OFFICE AKADEMIE SEMINARKALENDER 2014 IMPULSSEMINARE AUSBILDUNG LEAN OFFICE MELDEN SIE SICH JETZT AN! 1
OFFICE AKADEMIE Willkommen in der Arbeitswelt der Zukunft Open Space Office, flexible Arbeitsplätze, Arbeiten am Place4 und Managed Services die Bedürfnisse an Büroarbeitsräume verändern sich. Einrichtung und Funktionalität werden zum Produktivitäts- und Motivationskriterium und fordern eine neue Führung der Mitarbeitenden. Der Mensch sucht kreativen und individuellen Raum, der inspiriert und wohlfühlen lässt. Unternehmen suchen gleichzeitig Wege zu Kosteneffizienz und schlankeren Prozessen. Wird der Mensch in dem Masse produktiv, wie ihm seine Umgebung dafür entgegenkommt? Die OFFICE AKADEMIE wurde von Witzig The Office Company initiiert, um neue Erkenntnisse und Bedürfnisse in der Arbeitswelt breiter zu diskutieren, zu erforschen und zu realisieren. Sie bringt Vordenker im Bereich Büro- und Arbeitswelten zusammen und bietet Gelegenheit, sich mit aktuellen Themen auseinanderzusetzen. Dazu veranstaltet die OFFICE AKADEMIE einerseits das OFFICE SYMPOSIUM am 25. September 2014 mit namhaften Fachreferenten, um die Gelegenheit für wertvolles Wissen zu bieten; andererseits auch Round Tables für den gezielten Fachaustausch von Experten im geschlossenen Kreis und Seminare, um spezifische Themen zu vermitteln. Mehr Infos und Download der Summaries: 2
OFFICE SYMPOSIUM Nachdenken über die Arbeitswelt der Zukunft Das Office Symposium hat sich als Fixpunkt im Herbst des Jahres etabliert. Das Nachdenken und das Diskutieren über die Zukunft des Arbeitens im Büro wurde im Jahr 2010 von Witzig The Office Company initiiert und wird seither regelmässig durch die OFFICE AKADEMIE durchgeführt. Die bisherigen Themen: Neue Arbeitswelten, E-Collaboration, Kulturwandel und Workstyle. 2011 Neue Arbeitswelten 2011 E-Collaboration 2012 Kulturwandel 2013 Workstyle ROUNDTABLES Willkommen in der Arbeitswelt der Zukunft Mehrmals im Jahr laden wir Praktiker und Wissenschaftler zu einem gehaltvollen Austausch unter Experten ein. Ziel ist es, zu einem Fokusthema neue Trends, Einflüsse und Visionen zu diskutieren und sich über den Einfluss auf die Bürowelt auszutauschen. Die Erkenntnisse aus den Expertenrunden werden wir in internen Fachgruppen für Innovationen unserer Leistungen weiterverarbeiten. Für das Büro der Zukunft stehen neue Massstäbe bezüglich Einrichtung und Funktionalität. Wann wird Wohlgefühl zum Faktor für Wirtschaftlichkeit? Witzig The Office Company ist aufgebrochen, sich mit diesen Themen intensiv auseinanderzusetzen. Wir freuen uns, dieses Wissen mit Ihnen zu teilen. Dr. Matthias Horx Dr. David Bosshart Prof. Dr. Hans A. Wüthrich Dr. Rolf Dobelli Das OFFICE SYMPOSIUM 2014 zum Thema «Potenziale im Büro» findet am 25. September 2014 in Zürich statt. Weitere Informationen finden Sie unter /symposium Sie finden die Summaries der Round Tables auf unserer Website www.witzig.ch/roundtable Mehr Infos und Download der Summaries: 3
Inhaltsverzeichnis Impulsseminare 6 7 8 Büro im Aufbruch Erfolgsfaktoren für Raumkonzepte und Arbeitsplätze Papierflut im Büro Digitalisieren Strukturieren Verteilen Lean Office Für das effiziente Büro von morgen! Ausbildung Lean Office 10 11 12 13 14 15 16 Lean Office Starter - Effizienter werden 5S Der Weg zur perfekten Selbstorganisation KVP Schritt für Schritt besser werden Makigami Prozesse im Büro analysieren und optimieren Officefloor Management Führung im Teamalltag Lean Office Coach - Erfolgreich begeistern Lean Office Koordinator - Nachhaltig verankern Details, Termine und Anmeldung: 4
Impulsseminare Impulsseminare geben Inspiration und ermöglichen einen praxisbezogenen Einstieg in verschiedene Themen der Bürowelt. Wollen Sie prüfen, welche Angebote und Lösungsmöglichkeiten es gibt? Dann sind Sie genau richtig im Impulsseminar der OFFICE AKADEMIE. 5
Impulsseminar 1 Büro im Aufbruch Erfolgsfaktoren für Raumkonzepte und Arbeitsplätze Die Bürokultur verändert sich rasant. Das Bürolayout lebt zunehmend von kreativen Orten und Zonen der Zusammenarbeit. Gebäude, Räume und Flächen müssen effizienter genutzt und gleichzeitig attraktiver werden ein Widerspruch? In Theorie und Praxis zeigt das Impulsseminar moderne Arbeitsformen und Lösungen zu Raumgestaltung, Open Space, Flexible oder Mobile Working, Akustik, Licht und Begegnungszonen. Moderation: Zielgruppe: Seminare: Remo Witzig, Leiter Büro- Planung und Büro-Architektur Führungskräfte aus GL, HRM, FM sowie projektverantwortliche Architekten 23.09.2014 in Zürich Kosten: CHF 75. Anmeldung: Programm 11.45 Willkommen & Fachreferat 13.00 Stehlunch & Austausch 13.45 Schluss der Veranstaltung Details, Termine und Anmeldung: 6
Impulsseminar 2 Papierflut im Büro Digitalisieren Strukturieren - Verteilen Sie erfahren in diesem Impulsseminar, wie Ihr bestehendes Multifunktionsgerät über den reinen Output hinaus zum Ausgangspunkt für mehr Effizienz in Ihren Geschäftsprozessen wird. Wir zeigen Ihnen die Umwandlung von Informationen auf Papier zu digitalen Daten. Einfach sicher bearbeitbar. Moderation: Zielgruppe: Ewald Jenny, Leiter Vertrieb Führungskräfte aus administrativen Bereichen, HRM und GL Erfassen von Belegen und Ablegen in durchsuchbaren und sicheren Formaten Automatisierter Workflow an einem Beispiel aus dem Personalwesen Mehrfachweiterleitung von zeitkritischen Dokumenten an mehrere Stellen, Ordnerstrukturen und/oder weiterführenden Systemen, wie z.b. SAP Seminare: Kosten: 01.10.2014 in Zürich 20.11.2014 in Frauenfeld CHF 75. Sie erleben anhand von Praxisbeispielen wie das Scannen und Verteilen von Dokumenten den Alltag erleichtert und so den Zugriff auf Dokumente für alle im Unternehmen vereinfacht. Anmeldung: Programm 11.45 Willkommen & Fachreferat 13.00 Stehlunch & Austausch 13.45 Schluss der Veranstaltung Details, Termine und Anmeldung: 7
Impulsseminar 3 Lean Office Für das effiziente Büro von morgen! Gemäss aktuellen Studien liegen rund 30% Effizienzreserven in den Büros. Der verschärfte Kosten- und Wettbewerbsdruck erfordert Prozesse, um Servicequalität und Teamarbeit in den administrativen Bereichen kontinuierlich zu optimieren. Das Impulsseminar zeigt auf, wie die Potenziale erschlossen werden, wie der Veränderungsprozess in der eigenen Organisation erfolgreich initiiert wird und klärt die Bedeutung von Führung in einer Lean-Kultur. Moderation: Zielgruppe: Seminare: Beat Schürpf, Projektleiter Lean Office Führungskräfte aus GL, HR, administrativen Bereichen und Kundenservice 09.09.2014 in Zürich Kosten: CHF 75. Anmeldung: Programm 11.45 Willkommen & Fachreferat 13.00 Stehlunch & Austausch 13.45 Schluss der Veranstaltung Details, Termine und Anmeldung: 8
Ausbildung Lean Office Lean Office zeigt den Weg zur Effizienzsteigerung im administrativen Bereich. Wollen Sie Optimierung initiieren, KVP-Projekte moderieren und den Verbesserungsprozess begleiten? Oder stehen Sie vor der Aufgabe, Lean Office einzuführen? Dann nutzen Sie die Ausbildung Lean Office. Coachen und Führen Lean Office Koordinator Info und Basic Grundlagen und Praxis Impulsseminar Lean Office Lean Office Starter Training 5S Training KVP Training MAKIGAMI Office Prozessanalyse Training Office Shopfloor Management Lean Office Coach 9
Ausbildung Lean Office 1 Lean Office Starter Effizienter werden Interessieren, verstehen, starten mit Lean Office zu mehr Effizienz im Büro Die Teilnehmer lernen den Ursprung, die Grundlagen und das Potenzial von Lean Office (Kaizen) kennen. Dieses Seminar schärft den Blick für Verschwendung und Verluste im Büro und zeigt auf, wie der kontinuierliche Verbesserungsprozess zum Ziel führt und mehr Zeit für das Wesentliche gewonnen wird. Moderation: Zielgruppe: Beat Schürpf Mitarbeitende aus den administrativen Bereichen, die das Potenzial und die Umsetzung von Lean Office konkret kennenlernen wollen Inhalte Grundlagen Lean Office Die drei Handlungsebenen Praxisbeispiele Seminar: 1 Tag, 09.00 bis 17.00 02.09.2014 in Zürich Kosten: CHF 580. Anmeldung: Details, Termine und Anmeldung: 10
Ausbildung Lean Office 2 5S: Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke Der Weg zur perfekten Selbstorganisation Optimierung im Büro beginnt bei jedem Einzelnen! Wenn mit Lean Office gestartet wird, gilt es, die Mitarbeitenden für «Verschwendung» und «Zeitfresser» im eigenen Arbeitsbereich zu sensibilisieren. Dieses Seminar zeigt anhand von Praxisbeispielen, wie mit der 5S-Methode der eigene Arbeitsplatz und die Teamorganisation verbessert werden kann. Die Teilnehmenden lernen, eine 5S-Kampagne im Team durchzuführen, das Erreichte abzusichern und so die Basis für eine kontinuierliche Optimierung der Service- und Prozessqualität im eigenen Büroumfeld zu schaffen. In einem Rundgang wird die Thematik anhand von erprobten Beispielen und eigener Anwendungen bei Witzig The Office Company anschaulich vorgestellt. Moderation: Zielgruppe: Seminar: Kosten: Beat Schürpf Mitarbeitende aus den administrativen Bereichen, die mit der 5S-Methode das eigene Arbeitsumfeld optimieren wollen 1 Tag, 09.00 bis 17.00 nach Absprache CHF 580. Inhalte Verschwendung im Büro 5S-Methode Arbeitsplatzorganisation und Standards im Team 5S-Kampagne durchführen Anmeldung: Details, Termine und Anmeldung: 11
Ausbildung Lean Office 3 KVP Schritt für Schritt besser werden Jede Verbesserung beginnt mit einer Idee! Dieses KVP-Trainingsangebot zeigt, wie effektives Ideen-Management aufgebaut wird und wie alle Mitarbeitenden und die Führungskräfte gemeinsam in den Beteiligungs- und Problemlösungsprozess eingebunden werden. Es wird gezeigt, wie die gestalterischen Kompetenzen und die Verantwortungen geregelt werden und das KVP-Board durch Visualisierung den Denk- und Entwicklungsprozess in den einzelnen Teams anregt. Mit der praktischen Anwendung von erprobten Tools und Methoden wird eine erfolgreiche Umsetzung dieses Programms konkret. Inhalte Potenzial und Ziele der KVP-Systematik Aufbau, Organisation und Führung eines KVP-Prozesses Methodik und Werkzeuge Planung und Einführung des KVP Moderation: Zielgruppe: Seminar: Kosten: Anmeldung: Beat Schürpf Führungskräfte und Mitarbeitende, die für die Einführung des KVP verantwortlich sind und moderieren wollen 1 Tag, 09.00 bis 17.00 30.09.2014 in Frauenfeld CHF 580. Details, Termine und Anmeldung: 12
Ausbildung Lean Office 4 Makigami Prozesse im Büro analysieren und optimieren Prozesse sichtbar machen Informationen zum fliessen bringen Oftmals wissen die Prozessbeteiligten nicht, was vor und nach ihnen im Ablauf geschieht. Lange Durchlaufzeiten, Kommunikationsprobleme und unklare Zuständigkeiten in den Schnittstellen sind die Folgen. Dieses Seminar zeigt, wie ein Informationsprozess transparent dargestellt wird, um zunächst ein gemeinsames Verständnis zu erlangen. Im Fokus steht, interne und externe Schnittstellen, nicht wertschöpfende Tätigkeiten, Engpässe und Informationslücken zu erkennen. Anhand einer Simulation lernen die Teilnehmenden, die Methode aktiv anzuwenden, und wie bei wiederkehrenden Arbeitsprozessen in Büro- und Servicebereichen die Durchlaufzeiten um mehr als 50% verkürzt und bis zu 90% der Fehlerquellen reduziert werden können. Moderation: Zielgruppe: Seminar: Kosten: Anmeldung: Beat Schürpf Mitarbeitende aus den administrativen Bereichen, die die Wertschöpfung in den administrativen Prozessen verbessern wollen 2 Tage, 09.00 bis 17.00 28.+29.10.2014 in Frauenfeld CHF 1 160. Inhalte Informationsprozesse standardisieren Durchlaufzeiten verkürzen Zuständigkeiten klären Engpässe eliminieren Details, Termine und Anmeldung: 13
Ausbildung Lean Office 5 Officefloor Management Führung im Teamalltag Täglich Erfolge im Team tägliche Führung vor Ort! Die Erwartungen der Kunden und interner Stellen an die Servicequalität gilt es täglich zu erfüllen und kontinuierlich zu verbessern. Officefloor Management unterstützt durch strukturierte und tägliche Kurzmeetings am Ort des Geschehens die Führungskräfte und ihre Teams dabei, sich auf den aktuellen Handlungsbedarf zu fokussieren und so schnell geeignete Massnahmen festzulegen. Dieses Seminar zeigt, wie ein wirksames Officefloor Management aufgebaut wird, wie Visualisierung von Kennzahlen und Informationen die Führung vor Ort unterstützen und das Team in der Selbstorganisation und Lösungskompetenz fördern. Neben der Vermittlung von Grundlagen zum Aufbau eines Officefloor Management zeigen wir anhand eines Praxiseinsatzes bei Witzig The Office Company die Umsetzung und Erfahrungen im Büroalltag. Moderation: Zielgruppe: Seminar: Kosten: Anmeldung: Beat Schürpf Führungskräfte aus Büro- und Servicebereichen sowie Lean Management Verantwortliche 1 Tag, 09.00 bis 17.00 16.09.2014 in Frauenfeld CHF 650. Inhalte Ziel und Nutzen von Officefloor Management Werkzeuge und Standards Planung und Umsetzung Praxisbeispiel Details, Termine und Anmeldung: 14
Ausbildung Lean Office 6 Lean Office Coach Erfolgreich begeistern Arbeitsplatz, Team, Prozess mit Methodik zur Effizienzsteigerung im Office Dieses Seminar richtet sich an Mitarbeitende, die intern Veränderungsprozesse begleiten und die Umsetzung von Optimierungsmassnahmen coachen wollen. Neben den Grundlagen von Lean Office werden anhand von Fallbeispielen und in Gruppenarbeiten auch die Methoden und Werkzeuge vermittelt und deren Anwendung trainiert. Moderation: Zielgruppe: Beat Schürpf und Daniel Gerber Mitarbeitende, die intern die Einführung und Umsetzung von Lean Office methodisch begleiten und moderieren wollen Sensibilisierung für Verluste und Verschwendungsarten im Büro Analysieren, visualisieren und optimieren von Prozessen Bewusstsein schärfen, wie Beteiligte für Veränderung begeistert und in die Lösungsfindung integriert werden Seminare: 2x2 Tage, 09.00 bis 17.00 04.+05.11.2014 in Frauenfeld 11.+12.11.2014 in Frauenfeld Lean Office bringt Veränderung und braucht Menschen, die diesen Prozess coachen. Inhalte Grundlagen Lean Office Das Lean Office Modell Moderationstechnik KVP-Management Praxisübungen und Beispiele Kosten: Anmeldung: CHF 2 320. Details, Termine und Anmeldung: 15
Ausbildung Lean Office 7 Lean Office Koordinator Nachhaltig verankern Verstehen, koordinieren und führen von Lean Office Diese Ausbildung vermittelt das Handwerk, um eine führende Rolle bei der Umsetzung von Lean Office (Kaizen im Büro) zu übernehmen. Vermittlung von praxiserprobten Konzepten zum Aufbau von Veränderungsprozessen Aufbau einer Lean Office Kultur ohne zusätzlichen Personalaufwand Erschliessung von Effizienzreserven Nachhaltige Abstimmung der Prozesse in den administrativen und Servicebereichen eines Unternehmens Neben der Methodenkompetenz ist die Führung von Veränderungsprozessen ein wichtiger Bestandteil der Ausbildung. Moderation: Zielgruppe: Seminar: Kosten: Anmeldung: Beat Schürpf und Daniel Gerber Führungskräfte, die für die Einführung, Begleitung und Koordination von Lean Office in Unternehmen verantwortlich sind 2 Tage, 09.00 bis 17.00 25.+ 26.11.2014 in Frauenfeld CHF 1 160. Inhalte Grundlagen Lean Office Das Lean Office Modell Lean Office Organisation Praxisübungen und Beispiele Details, Termine und Anmeldung: 16
Referenten 17
Daniel Gerber ist seit 1982 als Unternehmensberater und Organisationsentwickler für integrierte Managementsysteme mit Schwerpunkt ISO 9001, ISO 14001 und TQM tätig. Er begleitet Unternehmen auf dem Weg zum nachhaltigen Wirtschaften. Als Ausbildner FA ist er seit 1989 Lehrbeauftragter an verschiedenen Höheren Fachschulen. Sein umfangreiches Knowhow im Bereich von Teamentwicklung und in der Führung von Veränderungsprozessen rundet sein Profil als Coach ab. Ewald Jenny ist einer der erfolgreichsten Consultants zum Thema MPS (Managed Print Services) und zählt zu den ausgewiesenen Experten. Seine Kunden profitieren tagtäglich von seiner über 20-jährigen Erfahrung, sei ner Kreativität und unkonventionellen Umsetzungsmethodik. Als Mitglied der Geschäftsleitung war er massgeblich an der Entwicklung und dem Aufbau des MPS-Programmes bei Witzig The Office Company beteiligt und ist in vielen Kundenprojekten unentbehrlich. 18
Beat Schürpf ist seit 1990 bei Witzig The Office Company. In zahlreichen Kundenprojekten und in unterschiedlichsten Führungs- und Managementfunktionen sammelte er breite Erfahrung auf den Gebieten Prozessoptimierung und Effizienzentwicklung fürs Büro. Nach der Weiterbildung zum Lean Office Master leitet er heute den Bereich Lean Office und begleitet Unternehmungen bei der Einführung und Umsetzung von nachhaltigen Effizienzsteigerungsprogrammen in den administrativen Bereichen. Remo Witzig ist Projektleiter/Architekt und Leiter der Abteilung Büro- Planung und Büro-Architektur bei Witzig The Office Company. Er entwickelt mit seinen Kunden bedürfnisgerechte Lösungen für deren Bürowelten. «Die Herausforderung für das Büro der Zukunft wird sein, die vielfältigen Ansprüche der kommenden Mitarbeiter-Generationen abdecken zu können und dabei die wirtschaftlichen Interessen der Unternehmen zu unterstützen.» 19
Geschäftsstellen Baden Basel Bern Frauenfeld Witzig The Office Company Täfernstrasse 2 5405 Baden-Dättwil Witzig The Office Company Tramstrasse 99 4132 Muttenz Witzig The Office Company Waldeggstrasse 41 3097 Bern-Liebefeld Witzig The Office Company Hungerbüelstrasse 22 8501 Frauenfeld Luzern St.Gallen Zürich Zürich City Witzig The Office Company Staldenhof 2 6014 Luzern Witzig The Office Company Schuppisstrasse 7 9016 St.Gallen Witzig The Office Company Würzgrabenstrasse 5 8048 Zürich Witzig The Office Company Neumühlequai 38 8006 Zürich Parkplätze sind vorhanden. 20