch nicht gelesen (d.h. in der Vorschau angezeigt) haben. Wokflow zeigt Ihnen die Anzahl noch zu bearbeitender Workflows an (siehe Kapitel 3.2). Im Bereich Dokumente erhalten Sie eine Übersicht und Informationen über von Ihnen gesendete Dokumente und Workflows. Im Bereich Dokumente werden Ihnen die Dokumente, die Ihnen an einem Termin in der Zukunft im Eingang wiedervorgelegt werden, vorübergehend abgelegt. Hier steht Ihnen eine selbst zu erstellende Mappenstruktur zum Verwalten Ihrer Dokumente, Nachrichten, Verteilerlisten und Arbeitsvorgänge zur Verfügung. Hier steht Ihnen eine Mappenstruktur zum unternehmensweiten oder gruppenspezifischen Veröffentlichen und Verwalten von Informationen sowie zum berechtigungsabhängigen Zugriff auf diese Information zur Verfügung. Hier werden Ihnen Ihre abonnierten Mappen angezeigt. Hier werden gelöschte Mappen, Dokumente, Verteilerlisten und Arbeitsvorgänge vorübergehend abgelegt mit der Möglichkeit, das Löschen wieder rückgängig zu machen. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 7 von 35 3 Eingang Im Eingang können Sie an Sie gesendete Dokumente und Ihnen zugeordnete Workitems anzeigen und bearbeiten. Der Eingang ist in verschiedene Bereiche unterteilt, der die Gesamtliste danach filtert, auf welche Informationen zugegriffen werden möchte. Der Eingang fasst verschiedene Arbeitslisten zusammen: Arbeitsliste Inhalt Klassifizierung Dokumente An Sie gesendete Dokumente und Wiedervorlagen Workitems Ihnen zugeordnete Workitems des SAP Business Workflow Die Klassifizierung dient dazu, die verschiedenen Funktionen für Workitems und für Dokumente auseinanderzusteuern. Somit werden dem Benutzenden im jeweiligen Kontextmenü nur die Funktionen angeboten, die für den gewählten Eintrag möglich sind. 3.1 Arbeiten mit Workflows (Verwalten von Workitems und Dokumenten) Titel Verwendung Ansicht Beschreibung Im Workflow-Eingang wird die Worklist des angemeldeten Benutzenden angezeigt. Die Worklist kann als Gesamtsicht oder nach den folgenden Gruppierungskriterien angezeigt werden: - Nach Aufgaben - Nach Inhalt - Nach Inhaltsart - Nach Ordnungsbegriff Weitere Ansichten: - Überfällige Einträge - Terminmeldungen - Fehlerhafte Einträge 3.1.1 Workflow-Funktionen Der Bildbereich, in dem die Worklist angezeigt wird, besitzt eine Drucktastenleiste, welche die Workflow-Funktionen enthält. Einzelne Funktionen werden unten näher erläutert. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 8 von 35 Ausführen Damit ein Workitem ausgeführt werden kann, muss es sich im Status bereit befinden. oder im Status in Arbeit Annehmen Durch das Annehmen reserviert der/die Endbenutzende ein Workitem für sich zur Ausführung. Das Workitem muss dafür im Status bereit sein. Dieses Workitem ist damit für die übrigen Empfänger nicht mehr sichtbar. Der Status des Workitems geht aus dem Status bereit in den Status angenommen über. Achtung! Wird ein Dokument oder ein Workitem geöffnet, wird es automatisch übernommen (andere Personen können das Dokument/Workitem nicht mehr sehen). Gegebenenfalls muss das Workitem/Dokument manuell zurück gelegt werden (siehe Zurücklegen ). Zurücklegen Durch das Zurücklegen gibt der/die Endbenutzende das Workitem aus seiner Reservierung frei und macht es allen ursprünglichen Empfängern wieder zugänglich. Der Status geht dabei aus dem Status angenommen wieder in den Status bereit über. Anlagen verwalten Jedem Workitem können ein oder mehrere Anlagen zugeordnet werden. Anlagen sind Dokumente, die entweder mit einem SAPscript-Editor (Dokumenttyp RAW, SCR) erstellt oder mit einer PC-Anwendung (Dokumenttyp DOC, URL, PPT, XLS, PDF, ) erfasst und dann importiert werden. Es ist sowohl möglich, neue Dokumente als Anlage zu erfassen, als auch Anlagen aus vorhandenen Dateien zu erstellen. Vorhandene Anlagen zu einem Workitem sind in der Spalte Anlagen gekennzeichnet: Mit einem Klick auf erscheint ein Menü, in welchem Sie die Anlagen verwalten können: Achtung: dieses Menü erscheint nur, wenn Sie auf den Button bei einem Klick auf wird sogleich ein Dokument angelegt. klicken, Die Funktionen des Menüs im Überblick: 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 9 von 35 Anlage anzeigen: Zeigt die Anlage des markierten Items an. Anlage anlegen: Wählen Sie den richtigen Typ Ihrer Anlage aus Wenn ein vorhandenes Dokument vom PC in die Anlage importiert werden soll, den Button Import anklicken: Ändern: Zeigt alle änderbaren Anlagen eines Workitems an: 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 10 von 35 Löschen: Zeigt alle löschbaren Anlagen eines Workitems an. Weitere Funktionen z.b.: auf erledigt setzen, Ausführung ablehnen, etc. 3.2 Arbeiten mit Dokumenten Sie können an Sie gesendete Dokumente und Wiedervorlagen beantworten, weiterleiten, bearbeiten und senden. Siehe Kapitel 7. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 11 von 35 4 Ausgang Im Ausgang werden die versendeten Dokumente, die ausgeführten Workitems und die gestarteten Workflows abgelegt. Dadurch erhält man eine Übersicht über die erledigte Arbeit und der Status der Dokumente, Workitems und flows kann weiterverfolgt werden. Der Ausgang ist in verschiedene Bereiche unterteilt, der die Gesamtliste danach filtert, auf welche Informationen zugegriffen werden möchte (z.b. nur auf versendete Dokumente). Versendete Dokumente Bei Dokumenten, die nur an einen Empfänger gesendet wurden, wird direkt in der Liste der Sendestatus angezeigt. Es können darüber hinaus weitere Sendeinformationen zu einzelnen Dokumenten aufgerufen werden. Der Administrator kann in den Allgemeinen Einstellungen ein Verfallsdatum für den Ausgang einstellen, damit die Liste nicht zu lang wird. Dokumente, die nicht gelöscht werden sollen, können in der Mappe Persönliche Ablage abgelegt werden. Versendete Workitems Wie auch bei den versendeten Dokumenten sind unter den Funktionen Gestartete Workflows, Selbst ausgeführte Workitems und Weitergeleitete Workitems Informationen zu den jeweiligen, von Ihnen bereits bearbeiteten Workflows/-items abrufbar. Voraussetzungen Dokumente werden beim Senden automatisch in den Ausgang abgelegt, wenn dies in den Persönlichen Einstellungen so angegeben ist. Beim Senden können die Voreinstellungen auf dem Sendedialogfenster geändert werden. Es kann auch eine persönliche Mappe als alleiniger oder zusätzlicher Ablageort für die versendeten Dokumente festgelegt werden. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 12 von 35 5 Ordner anlegen 5.1.1 Persönlichen oder allgemeinen Ordner anlegen Wählen der Ablage / Mappe (Persönliche / Allgemeine Ablage), in der die neue Mappe angelegt werden soll > Menü Mappe > Neue anlegen In den Feldern Mappe einen Namen und eine kurze Bezeichnung angeben. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 13 von 35 Flag Indizierung setzen, um die Mappe für eine schnellere Suche zu indizieren. Mit dem Setzen des Flag Vertrauliche Informationen kann anderen Mitarbeitenden der Zugriff auf die Mappe verweigert werden. Mit die neue Mappe anlegen. 5.1.2 Besonderheiten beim Anlegen eines allgemeinen Ordners Besonderheiten beim Anlegen eines Allgemeinen Ordners: Lebensdauer: Angeben der Anzahl Tage, nach denen Objekte, die nicht mehr geändert werden, automatisch aus der Mappe gelöscht werden sollen. Wenn das Feld frei gelassen wird, werden die Objekte nur dann automatisch gelöscht, wenn ihnen ein eigenes Verfallsdatum zugeordnet ist. Mappenbereich, -zugriffsrecht: Angeben, ob alle Benutzer auf die Mappe zugreifen sollen (Mandantenmappe) oder nur die Benutzenden, die auf der Registerkarte Berechtigungen aufgelistet werden (Gruppenmappe). Zugriffsrechte angeben: - Mandantenmappen: Zugriffsrechte gelten für alle, ausser für die, denen auf der Registerkarte Berechtigungen ein anderes Zugriffsrecht aufgelistet ist. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 14 von 35 - Gruppenmappen: Zugriffsrecht wird allen Benutzenden, die auf der Registerkarte Berechtigungen aufgelistet werden, automatisch zugeordnet, sofern nicht explizit ein anderes Zugriffsrecht angegeben wird. Beim Anlegen einer Gruppenmappe auf der Registerkarte Berechtigungen die Benutzenden angeben, die mit der zugeordneten Berechtigung auf die Mappe zugreifen dürfen. Dabei können einzelne Benutzende, Organisationseinheiten und Allgemeine Verteilerlisten angeben werden. Bei Mandantenmappen können hier die Benutzenden angegeben werden, die auf die Mappe mit einer anderen als dem auf der Registerkarte Eigenschaften angegebenen Zugriffsrecht zugreifen dürfen. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 15 von 35 6 Anlegen einer Vertretung Wenn Sie für Ihre Abwesenheiten eine Vertretung bestimmen möchten, gehen Sie folgendermassen vor: wählen Sie im Menü «Einstellungen --> Workflow-Einstellungen --> Vertreter pflegen». Abb. 1 Es erscheint die Maske «Persönliche Vertreter»: Abb. 2 Markieren Sie Ihren Namen und klicken Sie auf den Button. Es öffnet sich das Suchhilfefenster mit den Reitern «Suchbegriff» und «Benutzer nach Adressdaten» (Abb. 3 und 4). Wählen Sie die für Sie passende Funktion aus und suchen Sie nach der Person, welche die Vertretung übernehmen soll: 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 16 von 35 Abb. 3 Abb. 4 Abb. 5 Bestätigen Sie mit «Enter». Es öffnet sich das Dialogfenster «Detailbild Vertretung» (Abb. 6): Abb. 6 Geben Sie unter «Daten zur Vertretung» den Vertretungs-Zeitraum ein. Im Feld «Profil» können Sie durch die Angabe eines Vertreterprofils den Umfang der Workitems festlegen, welcher Ihrer/m Vertreter/in angezeigt werden soll. Setzen Sie den Haken bei der Checkbox «Vertretung aktiv» und speichern Sie Ihre Eingaben. In der Fusszeile des SAP-Bildschirms erscheint die Meldung. Die Vertretung ist nun aktiv, was in der Maske «Persönliche Vertreter» durch eine grüne Box gekennzeichnet wird (Abb. 7). 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
SAP CM SAP Business Workplace Seite 17 von 35 Achtung: wenn Sie keinen Haken setzen, werden die zu übernehmenden Workitems für den/die Vertreter/in nicht sofort sichtbar. Der Status der Vertretung ist «deaktiviert». Dies bedeutet, dass die entsprechende Person die Vertretung zuerst akzeptieren bzw. übernehmen muss (s. Kapitel 6.2). Wie in Abb. 7 ersichtlich, können mehrere Vertretungen (aktive, wie inaktive) erfasst werden. Inaktive Vertretungen machen zum Beispiel für Krankheitsabwesenheiten Sinn, welche ja in der Regel nicht einplanbar sind. Halten Sie deshalb z. B. die Mitarbeiter Ihres Teams stets im Status deaktiviert, damit diese Ihre Vertretung übernehmen können, sollten Sie einmal krank werden oder aus einem anderen unerwarteten Grund abwesend sein. Abb. 7 Der Status kann jederzeit geändert werden! Bitte beachten Sie dazu Kapitel 6.1 Wollen Sie die eingegeben Daten ändern, können Sie mit einem Klick auf den Button («Auswählen») das Fenster «Detailbild Vertretung» (Abb. 6) erneut aufrufen. Mit der Funktion («Abgrenzen») können Sie auch nur das bis-datum des Vertretungs- Zeitraumes anpassen. Soll eine Vertretung gelöscht werden, markieren Sie diese und klicken Sie auf. wird nicht gepflegt. Erscheint beim Anlegen des/r Vertreter/in nicht automatisch das Fenster «Persönlicher Vertreter» (Abb. 2), kann mit diesem Button zwischen den beiden Vertreter-Arten gewechselt werden. In der SAP-Fusszeile erscheinen dann folgende Meldungen: bzw.. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009 / hbe
Universität Zürich SAP CM SAP Mail 6.1 Aktivieren/deaktivieren einer Vertretung Den Status der angelegten Vertretungen können Sie über «Einstellungen --> Workflow-Einstellungen - -> Vertreter aktivieren / deaktivieren» ändern. Es erscheint wie in Abb. 2 die Maske «Persönliche Vertreter», jedoch mit unterschiedlichen Funktionsbuttons: Abb. 8 Zum Aktivieren einer Vertretung, markieren Sie diese und klicken anschliessend auf Deaktivieren wählen Sie.. Zum 6.2 Vertretung übernehmen Sind Sie von jemandem als Vertretung eingeplant und es wurde (noch) kein Haken bei der Checkbox «Vertretung aktiv» gesetzt, oder übernehmen Sie bei einem Krankheitsfall vorübergehend die Vertretung, können Sie diese wie folgt übernehmen: wählen Sie dazu im Menü «Einstellungen --> Workflow-Einstellungen --> Vertretung übernehmen» (Abb. 9).
SAP CM SAP Business Workplace Seite 19 von 35 Abb. 9 Es erscheint das Fenster «Vertretung auswählen» (Abb. 10): Abb. 10 Markieren Sie die Person, für welche Sie die Vertretung übernehmen wollen und betätigen Sie den Button oder aktivieren Sie alternativ die Checkbox neben dem Namen. Bestätigen Sie mit. Wechseln Sie nun im Business Workplace auf Ihre Inbox, erscheint die Meldung «Übernahme der aktiven Sichten und Vertretungen» (Abb. 11), in welcher Sie zur Bestätigung aufgefordert werden, dass Sie die Vertretung übernehmen werden: 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 20 von 35 Abb. 11 Bestätigen Sie durch das Ankreuzen der Checkbox und einem Klick auf Teamkollegen/in werden nun ersichtlich.. Die Workitems ihres/r 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 21 von 35 7 Erstellen und senden von Dokumenten 7.1 Dokument anlegen und senden Dokumente können im Eingang, Ausgang, in der Persönlichen und Allgemeinen Ablage angelegt werden. In den Persönlichen Einstellungen können die Benutzenden festlegen, welche PC- Dokumenttypen zum Anlegen im Business Workplace direkt unter einem selbst wählbaren Namen (z.b. MS Word-Dokument für DOC) angeboten werden. Dokumente können angelegt werden, indem - neue Dokumente mit oder ohne Vorlage angelegt werden - neue PC-Dokumente angelegt oder auf dem PC vorhandene als Dokumente im Business Workplace angelegt werden Bei arbeitsaufwendigen PC-Dokumenten ist es empfehlenswert, diese zunächst auf dem PC anzulegen und offline zu bearbeiten. Danach kann dann das vorhandene Dokument über die Import- Funktion im Business Workplace angelegt werden (siehe Abschnitt 7.2.2). 7.2 Vorgehen 7.2.1 Kurznachricht anlegen und senden Den Button Neue Nachricht wählen > es öffnet sich ein neuer Modus. Titel des Dokuments angeben und Text eingeben. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 22 von 35 Gegebenenfalls in die Registerkarte Eigenschaften wechseln, um - der Kurznachricht ein Verfallsdatum zuzuordnen - die Änderbarkeit, Sensitivität, Priorität oder die zugeordnete Sprache zu ändern - eine andere als die voreingestellte Mappe als Ablageort anzugeben. Standardmässig ist der Ausgang voreingestellt. Mit dem Button kann eine Anlage (z.b. ein.doc, das auf dem PC liegt) angehängt werden. die Registerkarte Anlagen wird hinzugefügt. Den Empfänger und den zugehörigen Empfängertyp angeben (siehe 7.3.1). wenn an Empfänger gesendet wird, die nicht in der Adressverwaltung gespeichert sind, müssen die direkten, der jeweiligen Kommunikationsart entsprechenden Empfängertypen (z.b. Internetadresse bei externen Email-Adressen) gewählt werden. Jedem Empfänger können die Sendeattribute Express, Kopie oder Geheime Kopie zugeordnet werden (siehe 7.3.2). 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 23 von 35 Gegebenenfalls in die Registerkarte Sendeoptionen wechseln, um - weitere Sendeattribute (im Hintergrund senden, kein Weiterleiten) anzugeben - die Voreinstellung, ob die Nachricht nach dem Senden im Ausgang abgelegt werden soll, zu ändern - festzulegen, dass die Nachricht zu einem späteren Datum versendet werden soll - beim externen Senden die Voreinstellung, bei welcher Art von Sendestatus eine Rückmeldung gewünscht wird, zu ändern. Den Button wählen, um die Nachricht zu versenden Unabhängig davon, ob die Nachricht direkt gesendet oder zuerst nur verfasst wird, wird sie beim Sichern abhängig von den Einstellungen in den Persönlichen Einstellungen in den Ausgang und/oder in die für versendete Dokumente festgelegte Mappe abgelegt. 7.2.2 Auf dem PC vorhandenes Dokument importieren und senden Im Listenfeld von die Funktion Import auswählen. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 24 von 35 Im Dialogfenster zum gewünschten PC-Ordner navigieren und das Dokument mit einem Doppelklick auswählen. Das Dokument wird in der aktuellen Mappe (standardmässig ist Ausgang eingestellt) angelegt. Dabei wird automatisch der vorhandene Dateiname ohne Dateierweiterung als Titel übernommen. Das Dokument markieren und den Button wählen. Den/die Empfänger eingeben und nochmals den Button wählen, um das Dokument abzuschicken. Möglicherweise erscheint beim Anlegen eines neuen PC-Dokuments aus dem Business Workplace heraus von der PC-Anwendung die Meldung, dass die Datei nicht geöffnet werden kann, weil sie nicht dem Format der Anwendung entspricht. In diesem Fall kann folgendes gemacht werden: 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 25 von 35 Zuerst das Dokument in der PC-Anwendung anlegen, und dann das vorhandene Dokument mit der Import-Funktion im Business Workplace anlegen. Verfallsdatum Für Dokumente, die einen zeitlich begrenzten Informationswert besitzen, kann ein Verfallsdatum angegeben werden. Bei Erreichen dieses Datums werden die Dokumente automatisch gelöscht. Mit Hilfe des Verfallsdatums wird das System entlastet und die eigenen Aufräumarbeiten werden verringert. Allgemeine Mappen und der Ausgang enthalten Angaben zur Lebensdauer der darin enthaltenen Dokumente. Wenn diese Lebensdauer abgelaufen ist, wird das betroffene Dokument auch dann aus dieser Mappe gelöscht, wenn das dem Dokument zugeordnete Verfallsdatum einen späteren Zeitpunkt angibt. Die Lebensdauer wird in den allgemeinen Mappen von einem Mappenverantwortlichen gepflegt. Für den Ausgang wird sie von der Administration in den Allgemeinen Büroeinstellungen festgelegt. Beim Anlegen eines Dokuments wird das von der Administration festgelegte Verfallsdatum voreingestellt. Die Benutzenden können diesen Wert jederzeit in den Eigenschaften eines Dokuments überschreiben. 7.3 Weitere Eigenschaften beim Senden eines Dokumentes Hier werden weitere, in Abschnitt 7.1 nicht behandelte Eigenschaften aufgeführt. Dokumente können intern und extern verteilt werden. Beim internen Senden werden Dokumente an SAP-Benutzende im selben System gesendet. 7.3.1 Empfängerangaben Die Empfänger eingeben: - Email-Adresse > Enter (definiert Empfängertyp) - SAP-Username > Enter (benötigt keinen Empfängertyp) Achtung: es werden nicht alle Empfängertypen unterstützt. Bei SAP-Benutzernamen wird empfohlen, das Flag Express anzuwählen (siehe 7.3.2). 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 26 von 35 7.3.2 Sendeattribute Express Kopie (Cc) Geheime Kopie (Bcc) Wenn die Empfänger online mit dem entsprechenden SAP-System verbunden sind, erhalten sie eine Benachrichtigung über den Erhalt der Expressnachricht. wird bei internem Versenden empfohlen, da die Empfänger sonst keine Meldung erhalten Kopien werden zur Kenntnisnahme gesendet. Nur möglich, wenn Geheime Kopie nicht ausgewählt wurde. Die Empfänger einer geheimen Kopie werden nur den einzelnen Empfängern selbst und dem Sender in der Empfängerliste angezeigt. Die Empfänger können eine geheime Kopie weder weiterleiten noch ausdrucken 7.4 Antworten Wenn Sie ein Dokument mit Sendeattribut Express versenden, erhält der Empfänger eine Information, dass er ein Expressdokument erhalten hat. Mit dem Button Eingang werden Sie automatisch in der Mappe Eingang > Ungelesene Dokumente verwiesen. Die mit gekennzeichneten Dokumente wurden per Express versendet. Das Icon zeigt an, dass dem Dokument ein Anhang beigefügt ist. Um eine Antwort zu verfassen, müssen Sie die Meldung mit Doppelklick öffnen: 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 27 von 35 7.4.1 Aktivitäten Ein erhaltenes Dokument kann mit oder ohne Vorlage beantwortet werden. Bei beiden Funktionen besteht die Möglichkeit, die Antwort an alle bisherigen Empfänger des gesendeten Dokumentes zu senden. Funktion Symbol/Button Beschreibung Antworten Antworten mit Vorlage Die Eigenschaft des markierten Dokuments wird übernommen. Als Empfänger ist der Sender automatisch eingetragen. Die Angaben im Kopf und auf dem Sendebildschirm können geändert oder direkt bestätigt werden. Eigenschaften und Inhalt des markierten Dokuments werden übernommen. Damit ist der Inhalt der Korrespondenz nachlesbar. Als Empfänger ist der Sender automatisch eingetragen. Das empfangene Dokument dient als Vorlage für das neu erstellte Dokument (voreingestellt werden der Dokumentkopf und falls vorhanden der Editorinhalt). Diese Funktion ist z.b. sinnvoll, wenn der Absender ein Formular versendet, das bearbeitet, oder wenn eine Korrespondenz zurückverfolgt werden soll. Für die Antwort wird ein automatischer Titel mit dem Format RE: <Titel> erzeugt. Der Titel kann bei Bedarf geändert werden. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 28 von 35 7.4.2 Antwort verfassen und senden Nach dem Erfassen der Antwort in der Registerkarte Dokumentinhalt den Button wählen und gegebenenfalls die anderen Empfänger des Dokuments eintragen. Es können weitere Empfänger hinzugefügt, Sendeoptionen festgelegt, Anlagen angelegt und eine Notiz erfasst werden. Um die Antwort abzusenden, den Button wählen. 7.4.3 Briefwechselgeschichte Die Briefwechselgeschichte zeigt die Korrespondenzliste zu einem Dokument. Sie existiert, wenn die Antwortfunktion (siehe 7.4) verwendet wurde. Mit Doppelklick auf das Symbol ist der Briefwechsel abrufbar. Die Briefwechselgeschichte kann nur zwischen jeweils zwei Korrespondenten nachvollzogen werden. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 29 von 35 1. Im Eingang werden in der Mappe ungelesene Dokumente die noch nicht gelesenen Meldungen aufgelistet. 2. Die mit gekennzeichneten Dokumente wurden per Express versendet. 3. Das Icon zeigt an, dass dem Dokument ein Anhang beigefügt ist. 4. Das Dokument wird mit einem Doppelklick geöffnet: 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 30 von 35 5. Der Anhang ist im Reiter Anlagen ersichtlich. 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 31 von 35 8 Erneutes versenden von fehlerhaften E-Mails aus SAP Wenn Mails nicht versendet werden können, liegt in den meisten Fällen entweder ein technischer Fehler vor oder die Email-Adresse ist nicht korrekt eingegeben worden. 8.1 Erneut versenden Nicht abgeschickte Mails können nochmals gesendet werden. Die Liste Ihrer nicht versendeten Mails rufen Sie mit der Transaktion SOSB auf. In der Registerkarte Zeitraum das Sendedatum sowie die maximale Trefferzahl ( 500 ) eingeben. Wollen Sie nur die fehlerhaften Mails anzeigen, setzen sie in der Registerkarte Sendestatus lediglich das Flag Fehlerhaft und klicken auf. Den fehlerhaften Sendeauftrag mit dem Button alle markiert. markieren. Bei mehreren Sendeaufträgen werden 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 32 von 35 Im Menü Sendeauftrag > Senden wiederholen 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 33 von 35 Der Sendeauftrag wird mit dem nächsten Job erneut versendet. Sollte die Übermittlung dieses Mal gelingen, finden Sie das Mail nach einem Klick auf den Button Aktualisieren in der Liste der Versendeten/Übermittelten (Achtung: entsprechende Flags Wartend/Versendet/Übermittelt unter Sendestatus setzen). 8.2 Fehlermeldungen Mit einem Klick auf die Statusampel erscheint eine Fehlermeldung, welche Ihnen Auskunft darüber gibt, weshalb das Mail nicht versandt werden konnte. Die wichtigsten Fehlermeldungen: Anzeige Meldung 802: Vorgehen > Prüfen Sie die Empfängeradresse und senden Sie die Nachricht ggf. an eine korrigierte Adresse. Meldung 806: > Geben Sie einen gültigen Empfänger an. Meldung 817: Meldung 829: Die Nachricht konnte wegen eines technischen oder eines Konfigurationsfehlers im SAP-System nicht versendet werden. > Versuchen Sie es später nochmals. Es ist ein interner Fehler im Programm aufgetreten. > Geben Sie einen gültigen Empfänger ein. > Melden Sie diesen Fehler dem Support 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 34 von 35 9 Suche des aktuellen Besitzers weitergeleiteter Workitems Um herauszufinden, wer der aktuelle Besitzer eines Workitems ist, welches Sie zuvor weitergeleitet haben, klicken Sie auf «Ausgang --> Weitergeleitete Workitems» in der Navigation des Business Workplace (Abb. 1). Abb. 1 Mit einem weiteren Klick auf den - Button gelangen Sie zur Maske «Workflow-Protokoll» (Abb.2), wo sie das gesuchte Workitem vorfinden sollten: Abb. 2 Klicken Sie auf, es erscheint die Maske «Welche Bearbeiter möchten Sie anzeigen» (Abb. 3): Abb. 3 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009
SAP CM SAP Business Workplace Seite 35 von 35 Wählen Sie. Im Fenster «Empfänger:[Name des Workitems]» werden alle Bearbeiter angezeigt, welchen das Workitem zugesandt wurde. Der aktuelle Besitzer ist durch die beiden Icons gekennzeichnet (Abb. 4): Abb. 4 090331_SAPMail_V1.doc 22.09.2009