Bezeichnung Frist Vernichtbare Unterlagen mit letztem Eintrag aus oder erstellt in den Jahren Abkürzungsverzeichnis, allgemein Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u.ä. Abrechnungsunterlagen, (soweit Buchungsgrundlage 10 Jahre) Abschlussübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) 10 2002 und früher Abtretungserklärungen Änderungsnachweis der EDV-Buchführung Akkreditive Aktenvermerke Angebote Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) 10 1998 und früher Anhang Anlagevermögensbücher und -karteien Anlagenverzeichnis Anlagezu- und Abgangsmeldungen Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Auftragsbestätigungen Auftrags- und Bestellunterlagen Ausfuhrgenehmigungen Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) Bankbelege Bankbürgschaften Baubücher Bauakte Baugenehmigung Baupläne Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr HaufeIndex 2068508 1/7
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege (soweit Belegzusammenstellungen Bestellungen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen und Belege Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzprotokoll (EDV) Bilanzunterlagen (z.b. Debitorenliste) Briefe Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion Buchungsprotokolle (EDV) Buchführungsprogramme Computerausdrucke mit Kontoauszügen Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen Computerausdrucke mit Offene-Posten- Liste Darlehensunterlagen (soweit nicht Datenflusspläne für die EDV-Buchführung Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) Depotauszüge Depotbestätigungen Depotbücher Devisenunterlagen (allgemeine) HaufeIndex 2068508 2/7
Buchungsbelegen Handelsbüchern Inventaren Lageberichten Konzernlageberichten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) Buchungsanweisungen Dubiosenunterlagen EDV-Journal Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen, s.a. Rechnungsdoppel Einheitswertbescheide Eröffnungsbilanz Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Exportunterlagen Fahrtberichte Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) Fakturier-Journal Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung Finanzberichte Frachtbriefe Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) Freistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original) 6 2002* 6 2002* Gebäude- und Grundstücksunterlagen Gehaltskonten Gehaltslisten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) HaufeIndex 2068508 3/7
Geschenknachweise (soweit nicht Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) Grundbuchauszüge Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften Handelsbilanz Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbuch Hauptbuchkonten Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen Inventar Inventarunterlagen Investitionszulagenanträge Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) Kommissionslisten Konsignationslager-Unterlagen Konsolidierungsunterlagen Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro)** 10 1998 und früher Kontokorrentbücher und -kontenkarten Konzernabschlüsse Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) HaufeIndex 2068508 4/7
Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditunterlagen Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Lieferscheine*** Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Lohnbelege Lohnkonten Lohnlisten Lohnunterlagen Magnetbänder mit Buchungsfunktion Mahnungen und -bescheide Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) Mietunterlagen 6 1998 und früher Mikrofilme mit Geschäftsbriefen Mikrofilme mit Buchungsbelegen Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen Nachnahmebelege Nebenbücher OP-Listen (EDV) Organisationsunterlagen der EDV- Buchführung Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) Patente und Unterlagen Portokassenbücher Postgirobelege Preislisten Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm Protokolle (allgemeiner Art) Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Prozessakten Quittungen HaufeIndex 2068508 5/7
Rechnungen***** Rechnungen durch Privatpersonen, soweit diese Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück betreffen Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 2 -,-**** Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach 14a Abs. 1 UStG) 10 Jahre ab 2002, vorher 6 Jahre 2002 und früher Rechtsstreitfälle mit Unterlagen Registrierkassenstreifen Reisekostenabrechnungen Rentenversicherungsunterlagen Repräsentationsaufwands-Unterlagen Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensunterlagen Schecks Scheckunterlagen Schriftwechsel (allgemein) Schuldtitel Sparbücher Sparprämienunterlagen Speicherbelegungsplan der EDV- Buchführung Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten 6 2002 und früher Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen Steuererklärungen Telefonkostennachweise (keine Überstundenlisten Umsatzsteuervoranmeldungen Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen HaufeIndex 2068508 6/7
Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel (falls nicht Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Wechselbuch Werbegeschenknachweise Zahlungsanweisungen Zinsabrechnungen (soweit Zollbelege Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) *Die Regelungen zur Bauabzugsbesteuerung gelten ab 1.1.2002, erstmalige Vernichtung ab 2009 möglich. **Unternehmen (auch Einnahmen-Überschuss-Rechner) mit Onlinebanking: Hier erhält man vom Kreditinstitut einen elektronischen Kontoauszug auf seinen PC übermittelt. Ein Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs auf Papier genügt nicht, um den bestehenden Aufbewahrungspflichten nach 147 AO nachzukommen. Der elektronische Kontoauszug muss durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Dabei dürfen die Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck unveränderbar sein.nach derzeitigem Kenntnisstand erfüllen die eingesetzten Softwareprodukte diese Anforderungen regelmäßig nicht, da diese keine sogenannte Indexierung (programmgesteuerte Zuteilung eines unveränderbaren Indexes bei Eingang des Dokuments) vorsehen. Anders kann die Entscheidung ausfallen, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Somit wäre eine weitere Kontrollmöglichkeit geschaffen und den gesetzlichen Anforderungen des 355 HGB wäre Genüge getan. ***Eine Archivierung von Lieferscheinen auf CD für die Kunden entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen. ****Rechnungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Werkleistungen: Regelung gilt ab 1.8.2004, im Jahr 2009 sollten Sie noch keine Rechnung vernichten. *****Rechnungen können ab 2009 auch außerhalb des Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahrt werden. HaufeIndex 2068508 7/7