Inhalt Thema Seite 1. Checkliste egecko Jahreswechsel 2012 2 1.1 Installation und Updater 2 1.2 Neues Menü einlesen 2 1.3 Checkliste Update 2012 6 1.4 Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) 7 1.5 U2-Umlageverfahren 19 1.6 EEL-Meldungen (elektr. Bescheinigungen) 28 1.7 Betriebsdatensatz 43 1.8 Qualifizierter Meldedialog (GKV) 45 2. Allgemeine Informationen 50 egecko_pewe_2012 - Seite - 1 -
1. Checkliste egecko Jahreswechsel 2011/2012 1.1 Installation und Updater ausführen Die Installationsanweisung finden Sie in unserem Informationssystem Confluence. Die Dokumentationen können Sie über 2 Wege erreichen: 1. Im Manger ganz unten über Online Onlinehilfe gelangen Sie in unser Informationssystem Confluence. Hier finden Sie alle Informationen unter Dokumentation Personalwesen Änderungsdokumention. Sollte über den Manager die Verbindung nicht zustande kommen, so können Sie 2. direkt über das Internet in unser Informationssystem gelangen. Geben Sie dazu die folgende Adresse ein: https://www.css.de/confluence Anmelden müssen Sie sich mit dem Benutzer csskunde und Passwort gecko2010. Nach der Installation der Version egecko 2.0 (Rev.01) und der Durchführung des Updater können Sie an Ihrem Arbeitsplatz mit den nachfolgenden Änderungen fortfahren. 1.2 Neues Menü einlesen: Den Manager egecko starten - bzw. aufrufen und den Haken bei Änderbar setzen: Wenn Sie unter Favoriten eigene Menüpunkte abgelegt haben, so löschen Sie Standard-Menüeinträge nach den Favoriten. Die zu löschenden Menüpunkte müssen Sie vorher markieren. Über Menü lesen Sie nun das neue Menüsystem ein: egecko_pewe_2012 - Seite - 2 -
Wählen Sie aus dem egecko-installationsverzeichnis die Datei Menuesytem.xml aus. egecko_pewe_2012 - Seite - 3 -
Setzen Sie bei Menü ersetzen den Haken, dann wird das Menü komplett neu aufgebaut. Dies bedeutet, dass auch Ihre eigenen Menüpunkte unter den Favoriten überschrieben werden. Ohne den Haken wird das Menü ergänzt. egecko_pewe_2012 - Seite - 4 -
Hinweis: Der Menüaufbau wurde durch neue Module ergänzt und auch umstrukturiert. Von daher schauen Sie einmal durch alle Menüpunkte durch oder nutzen Sie des öfteren die Suche des gewünschten Programmpunktes. Viele Programmbereiche wurden geändert und angepasst. Beim erstmaligen Start dieser Programme erhalten Sie die Abfrage: Bestätigen Sie diese Abfrage bitte mit Ja! Mit nein müssten Sie antworten, wenn Sie über den Designer in diesem Programmbereich die Masken selbst bearbeitet bzw. mit anderen Feldern versehen hätten. egecko_pewe_2012 - Seite - 5 -
1.3 Checkliste Update 2012 Alle erstellten Meldepakete nicht Meldungen sondern nur erstellte Pakete für die DEUEV-Meldeverfahren müssen mit dem alten Programmstand versendet werden! Nach fehlerfreier Installation starten des Updater Nach erfolgreicher Konvertierung Änderungen und Ergänzungen im Programm vornehmen Fehler bei der Konvertierung an sys-sup@css.de Was ist als erstes im Programm zu tun? Einlesen des Menue (Menuesystem.xml aus dem Installationsverzeichnis) Bei eigenem Menue das Menue nicht ersetzen, sondern einfügen und neue Menüpunkte in das eigene Menue integrieren Einlesen Krankenkassendatei - neue Version 4 Einlesen Finanzämter Einlesen Gemeinden Einlesen Bankenstamm Konvertierung der Umlage Kassen in den Anwenderparametern Durchzuführende Aufgaben vor bzw. mit der Januarabrechnung Überprüfung / Änderung der Einträge im Reiter Steuer Prüfung der Pflicht-, freiwillig- und privat- versicherten Arbeitnehmer auf evtl. Wechsel und neue Beiträge Prüfung der Zuordnung von U1 und U2 Prüfung des Urlaubsanspruchs; Resturlaub 2011, Urlaubsanspruch 2012 Prüfung der Berufsgenossenschaftswerte und der Landesstatistikwerte 2011 Überprüfung der Jahresentgeltmeldung 2011 (Abgabegrund 50) im Januar 2012 Was ist am DAKOTA Arbeitsplatz zu tun? Neue Dakota Version 5.1 Build 20 über das Internet herunterladen Dakota 5.1 Build 20 über den Punkt Aktualisieren installieren es handelt sich um eine ganz normale Windows Installation Nach erfolgreicher Installation muss der Arbeitsplatz neu gestartet werden Anschließend DAKOTA starten und ein Stammdaten-Update durchführen Bei allen Annahmestellen ist der Kommunikationsserver jetzt automatisch aktiviert Wen fragen Sie wann wozu? Fragen zur Installation von egecko und zum Updater an sys-sup@css.de oder Tel: 06 61 / 93 92 23 Fragen zur Installation von DAKOTA ebenfalls an sys-sup@css.de und/oder an dakota@css.de Tel: 06 61 / 93 92 23 Fragen zum arbeiten mit egecko Personalwesen Lohn und Gehalt grundsätzlich an lohn-sup@css.de oder Tel: 0661 / 93 92 57 oder 06 61 / 93 92 27 egecko_pewe_2012 - Seite - 6 -
1.4 Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) Die Erstattungen im Rahmen des Aufwendungsausgleichsgesetzes für die Umlageverfahren U1 und U2 können im elektronischen Verfahren über egecko grundsätzlich ausgeführt werden. Dabei wird mit der monatlichen Abrechnung, abhängig von der erfassten Fehlzeit, die Berechnung der Erstattung durchgeführt. 1.4.1 Grundsätzliche Einstellungen Pewe-Einstellungen Aag Ueberweisung - Ja Erstattungsbetrag wird von Krankenkasse auf Firmenkonto überwiesen - Nein Es erfolgt eine Gutschrift auf das Firmen-Beitragskonto Hinweis: Die betroffenen Branchen und Unternehmen, die neue Mitarbeiter mit einer Sofortmeldungen anmelden müssen, können gleichzeitig das Feld SV-Sofortmeldepflichtig auf ja stellen. Mit diesem Programmstand ist es jederzeit möglich bei einem Neueintritt unverzüglich eine Sofortmeldung zu erstellen. Beachten Sie dazu die Ausführungen in der Update-Beschreibung. Anwenderparameter Da die gesetzlichen Änderungen im Rahmen der Neugestaltung der Lohnfortzahlungsversicherung nicht vorgenommen wurden, müssen die Meldungen zur Erstattung im Rahmen des AAG an alle Annahmestellen der bei Ihnen verwendeten Krankenkassen abgegeben werden. Von daher müssen Sie alle Annahmestellen übernehmen. Betätigen Sie dazu den Button Generieren fehlender SvDatenaustauschparameter in den Anwenderparametern / Basisdaten / SV. Damit sind alle Annahmestellen integriert und können mit Meldungen beschickt werden. Die Dateinummern lassen Sie unberührt. Beachten Sie bitte auch, dass die gesamte Ansicht neu gestaltet wurde. Hier sehen Sie auch den neuen Reiter AAG, in welchem die fortlaufende Dateinummer geführt wird. egecko_pewe_2012 - Seite - 7 -
Generieren fehlender SvDatenaustauschparameter Betriebsstätte Muss ein Arbeitnehmer wegen Krankheit der Arbeit fernbleiben, ist der Arbeitgeber verpflichtet, das bisherige Entgelt für bis zu sechs Wochen fortzuzahlen. Dieser Zeitraum kann aber durch Tarifvertrag oder sonstiger Vereinbarungen auf einen längeren Zeitraum ausgedehnt werden. Ebenso gibt es tarif- oder arbeitsvertragliche Regelungen, ob bei Erkrankung eines Kindes Anspruch auf bezahlte Freistellung besteht oder nicht. Diese Daten legen Sie bitte in dem neuen Reiter EEL im Reiter Sozialversicherung entsprechend an. Rein informativ können Sie auch die Fristen zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in diesem Reiter erfassen. Beachten Sie dabei in den einzelnen Feldern die dazugehörige Angabe der Zeiteinheit. egecko_pewe_2012 - Seite - 8 -
Krankenkasse/Umlageberechnung Ab Januar 2012 werden die Krankenkassendateien in der neuen Version 4 zur Verfügung gestellt. In dieser sind die Umlagesätze gegenüber der Version 3 durcheinander gewirbelt. Als U1-Stufe 1 wird nun grundsätzlich der sog. allgemeinen Beitragssatz U1 zur Verfügung gestellt und in den anderen Stufen die jeweils anderen Prozentsätze. Nach Installation des Updates 2012 muss diese neue Krankenkassendatei importiert werden. Am Import hat sich nichts geändert wie bisher über das Internet http://www.css.de/css/service/krankenkassen.csv (Eintrag in der Schnittstelle) In der neuen Ansicht der Umlageberechnung haben Sie neben den Beitrags- und Erstattungssätzen die Kennzeichnung ob die Erstattung auf die BBG begrenzt wird und ob der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung egecko_pewe_2012 - Seite - 9 -
erstattet wird bzw. in welcher Höhe er erstattet wird (tatsächlicher/pauschaler Prozentsatz/Pauschaler Prozentsatz bis BBG/keine Erstattung). Dies ist von den Satzungen der Krankenkassen abhängig und somit unterschiedlich. Bei den meisten Krankenkassen ist neu unter Umlageberechnung die Kennung UME Umlage mit Erstattung der AG-SV-Beiträge hinterlegt. Diese Einstellungen werden über die Krankenkasse vorgegeben und über Ihren monatlichen Krankenkassen-Import aktualisiert. Damit Sie weiterhin mit dem von Ihnen gewünschten bzw. mit dem mit der jeweiligen Krankenkasse vereinbarten Umlagesatz U1 die Beiträge berechnen, müssen Sie unter Einstellungen Anwenderparameter eine Konvertierung starten, die Sie über die Auswahl des Extras-Button starten Hierdurch öffnet sich die Möglichkeit für alle betroffenen Betriebsstätten die durch die neue Version evtl. verschobenen Umlagesätze entsprechend den in 2011 geltenden Sätzen mit neuer Gültigkeit ab 01.01.2012 zu aktualisieren. egecko_pewe_2012 - Seite - 10 -
Betätigen Sie im Bereich der Umlage-Umsetzung den Button starte Update um die Aktualisierung durchzuführen. Bekommen Sie bei diesem Update einen Hinweis, dass eine Krankenkasse nicht geändert werden konnte, so müssen Sie dies in den Stammdaten der Betriebsstätte kontrollieren und ggf. manuell ändern. Deshalb kontrollieren Sie bitte die Umlagesätze im Programmpunkt Stammdaten / Betriebsstätte / Basisdaten / Krankenkassen / Umlage. Außerdem erfolgt die Umstellung nur in den Firmen, in denen bisher. Umlagesätze gepflegt wurden. egecko_pewe_2012 - Seite - 11 -
1.4.2 Teilnahme am Erstattungsverfahren U1 (Kleinbetriebe bis 30 Mitarbeiter) Erfassung Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Maske Mitarbeiter/Fehlzeiten/Allgemein oder auch über EEL/Arbeitsunfähigkeitszeiten. Unter Fehlzeitgrund ist zu entscheiden, ob die Arbeitsunfähigkeit wegen - Krankheit - Schädigung durch Dritte oder - Arbeitsunfall/Berufskrankheit entstanden ist. egecko_pewe_2012 - Seite - 12 -
Weitere Erfassung unter Fehlzeiten/Erweitert Ausfallzeitart: Auf welcher Basis berechnen Sie Ausfallzeit - Kalendertage - Arbeitstage oder - Arbeitsstunden Hat der Arbeitnehmer am Tage des Beginns der Arbeitsunfähigkeit noch gearbeitet, so ist die Stundenanzahl unter Arbeitszeit Autag 1 zu hinterlegen. Arbeitsentgeltart: wird das Arbeitsentgelt als - Stundenlohn - Monatslohn - Akkordlohn oder - Monatliches Bruttoarbeitsentgelt gezahlt. Das AAG-relevante Arbeitsentgelt *) kann als Betrag hinterlegt werden. *) Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich Anspruch auf Arbeitsentgelt, das er verdient hätte, wenn er nicht durch Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit an seiner Arbeitsleistung verhindert worden wäre (Entgeltauszahlungsprinzip 4 EFZG). Regelmäßiges Arbeitsentgelt der letzten abgerechneten 3 Entgeltabrechnungszeiträume (die letzten 3 Monate oder 12 bzw. 13 Wochen) vor Beginn der Arbeitsunfähigkeit. AAG-relevantes Arbeitsentgelt über Lohnart berechnen (optional) Das AAG-relevante Arbeitsentgelt kann auch über eine Lohnart berechnet werden. In dieser Lohnart wird der Betrag entweder/oder an FzkArbEgMtl AAG-relevantes Arbeitsentgelt monatlich FzkArbEgStl AAG-relevantes Arbeitsentgelt / Stunde übergeben. egecko_pewe_2012 - Seite - 13 -
An den Speicher FzkAusAStAu sind bei der Berechnung nach Ausfallstunden bzw. Stundenlohn die Ausfallstunden Arbeitsunfähigkeit mit Entgeltfortzahlung in der aktuellen Abrechnungsperiode zu übergeben. Wird das Arbeitsentgelt bzw. der Stundenlohn bei der Erfassung der Fehlzeit im Feld Arbeitsentgelt eingegeben, so wird automatisch über diesen Betrag oder Stundenlohn der Erstattungsbetrag errechnet. Das hier eingegebene Arbeitsentgelt übersteuert den Wert, der über eine oder mehrere Lohnarten für den Speicher FzkArbEgMtl bzw. FzkArbEgStl ermittelt wird. Das Arbeitsentgelt kann ein Durchschnittswert sein, wie in Lohnart 0010A im unteren Beispiel, es könnte aber auch z.b. das Sollentgelt sein, welches Sie für die KUG-Berechnung bereits ermitteln. Dann besteht die Möglichkeit in dieser Lohnart den Betrag an den Speicher FzkArbEgMtl zu übergeben siehe Lohnart 0499 egecko_pewe_2012 - Seite - 14 -
Mit der Abrechnung des Mitarbeiters wird das Fehlzeitbrutto (SYS-9101), der AAG-Erstattungsbetrag wegen AU (SYS-9181) berechnet. egecko_pewe_2012 - Seite - 15 -
Auf Grund der Vorgaben in Fehlzeiten/Erweitert, wird die Arbeitsentgeltart gekürzt (Kalendertage/Arbeitstage/Stunden) Von diesem Fehlzeitbrutto wird der SV-AG-Anteil berechnet (SYS-9102). Je nach Vorgabe der Krankenkasse wird der SV-AG-Anteil erstattet. Über den KK-Erstattungssatz ergibt sich der AAG-Erstattungsbetrag. Bsp. Arbeitnehmer ist vom 1.-15.01.2012 erkrankt entspricht 15 Kalendertage Januar: 31 Kalendertage Brutto: 3.100,00 EUR Fehlzeitbrutto: Lohnfortzahlung = (Brutto/Kalendertage) * Kranktage = (3100 Euro / 31 Tage) * 15 Tage = 1500,00 Euro AAG-Erstattungsbetrag der Krankenkasse: AAG-Erstattungsbetrag = Lohnfortzahlung * Erstattungssatz Krankenkasse = 1.500,00 EUR * 70 % = 1.050,00 EUR Mit der Abrechnung des MA wird die AAG-Meldung erzeugt (steht im MA unter Bescheinigungen/AAG). In dem Modul Lohn und Gehalt/Abrechnung/Bescheinigungen/Meldungen Aag Meldungen sehen Sie alle Meldungen. egecko_pewe_2012 - Seite - 16 -
Der Verwendungszweck kann manuell angepasst werden. egecko_pewe_2012 - Seite - 17 -
Inhaltlich entspricht die erzeugte Meldung der bisherigen Papiermeldung Unter Datenaustausch/AAG-Meldungspaket wird sie gepackt und wie alle anderen SV-Meldungen versendet. EAAGxxxx-Paket egecko_pewe_2012 - Seite - 18 -
1.5 U2-Umlageverfahren 1.5.1 Erfassung Fehlzeit Die Erfassung der Mutterschutzfrist können Sie über a) Bescheinigungen EEL Mutterschutzzeiten oder b) In der Maske Mitarbeiter / Fehlzeiten durchführen. a) Erfassung über Bescheinigungen EEL Mutterschutzzeiten Nach Erfassung des voraussichtlichen Geburtstermin wird der Zeitraum der Mutterschutzfrist automatisch errechnet. Allen weiteren Daten können Sie entsprechend erfassen. Wenn Sie die hier erfasste Mutterschutzfrist speichern, wird automatisch die Fehlzeit im Mitarbeiterstamm generiert und kann dort vervollständigt werden. egecko_pewe_2012 - Seite - 19 -
b) Erfassen der Fehlzeit Mutterschutzfrist in Mitarbeiter / Fehlzeit Unter Fehlzeitgrund ist vorzugeben, ob Mutterschutz regulär oder verlängert wegen Früh-/Mehrlingsgeburt gewährt wird. Das kann nach dem Geburtstermin nochmals korrigiert werden. Letzter Arbeitstag wird für die Bescheinigung zur Berechnung des Mutterschaftsgeldes benötigt. Hier tragen Sie den letzten Tag ein, für den Anspruch auf Arbeitsentgelt bestanden hat. Unter Fehlzeiten/Erweitert tragen Sie bei Bescheinigtes Netto das durchschnittliche Nettoentgelt der letzten drei Monate ein, welches Sie auch bei der Entgeltbescheinigung zur Berechnung des Mutterschaftsgeld angegeben bzw. ermittelt haben. Gleichzeitig können Sie hier auch das monatliche Brutto-Arbeitsentgelt eingeben, welches wiederum für die Berechnung zum Zuschuss des Mutterschaftsgeldes und für den Erstattungsantrag benötigt wird. egecko_pewe_2012 - Seite - 20 -
Für die Erstellung der Entgeltbescheinigung zur Berechnung des Mutterschaftsgeldes können Sie im Reiter EEL / Mutterschaftsgeld die fehlenden Werte ergänzen. Feld Aeg über EEL-Grenze entspricht dem Punkt 2.1 der Entgeltbescheinigung zur Berechnung von Mutterschaftsgeld wobei hier die Frage zu beantworten ist, ob das Arbeitsentgelt der letzten 3 Monate regelmäßig mehr als 390 bzw. 403 Euro betragen hat. Feld Aeg weiter b EEL und folgende: Hierbei handelt es sich um die Angaben für den Punkt 1.4 der Entgeltbescheinigung zur Berechnung des Mutterschaftsgeldes. Über den letzten bezahlten Tag hinaus wird neben einem etwaigen Zuschuss nach 14 Abs. 1 MuSchG teilweise Arbeitsentgelt weitergezahlt, laufend bis zum, monatlich oder kalendertäglich und der Nettobetrag dazu. Nach Eintrag der entsprechenden Daten können Sie auf der Fehlzeit 45 über die rechte Maustaste die Erstellung der Entgeltbescheinigung zur Berechnung des Mutterschaftsgeldes anstossen. egecko_pewe_2012 - Seite - 21 -
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Die erfolgreiche aber auch fehlerhafte Erstellung der Bescheinigung wird Ihnen angezeigt: Über den Menüpunkt Bescheinigungen EEL EelMeldungen können Sie sich die ermittelten Daten in den einzelnen Datenbausteinen anschauen. Das versenden der Entgeltbescheinigung kann zu jedem Zeitpunkt und unabhängig von Periodenabschluss oder Stand der aktuellen Abrechnung erfolgen. Der Versand wird über den Menüpunkt Bescheinigungen EEL EelMeldungspaket erstellen durchgeführt siehe auch in der Dokumentation EEL-Meldungen. AAG-relevantes Entgelt über Lohnart berechnen (optional) Sie können über eine Pseudolohnart oder durch die Erweiterung der Lohnart Zuschuss zum Mutterschaftsentgelt den Wert des bescheinigten Netto auch ermitteln und an den Speicher AagNettoMtl übergeben. Wir verzichten hier zunächst auf die Darstellung dieser Lohnart, da die Eingabe des bescheinigten Nettoentgeltes in der Maske Mitarbeiter/Fehlzeiten einfacher und schneller ist, da der Wert Ihnen ja vorliegt. egecko_pewe_2012 - Seite - 23 -
1.5.2 Berechnung Erstattung Sie können nun zunächst eine Abrechnung durchführen, um den Zuschuß zum Mutterschaftsgeld zu ermitteln. Der mit der Lohnart SYS-9133 ermittelte Betrag kann anschließend in der monatlichen Erfassung mit der Lohnart Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Lohnart 8080) erfasst werden. Eine automatische Übergabe an diese Lohnart ist z.zt. noch nicht möglich. Gleichzeitig wird mit der Abrechnung der AAG-Erstattungsbetrag ZU (SYS-9183) berechnet und in die AAG-Meldung übernommen. AG-Zuschuss zum Mutterschaftsgeld= ((durchschn. Netto der letzten 3 Monate / tatsächl. Kalendertage der letzten 3 Monate ) 13,00 Euro) * Mutterschutztage im aktuellen Monat In diesem Beispiel: 6455,13 / 92-13,00 = 1657,64 Euro egecko_pewe_2012 - Seite - 24 -
1.5.3 AAG-Meldung Gleichzeitig mit der Lohnabrechnung wird die AAG-Meldung erzeugt (im Mitarbeiter unter Bescheinigungen/AAG ersichtlich). Mit Klicken auf den Doppelpfeil oder mit einem Doppelklick in der Spalte Grund der Meldung, gelangen Sie in das Modul Aag Meldungen. Über das Managermenü: Lohn und Gehalt/Abrechnung/Bescheinigungen/Meldungen Aag Meldungen egecko_pewe_2012 - Seite - 25 -
Der Verwendungszweck für die Überweisung von der Krankenkasse kann manuell angepasst werden. egecko_pewe_2012 - Seite - 26 -
1.5.4 AAG-Meldungspaket Unter Datenaustausch/AAG-Meldungspaket wird sie gepackt und wie alle anderen SV-Meldungen versendet. EAAGxxxx-Paket egecko_pewe_2012 - Seite - 27 -
1.6 EEL-Meldungen (Diese Dokumentation ist noch unvollständig und wird bis zur Update-Auslieferung noch geändert!) Für das Erstellen der EEL-Meldungen sind mehrere Lösungswege realisiert, weil diese z.t. unabhängig von der Abrechnung versendet werden müssen. 1. Erstellen aus Erfassungsdaten für Arbeitsunfähigkeit (zwingend für die Meldung 41: Anforderung der Vorerkrankungszeiten; Meldung 61: Rückmeldung Vorerkrankungszeiten), 2. Mutterschutzzeiten (sollte für Bescheinigung Mutterschaftsgeld erfasst werden) und 3. Fehlzeiten 4. Erstellen mittels Experten für eine Lohnperiode (auch, wenn es noch keine Abrechnung gibt) 5. Erstellen bei der Abrechnung (zu Kontrollzwecken, Stornierungen und Korrekturen, Neumeldungen) Bei der Abrechnung werden die für die Abrechnungsperiode zu erstellenden EEL-Meldungen grundsätzlich erstellt. Diese werden mit den eventuell schon vorher erstellten Meldungen verglichen. Werden Abweichungen festgestellt, werden die ursprünglichen Meldungen storniert und die neuen aus der Abrechnung als Korrektur gemeldet. Einstellungen Anwenderparameter Neuer Reiter EEL, in welchem die fortlaufende Dateinummer fortgeführt wird. egecko_pewe_2012 - Seite - 28 -
Bescheinigungen - Bescheinigungsart Die Bescheinigungsarten EEL-01 bis EEL-31 werden verwendet, um Festlegungen für die notwendigen Fiktivabrechnungen zu treffen. Bei der Erstellung der jeweiligen EelMeldung werden anhand der Bescheinigungsarten Lohnarten und Bezugsarten in die Fiktivabrechnung einbezogen oder nicht. Im Reiter Allgemein ist nur der Eintrag Anzahl Monate für die EelMeldung relevant. Die Bescheinigungsarten mit dem Eintrag Anzahl Monate werden ausgeliefert. Die Bezugsarten, die für die Berechnung der Bescheinigungswerte notwendig sind, werden vorgegeben. Falls es aufgrund der Satzung der Krankenkasse erforderlich ist, einzelne Bezugs- und/oder Lohnarten in die Berechnung ein- oder auszuschließen, so muss dies an dieser Stelle für jede einzelne Bescheinigung individuell festgelegt werden. egecko_pewe_2012 - Seite - 29 -
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Bescheinigungen EEL - Abwesenheitsart Die Abwesenheitsarten werden benötigt, wenn Arbeitsunfähigkeitszeiten erfasst werden. Aus einer Abwesenheitsart können eine oder mehrere Fehlzeiten generiert werden. Es werden Ihnen 2 Abwesenheitsarten vorgegeben: Krankheit AU (AU = Arbeitsunfähigkeit) und Krankheit Reha (Reha = Rehabilitationsmassnahme). Hier wird festgelegt, dass vor dem Krankengeldbezug bzw. vor dem Übergangsgeld ein Zeitraum von 6 Wochen als Entgeltfortzahlungszeitraum zu behandeln ist. egecko_pewe_2012 - Seite - 31 -
Erfassen Ausfallzeiten Alle Ausfallzeiten können prinzipiell auch nur über die Fehlzeiten erfasst werden. In diesem Fall hat man aber nicht die Möglichkeit der Anfrage wegen Vorerkrankungen und der Übernahme der Vorerkrankungszeiten. Empfohlen wird die generelle Erfassung der Arbeitsunfähigkeiten über den Manager Arbeitsunfähigkeitszeiten. Bescheinigungen EEL Arbeitsunfähigkeitszeiten Die Erfassung von Arbeitsunfähigkeitszeiten erfolgt beim Vorliegen der AU-Bescheinigung bzw. beim Bekanntwerden der AU. Nachfolgend werden 2 AU-Bescheinigungen erfasst. Schein 1: 11.08.2011 bis 20.09.2011 Schein 2: 09.11.2011 bis 30.11.2011 egecko_pewe_2012 - Seite - 32 -
Dabei werden die folgenden 2 Fehlzeiten erzeugt. Auf der zweiten AU-Zeit können die Vorerkrankungszeiten angefordert werden. egecko_pewe_2012 - Seite - 33 -
Dabei wird die EEL-Meldung 41 (Anforderung Vorerkrankungszeiten) generiert. egecko_pewe_2012 - Seite - 34 -
Wenn die Rückmeldung zu den Vorerkrankungszeiten als EEL-Meldung 61 eingetroffen ist bzw. von Ihnen abgeholt wurde, wird diese in das EEL-Meldungspaket importiert, als Meldung abgelegt und verarbeitet. Hierdurch werden die Fortsetzungserkrankungen generiert (s. unten rechts).. egecko_pewe_2012 - Seite - 35 -
.und die Arbeitsunfähigkeitszeiten und Fehlzeiten werden korrigiert. egecko_pewe_2012 - Seite - 36 -
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Fehlzeiten Alle anderen Fehlzeiten, für die evtl. auch eine Bescheinigung zu erstellen ist, werden wie bisher üblich in den Fehlzeiten erfasst. Hier eine Aufstellung welche EEL-Meldung durch welche Fehlzeit bzw. Zeitart erstellt bzw. erzeugt werden kann: Bescheinigungsart Bezeichnung Fehlzeitgrund/Zeitart EEL-01 EG-Besch. KV bei KG 41 EEL-02 EG-Besch. KV KG bei Kinderpflege 11 EEL-03 EG-Besch. KV bei Mutterschaftsgeld 45 EEL-04 EG-Besch. KV bei Versorgungs-KG 44 EEL-11 EG-Besch. RV bei Übergangsgeld Reha 43 EEL-12 EG-Besch. RV bei Übergangsgeld Teilhabe Arbeitsleben 43 EEL-21 EG-Besch. UV Verletztengeld 42 EEL-22 EG-Besch. UV Übergangsgeld 43 EEL-23 EG-Besch. UV Verletztengeld Kinderpflege 11 EEL-31 EG-Besch. BA Übergangsgeld 43 Um also eine EEL-Meldung für Übergangsgeld durch die Unfallversicherung zu erhalten, muß zunächst die Fehlzeit/Zeitart 43 erfasst werden. Anschließend muß im Feld Fehlzeitgrund der entsprechende Fehlzeitgrund ausgewählt werden hier: Übergangsgeld UV-Leistung egecko_pewe_2012 - Seite - 38 -
Erzeugen EEL-Meldungen Die EEL-Meldungen können nach Erfassen der entsprechenden Fehlzeit und den dazugehörigen Werten manuell erzeugt werden. Bei der Abrechnung werden die für die Abrechnungsperiode zu erstellenden EEL-Meldungen grundsätzlich (nochmals) erstellt. Diese werden mit den eventuell schon vorher manuell erstellten Meldungen verglichen. Werden Abweichungen festgestellt, werden die ursprünglichen Meldungen storniert und die neuen aus der Abrechnung als Korrektur gemeldet. Manuelles Anstoßen Das Erzeugen der Meldungen zur Anforderung der Vorerkrankungszeiten ist oben beschrieben (s. Erfassung Arbeitsunfähigkeitszeiten). Diese Meldungen können nur auf diesem Wege erstellt werden. Alle anderen EEL-Meldungen können manuell über die rechte Maustaste auf den Fehlzeiten angestoßen werden. Dabei wird die für die angelegte Fehlzeit erforderliche EEL-Meldung erzeugt. Abrechnung Während der Abrechnung werden alle Meldungen der abgerechneten Perioden temporär erstellt. Diese werden mit den schon vorher erstellten Meldungen zu dieser Periode verglichen. Sind sie identisch, werden sie verworfen. Weisen sie Differenzen auf, werden die alten Meldungen storniert und die bei der Abrechnung neu erstellten Meldungen aktiviert. egecko_pewe_2012 - Seite - 39 -
EEL-Meldungsmanager Alle EEL-Meldungen können im EelMeldungsmanager angesehen werden. Ist eine Meldung fehlerhaft, können die Fehler ausgewertet werden, damit notwendige Korrekturen durchgeführt werden können. egecko_pewe_2012 - Seite - 40 -
Bescheinigungen EEL - EelMeldungspaket In diesem Menüpunkt Neu-Button der Experte zum Erstellen des Meldungspaketes gestartet. Für die von Ihnen festgelegten Auswahlkriterien werden alle noch nicht versendeten fehlerfreien Meldungen gesucht und in die betreffenden Pakete für die Krankenkasse eingebunden. Je SV-Annahmestelle wird ein Paket erzeugt. Das Paket kann mit dem Versende-Button versendet werden. Der Versand wird so vorgenommen, wie es in den Anwenderparametern eingestellt ist. egecko_pewe_2012 - Seite - 41 -
Im Meldepaket können die einzelnen Meldesätze angesehen werden. Vorsatz DSKO-Satz Mindestens 1 DSLW-Satz mit allen notwendigen Bausteinen Nachsatz Alle Sätze können auch lesbar dargestellt werden. egecko_pewe_2012 - Seite - 42 -
1.7 Betriebsdatensatzpflege Warum Datensatz Betriebsdatenpflege? Die Anzeige der Änderung von Betriebsdaten gegenüber dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur (BNS) mit Sitz in Saarbrücken ist derzeit uneinheitlich Ziel: DEÜV-Datensatz aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen. Synergieeffekt: Verbesserung der Bestandspflege innerhalb der SV-Träger. Dazu müssen die Angaben in der Betriebsstätte dem Eintrag des Handelsregister entsprechen. Weichen diese voneinander ab, dann müssen Sie hier die entsprechenden Änderungen vornehmen und den Meldesatz mit der nächsten Abrechnung erstellen. Um den Meldesatz automatisch zu erstellen gehen sie nach den Änderungen über das? und Über in die unten stehende Ansicht und setzen das Häkchen im Feld Administrationsmodus. egecko_pewe_2012 - Seite - 43 -
Setzen Sie nun das Feld DSBD erzeugen auf ja. Damit wird mit der nächsten Abrechnung der Meldesatz erzeugt und versendet. Stellen Sie nach dieser Abrechnung dieses Feld wider auf nein, damit nicht monatlich eine weiterer Satz erzeugt und gemeldet wird. egecko_pewe_2012 - Seite - 44 -
1.8 Qualifizierter Meldedialog Einführung des qualifizierten Meldedialoges zum 01.01.2012 Neben der Abgabe einer GKV-Monatsmeldung müssen die Entgeltabrechnungsprogramme erstmalig in der Lage sein, maschinelle Rückantworten der Krankenkassen systemseitig zu verarbeiten und deren Inhalte unmittelbar bei der Abrechnung zu berücksichtigen. Dies gilt für die Feststellung eines Anspruchs auf Sozialausgleich wann immer er auch kommt!? - gleichermaßen wie für die Berücksichtigung der Fremdentgelte bei Anwendung der Gleitzone und in allen Fällen der Mehrfachbeschäftigung Die Meldung ist mit dem Datensatz Meldung DSME und dem neuen Datenbaustein DBKV zu erstellen Dazu werden mit der Abrechnung Meldungen mit neuen Abgabegrund 58 erstellt. Sobald Ihnen bekannt wird, das ein Mitarbeiter mehrfach beschäfigt ist, müsen Sie im Reiter SV die entsprechenden Änderungen vornehmen. Im Feld GKV-Monatsmeldung müssen Sie bei einer Mehrfachbeschäftigung auf Ja stellen und egecko_pewe_2012 - Seite - 45 -
Im Feld mehrfachbeschäftigt ist ebenfalls auf Ja zu stellen. Falls Sitz der Firma im zweiten Beschäftigungsverhältnis abweichend vom esretn Beschäftigungsverhältnis in den neuen Bundesländern oder umgekehrt ist, dann ist das Feld mehrf.beschäftigt rechtsübergr. ebenfalls auf ja zu setzen. Mit der Abrechnung wird dann eine Meldung mit Grund 58 erstellt und im DEUEV-Meldeverfahren gemeldet. Von der Krankenkasse erhalten Sie dann das Gesamtentgelt lfd. und evtl. Einmalbezüge zurück gemeldet. Diese Daten müssen Sie einlesen. Damit Sie die Beiträge zur Sozialversicherung korrekt berechnen, können Sie bei einem gleichbleibenden Einkommen beim 2. Arbeitgeber diesen Betrag in der Lohnart 8952 in den festen Bezügen hinterlegen. Schwankt des 2. Einkommen monatlich, so erfassen Sie die Lohnart 8952 in den monatlichen Bezügen. Ebenso erfassen Sie evtl. Einmalbezüge in den entsprechenden Monaten mit der Lohnart 8953. Durch die monatliche Erfassung und durch die Rückmeldungen der Krankenkasse können dann natürlich Rückrechnungen entstehen. egecko_pewe_2012 - Seite - 46 -
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Die Lohnart 8953 unterscheidet sich lediglich durch den ansprechenden Seicherwert. egecko_pewe_2012 - Seite - 48 -
Mit der Abrechnung wird die Meldung mit Grund 58 erstellt. In den SV-Meldungen können Sie die Meldedaten einsehen. Die Rückmeldungen der Krankenkassen müssen Sie einlesen und verarbeiten siehe Dokumentation Dakoata_2012. Wenn dies geschehen ist, sollte das Gesamtentgelt und das eine evtl. EGA-Entgelt im Reiter SV des Mitarbeiters sichtbar sein siehe Bild Seite 44. Bitte prüfen Sie, ob Sie aufgrund des zurückgemeldeten Gesamtentgeltes das Entgelt des 2. Arbeitgebers korrigieren und evtl. rückrechnen müssen. egecko_pewe_2012 - Seite - 49 -
2. Allgemeine Informationen PKW-Nutzung mit der 0,002 Regelung Schreiben vom 1.4.2011 zur lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kfz für Fahrten zw. Wohnung und Arbeitsstätte Zur Ermittlung des Zuschlags für Fahrten zw. Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte ist nach Auffassung des BFH Urteils v. 4.4.2008 eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002% des Listenpreises je Entfernungskilometer vorzunehmen. AG kann bei Lohnsteuerabzug weiterhin die 0,03 % Regelung anwenden. Bindung an die gewählte Methode für das Kalenderjahr. Monatliche Erklärung des AN über die Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte mit Datum. AG darf diese Erklärung des AN für den Lohnsteuerabzug zugrunde legen, wenn diese nicht erkennbar unzutreffend sind. Bei Einzelbewertung: jahresbezogene Begrenzung auf 180 Fahrten keine monatliche Begrenzung auf 15 Fahrten Bsp: Listenpreis 30.000 Entfernung Wohnung/Arbeit (einfach) 20 km (Mitarbeiterwert Entfkm) 1% = 300,00 (Mitarbeiterwert PKW) 0,002% = 0,60 * 20 km = 12,00 bei 5 Fahrten im Monat = 12,00 * 5 = 60,00 Davon Pauschalierungsfähig 20 * 0,30 * 5 = 30,00 Bedeutet für die Abrechnung: Lohnart 8040 PKW-Nutzung 1% 300,00 Lohnart 8042 Fahrten Wohn/Arb 0,002% 30,00 Lohnart 8043 Fahrten Wohn/Arb pauschal 30,00 Lohnart 8050 Abzug GWV 360,00 Hinweis: Nachträglicher Einbau von Sonderausstattung (auch Umrüstung auf Flüssiggasanlage) gehört lt. BFH-Urteil v. 13.10.2010 VI R 12/09 nicht in die 1%-Reglung! Lohnarten 8042 und 8043 Benötigte Werte Gek = 0,30 = Globalwert 0,30 Euro/km Wpau = Speicherwert für Pauschalbetrag aus Lohnart 8042 EHF = Eingabewert für die Anzahl durchgführter Fahrten PKW = Mitarbeiterwert enthält den Betrag 1 % vom Listenpreis Entfkm = Mitarbeiterwert Entfernung Wohnung Arbeitsstätte einfache km Die Lohnart 8042 ist monatlich zu erfassen, bzw. in den Monaten zu erfassen in denen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durchgeführt wurden. egecko_pewe_2012 - Seite - 50 -
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Die Lohnart 8043 ist als Folgelohnart zu definieren. Die hier nicht angezeigten Reiter sind die gleichen wie bei Lohnart 8042. egecko_pewe_2012 - Seite - 53 -
egecko_pewe_2012 - Seite - 54 -
egecko_pewe_2012 - Seite - 55 -