Steffen Reister, Peter Hirschkorn Microsoft Project 2013 Das Handbuch
Steffen Reister, Peter Hirschkorn Microsoft Project 2013 Das Handbuch
Steffen Reister, Peter Hirschkorn: Microsoft Project 2013 Das Handbuch Copyright 2014 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie E-Mail-Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, E-Mail-Adressen und Logos ist rein zufällig. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim E-Mail: mspressde@oreilly.de 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 16 15 14 Druck-ISBN 978-3-86645-166-7 PDF-ISBN 978-3-8483-3060-7 EPUB-ISBN 978-3-8483-0219-2 MOBI-ISBN 978-3-8483-1196-5 2014 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, 50670 Köln Alle Rechte vorbehalten Fachlektorat: Frank Langenau, Chemnitz Korrektorat: Regina Langenau, Chemnitz Lektorat: Sylvia Hasselbach, sylvia@oreilly.de Layout und Satz: mediaservice, Siegen (www.mediaservice.tv) Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar (www.hommerdesign.com) Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (www.koeselbuch.de)
Übersicht Einleitung............................................................................ 21 Teil A Projektinitiierung................................................................ 27 1 Was Sie vorher wissen sollten..................................................... 29 2 Die Oberfläche von Microsoft Project 2013..................................... 63 3 Projekte anlegen.................................................................... 85 4 Der richtige Start: Grundeinstellungen........................................... 93 Teil B Projektplanung................................................................... 123 5 Einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen........................................ 125 6 Vorgangs- und Terminplanung................................................... 149 7 Ressourcenmanagement........................................................... 205 8 Arbeitsressourcen planen.......................................................... 219 9 Planung von Sachmitteln und Kostenressourcen............................... 289 10 Kostenmanagement und Budgets................................................ 297 11 Plan und Soll Die Zwischenstände.............................................. 315 5
Übersicht Teil C Projektausführung............................................................... 331 12 Projekte überwachen und fortschreiben......................................... 333 Teil D Projektsteuerung................................................................. 357 13 Projekte gezielt analysieren........................................................ 359 14 Berichtswesen in Project........................................................... 429 15 Ertragswertanalyse (Earned Value Management)............................... 457 Teil E Projektabschluss.................................................................. 483 16 Projektabschluss und Archivierung............................................... 485 Teil F Praxistipps für Fortgeschrittene und den Projektalltag............... 495 17 Globale und benutzerdefinierte Vorlagen....................................... 497 18 Menüband Schnellzugriff und Backstage-Ansicht............................ 509 19 Multiprojektmanagement mit Project............................................ 529 Teil G Project im Zusammenspiel mit Office...................................... 541 20 Microsoft Outlook 2013............................................................ 543 21 Microsoft Excel 2013................................................................ 547 22 Microsoft Visio 2013................................................................ 561 6
Übersicht 23 Microsoft Word 2013............................................................... 577 24 Microsoft PowerPoint 2013........................................................ 583 Teil H Anhang............................................................................. 589 A Tastenkombinationen und Funktionstasten............................... 591 B Referenz Die Funktionen zum Berechnen von Feldern............... 595 C Glossar Definitionen in Project............................................. 613 D Die Beispieldateien zum Buch................................................. 639 Praxisindex......................................................................... 643 Stichwortverzeichnis............................................................. 645 7
Inhaltsverzeichnis Einleitung............................................................................ 21 Die Autoren............................................................................. 22 Wie ist dieses Buch aufgebaut?.............................................................. 23 Teil A Projektinitiierung................................................................ 27 1 Was Sie vorher wissen sollten..................................................... 29 Projektmanagement beginnt im Kopf........................................................ 30 Projektmanagement ein Allheilmittel?...................................................... 31 Projektmanagement eine Definition.................................................... 31 Projektziele und Konfliktlösungen.......................................................... 34 Mehrere gleichzeitige Projektziele....................................................... 34 Das magische Zieldreieck in Project...................................................... 37 Nebenbedingungen................................................................... 38 Zielkonflikte......................................................................... 39 Phasen im Projektmanagement............................................................. 41 Phasenmodell und Projektstrukturierung................................................. 42 Microsoft-Produkte in den Phasen...................................................... 47 Die Struktur des Projektmanagements....................................................... 48 Der Auftraggeber..................................................................... 49 Organisation des Projekts.............................................................. 50 Stellung des Projektmanagements im Unternehmen........................................ 51 Mitarbeiter im Projektmanagement...................................................... 52 Aufgaben des Projektmanagers.......................................................... 53 Die zehn wichtigsten Regeln für erfolgreiches Projektmanagement............................... 54 Regel 1 Lernen Sie aus der Systemtheorie................................................ 55 Regel 2 Auflösung von Komplexität.................................................... 56 Regel 3 Ganzheitliches Projektmanagement............................................. 57 Regel 4 Der Projektlebenszyklus....................................................... 57 Regel 5 Organisation ist alles.......................................................... 58 Regel 6 Projektmanagement durch Risikomanagement.................................... 58 Regel 7 Halten Sie das System flexibel................................................... 59 Regel 8 Die Belegung der Ressourcen................................................... 59 Regel 9 Die Ressourcenplanung........................................................ 59 Regel 10 Die Datenpflege............................................................. 60 Die wichtigsten Begriffe im Projektmanagement.............................................. 60 Zusammenfassung........................................................................ 61 9
Inhaltsverzeichnis 2 Die Oberfläche von Microsoft Project 2013..................................... 63 Project 2013 installieren und aktivieren...................................................... 64 Die Installation........................................................................ 64 Produktaktivierung.................................................................... 64 Project 2013 starten....................................................................... 65 Project 2013 über das Startmenü aufrufen................................................. 65 Verknüpfung auf dem Desktop erstellen.................................................. 66 Das Arbeitsfenster......................................................................... 67 Das Menüband........................................................................ 67 Die Ansichtsleiste...................................................................... 70 Die Ansicht Zeitvorgaben.............................................................. 71 Die Bildlaufleisten..................................................................... 71 Der Fenstermodus..................................................................... 72 Mehr Überblick durch ein neues Projektfenster............................................ 72 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff................................................... 73 Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff.......................................... 74 Eine Schaltfläche löschen............................................................... 75 Das Kontextmenü..................................................................... 75 Die Dialogfelder....................................................................... 76 Ein Klick zur Hilfe........................................................................ 77 Inhalt und Index...................................................................... 77 Die verschiedenen Ansichten............................................................... 80 Gantt-Diagramm...................................................................... 80 Gantt-Diagramm: Überwachung......................................................... 80 Kalender............................................................................. 80 Netzplandiagramm.................................................................... 81 Vorgang: Einsatz...................................................................... 81 Vorgang: Maske....................................................................... 81 Vorgang: Tabelle...................................................................... 81 Zeitachse............................................................................. 81 Ressource: Einsatz..................................................................... 81 Ressource: Grafik...................................................................... 81 Ressource: Maske...................................................................... 81 Ressource: Tabelle..................................................................... 82 Teamplaner........................................................................... 82 Weitere Ansichten..................................................................... 82 Seitenvorschau........................................................................ 82 Die Statusleiste und die Zoomfunktion................................................... 83 Project 2013 beenden...................................................................... 84 Programmfenster schließen............................................................. 84 Speichern eines Projekts................................................................ 84 Zusammenfassung........................................................................ 84 10
Inhaltsverzeichnis 3 Projekte anlegen.................................................................... 85 Der Start in Project 2013................................................................... 86 Eigenschaften der Project-Datei festlegen..................................................... 88 Kalender zur Terminplanberechnung definieren.............................................. 89 Goldene Regel 1: Projektstart über Projektinfo festlegen........................................ 91 Zusammenfassung........................................................................ 92 4 Der richtige Start: Grundeinstellungen........................................... 93 Aufgaben vor Planungsbeginn.............................................................. 94 Wie soll Project rechnen?............................................................... 95 Berechnungsoptionen................................................................. 100 Kalenderoptionen, die nichts mit Kalendern zu tun haben.................................. 104 Goldene Regel 2: Vorgangsart festlegen!...................................................... 106 Kalender und Arbeitszeiten................................................................ 107 Kalenderarten in Project 2013........................................................... 107 Kalender in Project 2013 definieren...................................................... 109 Hierarchie der Kalender in Project 2013.................................................. 117 Bestehende Pläne ändern.................................................................. 117 Die Projektinfo....................................................................... 118 Allgemeine Optionen.................................................................. 119 Anzeigeoptionen...................................................................... 120 Zusammenfassung........................................................................ 122 Teil B Projektplanung................................................................... 123 5 Einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen........................................ 125 Von der Idee zum Projektstrukturplan....................................................... 126 Projektstrukturplan versus Balken-(Gantt-)Diagramm......................................... 128 Eigenen PSP-Code erstellen................................................................ 129 PSP-Code dem Projektplan zuweisen.................................................... 131 Nach PSP-Code organisieren........................................................... 134 Projekte strukturieren mit Gliederungscodes.................................................. 135 Gliederungscodes verwenden........................................................... 135 Vorhandene Gliederungscodes verwenden................................................ 137 Eigenen Gliederungscode erstellen und anwenden............................................. 138 Gliederungscodes erstellen............................................................. 138 Gliederungscodes umbenennen......................................................... 138 Codeformate erstellen................................................................. 139 Nachschlagetabelle (PSP-Struktur) erstellen............................................... 141 Codes als Menüeintrag abspeichern...................................................... 142 Gliederungscode im Projektplan verwenden.............................................. 143 Zusammenfassung........................................................................ 148 11
Inhaltsverzeichnis 6 Vorgangs- und Terminplanung.................................................... 149 Ideen sammeln........................................................................ 150 Was gehört in das Projekt?................................................................. 151 Die Gliederungstiefe................................................................... 152 Wie baut man die Struktur auf?.......................................................... 154 Generelle Planungsfestlegungen......................................................... 156 Die Übersicht behalten..................................................................... 158 Wie rechnet Project Termine aus?........................................................ 158 Was bedeutet Netzplantechnik?.......................................................... 158 Goldene Regel 3: Das Blackbox-Prinzip...................................................... 159 Die Projektstruktur festlegen................................................................ 161 Die Hauptphasen des Projekts........................................................... 161 Mit Sammelvorgängen arbeiten.......................................................... 162 Die wichtigen Meilensteine................................................................. 165 Goldene Regel 4: Für spezielle Termine Meilensteine verwenden................................. 166 Die Hauptmeilensteine im Projekt festlegen................................................... 166 Vom Groben ins Feine planen.............................................................. 169 Die Hauptphasen mit den Meilensteinen verknüpfen....................................... 169 Meilensteine als Rollup formatieren...................................................... 171 Vorgangsnotizen hinterlegen............................................................ 172 Die Projektphasen verfeinern............................................................ 173 Die Verknüpfungen erstellen............................................................ 177 Die Definition von Verknüpfungen...................................................... 177 Verknüpfungen analysieren............................................................. 179 Termine berechnen........................................................................ 187 Dauern abschätzen.................................................................... 187 Dauer eingeben....................................................................... 192 Goldene Regel 5: Die Spalten Anfang und Ende nicht editieren.................................. 199 Goldene Regel 6: Statt Termineinschränkungen Stichtag verwenden.............................. 201 Goldene Regel 7: Vermeiden Sie offene Enden auf Sammelvorgänge der obersten Ebene............. 202 Zusammenfassung........................................................................ 203 7 Ressourcenmanagement........................................................... 205 Was sind Ressourcen?...................................................................... 206 Definition von Ressourcen................................................................. 207 Felder in der Ansicht Ressource: Tabelle.................................................. 210 Ressourcen der Art»Arbeit«............................................................ 210 Generische Ressourcen................................................................. 211 Ressourcen der Art»Material«........................................................... 211 Ressourcen der Art»Kosten«............................................................ 211 Eingabe der Ressourcenstammdaten......................................................... 211 Maximale Einheiten....................................................................... 213 Ressourcenkalender....................................................................... 215 Zusammenfassung........................................................................ 218 12
Inhaltsverzeichnis 8 Arbeitsressourcen planen.......................................................... 219 Echte und generische Ressourcen........................................................... 220 Individuelle Arbeitszeiten und Bearbeitung eines Ressourcenkalenders........................ 222 Verfügbarkeit......................................................................... 224 Vorgangskalender verwenden........................................................... 225 Ressourcen zuordnen..................................................................... 226 Zuordnung über die Ressourcenmaske................................................... 227 Zuordnung über die Spalte Ressourcennamen............................................ 228 Zuordnung mit dem Teamplaner........................................................ 230 Ressourcenberechnungen.................................................................. 231 Goldene Regel 8:»Highlander«Ein Vorgang, eine Ressource.................................. 232 Berechnungseinstellungen bei Ressourcenzuordnungen........................................ 235 Die Bedeutung von Leistungsgesteuert.................................................. 236 Generelle Zuordnungstechniken mehrerer Ressourcen zu einem Vorgang..................... 236 Feste Dauer.............................................................................. 239 Feste Dauer mit Leistungssteuerung..................................................... 240 Feste Dauer ohne Leistungssteuerung.................................................... 251 Feste Arbeit.............................................................................. 252 Feste Einheiten........................................................................... 258 Feste Einheiten mit Leistungssteuerung................................................... 258 Feste Einheiten ohne Leistungssteuerung................................................. 259 Manuelle Veränderungen der Werte für Arbeit, Einheit und Dauer.............................. 260 Feste Dauer.......................................................................... 260 Feste Arbeit.......................................................................... 264 Feste Einheiten....................................................................... 266 Goldene Regel 9: Keine Ressourcen auf Sammelvorgänge zuweisen............................... 268 Ressourcenkonflikte durch Vorgangskalender............................................. 270 Umgang mit Ressourcenkonflikten.......................................................... 273 Ressourcenkonflikte analysieren......................................................... 275 Vorgangsinspektor.................................................................... 277 Ressourcenabgleich und Handlungsalternativen........................................... 278 Kosten von Arbeitsressourcen.............................................................. 285 Zusammenfassung........................................................................ 287 9 Planung von Sachmitteln und Kostenressourcen............................... 289 Sachmittel erfassen und einsetzen........................................................... 290 Kostenressourcen erfassen und einsetzen..................................................... 293 Kostenressource anlegen............................................................... 293 Kostenressourcen zu Vorgängen zuweisen................................................ 294 Zusammenfassung........................................................................ 295 13
Inhaltsverzeichnis 10 Kostenmanagement und Budgets................................................ 297 Kostenmanagement in Project.............................................................. 298 Kosten bei Arbeitsressourcen............................................................... 298 Kostensätze eingeben.................................................................. 299 Kosten pro Einsatz..................................................................... 300 Kostensatztabellen..................................................................... 302 Feste Kosten auf Vorgänge planen........................................................... 304 Budgets planen........................................................................... 307 Budgetressourcen anlegen.............................................................. 307 Budgets eingeben...................................................................... 308 Budgetkontrolle....................................................................... 310 Zusammenfassung........................................................................ 313 11 Plan und Soll Die Zwischenstände.............................................. 315 Das Soll definieren........................................................................ 316 Ersten Basisplan speichern.............................................................. 316 Basisplan anzeigen..................................................................... 317 Verschiedene Basispläne anzeigen........................................................ 318 Mehrfache Basispläne.................................................................. 319 Plan- und Istwerte........................................................................ 320 Projektversionen vergleichen............................................................... 325 Vergleichsversion erstellen.............................................................. 325 Projekte vergleichen................................................................... 327 Zusammenfassung........................................................................ 329 Teil C Projektausführung............................................................... 331 12 Projekte überwachen und fortschreiben......................................... 333 Wie kommen aktuelle Informationen in den Plan?............................................. 334 Vorbereitung der Eingabe für die Überwachung............................................ 336 Die Optionen......................................................................... 337 Die Eingabe von Überwachungsinformationen............................................ 340 Aktuelles Datum und Statusdatum.......................................................... 345 Projekt mit den Istwerten neu berechnen..................................................... 346 Schnelle Projektaktualisierung.............................................................. 348 Fortschrittslinien in Project einblenden...................................................... 349 Statusfelder verwenden.................................................................... 350 Soll-Ist-Vergleich......................................................................... 352 Basisplan nachträglich anpassen......................................................... 353 Aktuelle Termine, Dauer, Arbeit und Kosten eingeben...................................... 354 Goldene Regel 10: Aktualisieren des Projekts zum Statusdatum.................................. 355 Zusammenfassung........................................................................ 356 14
Inhaltsverzeichnis Teil D Projektsteuerung................................................................ 357 13 Projekte gezielt analysieren....................................................... 359 Projektdaten analysieren und korrigieren..................................................... 360 Der kritische Pfad und die Pufferzeiten...................................................... 361 Was verbirgt sich hinter dem kritischen Pfad?............................................. 361 Vorgangspfade farblich hervorheben..................................................... 365 Anordnungsbeziehungen prüfen........................................................ 366 Pufferzeiten im Projekt auffinden....................................................... 367 Termine im Projekt festlegen und Vorgänge einschränken.................................. 368 Arbeitsauslastung von Ressourcen....................................................... 371 Terminpläne mit einer Was-wäre-wenn-Analyse prüfen.................................... 372 Vorgangsprioritäten für den Abgleich ändern............................................. 372 Vorgänge in kleinere Vorgänge aufspalten................................................ 373 Flexible Arbeitszuweisungen erstellen.................................................... 373 Jetzt geht's ums Geld: Die Kostenanalyse................................................. 375 Filter zum Analysieren anwenden........................................................... 376 Welche Vorgänge sind abgeschlossen?.................................................... 377 Haben Sie den Kostenrahmen überschritten?.............................................. 378 Gibt es in Ihrem Projekt kritische Vorgänge?.............................................. 378 Welche Vorgänge liegen zwischen zwei Terminen?......................................... 378 Welche Vorgänge laufen gerade?........................................................ 379 Welche Vorgänge sind noch offen?...................................................... 379 Wo sind Meilensteine in Ihrem Projekt?.................................................. 379 Nicht zu viel auf einmal: überlastete Ressourcen........................................... 379 Wer arbeitet woran?................................................................... 380 Wie können Sie eine Ressource gesondert betrachten?...................................... 381 Die Informationsarten von Project.......................................................... 381 Ansichten gestalten....................................................................... 383 Die verschiedenen Ansichtsarten........................................................ 383 Ansichten kombinieren................................................................ 384 Die Ansicht Ressource: Grafik.......................................................... 387 Tipps und Tricks zum Thema Ansichten................................................. 390 Tabellen gestalten......................................................................... 392 Ein paar nützliche Tabellen............................................................. 393 Eigene Tabellen erstellen............................................................... 394 Masken zur Eingabe und Anzeige von Daten.................................................. 396 Was sind Masken?..................................................................... 396 Masken verwenden.................................................................... 396 Benutzerdefinierte Felder in Project......................................................... 398 Felder bearbeiten...................................................................... 400 Felder umbenennen................................................................... 400 Nachschlagetabellen für Felder definieren................................................. 402 Rechnen mit Project................................................................... 404 15
Inhaltsverzeichnis Formeleditor einsetzen................................................................. 404 Felder in Formeln verwenden........................................................... 406 Beispiel zur Verwendung von Project-Feldern............................................. 407 Funktionen in Formeln verwenden....................................................... 409 Werte mit grafischen Symbolen verknüpfen: Die Ampel..................................... 411 Den Teamplaner im Griff.................................................................. 414 Die Zeitachse (Timeline) konfigurieren....................................................... 419 Zeitachse sichtbar machen.............................................................. 419 Funktionen der Zeitachse............................................................... 420 Den Vorgangsinspektor verwenden.......................................................... 425 Der Vorgangsinspektor in Aktion........................................................ 425 Meldungen des Vorgangsinspektors ignorieren............................................ 427 Ignorierte Probleme erneut anzeigen..................................................... 427 Zusammenfassung........................................................................ 428 14 Berichtswesen in Project........................................................... 429 Dokumentation mit Berichten.............................................................. 430 Die Berichtstypen in Project 2013........................................................ 430 Moderne Dashboardberichte............................................................... 430 Standardberichte...................................................................... 431 Der Aufbau der Berichte................................................................ 432 Aus alt mach neu Berichte kopieren.................................................... 438 Benutzerdefinierte Berichte global verfügbar machen....................................... 439 Berichte löschen....................................................................... 439 Die Zeitachse des Projekts darstellen......................................................... 440 Die Zeitachse als zusätzliche Ansicht anzeigen............................................. 441 Mit der Zeitachse im Projekt navigieren................................................... 441 Die Zeitachse konfigurieren............................................................. 442 Grafische Berichte des Projekts exportieren................................................... 446 Kostenverlauf in einer Excel-Grafik darstellen............................................. 447 Verfügbare grafische Berichte........................................................... 449 Neuen grafischen Bericht erstellen....................................................... 451 Von der Ansicht auf Papier................................................................. 453 Zusammenfassung........................................................................ 455 15 Ertragswertanalyse (Earned Value Management)............................... 457 Kurze Einführung in die Ertragswertanalyse................................................... 458 Der Weg von der Planung zur Ertragswertanalyse.............................................. 458 Projekt planen........................................................................ 458 Basisplan speichern.................................................................... 460 Projekt aktualisieren................................................................... 462 Abweichungen analysieren.............................................................. 463 Abkürzungen Felder in Project......................................................... 464 Interpretation der Kenngrößen.............................................................. 465 Berechnungsgrundlagen................................................................... 467 Formelsammlung der Ertragswertkenngrößen............................................. 467 16
Inhaltsverzeichnis Analyseansichten in Project................................................................ 469 Ertragswert-Kostenindikatoren.......................................................... 469 Ertragswert-Terminplanindikatoren..................................................... 470 Grafische Ansicht..................................................................... 470 Daten der Ertragswertanalyse in Excel grafisch darstellen....................................... 471 Ertragswertoptionen...................................................................... 473 Ertragswertberechnung................................................................ 473 Weitere Optionen mit Einfluss auf den Ertragswert........................................ 474 Auswahl des Basisplans zur Berechnung.................................................. 475 Sinnvolle Erweiterungen................................................................... 475 Definition von Ampeln................................................................ 475 Anpassung der Standardansichten....................................................... 475 Übung zur Ertragswertanalyse.............................................................. 476 Basisplan speichern.................................................................... 476 Oberfläche zum Eingeben aktueller Werte einrichten....................................... 476 Aktuelle Arbeit eingeben............................................................... 477 Statusdatum eintragen und anzeigen..................................................... 479 Kostenleistungsindex und Planleistungsindex analysieren................................... 480 Weitere Analysen......................................................................... 481 Zusammenfassung........................................................................ 481 Teil E Projektabschluss................................................................. 483 16 Projektabschluss und Archivierung............................................... 485 Wann ist das Projekt fertig?................................................................ 486 Projektstatistik einsehen............................................................... 486 Alle verbleibenden Werte auf null setzen................................................. 487 Wie archiviert man ein Projekt?............................................................. 492 Zusammenfassung........................................................................ 494 Teil F Praxistipps für Fortgeschrittene und den Projektalltag.............. 495 17 Globale und benutzerdefinierte Vorlagen....................................... 497 Die globale Vorlage Global.MPT.......................................................... 498 Der Organisator...................................................................... 498 Objekte kopieren...................................................................... 500 Objekte löschen....................................................................... 501 Objekte umbenennen.................................................................. 502 Eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen..................................................... 502 Projekt als Vorlage speichern........................................................... 503 Neues Projekt aus Vorlage erstellen...................................................... 505 Zusammenfassung........................................................................ 507 17
Inhaltsverzeichnis 18 Menüband Schnellzugriff und Backstage-Ansicht............................ 509 Menüband anpassen....................................................................... 510 Eigenes Menüband erstellen................................................................ 514 Menüband exportieren/importieren......................................................... 515 Menüband zurücksetzen................................................................... 517 Symbolleiste für den Schnellzugriff individuell gestalten........................................ 518 Anordnung des Menübands und der Symbolleiste für den Schnellzugriff.......................... 520 Funktionen der Backstage-Ansicht........................................................... 521 Der Befehl Datei/Neu................................................................. 522 Der Befehl Datei/Drucken............................................................. 524 Der Befehl Datei/Speichern unter....................................................... 525 Die Hilfe............................................................................. 526 Zusammenfassung........................................................................ 527 19 Multiprojektmanagement mit Project............................................ 529 Ressourcenpooltechnik.................................................................... 530 Erstellen eines Ressourcenpools......................................................... 530 Hinweise zum Arbeiten mit einem Ressourcenpool......................................... 531 Eingefügte Projekte und projektübergreifende Verknüpfungen.................................. 536 Zusammenfassung........................................................................ 540 Teil G Project im Zusammenspiel mit Office...................................... 541 20 Microsoft Outlook 2013............................................................ 543 Outlook-Aufgaben importieren............................................................. 544 Zusammenfassung........................................................................ 546 21 Microsoft Excel 2013................................................................ 547 Benutzerdefinierte Daten nach Excel exportieren.............................................. 548 Tabellen erstellen...................................................................... 548 Excel-Export mit dem Assistenten durchführen............................................ 548 Daten aus Excel importieren................................................................ 552 Daten dynamisch zwischen Excel und Project austauschen...................................... 556 Daten von Project nach Excel verlinken................................................... 556 Daten von Excel nach Project verlinken................................................... 559 Zusammenfassung........................................................................ 560 18 22 Microsoft Visio 2013................................................................ 561 Project und Visio......................................................................... 562 Von Visio nach Project exportieren.......................................................... 563 Gantt-Diagrammdaten exportieren...................................................... 563 Import von Project Dateien in Visio......................................................... 572 Project-Dateien importieren............................................................ 572 Zusammenfassung........................................................................ 576
Inhaltsverzeichnis 23 Microsoft Word 2013............................................................... 577 Vorgangstabelle nach Word übertragen...................................................... 578 Vorgangstabelle in Word einfügen....................................................... 579 Zwischenablage in Word einfügen und verknüpfen........................................ 580 Bildschirminhalt nach Word übertragen..................................................... 581 Zusammenfassung........................................................................ 582 24 Microsoft PowerPoint 2013........................................................ 583 Vorgangstabelle nach PowerPoint übertragen................................................. 584 Vorgangstabelle in PowerPoint einfügen.................................................. 585 Zwischenablage in PowerPoint einfügen und verknüpfen................................... 586 Bildschirminhalt nach PowerPoint übertragen................................................ 587 Zusammenfassung........................................................................ 588 Teil H Anhang............................................................................. 589 A Tastenkombinationen und Funktionstasten............................... 591 Eingabe................................................................................. 592 Bewegen in Ansichten..................................................................... 592 Gliedern von Vorgängen................................................................... 592 Vorgangsverknüpfungen................................................................... 593 Berechnungsoptionen..................................................................... 593 Weitere Tastenkombinationen.............................................................. 593 B Referenz Die Funktionen zum Berechnen von Feldern............... 595 Funktionen des Bereichs Allgemeines....................................................... 596 Funktionen des Bereichs Datum/Zeit....................................................... 597 Funktionen des Bereichs Konvertierung..................................................... 601 Funktionen des Bereichs Mathematik....................................................... 605 Funktionen des Bereichs Microsoft Project................................................... 606 Funktionen des Bereichs Text.............................................................. 609 C Glossar Definitionen in Project............................................. 613 D Die Beispieldateien zum Buch................................................. 639 Praxisindex......................................................................... 643 Stichwortverzeichnis............................................................. 645 19
Einleitung In dieser Einleitung: Die Autoren 22 Wie ist dieses Buch aufgebaut? 23 21
Einleitung Mit diesem Buchprojekt hat Sisyphos für uns ein Gesicht bekommen! Nach unendlich erscheinender Zeit und vielen Klippen, die umschifft werden mussten, hat dieses Projekt die Bergspitze erreicht. Es hat sich ein hohes Ziel gesteckt: Es soll praxisgerecht, anwenderorientiert, lösungsnah und umfassend sein. Wir geben in diesem Buch Erfahrungen aus unserer täglichen Projektarbeit weiter. Dabei berücksichtigen wir ebenso Anregungen und Tipps der Seminarteilnehmer und Kunden wie auch Probleme, die den Anwendern bei der Arbeit mit Microsoft Project begegnen. Es liegt Ihnen hier ein Buch vor, das neben seinem Anspruch, ein umfassendes Nachschlagewerk für alle Anwendungsbereiche zu sein, auch ergänzende Themen berücksichtigt und viele Lösungen liefert, die Ihnen bei der effizienten Anwendung von Microsoft Project 2013 helfen sollen. Die Autoren Steffen Reister (steffen@reister.biz) ist seit fünfzehn Jahren als Berater, Consultant und Trainer für Microsoft Project tätig. In den letzten Jahren hat er sich vollumfänglich dem Thema»Microsoft Project im unternehmensweiten Einsatz«gewidmet und diverse Unternehmen aus der Finanz-, Versicherungs-, Chemie-, Software-, Automotive-, Luft- und Raumfahrt- sowie der Pharmabranche beim Aufbau von Multiprojektmanagement-Umgebungen auf Basis von Microsoft Project beraten. In diesem Zusammenhang ist die Anpassungsfähigkeit von Microsoft Project auf die jeweiligen firmen- und benutzerspezifischen Bedürfnisse ein Hauptfaktor für eine erfolgreiche Implementierung. Außerdem hat er diverse Schulungsunterlagen verfasst, deren Zielsetzungen immer den Anwender und seine Anforderungen in den Mittelpunkt stellen. Peter Hirschkorn (peter@reister.biz) ist ebenfalls seit über zwanzig Jahren im Umfeld von Project tätig. Sein erster Kontakt mit Project war 1990 mit der Version 1.0. Er hat sich dann lange Jahre mit Termin- und Ressourcenplanung im Sondermaschinenbau beschäftigt. Seit der Version 2002 hat er in verschiedenen Branchen (Pharma, Automotive, Luft- und Raumfahrt sowie Sondermaschinenbau) Project eingesetzt, um unternehmensweites Projektmanagement zu realisieren. Ein besonderer Schwerpunkt hierbei waren VBA-Entwicklungen, um Project-Daten in anderen Anwendungen (Excel, SAP und Access) auswerten zu können. Ein paar Kollegen haben uns tatkräftig während der Autorenarbeit sei es in der aktuellen Auflage oder in früheren Auflagen unterstützt: Die Kollegen von der Firma»The Project Group«aus München, Lars Raue (Autor des Kapitels zur Ertragswertanalyse in der Version 2007), Ralf Götze (Überarbeitung des Kapitels 1 in 2007). Die Lektoratsarbeit wurde von Frank Langenau äußerst kompetent durchgeführt und ist ein wichtiger Bestandteil für die Qualität dieses Buchs gewesen. Des Weiteren möchten wir Microsoft Press und stellvertretend hier Sylvia Hasselbach dafür danken, dass sie uns als Autoren dieses Buchs das Vertrauen geschenkt haben. Für ihren Einsatz; die Geduld und das Engagement bei der Erstellung dieses Buchs möchten wir allen an dieser Stelle herzlich danken. Last but not least möchten wir unsere Familien erwähnen und Ihnen für ihre tatkräftige Unterstützung danken und dafür, dass Sie diesen Dauerstress mit uns ausgehalten und es toleriert haben, dass wir so viel kostbare Freizeit für die Erstellung des Buchs geopfert haben. Vielen Dank an Conny & Tim sowie Timo & Laura! Danke auch Ihnen, liebe Leser, die hoffentlich viel Nutzen aus diesem Buch ziehen werden. 22
Wie ist dieses Buch aufgebaut? Feedback Wir freuen uns, dass wir als Autoren, Trainer und Berater in der täglichen Projektmanagement-Praxis mit Microsoft Project unser Know-how mit diesem Handbuch an Sie weitervermitteln dürfen, wünschen Ihnen und Ihren Kollegen viel Spaß bei der Lektüre und freuen uns über jedes Feedback oder Fragen von Ihnen. Etwaige Korrekturen und Änderungen finden Sie unter folgender Adresse: www.microsoft-press.de/ support/9783866451667 Kommentare, Fragen und Anregungen können Sie ebenfalls an den Verlag schicken. Wenden Sie sich dazu an mspressde@oreilly.de Darüber hinaus stehen Ihnen die Autoren unter den folgenden virtuellen Adressen zu Verfügung: steffen@reister.biz (Steffen Reister) peter@reister.biz(peter Hirschkorn) http://blog.reister.biz Ein Blog, in dem alles einen Platz finden soll, was in dieses Buch nicht aufgenommen werden konnte bzw. als Erkenntnis erst nach dem Erscheinungstermin gereift ist. Wir können Ihnen versprechen, dass wir bei jeder Art von Fragen und Schwierigkeiten immer per E-Mail für Sie erreichbar sind. Auch wenn Sie Feedback zu den Inhalten dieses Buchs haben, sei es positiver oder negativer Natur, freuen wir uns über jede Mail, die uns erreicht. Denn nur durch offen geäußerte Kritik sind wir in der Lage, die Qualität des Buchs in Zukunft zu verbessern. Steffen Reister & Peter Hirschkorn Wie ist dieses Buch aufgebaut? Ob Sie im kaufmännischen oder technischen Bereich mit dem Computer arbeiten Microsoft Project hat sich als Planungssoftware etabliert. Die Methoden des Project Management Institute (PMI) finden in der Struktur des Buchs Berücksichtigung und spiegeln sich im Aufbau wider. Es ist geplant, in folgenden Versionen diesen Weg konsequent weiter zu gehen und das Buch inhaltlich noch stärker am PMBoK (Project Management Body of Knowledge) des PMI zu orientieren. Ab dem ersten Kapitel definieren wir zum jeweiligen Thema Fragestellungen, wie sie in der Praxis nach unserer Erfahrung häufig vorkommen, und zeigen unmittelbar danach den Lösungsweg auf. Anschließend folgen weitere Tipps und zusätzliche Hinweise zum Thema. Schließlich findet sich in den Ausführungen wenn sinnvoll und geboten das Erarbeiten eines Praxisbeispiels. Dieses Buch enthält eine Marginalspalte, in der Sie folgende Texte immer wieder finden: Marginalspalte Hinweis Wichtig Tipp Beschreibung Bietet wissenswerte Zusatzhinweise zum Thema. Enthält Hinweise, mit deren Hilfe Sie Fehler vermeiden. Verrät Tipps und Tricks. 23